معرفی

نتیجه

معرفی

مشکل استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی در حوزه مدیریت به شدت چندوجهی است و تنها به قابلیت های فناوری محدود نمی شود. جنبه های امنیت اطلاعات و حفاظت از اطلاعات، تایید صحت اسناد الکترونیکی توجه زیادی را به خود جلب می کند. در عین حال، مجموعه نسبتاً بزرگی از مسائل سازمانی و روش شناختی مربوط به جنبه اطلاعاتی و اسنادی وجود دارد. سطح به‌دست‌آمده استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی جدید در کار اداری به ما امکان می‌دهد تا نه تنها مفروضات فرضی در مورد "دفتر الکترونیکی آینده" بسازیم، بلکه راه‌های واقعی انتقال از جریان اسناد سنتی به خودکار و الکترونیکی را نیز شناسایی کنیم.

ارتباط موضوع با این واقعیت توضیح داده می شود که در حال حاضر موضوعات استفاده از اسناد الکترونیکی و انتقال به جریان اسناد الکترونیکی بسیار مهم شده است. در اطراف آنها اختلافات زیادی وجود دارد.

با توجه به توسعه ناکافی موضوع، هنگام نگارش این مقاله از منابع گسترده ای استفاده شد که می توان آنها را به دو دسته تقسیم کرد. آنها باید شامل انتشارات حاوی چارچوب مقررات ملی در زمینه مدیریت اسناد، بایگانی، کارهای اداری و استانداردسازی باشند.

.سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت.

1.قانون فدرال "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" مورخ 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ. این قانون شرایط استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی، مشخصات استفاده از آن را تعریف می کند.

هنگام نوشتن یک مقاله ترم، آثار متخصصان در زمینه مدیریت اسناد مورد مطالعه قرار گرفت: M.V. Larina، N.S. Larkova، M.P. Bobyleva، N.A. Khramtsovskaya. و دیگران.

علاوه بر این، مجلات متعددی نیز در مجلات "Office Work" و "Secretarial Business" مورد استفاده قرار گرفت.

هدف از این کار درسی بررسی ویژگی های یک سند الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی است.

برای رسیدن به این هدف، حل وظایف زیر ضروری است:

1)تعریف بهینه اصطلاح "سند الکترونیکی" را برجسته کنید.

2)مقایسه مدیریت اسناد الکترونیکی با سنتی

)مشکلات اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی را در نظر بگیرید.

ساختار کار دوره مطابق با وظایف است و از فصل های زیر تشکیل شده است:

مفهوم یک سند الکترونیکی، ویژگی های آن؛

مفهوم مدیریت اسناد الکترونیکی، مزایای آن نسبت به سنتی؛

مشکلات اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی.

مفهوم سند الکترونیکی، ویژگی های آن

در یک جامعه مدرن که تحت سلطه فناوری رایانه و فناوری اطلاعات است، اسناد الکترونیکی از اهمیت زیادی برخوردار است.

کار با اسناد الکترونیکی بسیار ساده تر است: هیچ کاغذبازی وجود ندارد، جستجوی اسناد به لطف استفاده از پایگاه داده الکترونیکی بسیار ساده شده است.

علاوه بر این، به نظر من یک سند الکترونیکی مزیت قابل توجهی نسبت به یک سند کاغذی دارد - توانایی ایجاد تغییرات در متن سند بدون اتلاف غیر ضروری کاغذ. اما در گذشته کار با مدارک به دلیل نیاز به تایپ مجدد دستی کل سند حتی با ارائه کوچکترین تغییرات نیازمند زمان و هزینه های کارگری زیاد بود.

اما برای درک اینکه یک سند الکترونیکی چیست، ابتدا باید مفهوم "سند" را تعریف کنید.

متأسفانه، تا به امروز، با وجود تعدادی از تعاریف مندرج در قوانین قانونی و GOST ها، هیچ اتفاق نظری بین متخصصان در زمینه مدیریت سوابق، علوم بایگانی و علم کتابداری در درک اصطلاح "سند" وجود ندارد.

مدیریت سوابق یک سند را به عنوان ابزار مدیریت یا ذخیره سازی آرشیوی در نظر می گیرد. مطالعات آرشیوی و مطالعات منبع، یک سند را حامل اطلاعات گذشته یا حال می دانند.

فرآیند توسعه نوری تعریف کوچکی از مفهوم سندی که نیازهای فعالیت عملی را برآورده می کند در داخل کشور منعکس می شود استانداردهای دولتی اصطلاحات و تعاریف.

در اولین استاندارد دولتی، این نوع سند به عنوان «وسیله ای برای دلبستگی به طرق مختلف به یک ماده خاص از اطلاعات در مورد حقایق، رویدادها، پدیده های واقعیت عینی و فعالیت ذهنی انسان.

پس از بازنگری در سال 1983، یک Gosstandart جدید ظاهر شد، که در آن نوشته شده بود که "سند یک شیء مادی است با اطلاعات ایمن شده توسط توسط انسان به نحوی برای انتقال آن در زمان و مکان.»

بنابراین، در نتیجه تکامل، مفهوم یک سند به تفسیر رسمی مدرن خود می رسد: "اطلاعات مستند (سند) - اطلاعات ثبت شده در یک حامل مواد با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند."

همچنین تفسیر گسترده ای از مفهوم "سند" وجود دارد: یک شیء تعامل در یک محیط اجتماعی که برای بیان رسمی روابط اجتماعی بین سایر اشیاء این محیط در نظر گرفته شده است.

اما در استاندارد ملی فدراسیون روسیه، تفسیر دیگری از مفهوم "سند" ظاهر می شود: اطلاعات قابل شناسایی ثبت شده در یک رسانه ملموس، ایجاد، دریافت و ذخیره شده توسط یک سازمان یا یک فرد به عنوان مدرک در هنگام تأیید تعهدات قانونی یا فعالیت های تجاری. علاوه بر این، از اصطلاح "رکورد" برای مفهوم "سند" استفاده می شود که در ترجمه به معنای "ثبت" است.

با مقایسه و درک مفاهیم مختلف موجود در ادبیات علمی و آموزشی، می‌توان به تعریف زیر از مفهوم سند که نزدیک‌ترین هدف و مقاصد علم سند را برآورده می‌کند، پرداخت: سند اطلاعاتی است که بر روی یک رسانه مادی در یک علامت ثابت فرم cos توسط یک فرد معین به طریقی برای انتقال آن در مکان و زمان.

با توجه به مطالب فوق می توان نتیجه گرفت که یک سند هم اطلاعاتی است و هم یک رسانه مادی. علاوه بر این، این دو جزء جزء لاینفک سند هستند.

اما برخلاف سند کاغذی، برای سند الکترونیکی، رسانه محسوس نقش تعیین کننده ای ندارد. یک سند الکترونیکی در کل چرخه عمر خود می تواند از یک رسانه به رسانه دیگر منتقل شود یا به طور کلی در حافظه کامپیوتر ذخیره شود.

اما سند الکترونیکی دقیقا چیست؟

شکل گیری مفهوم "سند الکترونیکی" در قوانین قانونی و نظارتی-روش شناختی فدراسیون روسیه به تدریج صورت گرفت.

به گفته کارشناسان حقوقی روسی، اولین تلاش ها برای ایجاد یک مبنای قانونی برای اسناد الکترونیکی در کشور ما از اواسط دهه 70 انجام شده است، زمانی که تعدادی از قوانین دپارتمان در مورد الزامات اسناد ماشینی درون صنعت به تصویب رسید.

در سال 1981، "دستورالعمل های موقت در سراسر صنعت برای اجرای قانونی اسناد تولید شده توسط کامپیوتر" تصویب شد. در این قانون آمده است که «... از سند روی یک رسانه ماشینی بدون تبدیل به شکل قابل خواندن برای انسان (بصری) هنگام انتقال اطلاعات به شرکت‌ها، سازمان‌ها و مؤسسات یا برای تبادل اطلاعات بین آنها استفاده می‌شود» (بند 3). .

در سپتامبر 1986، "دستورالعمل های روش شناختی برای اجرا و استفاده از GOST 6.10.4-84" USD. اعطای قدرت قانونی به اسناد روی یک وسیله ماشینی و ماشین درجه بندی شده با استفاده از فناوری کامپیوتری. مقررات اساسی "(RD 50-613-86). در فصل 2 «الزامات اصل اسناد» بیان می‌شود که اسناد روی رسانه ماشینی شامل اسناد روی رسانه ماشین مغناطیسی (نوارها و دیسک‌های مغناطیسی، دیسک‌های فلاپی) و اسناد روی رسانه ماشین کاغذ (نوارهای پانچ، کارت‌های پانچ) می‌شوند.

در GSDOU که در سال 1991 به تصویب رسید، تعریفی از اصطلاح "سند قابل خواندن با ماشین" وجود دارد - "سندی مناسب برای خواندن خودکار اطلاعات موجود در آن، که حامل های اصلی آن عبارتند از: کارت های پانچ، نوارهای پانچ و نوارهای مغناطیسی. "

محقق M.V. لارین موفق شد حدود 40 تعریف از مفهوم "سند الکترونیکی" را شناسایی کند. به گفته این محقق، «سند الکترونیکی اطلاعات ثبت شده بر روی یک رسانه الکترونیکی است که با استفاده از فناوری های پشتیبانی شده توسط رایانه های الکترونیکی به شکلی قابل قبول برای شخص ثبت، ذخیره، ارسال و ارائه می شود و حاوی جزئیاتی است که امکان شناسایی آن را فراهم می کند. "

مطابق قانون فدرال "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی"، یک سند الکترونیکی سندی است که در آن اطلاعات به صورت دیجیتال الکترونیکی ارائه می شود.

مطابق با ویرایش 2000 قانون فدرال "در مورد اطلاعات، اطلاعات و حفاظت از اطلاعات"، یک سند الکترونیکی اطلاعاتی است که در قالب مجموعه ای از حالات عناصر فناوری محاسبات الکترونیکی (EVT)، سایر ابزارهای الکترونیکی پردازش ارائه می شود. ذخیره و انتقال اطلاعاتی که می تواند به شکلی مناسب برای ادراک بدون ابهام انسان تبدیل شود و دارای ویژگی هایی برای شناسایی سند باشد.

همچنین، سند الکترونیکی را می‌توان به شکلی از تهیه، ارسال، دریافت یا ذخیره اطلاعات با استفاده از ابزارهای فنی الکترونیکی، ضبط شده بر روی دیسک مغناطیسی، نوار مغناطیسی، دیسک لیزری و سایر حامل‌های مواد الکترونیکی تعریف کرد.

اطلاعات ثبت شده در یک حامل مواد الکترونیکی به عنوان یک سند الکترونیکی شناخته می شود اگر:

ایجاد، پردازش، ذخیره و انتقال با استفاده از وسایل فنی الکترونیکی؛

امضا شده مطابق با الزامات مقرر در قانون فعلی؛

می تواند به شکلی مناسب برای درک توسط فردی که مهارت های فنی خاصی ندارد ارائه شود.

در صورتی که در هنگام تنظیم، ذخیره سازی، انتقال آن، از روش ارائه شده توسط استانداردهای دولتی یا بین المللی یا با توافق طرفین استفاده شود که امکان شناسایی قابل اعتماد سازنده سند الکترونیکی را فراهم می کند.

مشخصات اروپایی MoReq-2 یک رکورد الکترونیکی را به عنوان یک سند رسمی که به شکل الکترونیکی وجود دارد تعریف می کند. علاوه بر این، یک سند رسمی ممکن است به شکل الکترونیکی ارائه شود زیرا در ابتدا با استفاده از نرم افزار کاربردی یا در نتیجه دیجیتالی شدن، به عنوان مثال، با اسکن ایجاد شده است.

یک سند الکترونیکی همچنین می تواند به عنوان اطلاعات ارائه شده در قالب مجموعه ای از حالات عناصر فناوری محاسبات الکترونیکی، سایر ابزارهای الکترونیکی پردازش، ذخیره و انتقال اطلاعات، که می تواند به شکلی مناسب برای ادراک بدون ابهام انسان تبدیل شود، تعریف شود. داشتن ویژگی هایی برای شناسایی سند

ویژگی های مشخصه اسناد الکترونیکی زیر را می توان متمایز کرد:

· یک سند الکترونیکی را نمی توان مستقیماً به شکل فیزیکی توسط شخص درک کرد که در آن بر روی یک رسانه ضبط شده است: فقط پس از طی کردن یک سری مراحل تجویز شده، داده ها به شکلی قابل درک برای کاربر ظاهر می شوند.

