Mendapatkan Hal Selesai adalah teknik manajemen waktu yang didirikan oleh David Allen dan dijelaskan dalam bukunya dengan nama yang sama.

Gagasan utama dari metode ini adalah bahwa seseorang perlu mengeluarkan kepalanya dari informasi rutin yang tidak perlu dengan mentransfernya ke media eksternal, apakah itu baki kertas, buku harian atau.

David menawarkan beberapa algoritme yang dapat digunakan untuk memproses sejumlah besar informasi secara efisien untuk mengatur waktu Anda.

Menurut metode GTD, lebih baik bekerja dengan informasi yang masuk dalam beberapa tahap:

2. Pemrosesan.

3. Organisasi.

5. Tindakan.

Mari kita membahas tahap-tahap ini secara lebih rinci.

Koleksi

Ide utama adalah bahwa setiap tugas, ide, informasi, dll. Anda perlu memperbaikinya di beberapa media: di atas kertas, di surat, di laptop atau komputer saku. Mungkin Anda akan menggunakan alat yang berbeda untuk merekam informasi masuk yang berbeda. Bukan itu intinya. Ide-ide utamanya adalah sebagai berikut:

Anda tidak akan melupakan apa pun

Anda akan membongkar kepala Anda dari sejumlah besar informasi rutin.

Informasi yang ditulis di atas kertas dapat dikumpulkan dalam baki, file atau email di folder tertentu, dan sebagainya, tergantung pada alat pengumpulannya.

Agar skema ini berfungsi, baki masukan harus diproses pada periode tertentu, misalnya seminggu sekali. Saat memproses baki, Anda sebenarnya mengosongkannya.

Misalnya, Anda dapat merekam semua tugas, ide, catatan di bagian "Tugas" penyelenggara online dengan satu klik.

Organisasi

Pemrosesan informasi yang dikumpulkan (keranjang, baki, wadah Kotak Masuk) berlangsung secara ketat sesuai dengan algoritme berikut:

Kami mengambil elemen teratas berikutnya dari keranjang "Kotak Masuk".

Jika suatu elemen memerlukan tindakan, dan membutuhkan sedikit waktu (hingga 5 menit), maka kami segera mengeksekusinya.

Jika tugas tersebut membutuhkan banyak waktu, maka kami mendelegasikan kepada seseorang atau menundanya.

Jika item keranjang "Kotak Masuk" tidak memerlukan tindakan, maka kami membuang item ini, meletakkannya di baki (daftar) "Suatu hari mungkin" atau meninggalkan item ini di suatu tempat di arsip sebagai informasi referensi.

Untuk mengatur pekerjaan pada tugas-tugas yang memerlukan tindakan lebih lanjut, David Allen menyarankan untuk membagi tugas-tugas tersebut menjadi beberapa daftar:

Tindakan berikut

Anda harus memiliki daftar tindakan spesifik lebih lanjut yang harus dilakukan. Hanya dalam kasus ini, Anda akan dapat bekerja seefisien mungkin, "menggiling" sejumlah besar kasing.

Di pengatur online TimeMaster, daftar serupa diwakili oleh daftar tugas.

Proyek

Tugas yang membutuhkan lebih dari satu tindakan untuk mencapai tujuannya pada dasarnya adalah proyek. Misalnya, untuk mempersiapkan presentasi, Anda perlu menelepon penyelenggara, membayar tagihan kamar, dll. Untuk setiap proyek, tindakan tindak lanjut harus ditentukan.

Dengan pengatur online TimeMaster, Anda dapat membagi tugas menjadi subtugas dalam hitungan detik.

tangguhan

Jika tugas tersebut didelegasikan atau dapat diselesaikan sedikit lebih lama karena alasan tertentu, maka tugas tersebut harus ditempatkan dalam daftar terpisah.

Penyelenggara online TimeMaster memiliki kontak yang dapat Anda gunakan untuk mengelola daftar tugas Anda.

Suatu hari nanti mungkin

Ada tugas yang tidak relevan saat ini, tidak jelas apakah itu akan relevan di masa depan, tetapi ada kemungkinan seperti itu. Tugas tersebut ditempatkan dalam daftar terpisah.

Di pengatur online TimeMaster, Anda dapat mengatur daftar tersebut dalam hitungan detik menggunakan konteks.

David Allen merekomendasikan untuk meninggalkan perencanaan kaku klasik hari itu, ketika seluruh hari dijadwalkan untuk menit. Perencanaan seperti itu jarang praktis, karena Anda dapat terganggu setiap saat, dan rencana dapat berubah.

David percaya bahwa tugas dibagi menjadi keras dan fleksibel.

Tugas Fleksibel masuk dalam daftar sederhana. Ini adalah tugas yang dapat diselesaikan pada waktu tertentu, sehingga dapat diselesaikan secara berurutan. Sebagian besar tugas rata-rata orang termasuk dalam kategori ini.

Tugas berat- ini adalah tugas yang terikat pada waktu tertentu. Misalnya, rapat, konferensi, panggilan terjadwal, tugas akan segera berakhir.

Masuk akal untuk hanya meninggalkan tugas-tugas berat di kalender. Di awal hari, Anda meninjau daftar kalender dan daftar tugas Anda. Paling nyaman ketika daftar tugas dan kalender berada di halaman yang sama. Lebih mudah untuk merencanakan seperti itu. Jika tidak ada tugas berat yang direncanakan di awal hari, maka Anda dapat melakukan tugas fleksibel secara berurutan: tergantung pada ketersediaan waktu, energi, dan sumber daya, Anda melakukan tugas dari prioritas tertinggi hingga prioritas terendah. Setelah waktunya untuk tugas yang sulit, Anda berhenti, melakukan tugas yang sulit, dan kemudian kembali melakukan tugas-tugas dalam daftar. Ini adalah cara yang paling fleksibel, sederhana dan nyaman untuk merencanakan ketika menangani sejumlah besar kasus.

