Letar du efter sätt att arbeta mindre och få mer gjort? Har du tagit dig an två dussin projekt och tappat kontrollen över situationen? Kanske är du bara trött: arbete, hem, fitness, hälsosam livsstil, vänner, föräldrar, familj, barn?

I det här fallet kan David Allen och hans GTD-metod hjälpa dig. Detta är ett antistressvaccin som lär dig hur du hanterar tid och medvetande.

Kärnan i GTD-metoden

David Allen har utvecklat och testat en personlig effektivitetsstrategi som syftar till att få maximal nytta med minimal ansträngning. Han beskrev ett sätt att effektivt fördela tid mellan viktiga och nödvändiga aktiviteter. Namnet på hans metod – Getting Things Done (GTD) – översätts som "att fullborda saker", även om betydelsen är mer passande "hur man ställer saker i ordning." Principerna är enkla:

1. Alla oavslutade uppgifter överförs från ditt huvud till en extern enhet. Information samlas in och registreras i en lista. Allt ingår: även den minsta sak. Listan bör vara tillgänglig när som helst du bör ständigt titta på den.

2. Förklaringar skrivs ner för att inte slösa tid på att tänka på problemet i framtiden.

3. Ett system med listpåminnelser skapas. De måste uppdateras regelbundet (dagligen, veckovis): stryk över slutförda uppgifter och lägg till nya. Kontroll utförs: horisontellt - över hela att göra-listan; vertikal – för varje specifikt fall (vad har gjorts och vad är utsikterna).

För att optimera ditt arbete, ställ in en specifik tid och datum för att slutföra uppgiften. Använd en planerare eller kalender. Lyssna på vad David Allen har att säga. Utför alla åtgärder sekventiellt.

Ska vi träna?

1. Överföring. Lyft fram i dina tankar och skriv ner på papper i en mening den första situationen/uppgiften/projektet som dyker upp i ditt huvud. Det spelar ingen roll om strävan gäller yrkesverksamhet, familj eller personlighet. Det ska se ut som ett lyckat resultat av arbetet. Till exempel:

· Åka på semester till Maldiverna tillsammans/med hela familjen;

· Lansera en anläggning/butikskedja i Tjeljabinsk;

· Baka tårta/pannkakor enligt mormors recept.

2. Förklaringar. Skriv ner en specifik fysisk åtgärd som måste utföras för att komma vidare i detta projekt. Vad kan du göra just nu? Vart ska man gå? Vem ska man ringa? Vad ska man skriva? Vem ska jag prata med?

· Ring resebyrån för att välja ruttalternativ;

· Skicka en förberedd förfrågan via e-post;

· Köp mjöl, smör, ägg i ABC-butiken.

3. Fundera över vad han rekommenderar att du gör.
David Allen. Vad förändrades efter en stunds eftertanke? Som regel ökar isolering av en specifik uppgift inte bara kontrollen över den, utan låter dig också slappna av. Eftersom en specifik bild av det önskade resultatet har bildats, har de första stegen för att uppnå det skisserats och de nödvändiga resurserna har identifierats.

Tänk inte på problemet, utan på sätt att lösa det

Att tänka och definiera uppgifter är ditt intellektuella arbete. Produktiviteten hos intellektuellt arbete bestäms av svaret på frågan: "Vilka är de förväntade resultaten av arbetet?" Ju tydligare resultatet är, desto högre är din intellektuella produktivitet.

Problemet förvandlas till ett specifikt problem som måste lösas. Processen är uppdelad i enkla steg, varav det närmaste utförs omedelbart. En person går inte igenom uppgifter efter varandra: jag vill lära mig att sjunga någon gång, jag måste snabbt slutföra ett projekt, hämta mitt barn från dagis. Han tar listan och steg längs vägen för att utföra specifika åtgärder:

· För att lära dig sjunga måste du ringa en handledare - det tar 2 minuter. Jag ringer just nu;

· För projektet måste jag gå till affären för att köpa material enligt listan för att göra en modell imorgon, så hämtar jag barnet på vägen.

Tack vare GTD-systemet är ditt huvud inte fyllt av febriga tankar om ouppfyllda projekt. Listan ligger redan framför dig. Du kan koppla av och gå vidare till nästa steg.

Det är som att vara i en stormarknad

Du kan gå runt och tänka på de produkter du behöver köpa hela tiden. Det tar all din kraft, men ändå kommer något att glömmas bort, eller så får du mycket extra saker.

Eller så kan du komma till butiken med en lista skriven på papper (smartphone): i det här fallet spenderas hjärnresurser bara på att optimera processen. Efter att ha tittat på listan och sett mjölk där, går du och köper den, uppmärksam på sort, tillverkare, tillverkningsdatum, pris. Detta ger fler fördelar för hälsan och familjens budget.

När resultatet är bestämt rör sig personen i rätt riktning och ställer sig hela tiden frågan: "Vad är nästa steg att ta för att komma närmare målet?"

Förvandla immateriella tankar till fysiska handlingar

David Allen erbjuder en uppsättning hjälpverktyg som låter dig befria din hjärna från rutin till att arbeta med globala projekt. Listan över uppgifter kan lagras med till exempel:

• dagbok;

• fack för pappersark;

• mappar med klistermärken;

• elektroniska arrangörer eller planerare;
• uppgiftshanterare (se vår).

Många enorma projekt består av en samling små åtgärder, som var och en tar 1-2 minuter. I det här fallet behöver du bara göra det och glömma det. Detta är tvåminutersprincipen - en av de viktigaste i GTD. Vänd det till en vana - med hjälp av en enkel tracker (vi skrev om sådana).

Den elektroniska versionen av David Allens bok "Getting Things in Order" kan laddas ner från följande länkar: bookscafe.net, KnigoPoisk, FB2LIT.

Dessutom, om de flesta elektroniska bibliotek erbjuder ett introduktionsfragment med en länk i slutet, från vilket du kan ladda ner hela boken efter betalning (pris från 170 till 400 rubel), erbjuder bookscafe.net två av David Allens 7 böcker gratis.

Du kan studera moderna life hacks i time management i vår.

Ett utmärkt urval av gratis verktyg för självförbättring: planerare, arrangörer, dagböcker, checklistor - följ länken "40+ listor som hjälper dig att få ordning på saker och ting i ditt liv."

Du kan köpa pappersversionen av boken "Hur man får saker i ordning" i nätbutiker: Ozone, Labyrinth, book24.

Slutsats

Har du drömt om att lära dig hantera ditt liv i många år? Tiden har kommit. Gör ett genombrott: öka din egen effektivitet, gör det lättare för dig själv att slutföra alla arbeten. Befria ditt sinne från rutin, bli en kreativ person.

Kom igång idag. Läs inte bara boken, använd GTD-tekniker. Personlig praktisk erfarenhet är mer användbar än dussintals lästa böcker. Sätt upp ett mål för dig själv: 40 dagars användning av GTD. Varför 40? För det är under denna tid som en person har tid att bemästra, engagera sig och utvärdera en ny aktivitet. GTD-metoden optimerar det intellektuella arbetet i den professionella och personliga sfären. Det blir ordning i ärendena, det blir ordning i huvudet och i livet.

Så. Vad är ditt nästa steg?

"Rensa ditt sinne. Det är hälsosammare än att tömma magen."
~Michelle de Montel

Idag ska jag prata om chips GTD-teknik som kommer att tillåta du kan åstadkomma mer, tröttna mindre, öka effektiviteten i ditt eget arbete, minska stress och öka tillfredsställelsen med livet.

Vet du att ditt medvetande ständigt kommer att påminna dig om de saker och uppgifter som du tänkte på att göra, men lämnade utan uppsikt?

Säkert, tusentals ofullbordade uppgifter, obearbetade processer hänger redan som en död vikt i din hjärna, som förbrukar dina inre resurser, styrka, energi, och du misstänker det inte ens. Allt detta skapar stress och berövar dig energi. Du presterar sämre på nya uppgifter eftersom ditt huvud är fullt av gamla.

