สมุดงานเป็นเอกสารพื้นฐานที่ยืนยัน กิจกรรมแรงงานบุคคล. ในกรณีนี้จะต้องกรอกข้อมูลตาม กฎบางอย่างได้รับการควบคุม กฎหมายรัสเซีย- โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการจ้างงานและการเลิกจ้างพนักงานครั้งแรก จะต้องประทับตราที่เหมาะสมไว้ หนังสืองาน.

สถานที่ที่พวกเขาประทับตราลงในสมุดงาน

ในระหว่างการลงทะเบียนงานครั้งแรกและครั้งต่อไป การโอนจากตำแหน่งหนึ่งไปอีกตำแหน่งหนึ่งภายในองค์กรเดียวกัน หรือโอนจากที่หนึ่ง หน่วยโครงสร้างในเวลาอื่นเมื่อถูกเลิกจ้างและในกรณีอื่น ๆ นายจ้างต้องเผชิญกับคำถามสำคัญว่าจะประทับตราไว้ที่ใดในสมุดงาน

เมื่อป้อนข้อมูล

ก่อนอื่น ตราประทับขององค์กรหรือตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคลจะอยู่ที่หน้าชื่อเรื่องของสมุดงานในระหว่างการลงทะเบียนครั้งแรก ก่อนหน้านี้ ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงานจะระบุไว้ในชื่อ:

• นามสกุลของเขา, ชื่อจริง, นามสกุล;
• วัน เดือน และปีเกิด
• ข้อมูลเกี่ยวกับการได้รับการศึกษาที่เหมาะสม
• ชื่อของวิชาชีพหรือความเชี่ยวชาญพิเศษที่ได้รับ

หลังจากป้อนข้อมูลที่ระบุในหน้าแรกของสมุดงานแล้ว พนักงานจะลงนามเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ให้ไว้ สุดท้าย ผลงานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดจะได้รับการลงนามโดยผู้รับผิดชอบในการออกสมุดงานและประทับตรารับรอง

ควรสังเกตว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานนั้นถูกกรอกโดยผู้มีอำนาจตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง (เช่น ประกาศนียบัตร อุดมศึกษา, หนังสือเดินทาง, ใบขับขี่ และอื่นๆ)

เมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง

ประการที่สอง ประทับตราขององค์กรหากพนักงานเปลี่ยนนามสกุล ชื่อ นามสกุล หรือข้อมูลอื่น ๆ ในกรณีนี้รายการก่อนหน้าจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัดและป้อนรายการใหม่อย่างระมัดระวังโดยระบุเอกสารที่เกี่ยวข้องตามการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว บนปกสมุดงานด้วย ด้านหลังผู้มีอำนาจลงลายมือชื่อและประทับตรา

เมื่อทำการจ่ายเม็ดมีด

ประการที่สาม มีหลายกรณีที่กรอกหน้าที่มีอยู่ทั้งหมดของส่วนใด ๆ ของสมุดงาน ในสถานการณ์เช่นนี้ บุคคลที่เกี่ยวข้องในการออกและดูแลรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องจะต้องออกส่วนแทรก ซึ่งใช้ได้เฉพาะร่วมกับสมุดงานเท่านั้น ขั้นตอนนี้ถูกป้อนลงในสมุดงานและได้รับการรับรองโดยการประทับตรา (แสตมป์) โดยมีคำจารึกว่า "ออกแล้ว" ซึ่งระบุหมายเลขซีเรียลและหมายเลขซีเรียล

เมื่อเลิกจ้าง

ประการที่สี่ เมื่อลูกจ้างถูกเลิกจ้างเนื่องจาก ที่จะหรือด้วยเหตุผลอื่นสมุดงานจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กรที่พนักงานทำงานหรือบุคคลอื่นดำเนินการ หน้าที่รับผิดชอบสำหรับการออกสมุดงานและการบำรุงรักษาและโดยตรงสำหรับพนักงานเอง หลังจากนั้นพนักงานฝ่ายบุคคลจะต้องประทับตราลงในสมุดงาน

แสตมป์ในสมุดงาน: กรณีพิเศษ

นอกจากนี้ บางครั้งสถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อมีการบันทึกการเลิกจ้างในสมุดงาน แต่ไม่มีข้อมูลเฉพาะที่บ่งชี้การโอนย้ายของพนักงานไปยังตำแหน่งอื่นหรือการโอนไปยังหน่วยโครงสร้างอื่น และพนักงานยืนยันว่ารายการที่เกี่ยวข้องจะถูกบันทึก พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่เชื่อว่ามีความจำเป็นต้องยกเลิกการรายการเลิกจ้างที่ทำขึ้นและป้อนข้อมูลที่ขาดหายไป จากนั้นป้อน "ถูกไล่ออก (ระบุเหตุผลในการเลิกจ้าง)" อีกครั้ง

อย่างไรก็ตามจากมุมมองของการดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบการกระทำนี้ไม่ถูกต้องทั้งหมดเนื่องจากไม่พบเหตุสำคัญในการยกเลิกคำจารึก ในกรณีนี้ขอแนะนำให้ดำเนินการดังต่อไปนี้: ผู้มีอำนาจจะต้องป้อนข้อมูลที่ขาดหายไปเพิ่มเติมหลังจากบันทึกการเลิกจ้างโดยมีข้อบ่งชี้ที่จำเป็นของรายละเอียดทั้งหมดขององค์กร หลังจากนี้ รายการที่ทำจะได้รับการยืนยันโดยการประทับตราที่เหมาะสม

กรุณาชำระเงิน ความสนใจเป็นพิเศษที่ประทับตราในสมุดงานนอกเหนือจากกรณีข้างต้นจะติดไว้เฉพาะในกรณีเลิกจ้างพนักงานเท่านั้น ในสถานการณ์อื่นใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แสตมป์ยืนยันบันทึกการจ้างงาน การโอนไปยังตำแหน่งอื่นภายในองค์กรเดียวกัน การรับรองข้อมูลเกี่ยวกับรางวัลของพนักงาน ฯลฯ ถือเป็นการละเมิดกฎหมายปัจจุบันเกี่ยวกับการเก็บรักษาบันทึกการทำงานโดยตรง

ควรใช้ตราประทับใดในการป้อนข้อมูลในสมุดงาน?

ในบทบัญญัติที่กำหนดโดยกฎหมายปัจจุบัน สหพันธรัฐรัสเซียกล่าวถึงซีลสองประเภท ได้แก่ :

• ตราประทับขององค์กร
• ผนึก การบริการบุคลากร.

ไม่จำเป็นต้องประทับตราแผนกทรัพยากรบุคคลและสามารถประทับตราได้เฉพาะกับลายเซ็นที่ทำโดยพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลเท่านั้น ในกรณีนี้ไม่อนุญาตให้ใช้ตราประทับในสมุดงานสำหรับเอกสารบุคลากร หากการดำเนินการตามขั้นตอนใด ๆ ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้จัดการ ในกรณีนี้จะต้องประทับตราขององค์กร อย่างไรก็ตามหากประทับตราดังกล่าวลงลายมือชื่อพนักงานเจ้าหน้าที่จะถือว่าถูกกฎหมายอย่างยิ่ง

ในเวลาเดียวกันเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดหรือความไม่ถูกต้องควรใช้ตราประทับประเภทใดประเภทหนึ่ง - ตราประทับขององค์กรผู้จ้างงาน เธอคือผู้ที่มีอำนาจทางกฎหมายมากกว่าตราประทับของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล แนะนำให้ติดไว้ในเอกสาร เช่น สำเนาสมุดงาน เอกสารการศึกษา ใบรับรองที่ออกโดยฝ่ายบุคคล สารสกัดจากสมุดงาน เป็นต้น

ตำแหน่งการพิมพ์ที่ถูกต้อง

เพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเกี่ยวกับความถูกต้องของเอกสารที่นำเสนอ ตราประทับจะต้องครอบคลุมตำแหน่งงานของพนักงานบางส่วน ในขณะเดียวกัน ลายเซ็นของพนักงานและสำเนาของลายเซ็นควรอ่านได้ง่ายและไม่ทำให้เกิดข้อสงสัย นอกจากนี้รอยประทับตราจะต้องมีความชัดเจน อ่านได้ และมองเห็นได้ชัดเจน

จะทำอย่างไรถ้าตราประทับบนสมุดงานไม่ถูกต้อง?

เมื่อใช้ตราประทับเพื่อรับรองรายการที่เกี่ยวข้องในสมุดงาน สถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อใส่ตราประทับผิดหรืออยู่ผิดที่ จะทำอย่างไรในกรณีเช่นนี้?

