انجام کارها یک تکنیک مدیریت زمان است که توسط دیوید آلن پایه گذاری شده و در کتابی به همین نام شرح داده شده است.

ایده اصلی روش این است که فرد باید با انتقال آن به یک رسانه خارجی، چه سینی های کاغذ، یک دفترچه خاطرات و یا، سر خود را از اطلاعات روزمره غیر ضروری خالی کند.

دیوید الگوریتمی را ارائه می دهد که می تواند برای پردازش کارآمد حجم زیادی از اطلاعات برای سازماندهی زمان شما استفاده شود.

طبق روش GTD، بهتر است با اطلاعات دریافتی در چند مرحله کار کنید:

2. پردازش.

3. سازمان.

5. اعمال.

بیایید در این مراحل با جزئیات بیشتر صحبت کنیم.

مجموعه

ایده اصلی این است که هر کار، ایده، اطلاعات و غیره. شما باید آن را بر روی یک رسانه تعمیر کنید: روی کاغذ، از طریق پست، در یک لپ تاپ یا یک کامپیوتر جیبی. شاید از ابزارهای مختلفی برای ثبت اطلاعات ورودی مختلف استفاده کنید. این موضوع نیست. ایده های اصلی به شرح زیر است:

چیزی را فراموش نخواهی کرد

شما سر خود را از حجم زیادی از اطلاعات روتین خالی خواهید کرد.

بسته به ابزارهای مجموعه، اطلاعات نوشته شده روی کاغذ را می توان در سینی ها، فایل ها یا ایمیل های موجود در پوشه های خاص و غیره جمع آوری کرد.

برای اینکه این طرح کار کند، سینی های ورودی باید در یک دوره زمانی پردازش شوند، به عنوان مثال، یک بار در هفته. هنگام پردازش سینی ها، در واقع آنها را خالی می کنید.

به عنوان مثال، می توانید تمام وظایف، ایده ها، یادداشت ها را در بخش "وظایف" سازمان دهنده آنلاین با یک کلیک ضبط کنید.

سازمان

پردازش اطلاعات جمع آوری شده (سبد، سینی، ظرف صندوق ورودی) دقیقاً طبق الگوریتم زیر پیش می رود:

عنصر بالای بعدی سبد "صندوق ورودی" را می گیریم.

اگر عنصری نیاز به یک عمل داشته باشد و کمی زمان می برد (تا 5 دقیقه)، بلافاصله آن را اجرا می کنیم.

اگر کار به زمان زیادی نیاز دارد، آن را به کسی واگذار می کنیم یا آن را به تعویق می اندازیم.

اگر مورد سبد «صندوق ورودی» نیازی به اقدامی ندارد، این مورد را کنار می‌گذاریم، آن را در سینی (فهرست) «روزی شاید» قرار می‌دهیم یا این مورد را در جایی از بایگانی به عنوان اطلاعات مرجع می‌گذاریم.

دیوید آلن برای سازماندهی کار بر روی آن دسته از وظایفی که نیاز به اقدام بیشتر دارند، پیشنهاد می کند که این وظایف را به چند لیست تقسیم کنید:

اقدامات زیر

شما باید فهرستی از اقدامات خاص دیگر برای انجام داشته باشید. فقط در این مورد، شما قادر خواهید بود تا آنجا که ممکن است کارآمد کار کنید و تعداد زیادی از موارد را "خرد کنید".

در سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، یک لیست مشابه با فهرست انجام کار نشان داده می‌شود.

پروژه ها

وظایفی که برای دستیابی به اهداف خود به بیش از یک اقدام نیاز دارند در اصل پروژه هستند. به عنوان مثال، برای آماده شدن برای ارائه، باید با برگزارکنندگان تماس بگیرید، صورتحساب اتاق را پرداخت کنید و غیره. برای هر پروژه، یک اقدام بعدی باید تعیین شود.

با سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، می‌توانید وظایف را در چند ثانیه به وظایف فرعی تقسیم کنید.

به تعویق افتاد

اگر کار به دلایلی محول شده است یا می توان کمی دیرتر تکمیل کرد، پس چنین وظایفی باید در لیست جداگانه ای قرار گیرند.

سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster دارای مخاطبینی است که می‌توانید از آنها برای مدیریت لیست‌های وظایف خود استفاده کنید.

روزی شاید

وظایفی وجود دارد که در حال حاضر مرتبط نیستند، مشخص نیست که در آینده مرتبط باشند یا خیر، اما چنین امکانی وجود دارد. چنین وظایفی در یک لیست جداگانه قرار می گیرند.

در سازمان‌دهنده آنلاین TimeMaster، می‌توانید با استفاده از زمینه‌ها، چنین فهرست‌هایی را در چند ثانیه سازماندهی کنید.

دیوید آلن توصیه می‌کند که برنامه‌ریزی سفت و سخت کلاسیک روز را کنار بگذارید، زمانی که کل روز به دقیقه برنامه‌ریزی می‌شود. چنین برنامه ریزی به ندرت عملی است، زیرا ممکن است در هر زمانی حواس شما پرت شود و برنامه ها تغییر کنند.

دیوید معتقد است که وظایف به سخت و انعطاف پذیر تقسیم می شوند.

وظایف انعطاف پذیردر یک لیست ساده بروید اینها وظایفی هستند که می توانند در هر زمان مشخص انجام شوند، بنابراین می توان آنها را به ترتیب تکمیل کرد. بیشتر وظایف افراد عادی در این دسته قرار می گیرد.

کارهای سخت- اینها وظایفی هستند که به زمان خاصی گره خورده اند. به عنوان مثال، جلسه، کنفرانس، تماس برنامه ریزی شده، وظیفه در شرف اتمام است.

منطقی است که فقط کارهای سخت را در تقویم بگذارید. در ابتدای روز، فهرست تقویم و لیست کارهای خود را مرور می کنید. زمانی که لیست کار و تقویم در یک صفحه قرار دارند راحت تر است. به این ترتیب برنامه ریزی آسان تر است. اگر در ابتدای روز هیچ کار سختی برنامه ریزی نشده باشد، می توانید کارهای انعطاف پذیر را به ترتیب انجام دهید: بسته به در دسترس بودن زمان، انرژی و منابع، وظایف را از بالاترین اولویت تا کمترین اولویت انجام می دهید. هنگامی که زمان کار سخت فرا می رسد، کار را قطع می کنید، کار سخت را انجام می دهید و سپس به انجام کارهای فهرست برمی گردید. این انعطاف‌پذیرترین، ساده‌ترین و راحت‌ترین راه برای برنامه‌ریزی هنگام رسیدگی به تعداد زیادی پرونده است.

دیوید در کتاب خود به برنامه ریزی از بالا به پایین نیز اشاره می کند. او از قیاس بررسی اهداف، پروژه ها و وظایف "از هوا" استفاده می کند:

1. امور جاری؛

2. پروژه های جاری؛

3. شرایط مرجع;

4. سال های آینده (1-2 سال)؛

5. چشم انداز پنج ساله (3-5 سال).