Jag pratar om hur du äntligen rensar ditt huvud från all denna information och förbättrar ditt arbete och liv i den här artikeln.

Du har med största sannolikhet hört förkortningen "GTD", som står för Getting-Things-Done. Denna filosofi eller teknik har blivit mycket populär, delvis på grund av mediabevakning. En journalist från tidningen Guardian kallade David Allen, författaren till GTD-filosofin, mannen som uppmanas att skapa ordning i universum.

GTD är inte bara ett tidshanteringssystem som är nödvändigt för upptagna toppchefer utan personligt liv. Detta är ett system för att optimera och organisera inte bara arbete, utan tänkande, medvetande, ge instruktioner om hur man "rensar" medvetandet från onödig mental börda, öppnar upp utrymme för kreativitet, nya idéer och skapar psykologiska förutsättningar för bekvämt och organiserat arbete. Det här systemet är avsett för en affärsman med en miljon projekt, och för en hemmafru som behöver ta hand om barn, lämnar tid att läsa skönlitteratur och för en skolbarn som förbereder sig för att börja college.

Trots att detta fenomen är välkänt vet inte alla vad det är och hur det kan hjälpa dig personligen. Därför kommer jag idag bokstavligen att berätta för dig på mina fingrar vad det är. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att kunna skapa ordning i ditt liv och tänkande idag och nästan omedelbart se positiva resultat från dessa livsinnovationer.

Vad fick mig att börja organisera mina angelägenheter?

Känslor av ångest och skuld uppstår inte av för mycket arbete. Det dyker upp automatiskt när du bryter avtal med dig själv.
~David Allen

För inte så länge sedan stod jag inför behovet av att organisera mitt eget arbetsschema, där jag upptäckte många flaskhalsar. För cirka 10 år sedan, på grund av mina problem med koncentrationen, var det extremt svårt för mig att utföra något arbete under lång tid. Med tiden började jag arbeta med att förbättra mitt fokus och min disciplin. Jag började lära mig att slappna av och... Det bar frukt.

Jag kunde skapa mitt eget projekt, marknadsföra det, sluta mitt hyrjobb och börja jobba för mig själv, som jag hade drömt om. Jag hade en känsla av framsteg när det gäller att arbeta med mig själv, vilket förstärktes av den skarpa kontrasten mellan min nutid och mitt förflutna. För en tid sedan klarade jag inte av att studera på institutet och enkelt hyrarbete, men nu arbetade jag disciplinerat till förmån för mitt eget projekt och de människor det gynnar, arbetade dag efter dag, självständigt och inte ”under tryck”.

Först då märkte jag att det inte var gränsen. Känslan av framgång gömde tillfälligt för mig de problem som hade uppstått i organisationen av mitt arbete.

Jag har ett brett utbud av arbeten: brev på posten, artiklar på webbplatsen, kommentarer, arbete med studenter på kursen "NO PANIC", etc. etc. Allt detta kräver god organisation. Jag insåg om dess frånvaro från det faktum att många olästa brev hade samlats på posten, men markerade som "viktiga". Word-filer med "planer för 2015" och "uppgifter för februari 2016" var utspridda över hela hårddisken. I lådorna låg anteckningsböcker med anteckningar, idéer och, återigen, beskrivningar av de uppgifter som jag måste utföra. Det behöver inte sägas att jag mycket sällan öppnade dessa filer och konsulterade dessa listor. Och detta hände inte så mycket på grund av min brist på disciplin, utan för att det hela hade något slags besvärligt utseende, vilket orsakade en intern känsla av meningslösheten i alla dessa planeringsövningar.

Jag insåg att jag fortfarande inte har tid att göra mycket, även om jag kunde göra mer.

I allmänhet misslyckades försök att göra en organiserad lista med uppgifter och, viktigast av allt, följa den gång på gång.

Självklart genomförde jag akuta dagliga uppgifter, men samtidigt kände jag hur många "uppgifter" och "idéer" som var i limbo. Allt detta resulterade i att jag kände mindre tillfredsställelse från jobbet. Det fanns dagar då jag tillät mig själv att avsluta tidigt. Jag gick ut, satte mig på min cykel, men istället för att njuta av den lediga tiden som jag inte skulle ha haft om jag arbetat på ett kontor, hemsöktes jag av känslan av att jag inte hade gjort något, att något inte hade varit klarat. Perfektionistiska attityder började dyka upp i mina tankar: "Jag borde göra mer", "Jag jobbar inte tillräckligt hårt". Men jag förstod att problemet inte låg i mängden arbete, utan i dess organisation.

Så jag bestämde mig för att börja organisera hela min arbetsyta. Jag plockade upp David Allens utmärkta bok, Getting Things Done. Jag har hört talas om GTD-systemet länge, men först nu bestämde jag mig för att titta närmare på det.

Vad är GTD?

"Oavslutade affärer förblir faktiskt oavslutade på två ställen: i verkligheten och i ditt huvud. De oavslutade affärerna i ditt huvud absorberar energin av din uppmärksamhet eftersom det förföljer ditt samvete.”
~Brahma Kumaris

När jag först fick den här boken förväntade jag mig att läsa i den några banala tidshanteringstips som jag hade sett i andra källor, som "dela upp saker i viktigt och oviktigt", "delegera det som kan delegeras".

"Säg, för tio år sedan lovade du dig själv att rensa din garderob, men idag har du inte gjort det... vi kan säga att i det här fallet har du städat garderoben 24 timmar om dygnet under de senaste 10 åren!"

Men författaren talar om denna standardmetod för "Time Management" som begränsad och på många sätt ineffektiv. Jag gillade att David Allen inte längre tar upp överväganden "effektivt arbete", och till det mänskliga medvetandets möjligheter och begränsningar. Att organisera våra egna angelägenheter så att de inte kommer i konflikt med särdragen i vårt tänkande. GTD-metoden är helt baserad på insikter om hur vår hjärna fungerar, hur den samlar information och hur den bearbetar olösta problem.

Den mest grundläggande psykologiska premissen för denna filosofi är det faktum att alla livsuppgifter, oavsett om det är att slutföra ett viktigt projekt eller en resa till ett kloster för en meditationskurs, uppfattas av vår hjärna som olösta och lagras i minnet, vilket orsakar mental stress, om vi formaliserar inte dessa uppgifter i form av specifika nästa åtgärder inom ramen för ett externt informationslagringssystem.

Var inte orolig och läs inte det här stycket igen! Nu ska jag förklara vad allt detta betyder. Ett bra exempel ges i själva boken "Få saker i ordning". Låt oss säga att du för tio år sedan lovade dig själv att rensa ut din garderob, men idag har du inte gjort det. Hur har din hjärna lagrat och bearbetat information om denna uppgift under dessa tio år?

Faktum är att psykologer är säkra på att vårt medvetande, i samband med att ställa uppgifter, inte har några föreställningar om det förflutna och framtiden. Dessa idéer existerar endast konceptuellt, men de finns inte i själva infoinom medvetandet.

Om du lovar dig själv att ta din bil till tjänsten nästa vecka och samtidigt försöka hålla detta åtagande i minnet, då kommer ditt sinne att tro att du borde göra det nu, idag, ständigt påminna dig om detta. Och imorgon kommer det också att räknas likadant.

Uppgiften kommer att vara i statusen "omedelbar lösning krävs" varje dag tills du går till servicecentret.

Om vi ​​går tillbaka till exemplet med den röriga garderoben, i det här fallet har du städat din garderob 24 timmar om dygnet under de senaste 10 åren! Ditt medvetande betraktade denna uppgift som oavslutad, lämnade en plats för den i ditt minnesutrymme, skapade spänning och missnöje på grund av oavslutat arbete.

Och för att frigöra ditt minne och befria ditt sinne från oavslutade processer, påminnelser om vilka förbrukar dina mentala resurser (precis som bakgrundsprocesser på en dator förbrukar processor och minnesresurser, vilket gör maskinen långsammare), måste du vidta två viktiga åtgärder.

