Desenvolvimento de um sistema de informação para contabilizar o acervo da biblioteca de uma instituição educacional (1000 rublos)

INTRODUÇÃO

Considerando o conceito de “biblioteca”, é necessário destacar a sua finalidade principal como instituição auxiliar cultural, educacional e científica, capaz de organizar o uso público de obras impressas. Funcionalmente, as bibliotecas coletam, armazenam, promovem e divulgam sistematicamente obras impressas aos usuários, bem como realizam trabalhos informativos e bibliográficos. Esta instituição de ensino, informação e cultura tem à sua disposição um fundo organizativo de documentos e disponibiliza-o para uso temporário aos consumidores, bem como implementa outros serviços de informação e biblioteca.

As atividades da biblioteca baseiam-se na disponibilização de três componentes: aceitação, armazenamento, pesquisa e emissão de livros e outras literaturas metodológicas e educativas disponíveis durante um determinado período.

A relevância do tema do trabalho do curso se deve ao fato de que a maioria das bibliotecas, e a maioria das bibliotecas de instituições de ensino, aderem aos métodos, sistemas e processos tradicionais de contabilidade. Portanto, atualmente, a transição das comunicações em papel para as automáticas reduzirá significativamente o tempo de busca da literatura necessária, avaliação da literatura educacional e de ficção disponível, seu estado atual, atualizações do acervo da biblioteca, etc.

Nas condições modernas, as tecnologias de informação adquirem um papel importante na vida da sociedade. Os sistemas de informação económica, que estão associados à disponibilização de informação e ao seu processamento para todos os níveis de gestão dos objectos económicos, adquirem actualmente a maior importância e significado do ponto de vista da eficiência e prioridade para a vida pública.

Atualmente, não é possível imaginar nenhuma organização que não utilize tecnologia de informática em suas atividades. Isto explica-se principalmente pelo facto de as estruturas de controlo governamental exigirem a disponibilização de relatórios em formato eletrónico, o que obriga à manutenção e sistematização da informação.

O objetivo deste trabalho de curso é desenvolver um sistema de informação e sua modelagem para a biblioteca de uma instituição de ensino, para melhorar a eficiência dos processos que ocorrem na biblioteca.

Com base no objetivo traçado, diversas tarefas foram resolvidas no trabalho:

Estudar as características teóricas e modelação de processos organizacionais na utilização das ferramentas BPwin e Erwin;

Desenhar um modelo de atividades de uma biblioteca de uma instituição de ensino;

Avaliar a eficácia do sistema de informação e a possibilidade da sua melhoria.

O objeto de pesquisa do trabalho do curso é o acervo bibliográfico de uma instituição de ensino.

O objeto de pesquisa do trabalho são os processos e fluxos de informação que surgem na biblioteca de uma instituição de ensino.

Literatura científica e educacional sobre o tema da pesquisa, bem como material prático, artigos e monografias e recursos da Internet foram utilizados como fontes na redação do trabalho.

O significado prático do trabalho baseia-se na utilização do sistema de informação desenvolvido para posterior desenvolvimento e sua implementação em bibliotecas de instituições de ensino.

Estruturalmente, o trabalho da unidade curricular é composto por uma introdução, três capítulos e uma conclusão, bem como uma lista de referências e aplicações.

1. NOÇÕES BÁSICAS DE ORGANIZAÇÃO DE ATIVIDADES BIBLIOTECAS

1.1. Características da organização das atividades bibliotecárias em uma instituição de ensino

A biblioteca de uma instituição de ensino é uma unidade estrutural que organiza a coleção, armazenamento e utilização de impressos e outros documentos e materiais didáticos pelos alunos. As bibliotecas estão envolvidas na coleta sistemática, armazenamento, promoção e distribuição de materiais impressos aos usuários, bem como na prestação de informações e serviços bibliotecários, e são uma fonte de conhecimento acessível ao público e a base para a autoeducação dos alunos.

A principal direção de trabalho da biblioteca é a aquisição e organização do acervo de livros, o atendimento ao usuário e a prestação de serviços adicionais de informação.

A recolha dos acervos bibliográficos é efectuada com base na identificação sistemática (através da revisão da literatura e das fontes bibliográficas) das publicações necessárias a uma instituição de ensino, de acordo com a especialização e organização da forma de ensino, e a sua posterior aquisição. A oportunidade de conclusão da biblioteca de uma instituição de ensino e a integralidade do acervo de publicações permitem aumentar a eficiência do nível educativo dos alunos, aumentar a assiduidade e o nível de serviço aos visitantes.

Para organizar efetivamente o fundo de livros, é necessário estar atento ao registro, organização, armazenamento e distribuição da literatura aos visitantes. A organização adequada do acervo facilita ao usuário o conhecimento da literatura e das informações de que necessita, e permite ao bibliotecário atender mais rapidamente às necessidades dos leitores, além de garantir a segurança do acervo, sua análise oportuna e eficiência na avaliação do estado do acervo da biblioteca e a disponibilidade de uma publicação específica.