با این حال، همانطور که خود دیوید اذعان می کند، در کتاب او تأکید اصلی بر شرح روش های پردازش امور جاری و پروژه ها است و برنامه ریزی استراتژیک باید کتاب های جداگانه ای ارائه شود. به هر حال، استیو کاوی، یک متخصص نه چندان مشهور جهان در زمینه مدیریت زمان، روش های برنامه ریزی استراتژیک را تشریح کرد. این موضوع در مقاله برنامه ریزی استراتژیک مورد بحث قرار گرفته است.

می‌توانید درباره روش GTD در کتاب دیوید آلن Getting Things Done با همین نام اطلاعات بیشتری کسب کنید، یا یاد بگیرید که چگونه این روش و روش‌های دیگر را با استفاده از یک سازمان‌دهنده آنلاین و ابزارهای دیگر در دوره ویدیویی ما عملی کنید.

از دست ندهمشترک شوید و لینک مقاله را در ایمیل خود دریافت کنید.

پیشگفتار نسخه روسی کتاب انجام کار دیوید آلن: هنر بهره وری بدون استرس اینگونه آغاز می شود: با تلفن تماس بگیرید. به همین دلیل، روابط با همکاران و دوستان بدتر می شود، برنامه های کاری فرو می ریزد، و رفاه بدتر می شود. هرچه فرد سازماندهی بیشتری داشته باشد، مدیریت کار، کارهای خانه و به طور کلی زندگی برای او آسان تر است، رابطه او با دیگران بهتر است.

چنین موقعیت هایی برای بسیاری آشناست. و قول نویسنده کتاب برای کمک به سازماندهی بیشتر، از بسیاری جهات، موفقیت آن را توضیح می دهد. این امر نه تنها با بیش از 600 هزار نسخه فروخته شده از سال 2001 تنها در آمریکا، بلکه با توسعه بیشتر مفهوم آلن توسط بسیاری از نویسندگان، ایجاد نرم افزارهای ویژه، از جمله برنامه های کاربردی تلفن همراه، که بر اساس انجام کارها ساخته شده است، نشان می دهد. روش GTD). تکنیک های فردی آلن (به عنوان مثال، "43 پوشه") اکنون به کل منابع آنلاین اختصاص داده شده است. این به وضوح نشان می دهد که تحولات نویسنده به طور قابل توجهی بر چنین حوزه ای به عنوان شخصی تأثیر گذاشته است. بنابراین، در این مقاله در مورد مفهوم GTD، اصول عملکرد آن و همچنین برخی از جنبه های کاربردی که همه می توانند در فعالیت های خود استفاده کنند، صحبت خواهیم کرد.

چگونه کارها را انجام دهیم

انجام کارها- تکنیکی برای بهبود اثربخشی شخصی که در کتابی به همین نام توسط دیوید آلن توسعه و شرح داده شده است. مخفف GTD رایج تر است. ویکی‌پدیا می‌گوید که در ترجمه عبارت از انگلیسی به روسی، به اشتباه از عبارت «به نظم درآوردن» استفاده می‌شود (کتابی با این عنوان در ترجمه روسی منتشر شده است)، در حالی که «به اتمام رساندن چیزها» نیاز است. همچنین این یک واقعیت عجیب است که ویکی‌پدیاهای روسی و انگلیسی زبان در تفسیر خود از درک روش GTD متفاوت هستند: اولی آن را مستقل و به طور محدود با مدیریت زمان مرتبط می‌داند، در حالی که دومی ادعا می‌کند که GTD یک روش است. در چارچوب مدیریت زمان

بسیاری از کارشناسان به سبک خاص ارائه ذاتی آلن توجه می کنند. ایده های او، بر خلاف ایده های مطرح شده توسط استفان کاوی در ""، الهام بخش نیست، اما توصیف دقیق و دقیقی از الگوریتم ارائه می دهد. بر خلاف کاوی که خالی از تأمل فلسفی نیست و نیازمند بیانیه مأموریت روشنی است که هدف اصلی زندگی را پوشش می دهد، برعکس، آلن یک سیستم «از پایین به بالا» می سازد. او متقاعد شده است که برای تغییر زندگی خود، باید نه با وظایف جهانی، بلکه با نظم دادن به چیزها در بی اهمیت ترین چیزهای اطراف شروع کنید.

"من توصیه می کنم که بر اساس اصل "حداقل از خفاش" عمل کنید، همانطور که نویسنده کاربرد روش خود را توصیف می کند. به گفته آلن، لازم نیست فقط بخوانید و یادداشت برداری کنید، بلکه واقعاً باید شروع به استفاده از آن کنید، زیرا این کار به مهارت خاصی نیاز ندارد و نتیجه شما را منتظر نخواهد گذاشت.

بنابراین، مسلح به توصیه های نویسنده، به مهمترین چیز رسیدیم: مسئله جوهر روش پایان دادن به چیزها. بسیاری از مفهوم GTD به دلیل پیچیدگی و غیرقابل درک بودن آن انتقاد می کنند، که در عین حال مانع از توسعه سیستم خود و اتخاذ تنها برخی فرضیه ها توسط همه نمی شود. در زیر فقط چنین توصیه هایی از کتاب "انجام کارها" آورده شده است:

سازمان فضایی

یکی از اولین توصیه های ارائه شده در کتاب. به گفته آلن، محل کار شبیه یک ایست بازرسی است که هر روز سفر را از آنجا آغاز می کند. ماهیت در اینجا بسیار انتزاعی است - نکته حتی این نیست که محل کار پر از کاغذ و ابزار اداری پراکنده نباشد (این یک نیاز رایج برای همه کسانی است که به مدیریت زمان متوسل می شوند) ، بلکه این است که شما باید آن را به همان اندازه سازماندهی کنید. تا حد امکان "برای خود".، با توجه به نوع فعالیت و نیاز آنها. ویژگی های خاصی وجود دارد: تکنیک GTD شامل وجود ویژگی های زیر علاوه بر میز می باشد:

• سینی کاغذ (حداقل سه قطعه)؛
• یک بسته کاغذ A5؛
• خودکار یا مداد؛
• برگ های چسبنده (~ 8 × 8 سانتی متر)؛
• گیره کاغذ؛
• گیره لباس برای شاخه های بزرگ کاغذ؛
• منگنه؛
• اسکاچ؛
• پاک کن؛
• دستگاه برچسب زنی؛
• پوشه برای کاغذ؛
• دفتر خاطرات؛
• سطل زباله.

سیستم ذخیره اطلاعات مرجع

همه به چنین سیستمی نیاز دارند. یک کابینت برای ذخیره مکاتبات، تعداد زیادی پوشه، یک ماشین برچسب زنی - در یک کلام، همه چیزهایی که به ساختار هر گونه اطلاعات ورودی برای دسترسی آسان بعدا کمک می کند. نویسنده مطمئن است که فرآیند قرار دادن نامه یا سند در چنین سیستمی نباید بیش از 60 ثانیه طول بکشد. بنابراین، بهتر است چیزی مانند یک کاتالوگ حروف الفبا سازماندهی کنید که به شما امکان دسترسی سریع و راحت به اطلاعات را می دهد.