· یک سند الکترونیکی با فناوری هایی که با آن ایجاد شده است همراه است و نمی توان از آنها جدا استفاده کرد (سخت افزار، قالب برنامه، استاندارد ارائه داده). از آنجا که فناوری هایی که با کمک آنها یک سند الکترونیکی ایجاد می شود در معرض منسوخ شدن و تغییر سریع هستند، به دلیل عدم توانایی در خواندن داده ها در صورت عدم وجود تجهیزات یا نرم افزار قدیمی، خطر از دست دادن اسناد الکترونیکی وجود دارد.

· اسناد الکترونیکی ساختار فیزیکی و منطقی خاص خود را دارند. بر خلاف اسناد کاغذی که فرم و محتوا یک کل هستند، عناصر جداگانه یک سند الکترونیکی در یک پایگاه داده ذخیره می‌شوند و تنها پس از درخواست، پردازش داده‌ها و صدور آن به یک ناظر می‌تواند به یک سند سنتی تبدیل شود.

· اسناد الکترونیکی، بر خلاف اسناد کاغذی، به یک حامل اطلاعات خاص متصل نیستند. به عنوان مثال، اطلاعات روی یک هارد دیسک را می توان به راحتی تغییر داد و تقریباً بدون هیچ اثری روی رسانه، از بین برد. اسناد الکترونیکی فقط در RAM رایانه پیاده سازی شده است.

· اسناد الکترونیکی با بازتولید نامحدود اصل، کثرت اشکال و کپی از وجود اسناد متمایز می شوند، بنابراین، این امر باعث ایجاد تاری در رابطه با اسناد الکترونیکی مفاهیم "کپی"، "اصل" و "اصل" می شود. که باعث ایجاد مشکل در تأیید قدرت قانونی و اصالت یک سند الکترونیکی می شود.

· حفاظت از رسانه ها از دسترسی غیرمجاز ضروری است.

· اسناد الکترونیکی نیازمند قوانین توصیفی خاصی هستند و ایجاد اسناد همراه برای آنها حجم اسناد را افزایش می دهد.

اسناد الکترونیکی و کاغذی مزایا و معایب خاص خود را در ارتباط با رسانه دارند. بیایید آنها را با جزئیات بیشتری در نظر بگیریم.

زمان حمل و نقل اسناد

بدون شک اسناد الکترونیکی در اینجا دارای یک مزیت غیرقابل انکار است، زیرا کانال های ارتباطی الکترونیکی به شما امکان می دهد پیام ها را در چند ثانیه منتقل کنید.

کار مرجع و اطلاعاتی (جستجوی اطلاعات در صندوق اطلاعات بر اساس ویژگی های سند و محتوا)

در غیاب یک سیستم بهینه برای طبقه بندی اسناد و اطلاعات، این کار می تواند برای اسناد کاغذی کاملاً زمان بر باشد.

برای اسناد الکترونیکی، این کار به دلیل استفاده از پیوندهایی که به شما امکان می دهد نه تنها یک سند، بلکه سایر اسناد مربوط به آن را به صورت موضوعی یا با ویژگی های رسمی پیدا کنید، حداکثر ساده شده و در زمان کاهش می یابد.

الزامات مربوط به کاغذبازی

الزامات کاغذبازی با استانداردها و فرم های یکپارچه تعریف می شود. گاهی اوقات ممکن است تنوعی در طرح وجود داشته باشد که بر جزئیات تعیین کننده قدرت قانونی سند تأثیری نداشته باشد.

و الزامات اجرای اسناد الکترونیکی هنوز استاندارد نشده است. با این حال، این الزامات می تواند سختگیرانه تر از اسناد کاغذی باشد، زیرا هنگام انتقال اطلاعات از طریق کانال های ارتباطی در حضور سیستم ها و نرم افزارها و سخت افزارهای مختلف، ممکن است انتقال صورت نگیرد و یا اطلاعات برای ادراک انسان قابل دسترسی نباشد.

قدرت قانونی دادن به سند

برای اسناد کاغذی تقریباً تمام مسائل مربوط به اعطای قدرت قانونی به آنها حل شده است.

برای اسناد الکترونیکی، قانون فدرال "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" از اهمیت ویژه ای برخوردار است که شرایط قانونی استفاده از امضای دیجیتال را فراهم می کند:

مدت اعتبار گواهی کلید مربوط به این EDS؛

تایید صحت امضای دیجیتال؛

استفاده از EDS در رابطه ای که در آن اهمیت قانونی دارد.

با توجه به این شرایط، EDS معادل یک امضای دست‌نویس در یک سند کاغذی شناخته می‌شود. در عین حال اجرای این قانون مستلزم صدور آئین نامه های مربوطه، ایجاد مراکز صدور گواهینامه ویژه ای است که برای کلیدهای EDS گواهی صادر می کنند.

راحتی درک اطلاعات

این کیفیت در اسناد کاغذی بارزتر است.

از نظر درک، اسناد الکترونیکی با طومارهای قرون وسطایی قابل مقایسه هستند: برای مشاهده یک سند، پرونده آن در مقابل چشمان ما "پیمایش" می شود. به گفته محققان آمریکایی، متن از صفحه کامپیوتر (مانیتور) 25 درصد کندتر از خواندن از روی یک صفحه کاغذ درک می شود.

امکان کار با چندین سند به طور همزمان

هنگام کار با اسناد و نشریات چاپی، مقایسه اطلاعات از آنها، اغلب ویژگی ها و جزئیاتی یافت می شود که وقتی اسناد را یک به یک نگاه می کنید، درک نمی شود.

کار "چند پنجره ای" با فایل ها نیز امکان کار همزمان با چندین سند را فراهم می کند، اما در عین حال تنها بخشی از اطلاعات روی مانیتور در یک زمان قابل مشاهده است. ادراک عمدتاً منطقی است و یک دیدگاه جامع از سند همیشه مطرح نمی شود.

امکان برجسته کردن قطعه مورد نظر هنگام بررسی اسناد

چنین فرصتی توسط رسانه های کاغذی و الکترونیکی سند فراهم شده است. اما برخی از ویژگی های خاص نیز وجود دارد. بر روی یک سند کاغذی آثاری از علائم ایجاد شده با جوهر، خمیر، مداد و غیره وجود دارد. معمولا می ماند

و هنگام کار با یک سند الکترونیکی، اگر فرمت ضبط آن اجازه دهد، می توان قطعه مورد نظر را با رنگ یا فونت دیگری برجسته کرد و سپس این انتخاب را حذف کرد. در این صورت هیچ اثری روی سند نخواهد بود.

امکان کپی برداری از سند

نسخه های روی کاغذ را می توان با استفاده از چاپ مجدد و چاپ عملیاتی به دست آورد. کپی روی عکس و میکروفیلم را می توان با استفاده از عکاسی و میکروفیلم به دست آورد. یک کپی الکترونیکی از یک سند کاغذی با اسکن به دست می آید.

در مورد یک سند الکترونیکی، شدت کار و زمان لازم برای گرفتن یک کپی بسیار کمتر است. می توانید یک فایل را کپی کنید، علاوه بر این یک سند را چاپ کنید، یا اطلاعاتی را در رسانه میکروفیلم نمایش دهید و غیره. فایل سند را می توان از طریق ایمیل ارسال کرد و در سامانه اطلاعاتی قرار داد تا امکان دسترسی کارکنان به آن فراهم شود. بنابراین، برای آشنایی تعداد زیادی از کارمندان، نیازی به تهیه کپی کاغذی از سند نیست.

خستگی هنگام کار با اسناد (بدون در نظر گرفتن ماهیت و محتوای اطلاعات)

می توانید چندین ساعت با اسناد کاغذی کار کنید و وضعیت خود را تغییر دهید. در این حالت نه تنها بینایی، بلکه لمس و حتی گاهی بوییدن نیز دخیل است.

خستگی هنگام کار با کامپیوتر بیشتر از کار با اسناد کاغذی است. بار اصلی بر روی بینایی است. شما باید از کار استراحت کنید.

محل کار مجهز برای درک اطلاعات

برای درک اطلاعات روی یک سند کاغذی، فقط روشنایی قابل قبول کافی است و شرایط خاصی لازم نیست.

برای کار با اسناد الکترونیکی به یک کامپیوتر نیاز دارید و در صورت لزوم انتقال آنها به مخاطب کانال های مخابراتی است. امروزه استفاده از کامپیوترهای لپ تاپ و ارتباطات سیار بخشی از مشکلات را حل کرده است.

امنیت اطلاعات و حفاظت از اطلاعات

شما می توانید با اطمینان از عدم دسترسی فیزیکی آن (به عنوان مثال ذخیره سازی در گاوصندوق)، رفع واقعیت انتقال سند در فرم های حسابداری ویژه (انتقال در برابر رسید) و سایر اقدامات سازمانی، از یک سند کاغذی در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت کنید.

برای اسناد الکترونیکی، این مشکل با استفاده از ابزارهای تنظیم دسترسی کاربر به رایانه ها و پایگاه های داده، ابزارهای حفاظت رمزنگاری، ثبت اقدامات کاربر و غیره حل می شود. شما همچنین نیاز به حفاظت فنی، از جمله در برابر ویروس های کامپیوتری و هکرها دارید.

ایمنی اطلاعات و در دسترس بودن آن برای ادراک انسان

برای اسناد کاغذی، دوره طولانی کهنگی و فرسودگی مشخص است که به کیفیت کاغذ بستگی دارد (به عنوان مثال، دوام کاغذ "بدون اسید" در قرن ها محاسبه می شود). به همان اندازه کیفیت ابزار اعمال اطلاعات روی کاغذ (جوهر، خمیر، وسایل مورد استفاده در چاپگرهای ماتریسی، جوهر افشان و لیزری و غیره) مهم است. برای درک اطلاعات پس از مدت طولانی، هیچ دستگاه خاصی برای تبدیل آن لازم نیست، فقط دانش زبانی که متن سند به آن نوشته شده است کافی است.

در مورد سند الکترونیکی باید در نظر داشت که چرخه عمر نرم افزار و رسانه ضبط (پیری اخلاقی و فیزیکی) ممکن است کمتر از مدت زمان لازم برای نگهداری سند باشد. مشکل بازنویسی اطلاعات در رسانه دیگر و ابزار احراز هویت آن وجود دارد (در غیر این صورت سند نامعتبر می شود). گاهی پیشنهاد می شود ابزارهای فنی و نرم افزاری مناسب برای بازتولید اطلاعات حفظ شود (و بر این اساس پرسنل را برای استفاده از این ابزارها آموزش دهید) یا اسناد الکترونیکی را روی کاغذ چاپ کنید و کپی های تهیه شده را تأیید کنید. همچنین مشکلات ایمنی امضای دیجیتال و مدت اعتبار گواهی امضا وجود دارد. همچنین برای اطمینان از ایمنی و افزایش پایداری سیستم کامپیوتری می توانید از اطلاعات نسخه پشتیبان تهیه کنید.

دامنه کاربرد (خانگی) اسناد

اسناد کاغذی در همه جا استفاده می شود.

اسناد الکترونیکی توسط آن دسته از شرکت کنندگان در ارتباطات (سازمان ها و افراد) که دارای فناوری کامپیوتری مناسب هستند استفاده می شود. دامنه کاربرد اسناد الکترونیکی به طور مداوم با توسعه تجهیزات فنی، انباشت تجربه و ایجاد یک چارچوب نظارتی در حال گسترش است.

می توان نتیجه گرفت که اگرچه اسناد الکترونیکی مزایای قابل توجهی نسبت به اسناد کاغذی دارند (انتقال سریع اسناد، عدم وجود کاغذ قرمز، جستجوی سریع سند در پایگاه داده)، اما دارای اشکالات قابل توجهی نیز هستند - مشکل قوه قانونی دادن به سند و نیاز به محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز به اسناد.

مشروعیت مربوط به استفاده از اسناد کاغذی سنتی مانع بزرگی برای توسعه استفاده از اسناد الکترونیکی است.