Os serviços aos leitores da biblioteca são fornecidos através de vários métodos:

Entrega de literatura educativa e de ficção na sala de leitura ou fora da biblioteca;

Também é necessário ajudar os visitantes individuais na seleção de literatura relevante;

Divulgação de acervos de livros através do sistema de catálogo da biblioteca;

Compilação de informações e apoios bibliográficos de diversos tipos;

Propaganda e promoção de literatura e manuais valiosos da instituição de ensino, publicações próprias;

Reprodução de texto mediante encomenda de visitantes e outros serviços.

As atividades da biblioteca baseiam-se na realização de um grande número de operações, contabilizando muitos livros e leitores, o que leva a uma desaceleração no trabalho do bibliotecário. A dificuldade em encontrar determinado livro ou publicação educacional leva à redução do tempo de trabalho do bibliotecário, que só pode ser baseada na competência do funcionário e na sua orientação na variedade de produtos da biblioteca.

Na biblioteca de uma instituição de ensino, é criado um cartão para cada visitante e um arquivo é mantido para todos os leitores. Para manter catálogos de bibliotecas, organizar buscas por publicações necessárias e sistematizar estatísticas de bibliotecas, o banco de dados deve conter informações, a maioria das quais é colocada em fichas de catálogo anotadas.

Quando a biblioteca recebe publicações diversas e multifacetadas na sua composição, é-lhes atribuído um número e colocados em vários departamentos quanto ao tema e especialização da publicação educativa, ficção e outro material metodológico e informativo.

Além disso, ao receber um livro, você deve considerar os seguintes aspectos:

Número da publicação recebida;

Título da publicação;

A editora que publicou o livro;

O departamento em que o livro está colocado;

Endereço da editora;

Nome e localização dos departamentos da biblioteca.

Cada livro armazenado na biblioteca de uma instituição de ensino possui os seguintes parâmetros:

Edição;

Ano de publicação;

Gênero;

Posições-chave;

Número de páginas.

Além disso, cada publicação pode ser apresentada na biblioteca de uma instituição de ensino em diversos exemplares, bem como ter exemplares avulsos devido ao seu alto custo e valor, sendo emitidas para estudo apenas na sala de leitura da biblioteca.

Entre outras coisas, a biblioteca mantém uma ficha obrigatória de leitores, na qual são inseridos dados, tais como:

Nome completo;

Número do passaporte, endereço de registro e residência real (de acordo com o visitante);

Número de telefone.

A cada leitor é atribuído um número de cartão de biblioteca e quando é emitido um exemplar de um livro, é colocado um encarte no cartão do leitor e é feito o registo da emissão. Pré-requisito é informar a data de emissão do livro e a data de retorno esperado. Ao mesmo tempo, é possível prolongar a permanência do livro “em mãos” por telefone ou visitando pessoalmente a biblioteca.

Ao devolver um livro, a data da devolução é anotada no encarte e, caso esteja em atraso, o leitor recebe um aviso. Quando uma determinada quantia é acumulada, o acesso do leitor à biblioteca fica limitado.

Em caso de perda do livro, o usuário fica privado do direito de uso da biblioteca por um determinado período e paga o custo do livro, incluindo um prêmio.

Normalmente, na prática, são aplicadas restrições relacionadas com o facto de os livros não serem emitidos acima do limite estabelecido e por um período superior ao período de utilização estabelecido.

Os sujeitos das bibliotecas são os usuários (leitores, funcionários de instituições de ensino e outras pessoas interessadas em obter informações) que apresentam certo interesse em obter informações, livros e serviços bibliotecários.

Ao operar uma biblioteca, é necessário distinguir entre os tipos de informação que podem ser:

1. informações de entrada, que contêm informações:

Sobre novos livros recebidos;

Sobre novos leitores que se cadastram na biblioteca;

Sobre o processo de emissão de livros (o funcionário que emite o livro, o leitor para quem esta operação é realizada, o título do livro, o período de emissão, o período de emissão do livro).

2. informações de saída, que contêm:

Estatísticas de visitas à biblioteca;

Dados sobre os livros que são mais frequentemente emitidos aos leitores.

Na emissão de livros, são registradas as seguintes informações:

Título do livro;

Data de emissão;

Nome completo do leitor;

Nome completo do funcionário que emitiu o livro;

O período para o qual o livro é emitido.

Ressalta-se que quando os livros são aceitos para armazenamento, a cada um deles é atribuído um código único - ISBN.

Além disso, com base na aplicação da biblioteca e classificação bibliográfica (LBC), as publicações são distribuídas em ramos do conhecimento de acordo com seu conteúdo, de acordo com o qual são utilizados índices alfanuméricos de estrutura graduada. A cifra BBK é usada para separar as publicações armazenadas em catálogos e relatórios estatísticos.