لیست ها

علاوه بر استفاده از برنامه ریز تقویم، همه باید 4 لیست داشته باشند:

1. "مراحل بعدی." در این لیست، کارهایی را که باید در کوتاه مدت انجام دهید، یادداشت می کنید. فرقی نمی کند چه شکلی باشد - یک دفترچه یادداشت کاغذی یا یک سند متنی روی دسکتاپ رایانه شخصی، مهم این است که همیشه با شما باشد. بنابراین، شما یک یادآوری دائمی از چیزهایی خواهید داشت که هنوز باید انجام شوند. شما باید چنین لیستی را ویرایش کنید، روزانه ورودی های جدیدی در آن ایجاد کنید.

2. پروژه ها. تحت این عنوان، آلن شرکت هایی را درک می کند که چندین عمل فرعی مرتبط هستند، بنابراین، اجرای آنها به بیش از یک اقدام نیاز دارد. پروژه ها نیاز به نظارت دارند تا بتوان در مورد پیشرفت اجرای آنها (هفتگی) قضاوت کرد.

3. به تعویق افتاد. این لیست پروژه هایی را ذخیره می کند که اجرای آنها به شخصی محول شده یا نیاز به تأثیر عوامل خارجی دارد. آنها همچنین باید به طور سیستماتیک (حداقل یک بار در هفته) بررسی شوند.

4. روزی/شاید. از نام لیست، مشخص است که این لیستی از چیزهای نامشخص برای آینده است، مانند دویدن ماراتن یا راه اندازی یک وبلاگ.

نگهداری این لیست ها ارتباط نزدیکی با اصلی دارد اصول GTD: جمع آوری، پردازش، سازماندهی، بررسی و اقدام.

مجموعه.دیوید آلن از اصطلاح "سبد" برای اشاره به تثبیت اطلاعات بر روی هر رسانه ای به منظور آزاد کردن ذهن استفاده می کند. این می تواند یک سازمان دهنده، یک دفتر خاطرات، یک لپ تاپ باشد. شما باید همه چیز را از سر خود بیرون بیاورید (در این مورد انتقال دهید) و به مرحله بعدی بروید.

رفتار.در طول پردازش اطلاعات، باید به دو نوع تقسیم شود: آنهایی که نیاز به عمل دارند و آنهایی که نیاز ندارند. هنگام کار با نوع اول، یا خودمان این کار را انجام می دهیم یا تفویض می کنیم یا به تعویق می اندازیم. هنگام کار با مورد دوم، آن را در اطلاعات مرجع قرار می دهیم، از شر آن خلاص می شویم، آن را در لیست "روزی" قرار می دهیم.

قانون دو دقیقه - اگر کار کمتر از 2 تا 5 دقیقه طول بکشد، باید بلافاصله انجام شود.

مرورلیست وظایف باید روزانه یا هر چند وقت یکبار انجام شود. GTD مستلزم آن است که حداقل یک بازنگری هفتگی از همه فعالیت ها، پروژه ها و موارد "به تعویق افتاده" وجود داشته باشد.

عمل.اجرای فیزیکی وظایف.

علاوه بر آنچه قبلاً گفته شد، می خواهیم توجه شما را به این واقعیت جلب کنیم که GTD یک ابزار منحصر به فرد نیست، بلکه مجموعه ای از تکنیک ها است. شما می توانید آنها را به عنوان پایه در نظر بگیرید، تنظیم کنید، با توجه به نوع فعالیت و نیاز خود تغییر دهید.

کنترل دستاورد

برای اینکه چیزهای کوچکی که بزرگ‌های خود را در آنها تقسیم کرده‌ایم به سمت تکمیل حرکت کنند، مهم است که بفهمیم چه هدفی را دنبال می‌کنیم و به چه نتایجی می‌خواهیم برسیم. همانطور که قبلا ذکر شد، مطابق با این، تعدادی از اقدامات متوالی و یادآوری برنامه ریزی شده است که در یک سیستم سیستماتیک واحد ترکیب می شوند. هرچه کار پیچیده تر باشد، باید به "آجر" کوچکتر تقسیم شود و این سیستم باید با جزئیات بیشتری توسعه یابد. بیایید نگاهی دقیق تر به نقاط عطف بیندازیم:

• پاسخ این سوال این است که ما می خواهیم به چه چیزی برسیم. ما باید به وضوح درک کنیم که چرا اقدامات خاصی را انجام می دهیم. مانند تیراندازی است که به سمت گاو هدف می‌رود. او می تواند بسیاری از اعمال را از سیم زدن تا تیراندازی انجام دهد، اما نتیجه همچنان با برخورد تیر به مرکز هدف بررسی می شود. بدون پاسخ به سوال، می تواند یک تیر نیز به سمت مخاطب بفرستد.
• پاسخ این است که چگونه می خواهیم به آن برسیم. در اینجا، برای اکثر مردم، مولد ایده‌ها به طور فعال شروع به کار می‌کند و ایده‌های مناسب و صراحتاً دیوانه‌کننده را ارائه می‌کند. ابتدا همه چیز را بدون انتقاد درست کنید و سپس مناسب ترین ها را انتخاب کنید، رسیدن به هدف آسان تر است.
• انتخاب بهترین مسیر و دنبال کردن مستقیم آن. بنابراین، پس از پاسخ به سؤالات، می‌توانیم برنامه‌ای مشخص و به دنبال آن به هدف خود برسیم.

زندگی شما شامل اهداف تعیین شده، مجموعه ای از اقدامات شما و نتایج به دست آمده است. هر چه بهتر بتوانید اطلاعات را در سطوح مختلف ساختاربندی کنید، زنجیره عمل بسازید و آنها را دنبال کنید، بهتر می توانید امور خود را مرتب کنید.

کمی در مورد نویسنده

در نهایت کمی در مورد خود نویسنده. دیوید آلن (زاده 28 دسامبر 1945، شروپورت، ایالات متحده آمریکا) متخصص، مشاور در امور مدیریت زمان و بهره وری شخصی است. او در نوجوانی به قهرمانی مناظره ایالت لوئیزیانا علاقه داشت. او در دانشگاه در مطالعه تاریخ آمریکا تخصص داشت. پس از فارغ التحصیلی از کالج، دی آلن مدت زیادی به دنبال جایگاه خود در زندگی بود. با اطمینان خودش، او حداقل 35 حرفه را قبل از 35 سالگی تغییر داده است. لیست پست هایی که او در اختیار دارد واقعاً چشمگیر و در برخی مواقع حتی عجیب و غریب است. مربی آینده به عنوان پیشخدمت، آشپز در یک رستوران، معلم کاراته، شعبده باز، تراشکار، فروشنده ویتامین و موتور سیکلت، آژانس مسافرتی، مدیر گردشگری و طراح منظره کار می کرد. در دهه 1980، او شروع به توسعه برنامه های آموزشی برای مدیران و مدیران شرکت لاکهید کرد.