1. Överför en uppgift från internminnet (din hjärna) till externt minne (din dator, notebook, surfplatta, telefon)
2. Bestäm vad nästa specifika åtgärd kommer att vara angående den aktuella uppgiften. Till exempel kan den globala uppgiften "fixa bilen" bestå av många enkla åtgärder. Den allra första åtgärden kan vara: "hitta lämpliga reservdelar på Internet."

I det här fallet kommer ditt medvetande att frigöra ditt interna minne och sluta ständigt påminna dig om vad du inte har gjort ännu. Du har trots allt överfört alla dessa uppgifter till ett externt system.

Dessa är i princip nyckelpunkterna i GTD-tekniken som allt bygger på. Om du förstår denna princip har du redan en allmän förståelse för vad GTD är. Detta är ett system för effektiv hantering av angelägenheter, skapande av idéer, som bygger både på den externa organisationen av uppgifter inom ramen för register, kalendrar, påminnelsesystem och på intern optimering av medvetandearbetet.

Dessutom är dessa två nivåer sammanlänkade. Yttre ordning fungerar som en förutsättning och ett verktyg för ett organiserat och ”rent” medvetande. Och ett klart sinne gör att du kan arbeta mer effektivt* och bli mindre trött.

(*Även om jag använder ordet "arbete" syftar det inte uteslutande på yrkesverksamhet. I det här sammanhanget rör arbete vilken verksamhet som helst. Att planera en semester är också arbete. Precis som att tänka på problemet med en relation med din andra halv).

Tips 1 – Bestäm vad nästa åtgärd ska vara

"När du planerar din aktivitet (implementeringsintention) och bestämmer dig för vilka åtgärder du ska utföra i vilket sammanhang, ställer du nästan automatiskt in på det önskade beteendet istället för att samla all din vilja i en knytnäve och tvinga dig själv att göra något."
~D. Allen

Om du läser en bok "Hur får man ordning på saker och ting", då kommer du att förstå att detta helt enkelt är den mest gyllene regeln. Författaren återvänder ständigt till honom. Dessutom är han besatt av att lära hela världen att tänka på nästa åtgärd!

Ja, regeln är viktig, men det tar tid och disciplin för att det ska bli en vana.

Faktum är att vi som regel pratar om problem på ett generellt och abstrakt sätt. ”Vi måste se till att barnet lär sig bättre”, ”Jag måste bli lugnare för att delta mindre i konflikter”. Naturligtvis måste du ha helheten i åtanke, men för att få saker att slutföras måste du gå vidare till nästa planeringsnivå, nämligen tänka på nästa åtgärd.

I de exempel vi har övervägt kan detta vara:

• "Hitta artiklar på Internet om att utveckla viljestyrka, disciplin och bekämpa lättja. Eller hitta en bok om detta ämne i en bokhandel.”
• "Läs om vilka avslappningstekniker som finns."
• "Boka in en tid för att prata med din son om hans akademiska problem."

Nästa åtgärd behöver inte vara en fysisk åtgärd. "Tänk på om jag överhuvudtaget behöver gå på college" är också en handling. Du kan bara tänka på uppgiften, du behöver inte börja. Men genom att ta just detta steg kommer du redan att frigöra en del av din hjärna.

Vi kan inte lösa alla problem i våra liv. Därför är det viktigt att förstå att beslutet att "göra ingenting" också är ett beslut.

Denna händelse låter dig inte bara avlasta ditt sinne, utan också att ladda med motivation. Många uppgifter, när vi föreställer oss dem i våra sinnen, verkar omöjliga eller mycket svåra. "Herregud, jag måste demontera hela min sommarstuga, det är ett jobb utan slut!" Men det blir mycket lättare för oss att starta det om vi skisserar en plan i form av följande åtgärder: "Hitta rätt verktyg på Internet". Det här är lättare, eller hur? Och när vi gör detta kommer vi att känna tillfredsställelsen av att vara ett steg närmare det slutliga målet.

Tips 2 - Överför till ett externt system

Som du kanske kommer ihåg från den här artikeln är det inte bara opålitligt att förlita sig på minnet, utan också ineffektivt när det gäller att använda din hjärnas resurser. Därför rekommenderar David Allen starkt att alla uppgifter flyttas till ett externt system för att frigöra minne.

Ett externt system kan vara en surfplatta, telefon, anteckningsblock, dator, anteckningsbok. Vilket bekvämt medium du kan arbeta med.

Så här ser förresten min uppgiftslista ut efter förbearbetning. Jag tog bort en massa onödiga saker därifrån, saker som jag redan gjort eller bestämt mig för att inte göra alls. Det vill säga i det allra första skedet och innan "tvåminutersregeln" (mer om det nedan) tillämpades, var den mycket större.

Det skulle inte skada att säga att uppgiftslistan ska vara organiserad, bekväm och tillgänglig från var som helst när som helst. Behöver det hålla dig uppdaterad och ändra vid behov. Du måste kontakta honom för att kolla med honom om framstegen i dina projekt.

(Det vill säga inte som det var för mig (och kanske för dig också): högar med ark och anteckningsböcker på olika ställen i min arbetsyta som jag aldrig rörde.)

Och såklart!!! Varje uppgift bör skrivas ner som nästa åtgärd!

Tips 3 - Organisera uppgifter efter sammanhang

"Det krävs inte mycket kraft för att göra något. Det tar mycket mer ansträngning att bestämma vad man ska göra.”
~ David Allen

Jag märkte inte att boken gav några direkta råd om hur man prioriterar uppgifter. David Allen är övertygad om att betydelsen av olika uppgifter för vårt medvetande inte är så kritisk, eftersom både stora och små bekymmer tar plats i vårt medvetande och vi behöver göra dem alla (eller besluta oss för att inte göra dem). En trivial uppgift som inte gjorts, information om vilken lagras i sinnet, kan distrahera dig från mer "viktiga" saker. Det ger dock en utmärkt metod för att organisera uppgifter efter sammanhang eller energinivå.

Jag kom en gång delvis till den här metoden själv intuitivt, men sedan glömde jag det på grund av att jag inte formaliserade det och inte gjorde det till en vana. Det finns till exempel en stor lista med uppgifter. Vissa uppgifter kräver mycket energi att utföra.

För mig är detta "Svar på kommentarer och stöd till studenter", "Artiklar".

För vissa räcker det inte, till exempel att "betala för hosting", "att arbeta med elektroniska fakturor". Jag kan enkelt göra detta när jag inte har tillräckligt med tid för artiklar.

Beslut om "vad ska jag göra nu" För det första tog de mycket energi från mig, och för det andra påverkade de min motivation negativt. Jag kunde inte hitta en aktivitet som bäst passade min energinivå och som ett resultat av detta slutade jag jobbet och avslutade arbetsdagen med den ökända känslan att jag inte hade åstadkommit något. Nu, om jag har lite kraft och mycket tid, kan jag helt enkelt göra det arbete som inte kräver mycket energi. Jag kan bara titta på listan med titeln "låg energi" och göra något av det. Allt genialt är enkelt!

Du kan också organisera listan med uppgifter efter sammanhang, t.ex. "vid datorn", "i butiken" etc. Många andra sätt att organisera sig presenteras i boken.

Chip 4 - "Tvåminutersregel"

En ganska enkel, men extremt effektiv regel. Om vi ​​organiserar våra att göra i en lista med påminnelser kan vi bli överväldigade av storleken på listan. Som tur är finns det ett bra och enkelt sätt att ge den en grundlig rengöring.

Du behöver inte skriva ner det: "Svara på en väns brev när du har ledig tid", om det här svaret tar dig mindre än 2 minuter!

Svara bara nu och befria din tanke- och uppgiftslista från denna fråga. När jag efter att ha läst D. Allens bok började rensa ut min brevlåda upptäckte jag många obesvarade brev där. Visst, en gång i tiden bockade jag av dem som viktiga uppgifter, men sedan glömde jag bort dem.