Na biblioteca é formado um banco de dados, que é um conjunto de dados sobre todos os processos e fluxos que ocorrem na biblioteca, construindo uma sequência cronológica por meio da utilização de tabelas e listas de dados. O principal objetivo do banco de dados é armazenar dados para o uso posterior pretendido e é formado na forma de uma lista especial, que é posteriormente editada e alterada pelos funcionários da biblioteca.

O trabalho com a base de dados pode ser realizado tanto pelos próprios funcionários da biblioteca como por pessoas interessadas em obter as informações necessárias.

Ao organizar o trabalho de um bibliotecário, eles resolvem uma série de problemas:

Novos livros são aceitos e cadastrados na biblioteca;

As publicações educativas dizem respeito a uma ou mais áreas do conhecimento;

Os livros são catalogados e são atribuídos números de acesso;

São mantidos registros dos livros emitidos e devolvidos pelo leitor;

A conformidade do estado externo do livro é verificada.

Com base no estudo da finalidade funcional da biblioteca de uma instituição de ensino, podemos concluir que o trabalho da biblioteca assenta na execução de trabalhos informativos, educativos, culturais e de lazer. Para uma instituição de ensino, desempenha um papel na formação de informação e material educativo próprio para facilitar a organização do processo educativo, a acessibilidade e eficácia das publicações educativas para docentes e alunos, a oportunidade de formar uma metodologia própria e única. e prática de consultoria.

1.2. Regulamentação legal das atividades da biblioteca

As atividades das bibliotecas na Federação Russa são regulamentadas por lei, o que contribui não só para a implementação de funções de controle, mas também garante a criação de um quadro jurídico para a formação de uma sociedade da informação aberta.

A tarefa urgente dos trabalhadores da biblioteca é a implementação da Lei Federal de 29 de dezembro de 1994 nº 78-FZ “Sobre Biblioteconomia” (conforme alterada em 2 de julho de 2013), da Lei Federal de 27 de julho de 2006 nº 149-FZ “Sobre Informação, Tecnologias da Informação e Proteção da Informação” (conforme alterado em 2 de julho de 2013). Ao mesmo tempo, a responsabilidade funcional de cada sociedade bibliotecária baseia-se na utilização plena destas leis, para proteger o direito de cada pessoa de obter a informação necessária.

A Lei Federal “Sobre Biblioteconomia” fornece a base legal para a preservação e desenvolvimento da biblioteconomia na Federação Russa, estabelece os princípios das atividades das bibliotecas, garante os direitos dos seres humanos, associações públicas, povos e comunidades étnicas, acesso gratuito a informação, o desenvolvimento de cada indivíduo, a familiarização com os valores culturais, bem como as atividades culturais, científicas e educativas.

A lei regula a organização das atividades da biblioteca em questões gerais relativas às relações com o Estado, cidadão, instituições, empresas e organizações no domínio da biblioteconomia com base em princípios e normas estabelecidas do direito internacional.

A Lei Federal “Sobre Informação, Informatização e Proteção da Informação” regulamenta as relações que surgiram:

Na formação e utilização de recursos de informação baseados na criação, recolha, processamento, acumulação, armazenamento, pesquisa, distribuição e apresentação de informação documentada ao consumidor;

Ao criar e utilizar tecnologias de informação e meios de suporte;

Ao organizar a proteção da informação, os direitos dos sujeitos, alunos nos processos de informação e informatização.

Além disso, é aplicado o padrão interestadual GOST 7.20 - 2000 “Estatísticas de Biblioteca”, que foi aprovado pela Resolução do Padrão Estadual da Rússia datada de 19 de abril de 2001 nº 182-st. Esta norma define questões gerais relativas à geração de estatísticas e contabilidade de objetos de biblioteca. Esta norma estabelece unidades de contabilização de documentos dos acervos de bibliotecas e órgãos de informação científica e técnica, unidades de contabilização de serviços aos usuários de bibliotecas e órgãos do NTI.

Ao colocar em prática essas leis e normas regulatórias em nível local, é possível criar regras e regulamentos especiais para garantir o funcionamento das bibliotecas.

Os atos jurídicos regulamentares criados na biblioteca não devem contradizer as leis básicas da Federação Russa e outros documentos regulamentares do governo em todos os níveis.

Com base no estudo da regulamentação legal, pode-se notar que as atividades da biblioteca na Federação Russa são regulamentadas e controladas, como outras áreas e indústrias.

1.3. Formação de estatísticas de biblioteca

Os dados estatísticos permitem resumir de forma quantitativa todos os processos que ocorrem na biblioteconomia. A estatística permite avaliar e estudar a vertente quantitativa dos fenómenos da actividade bibliotecária com uma ligação inextricável com o seu conteúdo qualitativo em lugares e tempos específicos. Permite estimar o número de empréstimos de livros, usuários da biblioteca, volume do acervo e horário de funcionamento.

