कार्यपुस्तिका एक बुनियादी दस्तावेज है, जो किसी व्यक्ति की श्रम गतिविधि की पुष्टि है। इस मामले में, इसमें प्रविष्टियां रूसी कानून द्वारा विनियमित कुछ नियमों के अनुसार की जानी चाहिए। विशेष रूप से, किसी कर्मचारी की प्रारंभिक भर्ती और बर्खास्तगी पर, कार्य पुस्तिका में एक उपयुक्त मुहर लगाई जानी चाहिए।

वह स्थान जहाँ वे कार्यपुस्तिका में मुहर लगाते हैं

काम के लिए प्रारंभिक और बाद के पंजीकरण के दौरान, एक ही उद्यम के भीतर एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरण या एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे में स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर और अन्य मामलों में, नियोक्ता को एक महत्वपूर्ण प्रश्न का सामना करना पड़ता है जहां वे कार्य पुस्तिका में मुहर लगाते हैं .

डेटा दर्ज करते समय

सबसे पहले, संगठन की मुहर या कार्मिक विभाग की मुहर उसके प्रारंभिक पंजीकरण के दौरान कार्य पुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर लगाई जाती है। इससे पहले, शीर्षक कर्मचारी के बारे में व्यक्तिगत जानकारी को इंगित करता है:

• उसका उपनाम, नाम, संरक्षक;
• जन्म का दिन, महीना और वर्ष;
• उपयुक्त शिक्षा प्राप्त करने की जानकारी;
• प्राप्त पेशे या विशेषता का नाम।

कार्य पुस्तिका के पहले पृष्ठ पर निर्दिष्ट डेटा दर्ज करने के बाद, कर्मचारी प्रदान किए गए डेटा की शुद्धता की पुष्टि करते हुए हस्ताक्षर करता है। अंत में, सभी पूर्ण किए गए अभिलेखों को कार्य पुस्तिका जारी करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है और मुहर के साथ प्रमाणित किया जाता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कर्मचारी के बारे में सभी व्यक्तिगत जानकारी एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा संबंधित दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, उच्च शिक्षा का डिप्लोमा, पासपोर्ट, ड्राइविंग लाइसेंस, और अन्य) के आधार पर भरी जाती है।

जब डेटा बदलता है

दूसरे, संगठन की मुहर इस घटना में लगाई जाती है कि कर्मचारी ने अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक या अन्य डेटा बदल दिया है। इस मामले में, पिछली प्रविष्टि को एक पंक्ति से काट दिया जाता है और प्रासंगिक दस्तावेजों के संकेत के साथ एक नई प्रविष्टि की जाती है, जिसके आधार पर ऐसे परिवर्तन किए जाते हैं। कार्यपुस्तिका के पिछले भाग पर अधिकृत व्यक्ति अपने हस्ताक्षर और मुहर लगाता है।

लाइनर जारी करते समय

तीसरा, ऐसे मामले हैं जिनमें कार्यपुस्तिका के किसी भी अनुभाग के सभी उपलब्ध पृष्ठ भरे हुए हैं। ऐसी स्थितियों में, प्रासंगिक दस्तावेज जारी करने और बनाए रखने के प्रभारी व्यक्ति को एक इंसर्ट जारी करने के लिए बाध्य किया जाता है, जो केवल एक कार्यपुस्तिका के संयोजन के साथ ही मान्य होता है। इस तरह की प्रक्रिया को कार्यपुस्तिका में दर्ज किया जाता है और एक मुहर (टिकट) द्वारा प्रमाणित किया जाता है जिसमें शिलालेख "इन्सर्ट जारी" होता है जो इसके सीरियल और सीरियल नंबर को दर्शाता है।

बर्खास्तगी पर

चौथा, जब किसी कर्मचारी को अपनी मर्जी से या अन्य कारणों से बर्खास्त किया जाता है, तो उस संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर जिसमें कर्मचारी काम करता है, या कोई अन्य व्यक्ति जो कार्य पुस्तकें जारी करने और बनाए रखने के कार्यात्मक कर्तव्यों का पालन करता है, और सीधे कर्मचारी स्वयं , कार्यपुस्तिका में रखा गया है। उसके बाद, कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी को कार्यपुस्तिका में मुहर लगाने के लिए बाध्य किया जाता है।

श्रम पुस्तक टिकट: विशेष मामले

इसके अलावा, कभी-कभी ऐसी स्थितियां होती हैं जब कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी का रिकॉर्ड बनाया गया था, लेकिन विशिष्ट जानकारी छूट गई थी, जो कर्मचारी को किसी अन्य पद पर स्थानांतरित करने या किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित करने का संकेत देती है, और कर्मचारी जोर देकर कहते हैं कि संबंधित रिकॉर्ड होना चाहिए दर्ज किया गया। अधिकांश एचआर कर्मचारी मानते हैं कि इस्तीफे के रिकॉर्ड को पूर्ववत करना और लापता जानकारी को भरना आवश्यक है, और फिर "निकाल दिया गया (फायरिंग का कारण बताते हुए)" फिर से जारी करना आवश्यक है।

हालांकि, नियामक कानूनी कृत्यों के दृष्टिकोण से, यह कार्रवाई पूरी तरह से सही नहीं है, क्योंकि किए गए शिलालेख को रद्द करने के लिए कोई महत्वपूर्ण आधार नहीं मिला। इस मामले में, निम्नानुसार आगे बढ़ने की सलाह दी जाती है: अधिकृत व्यक्ति को संगठन के सभी विवरणों के अनिवार्य संकेत के साथ इस्तीफे के रिकॉर्ड के बाद लापता जानकारी को अतिरिक्त रूप से दर्ज करना होगा। उसके बाद, की गई प्रविष्टियों की पुष्टि संबंधित मुहर से की जाती है।

कृपया ध्यान दें कि, उपरोक्त मामलों के अलावा, कर्मचारी की बर्खास्तगी के मामले में ही कार्यपुस्तिका में टिकटें लगाई जाती हैं। किसी भी अन्य स्थिति में, विशेष रूप से, रोजगार रिकॉर्ड की पुष्टि करने वाली मुहरें, उसी संगठन के भीतर किसी अन्य पद पर स्थानांतरण, कर्मचारी के इनाम के बारे में जानकारी का प्रमाणीकरण आदि, कार्य पुस्तकों के रखरखाव पर वर्तमान कानून का सीधा उल्लंघन हैं।

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ करते समय किस प्रकार की मुहर का प्रयोग किया जाना चाहिए?

रूसी संघ के वर्तमान कानून में निहित प्रावधान दो प्रकार की मुहरों का उल्लेख करते हैं, अर्थात्:

• संगठन की मुहर;
• मानव संसाधन सेवा टिकट।

मानव संसाधन विभाग की मुहर वैकल्पिक है और इसे केवल मानव संसाधन अधिकारी द्वारा किए गए हस्ताक्षर पर ही लगाया जा सकता है। इस मामले में, कार्मिक दस्तावेजों के लिए कार्यपुस्तिका में मुहर के उपयोग की अनुमति नहीं है। यदि किसी प्रक्रिया के निष्पादन को मुखिया के हस्ताक्षर से प्रमाणित किया जाता है तो ऐसी स्थिति में संगठन की मुहर लगानी चाहिए। हालांकि, किसी कार्मिक कर्मचारी के हस्ताक्षर पर इस तरह की मुहर लगाना पूरी तरह से वैध है।

साथ ही, कोई गलती और अशुद्धि करने से बचने के लिए, एक प्रकार की मुहर का उपयोग करना सबसे अच्छा है - नियोक्ता संगठन की मुहर। यह वह है जिसके पास कार्मिक अधिकारियों के प्रेस से अधिक कानूनी बल है। यह भी सलाह दी जाती है कि इसे ऐसे दस्तावेजों पर कार्य पुस्तकों की प्रतियां, शिक्षा दस्तावेज, कार्मिक विभाग द्वारा जारी प्रमाण पत्र, कार्य पुस्तकों से उद्धरण आदि के रूप में रखने की सलाह दी जाती है।

सही प्रिंट स्थिति

ताकि जमा किए गए दस्तावेज़ की वैधता के बारे में कोई प्रश्न न हों, मुहर को आंशिक रूप से कर्मचारी की स्थिति के शीर्षक पर कब्जा करना चाहिए। उसी समय, कर्मचारी के हस्ताक्षर और उसके डिकोडिंग को पढ़ना आसान होना चाहिए और संदेह पैदा नहीं करना चाहिए। इसके अलावा, प्रिंट इंप्रेशन स्पष्ट, सुपाठ्य और स्पष्ट रूप से दिखाई देने वाला होना चाहिए।

यदि कार्यपुस्तिका में मुहर गलत है तो क्या करें?

