และไม่ประสบความสูญเสีย

จะช่วยโน้มน้าวคู่สัญญาว่าการชำระเงินหลังส่งสินค้า การปฏิบัติงานหรือการให้บริการจะถูกโอนตรงเวลา หนังสือค้ำประกันเกี่ยวกับการชำระเงิน

มันเป็นตัวแทนของ องค์ประกอบที่สำคัญการติดต่อทางธุรกิจระหว่างองค์กรและให้การรับประกันการชำระหนี้หลังจากการปฏิบัติตามภาระผูกพันเบื้องต้นของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งต่อการทำธุรกรรม เอกสารนี้เป็นพื้นฐานในการแนะนำการผ่อนชำระหรือการผ่อนชำระในข้อตกลง รวมถึงการปรับโครงสร้างหนี้

ตัวอย่างหนังสือค้ำประกันการชำระเงินช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อกำหนดและขั้นตอนการชำระเงินสำหรับการจัดส่งสินค้าการเช่าสถานที่หรือเรื่องอื่น ๆ ของการทำธุรกรรม กล่าวอีกนัยหนึ่ง เอกสารนี้แสดงถึงวิธีการรับรองการปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินโดยคู่สัญญาในสัญญา อาจเป็นการตอบสนองต่อข้อร้องเรียน หากต้องการเขียนจดหมายอย่างถูกต้อง คุณควรยึดตามตัวอย่างและแบบฟอร์มการออกแบบที่เหมาะสม

หนังสือค้ำประกันยืนยันความพร้อมของคุณในการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญา

เนื้อหาของจดหมายอาจแตกต่างกันอย่างมากทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของสัญญาและภาระผูกพันที่รับ ตัวอย่างเช่นตัวอย่างหนังสือค้ำประกันการชำระค่าเช่าสถานที่มีจุดแตกต่างอย่างสิ้นเชิงเมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารที่คล้ายกันสำหรับสำนักงานสรรพากร

เรามาดูวิธีการเขียนหนังสือค้ำประกันการชำระหนี้อย่างถูกต้องและพิจารณาตัวอย่างเอกสารนี้ในแต่ละประเด็น

จะเขียนหนังสือค้ำประกันอย่างไรให้ถูกต้อง?

ก่อนกรอกตัวอย่างหนังสือค้ำประกันการชำระหนี้โปรดอ่านข้อกำหนดก่อน บริษัทขนาดใหญ่มีคำแนะนำพิเศษสำหรับงานในสำนักงาน ซึ่งมีกฎเกณฑ์ในการจัดทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

ต้องติด สไตล์ธุรกิจที่เป็นทางการ- เอกสารนี้จัดทำขึ้นบนกระดาษ A4 หรือบนหัวจดหมายของบริษัทที่ออกแบบเป็นพิเศษ โดยมีชื่อ รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด และโลโก้ เมื่อเขียนคุณควรอาศัยกฎเกณฑ์ของงานในสำนักงาน เอกสารดังกล่าวโดดเด่นด้วยถ้อยคำที่ชัดเจน ความโปร่งใส และความชัดเจนของความตั้งใจของ "ผู้ค้ำประกัน"

จัดทำหนังสือค้ำประกันการชำระหนี้บนหัวจดหมายขององค์กรหรือประทับตรามุมพร้อมรายละเอียดที่มีอยู่ของบริษัท (ชื่อ รูปแบบการเป็นเจ้าของ ที่อยู่จริง ฯลฯ )

ในการจัดทำหนังสือค้ำประกันอย่างถูกต้องคุณต้องปฏิบัติตามกฎของงานในสำนักงาน

ลงทะเบียนแบบฟอร์มนี้เป็นเอกสารขาออก ที่มุมขวาบน คุณต้องระบุรายละเอียดของผู้รับ (ชื่อเต็มบริษัท ชื่อนามสกุล และตำแหน่งของผู้จัดการ) หากคุณไม่ทราบว่าใครเป็นผู้ดูแลเรื่องการเงินในบริษัทโดยเฉพาะ ให้ตอบคำอุทธรณ์ของคุณต่อบริษัทโดยรวม

ตัวอย่างหนังสือรับประกันการชำระค่าสินค้าประกอบด้วยคำขอสำหรับการส่งมอบหรือการให้บริการและรับประกันการชำระเงินตรงเวลา ข้อความในเอกสารขึ้นต้นด้วยคำว่า “เราขอให้คุณปฏิบัติตาม” ย่อหน้าสุดท้ายคือ “เรารับประกันการชำระเงิน” สำหรับหนังสือที่มีเฉพาะการค้ำประกันการชำระหนี้ การเริ่มต้นจะเป็นดังนี้: “เรารับประกันการชำระ” ในกรณีนี้คุณต้องระบุ วันที่แน่นอนการปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงิน

แสดงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่อยู่ภายใต้ข้อตกลงทวิภาคี ระบุจำนวนเงินของการทำธุรกรรมไม่เพียง แต่เป็นตัวเลขเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคำพูดตลอดจนระยะเวลาการชำระเงินจำนวนค่าปรับและดอกเบี้ยที่เรียกเก็บจากผู้ชำระเงินในสถานการณ์ของการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่ไม่เหมาะสม ในตอนท้ายของเอกสาร โปรดระบุชื่อนามสกุล ที่อยู่ตามกฎหมายของแต่ละฝ่าย และรายละเอียดธนาคารสำหรับการโอนเงิน

ส่งแบบฟอร์มให้ฝ่ายจัดการลงนาม ในบางสถานการณ์ หัวหน้าฝ่ายบัญชีก็มีสิทธิ์ลงนามในจดหมายด้วย รับรองลายเซ็นพร้อมประทับตรา

บันทึก!