Ao mesmo tempo, podem ser identificadas as principais tarefas das estatísticas da biblioteca:

Desenvolvimento de um sistema de indicadores que permita compreender a escala e o ritmo de trabalho da biblioteca;

Proporções de desenvolvimento das atividades bibliotecárias;

Criação de métodos de cálculo e inter-relacionamento de indicadores;

Análise dos fatores que determinam as principais tendências de desenvolvimento;

Garantir a supervisão e o controle das atividades da biblioteca, a fim de identificar oportunamente problemas de desenvolvimento.

A geração de dados estatísticos na biblioteca é baseada no GOST 7.20-2000 “Library Statistics”. Esta norma estabelece regras e requisitos uniformes para a recolha e apresentação de dados estatísticos pelas bibliotecas. Permite unificar relatórios estatísticos em diferentes níveis e estabelece prazos, definições, unidades de cálculo uniformes e um mínimo de dados estatísticos para bibliotecas.

Destacam-se os principais indicadores estatísticos:

Contabilidade do leitor, que permite estimar o número de pessoas que utilizam documentos da biblioteca e o formulário do leitor é utilizado como unidade de contabilidade.

A contabilização da emissão de livros permite estimar a quantidade de documentos que foram utilizados pelos leitores e seu foco. A contabilização da emissão de publicações é efectuada de acordo com o número de exemplares emitidos, os quais são registados em formulários de leitor, folha de pedido de leitor, formulário de livro ou outra documentação aceite na biblioteca e base de dados.

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Sistema automatizado de contabilidade de acervo de biblioteca

OL. Golubeva

Supervisor científico: Slinkin D. A.

Instituto Pedagógico do Estado de Shadrinsk, Shadrinsk

Um sistema automatizado de contabilidade do acervo bibliográfico é um conjunto de regras e procedimentos que garantem o registro dos dados, generalização das informações sobre o tamanho, composição e movimentação do acervo, realizado por meio de computador. Esta é uma forma muito cómoda e moderna de contabilizar a literatura recebida e baixada na biblioteca. O sistema contém todas as informações necessárias sobre os livros e informações sobre os leitores que possuem publicações na biblioteca; Atualmente, existem muitos programas diferentes para contabilização de livros no acervo da biblioteca (MD Library 4.3, 1C: College Library, Automated Information Library System OPAC-Global, AS-Library-3, IRBIS System). Basicamente, estes são sistemas de software muito grandes que cobrem todos os aspectos de uma determinada atividade. Mas para muitas pequenas instituições educativas tais soluções são muito complicadas e caras. Nestes casos, surge a questão de criar aplicações especializadas que possuam apenas as funcionalidades necessárias para um determinado ramo de atividade. Tais aplicações têm aspectos positivos:

São fáceis de operar; O custo desse desenvolvimento é muito inferior ao dos projetos comerciais; Não contenha funcionalidades desnecessárias; Eles têm a possibilidade de modernização.

Todos os anos, milhares de documentos (livros, revistas, jornais, etc.), uma grande quantidade de literatura (atualmente o fundo é superior a nove mil exemplares), dificulta a busca e o processamento de informações pelo pessoal da biblioteca. Nesse sentido, surgiu a necessidade de desenvolver tal sistema. Um sistema automatizado de contabilidade do acervo da biblioteca permite facilitar o trabalho dos funcionários da biblioteca com o cadastro, armazenamento de dados e cadastro de livros, bem como com o cadastro de alunos e funcionários de uma instituição de ensino que possuam literatura emitida pela biblioteca. A funcionalidade do sistema desenvolvido possui duas direções principais:

inserir as informações necessárias no sistema;

Os dados são inseridos no sistema de contabilidade do fundo da biblioteca ShPK: autor dos livros, seu título, local e data de publicação, data de recebimento e desativação do livro, data de emissão da literatura para uso de alunos e professores, número de inventário do livro literário publicação, número de páginas do livro, seu custo e tipo, nome completo, grupo e número pessoal dos alunos, bem como a seção em que o livro se encontra.

saída de resultados para o usuário final.

