Getting Things Done é uma técnica de gerenciamento de tempo fundada por David Allen e descrita em seu livro de mesmo nome.

A ideia principal do método é que a pessoa precisa descarregar a cabeça de informações rotineiras desnecessárias, transferindo-as para um meio externo, seja bandejas com papéis, um diário ou.

David oferece um algoritmo que pode ser usado para processar com eficiência grandes quantidades de informações e organizar seu tempo.

De acordo com o método GTD, é melhor trabalhar com as informações recebidas em várias etapas:

2. Processamento.

3. Organização.

5. Ações.

Vejamos essas etapas com mais detalhes.

Coleção

A ideia principal é que qualquer tarefa, ideia, informação, etc. deve ser registrada em algum meio: em papel, no correio, em um laptop ou computador de bolso. Talvez você use ferramentas diferentes para registrar diferentes informações recebidas. Esse não é o ponto. As ideias principais são as seguintes:

Você não vai esquecer de nada

Você descarregará sua cabeça de uma grande quantidade de informações rotineiras.

As informações registradas em papel podem ser coletadas em bandejas, arquivos ou e-mails enviados para pastas específicas e assim por diante, dependendo das ferramentas de coleta.

Para que esse esquema funcione, as bandejas de informações recebidas devem ser processadas em algum período, por exemplo, uma vez por semana. Ao processar as bandejas, você realmente as esvazia.

Por exemplo, você pode registrar todas as tarefas, ideias e notas na seção “Tarefas” do organizador online com um clique.

Organização

O processamento das informações coletadas (cesta, bandeja, contêiner Caixa de entrada) ocorre estritamente de acordo com o seguinte algoritmo:

Pegue o próximo elemento superior da cesta “Caixa de entrada”.

Se um elemento requer ação e demora um pouco (até 5 minutos), então a executamos imediatamente.

Se uma tarefa exige muito tempo, então a delegamos a alguém ou a adiamos.

Se um item na cesta “Caixa de entrada” não exigir ação, descartamos esse item, colocamos-o na bandeja (lista) “Algum dia talvez” ou deixamos esse item em algum lugar do arquivo como informação de referência.

Para organizar o trabalho nas tarefas que requerem ações adicionais, David Allen sugere dividir essas tarefas em várias listas:

As seguintes ações

Você deve ter uma lista de outras ações específicas que precisam ser tomadas. Somente neste caso você poderá trabalhar da forma mais eficiente possível, “moendo” um grande número de casos.

No organizador online TimeMaster, uma lista semelhante é representada por uma folha de tarefas

Projetos

Tarefas que requerem mais de uma ação para atingir seus objetivos são essencialmente projetos. Por exemplo, para se preparar para uma apresentação você precisa ligar para os organizadores, pagar a conta do local, etc. Para cada projeto, outras ações devem ser determinadas.

Com o organizador online TimeMaster, você pode dividir as tarefas em subtarefas em segundos.

Adiado

Se uma tarefa tiver sido delegada ou puder ser concluída um pouco mais tarde por algum motivo, essas tarefas deverão ser colocadas em uma lista separada.

O organizador online TimeMaster possui contatos através dos quais você pode manter listas de tarefas.

Algum dia talvez

Existem tarefas que não são relevantes neste momento, não está claro se serão relevantes no futuro, mas existe uma possibilidade; Essas tarefas são colocadas em uma lista separada.

No organizador online TimeMaster, você pode organizar essas listas em segundos usando contextos.

David Allen recomenda abandonar o clássico planejamento rígido do dia, quando o dia inteiro é planejado minuto a minuto. Esse planejamento raramente é aplicável na prática, pois você pode se distrair a qualquer momento e os planos podem mudar.

David acredita que as tarefas são divididas em difíceis e suaves.

Tarefas flexíveis vá em uma lista simples. Estas são tarefas que podem ser concluídas a qualquer momento, portanto, podem ser concluídas em ordem. A maioria das tarefas para uma pessoa comum se enquadra nesta categoria.

Tarefas difíceis– são tarefas que estão vinculadas a um horário específico. Por exemplo, uma reunião, uma conferência, uma chamada agendada, uma tarefa está prestes a expirar.

Faz sentido manter apenas tarefas difíceis em sua agenda. No início do dia, você revisa sua lista de calendário e lista de tarefas. É mais conveniente quando a lista de tarefas e o calendário estão localizados na mesma página. É mais fácil planejar dessa forma. Se não houver tarefas difíceis planejadas no início do dia, você poderá executar tarefas flexíveis em ordem: dependendo da disponibilidade de tempo, energia e recursos, você completa as tarefas da prioridade mais alta para a mais baixa. Assim que chegar a hora de uma tarefa difícil, você faz uma pausa, conclui a tarefa difícil e depois volta a completar as tarefas da lista. Esta é a maneira mais flexível, simples e conveniente de planejar quando se trabalha com um grande número de casos.