جریان اسناد علم آرشیو اسناد الکترونیکی

مفهوم مدیریت اسناد الکترونیکی، مزایای آن نسبت به سنتی

لازم است دو مفهوم را که اغلب با هم اشتباه گرفته می شوند از هم جدا کنیم - کار اداری و گردش کار. کار اداری فعالیت ایجاد اسناد و سازماندهی کار با آنهاست. سازماندهی کار با اسناد به عنوان ایجاد شرایطی درک می شود که حرکت، جستجو و ذخیره اسناد را تضمین می کند. جریان اسناد حرکت اسناد بین نقاط پردازش آنها از لحظه دریافت یا ایجاد تا پایان اجرا یا ارسال است. بر اساس این تقسیم بندی، طبقه بندی سیستم های الکترونیکی وجود دارد. اینها سیستم های اتوماسیون اداری - SAD و سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی - SED هستند. SAD در درجه اول حسابداری اسناد الکترونیکی را ارائه می دهد. از جمله وظایف آنها ثبت اسناد ورودی، خروجی، داخلی و سازمانی و اداری، حسابداری مصوبات صادره و پاسخ های دریافتی در مورد اجرا می باشد. پایگاه های داده نه تنها جزئیات اسناد، بلکه تصویر متنی آنها را نیز ذخیره می کنند. SAD به شما امکان می دهد اجرا را کنترل کنید، داده ها را در موارد ذخیره کنید و جستجوی سریع یک سند را با یک ویژگی یا مجموعه ای از آنها ارائه دهید. EDMS بر کار با اسناد الکترونیکی، حرکت آنها در یک سازمان یا بین سازمان ها متمرکز است. نکته مهم در اینجا روند تهیه جمعی یک سند، تایید چندگانه آن، نگهداری نسخه های اسناد است. EDMS عملکردهای اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد الکترونیکی را ترکیب می کند - بنابراین، این سیستم ها همه فرآیندهای اداری را پوشش می دهند و بیشتر در سازمان های بزرگ استفاده می شوند.

برای سال‌های متمادی در روسیه، تمام جریان اسناد مبتنی بر کاغذ بود. فقط امروز به تدریج وارد فاز مختلط می شود. این نتیجه تلاش مقامات دولتی و سازمان های تجاری است. با این حال، فرآیندهای اطلاعاتی کند هستند.

زیر مدیریت اسناد الکترونیکیروشی برای سازماندهی کار با اسناد درک می شود که در آن بخش عمده ای از اسناد یک سازمان (تشکیلات) به شکل الکترونیکی استفاده می شود و به طور متمرکز در به اصطلاح بایگانی الکترونیکی، نوعی انبار اطلاعات یا ذخیره سازی داده ها ذخیره می شود.

یک تعریف بهینه تر از گردش اسناد الکترونیکی را می توان متمایز کرد: "گردش اسناد الکترونیکی مکانیزم واحدی برای کار با اسناد ارائه شده به صورت الکترونیکی با اجرای مفهوم "کار اداری بدون کاغذ" است.

جریان اسناد الکترونیکی می تواند داخلی یا خارجی باشد و این ویژگی های خاصی را بر تبادل اطلاعات تحمیل می کند. جریان اسناد الکترونیکی داخلی با تبادل اطلاعات یا جابجایی اسناد الکترونیکی در یک سازمان مشخص می شود. جریان اسناد الکترونیکی خارجی با تبادل مکاتبات بین سازمان ها مشخص می شود.

بر این اساس، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) در معنای محدود به معنای نرم افزار (برنامه رایانه ای، سیستم) است که به شما امکان می دهد کار با اسناد الکترونیکی (ایجاد، تغییر، جستجو، ذخیره سازی) و همچنین تعامل بین کارکنان را سازماندهی کنید: انتقال اسناد، صدور وظايف (دستور، دستورات) و كنترل بر آنها، ارسال اطلاعيه و غيره و جنبه هاي نظارتي. این سیستم را می توان با «سیستم گردش خون» یک شرکت مقایسه کرد.

در حال حاضر، جریان الکترونیکی اسناد بین سازمان‌ها می‌تواند تا حد زیادی جایگزین کاغذ شود، و اتوماسیون فرآیند تبادل اسناد ادای احترام به مد نیست، بلکه فرمانی از زمان سریع است، زیرا تحویل یک سند کاغذی از طریق پست یا پیک ممکن است چندین روز طول بکشد. و یک سند الکترونیکی بدون توجه به موقعیت مخاطب در عرض چند ثانیه تحویل داده می شود. ترجمه جریان کار به فرمت الکترونیکی می تواند نه تنها در زمان و تلاش، بلکه در فضا نیز صرفه جویی کند. در برخی از شرکت ها، در طول سال ها، بایگانی های کاغذی منطقه ای قابل مقایسه با حوزه های فروش را اشغال کرده اند. با این حال، آیا جریان الکترونیکی اسناد می تواند جایگزین کاغذی به طور کامل شود یا باید اسناد قانونی مهم در نسخه کاغذی با امضای دست نویس و مهر تأیید شده نگهداری شود؟

بسیاری از مردم هنوز بر این باورند که یک سند دارای اهمیت قانونی، کاغذی است که طبق قوانین خاصی تنظیم شده و با امضای دست‌نویس امضا شده و با مهر سازمانی که این سند را صادر کرده است (گواهی، گواهی، عصاره و غیره) تأیید شده است. اما قابلیت‌های فناوری در حال توسعه هستند و امروزه اسناد الکترونیکی نیز می‌توانند از نظر قانونی مهم باشند، زیرا از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) استفاده می‌کنند که آنالوگ الکترونیکی امضای دست‌نویس است. EDS یک سند الکترونیکی ضروری است که برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل طراحی شده است که در نتیجه تبدیل رمزنگاری اطلاعات با استفاده از کلید خصوصی یک امضای دیجیتال الکترونیکی به دست آمده و امکان شناسایی صاحب گواهینامه کلید امضا و همچنین عدم تحریف اطلاعات در سند الکترونیکی را تعیین کنید. طبق قوانین روسیه، EDS معادل امضای دست‌نویس شناخته می‌شود. مطابق با هنجار تعیین شده در قانون فدرال 10.01.02، شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی"، "یک سند الکترونیکی با امضای دیجیتال الکترونیکی در اجرای روابط مشخص شده در کلید امضا دارای اهمیت قانونی است. گواهی."

فناوری EDS به عنوان روشی قابل اعتماد برای محافظت از سند (فایل) ارسال شده ایجاد شد. برای این، اول از همه، یک برنامه رمزنگاری خاص بر روی هر کامپیوتر فرستنده و گیرنده نصب می شود. برای هر کاربر، یک کلید EDS جداگانه تولید می کند که یک رمز عبور پیچیده کاربر برای دسترسی به رمزگذاری و رمزگشایی اسناد است -؟ یک ردیف منحصر به فرد از نمادها تا 1000 کاراکتر، به طور دقیق تر دو ردیف متصل به یکدیگر، زیرا هر کلید EDS مجزا دو برابر است: شامل یک کلید عمومی است که باید به شرکای مکاتبات شما اطلاع داده شود و یک کلید خصوصی (مخفی) که مخفی نگه داشته می شود. سند با استفاده از کلید عمومی گیرنده رمزگذاری می شود. اگر قرار است سند برای چندین گیرنده ارسال شود، رمزگذاری از کلیدهای عمومی هر یک از گیرندگان به طور همزمان استفاده می کند. هر گیرنده با استفاده از کلید خصوصی خود سند را رمزگشایی می کند. بنابراین، هر کسی که کلید عمومی گیرنده را بداند می‌تواند یک سند را رمزگذاری و ارسال کند، اما فقط مخاطب می‌تواند آن را رمزگشایی کند. هنگام امضای یک سند، همه چیز برعکس اتفاق می افتد - فرستنده سند را با استفاده از کلید EDS خصوصی خود امضا می کند که مخفی است، بنابراین جعل امضای فرستنده غیرممکن است. برای بررسی اینکه آیا یک پیام رمزگذاری شده واقعاً از طرف شخصی که آن را امضا کرده ارسال شده است، باید کلید عمومی او را بدانید. برنامه بررسی خواهد کرد که آیا کلید عمومی با کلید خصوصی مورد استفاده برای رمزگذاری مطابقت دارد یا خیر. چنین سیستم رمزگذاری با استفاده از جفت کلید EDS خصوصی و عمومی رمزنگاری نامتقارن نامیده می شود.

افرادی که برنامه رمزنگاری را نصب کرده اند در یک سیستم واحد متحد می شوند. آنها کلیدهای عمومی را با یکدیگر مبادله می کنند و هر کدام از آنها کلید خصوصی را مخفی نگه می دارند. چنین سیستم رمزگذاری رمزنگاری راه حلی برای مشکلات محافظت از فایل های منتقل شده ارائه می دهد، اما اجازه حل مشکل اهمیت حقوقی به اسناد را نمی دهد. بنابراین، مراکز صدور گواهینامه ایجاد شد - سازمان هایی که صلاحیت صدور و در نظر گرفتن گواهی هایی را دارند که تأیید می کند صاحب این کلید EDS یک فرد خاص است که نماینده یک شخص حقوقی است.

لازم به ذکر است که EDS مزایای دیگری نسبت به امضای دست نویس دارد. به عنوان مثال، در یک سند کاغذی امضا شده، می توانید تغییراتی ایجاد کنید: یک پاراگراف را در فضای خالی تایپ کنید یا مقدار آن را طبق توافق تغییر دهید، اما تغییر حداقل یک کاراکتر در یک سند الکترونیکی تأیید شده توسط EDS غیرممکن است. این ویژگی به ما اجازه می دهد بگوییم که EDS یکپارچگی یک سند الکترونیکی را یکبار برای همیشه تایید می کند.

یکی از عوامل کاملاً فنی که مانع گسترش EDMS می شود، نقص مکانیسم هایی است که اسناد را به طور منحصر به فرد شناسایی می کند. اگر شخصی امضای خود را روی برگه ای در زیر متن قرار دهد، به طور خودکار به معنای مسئولیت کامل آن شخص در قبال آنچه در بالا نوشته شده است. قرار دادن "امضای شخصی" تحت یک سند الکترونیکی به معنای سنتی غیرممکن است - یک مکانیسم شناسایی قدرتمند و قابل اعتماد مورد نیاز است که امروزه یک امضای دیجیتال است - یک سند الکترونیکی لازم برای شناسایی بدون ابهام آن برای تعلق به یک شخص خاص. و محافظت در برابر جعل تأیید صحت امضای هر شخص در هر سند الکترونیکی بسیار ساده است - سند الکترونیکی امضا شده باز می شود، دکمه مربوطه فشار داده می شود و تأیید به طور خودکار انجام می شود.

امضای دیجیتالی کاملاً مشابه یک امضای معمولی است حتی در سطح قانونگذاری و احتمال جعل خود امضا و اسناد امضا شده را از بین می برد و این در حال حاضر بسیار جدی است. به دلیل ماهیت خود، یک امضای دیجیتال عملاً تابع روش های رمزگشایی و به دنبال آن کرک نیست، حداقل امروز قدرت محاسباتی کافی برای "شکستن" امضای دیجیتال با نیروی بی رحم در زمان معقول وجود ندارد - روش های دیگر در اینجا امکان پذیر نیستند.

در مورد عملکرد، کارکردهای سنتی کار اداری خانگی و گردش کار شناخته شده است: آنها شامل دریافت و ارسال اسناد، ثبت آنها، رسیدگی و اجرای تصمیمات، رساندن آنها به مجریان، کنترل حرکت و اجرای اسناد، تخریب یا انتقال به بایگانی اما در مقایسه با کارهای اداری سنتی مبتنی بر کاغذ، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید اجرای تعدادی از عملکردهای جدید را تضمین کند. مهمترین آنها عبارتند از:

پشتیبانی از کار با پرونده های اسناد الکترونیکی، اطمینان از ایجاد و ویرایش آنها، اسکن و چاپ، دریافت و ارسال، ذخیره و جستجو.

گسترش فناوری‌های جریان اسناد توسعه‌یافته برای اسناد سازمانی و اداری (سفارش‌ها، دستورات و غیره) که از طریق دفتر یا دبیرخانه به طیف وسیع‌تری از اسناد (در حالت ایده‌آل، برای همه اسناد سازمان) منتقل می‌شوند. برای انجام این کار، سیستم باید بتواند مجموعه خاصی از جزئیات را برای اسناد از هر نوع ایجاد کند (به عنوان مثال، قراردادها باید حاوی اطلاعاتی در مورد طرف مقابل، مراحل و غیره باشند).