No sistema automatizado de contabilidade do acervo da biblioteca ShPK, o usuário final pode obter dados do aluno (nome completo, número pessoal e número do grupo, datas de emissão e devolução dos livros e sua quantidade) ou dados dos livros (título, autor, ano e local de publicação, número de acesso e livros de custos, datas de recebimento e baixa, tipo e seção a que pertence a publicação literária e informações sobre o material que a acompanha). O desenvolvedor do sistema enfrenta as seguintes tarefas:

garantindo o máximo desempenho do aplicativo;

No sistema de contabilidade ShPK, o desempenho do lado do servidor será garantido pelo rendimento do próprio servidor, bem como pelo software instalado (Apache, PHP, MySQL). O banco de dados possui uma estrutura específica (por seções), o que permite processar os resultados com mais rapidez.

desenvolvimento de uma interface conveniente e compreensível;

O layout e o conteúdo dos painéis de comando na interface do sistema de contabilidade ShPK são implementados de forma que o usuário, sem ler a documentação, possa sempre encontrar facilmente quaisquer ações disponíveis em um determinado modo.

garantindo a máxima confiabilidade do sistema;

Para atingir o mais alto nível de proteção do sistema, as seguintes condições devem ser atendidas: - somente o acesso local é permitido; - a conta principal deve ser protegida com uma senha “complexa”; - o acesso anônimo ao banco de dados deve ser bloqueado;

segurança dos dados acumulados;

No sistema de coleta de bibliotecas, os dados são armazenados em um servidor remoto, backups diários programados dos arquivos do banco de dados são realizados em um dispositivo de armazenamento de informações separado, minimizando assim o risco de perda de informações. Para desenvolver o sistema optou-se pela utilização do servidor Web Apache, da linguagem de programação PHP e do SGBD MySQL. Este empreendimento não foi automatizado anteriormente em área semelhante, portanto precisa desenvolver o sistema especificado e colocá-lo em operação.

O Ministério da Educação e Ciência fez uma série de recomendações sobre o uso de livros didáticos no processo educacional (cartas de 8 de dezembro de 2011 nº MD-1634/03, de 28 de fevereiro de 2012 nº MD-172/03). As instituições de ensino devem utilizar livros didáticos incluídos na lista federal. Antes de serem incluídos nele, os livros didáticos passam por uma série de exames. Os clientes dos exames são os autores dos livros didáticos ou detentores dos direitos autorais dos mesmos. Todos os livros didáticos que receberam pareceres positivos de especialistas na forma prescrita com base nos resultados de exames científicos e pedagógicos estão incluídos nas listas federais de livros didáticos.

Todos os anos, para o novo ano letivo, as listas federais são complementadas com livros didáticos aprovados no exame do ano civil em curso.

A quantidade de livros didáticos nas listas de cada disciplina de cada série permite que a escola escolha conscientemente exatamente o livro didático (linha de livros didáticos) que permite levar em consideração as características do programa educacional implementado pela escola.

Juntamente com os livros didáticos, outras publicações educacionais, que são auxiliares de ensino, podem ser utilizadas no processo educacional.

Determinar a lista de livros didáticos de uma instituição de ensino de acordo com as listas federais de livros didáticos, o currículo da instituição de ensino sobre os princípios de uma abordagem sistemática e planejada, levando em consideração as perspectivas e a continuidade da implementação dos programas educacionais, permite o formação de fundos bibliotecários para livros didáticos de uso de longo prazo nas escolas.

O corpo docente tem direito à liberdade de escolha e utilização dos livros didáticos de acordo com o programa educacional aprovado pela instituição de ensino. A seleção dos livros didáticos é feita de acordo com a lista de livros didáticos determinada pela instituição de ensino.

A quantidade de livros didáticos nas listas de cada disciplina de cada série permite que a escola escolha conscientemente exatamente o livro didático (sistema de livros didáticos, linha de livros didáticos) que leva em consideração as características do programa educacional implementado por uma determinada escola.

Atualmente, existe uma lista federal de livros didáticos aprovados pela Ordem do Ministério da Educação e Ciência da Federação Russa de 31 de março de 2014, nº 253.

Observe que, junto com os livros didáticos em papel, devem ser usados ​​​​livros eletrônicos. Nesse sentido, o Ministério da Educação e Ciência na Carta de 02/02/2015 nº NT-136/08 indicou que é necessário:

na implementação de programas de formação profissional complementar (formação avançada), prever a inclusão de módulos destinados à formação de quadros dirigentes e docentes de organizações educativas nas modalidades de utilização do formato eletrónico do livro didático, inclusive através da utilização de lousas interativas;

organizar e realizar uma pesquisa sociológica entre os alunos e seus pais (representantes legais) sobre a forma preferida do livro didático (impresso, eletrônico, impresso e eletrônico). Ao mesmo tempo, a utilização do formato eletrônico do livro didático é um direito, e não uma obrigação, dos participantes das relações educacionais.

O Ministério da Educação e Ciência lembra que determinadas linhas temáticas de livros didáticos preenchidas podem ser excluídas da lista federal de livros didáticos por decisão do Conselho Científico e Metodológico do Livro Didático.