कार्यपुस्तिका में प्रासंगिक प्रविष्टियों को प्रमाणित करने के लिए मुहर का उपयोग करते समय, ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब गलत मुहर लगाई जाती है, या यह अपने स्थान पर नहीं होती है। ऐसे मामलों में क्या करें?

संगठन की मुहर नहीं लगी है

इस तरह के दोष को ठीक करने का सबसे आसान तरीका है कि आप अपने पिछले कार्यस्थल से संपर्क करें और उस पर मुहर लगा दें। हालांकि, इस निर्णय में देरी न करें, क्योंकि संगठन संरचनात्मक परिवर्तनों से गुजर सकता है और इस मामले में कानूनी उत्तराधिकारी से पूर्व नियोक्ता से या इसके पुनर्गठन की स्थिति में अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करना आवश्यक होगा।

गलत संगठन विवरण

ऐसे मामले हो सकते हैं यदि कोई व्यक्ति एक बड़ी होल्डिंग का कर्मचारी है, या यदि कंपनी का पुनर्गठन हुआ है और उसका नाम बदल गया है।

इस समस्या को हल करने के लिए कई विकल्प हैं। पहले मामले में, गलत के बगल में आवश्यक मुहर लगाने का प्रस्ताव है; दूसरे में, एक सुधारात्मक नोट बनाया जाना चाहिए और उसके बगल में सही मुहर लगाई जानी चाहिए। हालांकि, घटनाओं का कोई भी परिणाम पेंशन अधिकारियों या भविष्य के नियोक्ताओं के बीच संदेह पैदा कर सकता है। इसलिए, अपने आप को अनावश्यक प्रश्नों से बचाने के लिए, यह कहते हुए एक प्रमाण पत्र जारी किया जाता है कि कर्मचारी एक विशिष्ट संगठन का एक विशिष्ट अवधि के लिए सदस्य था।

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियों की शुद्धता, मुहरों के विवरण और सभी आवश्यक हस्ताक्षरों की उपस्थिति की सावधानीपूर्वक निगरानी करें ताकि आपको भविष्य में समस्याओं का सामना न करना पड़े।

एक रोजगार अनुबंध की बर्खास्तगी और समाप्ति की प्रक्रिया जटिल और बहुआयामी है। उसी समय, इसे कार्य पुस्तिका में सही ढंग से नोट किया जाना चाहिए - मुख्य दस्तावेज जो कर्मचारी की स्थिति में परिवर्तन को ठीक करता है।

एक कर्मचारी की बर्खास्तगी पर लगाई गई मुहर के कारण बड़ी संख्या में विवाद होते हैं। कई इसके प्रकार, आवश्यकता, नियुक्ति के नियम और जारी किए गए दस्तावेज़ में इसकी अनुपस्थिति की प्रक्रिया में रुचि रखते हैं। हम अपने लेख में इन विषयों के बारे में बात करेंगे।

नियोक्ता के प्रबंधन के जिम्मेदार कर्मचारियों और कार्मिक विभाग के विशेषज्ञों को बर्खास्तगी के प्रत्येक नोटिस पर मुहर लगाने के लिए बाध्य करता है। यह एक साधारण कारण के लिए आवश्यक है - एक उपयुक्त स्टाम्प के बिना इस बात की कोई गारंटी नहीं होगी कि बर्खास्तगी की सूचना वास्तविक है। इस आधार पर, नया नियोक्ता आपको रोजगार से वंचित कर सकता है।

तो ध्यान रखें - यदि आपको कार्य पुस्तिका प्राप्त करते समय मुहर नहीं मिली, तो आपको इसे मानव संसाधन विभाग को वापस देना होगा और संबंधित दावा दायर करना होगा। बिना मुहर के अपना काम लेना एक बड़ी गलती है, और यदि आप दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते हैं कि आपको संगठन के बारे में कोई शिकायत नहीं है, तो भविष्य में आप पर शायद ही मुहर लगेगी।

मुहर कहाँ लगाई जाती है?

काफी दिलचस्प सवाल जो विशेषज्ञ और कर्मचारी दोनों पूछ रहे हैं। तथ्य यह है कि मुहर को महत्वपूर्ण जानकारी नहीं छिपानी चाहिए और साथ ही रिकॉर्ड से अलग नहीं होना चाहिए। इसलिए, बाएं कोने में बर्खास्तगी के पत्र के ठीक नीचे मुहर का सबसे सही स्थान है। साथ ही, यह वांछनीय है कि यह कुछ पाठ को कैप्चर करता है, लेकिन इसे ओवरलैप नहीं करता है - इसलिए साथ ही यह विवादास्पद प्रश्न नहीं उठाएगा, और पाठ को नुकसान नहीं पहुंचाएगा। इस मामले में, मुहर के दाईं ओर पर्याप्त जगह होनी चाहिए ताकि दो हस्ताक्षर किए जा सकें।

क्या मुझे मुहर प्रमाणित करने की आवश्यकता है?

हां, रूसी संघ के श्रम संहिता में ऐसी आवश्यकता बताई गई है।प्रत्येक मुहर की दो हस्ताक्षरों के साथ पुष्टि की जानी चाहिए। पहला जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा रखा जाता है जिसने बर्खास्तगी के बारे में जानकारी भरी। दूसरा हस्ताक्षर कार्यपुस्तिका के स्वामी द्वारा इसे जांचने और यह सुनिश्चित करने के बाद किया जाता है कि दस्तावेजों के साथ सब कुछ क्रम में है।

इसके अलावा, जिम्मेदार कर्मचारी को उस पर स्टिकर चिपकाकर अतिरिक्त रूप से मुहर की रक्षा करने का पूरा अधिकार है - राज्य चिन्ह द्वारा उत्पादित एक होलोग्राम। इसकी उपस्थिति की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसका उपयोग अक्सर मुहरों, हस्ताक्षरों और अन्य महत्वपूर्ण सूचनाओं को संपादन से बचाने के लिए किया जाता है।

क्या होगा अगर मुहर गलत है?

कई बार ऐसा होता है कि सील गलत है। यह कई मामलों में हो सकता है:

• गलत मुहर का इस्तेमाल किया गया था;
• मुहर गलत रिकॉर्ड प्रमाणित करती है;
• बर्खास्तगी का रिकॉर्ड ही गलत है।

ऐसी गलती भविष्य में महत्वपूर्ण समस्याओं से भरी हुई है, और इसे तुरंत ठीक किया जाना चाहिए। लेकिन ये करना इतना आसान नहीं है. डी सबसे पहले, आपको एक अधिनियम तैयार करने की आवश्यकता है जिसे प्रबंधन को विचार के लिए प्रस्तुत करने की आवश्यकता होगी।उसके बाद, अधिनियम के आधार पर, श्रम रिकॉर्ड में एक प्रविष्टि करने पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक होगा।

अगला चरण होगा श्रम में एक अलग लाइन ले जाना, आइटम को रद्द करना, मुहर द्वारा प्रमाणित।केवल इस तरह वह अपनी ताकत खो देगी। इस तरह के रिकॉर्ड में मुख्य बात वर्तमान आदेश की एक कड़ी होगी, जो पहले पेश किए गए बर्खास्तगी खंड को रद्द करने का अधिकार देता है।

अंतिम चरण होगा अप-टू-डेट जानकारी और संगठन की सही मुहर वाली एक अलग मद के रूप में एक नया संशोधन करना।

नियोक्ता द्वारा हस्ताक्षरित

कर्मचारी के साथ श्रम संबंध बर्खास्तगी आदेश जारी करने और इसे लागू करने के साथ समाप्त होता है कार्य पुस्तक प्रविष्टियाँ... अपने आप बर्खास्तगी नोटयह करना काफी आसान है, क्योंकि के लिए निर्देशों में काम की किताबें भरना(बाद में निर्देश के रूप में संदर्भित) रोजगार अनुबंध की समाप्ति (समाप्ति) के लगभग सभी सबसे सामान्य आधारों से संबंधित शब्दों के नमूने हैं।

इसलिए, बर्खास्तगी नोटपेश किया। अब इसके लिए जिम्मेदार कर्मचारी संचालन काम की किताबें, "बंद" करना होगा, में की गई सभी प्रविष्टियों को प्रमाणित करना होगा काम की किताबनियोक्ता द्वारा दिया गया। यह कैसे करना है? इस प्रश्न का उत्तर कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, प्रपत्र बनाने के नियमों में पाया जा सकता है काम की किताबऔर उनके साथ नियोक्ता प्रदान करना (इसके बाद - नियम)। नियमों के खंड 10 के अनुसार, एक कर्मचारी की बर्खास्तगी (एक रोजगार अनुबंध की समाप्ति) पर, उसके में की गई सभी प्रविष्टियाँ काम की किताबइस संगठन में काम के दौरान, नियोक्ता या इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है काम की किताबें रखना, संगठन की मुहर (कार्मिक विभाग) और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर।