Som ett resultat, efter att ha genomfört granskningen, svarade jag på många gamla brev, och det tog mig inte så mycket tid. Några av mina läsare fick svar från mig efter ett år! Var snäll och bli inte förolämpade av mig, det här är resultatet av en överfull brevlåda och dålig organisation av ärenden. Nu försöker jag svara direkt om jag förstår att processen med att läsa och bearbeta brevet kommer att ta minst 5 minuter. 2 minuter är inte strikt, låt alla bestämma den maximala tidsperioden för sig själva.

I allmänhet formuleras ”tvåminutersregeln” på följande sätt. Om du under bearbetningen av din uppgiftslista hittar något som tar mindre än 2 minuter att slutföra är det bara att göra det.

Tips 5 – Skriv ner idéer

Du har säkert märkt att de bästa idéerna om ditt arbete kommer till dig när du inte arbetar! Därför råder D. Allen att alltid ha något till hands som hjälper dig att spara idéer: ett anteckningsblock, en elektronisk surfplatta, etc. Poängen här är inte bara att det hjälper dig att inte glömma värdefulla idéer och befria ditt minne från information. Ja, detta är också viktigt.

Allen tror att "formen bestämmer principer." Enligt honom en person "Det kan finnas en undermedveten ovilja att tänka på någonting eftersom du inte har en plats att skriva ner idéer."

Jag testade detta på mig själv. När jag reste i Indien hade jag alltid med mig antingen ett anteckningsblock eller en telefon så att jag kunde skriva ner tankar och idéer. Och mitt medvetande forsade helt enkelt med dem. Jag skrev ner mina tankar medan jag skakade på sätena på indiska tåg, på toppen av pittoreska kullar, i ruinerna av gamla tempel, liggandes under solen eller under fläkten på ett hotellrum.

Jag var lugn, för det första, eftersom jag hade var jag skulle registrera de idéer som uppstod, och för det andra, tack vare det faktum att jag inte behövde behålla idéerna i mitt minne med all min kraft, visste jag att jag alltid kunde återvända till dem.

Naturligtvis är det viktigt att inte bara ta för vana att skriva ner dina idéer, utan att se över den här listan regelbundet.

För övrigt skriver jag nu också ner citat och värdefulla regler från andra människor, snarare än att försöka behålla dem i mitt minne.

Tips 6 – Separera inte liv och arbete

"Oinsamlade öppna frågor utjämnas i termer av spänningen de orsakar och den uppmärksamhet de kräver."
~David Allen

Som jag redan skrivit, för vår hjärna är det inte så stor skillnad mellan uppgifterna: "avsluta ett arbetsprojekt", "diskutera ett problem i en relation med min fru". Båda uppgifterna upptar vårt minne och förbrukar mentala resurser, oavsett var vi är, på kontoret, hemma eller på semestern.

Och den praktiska slutsatsen från denna princip blev en stor upptäckt för mig. Tidigare, när jag kom till jobbet, sköt jag upp att tänka på personliga problem och livsproblem till senare. "Jag jobbar ju nu! Jag har inte tid med det här!- tänkte jag.

Men i själva verket kan det faktum att dessa uppgifter "hänger" i mitt sinne hindra mig från att arbeta koncentrerat och effektivt (här menar jag arbete i vanlig mening, som en yrkesverksamhet). Och det värsta vi kan göra är att låta dem hänga. Därför är det ibland vettigt att lösa några brådskande familjefrågor, rutinuppgifter, till och med tänka på "filosofiska frågor" som verkligen stör dig innan du sätter dig ner för att arbeta.

Det är klart att det finns problem här. Du kan fördjupa dig i detta tänkande så länge att du aldrig börjar arbeta. Därför är det nödvändigt att närma sig denna princip noggrant och medvetet. En annan bra lösning skulle vara att skriva ner på din att göra-lista: "tänk på meningen med livet" och befria ditt huvud från påminnelser om detta.

Tips 7 - Fördelar med psykoterapi

"Den fruktlösa och oändliga upprepningen av en tanke i ditt huvud minskar förmågan att analysera och agera."
~David Allen

Jag kunde inte låta bli att tänka på att tillämpa den här tekniken inom psykologi och psykoterapi, förebyggande av neuroser, tvångsmässiga tillstånd och destruktiva attityder.

Det finns olika metoder för att bli av med tvångsmässiga, negativa tankar. Vissa psykologer rekommenderar att utsätta sådana tankar för noggrann logisk analys. Andra använder lugnande och realistiska affirmationer.

Även om jag använder dessa tillvägagångssätt i min praxis att hjälpa människor med panikattacker, förstår jag att förmågan hos vår logik i ett tillstånd av ångest och panik är mycket begränsad, och det finns alltid en chans att en sådan analys kommer att vändas mot den ena. vem använder den. Så jag rekommenderar i princip att du bara tålmodigt inte reagerar på påträngande tankar.

Men jag tror också att principen ”identifiera nästa åtgärd” och ”fokusera på målet” kan användas mycket väl i relation till påträngande tankar och negativa attityder.

Låt oss säga att du lider av hypokondri.

Du tänker: "Jag har en fruktansvärd och dödlig sjukdom."
Okej, tänk nu: "Vad är nästa åtgärd?"
"Vi borde nog gå och kolla. Men jag gick redan till läkarna den här veckan, testerna visade inget dåligt!"
Allt föll på plats, eller hur?

Eller har du social fobi:

"Folk accepterar mig inte, jag är en värdelös person"

Vad är nästa åtgärd?

"Jag kommer att arbeta för att förbättra mina sociala färdigheter och jag börjar med..." eller/och "Jag kommer att lära mig att acceptera mig själv som jag är och jag börjar med...". Oftast krävs både första och andra färdigheter i kombination för att lösa problem med självtvivel, social ångest etc. Att formulera din nästa åtgärd kommer inte bara att sätta dig för målet, utan också visa att det är möjligt att uppnå målet!

Och även om det inte är möjligt, kommer nästa åtgärd att vara: "Jag kommer inte att göra något åt ​​det här problemet. För det går inte att fixa. Om så är fallet, varför tänka på det?”

Detta tillvägagångssätt hjälper dig att inte tänka på problemet, utan på dess lösning! Oroliga, misstänksamma, rastlösa människor är ofta väldigt fixerade vid problem. "Jag har få vänner", "rädsla lämnar mig aldrig", "alla tycker illa om mig" osv. De ställer fler frågor: "varför" än "vad man ska göra åt det", vilket bara skapar ny oro och en känsla av hjälplöshet.

Men frågan är: "vad är nästa åtgärd?" sätter dig omedelbart på vägen till att lösa problemet (eller besluta dig för att inte göra någonting), vilket kan befria ditt huvud från en hel hög av negativa, meningslösa tankar om problemet. I allmänhet, prova det!

Vad kan du uppnå med GTD?

"Problemet är inte en brist på kreativitet, utan snarare att ta bort hinder för det naturliga flödet av kreativ energi."
~David Allen

Tillämpningen av GTD-metoden går långt utöver att förbättra arbetseffektiviteten. Därför, genom att omsätta åtminstone några aspekter av detta tillvägagångssätt i praktiken, kommer du att uppleva inte bara ökad produktivitet, utan också större klarhet i medvetandet. Syftet med detta system är inte bara att få dig att arbeta bättre, utan att befria huvudet från onödiga tankar om arbete och oavslutade uppgifter. Så att du enkelt kan släppa tankar om vad du inte kan förändra eller ha en lösning redo för det som behöver ditt agerande.

Problemet med produktivitetstjänster är att var och en positionerar sig som en plats där du kan lösa alla problem, lagra information och kommunicera. De flesta tjänster ber dig att prioritera och agera därefter.

Men få människor kan koncentrera sig på att utföra viktiga uppgifter och inte uppmärksamma alla möjliga småsaker: brådskande uppgifter, förfrågningar från kollegor, vänner eller bekanta. När det är många uppgifter är det svårt att hantera dem. Därför måste du i praktiken använda flera tjänster för att hantera dina ärenden. När det blir upptaget börjar vi bli förvirrade av dessa tjänster och listor och slutar så småningom använda dem.