Neste sentido, na celebração de contratos de fornecimento de manuais escolares, recomendamos:

prever a possibilidade de substituição de linha de assunto preenchida de livros didáticos em caso de exclusão da lista federal de livros didáticos por outra linha de assunto preenchida ou possibilidade de reembolso;

Observe que o formato eletrônico do livro didático deve ser adquirido simultaneamente com o livro didático em papel, e para os livros didáticos adquiridos anteriormente apenas na forma impressa, é possível adquirir um formato eletrônico separado do livro didático.

O Ministério da Educação e Ciência também recomenda organizar o trabalho nas entidades constituintes da Federação Russa para criar um ambiente de informação em que sejam fornecidas condições iguais para o acesso a livros didáticos de diferentes editoras, bem como para o seu acesso a outros recursos eletrônicos e eletrônicos bibliotecas.

Compra de livros didáticos

Por força do inciso 10, parte 1, art. 8 da Lei Federal de 29 de dezembro de 2012 No. 273-FZ “Sobre Educação na Federação Russa” (doravante denominada Lei sobre Educação) organização do fornecimento de livros didáticos a organizações educacionais municipais de acordo com a lista federal de livros didáticos recomendado para uso na implementação de programas educacionais credenciados pelo estado de ensino primário geral, ensino básico geral, ensino médio geral por organizações que realizam atividades educacionais, e materiais didáticos aprovados para uso na implementação desses programas educacionais, refere-se aos poderes das autoridades estaduais das entidades constituintes da Federação Russa no domínio da educação.

Ao mesmo tempo, com base no parágrafo 3º, parte 1, art. 8 da Lei de Educação, os poderes das autoridades estatais das entidades constituintes da Federação Russa no campo da educação incluem o fornecimento de garantias estatais para a implementação dos direitos de receber educação pública e gratuita primária, básica e secundária geral em municipal organizações educacionais através da concessão de subvenções aos orçamentos locais, incluindo o custo de aquisição de livros didáticos e materiais didáticos, de acordo com os padrões determinados pelas autoridades governamentais dessas entidades constituintes da Federação Russa. Assim, os fundos necessários para a compra de livros didáticos e materiais didáticos são incluídos pelas autoridades governamentais das entidades constituintes da Federação Russa em subvenções aos orçamentos locais. A Lei da Educação não prevê a possibilidade de redução do valor da subvenção concedida aos orçamentos locais para estes fins na transferência direta de livros didáticos e materiais didáticos adquiridos.

Desde 1º de setembro de 2013, a aquisição de livros didáticos e materiais didáticos para atendimento às organizações educacionais municipais é realizada em nível municipal.

Essa aquisição de livros didáticos e materiais didáticos por órgãos governamentais locais, organizações educacionais que sejam governos municipais e instituições orçamentárias é realizada de acordo com as exigências da Lei Federal de 05/04/2013 nº 44-FZ “Sobre o regime de contratação em na área de aquisição de bens, obras, serviços para atendimento de necessidades públicas e municipais” (doravante denominada Lei Federal nº 44-FZ).

A compra pode ser realizada centralmente por órgãos governamentais locais, a fim de fornecer a todas as organizações educacionais municipais subordinadas os livros didáticos e materiais didáticos necessários (compras centralizadas de acordo com o artigo 26 da Lei Federal nº 44-FZ) ou por organizações educacionais municipais de forma independente à custa de fundos recebidos dos orçamentos locais para a prestação de serviços municipais.

Além disso, no caso de compras por órgãos governamentais locais, é necessário levar em conta que a escolha dos livros didáticos e materiais didáticos adquiridos deve ser realizada por organizações educacionais (Parte 4 do Artigo 18 e Cláusula 9 da Parte 3 do Artigo 28 da Lei da Educação).

A Lei Federal nº 44-FZ também prevê a possibilidade de realização de leilões conjuntos por dois ou mais clientes.

De acordo com o art. 25 desta lei, se dois ou mais clientes (organizações educacionais, governos locais) necessitarem dos mesmos bens (livros didáticos e materiais didáticos), tais clientes têm o direito de realizar leilões conjuntos. Os direitos, obrigações e responsabilidades dos clientes durante leilões conjuntos são determinados por acordo entre as partes, celebrado de acordo com o Código Civil da Federação Russa e a Lei Federal nº 44-FZ. O contrato com o vencedor ou vencedores do leilão conjunto é celebrado por cada cliente de forma independente. Além disso, tanto as organizações educacionais municipais quanto os governos locais podem atuar como clientes, realizando compras conjuntas para as necessidades de vários municípios.

O organizador de um leilão conjunto é um dos clientes a quem outros clientes transferiram, com base num acordo, parte dos seus poderes para organizar e conduzir tal leilão.

O organizador do leilão conjunto aprova a composição da comissão de compras, que inclui representantes das partes no contrato na proporção do volume de compras realizadas por cada cliente no volume total de compras, salvo disposição em contrário do contrato.

As partes no acordo suportam os custos de realização de um leilão conjunto na proporção da parcela do preço inicial (máximo) do contrato de cada cliente no valor total dos preços iniciais (máximos) dos contratos para cuja celebração um leilão conjunto é realizada.