امروزه D. Allen شرکت خود را رهبری می کند که در زمینه مربیگری در زمینه مدیریت مؤثر و بهره وری مشغول است. خود آلن به ندرت سمینارهای عمومی برگزار می کند. او همچنین یکی از بنیانگذاران Actioneer Inc است، شرکتی که در تولید لوازم اداری تخصص دارد.

آلن سه کتاب نوشته است - کتاب تحسین شده Getting Things Done: هنر بهره وری بدون استرس و آماده برای هر چیزی: 52 اصل بهره وری برای کار و زندگی، و همچنین ساختن همه چیز: برنده شدن در بازی کار و تجارت زندگی

تخفیف برای کاربران 4brain

خود آلن به ندرت سمینارهای عمومی را برگزار می کند، این کار توسط دانشجویان گواهی شده او انجام می شود. بنابراین، در روسیه، بلاروس و قزاقستان، شریک گواهی شده آن Everconsult است که آموزش های GTD را انجام می دهد.

Everconsult با ما تماس گرفت و به همه کاربران وب سایت ما 15 درصد تخفیف در رویدادهای خود (برای علاقه مندان) ارائه کرد. . برای دریافت تخفیف کافیست هنگام ثبت نام کد تبلیغاتی را وارد کنید.

من برخی از رازهای کارآمدی در زندگی و تجارت را فاش خواهم کرد...

یک برگه تقلب کوچک در مورد نحوه برخورد با مسائل و شروع موثر زندگی!

دیوید آلن شخصا شما را به تمرین در مسکو دعوت می کند. باید بگویم که کتاب های او بیش از 2 میلیون نسخه فروخته است!
و سیستم او واقعاً کار می کند!

زمانی که سیستم GTD را بشناسید، زندگی شما هرگز مثل قبل نخواهد بود!
یادم می آید که از اجرای دیوید آلن بسیار تحت تاثیر قرار گرفتم!

ما به هزاران چیز چنگ می زنیم، سعی می کنیم در طول راه چیزهای کوچک خانگی را فراموش نکنیم، اغلب هدف را فراموش می کنیم، اما به یاد می آوریم که مهلت های پایانی به طور اجتناب ناپذیر نزدیک می شوند.

گاهی ترس از انبوهی از کارها به معنای واقعی کلمه مغز را فلج می کند و بی تفاوتی، تعلل و افسردگی به وجود می آید. کار در چنین لحظاتی به آرامی حرکت می کند، به نظر می رسد که حتی نشانگر ماوس به سختی در مانیتور می خزد.

این وضعیت هر چه بیشتر در یک تیم کار کند، خطرناک تر می شود، به خصوص وقتی صحبت از یک تیم توسعه باشد.

ایده دعوت به کنفرانس مادیوید آلن غیرمنتظره بود، اما تصادفی نبود. شخصی، در نگاه اول، مفهوم GTD، توصیه های خوبی برای هر توسعه دهنده به صورت جداگانه و روند توسعه به طور کلی ارائه می دهد. البته، روش GTD برای فرآیند توسعه نرم افزار به اندازه چابک نیست، اما با این وجود، می تواند آن را تکمیل کند یا اولین گام برای انتقال تیم به روش توسعه چابک باشد. GTD برای یک برنامه نویس چیست؟

بیایید استفاده از اصول GTD در توسعه را به دو بخش تقسیم کنیم: شخصی، زمانی که صحبت از یک فرد می شود، و تیمی، زمانی که صحبت از یک شرکت یا گروهی از توسعه دهندگان می شود. به طور کلی، اصول یکسان است، اما اجرای آنها در یک تیم بسیار دشوارتر است، زیرا خرابکاری و مقاومت تضمین شده توسط کارمندان یا رهبر تیم وجود خواهد داشت.

هیچ مردی جزیره نیست

یکی از پایه های روش GTD، اصل انتقال وظایف از حافظه فرد به منبع خارجی است. بنابراین، مغز انسان دیگر به حفظ تمام برنامه‌ها، از بی‌اهمیت گرفته تا جهانی اهمیت نمی‌دهد و شروع به تمرکز روی کارهایی می‌کند که در حال حاضر واقعاً مهم هستند و اجرای آنها. یکی می گوید که روش GTD می تواند به طور موثر برای آزاد کردن فضای شخصی و یافتن تعادل بین کار و مثلاً سرگرمی ها یا خانواده استفاده شود. با این حال، از نظر یک توسعه دهنده عملی، GTD، قبل از هر چیز، برای حفظ تعادل بین کار و ... مورد نیاز است.

برنامه نویسان، معماران سیستم و مدیران پروژه به طور مداوم بر روی اولویت ها، وظایف یا پروژه های متعدد کار می کنند. اغلب شرایط، حفظ یک کار را حذف می کند، بنابراین باید بتوانید به سرعت سازماندهی مجدد کنید. چنین پرتابی از پروژه ای به پروژه دیگر اغلب استرس ایجاد می کند، اما استرس ناشی از یک شغل مورد علاقه نیست، بلکه استرس به عنوان یک پدیده فیزیولوژیکی و احساسی است. هرچه سطح اضطراب بالاتر باشد، مقابله با وظایف دشوارتر است. اینجا جایی است که GTD وارد می شود.

تنظیم فیلترها در لیست کارها

اول از همه، باید با انتخاب یکی از وظایف اصلی، محدودیت هایی را تعیین کنید. با رها کردن چیز اصلی، زمان و انرژی را آزاد می کنید و با تلاش بسیار کمتری نسبت به زمانی که همه چیزهای کوچک را در ذهن خود نگه می دارید، شتابی برای عمل ایجاد می کنید. یک روال وجود دارد، پروژه های مهمی وجود دارد، برنامه هایی برای آینده وجود دارد. در عین حال، در همه این دسته بندی ها یک چیز مهم وجود دارد. برای انتخاب آن، باید چندین مرحله را انجام دهید:

• وظایف شروع شده اما تکمیل نشده را انتخاب کنید.


• مواردی را انتخاب کنید که بیشترین نگرانی را ایجاد می کند.


• کارهایی را انتخاب کنید که نمی‌خواهید انجام دهید و دائماً به تعویق می‌افتند.


• امور روزمره، از جمله امور خانگی را انتخاب کنید.

به عنوان یک قاعده، اصلی در سه گروه اول است. بر این اساس، اولویت باید به مشاغل نگران کننده و ناتمام داده شود - بیهوده نیست که ترجمه دقیق Getting Things Done "به انجام رساندن کارها" است.

ما ارتباطات را ساده می کنیم

فرقی نمی کند که یک فریلنسر یا برنامه نویس از راه دور کار کند یا در یک تیم، او دائماً در زمینه ارتباط است: تماس های مشتریان، سؤالات مدیریت، درخواست های کاربران و همکاران، پیام های اطلاعاتی از فروشندگان SDK و غیره. ارتباطات را نمی توان ناچیز خواند، اما آنها باید بتوانند به درستی با آنها برخورد کنند.