หนังสือค้ำประกันการชำระเงินมีผลบังคับทางกฎหมายหากดำเนินการอย่างเหมาะสมและปฏิบัติตามกฎของการทำงานของสำนักงาน ใน บังคับมีการระบุรายละเอียดทั้งหมดของฝ่ายพันธมิตร โดยมีข้อความ "เรารับประกันการชำระเงิน" ลายเซ็นของผู้จัดการและตราประทับขององค์กร

หลังจากกรอกตัวอย่างหนังสือค้ำประกันการชำระเงินตามสัญญาแล้วคุณต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ในการส่งเอกสารให้กับคู่สัญญา หากมีข้อพิพาทเกิดขึ้นเกี่ยวกับขั้นตอนและระยะเวลาในการชำระหนี้ตามสัญญา ศาลจะตรวจสอบหลักฐานการส่งมอบ

จะส่งหนังสือค้ำประกันได้อย่างไร?

มีหลายวิธีในการส่งจดหมายที่เกี่ยวข้องไปยังผู้รับ:

1. ส่วนตัว. ในกรณีนี้ผู้รับจะต้องลงนามเพื่อรับเอกสาร
2. ผ่านทางไปรษณีย์ - โดยทางไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมแจ้งการส่งมอบ
3. ทางแฟกซ์;
4. โดยอีเมล.

ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือตัวเลือกแรกหรือตัวที่สองเนื่องจากผู้ส่งยังมีเอกสารประกอบอยู่ในมือ ส่วนที่เหลือเป็นไปได้ตามข้อตกลงของทั้งสองฝ่าย (เช่น หากมีการระบุที่อยู่อีเมลไว้ในข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย)

ใช้รูปแบบการนำเสนอที่เป็นทางการ ไม่ทำให้ประโยคซับซ้อน - ควรเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง

ไม่จำเป็นต้องใช้คำวิเศษณ์และวลีแบบมีส่วนร่วม

วลีไม่ควรคลุมเครือ การสนทนาที่ยาวนานไม่สามารถยอมรับได้ มิฉะนั้นผู้รับของคุณจะไม่เข้าใจความต้องการของคุณหรือจะสงสัยในการรับประกันของคุณ ความจริงใจและความปรารถนาดีจะช่วยกระตุ้นให้คู่สัญญาตัดสินใจเชิงบวกเพื่อประโยชน์ของคุณ

ศัพท์แสง คำที่ล้าสมัย คำที่ไม่ได้ใช้ (คำโบราณ) และคำที่คลุมเครือไม่ควรปรากฏในการติดต่อทางธุรกิจ

รู้หนังสือ - เขียนโดยไม่มีข้อผิดพลาด

หนังสือค้ำประกันตัวอย่างมาตรฐานสำหรับการชำระค่าบริการหรือผลิตภัณฑ์ยังไม่ได้รับการอนุมัติในระดับกฎหมาย ดังนั้นคู่สัญญาจะต้องปฏิบัติตามรูปแบบที่ใช้กับเอกสารทางธุรกิจเมื่อจัดเตรียมเอกสารเหล่านั้น

ตัวอย่างหนังสือค้ำประกันการชำระเงิน

ตัวอย่างหนังสือค้ำประกันที่ถูกต้องสำหรับการชำระหนี้จะต้องมีภาษาที่ชัดเจนซึ่งช่วยให้คุณสามารถกำหนดระยะเวลาและขั้นตอนในการปฏิบัติตามภาระผูกพันตลอดจนเงื่อนไขในการนำไปรับผิดชอบ ดังนั้นเนื้อหาของแต่ละข้ออาจแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับหัวข้อของการทำธุรกรรม เนื้อหาของเอกสารจะต้องมีความชัดเจนและเข้าใจได้ ภาษาจะต้องมีลักษณะทางธุรกิจ โดยไม่มีสแลงและศัพท์แสง เมื่อกำหนดเงื่อนไข สิ่งสำคัญคือต้องระวังของคุณ โอกาสที่แท้จริง.

บันทึก!

หากคุณไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพัน คุณจะต้องจ่ายค่าปรับและดอกเบี้ย

เมื่อกรอกตัวอย่างหนังสือค้ำประกันสำหรับการชำระใบแจ้งหนี้คุณต้องระบุประเด็นต่อไปนี้:

ชื่อองค์กร ชื่อเต็มของผู้ส่ง

รายละเอียดของผู้ส่ง (TIN, KPP)

ที่อยู่ตามกฎหมายและที่อยู่จริงของผู้ส่ง

ชื่อขององค์กรชื่อเต็มของบุคคลที่ส่งจดหมายถึง - ผู้รับ

ประเภทของสถานการณ์

สาระสำคัญของการค้ำประกันที่มอบให้แก่ผู้รับ

กำหนดเวลา

ในตอนท้ายประทับตราอย่างเป็นทางการของบริษัทผู้ส่ง ลายเซ็น และวันที่ของเอกสาร

สามารถร่างหนังสือค้ำประกันได้เมื่อทำการกู้ยืม, จดทะเบียนบริษัทกับหน่วยงานด้านภาษี, ภายใต้สัญญาจัดหา, การปฏิบัติงานหรือการให้บริการ

หนี้

โดยการร่างเอกสารนี้ คุณรับประกันการปฏิบัติตามภาระผูกพันของคุณในการชำระหนี้ในอนาคต ในรายการข้างต้น คุณต้องเพิ่มจำนวนหนี้ (ระบุเป็นคำและตัวเลข) กำหนดการชำระหนี้ จำนวนและวันที่ของข้อตกลงที่เกิดหนี้

หากต้องการกำหนดเวลาการปฏิบัติตามภาระผูกพันใหม่หรือตกลงเรื่องการปรับโครงสร้างหนี้คุณสามารถใช้ตัวอย่างหนังสือค้ำประกันสำหรับการชำระเงินรอตัดบัญชีได้ ในเอกสารดังกล่าวคุณต้องระบุระยะเวลาที่แน่นอนที่ลูกหนี้ขอเลื่อนการชำระเงินตลอดจนเงื่อนไขความรับผิดสำหรับการละเมิด