توسعه و پیاده سازی فناوری ها در مقیاس سازمان، مرتبط با کار جمعی ایجاد و پیاده سازی اسناد در چارچوب شبکه های رایانه ای. به طور سنتی، فن آوری های کار اداری تنظیم شده، به عنوان یک قاعده، در روند تهیه یک سند و کار با پروژه های آن اعمال نمی شود.

ایجاد یک "دفتر واحد". گردش کار سنتی در یک دفتر جداگانه محلی سازی شده است. تعامل بین دفاتر یک یا سازمان های مختلف در سطح تبادل مکاتبات ورودی / خروجی انجام می شود. در نتیجه امکان ایجاد فضای مستند واحد و کنترل سرتاسری بر عبور و اجرای اسناد هم در یک سازمان توزیع‌شده و هم بین سازمان‌های مختلف عملاً منتفی است. یک اثر مدیریتی عظیم - در آینده ای بسیار نزدیک - نوید گذار از مدیریت اسناد الکترونیکی در شبکه های اداری محلی جداگانه به یک سیستم مدیریت اسناد واحد از یک سیستم توزیع جغرافیایی سازمان ها است که از دیدگاه گردش اسناد می توان آن را به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد در نظر گرفت. یک دفتر واحد؛

تعامل کارکنان و کاربران خارجی با سیستم مدیریت اسناد یک شرکت یا سازمان بر اساس فناوری های وب. ما در مورد یک مؤلفه واسط مهم یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مدرن - به اصطلاح پورتال مستند صحبت می کنیم.

تضمین امنیت که اصالت یک سند الکترونیکی و محافظت از آن را در برابر دسترسی غیرمجاز تضمین می کند (به عنوان مثال، ابزارهای امضای دیجیتال الکترونیکی و رمزگذاری بر اساس الگوریتم های رمزنگاری شده).

جریان اسناد الکترونیکی می تواند شامل مراحل زیر باشد:

تشکیل بسته ای از اسناد؛

ارسال بسته ای از اسناد الکترونیکی؛

تحویل بسته ای از اسناد الکترونیکی؛

بررسی صحت، صحت و قالب یک سند الکترونیکی؛

تأیید دریافت بسته ای از اسناد الکترونیکی؛

نگهداری آرشیو اسناد الکترونیکی

مدت هاست که در مورد لزوم تغییر کار اداری کاغذی به سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی صحبت شده است، اما مزایای واقعی معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟

مزیت EDMS شماره 1: افزایش بهره وری شرکت

یافتن مدارک و اطلاعات لازم در حضور یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی زمان بسیار کمتری نسبت به کارهای اداری کاغذی سنتی صرف می کند.دسترسی به مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان از هر کامپیوتر شخصی سازمان دریافت کرد.

مزیت EDMS شماره 2: دسترسی فوری به اطلاعات به روز

مزیت اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی، امکان یافتن سریع و آسان آخرین نسخه اسناد است. بنابراین، مشکل مربوط بودن گردش کار حل می شود، یعنی حتی اگر یک سند در چندین نسخه وجود داشته باشد، کاربر می تواند آخرین نسخه فایل را پیدا کند و با آن کار کند.

مزیت EDMS شماره 3: کاهش خطاهای عوامل انسانی

سازماندهی صحیح مدیریت اسناد الکترونیکی به شما امکان می دهد تا خطاهای ناشی از عامل انسانی را حذف کنید. با گردش کار کاغذ، ساعت ها طول می کشد تا اسناد گم شده را پیدا کنید، در حالی که EDMS تنها در چند ثانیه با یک کار مشابه کنار می آید.

مزیت EDMS شماره 4: کاهش هزینه های مواد

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی هزینه های سازمان را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. اولاً بهره وری کارکنان شرکت به دلیل اتوماسیون کار افزایش می یابد و ثانیاً هزینه مواد مصرفی که در گردش کار کاغذ استفاده می شود کاهش می یابد.

مزیت EDMS شماره 5: تعامل بهتر

یکی از مزایای کلیدی مدیریت اسناد الکترونیکی بهبود ارتباط بین بخش ها و بخش های درون یک سازمان است. معرفی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ارتباطات، تبادل اطلاعات را تسهیل می کند و همچنین به از بین بردن موانع بین بخش های مختلف کمک می کند.

مزیت EDMS شماره 6: کار جمعی با اسناد

اتوماسیون جریان اسناد به چندین کاربر اجازه می دهد تا به طور همزمان با یک فایل کار کنند و همچنین در یک پایگاه داده واحد از اسناد جستجو کنند.

مزیت EDMS شماره 7: کاهش نیاز به کارکنان اضافی

افزایش حجم تولید با جریان اسناد الکترونیکی نیازی به گسترش قابل توجهی از پرسنل ندارد، کافی است کار یک تیم موجود را با استفاده از یک سیستم مدیریت موثر خودکار کنید.

مزیت EDMS شماره 8: کاهش هزینه نگهداری اسناد

قانون فدراسیون روسیه یک دوره ذخیره سازی اسناد را به مدت 5 سال پیش بینی می کند، معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی هزینه ذخیره سازی اسناد را کاهش می دهد.

مزیت EDMS شماره 10: محافظت از اسناد در برابر آسیب

استفاده از EDS خطرات ناشی از آتش سوزی یا سایر شرایط فورس ماژور را کاهش می دهد.

متأسفانه، نمی توان به طور کامل به مدیریت اسناد الکترونیکی رفت و از شر کاغذبازی خلاص شد، زیرا طبق قوانین فدراسیون روسیه، کاغذ هنوز به عنوان یک سند قابل توجه در نظر گرفته می شود، اما درصد چنین اسنادی در حجم کل است. نسبتا کوچک.

مزیت EDMS شماره 12: افزایش آگاهی شرکتی

یکی از نتایج غیرمنتظره از معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان افزایش آگاهی شرکتی نامید.

هر کارمند شروع به احساس بخشی از یک تیم می کند و به وضوح اهداف و مقاصد مشترک را درک می کند.

تأثیر استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی مشهود است:

· اثر مستقیم اقتصادی (صرفه جویی در هزینه های کار و مواد برای کار با اسناد: هزینه های کپی، تحویل اطلاعات به صورت کاغذی، منابع (افراد و تجهیزات)، کاغذ).

· اثر ناشی از یکسان سازی فعالیت های اسنادی سازمان و کاهش وابستگی به تجربه فنی فردی پرسنل.

· کاهش چرخه های زمانی کار با اسناد و ایجاد یک فضای مستند واحد.

· کنترل کامل بر اسناد، حرکت و نظم عملکرد آنها.

خوب، نتیجه اصلی اتوماسیون جریان اسناد، البته نظم بخشیدن به امور در کار با اسناد، کاهش زمان تصمیم گیری های مدیریتی و افزایش کارایی سازمان در کل است.

مشکلات اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی

اخیرا اسناد الکترونیکی گسترش بیشتری یافته است. کار با اسناد الکترونیکی بسیار ساده تر است: هیچ کاغذبازی وجود ندارد، جستجوی اسناد به لطف استفاده از پایگاه داده الکترونیکی بسیار ساده شده است. و بیشتر و بیشتر، جامعه مدرن به انتقال از مدیریت اسناد سنتی مبتنی بر کاغذ به الکترونیک می اندیشد. اما مشکلات زیر مانع از جایگزینی کامل جریان اسناد سنتی با اسناد الکترونیکی می شود:

مشکل مقررات قانونی مدیریت اسناد الکترونیکی؛

مشکل تأیید اسناد الکترونیکی؛

مشکل ذخیره سازی طولانی مدت اسناد الکترونیکی؛

مشکلات پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی

مشکلات مقررات قانونی مدیریت اسناد الکترونیکی در حال حاضر در ارتباط با معرفی فناوری های اطلاعاتی و رایانه ای مؤثر در تقریباً همه حوزه های فعالیت های عمومی و تولیدی (از تعامل مردم با مقامات دولتی، حمایت از بازارهای مالی و کالایی) اهمیت بیشتری پیدا می کند. به بخش خدمات، تجارت خرده فروشی، آموزش و اوقات فراغت).

بسیاری از مشکلات هنگام استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) به دلیل این واقعیت است که جدیدترین فناوری ها در چارچوب قوانین متمرکز بر مدیریت اسناد کاغذی معرفی می شوند. دلیل حمایت ضعیف دولت از فناوری های جدید در کار اداری و جریان اسناد واضح است: مدیریت به روش قدیمی با استفاده از اسناد کاغذی هنوز امکان پذیر است و ارزان تر است.

توجه ناکافی دولت به اجرای EDMS در علاقه ضعیف به توسعه یک چارچوب قانونی و نظارتی آشکار می شود که امکان استفاده بسیار گسترده تر از اسناد الکترونیکی و فناوری های مدرن را هم در مدیریت عمومی و هم در فعالیت های تجاری می دهد. امروز:

· رویه شناسایی نیروی قانونی اسناد الکترونیکی توسط مراجع دولتی و دادگاه ها ایجاد نشده است.

· هیچ قانونی وجود ندارد که واقعاً حقوق اسناد کاغذی و الکترونیکی را برابر کند. در نتیجه، سازمان‌هایی که EDMS را پیاده‌سازی می‌کنند، مجبور هستند به طور همزمان دو سیستم مدیریت اسناد - کاغذی و الکترونیکی را حفظ کنند و به دلیل کاهش شدید سیستم "کاغذی" نمی‌توانند هزینه‌های معرفی فناوری‌های مدرن را جبران کنند.

· هیچ قانون قانونی وجود ندارد که اجازه ترجمه اسناد غیرعملیاتی را قبل از انقضای مدت ذخیره آنها به رسانه های آنالوگ و / یا الکترونیکی بدهد و همزمان نسخه های اصلی کاغذ را از بین ببرد.

با کمال تعجب، هیچ کس موضوع تدوین قوانین مربوط به ترجمه اسناد کاغذی به رسانه های دیگر را با حق از بین بردن اصل آنها مطرح نمی کند. اما دقیقاً فقدان این قانون است که اجازه ورود گسترده فناوری های مدرن در امور اداری و گردش اسناد را نمی دهد. در عمل خارجی، هزینه‌های معرفی سیستم‌های EDMS و/یا میکروفیلم عمدتاً با آزاد کردن منطقه بایگانی و کاهش تعداد کارمندان درگیر در کار دفتر کاغذ پرداخت می‌شود.

با توزیع گسترده اسناد الکترونیکی و ابزار پردازش آنها در دنیای مدرن، مشکل احراز اصالت و تألیف چنین اسنادی به ویژه ضروری شده است.

مشکل چیه؟ در پایان نامه یا سند عادی، مجری یا مسئول برای رسیدن به دو هدف امضای خود را می گذارد. ابتدا گیرنده این فرصت را دارد که اعتبار سند را با مقایسه امضا با نمونه ای که در اختیار دارد تأیید کند. ثانیاً امضای شخصی ضامن قانونی تألیف سند است. البته امروزه امضای دیجیتال الکترونیکی وجود دارد که قرار است جایگزین امضای دست نویس در اسناد الکترونیکی شود. اما اگر استفاده از روش‌های مدرن پزشکی قانونی برای جعل امضا روی کاغذ کار بسیار دشواری است، پس با امضای الکترونیکی وضعیت متفاوت است.

برخلاف امضای معمولی دست‌نویس، یک EDS از صاحب خود بیگانه است. یعنی اگر امضای روی سند کاغذی از شخصی جدایی ناپذیر باشد و عملاً شخص دیگری نتواند آن را جعل کند تا با معاینه پزشکی قانونی تشخیص داده نشود، در این صورت هر مهاجمی که کلید مخفی امضا را در اختیار گرفته باشد، قادر خواهد بود. برای ساختن یک EDS به آسانی و قابل قبول بودن مالک قانونی این کلید.

هر کاربری می‌تواند یک رشته بیت را با کپی کردن ساده آن جعل کند یا به طور نامحسوس اصلاحات غیرقانونی در یک سند الکترونیکی انجام دهد.

لازم است مجموعه اقداماتی در تمام مراحل ایجاد و حیات سند ایجاد شود تا به اسناد الکترونیکی نیروی اثباتی بدهد.

لازم است به ایجاد سازوکاری برای ارائه ضمانت‌های قانونی صحت و سلامت محتوای اطلاعاتی در سند الکترونیکی و مطابقت فرم ارائه این اطلاعات و جزئیات توجه ویژه شود. تشریع این موضوعات ضروری است.