• چک کردن ایمیل خود را هر 5 دقیقه متوقف کنید - هشدارهای پاپ آپ را تنظیم کنید که بتوانید از گوشه چشم به آنها نگاه کنید. نامه را در پوشه ها قرار دهید و همانطور که در یک لحظه خاص به روز می شود بخوانید.


• همه ارتباطات را بر اساس زمینه تقسیم کنید: اسکایپ، تماس های تلفن همراه، تلفن ثابت، ارتباط از طریق پست و غیره. زمان مشخصی را برای ارتباط در هر کانال اختصاص دهید.


• چت های کاری و شخصی را بررسی کنید. شاید اگر کارمند جدید شما بی وقفه برای شما نامه می نویسد یا یک همکار قدیمی همان سؤالات کاری را می پرسد، باید از آنها بخواهید سؤالاتی را آماده کنند، برای برقراری ارتباط و روشن کردن همه نکات دشوار وقت بگذارید.


• مراقب مرورگر وب خود باشید توسعه دهندگان اغلب به موضوعات تخصصی در انجمن ها یا سایت های تخصصی نگاه می کنند. در آنجا منتظر موضوعات و بحث های جالبی هستند که هیچ ربطی به وظیفه فعلی ندارند. بهتر است خواندن یک موضوع واقعاً جالب را با استفاده از نشانک های مرورگر یا ابزارهای ویژه برای ذخیره پیوندها به تعویق بیندازید (مثلاً افزونه Pocket که می تواند به عنوان یک برنامه روی دستگاه تلفن همراه نیز نصب شود و نشانک ها را همگام سازی کند).


• یک دفترچه یادداشت و / یا برنامه ای دریافت کنید که در آن تمام وظایف را با برچسب های فوریت و اهمیت یادداشت کنید. GTD برای مدیریت پرونده مفاهیم زمان، زمینه (مکان)، عمل را معرفی می کند. برای اولویت بندی درست وظایف، یک فیلتر ساده مانند اکسل را تصور کنید. به هر کار یک پارامتر زمان (براساس ساعت یا ساعت روز)، مکان (خانه، محل کار، خیابان، باشگاه ورزشی، فروشگاه و غیره) اختصاص دهید. و سپس وظایف را به این صورت تقسیم کنید: "نظرات را در مورد TK - کار - ساعت 14:00 درخواست کنید" یا "با لاستیک فروشی - خیابان - عصر تماس بگیرید." برنامه های بسیاری برای چنین رکوردهایی وجود دارد: از برنامه زمان بندی وظایف در ویندوز، که می توانید برای اهداف خود از آن استفاده کنید، تا Evernote، Rainlendar و یادآوری هایی که با دقت نوشته شده در تلفن هوشمند خود.

اطمینان از داشتن چنین لیستی تضمین شده است که سطح اضطراب را کاهش می دهد و به شما کمک می کند تا روی حل هر یک از کارها تمرکز کنید.

مشکل جهانی تری وجود دارد که توسعه دهندگان هر نوع شغلی را نیز تحت تأثیر قرار می دهد. امروزه تقریباً هر هفته ابزارها، راهنماها، ابزارهای کمکی جدیدی برای توسعه دهندگان منتشر می شود، هر از چند گاهی پیام هایی در مورد نسخه های جدید چارچوب ها، کتابخانه های جدید و حتی زبان های برنامه نویسی جدید منتشر می شود. همه این اطلاعات برای حرفه ای ها بسیار جالب است و حتی گاهی اوقات شما را مجذوب خود می کند و باعث می شود چیز جدیدی را امتحان کنید (یک برنامه موبایل ساده ایجاد کنید، در Brainfuck بنویسید "Hello, world!" یا یک پروژه منبع باز جدید بسازید). تنها یک راه وجود دارد: تقسیم منافع بر اساس اهمیت آنها در رابطه با پروژه های جاری، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت. تمرکز بر یک کار باعث افزایش بهره وری شخصی، آزاد کردن زمان و شروع یادگیری اطلاعات جدید می شود.

5 مرحله بهینه سازی

روش GTD پنج مرحله کار بر روی لیست کارهای انجام شده را متمایز می کند.

مجموعه اطلاعات.شما باید تمام وظایف را جمع آوری کنید - فقط تمام امور روزمره، ناتمام و جهانی خود را بردارید و با یک خودکار یا در یک فایل متنی یادداشت کنید. در عین حال، مهم است که به یاد داشته باشید که به عنوان مثال، در پشت کار "نوشتن گزارش در گزارش سریع برای Snegovik LLC" چندین کار فرعی مهم و ضروری وجود دارد: جمع آوری الزامات از مشتری، تهیه و تایید TOR ، درخواست آرایه ای از داده ها برای آزمایش گزارش و غیره ... لازم است کاملاً همه کارها را یادداشت کنید - کمی بعد آنها را گروه بندی خواهید کرد.
نه تنها به پروژه هایی که در حافظه هستند، بلکه به پروژه هایی که در رایانه هستند نیز توجه کنید - اغلب هرج و مرج کمتر از افکار وجود ندارد. ارزش تقسیم فایل ها به پوشه های مربوط به هر پروژه را دارد و اسناد شخصی را از موارد کار جدا می کند.

فرآیند پردازشاطلاعات فرآیند طبق طرح پیشنهادی GTD: اگر چیزی در حال اجرا است، باید کار را تا انتها ادامه دهید، اگر می توانید آن را در کمتر از دو دقیقه انجام دهید، بلافاصله آن را انجام دهید.

الگوریتم پردازش کلاسیک GTD

از نقطه نظر کار بر روی یک پروژه کلیدی برای شما، مهم است که چندین تفاوت ظریف را در نظر بگیرید.

• کارهای غیر فوری مانند مطالعه مطالب غیر اصلی که ربطی به کار فعلی ندارند را به تعویق بیندازید.


• در صورت امکان، وظایف را به عنوان مثال به همکاران یا فریلنسرها محول کنید. اگر یک کدنویس سریع و کارآمد هستید اما در ساخت وب‌سایت، تبلیغات یا طراحی خیلی خوب نیستید، با متخصصان تماس بگیرید. حتی اگر پروژه خود شما باشد، سرمایه گذاری روی کار با کیفیت شخص دیگری به سرعت نتیجه خواهد داد.


• "نه" گفتن را یاد بگیرید. این شاید یکی از سخت‌ترین مهارت‌ها باشد: همیشه ده‌ها دوست وجود خواهند داشت که ویندوز را خراب کرده‌اند، یک اشکال در کد رخنه کرده است، به سیستم‌افزار اندروید نیاز دارد و درخواست برای جیلبریک آیفون می‌کند. این کارهای کوچک زمان زیادی را می گیرد. اگر نمی‌خواهید رابطه را خراب کنید، چند کتابچه راهنمای موجود در وب را پیدا کنید و پیوندهایی را برای کسانی که رنج می‌برند ارسال کنید.