David menyebutkan perencanaan top-down dalam bukunya juga. Dia menggunakan analogi meninjau tujuan, proyek, dan tugas "dari udara":

1. urusan saat ini;

2. proyek saat ini;

3. kerangka acuan;

4. tahun-tahun mendatang (1-2 tahun);

5. perspektif lima tahun (3-5 tahun);

Namun, seperti yang diakui David sendiri, dalam bukunya penekanan utama adalah pada penggambaran metode untuk memproses urusan dan proyek saat ini, dan perencanaan strategis harus diberikan buku terpisah. Omong-omong, Steve Covey, seorang pakar dunia yang tak kalah terkenal di bidang manajemen waktu, menjelaskan metode perencanaan strategis. Hal ini dibahas dalam artikel tentang perencanaan strategis.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang metodologi GTD di buku Getting Things Done karya David Allen dengan nama yang sama, atau pelajari cara mempraktikkan ini dan metode lainnya menggunakan organizer online dan alat lain dalam kursus video kami.

Jangan kalah. Berlangganan dan terima tautan ke artikel di email Anda.

Kata pengantar untuk edisi Rusia dari Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity dimulai seperti ini: menelepon. Karena itu, hubungan dengan kolega dan teman memburuk, rencana kerja runtuh, dan kesejahteraan memburuk. Semakin terorganisir seseorang, semakin mudah baginya untuk mengatur pekerjaan, pekerjaan rumah tangga dan kehidupan secara umum, semakin baik hubungannya dengan orang lain.

Situasi seperti itu akrab bagi banyak orang. Dan janji penulis buku untuk membantu menjadi lebih terorganisir, dalam banyak hal, menjelaskan keberhasilannya. Hal ini dibuktikan tidak hanya dengan lebih dari 600 ribu eksemplar terjual sejak tahun 2001 di Amerika saja, tetapi juga oleh pengembangan lebih lanjut dari konsep Allen oleh banyak penulis, pembuatan perangkat lunak khusus, termasuk aplikasi seluler, yang didasarkan pada Getting Things Done ( metode GTD). Teknik Allen individu (misalnya, "43 folder") sekarang dikhususkan untuk seluruh sumber daya online. Ini dengan jelas menunjukkan bahwa perkembangan penulis telah secara signifikan mempengaruhi area seperti pribadi. Oleh karena itu, dalam artikel ini kita akan membahas tentang konsep GTD, prinsip pengoperasiannya, serta beberapa aspek praktis yang dapat diterapkan setiap orang dalam aktivitasnya.

Bagaimana menyelesaikan sesuatu?

Menyelesaikan semuanya- teknik untuk meningkatkan efektivitas pribadi, dikembangkan dan dijelaskan dalam buku dengan nama yang sama oleh David Allen. Singkatan GTD lebih umum. Wikipedia mengatakan bahwa dalam terjemahan frasa dari bahasa Inggris ke bahasa Rusia, frasa "memperbaiki segala sesuatunya" salah digunakan (sebuah buku diterbitkan dengan judul ini dalam terjemahan Rusia), sementara "membawa semuanya sampai selesai" diperlukan. Ini juga merupakan fakta yang aneh bahwa Wikipedia bahasa Rusia dan bahasa Inggris berbeda dalam interpretasi mereka tentang pemahaman metodologi GTD: yang pertama menyebutnya independen dan terbatas terkait dengan manajemen waktu, sedangkan yang kedua mengklaim bahwa GTD adalah sebuah metode. dalam kerangka manajemen waktu.

Banyak ahli mencatat gaya khusus presentasi yang melekat pada Allen. Ide-idenya, tidak seperti yang dikemukakan oleh Stephen Covey di "", tidak menginspirasi, tetapi memberikan deskripsi algoritma yang ketat dan terperinci. Tidak seperti Covey, yang tidak lepas dari refleksi filosofis dan membutuhkan pernyataan misi yang jelas yang mencakup tujuan utama kehidupan, Allen, sebaliknya, membangun sistem "bottom-up". Dia yakin bahwa untuk mengubah hidup Anda, Anda harus memulai bukan dengan tugas-tugas global, tetapi dengan mengatur segala sesuatunya dalam hal-hal sepele di sekitarnya yang paling tidak penting.

“Saya menyarankan Anda untuk bertindak berdasarkan prinsip “langsung,” adalah bagaimana penulis menggambarkan penerapan metodenya sendiri. Menurut Allen, Anda tidak perlu hanya membaca dan mencatat, Anda harus benar-benar mulai menggunakannya, karena tidak memerlukan keahlian khusus, dan hasilnya tidak akan membuat Anda menunggu.

Jadi, berbekal saran dari penulis, kami sampai pada hal yang paling penting: pertanyaan tentang esensi dari metode mengakhiri sesuatu. Banyak yang mengkritik konsep GTD karena kompleksitas dan ketidakpahamannya, yang, pada saat yang sama, tidak mencegah setiap orang mengembangkan sistem mereka sendiri, hanya mengadopsi beberapa postulat. Di bawah ini adalah rekomendasi dari buku "Getting Things Done":

Organisasi luar angkasa

Salah satu rekomendasi pertama yang dibuat dalam buku ini. Menurut Allen, tempat kerja mirip dengan pos pemeriksaan tempat setiap hari memulai perjalanan. Esensinya di sini sangat abstrak - intinya bukan bahwa tempat kerja tidak dipenuhi dengan kertas dan peralatan kantor yang berserakan (ini adalah persyaratan umum untuk semua orang yang menggunakan manajemen waktu), tetapi Anda perlu mengaturnya sebanyak mungkin. mungkin "untuk dirimu sendiri". ”, sesuai dengan jenis aktivitas dan kebutuhannya. Ada spesifiknya: teknik GTD menyiratkan kehadiran, selain meja, tentu saja, dari atribut berikut:

• baki kertas (setidaknya tiga lembar);
• sebungkus kertas A5;
• pena atau pensil;
• daun lengket (~ 8 x 8 cm);
• klip kertas;
• jepitan untuk rim kertas besar;
• stapler;
• Scotch;
• penghapus;
• mesin pelabelan;
• folder untuk kertas;
• buku harian;
• bak sampah.

Sistem penyimpanan informasi referensi

Setiap orang membutuhkan sistem seperti itu. Lemari untuk menyimpan korespondensi, banyak folder, mesin pelabelan - singkatnya, segala sesuatu yang membantu menyusun informasi yang masuk agar mudah diakses nanti. Penulis yakin bahwa proses penempatan surat atau dokumen dalam sistem seperti itu tidak lebih dari 60 detik. Oleh karena itu, lebih baik untuk mengatur sesuatu seperti katalog abjad, yang memungkinkan Anda mengakses informasi dengan cepat dan nyaman.