ไม่ได้ประทับตราองค์กร

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขข้อบกพร่องดังกล่าวคือติดต่อสถานที่ทำงานเดิมของคุณเพื่อขอประทับตรา อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรชะลอการตัดสินใจนี้ เนื่องจากองค์กรอาจได้รับผลกระทบ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างและในกรณีนี้จะต้องได้รับใบรับรองเพิ่มเติมจาก อดีตนายจ้างหรือในกรณีของการปรับโครงสร้างองค์กร - จากผู้สืบทอดตามกฎหมาย

รายละเอียดองค์กรไม่ถูกต้อง

กรณีดังกล่าวสามารถเกิดขึ้นได้หากบุคคลนั้นเป็นพนักงานของบริษัทโฮลดิ้งขนาดใหญ่ หรือหากบริษัทได้รับการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่และเปลี่ยนชื่อ

มีหลายทางเลือกในการแก้ปัญหานี้ ในกรณีแรก แนะนำให้ใส่ตราประทับที่ต้องการไว้ข้างๆ แสตมป์ที่ไม่ถูกต้อง ในวินาที - ทำรายการแก้ไขและติดตราประทับที่ถูกต้องไว้ข้างๆ อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ของเหตุการณ์อาจก่อให้เกิดความสงสัยในหมู่เจ้าหน้าที่บำนาญหรือนายจ้างในอนาคต ดังนั้นเพื่อป้องกันตัวเองจากคำถามที่ไม่จำเป็นจึงมีการออกใบรับรองโดยระบุว่าพนักงานเป็นสมาชิกขององค์กรใดองค์กรหนึ่งในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

ติดตามความถูกต้องของรายการในสมุดงานรายละเอียดของตราประทับและการมีอยู่ของลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดอย่างรอบคอบเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในอนาคต

ขั้นตอนการเลิกจ้างและการยกเลิกสัญญาจ้างงานมีความซับซ้อนและมีหลายแง่มุม ในเวลาเดียวกันจะต้องบันทึกไว้อย่างถูกต้องในสมุดงาน - เอกสารหลักที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงสถานะของพนักงาน

ข้อพิพาทจำนวนมากเกิดจากการประทับตราที่วางไว้เมื่อพนักงานถูกไล่ออก หลายคนสนใจในประเภท ความจำเป็น กฎการจัดวาง และขั้นตอนการดำเนินการ หากไม่อยู่ในเอกสารที่ออก เราจะพูดถึงหัวข้อเหล่านี้ในบทความของเรา

กำหนดให้พนักงานที่รับผิดชอบของฝ่ายบริหารของนายจ้างและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลต้องประทับตราในการแจ้งเลิกจ้างแต่ละครั้ง นี่เป็นสิ่งจำเป็นด้วยเหตุผลง่ายๆ ข้อเดียว - หากไม่มีตราประทับที่เหมาะสม ก็ไม่รับประกันว่าการแจ้งเลิกจ้างนั้นเป็นของแท้ บนพื้นฐานนี้ นายจ้างใหม่อาจปฏิเสธที่จะจ้างคุณ

ดังนั้น โปรดทราบ - หากคุณไม่พบตราประทับเมื่อคุณได้รับสมุดงาน คุณจะต้องส่งคืนให้กับแผนกทรัพยากรบุคคลและยื่นคำร้องที่เกี่ยวข้อง การขอใบอนุญาตทำงานโดยไม่มีตราประทับถือเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ และหากคุณลงนามในเอกสารที่ระบุว่าคุณไม่มีข้อเรียกร้องใด ๆ ต่อองค์กร ในอนาคตพวกเขาก็ไม่น่าจะประทับตราให้คุณ

ประทับตราอยู่ที่ไหน?

เพียงพอ สนใจสอบถามซึ่งถามทั้งผู้เชี่ยวชาญและคนงาน ความจริงก็คือตราประทับไม่ควรครอบคลุมข้อมูลสำคัญและในขณะเดียวกันก็ไม่ควรแยกออกจากบันทึก ดังนั้นส่วนใหญ่ ตำแหน่งที่ถูกต้องประทับตราตรงใต้ใบแจ้งเลิกจ้างที่มุมซ้าย ในเวลาเดียวกันเป็นที่พึงปรารถนาที่จะจับข้อความเล็กน้อย แต่ไม่ทับซ้อนกัน - วิธีนี้จะไม่ทำให้เกิดประเด็นขัดแย้งและจะไม่เป็นอันตรายต่อข้อความในเวลาเดียวกัน ในกรณีนี้ควรมีที่ว่างเพียงพอทางด้านขวาของตราประทับเพื่อให้สามารถใส่ลายเซ็นได้สองลายเซ็น

ฉันจำเป็นต้องรับรองตราประทับหรือไม่?

ใช่ ความต้องการดังกล่าวระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียแต่ละตราประทับจะต้องได้รับการยืนยันด้วยลายเซ็นสองคน คนแรกใส่โดยพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งกรอกข้อมูลการเลิกจ้าง เจ้าของสมุดงานจะวางลายเซ็นที่สองด้วยตนเองหลังจากตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับของเอกสาร

นอกจากนี้ พนักงานที่รับผิดชอบมีสิทธิ์ทุกประการในการปกป้องผนึกเพิ่มเติมด้วยการติดสติกเกอร์บนมัน - โฮโลแกรมที่ผลิตโดย Gossznak ไม่จำเป็นต้องมีอยู่ แต่มักใช้เพื่อปกป้องตราประทับ ลายเซ็น และข้อมูลสำคัญอื่นๆ จากการแก้ไข

จะทำอย่างไรถ้าใส่ซีลไม่ถูกต้อง?

บางครั้งมันเกิดขึ้นที่การประทับตราถูกวางโดยไม่ได้ตั้งใจ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในหลายกรณี:

• ใช้ตราประทับที่ไม่ถูกต้อง
• ตราประทับรับรองบันทึกที่ไม่ถูกต้อง
• บันทึกการเลิกจ้างนั้นผิดพลาด

ข้อผิดพลาดนี้อาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงได้ในอนาคต และควรแก้ไขทันที แต่นี่ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ ดี ในการเริ่มต้นคุณจะต้องร่างการกระทำที่จะต้องส่งให้ฝ่ายบริหารตรวจสอบหลังจากนี้คุณจะต้องจัดทำคำสั่งเพื่อบันทึกแรงงานตามการกระทำ

ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการ เพิ่มบรรทัดแยกในเอกสารแรงงานยกเลิกรายการรับรองโดยประทับตรานี่เป็นวิธีเดียวที่เธอจะสูญเสียพลังของเธอ สิ่งสำคัญในบันทึกดังกล่าวคือการอ้างอิงถึงคำสั่งปัจจุบันซึ่งให้สิทธิ์ในการยกเลิกคำสั่งเลิกจ้างที่แนะนำก่อนหน้านี้

ขั้นตอนสุดท้ายจะเป็น แก้ไขใหม่เป็นย่อหน้าแยกที่มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและตราประทับที่ถูกต้องขององค์กร

ลงนามโดยนายจ้าง

ความสัมพันธ์ด้านแรงงานกับพนักงานจบลงด้วยการออกคำสั่งเลิกจ้างและประกาศเกี่ยวกับเรื่องนี้ รายการในสมุดงาน- ซามู การแจ้งเลิกจ้างมันค่อนข้างง่ายที่จะทำเพราะในคำแนะนำสำหรับ กรอกสมุดงาน(ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำแนะนำ) มีตัวอย่างถ้อยคำที่เกี่ยวข้องกับสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการเลิกจ้าง (การเลิกจ้าง) สัญญาจ้างงาน

ดังนั้น, การแจ้งเลิกจ้างเข้ามา ตอนนี้พนักงานรับผิดชอบ การดำเนิน บันทึกการทำงานจะต้อง “ปิด” รับรองทุกรายการที่ทำเข้ามา หนังสืองานโดยนายจ้างรายนี้ ทำอย่างไร? คำตอบสำหรับคำถามนี้สามารถพบได้ในกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานและจัดทำแบบฟอร์ม หนังสืองานและมอบให้นายจ้าง (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎ) ตามข้อ 10 ของกฎ เมื่อมีการเลิกจ้างพนักงาน (การสิ้นสุดสัญญาจ้างงาน) รายการทั้งหมดที่ทำใน หนังสืองานในระหว่างการทำงานในองค์กรนี้ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของนายจ้างหรือผู้รับผิดชอบ การเก็บรักษาบันทึกการทำงาน, ตราประทับขององค์กร (แผนกทรัพยากรบุคคล) และลายเซ็นต์ของพนักงานเอง