ไปที่สำนักงานสรรพากร

เอกสารนี้จำเป็นเมื่อลงทะเบียนนิติบุคคล เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีมักกำหนดให้ผู้สมัครแสดงหนังสือค้ำประกันจากเจ้าของบ้านในอนาคต ด้วยวิธีนี้ Federal Tax Service จะตรวจสอบที่อยู่ขององค์กรที่ถูกสร้างขึ้น

ในจดหมายสิ่งสำคัญคือต้องระบุความตั้งใจของเจ้าของในการทำสัญญาเช่าสถานที่ที่ไม่ใช่ที่พักอาศัยซึ่งตั้งอยู่ตามที่อยู่เฉพาะกับองค์กรที่ลงทะเบียน นอกจากนี้ยังควรลงทะเบียนรายละเอียดของเอกสารกรรมสิทธิ์ของสถานที่ด้วย

เพื่อชำระค่าสถานที่เช่า

เพื่อให้เจ้าของทรัพย์สินที่เช่าไม่สงสัยในการชำระเงินตรงเวลาจึงจำเป็นต้องกรอกและส่งตัวอย่างหนังสือค้ำประกันสำหรับการชำระค่าเช่า เอกสารนี้มีการอ้างอิงถึงข้อตกลงที่สรุปไว้ หรือผู้เช่าที่มีศักยภาพจะรับประกันการชำระเงินตรงเวลาเมื่อสรุปข้อตกลง

จำเป็นต้องมีตัวอย่างหนังสือค้ำประกันการชำระเงินค่าสถานที่หากมีการค้างชำระรายเดือน สิ่งสำคัญคือต้องสะกดคำค้ำประกันที่ให้ไว้กับเจ้าของทรัพย์สินอย่างระมัดระวัง เนื่องจากสัญญาสามารถยกเลิกได้เพียงฝ่ายเดียวสำหรับการชำระค่าเช่าล่าช้า

เพื่อดำเนินงาน

เอกสารนี้จัดทำให้กับลูกค้าโดยผู้รับเหมาก่อนที่จะสรุปสัญญา ระบุประเภทของงานหรือบริการเฉพาะที่ผู้รับเหมาดำเนินการภายในระยะเวลาหนึ่ง ในทางปฏิบัติ ยังมีการค้ำประกันจากธนาคารเพื่อยืนยันความสุจริตของผู้รับเหมาด้วย

รายการที่ซื้อ

ต้องมีตัวอย่างหนังสือรับประกันการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้หากกำหนดเวลารับสินค้าไม่ตรงกับเวลาที่โอนเงิน ในจดหมายดังกล่าว สิ่งสำคัญคือต้องระบุจำนวนเงินที่ชำระ ชื่อผลิตภัณฑ์ และรายละเอียดของผู้ขาย ในบางสถานการณ์ มีความเป็นไปได้ที่จะกำหนดความรับผิดสำหรับการละเมิดข้อผูกพัน

ความหมายทางกฎหมายของหนังสือค้ำประกัน

มีหน้าที่สำคัญหลายประการ:

• คือการรับรู้หนี้ (ซึ่งเกี่ยวข้องกับการพิสูจน์และการดำเนินการตามระยะเวลาจำกัด)
• รับรองจำนวนหนี้ของฝ่ายหนึ่งต่ออีกฝ่ายตลอดจนสถานการณ์อื่น ๆ
• ยืนยันข้อเท็จจริงของการดำเนินการตามข้อตกลงระหว่างคู่สัญญา (เป็นหลักฐาน)

บันทึก!

หนังสือค้ำประกันถือเป็นทางเลือกหนึ่งในการรักษาความปลอดภัยและไม่ได้ใช้เฉพาะในเท่านั้น ความสัมพันธ์ทางธุรกิจนิติบุคคล แต่ยังอยู่ในปฏิสัมพันธ์ของบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายด้วย นอกจากจดหมายแล้ว คุณยังสามารถรับประกันธนาคารสำหรับจำนวนหนี้ทั้งหมดได้

บ่อยครั้งที่หนังสือค้ำประกันจำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ ที่ไม่ขัดแย้งกับกฎหมายปัจจุบัน: ตัวอย่างเช่น การทำสัญญาภายในกรอบเวลาที่กำหนด การยืนยันข้อมูลบางอย่าง การปฏิบัติตามภาระผูกพันที่ดำเนินการ เช่นเดียวกับงาน การส่งมอบสินค้าหรือการจัดหา ของการบริการ

หนังสือรับประกันที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีจะสร้างชื่อเสียงที่ดีให้กับองค์กรของคุณ และเป็นกุญแจสำคัญในการร่วมมือระยะยาวกับพันธมิตรทางธุรกิจ

หากคุณประสบปัญหาในการร่างเอกสารนี้ เราขอแนะนำให้คุณติดต่อทนายความของเราเพื่อขอคำแนะนำ คุณสามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญทางโทรศัพท์หรือเขียนถึงเราโดยตรงบนเว็บไซต์

แม้ว่ากฎหมายจะเพิกเฉยต่อกฎเกณฑ์ในการจัดทำหนังสือค้ำประกัน แต่ธรรมเนียมทางธุรกิจได้สร้างแนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับเรื่องนี้

เราเขียนถูกต้อง

หนังสือค้ำประกันเป็นองค์ประกอบของการติดต่อทางธุรกิจ ดังนั้นจึงต้องเขียนในรูปแบบที่เป็นทางการ

ไม่อนุญาตให้ใช้ศัพท์เฉพาะและสำนวนที่ยาวและไม่เกี่ยวข้อง ความยาวของตัวอักษรไม่ควรเกินหนึ่งแผ่น