पहली नज़र में, इस मानदंड में बहुत स्पष्ट निर्देश हैं। इसके बावजूद, व्यवहार में, विशेषज्ञों को कुछ कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है। सबसे पहले, सवाल उठता है: इस मामले में नियोक्ता के लिए संगठन के किस अधिकारी को हस्ताक्षर करना चाहिए? नियमों के खंड 45 के अनुसार, के लिए जिम्मेदारी एक कार्य पुस्तक के साथ काम करें(रखरखाव, भंडारण, लेखा, वितरण, आदि) नियोक्ता द्वारा वहन किया जाएगा। लेकिन कर्मचारी के लिए नियोक्ता एक कानूनी इकाई या एक व्यक्तिगत उद्यमी है (अन्य नियोक्ता - व्यक्ति अपने कर्मचारियों के लिए कार्य पुस्तिका नहीं रखते हैं)। एक व्यक्तिगत उद्यमी के साथ, सब कुछ स्पष्ट है - वह स्वयं कर सकता है कार्य पुस्तक प्रविष्टियाँ... और अगर नियोक्ता एक कानूनी इकाई है? इस मामले में, मुखिया (अर्थात एकमात्र कार्यकारी निकाय) हर चीज के लिए जिम्मेदार होता है। उन्हें निदेशक, सीईओ और यहां तक ​​कि अध्यक्ष भी कहा जा सकता है। इसका सार नहीं बदलता है - सभी जिम्मेदारी नियोक्ता के प्रतिनिधि के रूप में उसके पास है। इसका मतलब यह है कि बर्खास्तगी पर प्रबंधक स्वयं नोटों को प्रमाणित कर सकता है।

हम अधिकार सौंपते हैं

हालांकि, एक दुर्लभ नेता व्यक्तिगत रूप से शामिल है काम की किताबें(शायद छोटे व्यवसाय के नेताओं के अपवाद के साथ)। अक्सर, रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने की जिम्मेदारी काम की किताबेंनियोक्ता के आदेश (आदेश) द्वारा नियुक्त एक विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति द्वारा किया जाता है। यह एक कार्मिक अधिकारी, लेखाकार या सचिव हो सकता है जिसे इसके लिए अतिरिक्त जिम्मेदारियां सौंपी गई हैं काम की किताबें रखनामानव संसाधन प्रशासन के ढांचे के भीतर। कृपया ध्यान दें कि केवल रोजगार अनुबंध या नौकरी विवरण में इन जिम्मेदारियों का उल्लेख करना पर्याप्त नहीं है। हर बार जिम्मेदार व्यक्ति काम की किताबेंकर्मचारी को उचित आदेश जारी करने की आवश्यकता है (उदाहरण 1 देखें)।

एक व्यक्तिगत उद्यमी भी इसके लिए जिम्मेदार नियुक्त कर सकता है कार्य पुस्तकों के साथ काम करेंइसका कोई भी कर्मचारी, जैसा कि अक्सर व्यवहार में होता है।

जिम्मेदार का अस्थायी प्रतिस्थापन

कभी-कभी ऐसा होता है कि इस काम के लिए जिम्मेदार नियुक्त कर्मचारी (हमारे उदाहरण में, यह सचिव है) क्रमशः "बीमार छुट्टी" पर जाता है, नहीं कर सकता एक कार्यपुस्तिका जारी करनाछोड़ने वाला कर्मचारी। इस मामले में क्या करें? अकेले नेता हो तो अच्छा है एक कार्यपुस्तिका जारी करेंगेकर्मचारी को। यदि प्रबंधक किसी कारण से ऐसा नहीं करना चाहता है या नहीं कर सकता है, तो उसे निम्नलिखित सामग्री के साथ एक आदेश जारी करना चाहिए (उदाहरण 2 देखें)।

इस प्रकार, रिकॉर्ड्स के ब्लॉक को बंद करें काम की किताबविशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए। अगर आप ऐसे व्यक्ति हैं तो इसके रजिस्ट्रेशन के तरीके को लेकर आपके मन में कई सवाल हो सकते हैं।

आपका हस्ताक्षर कैसा दिखना चाहिए?

नियामक कानूनी कृत्यों (नियम, निर्देश) में इस संबंध में कोई निर्देश नहीं है और न ही कोई नमूना प्रदान करते हैं। व्यवहार में, इस प्रकार हस्ताक्षर करने की प्रथा है:

कभी-कभी हस्ताक्षर के डिक्रिप्शन में आद्याक्षर का संकेत नहीं दिया जाता है, लेकिन केवल अधिकारी का उपनाम लिखा जाता है। बेशक, यह एक दोष है, हालांकि यह मौलिक प्रकृति का नहीं है। संभवतः, कई कार्मिक अधिकारियों को कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ द्वारा निर्देशित किया जाता है, जहां हस्तलिखित रूप में कार्यपुस्तिका जारी करने वाले व्यक्ति के नाम को पुन: पेश करने की प्रथा है। दरअसल, शीर्षक पृष्ठ के निचले दाएं कोने में काम की किताबसंकेत दिया:

"व्यक्ति के हस्ताक्षर,

काम की किताबें रखने के लिए जिम्मेदार

____________________________________»

(सुपाठ्य)

स्थापित प्रथा के अनुसार, आद्याक्षर निर्दिष्ट किए बिना उपनाम वहां दर्ज किया जाता है। हालांकि, उपनाम "स्पष्ट रूप से" का पुनरुत्पादन इसके वास्तविक अर्थ में एक हस्ताक्षर का गठन नहीं करता है।

GOST R 6.30-2003 के खंड 3.22 के अनुसार "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं "," हस्ताक्षर "चर में शामिल हैं:

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम;

व्यक्तिगत हस्ताक्षर;

हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम) (उदाहरण 4 देखें)।

बेशक, शीर्षक पृष्ठ पर इंगित करना अधिक उपयुक्त होगा काम की किताबनिम्नलिखित शब्दांकन:

"व्यक्ति का उपनाम,
काम की किताबें रखने के लिए जिम्मेदार
____________________________________»
(सुपाठ्य)

परंतु वर्क बुक फॉर्मइस रूप में स्वीकृत, और दूसरे में नहीं, इसलिए नौसिखिए क्लर्कों को यह पता लगाना होगा कि "सुपाठ्य हस्ताक्षर" कैसे बनाया जाए।

तो, हमने पाया है कि "हस्ताक्षर" प्रोप क्या है। स्थिति को इंगित करने के अलावा, इसमें हस्तलिखित स्ट्रोक और उसके डिक्रिप्शन के रूप में एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर शामिल है, जो उपनाम और आद्याक्षर को दर्शाता है।

बेशक, नियम और निर्देश सीधे कार्य पुस्तक के साथ काम करते समय GOST द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता को इंगित नहीं करते हैं, और वह स्वयं रोजगार इतिहास, कड़ाई से बोलते हुए, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण पर लागू नहीं होता है। हालांकि, निर्दिष्ट मानक द्वारा निर्देशित होना काफी स्वीकार्य है, क्योंकि यह कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने और भरने की सामान्य प्रक्रिया का खंडन नहीं करता है और स्थापित अभ्यास से मेल खाता है।

एक व्यक्तिगत उद्यमी के हस्ताक्षर

संघीय कानून संख्या 90-एफजेड द्वारा रूसी संघ के श्रम संहिता में किए गए संशोधन नियोक्ता - एक व्यक्तिगत उद्यमी को अपने कर्मचारियों के लिए कार्य पुस्तकें रखने के लिए बाध्य करते हैं (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 66)। इसलिए, नियमों का अनुच्छेद 35 अब "व्यक्तियों" पर भी लागू होता है।

यदि एक व्यक्तिगत उद्यमी ने रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त किया है काम की किताबें, तो नियोक्ता द्वारा अभिलेखों के प्रमाणीकरण में कोई समस्या नहीं है। सचिव, लेखाकार या मानव संसाधन निरीक्षक हमेशा की तरह कार्यपुस्तिका में अपने हस्ताक्षर दर्ज करेंगे।