แรกเห็น, บรรทัดฐานนี้มีคำแนะนำที่ชัดเจนอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติผู้เชี่ยวชาญต้องเผชิญกับปัญหาบางประการ ก่อนอื่นคำถามเกิดขึ้น: เจ้าหน้าที่ขององค์กรคนใดควรลงนามแทนนายจ้างในกรณีนี้? ตามข้อ 45 ของกฎ ความรับผิดชอบ ทำงานกับสมุดงาน(การบำรุงรักษา การจัดเก็บ การบัญชี การออก ฯลฯ) จะเป็นภาระของนายจ้าง แต่นายจ้างสำหรับลูกจ้างนั้นเป็นนิติบุคคลหรือ ผู้ประกอบการรายบุคคล(นายจ้างรายอื่น - บุคคลพวกเขาไม่เก็บสมุดงานให้กับพนักงาน) ทุกอย่างชัดเจนกับผู้ประกอบการแต่ละราย - เขาเองก็สามารถมีส่วนร่วมได้ รายการในสมุดงาน- จะเกิดอะไรขึ้นถ้านายจ้างเป็นนิติบุคคล? ในกรณีนี้ ผู้จัดการ (นั่นคือ ผู้บริหารเพียงคนเดียว) มีหน้าที่รับผิดชอบทุกอย่าง เขาอาจเรียกได้ว่าเป็นผู้กำกับ ผู้อำนวยการทั่วไปและแม้กระทั่งประธานาธิบดี สิ่งนี้ไม่ได้เปลี่ยนสาระสำคัญ - ความรับผิดชอบทั้งหมดอยู่ที่เขาในฐานะตัวแทนของนายจ้าง ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการเองก็สามารถรับรองบันทึกได้เมื่อถูกเลิกจ้าง

มอบอำนาจ

อย่างไรก็ตาม เป็นเรื่องยากที่ผู้นำจะมีส่วนร่วมเป็นการส่วนตัว หนังสือทำงาน(อาจมีข้อยกเว้นสำหรับผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็ก) ส่วนใหญ่แล้ว ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษา จัดเก็บ การบันทึก และการออก บันทึกการทำงานเกิดขึ้นโดยผู้มีอำนาจเป็นพิเศษซึ่งได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่ง (คำสั่ง) ของนายจ้าง ซึ่งอาจเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล นักบัญชี หรือเลขานุการที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบเพิ่มเติม การเก็บรักษาบันทึกการทำงานภายในกรอบการจัดการบันทึกบุคลากร โปรดทราบว่าเพียงกล่าวถึงความรับผิดชอบเหล่านี้ใน สัญญาจ้างงานหรือ รายละเอียดงานไม่พอ. แต่ละครั้งที่มีการแต่งตั้งบุคคลให้รับผิดชอบ หนังสือทำงานพนักงานจะต้องออกคำสั่งที่เหมาะสม (ดูตัวอย่างที่ 1)

ผู้ประกอบการแต่ละรายสามารถมอบหมายความรับผิดชอบได้ ทำงานกับหนังสืองานพนักงานคนใดคนหนึ่งของบริษัท ซึ่งส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นในทางปฏิบัติ

การทดแทนผู้รับผิดชอบชั่วคราว

บางครั้งมันเกิดขึ้นที่พนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้รับผิดชอบงานนี้ (ในตัวอย่างของเรานี่คือเลขานุการ) ลาป่วยและไม่สามารถ ออกสมุดงานถึงลูกจ้างลาออก จะทำอย่างไรในกรณีนี้? เป็นการดีที่สุดถ้าผู้นำเป็นอิสระ จะออกสมุดงานพนักงาน. หากผู้จัดการไม่ต้องการหรือไม่สามารถทำได้ด้วยเหตุผลบางประการ เขาควรออกคำสั่งโดยมีเนื้อหาดังต่อไปนี้ (ดูตัวอย่างที่ 2)

ดังนั้นการปิดบล็อกบันทึกใน หนังสืองานจะต้องลงนามโดยผู้มีอำนาจเป็นพิเศษ หากคุณเป็นบุคคลดังกล่าว คุณอาจมีคำถามอื่นๆ มากมายเกี่ยวกับวิธีการลงทะเบียน

ลายเซ็นของคุณควรมีลักษณะอย่างไร?

กฎหมายเชิงบรรทัดฐาน (กฎ คำแนะนำ) ไม่มีคำแนะนำใดๆ ในเรื่องนี้ และไม่ได้จัดเตรียมตัวอย่างใดๆ ไว้ด้วย ในทางปฏิบัติ เป็นเรื่องปกติที่จะต้องลงนามดังนี้:

บางครั้งไม่ได้ระบุชื่อย่อไว้ในสำเนาของลายเซ็น แต่จะเขียนเฉพาะนามสกุลของเจ้าหน้าที่เท่านั้น แน่นอนว่านี่เป็นข้อบกพร่องแม้ว่าจะไม่ใช่ลักษณะพื้นฐานก็ตาม อาจเป็นไปได้ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจำนวนมากใช้หน้าชื่อเรื่องของสมุดงานซึ่งเป็นเรื่องปกติที่จะเขียนนามสกุลของบุคคลที่ออกสมุดงานด้วยลายมือ อันที่จริงอยู่ที่มุมขวาล่างของหน้าชื่อเรื่อง หนังสืองานระบุว่า:

“ลายเซ็นของบุคคลนั้น

รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน

____________________________________»

(ชัดเจน)

ตามแนวทางปฏิบัติที่กำหนดไว้ จะมีการป้อนนามสกุลที่นั่นโดยไม่ระบุชื่อย่อ อย่างไรก็ตาม การใช้นามสกุลที่ "อ่านออกได้ง่าย" ไม่ใช่ลายเซ็นตามความหมายที่แท้จริง

ตามวรรค 3.22 ของ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร” ข้อกำหนด“ ลายเซ็น” รวมถึง:

ตำแหน่งงานของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร

ลายเซ็นส่วนตัว

การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ นามสกุล) (ดูตัวอย่างที่ 4)

แน่นอนว่าควรระบุในหน้าชื่อเรื่องจะดีกว่า หนังสืองานข้อความต่อไปนี้:

“นามสกุลของบุคคล
รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน
____________________________________»
(ชัดเจน)

แต่ แบบฟอร์มบันทึกการทำงานได้รับการอนุมัติในแบบฟอร์มนี้และไม่ใช่ในรูปแบบอื่น ดังนั้นพนักงานมือใหม่จึงต้องหาวิธีป้อน "ลายเซ็นที่อ่านง่าย"

ดังนั้นเราจึงพบว่าคุณลักษณะ "ลายเซ็น" คืออะไร นอกเหนือจากการระบุตำแหน่งแล้ว ยังรวมถึงลายเซ็นส่วนตัวในรูปแบบของลายเส้นที่เขียนด้วยลายมือและสำเนาบันทึกที่ระบุนามสกุลและชื่อย่อ

แน่นอนว่ากฎและคำแนะนำไม่ได้ระบุโดยตรงถึงความจำเป็นที่ต้องได้รับคำแนะนำจาก GOST เมื่อทำงานกับสมุดงานและ ประวัติความเป็นมาการจ้างงานพูดอย่างเคร่งครัด ใช้ไม่ได้กับเอกสารขององค์กรและการบริหาร อย่างไรก็ตาม เป็นที่ยอมรับได้หากได้รับคำแนะนำจากมาตรฐานที่กำหนด เนื่องจากสิ่งนี้ไม่ขัดแย้งกับขั้นตอนทั่วไปในการบำรุงรักษาและการกรอกสมุดงาน และสอดคล้องกับแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้

ลายเซ็นของผู้ประกอบการแต่ละราย

การเปลี่ยนแปลงประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 90-FZ กำหนดให้นายจ้างผู้ประกอบการรายบุคคลต้องเก็บรักษาสมุดงานสำหรับพนักงานของเขา (มาตรา 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ดังนั้น วรรค 35 ของกฎจึงบังคับใช้กับ "บุคคล" ด้วย

หากผู้ประกอบการรายบุคคลได้แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการดูแลรักษา บันทึกการทำงานแล้วไม่มีปัญหากับการรับรองบันทึกจากนายจ้าง เลขานุการ นักบัญชี หรือสารวัตรบุคคลจะลงลายมือชื่อในสมุดงานตามปกติ

จะกรอกรายละเอียด "ลายเซ็น" ได้อย่างไรหาก การเก็บรักษาสมุดบันทึกการทำงานผู้ประกอบการรายบุคคลดำเนินการอย่างอิสระหรือไม่? ดังที่คุณทราบ ชื่อ “ผู้ประกอบการรายบุคคล” ไม่ใช่ตำแหน่งงาน แต่แอตทริบิวต์ "ลายเซ็น" ต้องไม่ไม่สมบูรณ์ ดังนั้นลายเซ็นในแบบฟอร์มนี้จึงเป็นที่ยอมรับได้:

เป็นไปได้ไหมที่จะย่อชื่อ "ผู้ประกอบการรายบุคคล" ให้เป็นตัวย่อ "IP"? ด้านหนึ่ง กฎระเบียบพวกเขากำหนดให้ไม่มีตัวย่อในสมุดงาน ในทางกลับกัน ตามที่ผู้เขียนระบุ ผู้ตรวจสอบจะไม่เรียกเก็บค่าปรับแม้ว่าข้อกำหนดนี้จะรวมถึงการลดลงดังกล่าว เนื่องจากยังไม่มีทั้งกฎและคำแนะนำ (ก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมสิ่งเหล่านั้นซึ่งจะทำให้พวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนดใหม่ บทบัญญัติ รหัสแรงงาน RF เกี่ยวกับผู้ประกอบการแต่ละราย) ไม่มีคำอธิบายใด ๆ ในเรื่องนี้

การออกแบบต่อไปนี้อาจเป็นวิธีแก้ปัญหา:

แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่สอดคล้องกับองค์ประกอบของข้อกำหนด "ลายเซ็น" ที่กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 ทั้งหมด แต่ควรคำนึงว่าผู้ประกอบการแต่ละรายไม่มีตำแหน่งเลย นอกจากนี้ข้อ 35 ของกฎระบุดังต่อไปนี้: “... รายการทั้งหมดที่ทำในสมุดงานของเขาระหว่างทำงานในองค์กรนี้ได้รับการรับรอง ลายเซ็นของนายจ้างหรือบุคคลที่รับผิดชอบ การเก็บรักษาบันทึกการทำงาน…».

ปัญหาทั้งหมดเหล่านี้จะได้รับการแก้ไขหากผู้ประกอบการแต่ละรายแต่งตั้งตามคำสั่งของเขาให้เป็นบุคคลที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษซึ่งรับผิดชอบในการบำรุงรักษาจัดเก็บบันทึกและออก บันทึกการทำงาน
(ข้อ 45 ของกฎ)

ใส่ใจกับลายเซ็นของพนักงาน!

คุณอ่านบันทึกแล้วหรือยัง?

หลังจากลงนามของผู้รับผิดชอบแล้ว การเก็บรักษาบันทึกการทำงานจำเป็นต้องให้พนักงานลงนาม ที่นี่ความคิดสร้างสรรค์ของเพื่อนร่วมงานของเราไม่มีขอบเขตอย่างแท้จริง บ่อยครั้งที่พนักงานใส่ลายเซ็นของเขาภายใต้คำแนะนำที่เข้มงวดของเลขานุการ (เจ้าหน้าที่บุคคลหรือนักบัญชี) และผลที่ตามมาอาจปรากฏลายเซ็นต่อไปนี้:

การไม่มีชื่อย่อในการถอดเสียงลายเซ็นได้ถูกกล่าวถึงไปแล้วก่อนหน้านี้ นี่เป็นข้อบกพร่อง

ข้อเสียเปรียบประการที่สองคือการมีข้อความ "ฉันได้อ่านบันทึกแล้ว" ซึ่งไม่ได้ระบุไว้ในกฎหมาย ปรากฏอยู่ในสมุดงานของคนงานที่ไหน? ตามที่ผู้ปฏิบัติงานบางคนในสถานประกอบการอธิบาย พวกเขายกตัวอย่างบันทึกดังกล่าวจากเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์ หรือจากเอกสารอ้างอิงและคู่มือการปฏิบัติ บทความ ฯลฯ บางส่วนอ้างถึงข้อ 35 ของกฎ ซึ่งระบุว่า "บันทึกทั้งหมด ... ได้รับการรับรอง ลายเซ็นของนายจ้างหรือผู้รับผิดชอบในการรักษาบันทึกการทำงาน ตราประทับ ... และลายเซ็นของลูกจ้างเอง” ในความเห็นของพวกเขา การรับประกันควรมีลักษณะเช่นนี้

อย่างไรก็ตาม หากคุณอ่านกฎข้อ 35 อย่างละเอียด คุณจะพบว่าการรับรองจะต้องดำเนินการอย่างเท่าเทียมกันทั้งนายจ้างและลูกจ้าง แล้วเหตุใดเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจึงไม่เขียน: “บันทึกถูกต้อง เจ้าหน้าที่ตรวจสอบทรัพยากรบุคคล A.A. ซาโมอิลอฟ"?

ความจริงก็คือว่า บุคลากรและนักบัญชี ตรงข้ามกับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสำนักงาน ในกรณีนี้คำว่า "ความมั่นใจ" ยังไม่เข้าใจทั้งหมด วลี “รับรองโดยลายเซ็น” ควรเข้าใจตามตัวอักษรทุกคำ “รับรองด้วยลายเซ็น” นั้นหมายถึงการทำซ้ำลายเซ็นในเอกสารที่เกี่ยวข้อง

จะถอดรหัสหรือไม่?

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งคือหลังจากลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ การเก็บรักษาบันทึกการทำงาน(หรือข้างๆ กัน) ยังไม่ชัดเจนว่าลายเซ็นส่วนตัวของใครปรากฏโดยไม่มีการถอดรหัสใดๆ

ความจริงก็คือผู้เชี่ยวชาญบางคนพิจารณาว่าการป้อนเพียงบางส่วนในรูปแบบของลายเซ็นส่วนตัวนั้นเพียงพอแล้ว แทนที่จะต้องใช้ "ลายเซ็น" ทั้งหมด ในความเห็นของพวกเขา ลายเซ็นและลายเซ็นส่วนตัวเป็นสิ่งเดียวกัน โดยธรรมชาติแล้วสิ่งนี้ไม่เป็นเช่นนั้น

ลายเซ็นส่วนตัวที่ไม่มีการถอดรหัสจะสูญเสียความหมายเนื่องจากไม่อนุญาตให้มีการระบุตัวตนของบุคคลที่สร้างมันขึ้นมา บางครั้งมันก็ยากที่จะเข้าใจว่าบางอย่าง สัญลักษณ์กราฟิกที่เขียนด้วยมือเป็นลายเซ็นส่วนตัวของใครบางคน เนื่องจากบางคนมีลายเส้นที่แปลกประหลาดมากซึ่งแสดงถึงลายเซ็น เช่น: ต้นฉบับโดยเฉพาะคือลายเซ็นของคนงานจากประเทศอื่น ๆ ซึ่งระบบการเขียนค่อนข้างแตกต่างจากระบบที่เราคุ้นเคย

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ จึงจำเป็นต้องมีการถอดรหัส อย่างไรก็ตาม ก็มีข้อโต้แย้งเช่นกัน

เชื่อกันว่าไม่จำเป็นต้องถอดรหัสลายเซ็น (ลายเซ็นส่วนตัว) ของพนักงานเมื่อปิดบล็อกบันทึกเนื่องจากพนักงานลงนามในหน้าชื่อเรื่อง หนังสืองานและสามารถเปรียบเทียบลายเซ็นส่วนตัวหนึ่งรายการกับอีกลายเซ็นหนึ่งได้เสมอ เมื่อมองแวบแรกก็ดูสมเหตุสมผล แต่ลองจินตนาการว่าพนักงานที่ลาออกคือผู้หญิงที่แต่งงานแล้วเปลี่ยนนามสกุล ในหน้าชื่อเรื่อง หนังสืองานมีการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสม ตัวอย่างเช่น คนงานมีนามสกุล Volkova แต่หลังจากสามีของเธอ เธอกลายเป็น Zaitseva บนพื้นฐานนี้ตามกฎทั้งหมด นามสกุลก่อนหน้า "Volkova" ได้ถูกขีดฆ่าอย่างระมัดระวัง และนามสกุลใหม่ "Zaitseva" ก็เข้ามาแทนที่นามสกุลเก่า อย่างไรก็ตาม ในหน้าชื่อเรื่องของสมุดงาน พนักงานคนนี้ไม่ได้ใส่ลายเซ็นอื่นที่เกี่ยวข้องกับเธอ ชื่อใหม่เพราะกฎไม่ได้กำหนดไว้ อีกครั้งปรากฎว่าลายเซ็นที่ไม่มีการถอดรหัสซึ่งรับรองบล็อกของบันทึกเมื่อถูกไล่ออกนั้นเป็น "ไม่มีเจ้าของ"

มีหรือไม่มีตำแหน่ง?