سازمان فهرستپس از گذراندن دو مرحله اول و سخت ترین مرحله، لازم است کار با وظایف سازماندهی شود. در اینجا می توانید از یک قانون ساده استفاده کنید: زمان را به هفته ها تقسیم کنید، در پایان هفته لیست را مرور کنید و یک لیست جدید ایجاد کنید. همه وظایف باید بر اساس ضرب الاجل و اولویت تقسیم شوند. برای مدیریت وظایف، می توانید از هر یک از برنامه هایی که دوست دارید استفاده کنید: اینها OneNote و Evernote موبایل، و Asana، و Redmine، و Google Calendar و غیره هستند.

در این مرحله، نکته اصلی توجه زیاد به کار با پروژه های جاری یا چند پروژه است. برای این کار می توانید از نقشه های انجمنی (مایند مپ) استفاده کنید که تمام مراحل کار را در قالب یک ساختار-نقشه بصری منعکس می کند و مطابق با آن پروژه را به جلو خواهید برد. برای ایجاد نقشه ذهنی، اپلیکیشن های پولی و رایگان زیادی با ویژگی های جالب وجود دارد. ما راحت، رایگان و روسی شده را دوست داریم ، که در آن یک نمای تقریبی از یک نقشه ناتمام ایجاد کردیم که ادعای درستی ندارد:

قسمت 1

قسمت 2

شما نباید وظایف را به ساده و پیچیده تقسیم کنید، باید همه چیز را به ترتیب انجام دهید، سپس زمان به طور منطقی توزیع می شود.

بازنگری انجام شد.در این مرحله باید به کارهای انجام شده توجه کرد، دلایل شکست را تحلیل کرد، برای مرحله بعد (مثلا یک هفته) برنامه ریزی کرد.

عمل واقعیوظایف باید بر اساس منابع موجود انجام شود: نیروها، زمان، مکان اجرا و همچنین اولویت تعیین شده. اگر منبعی ندارید که بعداً برای حل سریع مشکل ظاهر شود، سعی کنید کار را به لحظه ظاهر شدن ابزار برای اجرای بهتر آن منتقل کنید. به عنوان مثال، اگر در حال نهایی کردن یک برنامه دسکتاپ هستید و برای ایجاد برخی تغییرات به یک SDK به روز شده نیاز دارید که هنوز توسط شرکت شما خریداری نشده است، اما برنامه ریزی شده است که در آینده نزدیک خریداری شود، تغییراتی را که می توان در نسخه فعلی انجام داد، انجام دهید. و وظیفه تغییرات باقیمانده را به پوشه یا فایلی با وظایفی برای آینده اضافه کنید. البته، جستجوی راه‌هایی برای حل مشکل با ابزارهای موجود، شما را به عنوان یک حرفه‌ای نشان می‌دهد، اما نیاز به سرمایه‌گذاری بزرگ و نه همیشه موجه از زمان و تلاش شما دارد.

در اینجا نکاتی در مورد نحوه استفاده از اصول GTD وجود دارد که در یک تیم توسعه دهنده هستید یا به تنهایی کار می کنید.

• پروژه خود را در ابتدا برنامه ریزی کنید، نه در طول کار، آن را به وظایف فرعی قابل مدیریت تقسیم کنید.


• مراحل تکی کار روی پروژه را برجسته کنید و برای اهمیت و فوریت کار برچسب‌هایی بنویسید.


• هر کار را بدون اینکه برای بعد بگذارید به پایان برسانید. حتی اگر فقط راه طولانی برای حل یک مشکل می دانید، آن را حل کنید. در روند بازسازی بیشتر، می توان از شر یک راه حل غیربهینه خلاص شد.


• به منظور تجدید نظر در آنچه انجام شده و تغییر برنامه ها، به طور دوره ای لیست وظایف را مرور کنید.


• در یک نقطه از زمان، روی یک کار تمرکز کنید - به این ترتیب در زمان و تلاش شما صرفه جویی می شود.


• برای هر مرحله زمانی را در نظر بگیرید و حداکثر توجه را به آن داشته باشید: جمع آوری نیازمندی ها، توسعه، تست واحد و غیره.

GTD را نمی توان در یک روز پیاده سازی کرد - ابتدا برخی از عناصر فردی ظاهر می شوند، سپس قوانین شکل می گیرند، در نهایت، یک عادت و یک نتیجه ملموس ظاهر می شود. نکته اصلی این است که متوقف نشوید. به هر حال، بد نیست اگر بتوانید برخی از مهارت های خود در GTD را به تیمی که با آن کار می کنید منتقل کنید - این می تواند به طور قابل توجهی کار در شرکت را بهینه کند.

امنیت در گروه است

علیرغم این واقعیت که GTD، به عنوان یک قاعده، یک فرد را هدف قرار می دهد، برای یک تیم نیز قابل استفاده است، که در آن مهم است که بتوان چشم انداز پروژه، اهداف، تعیین پروژه ها و توزیع مناطق مسئولیت را تعیین کرد. علاوه بر این، بسیاری از سازمان ها در حال حاضر وجود دارند و احتمالاً از موجودیت نزدیک به منطق GTD - نمودار گانت - با موفقیت استفاده می کنند. نمودار گانت نیاز پروژه به منابع، وظایف و وظایف فرعی، زمان تقریبی تکمیل هر کار، تاریخ شروع و پایان کار بر روی کار، مراحل پروژه را که فقط پس از پایان کار می تواند شروع شود را به دقت نشان می دهد. مرحله قبل و آزادسازی منابع مورد نیاز.

با این حال، اغلب تمام تلاش ها برای ترسیم نمودار منابع و اشتغال بیهوده است. ارتباط GTD با توسعه نرم افزار، رابرت پیک، مبشر GTD و مدیر ارشد فناوری شرکت مشاوره دیوید آلن، که پروژه های فنی را رهبری کرده و موضوع را درک می کند و همچنین مدیر عامل، در نمودار گانت نوشته بسیار خوبی داشته است:

"من دیده ام که زمان، انرژی و پول زیادی صرف نمودارهای پیچیده گانت می شود که در اولین ضربه زدن به یک مدیر اجرایی از بین می روند. هر شرکتی که به کدهای اولویت ABC و افسار محکم برنامه نویسان برای ماندن در خط مقدم توسعه نرم افزار تکیه کند، با ناامیدی تلخ مواجه می شود.

همچنین ماهیت مفهوم را آشکار می کند. واقعیت این است که هدف آن نه آنقدر برنامه ریزی است که توانایی بازگشت به نقطه شکست است. بیایید با جزئیات بیشتر توضیح دهیم. در زندگی هر فرد و هر تیمی، لحظاتی پیش می آید که از اهداف مورد نظر خود منحرف می شوند و همه فعالیت ها در هرج و مرج فرو می روند. این می تواند هم به دلایل خارجی و هم به دلایل مربوط به تأثیرات داخلی فردی اتفاق بیفتد: تغییر موقت در روند توسعه پروژه، ظهور یک سرمایه گذار جدید با چشم انداز جدید، استراحت برای کار اضافه کاری (به عنوان مثال، آمادگی برای یک نمایشگاه). وظیفه GTD در یک تیم این است که به راحتی به نقطه ای که لازم بود از برنامه کاری منحرف شود و مانند قبل به فعالیت خود ادامه دهد، بازگردد.