ส่วนประกอบของหนังสือค้ำประกันมีดังนี้

1. ส่วนเกริ่นนำซึ่งเขียนชื่อผู้ส่งและผู้รับไว้ที่มุมขวาบน และวันที่และหมายเลขขาออกทางด้านซ้าย ตามกฎแล้วองค์กรขนาดใหญ่จะเขียนหนังสือค้ำประกันไว้บนหัวจดหมายของบริษัท นอกจากชื่อบริษัทแล้วยังต้องเขียนชื่อเต็มของกรรมการขององค์กรผู้ส่งและองค์กรผู้รับด้วย
2. หลักซึ่งผู้ส่งจะต้องระบุสาระสำคัญของการรับประกัน มีการสะกดที่เป็นไปได้สองแบบ: ผู้ส่งขึ้นต้นจดหมายด้วยคำว่า “ฉันรับประกันด้วยจดหมายนี้...”จากนั้นจะมีการเขียนสิ่งที่รับประกัน เงื่อนไข เงื่อนไขอื่นๆ ไว้อย่างชัดเจน ฯลฯ ผู้ส่งอธิบายการรับประกันและรายละเอียดอื่นๆโดยต่อท้ายว่า “ข้าพเจ้ารับประกันการปฏิบัติตามเงื่อนไข”

นอกจากนี้ อนุพันธ์ของคำว่า "รับประกัน" สามารถแทนที่ด้วยคำพ้องความหมายได้ เช่น "เรายืนยันว่า..." สิ่งนี้ไม่ได้เปลี่ยนความหมายของตัวอักษร

บางครั้งหนังสือค้ำประกันจะทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมของสัญญาหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่มั่นใจในคู่ค้าทางธุรกิจของตนโดยสิ้นเชิง

สุดท้าย. ข้อความในจดหมายลงนามโดยหัวหน้าและประทับตราขององค์กร

หนังสือค้ำประกันไม่ใช่ข้อตกลงการรับประกัน หนังสือค้ำประกันสามารถส่งไปยังคู่สัญญาทางไปรษณีย์พร้อมรายการเนื้อหาและการแจ้งการส่งมอบหรือสามารถโอนผ่านสำนักงานได้ ในตัวเลือกที่สอง คุณควรมีจดหมายสองฉบับเพื่อให้สามารถประทับตราจดหมายตอบรับฉบับที่สองได้

ศาลรัสเซียไม่มีความเห็นที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะของหนังสือค้ำประกัน ในหลาย ๆ ด้าน ถือได้ว่าเป็นเอกสารผูกพันหากเป็นไปตามความหมาย แต่บ่อยครั้งที่หนังสือค้ำประกันไม่ก่อให้เกิดผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับข้อตกลงที่สรุปไว้อย่างเหมาะสมระหว่างทั้งสองฝ่าย

หนังสือค้ำประกันบางประเภท

เกี่ยวกับการชำระเงิน

จดหมายรับประกันการชำระเงินจะต้องระบุว่าผู้ส่งรับประกันการชำระค่าสินค้าบริการหรือการชดใช้ค่าใช้จ่ายตรงเวลา

ควรเขียนจำนวนเงินที่ต้องชำระที่แน่นอนเป็นคำพูดและตัวเลข จะต้องรวมอยู่ในเนื้อหาของจดหมาย รายละเอียดธนาคาร, ที่อยู่ตามกฎหมายของบริษัทผู้ส่ง

นอกจากลายเซ็นของผู้อำนวยการแล้ว จดหมายยังต้องมีลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้อำนวยการฝ่ายการเงินด้วย ผู้ส่งสามารถแสดงเจตนาสุจริตและจริงจังในทางธุรกิจโดยระบุความรับผิดชอบในการชำระล่าช้าตามสัญญา

มิฉะนั้นโครงการออกหนังสือค้ำประกันการชำระเงินก็ไม่แตกต่างจากโครงการออกหนังสือค้ำประกันอื่น ๆ

ใน ในกรณีนี้ฝ่ายหนึ่งยืนยันภาระผูกพันของตนภายใต้ข้อตกลงที่ได้สรุปไว้แล้ว

หากคู่ค้าชำระเงินล่าช้าและอีกฝ่ายสังเกตเห็นสิ่งนี้ ลูกหนี้สามารถระบุเวลาที่เขาดำเนินการชำระหนี้ได้ในหนังสือค้ำประกัน จดหมายฉบับนี้ถือได้ว่าเป็นข้อเสนอในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขของสัญญา หากอีกฝ่ายตอบกลับด้วยจดหมายฉบับเดียวกันก็ถือว่าได้บรรลุข้อตกลงและเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในสัญญาแล้ว

เพื่อดำเนินงาน

ในหนังสือค้ำประกันการปฏิบัติงาน ผู้ส่งรับประกันต่อคู่สัญญาว่างานจำนวนหนึ่งภายใต้สัญญาที่สรุปไว้จะแล้วเสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด

จดหมายอาจมีกำหนดเวลาหลายช่วงเมื่อผู้ส่งจะเสร็จสิ้นและส่งงานเป็นขั้นตอน

โดยทั่วไปแล้ว ผู้รับเหมาจะใช้หนังสือค้ำประกันหากพลาดกำหนดเวลาในการดำเนินการให้แล้วเสร็จหรือส่งมอบงานภายใต้สัญญาหลัก เพื่อชี้แจงเรื่องต่างๆ ให้กับลูกค้า อย่างไรก็ตาม จดหมายฉบับนี้ไม่ได้รับประกันว่าลูกค้าจะยอมรับข้อกำหนดใหม่

ผู้ส่งยังสามารถรับประกันคุณภาพของบริการได้ ในเชิงคุณภาพหมายความว่างานจะดำเนินการตาม GOST, SNiP และกฎอื่น ๆ

สามารถจัดทำหนังสือค้ำประกันเกี่ยวกับการปฏิบัติงานได้เมื่อยังไม่มีข้อตกลงระหว่างคู่สัญญา