อีกทางเลือกหนึ่งคือเมื่อลายเซ็นของพนักงานไม่ได้ทำตามกฎทั้งหมด: มีลายเซ็นส่วนตัว มีการถอดเสียง แต่ไม่มีข้อบ่งชี้ถึงตำแหน่งของพนักงาน เช่น “I.I. อีวานอฟ”

แต่การไม่มีข้อบ่งชี้ตำแหน่งทำให้คุณลักษณะ “ลายเซ็นต์” ไม่สมบูรณ์ นอกจากนี้ ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงานและลายเซ็นของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะต้องจัดทำตามกฎเดียวกัน เนื่องจากข้อ 35 ของกฎไม่ได้แยกความแตกต่างระหว่างพวกเขา ดังนั้นลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงานจึงเป็นสิ่งที่คิดไม่ถึงโดยไม่ต้องระบุตำแหน่ง (ดูตัวอย่างที่ 3) แล้วเหตุใดคำสั่งดังกล่าวจึงถูกเพิกเฉยเมื่อพนักงานลงนาม? ตามความเห็นของผู้เขียน ควรทำซ้ำลายเซ็นทั้งสองตามกฎเกณฑ์ที่คล้ายคลึงกัน

บางครั้งมีการโต้แย้งที่ค่อนข้างผิดปกติเพื่อระบุตำแหน่งในลายเซ็นของพนักงานในสมุดงาน เชื่อกันว่าพนักงานที่ลาออกถือเป็น "ตัวตัดขาด" อยู่แล้ว กล่าวคือ เขาไม่ได้เป็นพนักงานอีกต่อไป ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องระบุตำแหน่งของเขาเนื่องจากเขาไม่มี

แต่ข้อโต้แย้งดังกล่าวขัดแย้งกับบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ตามศิลปะ มาตรา 84.1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย วันที่เลิกจ้าง (วันที่สัญญาจ้างสิ้นสุดลง) เป็นวันสุดท้ายของการทำงาน ในวันนี้จะต้องจัดทำบันทึกการเลิกจ้าง (ข้อ 10 ของกฎ) และออกด้วย ประวัติความเป็นมาการจ้างงานไปอยู่ในมือของพนักงาน วันนี้จะระบุไว้ในใบบันทึกเวลาว่าทำงาน นั่นคือในวันสุดท้ายของการทำงานบุคคลยังคงทำงานตามหน้าที่แรงงานที่กำหนดในสัญญาจ้างซึ่งหมายความว่าเขาทำงานตามตำแหน่งของตนตามตารางการรับพนักงาน (มาตรา 15 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของ สหพันธรัฐรัสเซีย) ดังนั้นตำแหน่งพนักงานที่ถูกเลิกจ้างจึงไม่หายไป

ข้อโต้แย้งทั้งหมดนี้บ่งบอกถึงความจำเป็นในการระบุตำแหน่งในลายเซ็นของพนักงาน

ในขณะเดียวกันก็มีข้อแม้ประการหนึ่ง สมมติว่าพนักงานที่ลาออกดำรงตำแหน่งที่ปรึกษากฎหมาย ลายเซ็นของเขาจะมีลักษณะดังนี้:

ทีนี้ลองจินตนาการว่าวิศวกรลาออก ระบบอัตโนมัติการจัดการ กระบวนการทางเทคโนโลยีฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค (นี่คือลักษณะของชื่อนี้ตามตารางการรับพนักงาน สัญญาจ้างงานกับพนักงาน และบันทึกการจ้างงาน หนังสืองาน- การทำซ้ำตำแหน่งงานดังกล่าวอาจใช้เวลาถึงครึ่งหน้า หนังสืองาน(ขึ้นอยู่กับลายมือของพนักงาน) เป็นที่ชัดเจนว่าสิ่งนี้อาจไม่สะดวกอย่างยิ่ง สถานการณ์ที่น่าสนใจอีกอย่างหนึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อ การเก็บรักษาบันทึกการทำงานดำเนินการโดยผู้ตรวจสอบบุคลากรและพนักงานที่ถูกไล่ออกก็มีตำแหน่งที่คล้ายกัน จะทำอย่างไรในกรณีเหล่านี้? ตามที่ผู้เขียนระบุ คุณสามารถแทนที่ตำแหน่งงานด้วยคำว่า "พนักงาน" ได้:

ความจริงก็คือวรรค 35 ของกฎระบุว่า "บันทึกทั้งหมด ... ได้รับการรับรอง ... และลงนามโดยพนักงานเอง" ในเวลาเดียวกัน GOST R 6.30-2003 จะถูกสังเกตอย่างเป็นทางการและลายเซ็นทั้งสอง (ของผู้ที่ทำรายการใน หนังสืองานและพนักงานที่ลาออก) จะต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ

ผู้เขียนแนะนำนายจ้างว่าอย่ายึดติดกับตำแหน่งงานที่ยาวและ “หรูหรา” สิ่งนี้ไม่สะดวกเสมอไปสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากร และนอกจากนี้ ปัญหาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงบุคลากรอาจเกิดขึ้นได้

สถานที่สำหรับลงนามและประทับตรา

เป็นที่ยอมรับว่าลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการดูแลสมุดงานและพนักงานอยู่ในคอลัมน์ 3 หนึ่งอันใต้หนึ่งโดยไม่ข้ามบรรทัด

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วบางครั้งลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานที่ลาออกจะอยู่ในบรรทัดเดียวกับลายเซ็นของเลขานุการหรือพนักงานตรวจงาน นี่เป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้โดยสิ้นเชิง ประการแรก อาจปรากฏว่าลายเซ็นที่สองถูกสร้างขึ้นอีกครั้งโดยเลขานุการ (หรือผู้ตรวจสอบทรัพยากรบุคคล) โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลายเซ็น "ของจริง" ของเขาถูกปกปิดอย่างสมบูรณ์ (ซ่อน) ด้วยรอยประทับตรา ประการที่สอง หากลายเซ็นทั้งสองนี้ทำตามกฎทั้งหมด จะไม่สามารถบรรจุลงในบรรทัดเดียวได้ ประการที่สาม ข้อ 35 ของกฎกำหนดลำดับของลายเซ็น - ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบก่อน จากนั้นจึงเป็นลายเซ็นของพนักงาน

กล่าวโดยเคร่งครัดเมื่อผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อแล้วต้องประทับตราทันที แต่ในทางปฏิบัติ มักจะประทับตราหลังจากที่พนักงานลงนามแล้ว สิ่งนี้อาจทำได้เพื่อที่จะวางรอยประทับตราได้อย่างเหมาะสมที่สุด

ตามกฎที่กำหนดไว้ในทางปฏิบัติประทับตราไม่ควรซ่อนลายเซ็นส่วนบุคคลตลอดจนรายละเอียดที่สำคัญของเอกสารหรือข้อความด้วย ตราประทับควรปกปิดเพียงชื่อตำแหน่งเพียงเล็กน้อยเท่านั้น แต่ ประวัติความเป็นมาการจ้างงานมีรูปแบบขนาดเล็ก (size ประวัติความเป็นมาการจ้างงานเช่นเดียวกับหนังสือเดินทางทั่วไป) และไม่สามารถประทับตราได้สำเร็จเสมอไป บางคนประทับตราทางด้านขวาแล้วทำให้อ่านรายละเอียดคำสั่งเลิกจ้างได้ยาก ค่อนข้างเป็นไปได้ที่เมื่อสมัครขอรับเงินบำนาญ พนักงานของกองทุนบำเหน็จบำนาญรัสเซียจะต้องมีใบรับรองเอกสารสำคัญเพื่อยืนยันประสบการณ์การทำงานในช่วงนี้ซึ่งอาจค่อนข้างยากเมื่อเวลาผ่านไป นอกจากนี้ยังเป็นไปไม่ได้ที่ตราประทับจะซ่อนวันที่ถูกไล่ออกเนื่องจากวันที่ถูกไล่ออกที่ระบุในคอลัมน์ 2 มีความสำคัญมากในการคำนวณระยะเวลาการทำงาน

ผู้เขียนแนะนำอย่ากลัวที่จะประทับตราเพื่อให้ตรงบริเวณบรรทัดว่างด้านล่าง นี่เป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์ องค์กรถัดไปจะเปิดบล็อกบันทึกโดยข้ามบรรทัดที่ประทับตราขององค์กรก่อนหน้า บรรทัดเหล่านี้ไม่ว่างเปล่า เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญบางคนเชื่ออย่างไม่ถูกต้อง แอตทริบิวต์เหล่านี้ถูกครอบครองโดยแอตทริบิวต์ที่ให้มา แม้ว่าแอตทริบิวต์นี้จะไม่ได้ใช้เส้นเหล่านี้ตลอดความกว้างทั้งหมดก็ตาม

ประทับตราอะไร?