और "हस्ताक्षर" प्रोप कैसे तैयार करें, अगर काम की किताब रखनाक्या एक व्यक्तिगत उद्यमी अपने दम पर कार्य करता है? जैसा कि आप जानते हैं, "व्यक्तिगत उद्यमी" नाम किसी पद का नाम नहीं है। लेकिन "हस्ताक्षर" विशेषता अपूर्ण नहीं हो सकती है, इसलिए निम्नलिखित रूप में एक हस्ताक्षर स्वीकार्य है:

क्या "व्यक्तिगत उद्यमी" नाम को संक्षिप्त रूप "आईपी" में छोटा करना संभव है? एक ओर, विनियमों के लिए आवश्यक है कि कार्यपुस्तिका में कोई संक्षिप्ताक्षर न हो। दूसरी ओर, लेखक के अनुसार, इस अपेक्षित की संरचना में समान कमी होने पर भी निरीक्षकों पर जुर्माना नहीं लगाया जाएगा, क्योंकि न तो नियम और न ही निर्देश अभी तक (संशोधन और परिवर्धन की शुरूआत से पहले) हैं। जो उन्हें व्यक्तिगत उद्यमियों के संबंध में श्रम संहिता आरएफ के नए प्रावधानों के अनुरूप लाएगा) में इस संबंध में कोई स्पष्टीकरण नहीं है।

निम्नलिखित डिज़ाइन भी एक रास्ता हो सकता है:

बेशक, यह पूरी तरह से GOST R 6.30-2003 द्वारा स्थापित "हस्ताक्षर" प्रॉप्स की संरचना के अनुरूप नहीं है, लेकिन यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि एक व्यक्तिगत उद्यमी के पास बिल्कुल भी स्थिति नहीं है। इसके अलावा, नियमों के खंड 35 में निम्नलिखित कहा गया है: "... इस संगठन में उनके कार्य के दौरान उनकी कार्यपुस्तिका में की गई सभी प्रविष्टियां प्रमाणित हैं। नियोक्ता के हस्ताक्षरया इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति काम की किताबें रखना…».

इन सभी मुद्दों को हटा दिया जाएगा यदि व्यक्तिगत उद्यमी अपने आदेश द्वारा एक विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति को बनाए रखने, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने के लिए जिम्मेदार नियुक्त करता है। काम की किताबें
(नियमों का खंड 45)।

कर्मचारी के हस्ताक्षर पर ध्यान दें!

क्या आपने रिकॉर्ड पढ़े हैं?

के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर के बाद काम की किताबें रखना, कर्मचारी के लिए अपना हस्ताक्षर करना आवश्यक है। यहां, हमारे सहयोगियों की रचनात्मकता वास्तव में कोई सीमा नहीं है। सबसे अधिक बार, एक कर्मचारी एक सचिव (कार्मिक अधिकारी या लेखाकार) के सख्त मार्गदर्शन में अपना हस्ताक्षर करता है, और परिणामस्वरूप, निम्न प्रकार के हस्ताक्षर दिखाई दे सकते हैं:

हस्ताक्षर की डिकोडिंग में आद्याक्षर की कमी का उल्लेख पहले ही किया जा चुका है, यह एक दोष है।

दूसरा दोष "रिकॉर्ड से परिचित" शब्द की उपस्थिति है, जो किसी भी नियामक कानूनी अधिनियम द्वारा प्रदान नहीं किया गया है। कर्मचारियों की कार्यपुस्तिका में यह कहाँ से आता है? जैसा कि उद्यमों में कुछ व्यवसायी बताते हैं, इस तरह की रिकॉर्डिंग का एक उदाहरण उनके द्वारा एक अनुभवी सहयोगी या किसी संदर्भ मैनुअल, लेख आदि से अपनाया गया था। उसी समय, कुछ नियमों के अनुच्छेद 35 का उल्लेख करते हैं, जहां यह कहा गया है कि "सभी रिकॉर्ड ... प्रमाणित हैं" नियोक्ता या कार्य पुस्तिका रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, मुहर ... और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर।" उनकी राय में, आश्वासन इस तरह दिखना चाहिए।

हालाँकि, यदि आप नियमों के अनुच्छेद 35 को ध्यान से पढ़ें, तो आप पाएंगे कि आश्वासन नियोक्ता और कर्मचारी दोनों द्वारा समान रूप से निष्पादित किया जाना चाहिए। फिर, उदाहरण के लिए, कार्मिक अधिकारी क्यों नहीं लिखता: “रिकॉर्ड सही हैं। मानव संसाधन निरीक्षक ए.ए. समोइलोव "?

तथ्य यह है कि कैडर और एकाउंटेंट, लिपिक विशेषज्ञों के विपरीत, इस मामले में "आश्वासन" शब्द को ठीक से नहीं समझते हैं। वाक्यांश "हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित" शब्दशः, शब्दशः समझा जाना चाहिए। "हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित" का अर्थ केवल प्रासंगिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर का पुनरुत्पादन है।

डिक्रिप्ट या नहीं?

एक और आम गलती यह है कि इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर के बाद काम की किताबें रखना(या आम तौर पर इसके आगे) पूरी तरह से समझ से बाहर प्रतीत होता है जिनके व्यक्तिगत हस्ताक्षर बिना किसी डिक्रिप्शन के।

तथ्य यह है कि कुछ विशेषज्ञ पूर्ण "हस्ताक्षर" के बजाय व्यक्तिगत हस्ताक्षर के रूप में इसके केवल एक हिस्से को दर्ज करने के लिए पर्याप्त मानते हैं। उनकी राय में, हस्ताक्षर और व्यक्तिगत हस्ताक्षर समान चीजें हैं। स्वाभाविक रूप से, ऐसा नहीं है।

डिक्रिप्शन के बिना एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर अपना अर्थ खो देता है, क्योंकि यह उस व्यक्ति को अनुमति नहीं देता है जिसने इसे बनाया है। कभी-कभी यह समझना और भी मुश्किल होता है कि हाथ से लिखा गया एक निश्चित ग्राफिक प्रतीक किसी का व्यक्तिगत हस्ताक्षर है, क्योंकि कुछ लोगों के पास बहुत ही अजीबोगरीब स्ट्रोक होते हैं जो एक हस्ताक्षर का प्रतिनिधित्व करते हैं, उदाहरण के लिए, जैसे:। विशेष रूप से मूल अन्य देशों के श्रमिकों के हस्ताक्षर हैं, जहां लेखन हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले लेखन से काफी अलग है।

इन कारणों से, डिक्रिप्शन की आवश्यकता है। हालांकि यहां भी आपत्तियां हैं।

यह माना जाता है कि रिकॉर्ड के ब्लॉक को बंद करते समय कर्मचारी के हस्ताक्षर (व्यक्तिगत हस्ताक्षर) के डिक्रिप्शन की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि कर्मचारी ने शीर्षक पृष्ठ पर हस्ताक्षर किए हैं काम की किताबऔर एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर की दूसरे के साथ तुलना करना हमेशा संभव होता है। पहली नज़र में, यह उचित लगता है। लेकिन कल्पना कीजिए कि छोड़ने वाली कर्मचारी एक महिला है जिसने शादी कर ली और अपना अंतिम नाम बदल दिया। शीर्षक पृष्ठ पर काम की किताबसंबंधित परिवर्तन किए गए। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी ने उपनाम वोल्कोवा को जन्म दिया, और उसके पति द्वारा जैतसेवा बन गया। इस आधार पर, सभी नियमों के अनुसार, पुराने उपनाम "वोल्कोवा" को बड़े करीने से पार किया गया था, और पुराने के बजाय नया उपनाम "जैतसेव" पेश किया गया था। हालाँकि, कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर, इस कार्यकर्ता ने अपने नए उपनाम के अनुरूप एक और हस्ताक्षर नहीं किया, क्योंकि यह नियमों द्वारा प्रदान नहीं किया गया था। फिर से, यह पता चला है कि डिक्रिप्शन के बिना हस्ताक्षर, बर्खास्तगी पर रिकॉर्ड के ब्लॉक को प्रमाणित करते हुए, "मालिक रहित" है।

नौकरी के साथ या बिना?