ผู้ส่งรับประกันการชำระเงินตามกำหนดเวลาในจดหมายและจำนวนเฉพาะหากผู้รับจดหมายทำงานเสร็จสิ้น จดหมายนี้ถือได้ว่าเป็นการเชิญชวนให้ทำสัญญาหลัก

ตัวอย่าง

ดังนั้นเมื่อจัดทำหนังสือค้ำประกันคุณควรปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

• ขอแนะนำให้เขียนจดหมายลงบนกระดาษแผ่นเดียวรูปแบบการเขียนเป็นทางการ
• ข้อความในจดหมายต้องมีการรับประกันเฉพาะที่ระบุสาระสำคัญ เงื่อนไข ฯลฯ
• จดหมายนี้ลงนามโดยผู้อำนวยการ และหากมีหลักประกันการชำระเงินก็ลงนามโดยด้วย หัวหน้าแผนกบัญชี;
• จดหมายยังสามารถระบุเพิ่มเติมได้ว่าจะใช้มาตรการคว่ำบาตรใดบ้างในกรณีที่ฝ่าฝืนขั้นตอนที่กำหนด

วิดีโอในหัวข้อ: “รายงานการกระทบยอดและหนังสือค้ำประกัน จำเป็นไหม?

ความเห็นจากทนายความผู้เชี่ยวชาญ

ความคิดเห็นเกี่ยวกับวัสดุ:

• มีประสบการณ์ที่น่าประทับใจในตำแหน่ง หัวหน้าผู้ตรวจสอบแผนกติดตามทางการเงินของแผนกรักษาความปลอดภัยธนาคารคอเคซัสเหนือ OJSC "Sberbank แห่งรัสเซีย";
• ทิศทาง: ต่อสู้กับการทำให้ถูกต้องตามกฎหมาย (การฟอก) รายได้จากอาชญากรรมและการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้าย องค์ประกอบของการตอบโต้: การวิเคราะห์กิจกรรมทางเศรษฐกิจและกิจกรรมอื่น ๆ ขององค์กรธุรกิจและบุคคล

คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้

หนังสือค้ำประกันการชำระเงินเป็นเอกสารที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในการทำธุรกรรมยืนยันความตั้งใจที่จะชำระเงิน (ในอนาคตอันใกล้) สำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ พูดง่ายๆ ก็คือจดหมายดังกล่าวเป็นวิธีการรักษาภาระผูกพันทางการเงิน ไม่ใช่สิ่งที่น่าเชื่อถือที่สุด แต่เป็นที่นิยมและมีประสิทธิภาพมาก

ฉันควรเขียนในกรณีใดบ้าง?

สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุด: ผู้ประกอบการจำเป็นต้องซื้อสินค้าชุดใหม่อย่างเร่งด่วนหรือใช้บริการบางอย่าง แต่สถานการณ์ทางการเงินของเขาไม่อนุญาตให้เขาชำระเงินทันที ไม่สำคัญ คุณสามารถขอให้คู่สัญญาของคุณเลื่อนเวลาออกไปได้ หากเขาตกลง นักธุรกิจก็จะเขียนหนังสือค้ำประกันให้เขา นี่เป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปในกรณีที่ทั้งสองฝ่ายร่วมมือกันอย่างประสบความสำเร็จมาเป็นเวลานาน (และด้วยเหตุนี้ จึงมั่นใจในความซื่อสัตย์ของกันและกัน)

บ่อยครั้งที่หนังสือค้ำประกันกลายเป็นการตอบสนองต่อหนังสือเรียกร้อง สมมติว่าคุณสั่งซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการจากผู้ขาย (นักแสดง) แต่มีปัญหาในการชำระเงิน โดยปกติแล้ว ผู้ขายจะส่งข้อเรียกร้องเพื่อเรียกร้องให้ชำระเงินโดยเร็วที่สุด สถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์- แต่ถ้าคุณไม่สามารถให้เงินได้ในตอนนี้ล่ะ? ถูกต้องเขียนหนังสือค้ำประกัน แม้ว่าคู่สัญญาของคุณจะเลือกใช้เงินจริงมากกว่าข้อความใด ๆ เขาอาจจะพอใจกับจดหมายฉบับนี้ในตอนแรก (และอย่างน้อยจะไม่ขึ้นศาลในทันที)

ตกแต่ง

กฎหมายไม่ได้ระบุวิธีเขียนหนังสือค้ำประกันการชำระเงินอย่างชัดเจน และไม่มีรูปแบบพิเศษสำหรับข้อความดังกล่าว หากมีการออกหลักประกันในนามของ นิติบุคคลจากนั้นคุณต้องเขียนลงบนหัวจดหมาย ในกรณีนี้ นอกจากลายเซ็นแล้ว ผู้จัดการยังต้องประทับตราด้วย แต่ IP (และ บุคคลนั่นคือประชาชนทั่วไป) สามารถเขียนเอกสารนี้ลงบนกระดาษธรรมดาได้

รายการรายละเอียดที่จำเป็นมีลักษณะดังนี้:

• จำนวนจดหมายที่ส่งออกและวันที่เขียน
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่ง (ชื่อบริษัท, ชื่อเต็มของผู้ประกอบการ);
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ - ชื่อขององค์กร (เต็ม ไม่ใช่ตัวย่อ) และชื่อเต็มของผู้อำนวยการซึ่งมีจุดประสงค์ในการรับประกัน
• หัวเรื่อง – ที่นี่คุณสามารถระบุหัวเรื่องของข้อความได้ โดยปกติแล้วจะไม่เขียนหัวเรื่อง “หนังสือค้ำประกัน”

แทนที่จะเขียนข้อมูลของผู้ส่งด้วยตนเอง คุณสามารถประทับตราบริษัทได้ (ถ้ามี)

สิ่งที่จะเขียนในข้อความ?