ตาม เอกสารกำกับดูแลวี หนังสืองานสามารถติดได้ทั้งตราประทับขององค์กรเองและตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคล

ไม่จำเป็นต้องประทับตราแผนกทรัพยากรบุคคล ส่วนใหญ่แล้ว นายจ้างจะประทับตราเพียงอันเดียวในทุกกรณี นอกจากนี้ หากยังมีตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคลอยู่ ควรจำไว้ว่าประทับตราดังกล่าวจะประทับไว้เฉพาะลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น หากผู้จัดการบันทึกการเลิกจ้างด้วยเหตุผลบางประการ (ตัวอย่างเช่นในกรณีที่ไม่มีผู้ตรวจสอบบุคลากรในที่ทำงาน) ลายเซ็นของเขาสามารถได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กรเท่านั้น ในขณะเดียวกัน สถานการณ์ตรงกันข้าม (ประทับตราขององค์กรที่ประทับตราลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล) จะถูกกฎหมายอย่างแน่นอน แม้ว่าองค์กรจะมีตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคลก็ตาม

หากองค์กรไม่มีแผนกบุคคล การสั่งประทับตราสำหรับแผนกบุคคลนั้นเป็นไปไม่ได้เลย ในกรณีเช่นนี้ ผู้คนจำนวนมากใช้ตราประทับที่ระบุว่า “สำหรับเอกสาร” หรือ “สำหรับเอกสารบุคลากร” อย่างไรก็ตาม กฎและคำแนะนำระบุเป็นพิเศษถึงตราประทับของแผนกบุคคล (เช่น ตราประทับของหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง) และไม่ใช่ตราประทับธรรมดาอื่น ๆ นั่นคือให้ใช้ตราประทับ “สำหรับเอกสาร” หรือ “สำหรับเอกสารบุคลากร” ค่ะ หนังสืองานไม่ถูกต้อง. อย่างไรก็ตามผู้ตรวจสอบไม่ค่อยให้ความสนใจกับเรื่องนี้มากนัก แต่หากปฏิบัติตามข้อบังคับนี้อย่างเคร่งครัดเลขานุการจะต้องรับรองลายเซ็นในสมุดงานพร้อมประทับตราขององค์กรเท่านั้น

จึงได้จัดทำบันทึกการเลิกจ้างพร้อมรับรองลายมือชื่อและประทับตราและส่งมอบให้กับลูกจ้าง ในเวลาเดียวกัน คุณต้องอย่าลืมมอบบัตรส่วนตัวให้กับพนักงานในแบบฟอร์ม T-2 และสมุดบันทึกการจราจรเพื่อลงนาม บันทึกการทำงาน- หลังจากนี้ถือว่าความร่วมมือกับพนักงานเสร็จสิ้นแล้ว

* * *

ดังนั้นขั้นตอนการลงทะเบียน หนังสืองานเมื่อเลิกจ้างพนักงานนั้นต้องใช้ความระมัดระวังและความรู้อย่างมากเกี่ยวกับความแตกต่างบางประการซึ่งไม่ได้กล่าวถึงในกฎหรือในคำแนะนำ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าความแตกต่างบางประการเหล่านี้เป็นเพียงลักษณะที่เป็นทางการเท่านั้นและข้อผิดพลาดเล็กน้อยจะไม่นำมาซึ่งการลงโทษทางปกครองในรูปแบบของค่าปรับ (แม้ว่าอาจถูกบันทึกไว้ในรายงานการตรวจสอบของพนักงานตรวจแรงงานก็ตาม) แต่เราต้องจำไว้ รายการในสมุดงานแสดงให้องค์กรอื่นเห็นว่านายจ้างปฏิบัติต่อกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลและบุคลากรของตนอย่างจริงจังและมีความรับผิดชอบเพียงใด นอกจากนี้ ในประเทศของเรา คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าการปฏิรูปครั้งต่อไปจะเป็นอย่างไร และความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ในวันนี้จะมีผลตามมาอย่างไร และอาจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดคือความภาคภูมิใจในวิชาชีพของผู้เชี่ยวชาญซึ่งไม่ควรปล่อยให้เขาละเลยแม้แต่กฎเกณฑ์แม้แต่น้อยในสาขาอาชีพของเขา

เปลี่ยน กฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดงาน- ใช่!

เมื่อก่อนทุกอย่างเรียบง่าย ใหม่ หนังสืองานเราเริ่มต้นสำหรับพนักงานที่สมัครงานแรกเท่านั้น หากสมุดงานเดิมสูญหายหรือเสียหายจะออกสำเนาให้แทน ตอนนี้ในทั้งสองกรณีเราต้องออกใหม่ หนังสืองาน- บทบัญญัติใหม่ของประมวลกฎหมายแรงงานเปิดโอกาสให้คนงานไร้ศีลธรรมได้อย่างไร? รายละเอียดทั้งหมดอยู่ในบทความ “แทนที่จะทำซ้ำ เราออกสมุดงานใหม่” ตีพิมพ์ในนิตยสารฉบับเดือนสิงหาคม“การจัดการสำนักงานและการไหลของเอกสารในองค์กร” ประจำปี 2550

3 โปรดทราบว่ารายการในสมุดงานจัดทำขึ้นโดยไม่มีตัวย่อ ในขณะเดียวกัน ชื่อย่อในแอตทริบิวต์ "ลายเซ็น" ไม่ใช่ตัวย่อในแง่นี้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อเต็มและนามสกุล

4 ในขณะเดียวกันก็มีการกล่าวถึงสมุดรายรับและรายจ่ายสำหรับรูปแบบการบัญชีของสมุดงานและส่วนแทรก ตัวจําแนกภาษารัสเซียทั้งหมดเอกสารการจัดการและอยู่ภายใต้ GOST R 6.30-2003 สิ่งที่รวมอยู่ในตัวแยกประเภทนี้คือเอกสารเช่นหนังสือของคนเลี้ยงแกะ (คนเลี้ยงแกะ คนเลี้ยงสัตว์ ฯลฯ )

5 โปรดทราบว่าลายเซ็นของพนักงานจะถูกลบออก หนังสืองานหากเขาปรากฏตัวโดยตรงเมื่อลงทะเบียนเลิกจ้างในวันสุดท้ายของการทำงาน ข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้คือกรณีที่พนักงานลางานในวันนั้นหรือด้วยเหตุผลบางประการปฏิเสธที่จะลงนามในสมุดงาน (ข้อ 39 ของกฎ)

6 ตัวอย่างเช่น หากมีการระบุหน่วยโครงสร้างในสัญญาจ้างงานพร้อมกับชื่อตำแหน่ง พนักงานสามารถ "ย้าย" ไปยังแผนกอื่น (ร้านค้า) ในตำแหน่งเดียวกันได้โดยการโอนเท่านั้น ไม่ใช่ผ่านการโอนที่สะดวกกว่า ในกรณีนี้.

ในบทความนี้เราจะพูดถึงกฎเกณฑ์ในการประทับตราในเอกสารแรงงาน - ที่ไหน, อันไหนและเมื่อใด และควรทำอย่างไรหากคุณติดแสตมป์โดยไม่ได้ตั้งใจและสถานการณ์ปัญหาทั่วไปอื่น ๆ

อ่านบทความของเรา:

จะต้องประทับตราที่ไหนและอะไรในสมุดงานเมื่อถูกเลิกจ้าง

เนื่องจากสมุดงานเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดในการลงทะเบียนเงินบำนาญและโดยปกติแล้วกองทุนบำเหน็จบำนาญจะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในนั้นอย่างละเอียดข้อกำหนดในการกรอกเอกสารจึงค่อนข้างเข้มงวด หากคุณเพิกเฉย คุณอาจทำลายเอกสารและต้องกู้คืนมัน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีกฎเกณฑ์บางประการในการประทับตรา แสตมป์จะติดอยู่กับ:

• ในหน้าชื่อเรื่องเมื่อกรอกหนังสือหรือทำซ้ำเป็นครั้งแรก
• บน ข้างในคุ้มครองเมื่อรับรองข้อมูลพื้นฐานที่เปลี่ยนแปลง
• ในการแจ้งเลิกจ้าง

ใน ปีที่ผ่านมาคำถามเกิดขึ้นมากขึ้น - จะต้องประทับตราอะไรลงในสมุดงานเมื่อออกเดินทางในปี 2562 ความยากลำบากนี้เกิดจากการเปลี่ยนแปลงในวรรค 35 ของ "กฎการบำรุงรักษาสมุดงาน" ลงวันที่ 03/01/2551 หากก่อนหน้านี้มีการเสนอให้ติด "ตราประทับขององค์กร (บริการทรัพยากรบุคคล)" หลังจากนั้น เป็น “ตราประทับของนายจ้าง” อยู่แล้ว ปัญหาจึงเกิดขึ้น - ตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคลหมายถึงแนวคิดเรื่อง "ตราประทับของนายจ้าง" หรือไม่ และสามารถนำมาใช้ในเอกสารแรงงานได้หรือไม่