بیایید یک مشکل به همان اندازه مهم را در نظر بگیریم. من با نظر N. Khramtsovskaya موافق هستم، که استدلال می کند که اگر کار آرشیوی با اسناد الکترونیکی ایجاد نشود، با حفظ نیروی قانونی و دیگر آنها، صحبت در مورد مدیریت جدی اسناد الکترونیکی بی معنی است. آژانس بایگانی فدراسیون روسیه، بایگانی فدرال، بایگانی های ایالتی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون به تازگی شروع به بررسی امکان دستیابی به اسناد الکترونیکی به صورت دائمی کرده اند. تجربه تقریبا صفر با این وجود، در سال های اخیر، بایگانی های تخصصی برای ذخیره سازی دولتی اسناد الکترونیکی ایجاد شده است:

مرکز اسناد الکترونیکی جمهوری چوواش، چبوکساری (تاسیس در سال 1996)؛

آرشیو مرکزی اسناد رسانه های الکترونیکی در مسکو (TsADENM) (ساخته شده در سال 2002).

مرکز اسناد الکترونیکی جمهوری کالمیکیا (تاسیس در سال 2002).

استفاده از سیستم‌های EDMS برای سازماندهی ذخیره‌سازی اسناد و اطلاعات و ایجاد دسترسی مؤثر به آرایه‌های انباشته شده از اسناد آغاز شده است. چالش‌های دیگر مطرح می‌شوند: تضمین یکپارچگی و اصالت اسناد الکترونیکی در دوره‌های زمانی طولانی.

برخی از EDMS ها به هیچ وجه ذخیره آرشیوی اسناد الکترونیکی را ارائه نمی دهند، در حالی که برخی دیگر به گونه ای پیکربندی شده اند که حذف اسناد از آنها به سادگی غیرممکن است (به عنوان مثال، به دلیل انقضای دوره ذخیره سازی).

سیستم های مدیریت پایگاه داده سنتی برای ذخیره اسناد الکترونیکی مناسب نیستند، زیرا بر روی کار با داده های فردی متمرکز هستند نه اسناد.

علاوه بر این، فرسودگی سریع تجهیزات و رسانه های رایانه ای، خطر از دست رفتن اطلاعات و اسناد الکترونیکی را به دلیل ناتوانی در خواندن آنها ایجاد می کند.

تضمین ایمنی اسناد الکترونیکی - مجموعه ای از اقدامات برای ایجاد یک پایگاه مادی و فنی، شرایط بهینه، انطباق با رژیم های نظارتی و سازماندهی مناسب ذخیره سازی اسناد الکترونیکی، که از دست دادن رسانه های الکترونیکی جلوگیری می کند و نگهداری آنها را در شرایط فیزیکی مناسب تضمین می کند. و شرایط فنی و همچنین توانایی بازتولید اسناد الکترونیکی به شکلی که برای درک و درک انسان بدون وسایل فنی اضافی قابل دسترسی باشد.

هنگام سازماندهی ذخیره سازی طولانی مدت اسناد الکترونیکی، تغییر بستر نرم افزار می تواند منجر به از بین رفتن کامل سند به دلیل عدم امکان مشاهده شود. از دهه 1950. چندین راه حل ممکن برای این مشکل پیشنهاد شد:

مهاجرت - انتقال به موقع پایگاه های داده و سایر اسناد الکترونیکی به یک پلت فرم فن آوری مدرن، اغلب در قالب های مورد استفاده در یک سازمان برای مدیریت عملیاتی منابع اطلاعاتی (به اصطلاح "فرمت های سفارشی")

شبیه سازی محیط نرم افزار این رویکرد مبتنی بر معیار "حفاظت کامل" است. D. Rotenberg معتقد است که این بهترین راه است، زیرا به شما امکان می دهد از نرم افزار اصلی استفاده کنید.

کپسوله سازی - گنجاندن اسناد الکترونیکی در فایل های فرمت های متقابل پلت فرم، به عنوان مثال، در XML. در حال حاضر آرشیویست های آمریکایی این روش را بهینه ترین روش برای تبادل و نگهداری طولانی مدت اسناد الکترونیکی می دانند.

مشکل دیگری که نیاز به توجه دارد، مشکل ورود مدیریت اسناد الکترونیکی به یک سازمان است.

برای اجرای موفقیت آمیز EDMS در شرکت، اجتناب از برخی اشتباهات معمولی ضروری است: بی توجهی به مسائل سازمانی، تکیه تنها به نیروهای خود در هنگام توسعه سیستم، صرفه جویی در پروژه "پایلوت". آماده‌سازی ناکافی رویه‌ها برای کار با EDMS و سطح پایین آموزش کارکنان نیز می‌تواند مانع اجرای مؤثر شود.

یکی از اشتباهات معمول در انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی، توضیح ناکافی مسائل سازمانی است که به نوبه خود منجر به کار ناکارآمد سیستم می شود. اغلب اوقات ، مدیریت شرکت مسائل مربوط به سازماندهی جریان اسناد را بی اهمیت می داند ، که مستحق توجه خاص نیست ، اما در نهایت این "چیزهای کوچک" هستند که در بهبود کارایی فرآیندهای تجاری شرکت تعیین کننده می شوند. عدم علاقه مدیریت به پروژه می تواند منجر به این واقعیت شود که اجرای آن می تواند برای مدت بسیار طولانی به تعویق بیفتد.

مانع دیگر نحوه ساخت EDMS است. به گفته کارشناسان، توسعه مستقل یک EDMS در مقیاس شرکتی توسط بخش فناوری اطلاعات، سازمان را از قبل به یک فرآیند طولانی بازنگری محکوم می کند و علاوه بر این، کل پروژه را به توسعه دهندگان سیستم وابسته می کند. این مسیر از نظر هزینه های مالی برای اجرا مضرترین مسیر است. توسعه یک EDMS به خودی خود می تواند منجر به این واقعیت شود که وضعیت فعلی با جریان اسناد از بین خواهد رفت.

پس از انتخاب یک محصول، باید آن دسته از فرآیندهای تجاری را که قرار است خودکار شوند، بررسی کنید، راه حل را در عملیات آزمایش کنید و تمام کاستی ها را شناسایی کنید. پروژه آزمایشی به شما امکان می دهد مطمئن شوید که راه حل با وظایف محول شده مطابقت دارد و اگر تمام الزامات را برآورده نمی کند، بدون از دست دادن بودجه قابل توجهی از اجرای آن صرف نظر کنید. بنابراین، یکی دیگر از اشتباهات در هنگام اجرا، صرفه جویی در منابع مالی برای اجرای اولیه "پایلوت" است.

چندین مشکل دیگر در مراحل بعدی اجرای EDMS امکان پذیر است. از آن جمله می توان به تدوین ناکافی اسناد داخلی سازمانی حاکم بر فرآیندهای جریان اسناد در سازمان و توجه ضعیف مدیریت به مسائل آموزش کاربران نهایی اشاره کرد. تهیه قوانین نظارتی برای فرآیندهای مدیریت اسناد الکترونیکی باید به موازات عملیات آزمایشی انجام شود و شامل توسعه دستورالعمل های دقیق برای کار اداری برای کارمندان، دستورات و مقررات مربوطه است.

همچنین هنگام استقرار ERMS باید به آموزش کارکنان نهایت توجه داده شود. علاوه بر این، آموزش باید به صورت مستمر و در تمام مراحل اجرا انجام شود.

نتیجه

نتیجه اصلی که از محتوای کار به دست می‌آید این است: اشکال و روش‌های موجود کار با اسناد در سازمان‌ها در چارچوب کارهای اداری سنتی و مستندات مدیریتی شرایط مدرن را برآورده نمی‌کند. اطلاع رسانی جهانی جامعه، انتشار گسترده فناوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی، معرفی تدریجی مکانیسم های بازار و مدیریت مدرن منجر به افزایش نقش اطلاعات در فرآیندهای اجتماعی-اقتصادی و آگاهی از آن به عنوان مهم ترین منبع استراتژیک شده است. با توجه به اینکه بخش اصلی منبع اطلاعاتی را اسناد و مدارک تشکیل می دهد، می توان در نظر گرفت که در مرحله حاضر پیش نیازهای لازم برای گذار به شیوه جدید کار با اسناد در سازمان ها - مدیریت اسناد مبتنی بر مدیریت اسناد الکترونیکی فراهم شده است. سیستم های.

علیرغم مشکلات (ماهیت قانونی، صدور گواهینامه، ذخیره طولانی مدت اسناد الکترونیکی، اجرا)، جریان اسناد الکترونیکی دارای مزایای غیرقابل انکار نسبت به سنتی است (افزایش بهره وری یک سازمان، دسترسی فوری به اطلاعات، جستجوی سریع). برای اسناد و غیره)، که اکنون معرفی EDMS را ضروری می کند. خوب، مزیت اصلی EDMS، که به لطف آن سازمان ها تلاش می کنند به جریان خودکار اسناد روی بیاورند، افزایش کارایی سازمان به عنوان یک کل است.

سیستم هایی که کار را فقط با اسناد کاغذی اصلی آسان می کنند (با ایجاد کارت های ثبت نام الکترونیکی و / یا کپی های الکترونیکی این اسناد)، به نظر من محکوم به انقراض هستند. اما تا کنون تصور سازمانی که فقط اسناد الکترونیکی در آن گردش می‌کند و ذخیره می‌شود، دشوار است. بنابراین، آینده متعلق به سیستم های پیچیده ای است که با هر سند اولیه - کاغذی و الکترونیکی کار می کنند. علاقه به EDMS از جریان اسناد الکترونیکی قابل توجه قانونی و عملکردهای کار با امضای دیجیتال به طور پیوسته در حال افزایش است. در عین حال، نسخه‌های اصلی الکترونیکی که در کارهای اداری واقعی هستند یا در بایگانی ذخیره می‌شوند، هنوز استثنایی از قاعده هستند. اما همیشه اینطور نخواهد بود و خیلی زود وضعیت ممکن است دقیقاً برعکس تغییر کند.

فهرست ادبیات و منابع مورد استفاده

1.GOST 16487-70. کارهای اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف.

2.GOST 16487-83. کارهای اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف.

.GOST R 51141-98. کارهای اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف.

.GOST R 52292-2004. تبادل الکترونیکی اطلاعات اصطلاحات و تعاریف.

.GOST R ISO 15489-1-2007. مدیریت اسناد. الزامات کلی.

.لارکوف N.S. مدیریت اسناد. م.، 2006.

.کوکارینا یو.ام. شکل گیری مفاهیم "سند الکترونیکی" و "امضای دیجیتال الکترونیکی" در قوانین قانونی و مقرراتی-روش شناختی فدراسیون روسیه // کار اداری. - 2003. - شماره 1. - س 43-44.

."راهنمای پیاده سازی و استفاده از GOST 6.10.4-84" USD. اعطای قدرت قانونی به اسناد روی یک وسیله ماشینی و ماشین درجه بندی شده با استفاده از فناوری کامپیوتری. مقررات اساسی "RD 50-613-86: تایید شده است. قطعنامه استاندارد دولتی اتحاد جماهیر شوروی 1986/09/24 شماره 2781 [منبع الکترونیکی] // اطلاعات مرجع و سیستم حقوقی "مشاور-پلاس". URL: # "juustify">. سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای اسناد و خدمات برای پشتیبانی اسناد مدیریت. M.: Glavarkhiv اتحاد جماهیر شوروی، 1991.

.لارین ام.و. مدیریت اسناد در سازمانها: مشکلات تاریخ و روش شناسی. چکیده پایان نامه. دیس برای مدرک دکترای تاریخ M., 2000. URL: # "juustify">. قانون فدرال فدراسیون روسیه 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی".

.پیش نویس قانون فدرال فدراسیون روسیه "درباره اسناد الکترونیکی". [منبع الکترونیکی] // آژانس مشاوره و اطلاعات تجاری. اقتصاد و زندگی. URL: # "juustify">. مشخصات اروپایی MoReq-2 "الزامات مدل برای مدیریت اسناد رسمی الکترونیکی" (نسخه به روز شده و اصلاح شده، 2008).

.قطعنامه شماره 15 صندوق بازنشستگی RF در 26 ژانویه 2001 "در مورد معرفی حفاظت از اطلاعات رمزنگاری و امضای دیجیتال الکترونیکی در سیستم صندوق بازنشستگی RF." هنر 2 [منبع الکترونیکی] // شرکت سیستم های اداری الکترونیکی. URL: # "juustify">. آفاناسیوا L.P. اسناد الکترونیکی در جریان اسناد و بایگانی سازمان // تجارت منشی. - 2006. - شماره 1. - س 26-34.