Daftar

Selain menggunakan perencana kalender, setiap orang harus memiliki 4 daftar:

1. "Langkah selanjutnya." Dalam daftar ini, Anda menuliskan hal-hal yang perlu Anda lakukan dalam jangka pendek. Tidak masalah apa bentuknya - buku catatan kertas atau dokumen teks di desktop komputer pribadi, penting untuk selalu bersama Anda. Dengan demikian, Anda akan memiliki pengingat terus-menerus tentang hal-hal yang masih harus dilakukan. Anda perlu mengedit daftar seperti itu, membuat entri baru di dalamnya setiap hari.

2. Proyek. Di bawah judul ini, Allen memahami perusahaan yang beberapa sub-tindakan terkait, oleh karena itu, implementasinya membutuhkan lebih dari satu tindakan. Proyek perlu dipantau agar dapat menilai kemajuan pelaksanaannya (mingguan).

3. Ditunda. Daftar ini menyimpan proyek yang pelaksanaannya didelegasikan kepada seseorang atau memerlukan pengaruh faktor eksternal. Mereka juga perlu diperiksa secara sistematis (minimal seminggu sekali).

4. Suatu hari nanti/mungkin. Dari namanya saja sudah jelas bahwa ini adalah daftar hal-hal yang tidak pasti untuk masa depan, seperti lari maraton atau memulai blog.

Pemeliharaan daftar ini terkait erat dengan main prinsip GTD: pengumpulan, pemrosesan, organisasi, peninjauan, dan tindakan.

Koleksi. David Allen menggunakan istilah "keranjang" untuk merujuk pada fiksasi informasi pada media apa pun untuk membebaskan pikiran. Ini bisa berupa organizer, buku harian, laptop. Anda harus membuang semuanya dari kepala Anda (dalam hal ini, transfer) dan lanjutkan ke langkah berikutnya.

Perlakuan. Selama pemrosesan informasi, itu harus dibagi menjadi dua jenis: yang memerlukan tindakan dan yang tidak. Saat bekerja dengan tipe pertama, kami melakukannya sendiri, atau mendelegasikan, atau menunda. Saat bekerja dengan yang kedua, kami memasukkannya ke dalam informasi referensi, menyingkirkannya, meletakkannya di daftar "suatu hari nanti".

Aturan Dua Menit - jika pekerjaan membutuhkan waktu kurang dari 2-5 menit untuk diselesaikan, maka harus segera diselesaikan.

Ringkasan daftar tugas harus dilakukan setiap hari atau sesering mungkin. GTD mensyaratkan bahwa setidaknya ada tinjauan mingguan semua kegiatan, proyek, dan item "ditangguhkan".

Tindakan. Pelaksanaan tugas secara fisik.

Selain apa yang telah dikatakan, kami ingin menarik perhatian Anda pada fakta bahwa GTD bukanlah alat yang unik, tetapi seperangkat teknik. Anda dapat mengambilnya sebagai dasar, menyesuaikan, mengubah sesuai dengan jenis aktivitas dan kebutuhan Anda.

Kontrol Prestasi

Agar hal-hal kecil di mana kita membagi yang besar bergerak menuju penyelesaian, penting untuk memahami tujuan apa yang kita kejar, hasil apa yang ingin kita capai. Seperti yang telah disebutkan, sesuai dengan ini, sejumlah tindakan berurutan dan pengingat direncanakan, digabungkan menjadi satu sistem sistematis. Semakin kompleks tugasnya, semakin kecil "batu bata" yang harus dibagi, dan semakin rinci sistem ini harus dikembangkan. Mari kita lihat lebih dekat tonggak sejarah:

• Jawaban atas pertanyaan itu adalah apa yang ingin kita capai. Kita perlu memahami dengan jelas mengapa kita melakukan tindakan tertentu. Ini seperti seorang pemanah yang membidik sasaran tepat sasaran. Dia dapat melakukan banyak tindakan dari merangkai hingga menembak, tetapi hasilnya akan tetap diperiksa oleh panah yang mengenai pusat sasaran. Tanpa menjawab pertanyaan, dia bisa mengirim panah ke penonton juga.
• Jawabannya adalah bagaimana kita ingin mencapainya. Di sini, bagi kebanyakan orang, penghasil ide mulai bekerja secara aktif, memberikan ide yang cocok dan yang sejujurnya gila. Pertama memperbaiki semuanya tanpa kritik dan kemudian memilih yang paling cocok, lebih mudah untuk mencapai tujuan.
• Memilih lintasan terbaik dan langsung mengikutinya. Jadi, setelah menjawab pertanyaan, kita dapat menyusun rencana yang jelas, yang selanjutnya kita dapat mencapai tujuan kita.

Hidup Anda terdiri dari tujuan yang ditetapkan, serangkaian tindakan Anda dan hasil yang diperoleh. Semakin baik Anda dapat menyusun informasi pada tingkat yang berbeda, membangun rantai tindakan dan mengikutinya, semakin baik Anda dapat mengatur urusan Anda.

Sedikit tentang penulis

Terakhir, sedikit tentang penulis sendiri. David Allen (lahir 28 Desember 1945, Shreveport, AS) adalah seorang ahli, konsultan dalam hal manajemen waktu dan produktivitas pribadi. Di masa remajanya, dia suka, memenangkan Kejuaraan Debat Negara Bagian Louisiana. Di universitas, ia mengkhususkan diri dalam studi sejarah Amerika. Setelah lulus dari perguruan tinggi, D. Allen mencari tempatnya dalam hidup untuk beberapa waktu. Dengan keyakinannya sendiri, ia mengubah setidaknya 35 profesi sebelum usia 35 tahun. Daftar posisi yang dipegangnya sangat mengesankan, dan terkadang bahkan eksotis. Pelatih masa depan bekerja sebagai pelayan, juru masak di restoran, guru karate, pesulap, turner, penjual vitamin dan moped, agen perjalanan, manajer pariwisata, dan desainer lanskap. Pada 1980-an, ia mulai mengembangkan program pelatihan untuk manajer dan eksekutif Lockheed Corporation.