เนื่องจากความแตกต่างนี้ไม่ได้รับการชี้แจงตามกฎหมาย เจ้าหน้าที่บุคลากรที่มีประสบการณ์แนะนำให้ใช้ตราประทับอย่างเป็นทางการของ บริษัท ซึ่งจะถูกต้องในทุกกรณีและจะไม่มีปัญหาเกิดขึ้น

หากไม่สามารถประทับตราได้จะอนุญาตให้มีการรับรองพร้อมประทับตราของแผนกทรัพยากรบุคคล (หากมีรายละเอียดทั้งหมดขององค์กร) แต่คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงนั้น เป็นไปได้มากว่าปัญหาเหล่านี้จะได้รับการแก้ไขโดยชอบด้วยกฎหมายของการใช้การพิมพ์เฟรม แต่จะส่งผลให้เสียเวลา

ข้อโต้แย้งอีกประการหนึ่งที่สนับสนุนการรับรองบันทึกการเลิกจ้างในบันทึกการจ้างงานในปี 2019 พร้อมตราประทับของนายจ้างคือความสามารถในการใช้ข้อมูลดังกล่าวโดยเกี่ยวข้องกับการลงนามใด ๆ ทั้งผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล โดยที่รอยประทับของการบริการงานบุคคลจะประทับไว้หลังลายเซ็นของผู้อำนวยการไม่ได้ แต่จะลงได้เฉพาะหลังจากลายเซ็นของลูกจ้างประจำเท่านั้น

ไม่สามารถวางตราประทับ "สำหรับเอกสาร" ในสมุดงานได้ แต่จะใช้ที่องค์กรเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

โดยปกติแล้ว ผู้ที่กรอกแบบฟอร์มจะไม่มีคำถามว่าจะต้องประทับตราที่ใดเมื่อถูกเลิกจ้าง อย่างไรก็ตาม มันค่อนข้างมาก จุดสำคัญเพราะหากการรับรองไม่ถูกต้องอาจเกิดความสงสัยในความถูกต้องได้จนถึงการนัดตรวจแสตมป์ กฎทั่วไปเป็น:

• ประทับตราวางตรงไม่กลับหัวหรือด้านข้าง
• ตราประทับจะติดอยู่ครั้งสุดท้ายเมื่อส่วนประกอบที่เขียนด้วยลายมือทั้งหมด
• มีการทำรายการเรียบร้อยแล้ว รวมทั้งลายเซ็นทั้งสองด้วย
• รวบรวมข้อมูลบางส่วนเกี่ยวกับพนักงานที่เข้ามา
• ไม่ทับซ้อนลายเซ็นของพนักงานที่ถูกไล่ออก
• งานพิมพ์ที่ชัดเจนและไม่มีรอยเปื้อน

สำหรับการรับรองบันทึกการเลิกจ้างพร้อมประทับตราในกำลังแรงงานในปี 2562 นั้นบังคับสำหรับนายจ้างทุกคนที่มีตราประทับ มีข้อยกเว้นเกิดขึ้นโดย LLC และ JSC บางแห่งที่ดำเนินงานโดยไม่มีตราประทับตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง-82 ปี 2015 พวกเขาเกี่ยวข้องกับ “คำอธิบายในบางประเด็นของการใช้กฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน…” ของกระทรวงแรงงาน พ.ศ. 2559 ตามที่ “การประทับตราหน้าแรกของสมุดงาน การแทรก รวมถึงในส่วนอื่นๆ บางส่วนนั้น ดำเนินการพร้อมประทับตรา” และเพิ่มเติมว่าอนุญาตให้รับรองบันทึกการเลิกจ้างได้เฉพาะกับลายเซ็นของผู้จัดการเท่านั้นหากองค์กรไม่มีตราประทับ

มีการประทับตราลงในสมุดงานเมื่อสมัครงานหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องประทับตราในรายการในสมุดงานเกี่ยวกับการจ้างงานเนื่องจากการรับรองขั้นสุดท้ายของบล็อกข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์กรที่กำหนดจะเกิดขึ้นเมื่อมีการเลิกจ้าง อย่างไรก็ตาม หากบันทึกการจ้างงานหรือโอนไปยังตำแหน่งอื่นได้รับการรับรองโดยตราประทับ สิ่งนี้จะไม่กลายเป็นข้อผิดพลาดร้ายแรง เนื่องจากไม่มีข้อห้ามโดยตรงในเรื่องนี้ในกฎหมาย

อย่างไรก็ตาม สมุดงานไม่ใช่เอกสารขนาดใหญ่ที่คุณต้องประทับตราเกือบทุกบรรทัด แต่จะดูเลอะเทอะ แสตมป์อาจสัมผัสกันและบันทึกได้ ทำให้อ่านไม่ออก

สถานการณ์ปัญหา

พนักงานแต่ละคนที่ได้รับความไว้วางใจให้กรอกสมุดงานจะต้องได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเตรียมตัวอย่างเหมาะสมก่อนหน้านี้ ปัญหามักเกิดขึ้นจากการใช้การพิมพ์ที่ไม่ถูกต้อง ก่อนหน้านี้พร้อมกับการแก้ไขข้อผิดพลาดดังกล่าว พนักงานจะได้รับใบรับรองเพื่อยืนยันระยะเวลาการทำงานของเขาในกรณีนี้ ไม่จำเป็นในปี 2562 เนื่องจากถูกเลิกจ้างแล้ว

บันทึก

จะทำอย่างไรถ้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลประทับตราผิด

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลทำผิดพลาดเมื่อผสมผนึกซึ่งทำให้รายการไม่ถูกต้องซึ่งหมายความว่าคุณต้องปฏิบัติตาม "กฎทั่วไปสำหรับการรักษาประมวลกฎหมายแรงงาน":

• ในบรรทัดด้านล่างในคอลัมน์แรกเราใส่ตัวเลขถัดไปในบรรทัดที่สอง - วันที่แก้ไข
• ในคอลัมน์ที่สาม เราเขียนว่า "หมายเลขบันทึก (หมายเลขก่อนหน้า) ไม่ถูกต้อง"
• เราลงไปอีกบรรทัดด้านล่าง โดยไม่ต้องใส่หมายเลขอีกต่อไป และป้อนรายการอีกครั้ง
• เรารับรองบันทึกด้วยลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและผู้ออกและประทับตราที่จำเป็น

การขีดฆ่างานพิมพ์ที่ไม่ถูกต้องหรือการวางงานพิมพ์ที่ถูกต้องทับไว้นั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

หากวางแสตมป์ผิดที่

เป็นกรณีที่หายากมากที่จะประทับตราผิดหน้า หากเกิดเหตุการณ์นี้ควรปล่อยทิ้งไว้และประทับตราในตำแหน่งที่ควรอยู่จะดีกว่า

บันทึก

ข้อผิดพลาดทั้งหมดในสมุดงานจะต้องได้รับการแก้ไข บางคนข่มขู่คุณด้วยการดำเนินคดีทางกฎหมาย เหตุใดคุณจึงสนใจที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดทั้งหมดในสมุดงานและข้อผิดพลาดใดที่อาจนำไปสู่การดำเนินคดีทางกฎหมายกับพนักงาน

หากสมุดงานมีการประทับตราไม่ดี

แน่นอนว่าขอแนะนำให้ตรวจสอบก่อนว่ามีหมึกในแสตมป์เพียงพอหรือไม่ก่อนที่จะใส่ลงในแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด หากงานพิมพ์มีสีซีด อ่านยาก หรือมีรอยเปื้อน คุณจะต้องเติมซีลและหลังจากตรวจสอบแบบร่างแล้ว ให้วางไว้ข้างงานพิมพ์แรก

หากไม่มีตราประทับในสมุดงานเมื่อเลิกจ้าง

นี่เป็นการละเมิดกฎบันทึกบุคลากรอย่างร้ายแรง สร้างปัญหามากมายให้กับคนงานและนายจ้างทั้งในอดีตและในอนาคต ในกรณีนี้คุณต้องติดต่อบริษัทที่ไล่พนักงานออกและขอประทับตรา

ประวัติการทำงานเป็นอย่างมาก เอกสารสำคัญซึ่งจำเป็นสำหรับทุกคนในการบันทึกประสบการณ์การทำงานของตน จึงต้องกรอกตามข้อกำหนดทางกฎหมาย เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่ไม่มีประสบการณ์ในการทำงานมากนักสนใจว่าจำเป็นต้องประทับตราลงในสมุดงานเมื่อสมัครงานหรือไม่

แสตมป์จะวางเมื่อไหร่?