.Bobyleva M.P. گردش کار کارآمد: از سنتی به الکترونیکی. M.: انتشارات MEI، 2004.

.Fedorova V. گردش کار کاغذ چیزی از گذشته است؟ [منبع الکترونیکی] // شرکت سیستم های اداری الکترونیک. URL: # "juustify">. بالاسانیان وی. از کارهای اداری سنتی تا جریان اسناد الکترونیکی [منبع الکترونیکی] // شرکت سیستم های اداری الکترونیک. URL: # "juustify">. قوانین مدیریت اسناد الکترونیکی با استفاده از ایمیل [منبع الکترونیکی] // KIT Fortis Investment Management (OJSC). آدرس اینترنتی: www.kfim.ru.

.رومانوف D.A. حقیقت در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی M.: DMK Press، 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS در روسیه: اولین ثمرات "انقلاب خزنده" [منبع الکترونیکی] // شرکت "سیستم های اداری الکترونیک". URL: # "juustify">. Kuznetsov S.L. توصیه های روش شناختی برای سازماندهی ذخیره سازی اسناد الکترونیکی // کار اداری. - 2006. - شماره 4. - S. 49-52.

.تیخونوف V.I. سازمان ذخیره آرشیوی اسناد الکترونیکی // حلقه ایده ها الگوریتم ها و فناوری های انفورماتیک تاریخی: مجموعه مقالات کنفرانس نهم انجمن "تاریخ و کامپیوتر". M.: Barnaul، 2005.

.پوپنکو A.A. مروری کوتاه بر تجربه خارجی استراتژی های آرشیو الکترونیکی // کار اداری. - 2004. - شماره 4. - S. 101-104.

.Koshelev I. پنج مشکل اصلی اجرای EDMS [منبع الکترونیکی] // CNews. نشریه ای در مورد فن آوری های بالا. URL: # "juustify">. سیستم اتوماسیون مدیریت اسناد [منبع الکترونیکی] // ویکی پدیا - دانشنامه آزاد. URL: # "juustify">. Anuchin M. "Kontur-Print": ارائه جریان اسناد الکترونیکی بین شرکتی از نظر قانونی مهم [منبع الکترونیکی] // SKB Kontur - اتوماسیون حسابداری و مدیریت. URL: # "juustify">. Patiy E. ایجاد یک جریان اسناد موثر [منبع الکترونیکی] // روزنامه تجاری. URL: # "juustify">. مزایای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی [منبع الکترونیکی] // فضای کاری bb. سیستم مدیریت موثر URL: # "juustify">. با ذکر موضوع در حال حاضر برای اطلاع از امکان اخذ مشاوره.

امروزه راه های زیادی برای ایجاد یک کپی از یک سند کاغذی، ترجمه آن از کاغذ به فرمت الکترونیکی و غیره وجود دارد. اگر برای ایجاد کپی از اسناد کاغذی فقط به یک دستگاه کپی نیاز است، سپس برای انتقال یک سند کاغذی به فرمت الکترونیکی آن، نه تنها به تجهیزات ویژه، بلکه به نرم افزار نیز نیاز خواهید داشت.

چگونه یک نسخه الکترونیکی یک سند ایجاد کنیم؟

برای ایجاد یک کپی الکترونیکی از سند، کاربر به یک اسکنر یا MFP (دستگاه چند منظوره) نیاز دارد. البته اگر نیازی به MFP نیست، شما هم نباید آن را بخرید، با یک اسکنر راحت تر می توانید آن را بخرید. اولاً بسیار ارزان تر خواهد بود و ثانیاً دقیقاً عملکرد مورد نیاز کاربر را انجام می دهد ، یعنی سند را اسکن کرده و آن را به فرمت الکترونیکی ترجمه می کند.

برای اینکه اسکنر کار کند، به نرم افزار خاصی نیاز دارید - درایور. معمولاً همراه دستگاه ارائه می شود، اما اگر در آنجا نباشد، همیشه می توانید آن را در اینترنت پیدا کنید. می توانید از برنامه جهانی ABBY Finereader استفاده کنید که با آن می توانید مستقیماً اسکن و OCR کنید.

کل روش برای ترجمه یک سند کاغذی به فرمت الکترونیکی به این دو روش (اسکن و تشخیص متن) خلاصه می شود. برای تهیه کپی الکترونیکی از یک سند، باید: به منوی "شروع" بروید و در لیست همه برنامه ها، یا درایور را از اسکنر یا MFP یا برنامه ABBY Finereader را پیدا کنید و آن را اجرا کنید. پس از شروع برنامه و اسکنر، می توانید جلد را باز کنید و یک سند کاغذی را با سمت متن رو به پایین روی آن قرار دهید. سند باید تا حد امکان بر روی سطح اسکنر نسبت به لبه های سطح کار دستگاه قرار گیرد. در مرحله بعد، باید پوشش را تا حد ممکن محکم فشار دهید تا نور روی سطح کار نیفتد. در غیر این صورت، سند الکترونیکی بیش از حد نوردهی می شود، یعنی بخشی از متن که نور به آن برخورد کرده است قابل مشاهده نخواهد بود.

بعد، در تنظیمات، باید پارامترهای اسکن بهینه مانند رنگ، اندازه خروجی، وضوح خروجی و غیره را انتخاب کنید. وقتی همه چیز آماده شد، می توانید روی دکمه "اسکن" کلیک کنید. پس از اتمام مراحل، باید روی "Recognition" کلیک کنید، که با کمک آن متن به فرمت الکترونیکی تبدیل می شود، به عنوان مثال ..doc، و می توان سند را در یک ویرایشگر متن باز کرد تا تغییرات ایجاد شود.

سطح کامپیوتری شدن امروز نیازمند انتقال به کار اداری "بدون کاغذ" است. این بر اساس یک سند الکترونیکی است که بر خلاف سند سنتی، با تعدادی ویژگی و ویژگی های جدید مشخص می شود. تاکنون تعریف واحدی از این پدیده نه در قوانین و نه در دنیای علمی روسیه وجود ندارد.

مفهوم "سند الکترونیکی" قبلاً در دهه 1970 ظاهر شد. بنابراین آنها شروع به نامیدن "اسناد قابل خواندن توسط ماشین" کردند. ویژگی آنها این است که باید با استفاده از آنها ایجاد شوند و برای پردازش در رایانه مناسب باشند. در این مورد، جزئیات مورد نیاز دقیقاً به ترتیبی که برای همه اسناد تعیین شده است، تنظیم می شود.

سند الکترونیکی - اطلاعاتی، متشکل از دو بخش اجباری: 1) جزئیات (نام، اطلاعات مربوط به نویسنده، زمان، مکان ایجاد و غیره) و امضای دیجیتال الکترونیکی. 2) بخش محتوای اصلی، شامل متن، اطلاعات گرافیکی و عددی، به عنوان یک کل پردازش شده است.

یک سند الکترونیکی باید امضا شود، که آن را معادل یک سند کاغذی است که توسط خود شخص امضا شده است. اطلاعات در آن به صورت دیجیتالی (الکترونیکی) ارائه می شود. داده ها را می توان با استفاده از رایانه درک کرد، از طریق شبکه های اطلاعاتی و مخابراتی منتقل شد و در سیستم های اطلاعاتی پردازش شد. در صورت لزوم، چنین سندی می تواند به شکل یک نمایش بصری هم روی صفحه و هم روی کاغذ باشد.

جریان اسناد الکترونیکی چرخه حیات یک شرکت الکترونیکی است) از دریافت، تغییر وضعیت (موافقت، ابلاغ، در حال انجام، امضا، بسته، و غیره) تا نوشتن به بایگانی. گاهی اوقات به چنین گردش کاری به عنوان "گردش کار" گفته می شود، که حرکت اسناد را به عنوان یک جریان واحد از کار جداگانه در یک فرآیند تجاری خاص مشخص می کند. همه شامل نرم افزاری است که برای سازماندهی و پشتیبانی از چرخه عمر چنین اسنادی ضروری است.

یک سند الکترونیکی و گردش کار مبتنی بر آن دارای مزایای متعددی نسبت به اسناد سنتی است. آنها کارکنان سازمان را قادر می سازند تا نه تنها حوزه کاری خود، بلکه کل فرآیند را نیز کنترل کنند. استفاده از آرشیو الکترونیکی بسیار راحت تر از استفاده از آرشیو کاغذی است. شما می توانید یک سند را در چند دقیقه پیدا کنید، زمان تصویب و اجرای آن کاهش می یابد. در کل مقرون به صرفه تر از کاغذ است. تعداد زیادی برنامه برای مدیریت اسناد الکترونیکی وجود دارد ("Motive"، "E1 Euphrates"، "DocsVision"، "1C: Document Management" و غیره).

امروزه تجربه خارجی در تنظیم روابط در زمینه اسناد الکترونیکی از نظر حقوقی وجود دارد. در روسیه، مشکل تنظیم این روابط راه حل قانونی دریافت نکرده است، اگرچه تلاش هایی برای تصویب قانون مناسب (2005) صورت گرفته است. تصویب قانون در مورد این نوع سند یکی از زمینه های موضوعی تنظیم قانونگذاری است.

تغییرات به دلیل نسخه جدید فرمان دولت 26 دسامبر 2011 شماره 1137 است که توسط قطعنامه شماره 625 دولت RF در 25 مه 2017 تأیید شده است.

5

به سفارش 1396/01/18 شماره MMV-7-6 / [ایمیل محافظت شده]سرویس مالیاتی فدرال فرمت موجودی اسناد را که همراه با جریان الکترونیکی اسناد بین مقامات مالیاتی و مالیات دهندگان است، تأیید کرده است.

6

بر این اساس، قالب موجودی که آنها را همراهی می کند در حال تغییر است. تغییرات با دستور خدمات مالیاتی فدرال فدراسیون روسیه مورخ 28 نوامبر 2016 شماره MMB-7-6 / [ایمیل محافظت شده]

5

از سال 1396 امکان ارسال دادخواست، اظهارنامه، شکایت، ارائه و شواهد به صورت الکترونیکی به دادگاه وجود خواهد داشت.

این بدان معنی است که چنین اسنادی فقط تا پایان سال 2020 می توانند از طریق اینترنت به مقامات مالیاتی ارائه شوند.

این شرکت در حال سازماندهی مرکز رومینگ (RC EDO) است که باید به یک مرکز متمرکز برای اپراتورها تبدیل شود.

17

این امکان استفاده راحت از فرمت فاکتور جدید را که در پایان آوریل تأیید شده است را فراهم می کند و آخرین محدودیت ها را در انتقال به EDI برای شرکت هایی که FRTD ها را مبادله می کنند، حذف می کند.

3

پیش از این، چهار برنامه دیگر از SKB Kontur در ثبت نام گنجانده شده بود - Kontur-Personnel، Kontur-Salary، Kontur-Accounting Aktiv و Kontur-Accounting Budget.

اکنون شرکت هایی که از FRT روی کاغذ استفاده می کنند می توانند به راحتی آن را به فرم الکترونیکی تبدیل کنند.

6

در 7 آوریل، ساعت 11:00 به وقت مسکو، اوکسانا لئونوا به شما خواهد گفت که چگونه دستور شماره 174 وزارت دارایی بر کاربران EDF تأثیر گذاشته و به سؤالات شما پاسخ می دهد.

3

این سند در تاریخ 1 آوریل 2016 لازم الاجرا می شود و دستور فعلی وزارت دارایی مورخ 25 آوریل 2011 شماره 50n را لغو می کند.

2

وزارت مالیه با نامه 25 ژانویه 2016 به شماره 03-07-11 / 2722 رسماً این موضوع را تأیید کرد.

خدمات مالیاتی فرمت های الکترونیکی قبلی فاکتورها و گواهی های پذیرش TORG-12 را به روز کرده است.

10

قوانین حاکم بر هنجارهای مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) به سرعت در حال تغییر است. و سال 2016 یک استثنا نخواهد بود، تعدادی از تغییرات لازم الاجرا خواهند شد.

پورتال فدرال پیش نویس اقدامات قانونی پیش نویس خدمات مالیاتی فدرال را در مورد تأیید قالب سند انتقال جهانی الکترونیکی (UPD) منتشر کرد.