Saat ini, D. Allen memimpin perusahaannya sendiri, yang bergerak di bidang pembinaan di bidang manajemen dan produktivitas yang efektif. Allen sendiri sangat jarang memberikan seminar publik. Dia juga salah satu pendiri Actioneer Inc, sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam produksi perlengkapan kantor.

Allen telah menulis tiga buku - yang sudah mendapat pujian, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Prinsip Produktivitas untuk Pekerjaan dan Kehidupan, serta Membuat Semuanya Bekerja: Menang dalam Permainan Kerja dan Bisnis Kehidupan.

Diskon untuk pengguna 4brain

Allen sendiri sangat jarang mengadakan seminar umum, hal ini dilakukan oleh mahasiswa bersertifikatnya. Jadi, di Rusia, Belarusia, dan Kazakhstan, mitra bersertifikatnya adalah Everconsult, yang mengadakan pelatihan tentang GTD.

Everconsult menghubungi kami dan menawarkan semua pengguna situs web kami diskon 15% untuk acara mereka (bagi mereka yang tertarik). . Untuk menerima diskon, Anda hanya perlu memasukkan kode promosi saat mendaftar.

Saya akan mengungkapkan beberapa rahasia efisiensi dalam hidup dan bisnis...

Lembar contekan kecil tentang cara menangani berbagai hal dan mulai hidup secara efektif!

David Allen secara pribadi mengundang Anda ke pelatihan di Moskow. Saya harus mengatakan bahwa buku-bukunya telah terjual lebih dari 2 juta eksemplar!
Dan sistemnya benar-benar berfungsi!

Hidup Anda tidak akan pernah sama setelah Anda mengenal sistem GTD!
Saya ingat sangat terkesan dengan penampilan David Allen!

Kami meraih seribu hal, berusaha untuk tidak melupakan hal-hal sepele rumah tangga di sepanjang jalan, kami sering melupakan tujuan, tetapi kami ingat tenggat waktu yang tak terhindarkan mendekat.

Terkadang rasa takut akan tumpukan tugas benar-benar melumpuhkan otak dan sikap apatis, penundaan, dan depresi muncul. Bekerja pada saat-saat seperti itu bergerak lambat, tampaknya bahkan kursor mouse hampir tidak merayap di monitor.

Situasi ini semakin berbahaya semakin seseorang bekerja dalam tim, terutama ketika datang ke tim pengembangan.

Ide untuk diundang ke konferensi kamiDavid Allen tidak terduga, tetapi tidak disengaja. Pribadi, sekilas, konsep GTD, memberikan rekomendasi yang baik untuk setiap pengembang secara individu dan proses pengembangan secara keseluruhan. Tentu saja, metode GTD tidak "dipertajam" untuk proses pengembangan perangkat lunak sebagai tangkas, namun demikian, ia mampu melengkapi atau menjadi langkah pertama menuju transisi tim ke metodologi pengembangan tangkas. Apa itu, GTD untuk seorang programmer?

Mari kita bagi penerapan prinsip-prinsip GTD dalam pengembangan menjadi dua blok: pribadi, ketika menyangkut individu, dan tim, ketika menyangkut perusahaan atau sekelompok pengembang. Secara umum, prinsipnya sama, tetapi jauh lebih sulit untuk menerapkannya dalam tim, karena akan ada sabotase dan penolakan dari karyawan atau pemimpin tim.

Tidak ada manusia adalah sebuah pulau

Salah satu dasar metode GTD adalah prinsip memindahkan tugas dari ingatan seseorang ke sumber eksternal. Dengan demikian, otak manusia berhenti peduli untuk mengingat semua rencana, dari yang tidak penting hingga yang global, dan mulai berkonsentrasi pada tugas-tugas yang sangat penting saat ini dan pelaksanaannya. Seseorang mengatakan bahwa metode GTD dapat digunakan secara efektif untuk membebaskan ruang pribadi dan menemukan keseimbangan antara pekerjaan dan, misalnya, hobi atau keluarga. Namun, dari sudut pandang pengembang praktis, GTD diperlukan, pertama-tama, untuk menjaga keseimbangan antara kerja dan ... kerja.

Pemrogram, arsitek sistem, dan manajer proyek terus-menerus mengerjakan berbagai prioritas, tugas, atau proyek. Seringkali keadaan mengecualikan pemeliharaan satu tugas, jadi Anda harus dapat mengatur ulang dengan cepat. Melempar dari proyek ke proyek seperti itu sering menimbulkan stres, tetapi bukan stres yang muncul dari pekerjaan yang tidak dicintai, tetapi stres sebagai fenomena fisiologis dan emosional. Semakin tinggi tingkat kecemasan, semakin sulit untuk mengatasi tugas. Di sinilah GTD masuk.

Menyetel filter pada daftar tugas

Pertama-tama, Anda perlu menetapkan batasan dengan memilih yang utama di antara semua tugas. Dengan meninggalkan hal utama, Anda membebaskan waktu dan energi dan menciptakan momentum untuk bertindak dengan usaha yang jauh lebih sedikit daripada ketika Anda menyimpan semua hal kecil di kepala Anda. Ada rutinitas, ada proyek penting, ada rencana ke depan. Pada saat yang sama, dalam semua kategori ini ada hal yang penting. Untuk memilihnya, Anda perlu melakukan beberapa langkah:

• pilih tugas yang dimulai tetapi tidak diselesaikan;


• pilih kasus yang paling mengkhawatirkan;


• pilihlah hal-hal yang tidak ingin Anda lakukan dan yang terus-menerus ditunda;


• memilih urusan rutin, termasuk urusan rumah tangga.

Sebagai aturan, yang utama ada di tiga kelompok pertama. Oleh karena itu, prioritas harus diberikan pada urusan yang mengkhawatirkan dan belum selesai - bukan tanpa alasan bahwa terjemahan yang tepat dari Getting Things Done adalah "menyelesaikan segala sesuatunya".

Kami merampingkan komunikasi

Tidak masalah jika seorang freelancer atau programmer bekerja dari jarak jauh atau dalam tim, dia selalu berada di bidang komunikasi: panggilan pelanggan, pertanyaan manajemen, permintaan pengguna dan kolega, pesan informasi dari vendor SDK, dll. Komunikasi ini tidak dapat dilakukan disebut tidak signifikan, tetapi mereka harus dapat menanganinya dengan benar.