بخش جارو ذهنی GTD به اندازه‌ای ساده است که دیوید (آلن) اغلب از آن به عنوان نوعی تخلیه حافظه برای «رم ذهنی» یاد می‌کند. مثل این است که شما به طور دوره ای با مغز خود چک می کنید تا ببینید چه چیزی توجه شما را به خود جلب کرده است، آن را بیرون بکشید و به آن نگاه کنید. مثل این است که شما فهرستی از فرصت‌ها (پروژه‌ها و مراحل بعدی) را که به عنوان شبکه ایمنی شما عمل می‌کنند، گرد هم می‌آورید تا مطمئن شوید که هر کاری که انجام می‌دهید به درستی انجام می‌شود و با قانون دو دقیقه ترکیب می‌شود (اگر می‌توانید کاری را در کمتر از زمان قبلی انجام دهید. 2 دقیقه، آن را انجام دهید - تقریباً برای هر.

چهار فعالیت اصلی در تیم توسعه وجود دارد که خود به عنوان عناصر تیم GTD عمل می کنند.

1. تست رگرسیون - بخش های از قبل ثابت شده کد منبع و همچنین عملکرد عملکرد مرتبط با کد تغییر یافته آزمایش می شوند. به عنوان بخشی از برنامه نویسی افراطی، GTD را از نظر تکرارپذیری، تجدید نظر و عدم ابهام عمل نشان می دهد.


2. کار با اسناد - ایجاد و آزمایش اسناد به شما امکان می دهد فقط دانش و وظایف مهم را به کاغذ منتقل کنید. نه کاربران، نه آزمایش کنندگان و نه توسعه دهندگان نیازی به در نظر گرفتن آنها ندارند - در صورت لزوم، می توانید به اسناد مراجعه کنید و یک نکته نامشخص را روشن کنید یا پاسخی برای یک سوال در مورد عملکرد برنامه بیابید.


3. بازآفرینی کد فرآیند بهبود کد بدون تغییر عملکرد است. طرفداران برنامه نویسی افراطی برای بهبود عملکرد برنامه، درک آن و خوانایی کد، بازسازی دوره ای را انجام می دهند. شرکت‌ها و تیم‌هایی وجود دارند که از اصلاح مجدد اجتناب می‌کنند. در بیشتر موارد، این به دلیل ترس از این است که تغییرات در کد منجر به از کار افتادن سیستم شود. به عنوان یک قاعده، این رویکرد منجر به استحکام و منسوخ شدن برنامه می شود.


4. ایده پردازی. فرآیندی که به یک شکل در هر تیمی اتفاق می افتد. این فقط مجموعه ای از اطلاعات و ایده هاست. نقشه های ذهنی انجمنی نیز می تواند در طول و بعد از طوفان فکری ایجاد شود.

در بیشتر موارد، یک برنامه نویس در محل کار، کارهای بسیار بیشتری از نوشتن کد انجام می دهد. علاوه بر این، هرچه تجربه و صلاحیت بیشتری داشته باشد، وظایف ناهمگون بیشتری به او محول می شود. در برخی مواقع، زمانی که وظایف و تعهدات باری بر کارمند وارد می کند و بهره وری او را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد، بحران رخ می دهد. بدیهی است که می توان و باید با آن مبارزه کرد و نه با روش های دستوری و اقدامات سرکوبگرانه، بلکه با کمک GTD که هدف آن تغییر تکاملی در رویکرد کار است. بررسی‌های متعددی از کسانی که این روش را امتحان کرده‌اند، حکایت از مشکلات مهم در آغاز و موفقیت کمتر قابل توجه در پایان فرآیند دارد. از این گذشته ، آنها می گویند 21 روز طول می کشد تا یک عادت شکل بگیرد. چرا تلاش نمی کنید؟

P.S.: می توانید سخنرانی آنلاین نویسنده روش GTD دیوید آلن را به صورت رایگان گوش دهید و در طول کنفرانس از او سوالاتی بپرسید.17 نوامبر (سه شنبه) ساعت 19:15 به وقت مسکو. او در مورد رویکرد GTD برای مقابله با اضافه بار اطلاعات صحبت خواهد کرد و آخرین تحقیقات در مورد بهره وری انسانی را به اشتراک خواهد گذاشت.

طبق آخرین اسکن بهره وری توسط Life Architect، استفاده از روش GTD می تواند بهره وری و کارایی شخصی را حداقل تا 20 درصد افزایش دهد.

GTD® هم برای استفاده شخصی و هم برای سازمان هایی که در صنایع مختلف فعالیت می کنند موثر است. این با موفقیت توسط مدیریت ارشد و کارمندان جدید شرکت هایی که در لیست TOP-50 Fortune قرار دارند استفاده می شود.

هر سال کتاب «چگونه کارها را انجام دهیم» نوشته دیوید آلن را دوباره می خوانم و هر بار چیز جدیدی پیدا می کنم. چیزی که قبلاً به آن توجه نکرده بودم. برای من، این کتاب اصلی GTD است. رساله ای در مورد کارایی شخصی!

این به این معنی نیست که دفعه قبل با دقت مطالعه نکردم. همانطور که پیشرفت می کنیم، به سطوح جدیدی صعود می کنیم و از این سطوح، دیدگاه کاملاً متفاوتی باز می شود.

این یک واقعیت نیست که سال آینده، پس از مطالعه مجدد همان کتاب، چیز دیگری پیدا نخواهم کرد…

1. با آگاهی شما در روند خواندن چه چیزی فهمیدم یا چه نتیجه ای برای خودم گرفتم.
2. چه چیز جدیدی در سیستم برنامه ریزی خود در MyLifeOrganized پیاده سازی کرده ام.

دریافتی که پس از مطالعه مجدد کتاب "چگونه کارها را مرتب کنیم" به دست آمد.

GTD یک عادت است!

حتی اگر بار اول کتاب را بخوانید و همه چیز را فهمیده باشید، اجرای اصول انجام کارها در سطح ناخودآگاه به زمان بسیار بیشتری نیاز دارد.

هیچ راه دیگری کوتاهتر از تمرین روزانه وجود ندارد.

حتی اگر آموزش را پاس کنید، فقط می توانید دریافت کنید

1. دانش
2. مهارت ها
3. موارد

و یک یا دو هفته دیگر خواهید داشت

• سیستمی که فقط برای شما با در نظر گرفتن ارزش ها و اولویت های شما ایجاد شده است
• تمام وظایف فعلی جدا شده و ساختار یافته است
• موارد و قالب های آماده برای کار تولیدی در MLO
• پاسخ به تمام سوالات شما در مورد MyLifeOrganized، برنامه ریزی، نظم دادن به کارها، به حداکثر رساندن بهره وری

برای من بنویسید که بزرگترین مشکل شما در برنامه ریزی و ساختاربندی چیست تا بهترین راه برون رفت از این وضعیت را به شما بگویم!