ข้อความในจดหมายมักประกอบด้วยส่วนสั้น ๆ สี่ส่วน:

• ขั้นแรก ผู้ประกอบการระบุว่าเขาต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินใด
• ตามด้วยการกล่าวถึงช่วงเวลาที่เขาวางแผนจะทำสิ่งนี้ (เฉพาะเจาะจงหรือโดยประมาณ)
• ต้องระบุรายละเอียดธนาคาร - หมายเลขบัญชีที่จะใช้ชำระเงิน
• ในที่สุดจะมีการกล่าวถึงบทลงโทษในกรณีที่มีการละเมิดภาระผูกพันที่ผู้ประกอบการรับไว้ (ข้อนี้ไม่บังคับ แต่ไม่ได้รวมอยู่ในข้อความการรับประกันเสมอไป)

คุณสามารถใช้ข้อความเทมเพลตและวลีเกริ่นนำต่อไปนี้ในข้อความ:

• เรารับประกัน;
• เรารับประกันด้วยจดหมายฉบับนี้
• บริษัท LLC รับประกัน "พอประมาณ";
• เรารับประกันการชำระเงินเต็มจำนวนทันเวลา
• เราจึงรับประกันว่า

จุดสำคัญ: หากคุณเป็นหัวหน้าของ บริษัท (นั่นคือนิติบุคคลที่เต็มเปี่ยม) ขอแนะนำให้หัวหน้าฝ่ายบัญชีของคุณลงนามในหนังสือค้ำประกันด้วย หากคุณเป็นผู้ประกอบการรายบุคคล ให้ใส่เฉพาะลายเซ็นของคุณเท่านั้น

เมื่อจัดทำและเขียนหนังสือค้ำประกันการชำระเงินให้พิจารณาคำแนะนำหลายประการ

1. เขียนข้อความให้เข้าใจง่าย ในวลีที่พูดน้อย- ยิ่งเขียนเอกสารง่ายเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น - วิธีนี้รับประกันได้ว่าจะไม่มีบทบัญญัติที่ไม่ชัดเจนที่สามารถตีความได้สองวิธี
2. หากคุณต้องเขียนจดหมายรับประกันบ่อยๆ ให้สร้างเทมเพลตแบบรวมสำหรับตัวคุณเอง เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเขียนข้อความใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้ง
3. หากต้องการคุณสามารถร่างหนังสือค้ำประกันได้โดยละเอียดมากกว่าที่ระบุไว้ในแผนภาพด้านบน ไม่มีใครห้ามไม่ให้คุณเขียนให้เจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ว่าคุณจะจ่ายวันไหน ช่วงเวลาไหน ทำไม ฯลฯ แต่อย่าหักโหมจนเกินไป - ข้อความควรพอดีกับแผ่นเดียว
4. ระบุบัญชีปัจจุบันของคุณเสมอ ผู้รับจะต้องรู้ว่า "ที่มา" ของการชำระเงินอย่างแน่ชัด
5. คุณสามารถแนบเอกสารต่าง ๆ เข้ากับจดหมายเพิ่มเติมได้หากคู่สัญญากำหนด นี่อาจเป็นใบรับรองของ การลงทะเบียนของรัฐบริษัท ของคุณ (หรือผู้ประกอบการรายบุคคล) สารสกัดจากทะเบียนนิติบุคคลแบบครบวงจรคำสั่งแต่งตั้งผู้อำนวยการทั่วไป ฯลฯ คุณไม่จำเป็นต้องแนบสิ่งเหล่านี้ตามความคิดริเริ่มของคุณเอง

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดเกี่ยวกับความรับผิดสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาการชำระเงิน โดยสาระสำคัญแล้ว หนังสือค้ำประกันถือเป็นตั๋วสัญญาใช้เงิน ดังนั้นพวกเขาจะต้องระบุความรับผิดชอบในการไม่ชำระเงินและความล่าช้า (ตาม อย่างน้อยในทางทฤษฎี) เพื่อจุดประสงค์นี้ ให้ระบุขั้นตอนการคำนวณดอกเบี้ย "ค่าปรับ" ในบรรทัดแยกต่างหากสำหรับวันที่ล่าช้าในแต่ละวัน

อย่างไรก็ตาม ประโยคนี้ไม่ได้ใช้เสมอไป บางครั้งผู้จัดการลืมเรื่องนี้โดยไม่ได้ตั้งใจ (ไม่ได้บังคับ) บางครั้งก็จงใจ (เพราะไม่มีใครอยากเพิ่มภาระความรับผิดชอบของตนโดยสมัครใจ) มันเกิดขึ้นที่อีกฝ่ายเชื่อในความซื่อสัตย์ของผู้ประกอบการและไม่ต้องการบดบังความร่วมมือโดยกำหนดดอกเบี้ย ค่าปรับ และ "ชิปที่น่ารังเกียจ" อื่น ๆ อย่างพิถีพิถัน คุณต้องเข้าใจสองสิ่ง:

• แม้ว่าจะไม่ได้ระบุไว้แยกต่างหาก แต่ก็เป็นไปได้ที่จะเก็บดอกเบี้ยสำหรับการชำระล่าช้า (ตามมาตรา 395 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง)
• แต่คุณจะไม่สามารถรับได้มาก - ค่าปรับถูกจำกัดไว้ที่ 0.3 เปอร์เซ็นต์สำหรับความล่าช้าหนึ่งวัน

นอกจากนี้หากไม่มีข้อกำหนดเกี่ยวกับขั้นตอนการคำนวณการลงโทษแม้จะไม่สามารถรับได้เพียง 0.3 เปอร์เซ็นต์นี้ - อีกฝ่ายจะต้องขึ้นศาลและใช้เวลานานในการพิสูจน์ว่าคดีนี้ตกอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการชำระเงินเพิ่มเติมสำหรับ การใช้เงินของคนอื่น

กล่าวอีกนัยหนึ่งหากคุณไม่ได้เขียน แต่ได้รับหนังสือค้ำประกันการชำระเงินให้เตรียมตัวอย่างให้กับคู่สัญญาทันทีซึ่งจะรวมถึงข้อกำหนดในการทวงถามหนี้ (ดูตัวอย่างด้านล่าง) หากคุณกำลังเขียนจดหมายด้วยตัวเอง พยายามละเว้นส่วนนี้อย่างประณีต นี้ไม่ถูกต้องทั้งหมดด้วย จุดธุรกิจการมองเห็น แต่ทำไมคุณถึงต้องการปัญหาที่ไม่จำเป็น (แม้ว่าจะไม่น่าจะเป็นไปได้)?