एक अन्य विकल्प, जब कर्मचारी के हस्ताक्षर नियमों के अनुसार पूरी तरह से नहीं किए जाते हैं: एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर है, एक डिक्रिप्शन है, लेकिन कर्मचारी की स्थिति का कोई संकेत नहीं है, उदाहरण के लिए, "आई.आई. इवानोव "।

लेकिन स्थिति के संकेत की अनुपस्थिति "हस्ताक्षर" प्रोप को अपूर्ण बनाती है। इसके अलावा, कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और बर्खास्त कर्मचारी के हस्ताक्षर समान नियमों के अनुसार किए जाने चाहिए, क्योंकि नियमों का खंड 35 उनके बीच अंतर नहीं करता है। इसलिए, कार्यपुस्तिका रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर स्थिति को इंगित किए बिना बस अकल्पनीय है (उदाहरण 3 देखें)। फिर जब कर्मचारी हस्ताक्षर करता है तो ऐसे संकेत को क्यों नजरअंदाज किया जाता है? लेखक के अनुसार, दोनों हस्ताक्षरों को समान नियमों के अनुसार पुन: प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

कभी-कभी कार्यपुस्तिका में कर्मचारी के हस्ताक्षर में स्थिति को इंगित करने के खिलाफ एक असामान्य तर्क दिया जाता है। ऐसा माना जाता है कि छोड़ने वाला कर्मचारी पहले से ही एक "कट ऑफ हंक" है, यानी वह अब कर्मचारी नहीं है, और इसलिए उसकी स्थिति को इंगित करना आवश्यक नहीं है, क्योंकि उसके पास एक नहीं है।

लेकिन ऐसा तर्क रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों का खंडन करता है। कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता का 84.1, बर्खास्तगी का दिन (रोजगार अनुबंध की समाप्ति का दिन) काम का अंतिम दिन है। इस दिन, बर्खास्तगी का रिकॉर्ड (नियमों के खंड 10) बनाया जाना चाहिए, और जारी भी किया जाना चाहिए रोजगार इतिहासकर्मचारी के हाथ में। इस दिन को टाइम शीट में काम के रूप में दर्शाया गया है। अर्थात्, काम के अंतिम दिन, एक व्यक्ति अभी भी रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित श्रम कार्य के अनुसार काम कर रहा है, जिसका अर्थ है कि वह स्टाफिंग टेबल (श्रम संहिता के अनुच्छेद 15) के अनुसार अपनी स्थिति के अनुसार काम करता है। रूसी संघ)। इस प्रकार, बर्खास्त कर्मचारी की स्थिति कहीं नहीं गई है।

ये सभी तर्क कर्मचारी के हस्ताक्षर में स्थिति को इंगित करने की आवश्यकता को इंगित करते हैं।

उसी समय, एक चेतावनी है। कल्पना कीजिए कि जो कर्मचारी जा रहा है वह कानूनी वकील की स्थिति में था। उनका हस्ताक्षर इस तरह दिखेगा:

और अब कल्पना करें कि तकनीकी सहायता विभाग की तकनीकी प्रक्रियाओं के लिए स्वचालित नियंत्रण प्रणाली के इंजीनियर जा रहे हैं (यह वही नाम है जो स्टाफिंग टेबल के अनुसार दिखता है, एक कर्मचारी के साथ एक रोजगार अनुबंध और प्रवेश का रिकॉर्ड काम की किताब) ऐसे कार्य शीर्षकों के पुनरुत्पादन में प्रति पृष्ठ आधा पृष्ठ लग सकता है काम की किताब(कर्मचारी की लिखावट के आधार पर)। यह स्पष्ट है कि यह बेहद असुविधाजनक हो सकता है। एक और दिलचस्प स्थिति तब उत्पन्न हो सकती है जब काम की किताबें रखनाउदाहरण के लिए, एक मानव संसाधन निरीक्षक है, और बर्खास्त कर्मचारी की स्थिति समान है। इन मामलों में क्या करें? लेखक के अनुसार, पद के शीर्षक को "कर्मचारी" शब्द से बदलना संभव है:

तथ्य यह है कि नियमों के अनुच्छेद 35 में कहा गया है कि "सभी रिकॉर्ड ... प्रमाणित हैं ... और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर से।" उसी समय, GOST R 6.30-2003 को औपचारिक रूप से मनाया जाएगा, और दोनों हस्ताक्षर (जो प्रविष्टियां करते हैं उनमें से) काम की किताबऔर कर्मचारी जो छोड़ देता है) एक समान तरीके से किया जाएगा।

लेखक नियोक्ताओं को सलाह देता है कि वे लंबे और "तेजतर्रार" नौकरी के शीर्षक से दूर न हों। यह मानव संसाधन प्रशासन के लिए हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है, और इसके अलावा, कर्मियों के फेरबदल में समस्या हो सकती है।

हस्ताक्षर और टिकटों के लिए जगह

यह स्वीकार किया जाता है कि कार्यपुस्तिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और कर्मचारी के हस्ताक्षर कॉलम 3, एक के नीचे एक, बिना लंघन के स्थित हैं।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, कभी-कभी इस्तीफा देने वाले कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर सचिव या मानव संसाधन निरीक्षक के हस्ताक्षर के समान होते हैं। यह पूरी तरह से अस्वीकार्य है। सबसे पहले, ऐसा प्रतीत हो सकता है कि दूसरा हस्ताक्षर एक बार फिर सचिव (या मानव संसाधन निरीक्षक) द्वारा किया गया था, खासकर यदि उसका "असली" हस्ताक्षर पूरी तरह से मुहर से ढका हुआ (छिपा हुआ) हो। दूसरी बात यह कि अगर ये दोनों सिग्नेचर सभी नियमों के अनुसार बनाए गए हैं तो ये किसी भी तरह से एक लाइन पर फिट नहीं हो सकते हैं। तीसरा, नियमों का खंड 35 हस्ताक्षर करने का क्रम स्थापित करता है - पहले जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, फिर कर्मचारी।

कड़ाई से बोलते हुए, प्रभारी व्यक्ति द्वारा अपने हस्ताक्षर करने के बाद, उसे तुरंत मुहर लगानी होगी। व्यवहार में, हालांकि, मुहर अक्सर कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर के बाद लगाई जाती है। यह संभवतः प्रिंट छाप को सर्वोत्तम स्थान देने के लिए किया जाता है।

व्यवहार में प्रचलित नियमों के अनुसार, मुहर की छाप में व्यक्तिगत हस्ताक्षर, साथ ही दस्तावेज़ या पाठ के महत्वपूर्ण विवरण को छिपाना नहीं चाहिए। मुहर को केवल स्थिति के शीर्षक को थोड़ा सा कवर करना चाहिए। परंतु रोजगार इतिहासएक छोटा प्रारूप है (आकार में रोजगार इतिहासएक नियमित पासपोर्ट के समान है), और सील की छाप को सफलतापूर्वक लगाना हमेशा संभव नहीं होता है। कुछ लोग दाईं ओर एक मुहर लगाते हैं, और फिर यह बर्खास्तगी के आदेश के विवरण को पढ़ने में हस्तक्षेप करता है। यह बहुत संभव है कि पेंशन का पंजीकरण करते समय, रूस के पेंशन फंड के कर्मचारियों को कार्य अनुभव की इस अवधि की पुष्टि करने के लिए एक संग्रह प्रमाण पत्र की आवश्यकता होगी, जो समय के साथ काफी कठिन है। सील के लिए बर्खास्तगी की तारीख को छिपाना भी असंभव है, क्योंकि सेवा की लंबाई की गणना के लिए कॉलम 2 में इंगित बर्खास्तगी की तारीख बहुत महत्वपूर्ण है।

लेखक सलाह देता है कि सील लगाने से न डरें ताकि वह नीचे की खाली रेखाओं पर कब्जा कर ले। यह पूरी तरह से स्वीकार्य है। अगला संगठन अपने रिकॉर्ड के ब्लॉक को खोलेगा, पिछले संगठन की छपाई द्वारा कब्जा की गई लाइनों को छोड़कर। ये पंक्तियाँ खाली नहीं हैं, जैसा कि कुछ विशेषज्ञ गलत मानते हैं। वे निर्दिष्ट प्रॉप्स के साथ व्यस्त हैं, भले ही यह प्रॉप्स इन लाइनों को उनकी पूरी चौड़ाई में नहीं रखता है।

किस तरह की मुहर?