Assim, ao nível dos municípios, as compras de livros didáticos e materiais didáticos utilizando subvenções dos orçamentos das entidades constituintes da Federação Russa podem ser realizadas através de esquemas centralizados previstos na Lei Federal nº 44-FZ. Além disso, vários municípios também podem realizar compras centralizadas de livros didáticos e materiais didáticos em nível intermunicipal (leilões conjuntos). Tais esclarecimentos são fornecidos na Carta do Ministério da Educação e Ciência da Federação Russa de 07/04/2014 nº 08-455.

Observamos também que instituições de ensino autônomas podem celebrar contratos de fornecimento de livros didáticos de acordo com a Lei Federal de 18 de julho de 2011 nº 223-FZ “Sobre aquisição de bens, obras e serviços por determinados tipos de pessoas jurídicas” e os regulamentos de compras.

Contabilidade para literatura educacional

Quando a literatura educacional chega a uma instituição de ensino, ela é contabilizada duas vezes:

registro de biblioteca;

contabilidade contábil (orçamentária).

Contabilidade da biblioteca.

O procedimento para registrar documentos incluídos no acervo da biblioteca é aprovado pela Ordem do Ministério da Cultura da Federação Russa de 8 de outubro de 2012, nº 1.077 (doravante denominado Procedimento nº 1.077). De acordo com a cláusula 1.4 do Despacho n.º 1.077, todos os documentos (armazenamento permanente, de longa duração, temporário) que entram e saem do acervo da biblioteca, independentemente do tipo de suporte, estão sujeitos a registo. Essa contabilidade é mantida em registros contábeis individuais e sumários em formato tradicional e (ou) eletrônico. Os registos contabilísticos individuais de acordo com a cláusula 1.5.1 do Despacho n.º 1077 incluem um livro de registo e um cartão de registo de um determinado tipo de documento para jornais, revistas e outros tipos de documentos. Os registros individuais dos documentos do acervo da biblioteca contêm detalhes que identificam cada documento, indicando informações sobre seu recebimento e descarte.

Os registros de contabilidade resumida de documentos de acordo com a cláusula 1.5.2 do Procedimento nº 1.077 são o livro de contabilidade resumida do acervo da biblioteca, as folhas de contabilidade resumida do acervo da biblioteca e um diário. São permitidas várias modificações no livro contábil resumido. Independentemente do tipo de documento contábil, os registros contábeis resumidos contêm três partes interligadas:

recebimento de documentos do acervo da biblioteca;

descarte de documentos do acervo da biblioteca;

resultados da movimentação do acervo da biblioteca (dados finais no final do período coberto pelo relatório).

O livro de contabilidade sumária dos acervos bibliográficos das instituições de ensino contém indicadores que caracterizam a qualidade da formação desses fundos de apoio ao processo educativo e às atividades científicas da instituição de ensino, ou seja, de acordo com a finalidade a que se destinam.

A organização do trabalho bibliotecário nas instituições de ensino apresenta uma série de características, uma vez que as bibliotecas dessas instituições fazem parte da estrutura geral das instituições e não são pessoas jurídicas independentes, e para garantir o processo educativo adquirem publicações educativas em grandes quantidades de cópias do mesmo título, cuja contabilização individual é realizada pelo método de contabilização sem estoque.

Os livros didáticos são retirados do acervo da biblioteca por perda física ou perda parcial ou total de suas propriedades de consumo. Os documentos descartados são excluídos do acervo da biblioteca e baixados com possibilidade de posterior transferência gratuita para outras bibliotecas ou venda (Seção V do Despacho nº 1.077).

Contabilidade (orçamento).

De acordo com o n.º 38 da Instrução n.º 157n, os bens tangíveis, com exceção dos periódicos, que integram o acervo bibliográfico de uma instituição, são considerados como ativo imobilizado, independentemente da sua vida útil.

Nas instituições de ensino, a literatura educacional que faz parte do fundo da biblioteca deve ser registrada nas contas 0 101 27 000 “Fundo da biblioteca - bens móveis especialmente valiosos da instituição” e 0 101 37 000 “Fundo da biblioteca - outros bens móveis da instituição” . As publicações são aceitas para contabilização de acordo com os documentos contábeis primários (faturas, certificados de aceitação). De acordo com a Instrução nº 65n, as despesas com a sua aquisição serão realizadas nos termos do artigo 310 “Aumento do custo do imobilizado” do KOSGU e código de tipo de despesa 244 “Outras aquisições de bens, obras e serviços para atendimento estadual (municipal) precisa."