ตัวอย่างการรวบรวม

หนังสือค้ำประกันแบบคลาสสิกมีลักษณะดังนี้ (เราให้เฉพาะข้อความเท่านั้นโดยไม่มีรายละเอียด):

“เราขอให้คุณส่งผลิตภัณฑ์ชุดต่อไปให้เราตามคำขอหมายเลข 1753 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2015

ในจดหมายนี้เรารับประกันว่าเราจะชำระเงินจำนวน 30,000 (สามหมื่น) รูเบิลก่อนวันที่ 1 กันยายน 2558

กรณีไม่ชำระเงินตามจำนวนที่กำหนดใน เวลาที่กำหนดหนังสือค้ำประกันนี้ควรถือเป็นการยืนยันว่าบริษัทของเราได้รับเงินกู้เชิงพาณิชย์ตามจำนวนผลิตภัณฑ์ที่จัดหา ในกรณีนี้ ในแต่ละวันที่ชำระเงินล่าช้า จะมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม 1% ของจำนวนเงินที่ค้างชำระ

รายละเอียดธนาคารของเรา:

OJSC AKB อูราลซิบ, เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก

r/s ไม่ใช่ เช่นนั้น”

ดาวน์โหลดตัวอย่างจดหมายรับประกันการชำระเงิน

อย่างที่คุณเห็นทุกอย่างค่อนข้างง่าย ปัญหาที่สำคัญที่สุดเกี่ยวข้องกับความล่าช้า และตอนนี้คุณก็รู้วิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดแล้ว และโปรดจำไว้ว่า - หนังสือค้ำประกันไม่ได้สร้างการค้ำประกันทางกฎหมายร้อยเปอร์เซ็นต์ในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน นี่เป็นเพียงอะนาล็อกของ IOU ไม่มีอะไรเพิ่มเติม

จดหมายแสดงความมุ่งมั่นเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการทางธุรกิจที่จ่าหน้าถึงจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายในความสัมพันธ์แบบหุ้นส่วน ข้อความในจดหมายส่วนใหญ่มักจะมีความตั้งใจของผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งในการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่มีต่อหุ้นส่วน

หนังสือค้ำประกันจะถูกร่างขึ้นในกรณีใด?

หนังสือรับประกันการทำงานให้เสร็จสิ้น

การรับประกันประเภทนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อยืนยันว่างานที่ตกลงกันระหว่างทั้งสองฝ่ายจะเสร็จสมบูรณ์ ผู้รับเหมาจัดทำจดหมายดังกล่าวและมอบให้กับลูกค้าเมื่อลงนามในสัญญา รูปแบบของจดหมายแตกต่างจากเอกสารการรับประกันที่คล้ายกันในเนื้อหา กำหนดสาระสำคัญของภาระผูกพันและต้องปฏิบัติตามบทบัญญัติของสัญญา:

1. จำนวนเอกสารที่ออกและวันที่จัดทำ
2. ชื่อผู้รับ.
3. ชื่อ.
4. สารบัญ: รายการงานที่ผู้รับเหมาดำเนินการ, กำหนดเวลา, เชื่อมโยงกับข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย
5. ข้อมูลเกี่ยวกับนายจ้าง: รายละเอียดบริษัท ที่อยู่ ผู้ติดต่อ

หากภาระหน้าที่ที่กำหนดโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ปฏิบัติตามและฝ่ายที่สองยื่นคำร้องต่อศาล หนังสือค้ำประกันจะถือเป็นหลักฐานทางอ้อมของการมีอยู่ของภาระผูกพันที่ยังไม่ได้ปฏิบัติตาม

รับคำตอบจากทนายความภายใน 5 นาที

หนังสือค้ำประกันเป็นหนึ่งในเอกสารการติดต่อทางธุรกิจระหว่างคู่ค้า ด้วยเอกสารดังกล่าวฝ่ายหนึ่งในสัญญาจะให้การรับประกันการปฏิบัติงานบางอย่าง (การชำระเงินการปฏิบัติงาน) แก่อีกฝ่าย

กฎหมายไม่มีมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อเขียนข้อความในจดหมาย อย่างไรก็ตาม ในบริบทของการติดต่อทางธุรกิจ ได้มีการกำหนดกฎเกณฑ์ไว้แล้วเมื่อเขียนหนังสือค้ำประกัน

ใน จดหมายทางธุรกิจเลขานุการจะบันทึกจดหมายที่ได้รับและจะต้องป้อนหมายเลขขาเข้าของเอกสาร

วัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์หลักของจดหมายคือการ การรับประกันจากพันธมิตรธุรกิจของคุณคืองานที่ระบุไว้ในสัญญาจะแล้วเสร็จอย่างแน่นอน บ่อยครั้งที่ข้อความในจดหมายระบุถึงกำหนดเวลาเฉพาะในการทำงานให้เสร็จสิ้น

สถานการณ์เมื่อจำเป็นต้องรวบรวม

หนังสือค้ำประกันสามารถจัดทำแยกกันหรือเพื่อตอบสนองต่อหนังสือเรียกร้องจากลูกค้า จดหมายดังกล่าวจะถูกนำเสนอต่อฝ่ายที่สองหากมีความจำเป็นต้องยืนยันความตั้งใจเกี่ยวกับการปฏิบัติงานภายใต้สัญญา ด้วยจดหมายนี้ผู้รับเหมายังสามารถระบุกำหนดเวลาเฉพาะในการทำงานหรือบริการให้เสร็จสิ้นได้หากเกินกำหนดชำระ เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะกล่าวว่าการรับจดหมายจากลูกค้าไม่ได้บังคับให้เขายอมรับเงื่อนไขที่กำหนดโดยผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมา

หนังสือค้ำประกันไม่ใช่เอกสารสองหน้าไม่เหมือน ข้อตกลงเพิ่มเติมตามข้อตกลงหรือสัญญาที่ลงนามโดยคู่สัญญา อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติตุลาการในการระงับข้อพิพาท มีหลายกรณีที่ข้อมูลในเอกสารนี้ถูกนำมาพิจารณาเมื่อทำการตัดสินใจ

หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียนองค์กรแล้ว วิธีที่ง่ายที่สุดทำสิ่งนี้โดยใช้ บริการออนไลน์ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้ว และกำลังคิดหาวิธีทำให้การบัญชีและการรายงานง่ายขึ้นและทำให้เป็นอัตโนมัติ บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะมาช่วยเหลือซึ่งจะเข้ามาแทนที่ นักบัญชีในบริษัทของคุณและประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และส่งทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ที่ใช้ระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วคุณจะประหลาดใจมันง่ายแค่ไหน!

ขั้นตอนการเขียนจดหมายฉบับนี้

ความต้องการ

หนังสือค้ำประกันจะวาดลงบนแผ่น A4 ซึ่งโดยปกติจะเป็นกระดาษแผ่นเดียว เอกสารนี้สามารถเขียนได้ใน หัวจดหมายองค์กรหรือในกรณีที่ไม่มีแผ่นงานปกติที่ได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กร

เอกสารนี้มีโครงสร้างเดียว เฉพาะข้อความในจดหมายเท่านั้นที่เปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ
หนังสือค้ำประกันการปฏิบัติงานนอกเหนือจากลายเซ็นของหัวหน้า บริษัท ยังหมายถึงลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ (รองผู้อำนวยการ, หัวหน้าคนงาน ฯลฯ ) สไตล์การเขียน- เป็นเชิงธุรกิจล้วนๆ ไม่ควรมีการพูดนอกเรื่องโคลงสั้น ๆ

ข้อความในจดหมายใช้สิ่งต่อไปนี้ รอบต่อนาที:

• XXX LLC รับประกันการปฏิบัติตาม...;
• “เราขอรับประกัน…”;
• “ด้วยจดหมายฉบับนี้ XXX LLC รับประกัน...”

หนังสือค้ำประกัน ประกอบด้วยจาก:

1. ส่วนหัวของเอกสารซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดของบริษัทผู้ส่ง หมายเลขขาออก ผู้รับ)
2. ข้อความ-- การรับประกัน
3. ส่วนสุดท้ายพร้อมลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

รายการที่จำเป็น

หนังสือค้ำประกันจะถูกส่งไปยังฝ่ายโดยใช้หัวจดหมายขององค์กร

ขณะเดียวกันก็ ควรรวมถึง:

1. รายละเอียดบริษัท วันที่ และหมายเลขอ้างอิง
2. ผู้รับจดหมาย. ที่นี่คุณสามารถระบุทั้งบุคคลที่จ่าหน้าถึง (ผู้จัดการ) และบริษัทผู้รับ (นิติบุคคล)
3. ข้อความในจดหมายระบุกำหนดเวลาในการทำงานหรือกำหนดเวลาให้เสร็จ
4. ผู้เขียนจะต้องระบุตำแหน่งและข้อมูลของเขา (นามสกุล ชื่อย่อ) และลงนาม
5. ผนึก.

การใช้งาน

ตามกฎแล้ว หนังสือค้ำประกันจะถูกส่งโดยไม่มีเอกสารแนบ แต่หากจำเป็นในการสมัคร สามารถระบุได้ตารางการทำงานระบุวันที่แล้วเสร็จสำหรับแต่ละวัตถุหรือขั้นตอน

ความจำเป็นในการจัดทำหนังสือค้ำประกันและรายงานการกระทบยอดอธิบายไว้ในวิดีโอต่อไปนี้:

คุณสมบัติของการคอมไพล์บางประเภท

การดำเนินการก่อสร้าง

ในการดำเนินการก่อสร้างตามสัญญา ผู้รับจ้างสามารถรับประกันด้วยหนังสือค้ำประกันได้ การโต้ตอบงานที่ดำเนินการที่ไซต์ตามมาตรฐาน GOST หรือ SNIP จดหมายดังกล่าวแสดงถึงความซื่อสัตย์สุจริตของผู้รับเหมา

การปฏิบัติงานโดยผู้รับเหมา

เมื่อปฏิบัติงานโดยผู้รับเหมาในหนังสือค้ำประกัน อาจจะระบุได้ระยะเวลาการทำงานภายใต้สัญญา: “ ตามจดหมายนี้ Stroymontazhinvest LLC รับประกันความสมบูรณ์ของงานภายใต้สัญญาหมายเลข ลงวันที่ 01/01/2558 ถึง 06/31/2558

การเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา

ในกรณีที่ฝ่าฝืนกำหนดเวลาในการส่งมอบวัตถุหรือทำให้เสร็จสิ้น งานซ่อมแซมผู้รับเหมามีสิทธิส่งหนังสือรับประกันให้ลูกค้าเพื่อให้งานเสร็จสิ้น ในนั้นเขาทำได้ ระบุกำหนดเวลาในระหว่างที่มีการวางแผนที่จะมอบวัตถุให้ระบุ สาเหตุของความล่าช้าการดำเนินการตามข้อตกลงภายใต้สัญญา
ดังนั้นจดหมายจึงถูกจัดทำขึ้นเพื่อยืนยันความตั้งใจของผู้รับเหมาเป็นหลักหรือชี้แจงความล่าช้าในกำหนดเวลาและระบุถึงการสิ้นสุดภาระผูกพันของเขาภายใต้สัญญา