• Berhenti memeriksa email Anda setiap 5 menit - atur peringatan pop-up yang dapat Anda lihat dari sudut mata Anda. Tempatkan email di folder dan baca saat diperbarui pada saat tertentu.


• Bagi semua komunikasi berdasarkan konteks: Skype, panggilan seluler, telepon rumah, komunikasi melalui surat, dll. Alokasikan waktu tertentu untuk komunikasi dalam setiap saluran.


• Periksa pekerjaan dan obrolan pribadi. Mungkin jika karyawan baru Anda menulis surat kepada Anda tanpa henti atau kolega lama menanyakan pertanyaan pekerjaan yang sama, Anda harus meminta mereka untuk menyiapkan pertanyaan, meluangkan waktu untuk berkomunikasi, dan mengklarifikasi semua poin yang sulit.


• Perhatikan peramban web Anda. Pengembang sering melihat topik khusus di forum atau situs khusus. Di sana mereka menunggu topik dan diskusi menarik yang tidak ada hubungannya dengan tugas saat ini. Lebih baik menunda membaca topik yang sangat menarik dengan menggunakan bookmark browser atau utilitas khusus untuk menyimpan tautan (misalnya, add-on Pocket, yang juga dapat diinstal sebagai aplikasi pada perangkat seluler dan menyinkronkan bookmark).


• Dapatkan buku catatan dan / atau aplikasi tempat Anda akan menuliskan semua tugas dengan label urgensi dan kepentingan. GTD untuk manajemen kasus memperkenalkan konsep waktu, konteks (tempat), tindakan. Untuk memprioritaskan tugas dengan benar, bayangkan filter sederhana seperti di Excel, misalnya. Tetapkan setiap tugas parameter waktu (menurut jam atau waktu), tempat (rumah, kantor, jalan, gym, toko, dll.). Dan kemudian bagi tugas seperti ini: "minta komentar di TK - kerja - 14:00" atau "telepon toko ban - jalan - malam." Ada banyak aplikasi untuk catatan seperti itu: dari penjadwal tugas di Windows, yang dapat Anda gunakan untuk tujuan Anda sendiri, hingga Evernote, Rainlendar, dan pengingat yang ditulis dengan cermat di ponsel cerdas Anda.

Keyakinan bahwa Anda memiliki daftar seperti itu dijamin akan mengurangi tingkat kecemasan dan membantu Anda fokus untuk menyelesaikan setiap tugas.

Ada masalah yang lebih global yang juga mempengaruhi pengembang dari semua jenis pekerjaan. Hari ini, hampir setiap minggu alat, panduan, utilitas baru untuk pengembang dirilis, kadang-kadang ada pesan tentang kerangka kerja versi baru, perpustakaan baru, dan bahkan bahasa pemrograman baru. Semua informasi ini sangat menarik bagi para profesional, dan terkadang bahkan memikat dan membuat Anda mencoba sesuatu yang baru (buat aplikasi seluler sederhana, tulis “Halo, dunia!” di Brainfuck, atau buat proyek sumber terbuka baru). Hanya ada satu jalan keluar: untuk mendistribusikan kepentingan sesuai dengan kepentingan mereka dalam kaitannya dengan proyek saat ini, tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Berfokus pada satu tugas memungkinkan untuk meningkatkan produktivitas pribadi, meluangkan waktu, dan mulai mempelajari informasi baru.

5 langkah pengoptimalan

Metode GTD membedakan lima tahap pengerjaan daftar tugas.

Pengumpulan informasi.Anda perlu mengumpulkan semua tugas - cukup ambil dan tulis dengan pena atau dalam file teks semua rutinitas Anda, urusan global yang belum selesai. Pada saat yang sama, penting untuk diingat bahwa, misalnya, di balik tugas "Tulis laporan dalam Laporan Cepat untuk Snegovik LLC" ada beberapa subtugas penting dan membutuhkan perhatian: kumpulkan persyaratan dari klien, buat dan setujui TOR , meminta serangkaian data untuk menguji laporan, dll. ... Penting untuk menuliskan semua tugas - beberapa saat kemudian Anda akan mengelompokkannya.
Perhatikan tidak hanya proyek-proyek yang ada di memori, tetapi juga proyek-proyek yang ada di komputer - seringkali kekacauan yang ada tidak kalah dengan pikiran. Perlu membagi file ke dalam folder yang sesuai dengan setiap proyek, memisahkan dokumen pribadi dari yang berfungsi.

proses pengolahan.Proses informasi sesuai skema yang diusulkan oleh GTD: jika sesuatu sudah dieksekusi, Anda harus melanjutkan tugas sampai akhir, jika itu dapat dilakukan dalam waktu kurang dari dua menit, lakukan segera.

Algoritma pemrosesan GTD klasik

Dari sudut pandang mengerjakan proyek utama untuk Anda, penting untuk mempertimbangkan beberapa nuansa.

• Tunda tugas yang tidak mendesak, seperti mempelajari materi non-inti yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan saat ini.


• Jika memungkinkan, delegasikan tugas, misalnya kepada rekan kerja atau pekerja lepas. Jika Anda seorang pembuat kode yang cepat dan efisien tetapi tidak pandai membuat situs web, periklanan, atau desain, hubungi profesional. Bahkan jika itu adalah proyek Anda sendiri, berinvestasi dalam pekerjaan berkualitas orang lain akan segera membuahkan hasil.


• Belajarlah untuk mengatakan "tidak". Ini mungkin salah satu keterampilan yang paling sulit: akan selalu ada lusinan teman yang membuat Windows crash, bug merayap ke dalam kode, membutuhkan firmware Android dan meminta jailbreak iPhone. Tugas-tugas kecil ini memakan banyak waktu. Jika Anda tidak ingin merusak hubungan, temukan beberapa manual yang tersedia di Web dan kirimkan tautan ke mereka yang menderita.

Daftar organisasi.Setelah dua tahap pertama dan paling sulit dilalui, perlu untuk mengatur pekerjaan dengan tugas. Di sini Anda dapat menggunakan aturan sederhana: bagi waktu menjadi beberapa minggu, pada akhir minggu tinjau daftar dan buat yang baru. Semua tugas harus dibagi dengan tenggat waktu dan prioritas. Untuk mengelola tugas, Anda dapat menggunakan aplikasi apa pun yang Anda suka: ini adalah OneNote seluler dan Evernote, dan Asana, dan Redmine, dan Google Kalender, dan seterusnya ...