Tekniken Getting Things Done (GTD) ger en universell plan som låter dig bygga ett enhetligt system där du kan lösa alla problem. Du kan koppla av och inte oroa dig, eftersom du kommer att vara säker på att du inte kommer att glömma någonting. I rätt ögonblick kommer systemet att fråga dig vad som behöver göras och vad du ska fokusera på.

Så varför arbetar så många människor improduktivt?

Människor börjar arbeta improduktivt när det finns för många projekt, uppgifter och uppgifter. Det är svårt för dem att hålla allt i huvudet, än mindre att prioritera. Därför görs antingen ingenting alls, eller så görs det som är lättast, och de viktiga sakerna görs. Ett annat problem uppstår: när akuta uppgifter behövde lösas igår.

Dessutom börjar en person bli trött snabbare och blir irriterad. Han springer ständigt som en ekorre i ett rutinhjul, medan verkligt viktiga, finansiella och strategiska projekt ligger kvar vid sidan av.

Getting Things Done-systemet, som beskrivs av David Allen i boken, som publicerades 2001 och blev en världsomspännande bästsäljare, kommer att hjälpa till att hantera denna situation.

Berätta för mig om de grundläggande GTD-koncepten du behöver veta

Rutin– det här är de där sakerna, tankarna och bekymmer som stör, distraherar och slösar energi. Förrän rutinen är översatt till uppgifter kan den inte kontrolleras. Att tänka på samma problem om och om igen är en ineffektiv användning av kreativ energi och skapar frustration och stress.

Målet med GTD är att befria ditt huvud från rutin och ta bort inre spänningar.

Mänskligt arbetsminne- området i hjärnan där korttidsminnet finns. Det är här vi vanligtvis lägger aktuella oavslutade affärer, löften till andra människor och andra tankar som stör oss. Tyvärr finns det en gräns för hur mycket rutin du kan lagra för att din hjärna ska fungera korrekt. Om ditt RAM-minne är fullt distraheras du av små saker och glömmer dina mål, vilket leder till stress.

Verktyg för att samla in information– vart informationen tar vägen och var man registrerar vad som behöver göras. Till exempel:

• arrangörer;
• anteckningsböcker;
• e-post;
• kalender;
• diktafon.

Inkorg- ett enda förråd för rutin, som du gör om till att göra och uppgifter. En av de viktigaste reglerna för att arbeta med Inkorgen är att tömma den regelbundet.

Enkla steg- åtgärder i ett steg som kräver . I praktiken är det bekvämare att lägga fem minuter på sådana här frågor.

Projekt- en uppgift som kräver mer än ett steg att slutföra. Du måste lämna en påminnelse om projektet och beskriva de första stegen för att slutföra det. Som ett resultat förvandlas projektet till en enkel åtgärd som kan slutföras inom de kommande fem minuterna och få det slutliga resultatet.

Projektet ska ha en länk till ett kort eller en fil som beskriver detaljerna: ansvariga, deadlines, kategori (till exempel "Marknadsföring", "Legal", "Utveckling"), länkar till mindre kort med uppgifter. Det är bekvämt att organisera en sådan struktur i .

Sammanhangslista- en lista över saker som är bekväma att utföra under vissa förhållanden. Till exempel, i den kontextuella listan "Shopping" kommer det att finnas en lista över saker och produkter som måste köpas i butiken. Samtalslistan kan innehålla en lista över samtal att ringa när du är ledig.

Det är bekvämt att göra individuella kontextuella listor för de personer som du arbetar och kommunicerar med. När du träffar en specifik person kan du snabbt öppna listan och lösa de nödvändiga problemen.

Hur använder man kalendern?

Du måste ange:

• åtgärder som bör utföras vid en viss tidpunkt (möten, affärsmöten, seminarier);
• åtgärder som behöver göras en viss dag (avsluta ett projekt vid ett visst datum, delta i en konferens);
• information om specifika datum (årsdagar, födelsedagar, helgdagar).

Jag använder Google Kalender för att spela in alla dessa saker. Den här tjänsten är bekväm eftersom:

• tillgänglig från både telefon och dator;
• Du kan visa flera kalendrar på en skärm samtidigt;
• Det finns påminnelser på din smartphone.

Om du lägger upp något i din kalender kommer du antingen att slutföra det eller flytta det till ett annat datum. Det finns ingen anledning att belamra din kalender med en att göra-lista som regelbundet överförs från dag till dag. Det finns separata lösningar för sådana listor.

Om du regelbundet behöver ringa kunder, leverantörer eller entreprenörer vid en viss tidpunkt är det bättre att använda ett CRM-system för detta.

Vilka listor ska du ha?

Listor över prioriterade åtgärder

Skriv en rapport för veckan, studera en konkurrents webbplats, rensa ut inkorgen i din brevlåda, upprätta tekniska specifikationer för designers - alla dessa åtgärder tar mer än två minuter, men de kan inte delegeras till någon. Vi sätter upp sådana saker på listan över prioriterade åtgärder och genomför dem under hela dagen.

Regler för att arbeta med sådana listor:

• Det borde inte finnas många listor, två eller tre räcker. Till exempel "Personligt", "Arbete", "Familj". Om du har en uppgift på din lista för en viss dag, ställ in en påminnelse i din kalender.
• Det är bekvämt att märka uppgifter i den här listan efter sammanhang: "På väg", "Vid datorn", "Läs", "Köp", "Löfter". Uppgifter kan ha en eller flera etiketter. Till exempel skulle uppgiften "Gå med hunden" tilldelas projektet "Personligt" och etiketten "löften".
• Innan du lägger till en uppgift på din lista, fundera över om du behöver göra den alls. Om svaret är ja, bestäm om du behöver göra den här uppgiften själv. När allt kommer omkring kan du skicka ett röstmeddelande till en underordnad och delegera till honom. Uppgifter som du har tilldelat kommer att ha en "Tilldelad" etikett. Den kommer att innehålla saker från både listan "Arbete" och listan "Personligt".
• Se över listorna regelbundet. Gör detta när du har en ledig minut. Flytta de saker som måste göras först till toppen.
• Rensa dina att göra-listor minst en gång i månaden.

Someday List

Den här listan kommer att innehålla saker som inte kräver aktiv åtgärd. Dessa kan vara:

• böcker, inspelningar, videoträningar som du vill köpa;
• användbara som du vill bemästra;
• platser du vill besöka;
• saker du vill köpa.

Du måste titta på den här listan med jämna mellanrum, göra anteckningar och förvandla dem till mål som du kommer att arbeta med.

Hur lagrar man referensinformation som kommer att vara användbar i framtiden?

Denna information kräver inga åtgärder. De viktigaste kriterierna för att lagra denna information är:

• Bekväm sökning efter titlar, taggar, kort beskrivning.
• Enkelt att lagra information.
• Intuitiv informationslagringsstruktur. När ny data dyker upp måste du snabbt välja en kategori och underkategori där den ska placeras.
• Tillgänglighet för lagring från vilken enhet som helst.

Finns det obligatoriska GTD-ritualer?

Ja, det finns flera av dem.

Samlar all information i inkorgen

Det finns många verktyg för att samla in information. Men allt detta bör flyta på ett ställe, som du kommer att fortsätta arbeta med.

Tömma inkorgen

En eller två gånger i veckan måste du granska din inkorgslista och sortera det som har samlats i mappar eller etiketter. Denna ritual bör bli en vana, som bildas från en tydlig algoritm av handlingar och deras systematiska upprepning.

Du bör ha en enkel steg-för-steg-plan för hur du går tillväga för att rengöra din att göra-lista varje vecka. Håll en kalender där du kommer att markera de dagar då du sorterade ärenden. Ge dig själv en belöning om du till exempel inom 30 dagar minst 20 dagar tömmer din inkorg och kryssar av dagar i din kalender.

Granska listan med prioriterade åtgärder och listan "Someday", prioritering

När du granskar listor är det viktigt att prioritera korrekt och realistiskt beräkna dina styrkor. Detta är nödvändigt för att inte belasta dig själv med överväldigande uppgifter och inte lida av medvetenheten om din ineffektivitet.