नियामक दस्तावेजों के अनुसार काम की किताबस्वयं संगठन की मुहर और कार्मिक विभाग की मुहर दोनों को चिपकाया जा सकता है।

मानव संसाधन विभाग की मुहर वैकल्पिक है, अधिकतर नियोक्ता सभी मामलों के लिए केवल एक मुहर के साथ मिलते हैं। इसके अलावा, यदि कार्मिक विभाग की मुहर अभी भी है, तो यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि यह केवल कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर पर चिपका है। यदि, किसी कारण से, निदेशक स्वयं बर्खास्तगी रिकॉर्ड (उदाहरण के लिए, काम पर एक कार्मिक निरीक्षक की अनुपस्थिति में) तैयार करता है, तो उसके हस्ताक्षर केवल संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किए जा सकते हैं। उसी समय, विपरीत स्थिति (संगठन की मुहर कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर से चिपक जाती है) बिल्कुल वैध है, भले ही संगठन के पास कार्मिक विभाग की मुहर हो।

यदि संगठन में कार्मिक विभाग नहीं है, तो कार्मिक विभाग के लिए सील का आदेश देना पूरी तरह से अनुचित है। बहुत से लोग ऐसे मामलों में मुहरों का उपयोग करते हैं, जो "दस्तावेजों के लिए" या "कार्मिक दस्तावेजों के लिए" लिखी जाती हैं। हालांकि, नियम और निर्देश कार्मिक विभाग की मुहर (अर्थात संबंधित संरचनात्मक इकाई की मुहर) को सटीक रूप से इंगित करते हैं, न कि किसी अन्य साधारण मुहर को। यही है, "दस्तावेजों के लिए" या "कार्मिक दस्तावेजों के लिए" मुद्रण का उपयोग करें काम की किताबगलत। हालांकि, निरीक्षक बहुत कम ही इस पर ध्यान देते हैं। लेकिन यदि आप निर्दिष्ट नियामक कानूनी कृत्यों का सख्ती से पालन करते हैं, तो सचिव को केवल संगठन की मुहर के साथ कार्य पुस्तिका में अपने हस्ताक्षर प्रमाणित करने होंगे।

इसलिए, बर्खास्तगी का रिकॉर्ड बनाया गया और हस्ताक्षर और मुहर के साथ प्रमाणित किया गया और कर्मचारी को सौंप दिया गया। इस मामले में, आपको कर्मचारी को टी -2 के रूप में एक व्यक्तिगत कार्ड और हस्ताक्षर के लिए आंदोलन के पंजीकरण की पुस्तक देना नहीं भूलना चाहिए। काम की किताबें... उसके बाद, कर्मचारी के साथ सहयोग को पूर्ण माना जा सकता है।

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इस प्रकार, पंजीकरण प्रक्रिया काम की किताबकिसी कर्मचारी को बर्खास्त करने पर, उसे कुछ बारीकियों की अत्यधिक देखभाल और ज्ञान की आवश्यकता होती है, जिनका उल्लेख न तो नियमों में या निर्देशों में किया गया है। निस्संदेह, इनमें से कुछ बारीकियां केवल औपचारिक प्रकृति की हैं, और छोटी गलतियों पर जुर्माना के रूप में प्रशासनिक जुर्माना नहीं लगाया जाएगा (हालांकि उन्हें श्रम निरीक्षणालय की निरीक्षण रिपोर्ट में नोट किया जा सकता है)। लेकिन हमें याद रखना चाहिए कार्य पुस्तक प्रविष्टियाँअन्य संगठनों को प्रदर्शित करता है कि नियोक्ता कितनी गंभीरता और जिम्मेदारी से मानव संसाधन प्रशासन और उसके कर्मियों से संपर्क करता है। इसके अलावा, हमारे देश में आप कभी नहीं जानते कि अगला सुधार क्या होगा और कौन सी छोटी-छोटी गलतियाँ होंगी। और, शायद, सबसे महत्वपूर्ण बात एक विशेषज्ञ का पेशेवर गौरव है, जो किसी को अपने पेशेवर क्षेत्र में मामूली नियमों की भी उपेक्षा नहीं करने देना चाहिए।

बदल गया कार्य पुस्तकें रखने के नियम? हां!

यह आसान हुआ करता था। एक नया काम की किताबहमने केवल एक कर्मचारी को जन्म दिया, जिसे उसके काम के पहले स्थान पर नौकरी मिली। यदि पिछली कार्यपुस्तिका खो गई थी या क्षतिग्रस्त हो गई थी, तो इसके बजाय एक डुप्लिकेट जारी किया गया था। अब, दोनों ही मामलों में, हमें एक नया जारी करना होगा काम की किताब! बेईमान कामगारों के लिए श्रम संहिता के नए प्रावधान क्या अवसर प्रदान करते हैं? सभी विवरण लेख में हैं "डुप्लिकेट के बजाय, हम एक नई कार्य पुस्तक जारी करते हैं", में प्रकाशितपत्रिका का अगस्त अंक2007 के लिए "उद्यम में कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रबंधन"।

3 आपको इस तथ्य पर ध्यान देना चाहिए कि कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ बिना किसी संक्षिप्ताक्षर के की जाती हैं। उसी समय, अपेक्षित "हस्ताक्षर" में आद्याक्षर इस अर्थ में संक्षिप्त नहीं हैं, इसलिए पूरा नाम और संरक्षक नाम लिखना आवश्यक नहीं है।

4 उसी समय, कार्य पुस्तकों और आवेषणों के लेखांकन रूपों के लिए आय और व्यय पुस्तक का उल्लेख प्रबंधन प्रलेखन के अखिल रूसी वर्गीकरण में किया गया है और यह GOST R 6.30-2003 के अधीन है। इस क्लासिफायरियर में एक चरवाहा (चरवाहा, चरवाहा, आदि) की पुस्तक के रूप में एक ऐसा दस्तावेज भी शामिल है।

5 ध्यान दें कि कर्मचारी के हस्ताक्षर को हटा दिया गया है काम की किताबअगर वह काम के आखिरी दिन बर्खास्तगी के पंजीकरण में सीधे उपस्थित था। इस नियम के अपवाद ऐसे मामले हैं जब कर्मचारी उस दिन काम से अनुपस्थित रहता है या किसी कारण से, कार्य रिकॉर्ड बुक (नियमों के खंड 39) में अपना हस्ताक्षर करने से इनकार करता है।

6 उदाहरण के लिए, यदि संरचनात्मक इकाई को पद के शीर्षक के साथ रोजगार अनुबंध में इंगित किया गया है, तो किसी कर्मचारी को दूसरे विभाग (कार्यशाला) में केवल स्थानांतरण के क्रम में उसी स्थिति में "स्थानांतरित" करना संभव है, और नहीं इस मामले में अधिक सुविधाजनक स्थानांतरण।

इस लेख में, हम श्रम में मुहर लगाने के नियमों के बारे में बात करते हैं - कहाँ, कौन सा और कब। और यह भी कि अगर आप गलती से और अन्य लगातार समस्या स्थितियों से सील लगाते हैं तो क्या करें

हमारे लेख में पढ़ें:

बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में कहां और क्या मुहर लगाई जाए

चूंकि पेंशन के लिए आवेदन करने के लिए कार्य पुस्तिका सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज है, और पेंशन फंड आमतौर पर इसमें शामिल सभी सूचनाओं की अच्छी तरह से जांच करता है, दस्तावेज़ को भरने की आवश्यकताएं काफी सख्त हैं। यदि आप उन्हें अनदेखा करते हैं, तो आप केवल दस्तावेज़ को खराब कर सकते हैं और उसे पुनर्स्थापित करना होगा।

विशेष रूप से, मुहर लगाने के लिए कुछ नियम हैं। स्टाम्प केवल इसके लिए चिपका है:

• पुस्तक या डुप्लिकेट के प्रारंभिक भरने के दौरान शीर्षक पृष्ठ पर;
• बदली हुई बुनियादी जानकारी को प्रमाणित करते समय अंदरूनी कवर पर;
• बर्खास्तगी के रिकॉर्ड पर।

हाल के वर्षों में, यह सवाल तेजी से उठा है - 2019 में बर्खास्त होने पर कार्यपुस्तिका में क्या मुहर लगाई जाए। यह कठिनाई दिनांक 01.03.2008 के "कार्य पुस्तकों के रखरखाव के नियम" के खंड 35 में परिवर्तन के कारण होती है। यदि इस समय से पहले "संगठन (कार्मिक सेवा) की मुहर" लगाने का प्रस्ताव था, तो उसके बाद - पहले से ही "नियोक्ता की मुहर"। यह वह जगह है जहाँ कठिनाई उत्पन्न होती है - क्या कार्मिक विभाग की मुहर "नियोक्ता की मुहर" की अवधारणा को संदर्भित करती है और क्या इसका उपयोग श्रम में किया जा सकता है।

चूंकि यह बारीकियों को कानूनी रूप से स्पष्ट नहीं किया गया है, अनुभवी कार्मिक अधिकारी कंपनी के आधिकारिक टिकट का उपयोग करने की सलाह देते हैं - यह किसी भी मामले में सही होगा, और कोई समस्या नहीं होगी।