Pada tahap ini, hal utama adalah memberikan banyak perhatian untuk bekerja dengan proyek saat ini atau beberapa. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan peta asosiatif (peta pikiran), yang akan mencerminkan semua tahapan pekerjaan dalam bentuk peta struktur visual, yang dengannya Anda akan melanjutkan proyek. Untuk membuat mindmap, ada banyak aplikasi berbayar dan gratis dengan fitur-fitur menarik. Kami menyukai kenyamanan, gratis, dan Russified , di mana kami membuat perkiraan tampilan peta yang belum selesai yang tidak diklaim sebagai kebenaran:

Bagian 1

Bagian 2

Anda tidak boleh membagi tugas menjadi sederhana dan kompleks, Anda harus melakukan semuanya secara berurutan, maka waktu akan didistribusikan secara rasional.

Revisi selesai.Pada tahap ini perlu dicatat apa yang telah dilakukan, menganalisis penyebab kegagalan, membuat rencana untuk tahap selanjutnya (misalnya seminggu).

Tindakan yang sebenarnya.Tugas harus dilakukan berdasarkan sumber daya yang tersedia: kekuatan, waktu, tempat pelaksanaan, serta prioritas yang ditetapkan. Jika Anda kekurangan beberapa sumber daya yang akan muncul nanti untuk menyelesaikan masalah dengan cepat, cobalah untuk mentransfer tugas ke saat alat untuk eksekusi yang lebih baik muncul. Misalnya, jika Anda sedang menyelesaikan aplikasi desktop dan untuk membuat beberapa perubahan, Anda memerlukan pembaruan dan belum dibeli oleh perusahaan Anda, tetapi direncanakan untuk dibeli dalam waktu dekat SDK, buat perubahan yang dapat dilakukan di versi saat ini, dan tambahkan tugas dari sisa perubahan ke folder atau file dengan tugas untuk masa mendatang. Tentu saja, mencari cara untuk memecahkan masalah dengan cara yang tersedia mengungkapkan Anda sebagai seorang profesional, tetapi itu membutuhkan investasi waktu dan usaha Anda yang besar dan tidak selalu dapat dibenarkan.

Berikut adalah beberapa tip tentang cara menggunakan prinsip-prinsip GTD jika Anda seorang pengembang dalam tim atau bekerja sendiri.

• Rencanakan proyek Anda pada awalnya, dan bukan dalam proses kerja, bagi menjadi subtugas yang dapat dikelola.


• Soroti tahapan pekerjaan individu pada proyek dan beri label untuk kepentingan dan urgensi pekerjaan.


• Selesaikan setiap tugas tanpa meninggalkannya untuk nanti. Bahkan jika Anda hanya tahu jalan panjang untuk menyelesaikan suatu masalah, selesaikanlah. Selama refactoring lebih lanjut, dimungkinkan untuk menyingkirkan solusi yang tidak optimal.


• Tinjau daftar tugas secara berkala untuk merevisi apa yang telah dilakukan dan mengubah rencana.


• Pada satu titik waktu, fokus pada satu tugas - dengan cara ini Anda menghemat waktu dan tenaga.


• Sisihkan waktu untuk setiap tahap dan berikan perhatian maksimal padanya: pengumpulan persyaratan, pengembangan, pengujian unit, dll.

GTD tidak dapat dilaksanakan dalam satu hari - pertama beberapa elemen individu muncul, kemudian aturan terbentuk, akhirnya, kebiasaan dan hasil nyata muncul. Hal utama adalah tidak berhenti. Omong-omong, tidak buruk jika Anda dapat mentransfer beberapa keterampilan Anda di GTD ke tim yang bekerja dengan Anda - ini dapat secara signifikan mengoptimalkan pekerjaan di dalam perusahaan.

Ada keamanan dalam angka

Terlepas dari kenyataan bahwa GTD, sebagai suatu peraturan, ditujukan untuk individu, itu juga berlaku untuk tim, di mana penting untuk dapat menentukan visi proyek, tujuan, menunjuk proyek, dan mendistribusikan area tanggung jawab. Selain itu, banyak organisasi sudah ada dan berhasil menggunakan, mungkin, entitas yang paling dekat dengan logika GTD - bagan Gantt. Bagan Gantt sangat akurat mencerminkan kebutuhan proyek akan sumber daya, tugas dan subtugas, perkiraan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas, tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan pada tugas, tahapan proyek, yang dapat dimulai hanya setelah akhir tahap sebelumnya dan pelepasan sumber daya yang diperlukan.

Namun, seringkali semua upaya untuk menyusun diagram sumber daya dan pekerjaan sia-sia. Menghubungkan GTD ke pengembangan perangkat lunak, Robert Peake, penginjil GTD dan CTO dari perusahaan konsultan David Allen, yang telah memimpin proyek teknis dan memahami topik serta CEO, telah menulis dengan baik di bagan Gantt:

“Saya telah melihat begitu banyak waktu, energi, dan uang masuk ke bagan Gantt yang kompleks yang dihancurkan dengan jentikan pertama jari seorang eksekutif. Perusahaan mana pun yang bergantung pada kode prioritas ABC dan kendali ketat bagi programmer untuk tetap berada di garis depan pengembangan perangkat lunak akan mengalami kekecewaan yang pahit.”

Ini juga mengungkapkan esensi dari konsep tersebut. Faktanya adalah bahwa itu tidak ditujukan pada perencanaan tetapi pada kemampuan untuk kembali ke titik kegagalan. Mari kita jelaskan lebih detail. Dalam kehidupan setiap orang dan tim mana pun, ada saat-saat ketika mereka menyimpang dari tujuan yang dimaksudkan dan semua aktivitas jatuh ke dalam kekacauan. Ini dapat terjadi baik karena alasan eksternal maupun karena alasan yang terkait dengan pengaruh internal individu: perubahan sementara dalam perjalanan pengembangan proyek, munculnya investor baru dengan visi baru, istirahat untuk kerja lembur (misalnya, persiapan untuk pameran). Tugas GTD dalam sebuah tim adalah dengan mudah kembali ke titik di mana perlu menyimpang dari rencana kerja dan terus beroperasi seperti sebelumnya.