Förstör extra vagnar

När du kommunicerar med kollegor och partners dyker det ofta upp nya brevlådor, dokument och listor.

Din uppgift är att automatisera allt så mycket som möjligt så att data flyter in i mappen "Inkorgen".

Detta kan vara antingen en brevlåda eller en elektronisk planerare. Tjänster och Zapier är lämpliga för att automatisera och omdirigera information. Det bör finnas få korgar för insamling av information.

Hur arbetar man med "Inbox"-korgen och sorterar de saker som har samlats i den?

Ta först en uppgift, att göra eller en bit information från din inkorg och svara på frågan "Vad är det här? Är det verkligen nödvändigt att göra något?”

Om du inte behöver göra något finns det två alternativ. Om det är skräp som inte längre är användbart slänger du det. Om det är användbar information, lägg den i arkivet. Det bör vara strukturerat efter kategorier och taggar för att göra det enkelt att hitta det du behöver.

Om du behöver göra något med informationen finns det tre alternativ:

1. Gör det som krävs. Om åtgärden är viktig och inte tar mer än 2–5 minuter.

2.Delegera till någon. Om en aktivitet tar mer än två minuter, fundera på om du kan delegera den till någon.

När du delegerar till någon ska följande skrivas ned:

• slutresultat;
• arbetsplan (väg till målet);
• uppgiftens slutdatum;
• kontrolldatum och resultatet som ska vara klart för det (interimistiskt eller slutligt).

3. Lägg det åt sidan för framtiden. Vänligen ange:

• önskat resultat;
• närmaste nästa åtgärd som ska vidtas. Kom ihåg: det är omöjligt att slutföra hela projektet, du kan bara ta specifika enkla steg som tar dig närmare det slutliga resultatet;
• tidsfrist. Om du inte har en specifik tidsram, lägg aktiviteten på din "Someday"-lista.

Du kan skicka meddelanden till dig själv för att ta emot dem på utsatt dag. För detta passar både Google Kalender med en påminnelse om önskad dag och en e-postapplikation som skickar ett brev till dig vid en viss tidpunkt.

Hur planerar du ditt arbete?

Allt arbete kan delas in i tre åtgärder:

1. Att genomföra det som var planerat i förväg. Dessa kan antingen vara strategiskt viktiga saker som för dig närmare ditt mål, eller rutinmässiga saker som bara behöver göras.
2. Utför arbete som det oväntat dyker upp. Det är då uppgifter från kollegor, chefer och brev från kunder kommer in under hela dagen.
3. Planera vidare arbete: sammanställa och revidera listor, prioritera. Denna punkt bör inte ta så mycket av din tid att du inte planerar för planeringens skull.

Praxis med att planera uppgifter och uppgifter (memobok) beskrivs i boken av David Allen.

David Allen

Konsult för personlig effektivitet och tidshantering, författare till GTD-produktivitetsmetoden

Till minnesboken behöver du 43 pärmar: 31 är markerade med siffror från 1 till 31, ytterligare 12 med månadsnamn. Dagliga mappar placeras längst fram från och med morgondagens datum. Bakom pärmen med siffran 31 finns pärmen för nästa månad och bakom den finns pärmarna med resterande månader.

Innehållet i mappen för nästa dag överförs till papperskorgen dagligen, sedan placeras mappen bakom den sista av de dagliga mapparna (som om den överfördes till nästa månad). När du tömmer mapp 31 för den aktuella månaden, kommer bakom den att finnas en mapp med namnet på den nya månaden, och bakom den finns mappar med den nya månadens dagar. På samma sätt överförs mappen med aktuell månad när den har gått till nästa år.

I en specifik mapp måste du lagra dokument som kräver specifika åtgärder (ett formulär som måste fyllas i, ett brev som måste skickas).
För att systemet ska fungera måste det uppdateras dagligen. Om du glömmer att uppdatera morgondagens mapp kommer du inte att kunna lita på systemet. Viktig information kommer att missas som kommer att behöva hanteras på andra sätt.

Om du åker i flera dagar måste du innan avresa kontrollera mapparna för de dagar då du kommer att vara frånvarande.

Hur man organiserar detta i praktiken, med hänsyn till moderna planeringssystem:

1. Istället för en minnesbok, använd en arrangör med att göra-listor för varje dag och skriv in uppgifter för den aktuella dagen i den. Tidskänsliga möten och uppgifter bör skrivas ner först och påminnelser ställas in så att systemet meddelar dig om dem i förväg.
2. Skapa en fil med en att göra-lista för månaden. Det här är en lista över vad du vill få gjort under den här tiden. Du lägger till saker under hela månaden. Genomgång av uppgifter bör ske en gång i veckan. När du planerar, sprid ut dina viktigaste uppgifter per vecka för att förstå dina prioriterade uppgifter. Du kommer att slutföra dem först, annars kommer all din tid att läggas på små och brådskande ärenden.
3. Skapa en fil med planer för året. Den ska ses över en gång i månaden. Saker från den här filen överförs till planer för månaden.
4. Gör upp planer för året utifrån långsiktiga mål för 3-5 år. Det är bättre att skriva ner dessa saker antingen i slutet av året eller under semestern, när huvudet inte är laddat med vardagliga sysslor.

Dessa fyra punkter är vad David Allen kallar det naturliga planeringssystemet. Detta system låter dig gå mot mål som är viktiga för dig och inte slösa tid på rutin.

Finns det en universell plan som kan användas för att planera vilket projekt som helst?

Ja, visst. David Allen kallar det den naturliga planeringsmodellen. Den består av flera steg.

Steg 1. Mål och bild av det ideala resultatet

Definiera eller idealiskt slutresultat, föreställ dig att du har uppnått det.

Beskriv det med alla kriterier för framgång (pengar, människor, erkännande). Ju mer detaljerat du beskriver slutresultatet, desto starkare blir motivationen, speciellt i stunder när du behöver vidta specifika åtgärder, men det finns inte tid för det.

Steg 2. Principer

Beskriv de principer du kommer att följa när du uppnår ditt mål. Till exempel: "Jag kommer att ge folk full handlingsfrihet om de ... (håller sig inom budgeten, slutför projektet inom en viss deadline)." Fråga dig själv: "Vilka handlingar kan störa mina aktiviteter? Hur kan jag förhindra dem?

Principerna är tydliga och är en pålitlig vägledning i processen för att hantera aktiviteter.

Steg 3: Brainstorma

Genomför en brainstormingsession där du skriver ner alla idéer som kommer att tänka på.

Nyckelprinciper för brainstorming:

• döm inte;
• argumentera inte;
• döm inte;
• kritisera inte;
• tänk på kvantitet, inte kvalitet;
• lägga analys och organisation på sparlåga.

Steg 4: Projektplan som en lista

Organisera dina brainstorming-resultat i en att-göra-lista. Börja planera från slutet och gå baklänges. På så sätt kan du enkelt göra en plan och bestämma det första steget mot ditt mål. Exempel på planering från slutet:

Mål (idealiskt resultat): Jag kan tala spanska och förstå människor.

Varför är detta: Jag vill kommunicera utan deltagande av översättare under affärsförhandlingar med spanska partners och fritt kommunicera med andra under min semester i Spanien.

Etapper till målet:

• Ett steg närmare att nå mitt mål: jag hittade en spansktalande som modersmål och pratade med honom två gånger i veckan.
• Ett steg innan det: Jag klarade språkkunskapsprovet B1.
• Ett steg innan: Jag klarade A1 språkfärdighetsprovet.
• Ett steg innan: Jag studerade spanska åtta gånger på en månad och gjorde alla mina läxor.
• Ett steg före detta: Jag anmälde mig till en spanskkurs och betalade för en månads träning.
• Ett steg innan det: Jag samlade information om spanskakurser och skapade en jämförelsetabell.
• Första steget: Jag planerade en tid i min kalender då jag skulle samla information om spanskakurser.