Por força da cláusula 46 da Instrução nº 157n, os objetos do acervo da biblioteca não recebem números de inventário únicos. A sua contabilidade analítica é mantida em fichas de inventário para contabilização coletiva de ativos fixos (formulário 0504032) (cláusula 54 da Instrução nº 157n). A contabilização das operações de alienação e transferência desses objetos é mantida no diário de operações de alienação e transferência de ativos não financeiros (cláusula 55 da Instrução nº 157n).

O fundo da biblioteca é um bem depreciável da instituição. De acordo com a cláusula 92 da Instrução nº 157n para publicações com valor não superior a 40.000 rublos. inclusive, são provisionados no valor de 100% do valor contábil quando da sua entrada em operação. Para ativos fixos com valor superior a 40.000 rublos. as depreciações são acumuladas de acordo com as taxas calculadas de acordo com o procedimento estabelecido.

Na contabilidade, a depreciação do acervo da biblioteca será refletida da seguinte forma:

Débito da conta 0 401 20 271 “Custos de depreciação de ativos fixos e intangíveis”, correspondentes contas analíticas da conta 0 109 00 271 “Custos de fabricação de produtos acabados, execução de obras, serviços” (em termos de depreciação de bens fixos ativos e ativos intangíveis)

Crédito da conta 0 104 x7 000 “Depreciação do fundo da biblioteca”

O descarte de literatura educacional do acervo da biblioteca é documentado por meio de ato de baixa de objetos excluídos do acervo da biblioteca (f. 0504144) com lista de livros didáticos aposentados em anexo. A decisão de baixa é tomada pela comissão de recebimento e alienação de ativos da instituição. A lei reflete os motivos que serviram de base para a decisão de baixa dos objetos do acervo da biblioteca, e uma lista de medidas para implementar tal decisão, é feita uma nota sobre os resultados das medidas tomadas (com base no aprovado ato (f. 0504144) e documentos que comprovem a alienação dos objetos baixados como matéria-prima secundária, sua transferência, destruição). Inclui uma lista de bens sujeitos a registo com base nos resultados das medidas tomadas, especificadas na lei (f. 0504144), para efeitos da sua posterior utilização. O ato (f. 0504144) é lavrado em duas vias.

Os livros didáticos desativados podem ser capitalizados como resíduos de papel e vendidos. Os livros que se tornaram inutilizáveis ​​​​são aceites para contabilização na conta extrapatrimonial “Bens materiais aceites para armazenamento” (na avaliação condicional “um objeto - 1 rublo”) até ao momento da sua alienação (liquidação) (cláusula 335 da Instrução Nº 157n).

Os resíduos de papel obtidos na baixa contábil são aceitos para contabilização pelo valor atual estimado (cláusula 106 da Instrução nº 157n).

A seguir apresentamos as operações padrão de registro do recebimento de objetos no acervo da biblioteca, seu descarte, bem como a movimentação interna de acordo com as instruções vigentes nº 162n, 174n, 183n.

Instituição estadual (Instrução nº 162n)		Instituição orçamentária (Instrução nº 174n)		Instituição autônoma (Instrução nº 183n)
Débito	Crédito	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Compra de literatura educacional de um fornecedor
		0 106 31 310 (0 106 21 310)		0 106 31 000 (0 106 21 000)
Recebimento de literatura educacional centralmente do fundador
		0 106 31 310 (0 106 21 310)		0 106 31 000 (0 106 21 310)
Aceitação de literatura educacional para registro
		0 101 37 310 (0 101 27 310)	0 106 31 310 (0 106 21 310)	0 101 37 000 (0 101 27 000)	0 106 31 000 (0 106 21 000)
Emissão de literatura educacional
		0 101 37 310 (0 101 27 310)	0 101 37 310 (0 101 27 310)	0 101 37 000 (0 101 27 000)	0 101 37 000 (0 101 27 000)
Cálculo da depreciação na emissão de livros didáticos para operação
1 401 20 271 (1 109 00 271)		0 401 20 271 (0 109 00 271)	0 104 37 410 (0 104 27 410)	0 401 20 271 (0 109 00 271)	0 104 37 000 (0 104 27 000)
Baixando literatura educacional do registro
		0 104 37 410 (0 104 27 410)	0 101 37 410 (0 101 27 410)	0 104 37 000 (0 104 27 000)	0 101 37 000 (0 101 27 000)
Aceitação de livros baixados para contabilização extrapatrimonial (até a alienação)
Baixa de livros alienados da contabilidade extrapatrimonial
Aceitação de resíduos de papel para contabilidade

Vamos resumir os pontos principais:

1) a literatura educacional é necessária para a prestação de serviços educacionais;

2) somente poderão ser utilizadas publicações constantes da lista federal de livros didáticos;

3) a literatura educacional pode ser fornecida centralmente às organizações educacionais ou adquirida por elas de forma independente;

4) os livros didáticos fazem parte do acervo da biblioteca;

5) os registros da literatura educacional recebida são mantidos na biblioteca e no departamento de contabilidade.