“Bagian penyapu pikiran GTD cukup sederhana sehingga David (Allen) sering menyebutnya sebagai semacam tempat pembuangan memori untuk “RAM mental”. Ini seperti Anda secara berkala memeriksa dengan otak Anda sendiri untuk melihat apa yang menarik perhatian Anda, menariknya keluar dan melihatnya. Ini seperti Anda menyusun daftar peluang ini (proyek dan langkah selanjutnya) yang berfungsi sebagai jaring pengaman Anda untuk memastikan semua yang Anda lakukan dilakukan dengan benar dan digabungkan dengan aturan dua menit (jika Anda dapat melakukan sesuatu dalam waktu kurang dari 2 menit, lakukan - kira-kira per) dan pemikiran yang terfokus pada tindakan selanjutnya, memberi Anda gambaran statis tentang keadaan kerja Anda, yang dengannya Anda dapat dengan mudah kembali ke titik di mana Anda menyela.

Ada empat kegiatan utama dalam tim pengembangan, yang dengan sendirinya bertindak sebagai elemen dari tim GTD.

1. Pengujian regresi - bagian kode sumber yang sudah diperbaiki diuji, serta fungsionalitas fungsionalitas yang terkait dengan kode yang diubah. Sebagai bagian dari Extreme Programming, ini menggambarkan GTD dalam hal pengulangan, revisi, dan ketidakjelasan tindakan.


2. Bekerja dengan dokumentasi - membuat dan menguji dokumentasi memungkinkan Anda mentransfer pengetahuan dan tugas penting ke kertas. Baik pengguna, penguji, maupun pengembang tidak perlu mengingatnya - jika perlu, Anda dapat merujuk ke dokumentasi dan mengklarifikasi poin yang tidak jelas atau menemukan jawaban atas pertanyaan tentang pengoperasian program.


3. Refactoring kode adalah proses meningkatkan kode tanpa mengubah fungsionalitas. Penganut Extreme Programming melakukan refactoring berkala untuk meningkatkan kinerja program, pemahaman dan keterbacaan kode. Ada perusahaan dan tim yang menghindari refactoring. Dalam kebanyakan kasus, ini karena ketakutan bahwa perubahan kode akan menyebabkan crash pada sistem. Sebagai aturan, pendekatan ini mengarah pada kekakuan dan keusangan program.


4. bertukar pikiran. Sebuah proses yang terjadi dalam satu bentuk atau lainnya dalam tim mana pun. Ini hanya kumpulan informasi dan ide. Peta pikiran asosiatif juga dapat dibuat selama dan setelah curah pendapat.

Dalam kebanyakan kasus, seorang programmer di tempat kerja melakukan lebih banyak tugas daripada hanya menulis kode. Selain itu, semakin banyak pengalaman dan kualifikasi yang dia miliki, semakin banyak tugas heterogen yang diberikan kepadanya. Pada titik tertentu, krisis terjadi ketika tugas dan kewajiban mulai membebani karyawan dan secara signifikan mengurangi produktivitasnya. Jelas, ini dapat dan harus diperangi, dan bukan dengan metode direktif dan tindakan represif, tetapi dengan bantuan GTD, yang ditujukan pada perubahan evolusioner dalam pendekatan untuk bekerja. Banyak ulasan dari mereka yang telah mencoba metode ini menceritakan kesulitan yang signifikan di awal dan keberhasilan yang tidak kalah signifikan di akhir proses. Lagi pula, mereka mengatakan butuh 21 hari untuk membentuk kebiasaan. Kenapa tidak mencoba?

PS: Anda dapat mendengarkan pidato online penulis metode GTD David Allen secara gratis dan mengajukan pertanyaan kepadanya selama konferensi17 November (Selasa) pukul 19:15 waktu Moskow. Dia akan berbicara tentang pendekatan GTD untuk mengatasi informasi yang berlebihan dan berbagi penelitian terbaru tentang produktivitas manusia.

Menurut Productivity Scan terbaru oleh Life Architect, menerapkan metodologi GTD dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi pribadi setidaknya 20%.

GTD® telah terbukti efektif baik untuk penggunaan pribadi maupun untuk organisasi yang beroperasi di berbagai industri. Ini berhasil digunakan oleh manajemen puncak dan karyawan baru perusahaan yang termasuk dalam daftar TOP-50 Fortune.

Saya membaca ulang buku David Allen's How to Get Things Done setiap tahun dan menemukan sesuatu yang baru setiap saat. Sesuatu yang tidak saya perhatikan sebelumnya. Bagi saya, ini adalah buku GTD utama. Sebuah Risalah tentang Efisiensi Pribadi!

Ini tidak berarti bahwa saya tidak membaca dengan seksama terakhir kali. Saat kami berkembang, kami naik ke level baru, dan dari level ini pandangan terbuka sama sekali berbeda.

Bukan fakta bahwa tahun depan, setelah membaca ulang buku yang sama, saya tidak akan menemukan yang lain…

1. Dengan kesadaran Anda. Apa yang saya pahami dalam proses membaca atau kesimpulan apa yang saya buat untuk diri saya sendiri.
2. Apa yang baru telah saya terapkan dalam sistem perencanaan saya di MyLifeOrganized.

Kesadaran yang muncul setelah membaca kembali buku "Cara mengatur segala sesuatunya"

GTD adalah kebiasaan!

Bahkan jika Anda membaca buku dan memahami semuanya untuk pertama kalinya, akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menerapkan prinsip-prinsip Menyelesaikan Sesuatu di tingkat bawah sadar.

Tidak ada jalan lain yang lebih pendek daripada latihan sehari-hari.

Bahkan jika Anda lulus pelatihan, Anda hanya bisa mendapatkan

1. Pengetahuan
2. keterampilan
3. kasus

Dan dalam satu atau dua minggu Anda akan memiliki

• sistem yang dibuat hanya untuk Anda, dengan mempertimbangkan nilai dan prioritas Anda
• semua tugas saat ini dibongkar dan terstruktur
• kasing dan template siap pakai untuk pekerjaan produktif di MLO
• jawaban atas semua pertanyaan Anda tentang MyLifeOrganized, perencanaan, penataan, memaksimalkan produktivitas

Tulis kepada saya apa kesulitan terbesar Anda dalam perencanaan dan penataan, dan saya akan memberi tahu Anda jalan keluar terbaik dari situasi ini!