यदि मुहर लगाना संभव नहीं है, तो कार्मिक विभाग की मुहर के साथ प्रमाणीकरण की अनुमति है (यदि इसमें संगठन के सभी विवरण शामिल हैं), लेकिन आपको इसके लिए तैयार रहने की आवश्यकता है। सबसे अधिक संभावना है, इन समस्याओं को एक कार्मिक छाप के उपयोग की वैधता के पक्ष में हल किया जाएगा, लेकिन इसमें समय की बर्बादी होगी।

नियोक्ता की मुहर के साथ 2019 में बर्खास्तगी रिकॉर्ड को प्रमाणित करने के पक्ष में एक और तर्क किसी भी हस्ताक्षर के संबंध में इसका उपयोग करने की क्षमता है - दोनों प्रमुख और कार्मिक अधिकारी। जबकि कार्मिक विभाग की छाप निदेशक के ऑटोग्राफ के बाद नहीं, बल्कि कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर के बाद ही लगाई जा सकती है।

कार्यपुस्तिका में "दस्तावेजों के लिए" मुहर लगाना असंभव है, इसका उपयोग उद्यम में पूरी तरह से अलग उद्देश्यों के लिए किया जाता है।

आमतौर पर, फॉर्म भरने वालों के पास इस बारे में कोई सवाल नहीं होता है कि बर्खास्तगी पर उस पर मुहर कहाँ लगाई जाए। फिर भी, यह एक महत्वपूर्ण बिंदु है, क्योंकि यदि प्रमाणीकरण गलत है, तो विश्वसनीयता के बारे में संदेह पैदा हो सकता है, जब तक कि स्टाम्प की परीक्षा की नियुक्ति नहीं हो जाती। सामान्य नियम इस प्रकार हैं:

• सील को सीधा रखा जाता है, उल्टा या बग़ल में नहीं;
• सभी हस्तलिखित भागों के होने पर स्टाम्प अंतिम रूप से चिपकाया जाता है
• दोनों ऑटोग्राफ सहित प्रविष्टियां पहले ही की जा चुकी हैं;
• रिकॉर्ड बनाने वाले कर्मचारी के बारे में जानकारी का हिस्सा कैप्चर करता है;
• बर्खास्त कर्मचारी की सूची को कवर नहीं करता है;
• स्पष्ट और धब्बा मुक्त छाप।

2019 में रोजगार वर्ष में बर्खास्तगी रिकॉर्ड की मुहर द्वारा प्रमाणीकरण के लिए, यह सभी नियोक्ताओं के लिए एक मुहर के साथ अनिवार्य है। अपवाद कुछ एलएलसी और जेएससी हैं जो 2015 के एफजेड-82 के आधार पर मुहर के बिना काम करते हैं। वे मंत्रालय के "कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियमों के आवेदन के कुछ मुद्दों पर स्पष्टीकरण ..." से संबंधित हैं। 2016 के श्रम का, जिसके अनुसार "कार्य पुस्तिका के पहले पृष्ठ पर एक मुहर लगाकर, साथ ही साथ कुछ अन्य में मुहर लगाकर किया जाता है।" और इसके अलावा, बर्खास्तगी रिकॉर्ड के प्रमाणीकरण की स्वीकार्यता केवल प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा निर्धारित की जाती है, अगर संगठन के पास मुहर नहीं है।

क्या नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका में कोई मुहर है?

रोजगार रिकॉर्ड बुक में रिकॉर्ड पर मुहर लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि इस उद्यम में काम से संबंधित जानकारी के पूरे ब्लॉक का अंतिम प्रमाणीकरण बर्खास्तगी पर होता है। यदि, फिर भी, रोजगार का रिकॉर्ड या किसी अन्य पद पर स्थानांतरण एक मुहर द्वारा प्रमाणित किया गया था, तो यह एक महत्वपूर्ण त्रुटि नहीं होगी, क्योंकि इसके लिए कानून में कोई प्रत्यक्ष निषेध नहीं है।

हालाँकि, एक कार्यपुस्तिका इतना बड़ा दस्तावेज़ नहीं है कि आप इसमें लगभग हर पंक्ति पर प्रिंट डाल सकें, यह टेढ़ी-मेढ़ी दिखेगी, टिकटें एक-दूसरे और रिकॉर्ड को छू सकती हैं, जिससे वे अवैध हो जाते हैं।

समस्या की स्थिति

प्रत्येक कर्मचारी जिसे कार्य पुस्तकों को भरने का काम सौंपा गया है, उन्हें पूर्व-निर्देश दिया जाना चाहिए कि उन्हें सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए। छपाई के गलत इस्तेमाल से अक्सर समस्याओं का सामना करना पड़ता है। पहले, ऐसी त्रुटियों के सुधार के साथ, कर्मचारी को अनुभव की पुष्टि का प्रमाण पत्र जारी किया गया था, बस मामले में। 2019 में, बर्खास्तगी के बाद से इसकी आवश्यकता नहीं है।

ध्यान दें

कार्मिक अधिकारी ने गलत मुहर लगा दी तो क्या करें

मुहरों को भ्रमित करने के बाद, कार्मिक अधिकारी ने एक गलती की जिससे प्रविष्टि अमान्य हो गई, जिसका अर्थ है कि आपको सामान्य "टीसी बनाए रखने के नियम" के अनुसार कार्य करने की आवश्यकता है:

• नीचे की पंक्ति में, पहले कॉलम में अगला नंबर डालें, दूसरे में - सुधार की तारीख।
• तीसरे कॉलम में हम लिखते हैं "रिकॉर्ड नंबर (पिछला नंबर) अमान्य है"।
• हम नीचे एक और लाइन नीचे जाते हैं, अब इसे नंबरिंग नहीं करते हुए, हम रिकॉर्ड को फिर से दर्ज करते हैं।
• हम कार्मिक अधिकारी और इस्तीफा देने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ रिकॉर्ड को प्रमाणित करते हैं और आवश्यक मुहर लगाते हैं।

गलत प्रिंट को क्रॉस आउट करना या उसके ऊपर सही प्रिंट डालना अस्वीकार्य है।

अगर मुहर गलत है

यह एक अत्यंत दुर्लभ मामला है जब स्टाम्प को गलत पृष्ठ पर चिपका दिया जाता है। यदि ऐसा है, तो इसे छोड़ देना और जहां होना चाहिए वहां मुहर लगाना बेहतर है।

ध्यान दें

कार्य पुस्तकों में सभी गलतियों को ठीक किया जाना चाहिए। उनमें से कुछ आपको कानूनी कार्रवाई की धमकी देते हैं। कार्यपुस्तिकाओं में सभी त्रुटियों को ठीक करना आपके हित में क्यों है और कौन सी त्रुटियां कर्मचारियों के साथ कानूनी कार्यवाही के लिए खतरनाक हैं,

यदि कार्यपुस्तिका में मुहर खराब रूप से अंकित है

बेशक, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म पर डालने से पहले स्टैम्प में पर्याप्त स्याही है या नहीं, इसकी जांच करना उचित है। यदि प्रिंट फीका है, पढ़ने में मुश्किल है या धब्बा है, तो आपको सील को फिर से भरना होगा और ड्राफ्ट पर इसकी जांच करने के बाद, इसे पहले वाले के बगल में रख दें।

यदि कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी पर मुहर नहीं है

यह कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के नियमों का गंभीर उल्लंघन है, जो कार्यकर्ता और उसके पूर्व और भविष्य के नियोक्ताओं के लिए बहुत सारी समस्याएं पैदा करता है। इस मामले में, आपको उस कंपनी से संपर्क करना चाहिए जिसने कर्मचारी को बर्खास्त कर दिया और मांग की कि एक स्टाम्प चिपका दिया जाए।

एक कार्य रिकॉर्ड बुक एक बहुत ही महत्वपूर्ण दस्तावेज है जिसे हर किसी को अपनी वरिष्ठता पर नज़र रखने की आवश्यकता होती है। इसलिए, आपको इसे कानून की आवश्यकताओं के अनुसार भरना होगा। कार्मिक अधिकारी जिनके पास बहुत अधिक कार्य अनुभव नहीं है, वे इस बात में रुचि रखते हैं कि क्या नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका में मुहर लगाना आवश्यक है।

जब मुहर लगाई जाती है

किसी भी नियोक्ता को शायद एक बार इस सवाल का सामना करना पड़ा जब एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे कर्मचारी को काम पर रखना, बर्खास्त करना, स्थानांतरित करना। मुहर का अपना स्पष्ट स्थान होता है, जिसे बदला नहीं जा सकता - इसे या तो शीर्षक पृष्ठ पर, आवश्यक रूप से ऊपरी दाएं कोने में, या पुस्तक के अंदर रखा जाता है।