När ett team arbetar med en uppgift och behöver organisera hela planen på ett ställe är det bekvämt att använda. Den första kolumnen i den är etapperna på vägen mot målet, den andra kolumnen är de ansvariga. Därefter kommer det att finnas kolumner med tidsperioden. Cellerna kommer att innehålla status för ett visst skede, till exempel "Planerad", "Pågår", "Slutförd", "Uppskjuten".

GTD och det naturliga planeringssystemet kan tyckas vara svårt. Men när du anpassar den för dig själv och börjar använda den regelbundet, kommer du att känna att allt är mycket enklare än det verkade vid första anblicken.

GTD (Getting Things Done) är ett produktivitetssystem och en bok med samma namn av affärscoachen David Allen. Huvudmålet är att hinna göra det som är nödvändigt, men lägga mer tid på det som ger dig njutning.

Att få saker gjorda översätts ofta till ryska som "att göra saker i ordning", även om det skulle vara mer korrekt att "föra saker till slutet." Håller med, det är viktigare att inte stoppa uppgifter i listor, utan att slutföra dem. Det är precis därför du behöver göra listor, bestämma prioriteringar och komma med ett schema.

Och varför är detta nödvändigt?

Genom att arbeta enligt principerna för GTD blir det lättare för dig att hantera dina angelägenheter. När allt kommer omkring är den största fördelen med denna teknik att information om alla dina uppgifter är koncentrerad på ett ställe så att du kan flytta från en uppgift till en annan utan att tveka.

Vad är skillnaden mellan en GTD och en uppgiftslista?

I listan registrerar vi vanligtvis bara de viktigaste sakerna och skriver inte ner mindre viktiga, små uppgifter. Och förgäves. De rullar genom ditt huvud, distraherar dig från ditt arbete och din effektivitet sjunker. En av huvudprinciperna för GTD är att fånga absolut allt. På så sätt kan du lossa din hjärna och använda alla dess resurser för arbete.

Är det här systemet verkligen rätt för mig?

GTD är relevant för människor med olika yrken, åldrar och social status. David Allen, som formulerade principerna för systemet, genomförde kurser för ISS-astronauter, rockmusiker och chefer för stora företag.

Som David Allen sa till Lifehacker, kan systemet vara lika effektivt eller lika värdelöst för både en tonåring och VD för ett stort företag. Du måste ha ett visst tänkesätt, älska att organisera och planera.

Okej, så vad exakt ska du göra?

Det finns inga strikta regler i GTD-systemet. Men det finns grundläggande driftsprinciper:

1. Samla information och registrera allt. Skriv ner uppgifter, idéer och återkommande uppgifter i ett anteckningsblock eller en app. Samtidigt bör listan alltid vara till hands så att du inte kan säga: "Jag lägger till det här senare." Även den minsta och mest obetydliga uppgiften bör skrivas ner om du inte gör det just nu.
2. Skriv förklaringar. Det bör inte finnas några uppgifter som "Förbered dig för semestern." Dela upp stora uppgifter i specifika, hanterbara åtgärder (skicka in sådana och sådana dokument till visumcentret, köp en handduk och solglasögon, ladda ner kartor till din telefon). Med en typisk uppgiftslista lägger vi mer tid på att dechiffrera än att slutföra. Och ja, om du kan delegera, delegera.
3. Gör dina prioriteringar. Ange ett specifikt datum och deadline för varje objekt i listan. Lägg till påminnelser om det behövs. I huvudsak fungerar detta med både en lista och en kalender. I det här skedet bör du ha förtroende för att du definitivt inte kommer att glömma någonting.
4. Uppdatera dina listor. Att göra-listor blir snabbt föråldrade: något förlorar sin relevans, något skjuts på framtiden. Systemet borde fungera för dig. Så se till att du alltid har en lista med specifika åtgärder så att du kan komma igång utan dröjsmål.
5. Vidta åtgärder. När allt är organiserat kan du börja genomföra dina planer. Välj ett ärende från önskad kategori, se vilka specifika åtgärder som krävs av dig och arbeta. På så sätt kan du genomföra stora projekt.

Ska alla saker skrivas ner i en lista?

Nej, det är bättre att göra flera, men förvara dem på ett ställe. Håll till exempel flera listor för varje arbetsprojekt, listor över hushållssysslor, listor att studera, listor med idéer och möjliga projekt i framtiden – vad än din fantasi tillåter.

Finns det några specialverktyg?

Appar och webbtjänster inkluderar Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, vilken som helst anteckningsskrivare eller en vanlig fil i Google Dokument. Om du är van vid att göra anteckningar på papper kan du använda det.

Det finns fans av filsystemet. En vanlig mapp skapas på skrivbordet, i den finns det flera tematiska, och var och en lagrar motsvarande listor och nödvändigt material.

I allmänhet, välj vad som är bekvämt för dig.

Huvudkravet: verktyget ska alltid vara till hands så att du kan överföra uppgiften från ditt huvud till papper eller till en applikation. Till exempel när din chef kommer till dig och tilldelar dig en ny uppgift, och vid den tiden jobbar du med något annat.

Hur får man mer värde från GTD?

Alla produktivitetssystem fungerar inte om de tillämpas blint. För att få ut det mesta av det, skräddarsy det för dig själv, och sedan kommer allt att lösa sig.

Och ja, inget system kan göra allt för dig, så låt dig inte ryckas med att göra listor, glöm inte att vidta åtgärder. GTD är ett verktyg som hjälper dig att bli av med stress och inte glömma någonting. Men hur du hanterar din tid är upp till dig.

Tappa den inte. Prenumerera och få en länk till artikeln i ditt mejl.

Förordet till den ryska utgåvan av David Allens bok "Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity" börjar så här: "Varje modern person har väldigt ont om tid, och alla klagar över sin egen desorganisation - ibland glömmer man bort det. ett viktigt möte, ibland är du sen, ibland kommer du inte i tid.” På grund av detta försämras relationerna med kollegor och vänner, arbetsplanerna kollapsar och välbefinnandet försämras. Ju mer organiserad en person är, desto lättare är det för honom att hantera arbete, hushållssysslor och livet i allmänhet, desto bättre är hans relationer med andra.”

Sådana situationer är bekanta för många. Och bokens författares löfte att hjälpa människor att bli mer organiserade förklarar till stor del dess framgång. Detta bevisas inte bara av över 600 tusen sålda exemplar sedan 2001 enbart i Amerika, utan också av vidareutvecklingen av Allen-konceptet av många författare, skapandet av speciell programvara, inklusive mobilapplikationer, där Getting Things Done (GTD) -metoden tas som grund. Idag ägnas hela onlineresurser åt individuella Allen-tekniker (till exempel "43 mappar"). Detta visar tydligt att författarens utveckling avsevärt har påverkat ett sådant område som personligt. Därför kommer vi i den här artikeln att prata om begreppet GTD, principerna för dess funktion, såväl som några praktiska aspekter som alla kan tillämpa i sin verksamhet.

Hur man får saker att slutföras

Få saker gjorda– en teknik för att öka personlig effektivitet, utvecklad och beskriven i boken med samma namn av David Allen. Förkortningen GTD är vanligare. Wikipedia säger att när man översätter frasen från engelska till ryska, används av misstag formuleringen "att sätta saker i ordning" (en bok publicerades med denna titel i den ryska översättningen), medan det som behövs är "att göra saker till slut." Ett intressant faktum är att de ryska och engelska Wikipedia skiljer sig i sina tolkningar av själva förståelsen av GTD-tekniken: den första kallar den oberoende och begränsat relaterad till tidshantering, medan den andra hävdar att GTD är en metod inom ramen för tidshantering. .

Många experter noterar den specifika presentationsstilen som är inneboende i Allen. Hans idéer, till skillnad från de idéer som Stephen Covey lade fram i "", är inte inspirerande, utan ger en strikt och detaljerad beskrivning av algoritmen. Till skillnad från Covey, som inte saknar filosofisk reflektion och kräver ett tydligt uppdrag som täcker livets huvudmål, bygger Allen tvärtom ett system "nedifrån och upp." Han är övertygad: för att förändra ditt liv måste du börja inte med globala uppgifter, utan med att ställa saker i ordning i de mest obetydliga omgivande detaljerna.