پرداخت کنندگان مالیات بر ارزش افزوده باید کلیه فاکتورها را در دفاتر خرید و فروش و سازمان های واسط در دفاتر ثبت کنند. فاکتورهای کاغذی معمولاً در تاریخ صدور پست می شوند. و چگونه می توان سوابق الکترونیکی را در صورت داشتن سه تاریخ همزمان: تنظیم، صدور و دریافت نگه داشت؟ در صورت دریافت فاکتور در محل تلاقی دوره های مالیاتی چگونه مالیات بر ارزش افزوده را کسر کنیم؟

حجم جریان اسناد الکترونیکی بین شرکت های روسی به طور مداوم در حال افزایش است. در پایان سه ماهه سوم سال 2015، 98.2 میلیون سند از طریق سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی دیادوک منتقل شد. این رقم 24.1 میلیون نفر بیشتر از نیمه اول سال است. بنابراین موضوع نگهداری اسناد الکترونیکی روز به روز بیشتر مطرح می شود.

2

در حال حاضر، هیچ نسخه ای از CIPF برای ویندوز 10 وجود ندارد که توسط FSB روسیه تأیید شده باشد.
استفاده از ابزار امضای الکترونیکی غیر تایید شده می تواند مشروعیت امضای الکترونیکی و اسناد امضا شده توسط آن را زیر سوال ببرد.

کاغذبازی اغلب نه تنها دلیل مشکلات سیستمی است که فرآیندهای تجاری شرکت را کند می کند، بلکه باعث مشکلات مقامات مالیاتی نیز می شود. در نتیجه، مالیات اضافی و امتناع از دریافت کسر مالیات بر ارزش افزوده دریافت شد. بیایید در نظر بگیریم که چگونه می توانید این خطرات را با استفاده از سرویس مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) Kontur.Diadok (توسعه یافته توسط SKB Kontur) از بین ببرید.

در 14 آوریل، قالب جدیدی برای فاکتورهای الکترونیکی به اجرا در آمد. متخصصان ما فرمت جدید را تجزیه و تحلیل کرده و لیستی مقایسه ای از تفاوت ها با نسخه قبلی تهیه کرده اند.

قالب جدیدی برای فاکتورهای الکترونیکی به اجرا در می آید.

توسط سرویس مالیاتی فدرال روسیه به دستور 03/04/2015 شماره ММВ-7-6 / تأیید شد. [ایمیل محافظت شده]قالب قبلی دارای تعدادی اشکال بود که شرکت ها را در گذار به مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) محدود کرد. هدف قالب جدید حذف این محدودیت هاست.

3

تغییرات بر نسخه وب و Diadoc API تأثیر می گذارد.

42

آخرین مهلت ثبت اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده در فرم جدید به طور قطعی نزدیک است و مالیات دهندگان هنوز سوالات زیادی دارند. چگونه داده ها را به درستی ارائه کنیم؟ چه کسی و چه اطلاعاتی باید ارسال شود؟ چگونه در برابر اشتباهات بیمه شویم؟ به عبارت دیگر چگونه می توان مطمئن شد که اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده در موعد مقرر ارائه شده و سازمان امور مالیاتی هیچ سوال و شکایتی نداشته باشد.

1

در سال جدید، گزارش مالیات بر ارزش افزوده تغییر خواهد کرد. اشخاص حقوقی باید اظهارنامه ای را به صورت گسترده ارسال کنند که شامل اطلاعات کتاب خرید و فروش و واسطه ها - داده هایی از سیاهههای مربوط به صورتحساب ها: هم دریافتی و هم صادر شده است. شکل چنین گزارشی قبلاً به دستور خدمات مالیاتی فدرال ایجاد شده است. او اکنون در وزارت عدلیه ثبت نام کرده است.

اغلب یک محصول یا خدمات در یک دوره مالیاتی فروخته می شود و مصرف کننده در دوره دیگر فاکتور دریافت می کند. قوانین فعلی و رویه ثابت شده به خریدار اجازه دریافت کسر فاکتور را در طول دوره تحویل کالا یا ارائه خدمات نمی دهد. با این حال، از سال 2015 وضعیت تغییر خواهد کرد.

1

به طور کلی پذیرفته شده است که مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) در اختیار شرکت های بزرگ است. با این حال، آمار نشان می دهد که حدود 20 شرکت کوچک و متوسط ​​در سیستم EDI برای یک شرکت بزرگ وجود دارد. به عنوان مثال، یکی از اولین مشتریان سیستم ما، یک کارآفرین فردی بود که هنوز هم با او کار می کنیم.

2

تعداد اسناد الکترونیکی ارسال شده در شش ماهه نسبت به مدت مشابه سال گذشته شش برابر شده است.

برای اولین بار در روسیه، افراد شروع به ارسال اسناد الکترونیکی در سیستم الکترونیکی مدیریت اسناد قانونی مهم (EDM) Diadok شرکت SKB Kontur کردند.

8

طبق نامه خدمات مالیاتی فدرال مورخ 21 اکتبر 2013 شماره ММВ-20-3 / [ایمیل محافظت شده]"در صورت عدم وجود خطرات مالیاتی هنگامی که مالیات دهندگان یک سند اولیه را که بر اساس صورتحساب تنظیم شده است اعمال می کنند"، مالیات دهندگان حق دارند آزادانه از سندی که ترکیبی از یک فاکتور و یک سند اولیه است استفاده کنند.

5

مشتریان SKB Kontur اکنون این فرصت را دارند که بدون نیاز به تولید مستقل فایل های xml، دفترچه گزارش صورتحساب های صادر شده و دریافتی و دفاتر خرید و فروش را از طریق TCS به اداره مالیات ارسال کنند.

سوالات مطرح شده توسط نمایندگان اپراتورهای مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) و نگران کننده کلیه مشاغل مترقی در روسیه مربوط به نقض مهلت پنج روزه برای صدور فاکتورها، تعداد اسناد رسمی الکترونیکی، مشوق های احتمالی برای مالیات دهندگانی است که به EDM تغییر مکان داده اند. و شبکه اپراتورهای EDM قابل اعتماد.

در بخش "مشاوره های آنلاین" در پورتال Clerk.Ru، کارشناس می تواند دوباره هر گونه سوالی در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی بپرسد.

فرصت هایی برای ارسال اسناد درخواستی در TCS برای کمی بیش از یک سال. شرکت های مختلف بیشتر و بیشتری از اداره مالیات به مدیریت اسناد الکترونیکی روی می آورند. چگونه کار می کند و بزرگترین مالیات دهندگان و بازرسان مالیاتی در مورد ارسال الکترونیکی چه فکر می کنند، در زیر ببینید.

در شماره اول، تحلیلگر سیستم پروژه دیادوک تامارا موکیوا در مورد ارائه اسناد به صورت الکترونیکی به اداره مالیات در سه مرحله صحبت کرد.

2

می توانید در پورتال Clerk.Ru در بخش "مشاوره های آنلاین" از یک متخصص سؤال بپرسید.

6

با توجه به اصلاحات انجام شده توسط دومای ایالتی به قانون فدرال شماره 63-FZ مورخ 06.04.11 "در مورد امضای الکترونیکی"، EDS برای شش ماه دیگر پس از قانون فدرال 10.01.02 شماره 1-FZ "در مورد" ادامه خواهد داشت. امضای دیجیتال الکترونیکی" نامعتبر می شود.

سوال: ظهر بخیر! مصوبه اخیراً منتشر شده به شماره 446 (در مورد اصلاحیه مصوبه شماره 1137) اخطار خریدار را با فاکتورهای الکترونیکی از گردش اسناد خارج کرد. لطفاً در مورد نحوه تبادل فاکتورها در حال حاضر توضیح دهید؟

خدمات مالیاتی فدرال روسیه از همه دعوت می کند تا در بحث پیش نویس فرم یک سند حسابداری اولیه چند منظوره که می تواند برای اعمال مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر درآمد استفاده شود، شرکت کنند.

1

امروزه بازرسان مالیاتی به طور فزاینده ای از مودیان درخواست می کنند که اسناد را از طریق اینترنت برای تسریع در حسابرسی ارسال کنند. نحوه پاسخگویی به درخواست سازمان مالیاتی با استفاده از نمونه سیستم Kontur-Extern را در ادامه بخوانید.

این شرکت بسته ای از اسناد درخواستی را در قالب تصاویر اسکن تشکیل داد و به همراه موجودی آن را از طریق TKS از طریق اپراتور ارتباطی ویژه SKB Kontur ارسال کرد.

با نفوذ اسناد الکترونیکی در روسیه، کارفرمایان شروع به استخدام کارمندانی می کنند که می توانند در سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی کار کنند.

در 1 ژانویه 2013، قانون فدرال مورخ 06.12.11 شماره 402-FZ "در مورد حسابداری" به اجرا درآمد. از جمله، قانون برخی از نوآوری ها را در مورد اسناد اولیه الکترونیکی تأیید می کند. در عین حال، کار با اسناد الکترونیکی با وجود چندین نوع امضای الکترونیکی پیچیده می شود: امضای دیجیتال الکترونیکی، امضای الکترونیکی فاقد صلاحیت و واجد شرایط. تامارا موکیوا، کارشناس سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی دیادوک، در مورد نحوه امضای الکترونیکی "اولیه" صحبت می کند.

از 1 ژانویه 2013، قانون فدرال فدراسیون روسیه 1996/11/21 شماره 129-FZ "در مورد حسابداری" نامعتبر شد. در همان زمان، قانون فدرال شماره 402-FZ مورخ 06.12.2011 لازم الاجرا شد. از جمله اینکه در این قانون تغییراتی در رابطه با اسناد اولیه الکترونیکی تصویب شد.

2

طبق بند 3 هنر. 168 قانون مالیات (TC) فدراسیون روسیه، فروشنده موظف است طی پنج روز از تاریخ ارسال کالا یا انجام کار (خدمات) فاکتور صادر کند. با توجه به وزارت دارایی (نامه وزارت دارایی به تاریخ 26.08.2010 شماره 03-07-11 / 370)، نقض دوره پنج روزه مستلزم امتناع از کسر مالیات بر ارزش افزوده ورودی است. در فاکتور الکترونیکی، برخلاف فاکتور کاغذی، تاریخ صدور به شدت توسط اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) تعیین می شود، نمی توان آن را تغییر داد. با این حال، کارشناسان می گویند، هیچ دلیل واقعی برای از دست دادن حق کسر وجود ندارد.

در رویدادهایی که جریان اسناد الکترونیکی (EDF) پوشش داده می شود، اغلب اظهارات حسابداران را می شنویم که یک سند الکترونیکی در مقایسه با سند کاغذی بسیار گران است. حسابداران و مدیرانی که قبلاً به مدیریت اسناد الکترونیکی (سیستم دیادوک) روی آورده اند در مورد اینکه آیا چنین است می گویند.

پس از لازم الاجرا شدن فرمان خدمات مالیاتی فدرال روسیه مورخ 29 ژوئن 2012 شماره ММВ-7-6 / [ایمیل محافظت شده]مالیات دهندگان می توانند در پاسخ به ادعای مالیاتی به بازرسی خدمات مالیاتی فدرال، نه نسخه های کاغذی گواهی شده اسناد، بلکه تصاویر اسکن شده یا فایل های XML اسناد خود را به صورت الکترونیکی از طریق TCS ارسال کنند.

مقامات مالیاتی فعالانه برای دریافت و پردازش اسناد به صورت الکترونیکی آماده می شوند. در عین حال، آنها کپی های تایید شده اسناد الکترونیکی ارسال شده از طریق Diadoc را می پذیرند.

2

این در طول سمینار SKB Kontur "مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) نهادهای تجاری و ارگان هایی که گزارش را می پذیرند" مشخص شد که از 6 تا 8 ژوئن در منطقه مسکو برگزار شد.

2

طبق بندهای 2.1 - 2.3 از دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه مورخ 04/25/2011 شماره 50n، هر شرکت کننده در مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) باید درخواستی برای شرکت در EDM، که در آن فهرستی از جزئیات لازم باید ذکر شود، مانند: نام کامل سازمان (یا نام کامل کارآفرین فردی)، محل سازمان، اطلاعات مربوط به صاحبان گواهینامه های کلید امضای دریافتی و جزئیات مربوط به گواهی کلید امضا، TIN / KPP، اطلاعات مربوط به سازمان مالیاتی که سازمان در آن ثبت شده است و غیره.