डेटा रिकॉर्डिंग

कर्मचारी का डेटा दर्ज करते समय, नियोक्ता को शीर्षक पृष्ठ पर एक मुहर लगानी चाहिए, लेकिन मुहर से पहले, कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को इंगित किया जाना चाहिए:

• जन्म की तारीख)
• शिक्षा का संकेत)
• कर्मचारी के पेशे या विशेषता का नाम।

डेटा दर्ज करने के बाद, कर्मचारी शीर्षक पृष्ठ पर हस्ताक्षर करता है, सूचना की सटीकता की पुष्टि करता है। उसके बाद ही सील लगाई जाती है। यह ध्यान देने योग्य है कि ये सभी डेटा केवल कुछ दस्तावेजों - पासपोर्ट, डिप्लोमा, आदि के आधार पर भरे जाते हैं। कर्मचारी के बारे में जानकारी की पुष्टि करने वाले किसी भी दस्तावेज के बिना, कार्मिक अधिकारी को उन्हें कार्यपुस्तिका में दर्ज करने का अधिकार नहीं है। इसलिए जो लोग यह नहीं जानते हैं कि नौकरी के लिए आवेदन करते समय किसी कार्यपुस्तिका में मुहर लगाई जाती है या नहीं, यह अवश्य कहा जाना चाहिए - यदि कोई कार्यपुस्तिका पहली बार जारी की जाती है तो इसे लगाया जाता है। इसका स्थान शीर्षक पृष्ठ है।

डेटा परिवर्तन

जब किसी कर्मचारी का डेटा बदला जाता है तो स्टाम्प कहाँ लगाया जाता है? डेटा बदलने की आवश्यकता आमतौर पर तब उत्पन्न होती है जब कोई कर्मचारी अपना अंतिम नाम, पहला नाम, पितृभूमि या अन्य डेटा बदलता है। उसी समय, पिछली प्रविष्टि को एक निरंतर रेखा के साथ सावधानीपूर्वक पार किया जाता है, जिसके बाद कर्मचारी द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के आधार पर नया डेटा दर्ज किया जाता है। उसी समय, एक अधिकृत कर्मचारी कवर के पीछे अपनी मुहर और हस्ताक्षर करता है।

डालने के वितरण के दौरान

ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कार्यपुस्तिका के आवश्यक पृष्ठ पहले ही भरे जा चुके होते हैं। इस मामले में, कर्मचारी को एक इंसर्ट जारी किया जाता है। इस मामले में, इंसर्ट जारी करने के बारे में सूचित करते हुए शीर्षक पृष्ठ पर एक मुहर लगाई जाती है। यह प्रविष्टि कार्यपुस्तिका के बिना अमान्य है।

पदच्युति

अपनी स्वतंत्र इच्छा या अन्य कारणों से बर्खास्तगी के दौरान, प्रबंधक (या उसके रूप में कार्य करने वाला व्यक्ति) कार्य पुस्तिका में हस्ताक्षर और मुहर लगाता है।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका में डेटा दर्ज करने का क्रम:

• शीर्षक (संगठन का नाम, तीसरे कॉलम के बीच में लिखा हुआ),
• कमरा,
• दिनांक,
• काम की जानकारी,
• वह क्रम जिसके आधार पर प्रविष्टियाँ की गई थीं।

रूसी संघ के कानून के अनुसार, कानूनी संस्थाओं की अपनी आधिकारिक मुहर होनी चाहिए, जो लगभग सभी दस्तावेजों पर रखी जाती हैं।

इन दस्तावेजों में शामिल हैं:

• काम की किताबें,
• आदेश, निर्देश,
• सिर के आदेश।

यदि आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि काम पर रखने के दौरान किसी कार्यपुस्तिका में मुहर लगाई जाती है या नहीं, तो आपको कानून का संदर्भ लेना चाहिए। मुख्य बिंदुओं में जब एक मुहर लगाई जाती है तो केवल श्रम और बर्खास्तगी का प्रारंभिक भरना होता है। इसलिए, रिसेप्शन पर मुहर नहीं है।

यदि काम के पिछले स्थान पर मुहर नहीं लगाई गई थी

यदि कर्मचारी ने किसी भी कारण से अपने कार्यस्थल को बदलने का फैसला किया है, तो उसे कार्मिक विभाग (या सीधे बॉस से) से अपनी कार्यपुस्तिका लेनी होगी। उसके बाद, श्रम कार्यालय का मालिक इसे नए मालिकों के हाथों में स्थानांतरित कर देता है। यदि यह पता चलता है कि मुहर गायब है, तो कार्यपुस्तिका को कार्य के नए स्थान पर अमान्य माना जा सकता है। इस मामले में, कर्मचारी के पास दो विकल्प हैं:

• एक नई किताब प्राप्त करें (यदि अनुभव खोने का कोई डर नहीं है))
• पिछले कार्यस्थल पर मुद्रण बहाल करें।

पहला विकल्प अक्सर कर्मचारी के लिए अस्वीकार्य होता है, क्योंकि इस मामले में बीमा और कार्य अनुभव पर डेटा खो जाता है, जो भविष्य में पेंशन की राशि को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा। दूसरा विकल्प सबसे बेहतर है - यदि आप आसानी से अपने पिछले कार्यस्थल पर जा सकते हैं। उसी समय, कर्मचारी कवर पेज पर आवश्यक प्रिंट को पुनर्स्थापित करने का अनुरोध करता है। यदि पूर्व बॉस अनुरोध को पूरा करने से इनकार करता है, तो कर्मचारी को मुकदमा करने का अधिकार है। मुख्य बात देरी नहीं है, क्योंकि संगठन कुछ बदलावों से गुजर सकता है, और फिर कार्यपुस्तिका को पुनर्स्थापित करना असंभव होगा।

यदि, यह निर्धारित करने के लिए कि नौकरी के लिए आवेदन करते समय किसी कार्यपुस्तिका में मुहर लगाई जानी चाहिए, तो सब कुछ स्पष्ट है, आपको रिकॉर्ड में त्रुटियों जैसी सामान्य समस्या पर ध्यान देने की आवश्यकता है।

कार्यपुस्तिका में त्रुटियाँ: संगठन की मुहर

एक संगठन में एक से अधिक मुहर होती हैं, लेकिन कई। ऐसा होता है कि कोई कार्मिक अधिकारी या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति गलती से संगठन की मुहर नहीं, बल्कि मुहर लगाता है। मुहर को ठीक करना स्वाभाविक रूप से असंभव है। इसलिए, वे इस पद्धति का सहारा लेते हैं: नीचे की पंक्ति में वे बिना किसी जोड़ के, सही मुहर लगाते हैं।

व्यक्तिगत डेटा का सुधार

कार्मिक विभाग के कर्मचारी कार्यपुस्तिका भरते समय बहुत बार गलतियाँ करते हैं। और यद्यपि ये त्रुटियां काफी कम हो सकती हैं (नतालिया - नतालिया), वे एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं और बहुत सारी समस्याएं ला सकते हैं। यदि कार्यपुस्तिका में कोई त्रुटि है तो उसे अवश्य सुधारना चाहिए, अन्यथा दस्तावेज़ को अमान्य माना जा सकता है।

नाम में गलती को ठीक करने के लिए, आपको शीर्षक पृष्ठ पर एक पतली, एकल, लेकिन ध्यान देने योग्य रेखा के साथ गलत जानकारी को पार करना होगा और शीर्ष पर (या दाईं ओर) सही जानकारी लिखनी होगी। आपको उस दस्तावेज़ को भी इंगित करना चाहिए जो डेटा में परिवर्तन की पुष्टि के रूप में कार्य करता है।

जब इस दस्तावेज़ के मालिक द्वारा सही किए गए डेटा की जाँच की जाती है, तो कार्मिक अधिकारी अपनी स्थिति, नाम, सुधार की तारीख और उस संगठन की मुहर को इंगित करने के लिए बाध्य होता है जिसमें वह काम करता है। अब कार्यपुस्तिका में की गई प्रविष्टियाँ प्रामाणिक और कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं। मुहर, जो पहले से ही कार्यपुस्तिका के अंदर है, आमतौर पर इस तरह से रखी जाती है कि जो लिखा गया है उसका हिस्सा कवर न हो (उदाहरण के लिए, उपनाम का हिस्सा या जन्म का सही वर्ष छिपाने के लिए)।

यह बारीकियाँ वास्तव में बहुत महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि इस तरह की कार्यपुस्तिका को मिथ्या माना जा सकता है। इसलिए, किसी भी कार्मिक अधिकारी के लिए यह पता लगाना बहुत महत्वपूर्ण है कि काम पर रखने के लिए कार्य रिकॉर्ड में मुहर लगाई गई है या नहीं।