GTD (Getting Things Done) adalah sistem produktivitas dan buku dengan nama yang sama oleh pelatih bisnis David Allen. Tujuan utamanya adalah memiliki waktu untuk melakukan apa yang perlu, tetapi menghabiskan lebih banyak waktu untuk apa yang memberi Anda kesenangan.

Seringkali, Getting Things Done diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia sebagai "menempatkan sesuatu secara teratur", meskipun akan lebih akurat untuk "mengakhiri segalanya". Setuju, lebih penting untuk tidak memasukkan tugas ke dalam daftar, tetapi untuk menyelesaikannya. Hanya untuk ini, Anda perlu membuat daftar, menentukan prioritas, dan membuat jadwal.

Dan mengapa itu dibutuhkan?

Bekerja dengan prinsip GTD, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengelola urusan Anda. Lagi pula, keuntungan utama dari teknik ini adalah informasi tentang semua tugas Anda terkonsentrasi di satu tempat sehingga Anda dapat berpindah dari satu hal ke hal lain tanpa ragu-ragu.

Apa perbedaan antara GTD dan daftar tugas?

Dalam daftar, kami biasanya hanya memperbaiki hal-hal yang paling penting, dan tidak menuliskan tugas-tugas kecil yang kurang signifikan. Dan sia-sia. Mereka menggulir di kepala Anda, mengalihkan perhatian dari pekerjaan, dan efisiensi Anda turun. Salah satu prinsip utama GTD adalah menangkap semuanya. Jadi Anda dapat membongkar otak Anda dan menggunakan semua sumber dayanya untuk bekerja.

Apakah sistem ini tepat untuk saya?

GTD relevan untuk orang-orang dari berbagai profesi, usia, dan status sosial. David Allen, yang merumuskan prinsip-prinsip sistem, mengadakan kursus untuk astronot ISS, musisi rock, dan pemimpin perusahaan besar.

Seperti David Allen dalam sebuah wawancara dengan Lifehacker, sistem ini bisa sama efektifnya atau sama-sama tidak bergunanya bagi remaja dan CEO sebuah perusahaan besar. Anda harus memiliki pola pikir tertentu, seperti terlibat dalam sistematisasi dan perencanaan.

Oke, jadi apa sebenarnya yang perlu dilakukan?

Tidak ada aturan ketat dalam sistem GTD. Tetapi ada prinsip dasar kerja:

1. Kumpulkan informasi dan catat semuanya. Tuliskan tugas, ide, tugas berulang dalam buku catatan atau aplikasi. Pada saat yang sama, daftar harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda tidak dapat mengatakan: "Saya akan menambahkan ini nanti." Bahkan hal terkecil dan paling tidak penting pun perlu ditulis jika Anda tidak melakukannya sekarang.
2. Tulis penjelasan. Seharusnya tidak ada tugas seperti "Bersiap untuk liburan". Pecahkan kasus besar menjadi tindakan spesifik dan layak (kirim dokumen ini dan itu ke pusat visa, beli handuk dan kacamata hitam, unduh peta ke ponsel Anda). Dengan daftar tugas yang biasa, kami menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyalin daripada melakukannya. Dan ya, jika Anda bisa mendelegasikan, delegasikan.
3. Tetapkan prioritas Anda. Untuk setiap item dalam daftar, masukkan tanggal dan kerangka waktu tertentu. Tambahkan pengingat jika perlu. Sebenarnya, ini berfungsi dengan daftar dan kalender. Pada tahap ini, Anda harus memiliki keyakinan bahwa Anda pasti tidak akan melupakan apa pun.
4. Perbarui daftar. Daftar tugas dengan cepat menjadi usang: sesuatu kehilangan relevansinya, sesuatu dipindahkan ke masa depan. Sistem harus bekerja untuk Anda. Jadi, pastikan Anda selalu memiliki daftar tindakan tertentu sehingga Anda bisa mulai bekerja tanpa penundaan.
5. Mengambil tindakan. Ketika semuanya sudah diatur, Anda dapat mulai menjalankan rencana Anda. Pilih kasus dari kategori yang tepat, lihat tindakan spesifik apa yang diperlukan dari Anda, dan kerjakan. Sehingga Anda dapat mewujudkan proyek-proyek besar.

Apakah Anda perlu meletakkan semuanya dalam satu daftar?

Tidak, lebih baik membuat beberapa, tetapi simpan di satu tempat. Misalnya, simpan beberapa daftar untuk setiap proyek kerja, daftar tugas rumah tangga, daftar studi, daftar ide, dan kemungkinan proyek di masa depan - selama imajinasi Anda cukup.

Apakah ada alat khusus?

Dari aplikasi dan layanan web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, notepad apa pun atau file biasa di Google Documents dapat digunakan. Jika Anda terbiasa membuat catatan di atas kertas, Anda bisa menggunakannya.

Ada penggemar sistem file. Satu folder umum dibuat di desktop, berisi beberapa folder tematik, dan masing-masing berisi daftar yang sesuai dan materi yang diperlukan.

Secara umum, pilih apa yang nyaman bagi Anda.

Persyaratan utama: alat harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda dapat mentransfer tugas dari kepala ke kertas atau ke aplikasi. Misalnya, ketika bos Anda mendatangi Anda dan memberi Anda tugas baru, saat Anda mengerjakan sesuatu yang lain.

Bagaimana cara mendapatkan nilai lebih dari GTD?

Sistem produktivitas apa pun tidak akan berfungsi jika diterapkan secara membabi buta. Untuk memaksimalkannya, sesuaikan untuk Anda sendiri, dan kemudian semuanya akan berhasil.

Dan ya, tidak ada sistem yang dapat melakukan segalanya untuk Anda, jadi jangan terlalu terbawa dengan membuat daftar, ingatlah untuk bertindak. GTD adalah alat yang membantu Anda menghilangkan stres dan tidak pernah melupakan apa pun. Tapi bagaimana Anda mengatur waktu Anda terserah Anda.