นายจ้างคนใดก็ตามอาจเคยเผชิญกับคำถามนี้เมื่อจ้าง เลิกจ้าง หรือโอนพนักงานจากหน่วยโครงสร้างหนึ่งไปยังอีกหน่วยหนึ่ง ตราประทับมีตำแหน่งที่ชัดเจนในตัวเอง ซึ่งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ โดยจะวางไว้ที่หน้าชื่อเรื่อง อยู่ที่มุมขวาบนเสมอ หรือในหนังสือ

การบันทึกข้อมูล

เมื่อป้อนข้อมูลพนักงานนายจ้างจะต้องประทับตราที่หน้าชื่อเรื่อง แต่ก่อนที่จะพิมพ์จะต้องระบุข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน:

• วันเกิด)
• บ่งชี้ถึงการศึกษา)
• ชื่อของอาชีพหรือความเชี่ยวชาญของพนักงาน

หลังจากป้อนข้อมูลแล้ว พนักงานจะลงนามในหน้าชื่อเรื่องเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูล หลังจากนี้จะมีการประทับตราเท่านั้น เป็นที่น่าสังเกตว่าข้อมูลทั้งหมดนี้กรอกตามเอกสารบางอย่างเท่านั้น - หนังสือเดินทาง, ประกาศนียบัตร ฯลฯ หากไม่มีเอกสารยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลไม่มีสิทธิ์ลงในสมุดงาน ดังนั้นสำหรับผู้ที่ไม่ทราบว่ามีการประทับตราลงในสมุดงานเมื่อสมัครงานหรือไม่ต้องบอกว่าประทับตราหากออกบันทึกการทำงานครั้งแรก ตำแหน่งของมันคือหน้าชื่อเรื่อง

การเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ประทับตราไว้ที่ไหนเมื่อเปลี่ยนข้อมูลพนักงาน? ความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลมักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานเปลี่ยนนามสกุล ชื่อ ประเทศ หรือข้อมูลอื่นๆ ในกรณีนี้ รายการก่อนหน้าจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นทึบหนึ่งบรรทัดอย่างระมัดระวัง หลังจากนั้นข้อมูลใหม่จะถูกป้อนข้อมูลตามเอกสารที่พนักงานให้ไว้ ในเวลาเดียวกัน พนักงานที่ได้รับอนุญาตจะประทับตราและลายเซ็นไว้ที่ด้านหลังของปก

ระหว่างการจ่ายเม็ดมีด

มีบางสถานการณ์ที่มีการกรอกหน้าสมุดงานที่จำเป็นเรียบร้อยแล้ว ในกรณีนี้พนักงานจะได้รับการแทรก ในกรณีนี้ จะมีการประทับตราบนหน้าชื่อเรื่องเพื่อระบุว่าได้มีการออกส่วนแทรกแล้ว หากไม่มีสมุดงาน ส่วนแทรกนี้ไม่ถูกต้อง

การไล่ออก

ในระหว่างการเลิกจ้างเจตจำนงเสรีของตนเองหรือด้วยเหตุผลอื่น ผู้จัดการ (หรือบุคคลที่ปฏิบัติหน้าที่ในหน้าที่ของตน) ลงนามและปิดผนึกสมุดงาน

ลำดับการป้อนข้อมูลลงในสมุดงานเมื่อสมัครงาน:

• ชื่อ (ชื่อองค์กรเขียนไว้กลางคอลัมน์ที่สาม)
• ตัวเลข,
• วันที่ของ
• ข้อมูลงาน
• คำสั่งบนพื้นฐานของการป้อนข้อมูล

ตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย นิติบุคคลจะต้องมีตราประทับอย่างเป็นทางการของตนเองซึ่งประทับอยู่ในเอกสารเกือบทั้งหมด

เอกสารดังกล่าวได้แก่:

• หนังสือทำงาน
• คำสั่ง, คำแนะนำ,
• คำสั่งจากผู้นำ

หากคุณต้องการตัดสินใจว่าจะประทับตราลงในสมุดงานเมื่อสมัครงานหรือไม่คุณควรอ้างอิงถึงกฎหมาย ประเด็นหลักในการประทับตราเป็นเพียงการกรอกบันทึกการจ้างงานและการเลิกจ้างเบื้องต้นเท่านั้น ดังนั้นจึงไม่มีการประทับตราเมื่อยอมรับ

หากไม่ได้ประทับตราไว้ที่สถานที่ทำงานเดิม

หากพนักงานตัดสินใจเปลี่ยนงานด้วยเหตุผลใดก็ตาม เขาจะต้องรับสมุดบันทึกการทำงานจากแผนกทรัพยากรบุคคล (หรือจากเจ้านายโดยตรง) หลังจากนั้นเจ้าของผลงานก็ส่งต่อให้ผู้บริหารชุดใหม่ หากปรากฏว่าตราประทับหายไปอาจถือว่าสมุดงานใช้ไม่ได้ ณ สถานที่ทำงานแห่งใหม่ ในกรณีนี้ พนักงานมีสองทางเลือก:

• รับหนังสือเล่มใหม่ (หากไม่มีข้อกังวลเกี่ยวกับการสูญเสียประสบการณ์))
• เรียกคืนตราประทับไปยังสถานที่ทำงานเดิม

ตัวเลือกแรกมักเป็นที่ยอมรับไม่ได้สำหรับพนักงาน เนื่องจากในกรณีนี้ ข้อมูลเกี่ยวกับการประกันภัยและประสบการณ์การทำงานจะหายไป ซึ่งจะส่งผลเสียต่อจำนวนเงินบำนาญในอนาคต ตัวเลือกที่สองเหมาะที่สุด - หากคุณสามารถติดต่อสถานที่ทำงานเดิมของคุณได้อย่างง่ายดาย จากนั้นพนักงานจึงส่งคำขอเพื่อขอประทับตราที่จำเป็นในหน้าชื่อเรื่อง หากอดีตนายจ้างปฏิเสธไม่ปฏิบัติตามคำร้องขอ ลูกจ้างก็มีสิทธิฟ้องร้องได้ สิ่งสำคัญคืออย่ารอช้าเนื่องจากองค์กรอาจมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างและจากนั้นจะไม่สามารถกู้คืนบันทึกการทำงานได้

หากทุกอย่างชัดเจนว่าควรติดแสตมป์ในสมุดงานเมื่อสมัครงานหรือไม่ คุณต้องใส่ใจกับปัญหาทั่วไปเช่นข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล

ข้อผิดพลาดในสมุดงาน: ตราประทับขององค์กร

องค์กรไม่มีตราประทับเดียว แต่มีหลายตราประทับ มันเกิดขึ้นที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลหรือผู้รับผิดชอบอื่น ๆ ประทับตราขององค์กรโดยไม่ตั้งใจ โดยธรรมชาติแล้วมันเป็นไปไม่ได้ที่จะแก้ไขตราประทับ ดังนั้นพวกเขาจึงใช้วิธีนี้: พวกเขาใส่ตราประทับที่ถูกต้องในบรรทัดด้านล่างโดยไม่ต้องทำการเพิ่มเติมใด ๆ

การแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคล

พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลมักทำผิดพลาดเมื่อกรอกสมุดงาน และแม้ว่าข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจมีน้อยมาก (Natalia - Natalia) แต่ก็มีบทบาทสำคัญและอาจทำให้เกิดปัญหามากมายได้ หากมีข้อผิดพลาดในสมุดงานต้องแก้ไขมิฉะนั้นเอกสารอาจถือว่าไม่ถูกต้อง

ในการแก้ไขข้อผิดพลาดในชื่อ คุณต้องขีดฆ่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องบนหน้าชื่อเรื่องด้วยบรรทัดเล็กๆ เส้นเดียว แต่สังเกตเห็นได้ชัดเจน แล้วเขียนข้อมูลที่ถูกต้องที่ด้านบน (หรือขวา) คุณควรระบุเอกสารที่ใช้ยืนยันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลด้วย

เมื่อเจ้าของเอกสารนี้ตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับการแก้ไขแล้วเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะต้องระบุตำแหน่งชื่อเต็มวันที่แก้ไขและตราประทับขององค์กรที่เขาทำงาน ขณะนี้รายการที่ทำในสมุดงานเป็นข้อมูลจริงและมีผลทางกฎหมาย ตราประทับซึ่งอยู่ในสมุดงานอยู่แล้ว มักจะวางไว้ในลักษณะที่ไม่ปกปิดส่วนหนึ่งของสิ่งที่เขียน (เช่น เพื่อซ่อนส่วนหนึ่งของนามสกุลหรือปีเกิดที่แน่นอน)

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญมากจริงๆ เนื่องจากบันทึกการทำงานดังกล่าวอาจถูกพิจารณาว่าเป็นเท็จ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะต้องพิจารณาว่ามีการประทับตราลงในสมุดงานหรือไม่เมื่อได้รับการว่าจ้าง