GTD (Getting Things Done) یک سیستم بهره وری و کتابی با همین نام توسط مربی کسب و کار دیوید آلن است. هدف اصلی این است که برای انجام کارهای ضروری وقت داشته باشید، اما زمان بیشتری را صرف کارهایی کنید که به شما لذت می‌دهد.

اغلب، انجام کارها به روسی به عنوان "به ترتیب کارها" ترجمه می شود، اگرچه "به پایان رساندن کارها" دقیق تر است. موافقم، مهم‌تر این است که وظایف را در فهرست‌ها قرار ندهیم، بلکه آنها را کامل کنیم. فقط برای این کار باید فهرست‌هایی تهیه کنید، اولویت‌ها را تعیین کنید و برنامه‌ای تهیه کنید.

و چرا نیاز است؟

با کار بر روی اصول GTD، مدیریت امور برای شما راحت تر خواهد بود. به هر حال، مزیت اصلی این تکنیک این است که اطلاعات مربوط به تمام وظایف شما در یک مکان متمرکز می شود تا بتوانید بدون تردید از چیزی به چیز دیگر منتقل شوید.

تفاوت بین GTD و لیست وظایف چیست؟

در فهرست، ما معمولاً فقط مهمترین چیزها را اصلاح می کنیم و کارهای کم اهمیت و جزئی را یادداشت نمی کنیم. و بیهوده آنها در سر شما می چرخند، حواس خود را از کار پرت می کنند و کارایی شما کاهش می یابد. یکی از اصول اصلی GTD این است که کاملاً همه چیز را ضبط کنید. بنابراین می توانید مغز خود را تخلیه کنید و از تمام منابع آن برای کار استفاده کنید.

آیا این سیستم برای من مناسب است؟

GTD برای افراد با مشاغل مختلف، سن و موقعیت اجتماعی مرتبط است. دیوید آلن، که اصول این سیستم را فرموله کرد، دوره هایی را برای فضانوردان ISS، نوازندگان راک و رهبران شرکت های بزرگ برگزار کرد.

مانند دیوید آلن در مصاحبه با Lifehacker، این سیستم می تواند هم برای یک نوجوان و هم برای مدیر عامل یک شرکت بزرگ به همان اندازه موثر یا بی فایده باشد. شما باید ذهنیت خاصی داشته باشید، مانند شرکت در سیستم سازی و برنامه ریزی.

خوب، پس دقیقاً چه کاری باید انجام شود؟

هیچ قانون سختگیرانه ای در سیستم GTD وجود ندارد. اما اصول اولیه کار وجود دارد:

1. اطلاعات جمع آوری کنید و همه چیز را ثبت کنید.وظایف، ایده ها، کارهای تکراری را در یک دفترچه یادداشت یا برنامه یادداشت کنید. در عین حال، لیست باید همیشه در دسترس شما باشد تا نتوانید بگویید: "این را بعداً اضافه خواهم کرد." اگر در حال حاضر آن را انجام نمی‌دهید، حتی کوچک‌ترین و بی‌اهمیت‌ترین کار باید یادداشت شود.
2. توضیحات را بنویسیدنباید کارهایی مانند "آماده شدن برای تعطیلات" وجود داشته باشد. موارد بزرگ را به اقدامات خاص و امکان پذیر تقسیم کنید (این اسناد را به مرکز ویزا ارسال کنید، یک حوله و عینک آفتابی بخرید، نقشه ها را در تلفن خود دانلود کنید). با فهرست کارهای معمولی، زمان بیشتری را صرف رونویسی می کنیم تا انجام آن. و بله، اگر می توانید تفویض اختیار کنید.
3. اولویت های خود را تعیین کنیدبرای هر مورد در لیست، تاریخ و بازه زمانی خاصی را وارد کنید. در صورت لزوم یادآوری اضافه کنید. در واقع، این کار هم با لیست و هم با تقویم است. در این مرحله باید اطمینان داشته باشید که قطعا چیزی را فراموش نخواهید کرد.
4. به روز رسانی لیست هالیست کارها به سرعت منسوخ می شوند: چیزی ارتباط خود را از دست می دهد، چیزی به آینده منتقل می شود. سیستم باید برای شما کار کند. بنابراین مطمئن شوید که همیشه لیستی از اقدامات خاص دارید تا بتوانید بدون معطلی به کار خود برسید.
5. اقدام به.وقتی همه چیز سازماندهی شد، می توانید شروع به اجرای برنامه خود کنید. یک مورد از دسته مناسب انتخاب کنید، ببینید چه اقدامات خاصی از شما خواسته می شود و کار کنید. بنابراین می توانید پروژه های بزرگ را تحقق بخشید.

آیا لازم است همه چیز را در یک لیست قرار دهید؟

نه، بهتر است چندتایی درست کنید، اما آنها را در یک جا نگه دارید. به عنوان مثال، لیست های متعددی را برای هر پروژه کاری، لیست کارهای خانگی، لیست های مطالعاتی، لیست ایده ها و پروژه های احتمالی در آینده نگه دارید - تا زمانی که تخیل شما کافی باشد.

آیا ابزار خاصی وجود دارد؟

از برنامه‌ها و سرویس‌های وب، Wunderlist، Trello، Any.do، MyLifeOrganized، هر دفترچه یادداشت یا یک فایل معمولی در Google Docs انجام می‌دهند. اگر به یادداشت برداری روی کاغذ عادت دارید، می توانید از آن استفاده کنید.

طرفداران فایل سیستم وجود دارد. یک پوشه مشترک روی دسکتاپ ایجاد می شود، حاوی چندین مورد موضوعی است و هر کدام شامل لیست های مربوطه و مواد لازم است.

به طور کلی، آنچه برای شما مناسب است را انتخاب کنید.

نیاز اصلی: ابزار باید همیشه در نوک انگشتان شما باشد تا بتوانید کار را از سر خود به کاغذ یا به برنامه منتقل کنید. به عنوان مثال، زمانی که رئیستان به سراغ شما می آید و کار جدیدی را به شما محول می کند، در حالی که شما روی کار دیگری کار می کنید.

چگونه از GTD ارزش بیشتری دریافت کنیم؟

هر سیستم بهره وری اگر کورکورانه اعمال شود کار نخواهد کرد. برای استفاده حداکثری از آن، آن را برای خود شخصی سازی کنید، و سپس همه چیز درست می شود.

و بله، هیچ سیستمی نمی‌تواند همه کارها را برای شما انجام دهد، بنابراین زیاد در تهیه فهرست غافل نشوید، به یاد داشته باشید که عمل کنید. GTD ابزاری است که به شما کمک می کند تا از شر استرس خلاص شوید و هرگز چیزی را فراموش نکنید. اما نحوه مدیریت زمان به شما بستگی دارد.