"Jag rekommenderar att du agerar enligt principen " direkt " - det är så här författaren beskriver användningen av sin egen metod. Enligt Allen behöver du inte bara läsa och notera, du måste faktiskt börja använda det, eftersom det inte kräver speciella färdigheter, och resultaten kommer inte att vänta på sig.

Så, beväpnade med råd från författaren, kommer vi till det viktigaste: frågan om kärnan i metoden att få saker gjorda. Många kritiserar GTD-konceptet för dess komplexitet och obegriplighet, vilket samtidigt inte hindrar alla från att utveckla sitt eget system och bara anta några postulat. Nedan är bara sådana rekommendationer från boken "Getting Things Done":

Organisation av rymden

En av de första rekommendationerna i boken. Enligt Allen liknar arbetsplatsen en checkpoint från vilken varje dags resa börjar. Poängen här är väldigt abstrakt - poängen är inte så mycket att arbetsplatsen inte är full av papper och utspridda kontorsmaterial (detta krav är gemensamt för alla som använder sig av tidshantering), utan att du behöver organisera det så mycket som möjligt. "för dig själv", enligt din typ av aktivitet och behov. Det finns också detaljer: GTD-tekniken innebär närvaron, förutom ett skrivbord, naturligtvis, av följande attribut:

• pappersfack (minst tre);
• ett paket A5-papper;
• penna eller penna;
• klibbiga blad (~8 x 8 cm);
• gem;
• klädnypor för stora packar papper;
• häftapparat;
• skotska;
• suddgummi;
• etikettlimningsmaskin;
• pappersmappar;
• dagbok;
• soptunna

Referensinformationslagringssystem

Alla behöver ett sådant system. Ett skåp för förvaring av korrespondens, många mappar, en maskin för att limma etiketter - med ett ord, allt som hjälper till att strukturera all inkommande information för enkel åtkomst senare. Författaren är säker på att processen att posta ett brev eller dokument i ett sådant system inte bör ta mer än 60 sekunder. Därför är det bättre att organisera något som en alfabetisk katalog som låter dig komma åt information snabbt och bekvämt.

Listor

Förutom att använda en kalenderplanerare måste alla ha fyra listor:

1. "Nästa åtgärder." I den här listan skriver du ner de saker du behöver göra inom en snar framtid. Det spelar ingen roll vilken form det är - ett pappersanteckningsblock eller ett textdokument på skrivbordet på en persondator, det är viktigt att det alltid finns med dig. På så sätt kommer du att få en konstant påminnelse om de saker som fortfarande behöver göras. Du måste redigera en sådan lista och göra nya poster i den varje dag.

2. Projekt. Under denna rubrik förstår Allen företag som är flera relaterade delåtgärder och därför kräver mer än en åtgärd för att slutföra. Projekt måste övervakas för att kunna bedöma framstegen i genomförandet (veckovis).

3. Uppskjuten. Denna lista lagrar projekt vars genomförande delegeras till någon eller kräver påverkan av externa faktorer. De behöver också kontrolleras systematiskt (minst en gång i veckan).

4. Någon gång/kanske. Av namnet på listan är det tydligt att detta är en lista över osäkra saker att göra för framtiden, som att springa ett maraton eller starta en blogg.

Att upprätthålla dessa listor är nära relaterat till de viktigaste principer GTD: insamling, bearbetning, organisation, granskning och åtgärd.

Samling. David Allen använder termen "papperskorgen" för att hänvisa till insamling av information i vilket medium som helst i syfte att frigöra sinnet. Det här kan vara en arrangör, en dagbok, en bärbar dator. Du måste få allt ur huvudet (i det här fallet, flytta det) och gå vidare till nästa steg.

Bearbetning. Vid behandling av information bör den delas in i två typer: det som kräver åtgärder och det som inte gör det. När vi arbetar med den första typen gör vi det antingen själva, eller delegerar eller skjuter upp det. När vi arbetar med den andra lägger vi den åt sidan i referensinformation, gör oss av med den och lägger till den i "någon gång"-listan.

Två minuters regel – om det tar mindre än 2-5 minuter att slutföra ett jobb måste det göras omedelbart.

Recension uppgiftslistan bör göras dagligen eller så ofta som möjligt. GTD kräver minst en veckovis granskning av alla aktiviteter, projekt och eftersläpningar.

Handling. Fysiskt utförande av uppgifter.

Utöver det som redan har sagts vill vi uppmärksamma er på att GTD inte är ett unikt verktyg, utan en uppsättning tekniker. Du kan ta dem som grund, justera, ändra efter din typ av aktivitet och behov.

Kontroll över prestation

För att de små saker som vi delat upp våra stora i ska gå mot färdigställande är det viktigt att förstå vilket mål vi strävar efter, vilka resultat vi vill uppnå. Som redan nämnts, i enlighet med detta, planeras en serie sekventiella åtgärder och påminnelser, kombinerade till ett enda systematiskt system. Ju mer komplext problemet är, desto mindre "klossar" bör det delas in i och desto mer detaljerat behöver systemet utvecklas. Låt oss ta en närmare titt på stadierna av prestation:

• Svaret på frågan om vad vi vill uppnå. Vi måste tydligt förstå varför vi utför vissa åtgärder. Det är som en bågskytt som siktar mot ett måls tjuröga. Han kan utföra många åtgärder från att dra bågsträngen till att skjuta, men resultatet kommer fortfarande att kontrolleras av pilen som träffar mitten av målet. Utan att svara på frågan kan han skicka en pil mot publiken.
• Svaret på frågan är hur vi vill uppnå. Här börjar idégeneratorn för de flesta att aktivt arbeta och producerar både lämpliga och rent galna. Genom att först spela in allt utan kritik och sedan välja ut de mest lämpliga kan du lättare nå ditt mål.
• Att välja den bästa banan och följa den direkt. Så efter att ha svarat på frågorna kan vi skapa en tydlig plan, efter vilken vi kan nå vårt mål.

Ditt liv består av uppsatta mål, en serie av dina handlingar och de resultat som uppnås. Ju bättre du kan strukturera information på olika nivåer, bygga upp handlingskedjor och följa dem, desto bättre kan du få ordning på dina ärenden.

Lite om författaren

Till sist lite om författaren själv. David Allen (född 28 december 1945, Shreveport, USA) är en expert och konsult inom tidshantering och personlig produktivitet. Som tonåring blev han intresserad av debatt och vann Louisiana State Debating Championship. Vid universitetet specialiserade han sig på studier av amerikansk historia. Efter examen från college tillbringade D. Allen ganska lång tid på att leta efter sin plats i livet. Enligt egen försäkran bytte han minst 35 yrken före 35 års ålder. Listan över positioner han innehar är verkligen imponerande, och ibland till och med exotisk. Den blivande tränaren arbetade som servitör, kock på restaurang, karatelärare, trollkarl, turner, säljare av vitaminer och mopeder, resebyrå, turistchef och landskapsdesigner. På 1980-talet började han utveckla utbildningsprogram för chefer och chefer på Lockheed Corporation.

Idag driver D. Allen sitt eget företag som ger coachning inom områdena effektiv ledning och produktivitet. Allen själv genomför mycket sällan offentliga seminarier. Han är också en av grundarna av Actioneer Inc, ett företag som är specialiserat på produktion av kontorsmaterial.

Allen har skrivit tre böcker - den redan kända Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, as well as Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Liv".

Rabatt för 4brain-användare

Allen själv genomför mycket sällan offentliga seminarier detta görs av hans certifierade studenter. I Ryssland, Vitryssland och Kazakstan är alltså dess certifierade partner Everconsult, som bedriver utbildning om GTD.

Everconsult-företaget kontaktade oss och erbjöd alla användare av vår webbplats 15 % rabatt på sina evenemang (för intresserade). . För att få rabatt vid registrering behöver du bara ange en kampanjkod.