2

6

در 19 آوریل 2012، دستور MMV-7-6 / امضا شد [ایمیل محافظت شده]، که دستور خدمات مالیاتی فدرال روسیه مورخ 09.11.2010 شماره ММВ-7-6 / را اصلاح کرد. [ایمیل محافظت شده]با توجه به این تغییرات، قالب یکپارچه کانتینر حمل و نقل برای تعامل اطلاعاتی با مجتمع های دریافت کننده مقامات مالیاتی از طریق TCS با استفاده از امضای الکترونیکی به روز شد.

چگونه می توان یک اپراتور EDM شد و چرا آنها هنوز وجود ندارند؟ چرا قوانین موقت، و چه زمانی رجیستری ظاهر می شود؟ پاسخ سوالات زیر را بخوانید.

شماره سفارش ММВ-7-3 / [ایمیل محافظت شده]مورخ 1391/02/14 شامل شرح کدهای انواع معاملات مالیات بر ارزش افزوده مورد نیاز برای نگهداری گزارش صورتحساب های دریافتی و صادر شده است.

از اول فروردین 1391 فقط با استفاده از فرم چاپی جدید مصوب مصوبه شماره 1137 مورخ 5 دی ماه 1391 امکان صدور فاکتور وجود خواهد داشت.

امیدواریم فرمت های صورتحساب الکترونیکی به زودی تایید شود.

وزارت دارایی روسیه نامه ای رسمی به خدمات مالیاتی فدرال ارسال کرده است که در آن زمان درخواست فرم جدید فاکتور را توضیح می دهد.

خدمات مالیاتی فدرال فرمت های اسناد مورد نیاز برای صدور و دریافت فاکتورها را به صورت الکترونیکی از طریق TCS با استفاده از امضای الکترونیکی تأیید کرد.

7

SKB Kontur، توسعه‌دهنده سیستم Diadoc برای تبادل اسناد الکترونیکی خارجی، یک برنامه کاربردی ویژه منتشر کرده است که به حسابداران اجازه می‌دهد مشکل را با فرم‌های فاکتور قدیمی حل کنند.

23

5

با لازم الاجرا شدن این قطعنامه، قوانین کار با فاکتورها به طور قابل توجهی تغییر کرده است.

وزارت دارایی روسیه در نامه ای به تاریخ 07.12.11 به شماره 03-07-14 / 119 گزارش داد که پیش نویس قطعنامه ای در حال تصویب توسط دولت فدراسیون روسیه است که اشکال جدیدی از صورتحساب ها، فاکتورهای اصلاحی را ارائه می دهد. ، دفترچه ثبت صورت حساب های دریافتی و صادر شده، دفاتر خرید و دفاتر فروش. فرض بر این است که این سند در تاریخ 1 ژانویه 2012 لازم الاجرا خواهد شد.

آستانه، 4 نوامبر - IA Novosti-قزاقستان. آرگین کیپشاکوف، معاون کمیته مالیاتی وزارت دارایی قزاقستان، روز جمعه گفت که معرفی مرحله ای صورتحساب های الکترونیکی از سال 2012 به مشاغل قزاقستانی اجازه می دهد تا حداقل پنج میلیارد تنگه در سال پس انداز کنند.

در 1 اکتبر 2011، قانون شماره 245-FZ از نظر تنظیم فاکتورها لازم الاجرا شد. این بدان معنی است که در حال حاضر، اگر لازم باشد تغییراتی در فاکتور ایجاد شود، حسابدار باید یک سند جدید ایجاد کند - اصلاح. توجه داشته باشید که قبلاً ویرایش هایی در فاکتور اصلی انجام شده است.

Rossiyskaya Gazeta قانون فدرال شماره 245-FZ در 19 ژوئیه 2011 را منتشر کرد که بخش های اول و دوم قانون مالیات فدراسیون روسیه را اصلاح می کند. به ویژه این قانون حق صدور صورتحساب های اصلاحی را برای شرکت ها ایجاد می کند.

استاندارد سند یکپارچه رسمی و اتوماسیون فرآیند (یعنی حداکثر حذف "عامل انسانی") به مالیات دهندگان کمک می کند تا تعداد اشتباهات را کاهش دهند و در نتیجه از خطر هزینه های مالیاتی اضافی جلوگیری کنند. ما اشتباهاتی را که در تهیه و صدور فاکتورها انجام می شود تجزیه و تحلیل کردیم و مواردی را که در صورت تغییر شرکت به اسناد الکترونیکی می توان فراموش کرد را برجسته کردیم.

جنوب روسیه نقطه رشد بالقوه عظیم سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) است: حجم اجرای آنها در منطقه ما هنوز تنها چند درصد است. قانون به توسعه EDMS در تجارت کمک می کند، و سازمان های دولتی در حال حاضر به سادگی موظف به استفاده از آنها هستند.

سند اولیه ای که به صورت الکترونیکی تنظیم شده و با امضای دیجیتال الکترونیکی امضا شده است ممکن است سندی باشد که هزینه های مالیات دهنده را تأیید می کند.

Rossiyskaya Gazeta قانون فدرال شماره 235-FZ در 19 ژوئیه 2011 را منتشر کرد که بخش های اول و دوم قانون مالیات فدراسیون روسیه را اصلاح می کند. به ویژه این قانون حق صدور صورتحساب های اصلاحی را برای شرکت ها ایجاد می کند.

به احتمال زیاد، فاکتورهای الکترونیکی در سه ماهه سوم سال جاری ظاهر می شوند. سرگئی رازگولین، معاون اداره سیاست تعرفه های مالیاتی و گمرکی وزارت دارایی روسیه، در مورد اینکه چه تغییراتی در صورتحساب ها بر مالیات دهندگان تأثیر می گذارد صحبت کرد.

تا همین اواخر فقط یک فرم کاغذی برای فاکتورها ایجاد می شد. با این حال، شرکت های روسی به زودی می توانند فاکتورها را به صورت الکترونیکی صادر و دریافت کنند. چنین فرصتی به محض اینکه مقامات فرمت الکترونیکی متناظر سند را تأیید کنند، ظاهر می شود. بیایید بفهمیم که چگونه فاکتورهای دیجیتالی مبادله خواهند شد.

خدمات مالیاتی فدرال با نامه مورخ 22.06.2011 شماره ED-4-3 / [ایمیل محافظت شده]رونوشتی از دستور وزارت دارایی مورخ 25 آوریل 2011 به شماره 50n در مورد تصویب رویه صدور و دریافت صورتحساب به صورت الکترونیکی با استفاده از TCS با استفاده از EDS به مقامات مالیاتی برای اطلاع و استفاده در کار ارسال شد.

کسب و کار به طور مستقیم در مورد اسناد الکترونیکی می داند. بسیاری از شرکت ها برای مدت طولانی از EDMS داخلی برای ساده کردن کار با اسناد درون شرکت استفاده می کنند. با این حال، روند تبادل اسناد الکترونیکی مدت‌هاست که از مرزهای شرکت‌های فردی فراتر رفته و به پدیده‌ای در مقیاس بزرگ‌تر تبدیل شده است. اکنون شرکت های روسی حق قانونی استفاده از اسناد قانونی مهم الکترونیکی را در جریان اسناد خارجی - هنگام کار با مشتریان و تامین کنندگان - دریافت کرده اند. قراردادها، فاکتورها، گواهی پایان کار و غیره را می توان با امضای الکترونیکی امضا کرد و از طریق اینترنت، به استثنای پست و پیک، برای طرف مقابل ارسال کرد.

وزارت دارایی آلمان تصمیم گرفته است که از اول جولای سال جاری قوانین مربوط به صورتحساب های الکترونیکی را ساده کند.

اخیراً دستور اداره مالیات فدرال روسیه به شماره ММВ-7-2 / مورخ 17.02.11 به اجرا درآمد. [ایمیل محافظت شده]، که روند ارائه اسناد را به درخواست بازرسی به عنوان بخشی از حسابرسی مالیاتی تعیین می کند. در عمل تا پایان سال 1390 امکان ارسال حداقل برخی مدارک الکترونیکی به بازرسی وجود نخواهد داشت. با این حال، در حال حاضر امکان مبادله داده های اولیه الکترونیکی با طرف مقابل بدون کپی برداری از آنها بر روی کاغذ وجود دارد.

طبق اطلاعاتی که در اختیار داریم، پیش نویس دستور وزارت دارایی روسیه که رویه مبادله صورتحساب های الکترونیکی را تایید می کند، باید به زودی در وزارت دادگستری روسیه ثبت شود. بر اساس این پروژه، فروشندگان و خریداران از طریق اپراتور جریان اسناد برای یکدیگر فاکتورهای الکترونیکی ارسال می کنند.

سه ماهه اول سال 2011 برای مرکز صورتحساب الکترونیکی خدمات پستی استونی بسیار موفق بود. در مقایسه با مدت مشابه سال گذشته، گردش مالی در این راستا نزدیک به 300 درصد افزایش داشته است.

با اجرایی شدن قانون جدید «در مورد EDS» می توان انتظار استفاده فعال از امضای دیجیتال توسط شهروندان را داشت. از جمله برای دریافت خدمات دولتی به صورت الکترونیکی

آیا بازرسی های مالیاتی در بازرسی ها اصل کاغذی را درخواست خواهند کرد، آیا ارزش دارد علاوه بر مدارک الکترونیکی، کپی کاغذی اجباری داشته باشیم، نحوه ارائه فنی اسناد الکترونیکی به درخواست سازمان بازرسی چگونه است؟ چنین سوالاتی قبل از هر چیز برای مالیات دهندگان روسی در مورد گردش کار دیجیتال مطرح می شود. کارشناسان دیادوک به این سوالات پاسخ می دهند.

جمعه گذشته، 25 مارس 2011، دومای ایالتی فدراسیون روسیه در آخرین خواندن پیش نویس قانون فدرال "در مورد امضای الکترونیکی" را تصویب کرد.

در 24 مارس 2011 میزگرد "مشکلات واقعی تعامل الکترونیکی سازمان امور مالیاتی با مودیان" برگزار شد.

در 21 مارس جلسه ای در مورد اجرای فاکتورهای الکترونیکی در روسیه برگزار شد

در سال 2010، افراد منطقه فدرال اورال شروع به تغییر فعالانه از نظریه در مورد خدمات عمومی الکترونیکی به عمل کردند. اولین خدماتی ظاهر شد که امکان حل مشکلات شهروندان را از راه دور فراهم می کند. با این حال، همانطور که کارشناسان خاطرنشان می کنند، دولت خود مانع اصلی در توسعه خدمات عمومی الکترونیکی است.

در روسیه، تعدادی از تغییرات در مورد استفاده از فاکتورها اعمال شده است. 229-FZ آنها را به طور رسمی در قالب الکترونیکی به رسمیت شناخت و عبارتی را که تا آن زمان معتبر بود در مورد قانونی بودن فقط نسخه کاغذی این سند لغو کرد. در نتیجه، فاکتور الکترونیکی به طور منطقی فهرست اسنادی را که همه شرکت های روسی برای مستندسازی معاملات تجاری خود استفاده می کردند، تکمیل کرد.

در 13 اکتبر، ششمین اجلاس سران اروپا در آلمان به پایان رسید - بزرگترین رویداد سالانه در مورد فاکتورهای الکترونیکی و سایر اسناد الکترونیکی (اجلاس EXPP).

نتایج جالبی توسط نظرسنجی "تبادل الکترونیکی فاکتور" که در پاییز امسال در بین خوانندگان PC Week / RE انجام شد نشان داد. همانطور که از نتایج آن (نمودار 1 را ببینید)، تقریباً همه پاسخ دهندگان ما (بیش از 94٪) به یک درجه یا دیگری علاقه مند به این خبر بودند که مبادله الکترونیکی فاکتورها در روسیه در نهایت مجاز است.

مصاحبه با پتر دیدنکو، کارشناس ارشد توسعه استراتژیک در SKB Kontur

در 16 ژوئیه، دومای ایالتی لایحه ای را در قرائت سوم به تصویب رساند که به کسب و کارها اجازه می دهد فاکتورها را به صورت الکترونیکی از طریق اینترنت مبادله کنند. سه روز بعد به تصویب شورای فدراسیون رسید. اکنون سازمان هایی با ابزارهای فنی سازگار می توانند اسناد الکترونیکی را با توافق طرفین معامله برای یکدیگر ارسال کنند.

لئونید ولکوف در انجمن Tver گفت که صورتحساب الکترونیکی چیست و چرا در جهان بسیار محبوب است. و نحوه انجام فاکتور الکترونیکی در روسیه.

1