David também menciona o planejamento de cima para baixo em seu livro. Ele usa a analogia de revisar metas, projetos e tarefas de cima:

1. assuntos atuais;

2. projetos atuais;

3. termos de referência;

4. próximos anos (1-2 anos);

5. perspectiva de cinco anos (3-5 anos);

No entanto, como o próprio David admite, em seu livro a ênfase principal está na descrição de métodos para processar assuntos e projetos atuais, e o planejamento estratégico deveria receber livros separados. A propósito, os métodos de planejamento estratégico foram descritos por Steve Covey, um igualmente famoso especialista mundial na área de gerenciamento de tempo. Isso é discutido no artigo sobre planejamento estratégico.

Você pode ler mais sobre a técnica GTD no livro de mesmo nome, Getting Things Done, de David Allen, ou aprender como aplicar esta e outras técnicas na prática usando um organizador online e outras ferramentas em nosso curso em vídeo.

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O prefácio da edição russa do livro de David Allen “Colocando as coisas em ordem: a arte da produtividade sem estresse” começa assim: “Qualquer pessoa moderna tem muito pouco tempo e todo mundo reclama de sua própria desorganização - às vezes você se esquece uma reunião importante, às vezes você chega atrasado, às vezes você não chega na hora.” Por causa disso, as relações com colegas e amigos deterioram-se, os planos de trabalho entram em colapso e o bem-estar piora. Quanto mais organizada for uma pessoa, mais fácil será para ela administrar o trabalho, as tarefas domésticas e a vida em geral, melhor será seu relacionamento com os outros.”

Tais situações são familiares para muitos. E a promessa do autor do livro de ajudar as pessoas a se tornarem mais organizadas explica em grande parte o seu sucesso. Isso é evidenciado não apenas pelas mais de 600 mil cópias vendidas desde 2001 somente na América, mas também pelo desenvolvimento do conceito Allen por muitos autores, a criação de software especial, incluindo aplicativos móveis, onde o método Getting Things Done (GTD) é tomado como base. Hoje, recursos on-line inteiros são dedicados a técnicas individuais de Allen (por exemplo, “43 pastas”). Isso demonstra claramente que os desenvolvimentos do autor influenciaram significativamente uma área como a pessoal. Portanto, neste artigo falaremos sobre o conceito de GTD, os princípios de seu funcionamento, bem como alguns aspectos práticos que todos podem aplicar em suas atividades.

Como concluir as coisas

Fazendo as coisas– uma técnica para aumentar a eficácia pessoal, desenvolvida e descrita no livro homônimo de David Allen. A abreviatura GTD é mais comum. A Wikipedia diz que ao traduzir a frase do inglês para o russo, a expressão “colocar as coisas em ordem” é usada erroneamente (um livro foi publicado com este título na tradução russa), enquanto o que é necessário é “trazer as coisas à conclusão”. Um fato interessante é que as Wikipédias em russo e em inglês diferem em suas interpretações sobre o próprio entendimento da técnica GTD: a primeira a chama de independente e limitadamente relacionada ao gerenciamento de tempo, enquanto a segunda afirma que GTD é um método dentro do estrutura de gerenciamento de tempo.

Muitos especialistas observam o estilo específico de apresentação inerente a Allen. Suas ideias, ao contrário das ideias apresentadas por Stephen Covey em "", não são inspiradoras, mas fornecem uma descrição estrita e detalhada do algoritmo. Ao contrário de Covey, que não é desprovido de reflexão filosófica e exige uma declaração de missão clara que abranja o objectivo principal da vida, Allen, pelo contrário, está a construir um sistema “de baixo para cima”. Ele está convencido de que para mudar sua vida é preciso começar não com tarefas globais, mas com a ordem nos mínimos detalhes do entorno.

“Recomendo que você aja de acordo com o princípio “logo de cara” - é assim que o autor descreve o uso de seu próprio método. Segundo Allen, você não precisa apenas ler e tomar nota, é preciso realmente começar a usá-lo, pois não requer habilidades especiais e os resultados não tardarão a chegar.

Assim, munidos dos conselhos do autor, chegamos ao mais importante: a questão da essência do método de fazer as coisas. Muitos criticam o conceito GTD pela sua complexidade e incompreensibilidade, o que, ao mesmo tempo, não impede que cada um desenvolva o seu próprio sistema, adotando apenas alguns postulados. Abaixo estão apenas essas recomendações do livro “Getting Things Done”:

Organização do espaço

Uma das primeiras recomendações feitas no livro. De acordo com Allen, o local de trabalho é semelhante a um posto de controle a partir do qual começa a jornada de cada dia. A questão aqui é muito abstrata - a questão não é tanto que o local de trabalho não esteja cheio de papéis e materiais de escritório espalhados (este requisito é comum a todos que recorrem à gestão do tempo), mas que é preciso organizá-lo tanto quanto possível “para você””, de acordo com seu tipo de atividade e necessidades. Há também especificidades: a técnica GTD implica a presença, além de uma mesa, é claro, dos seguintes atributos:

• bandejas de papel (pelo menos três);
• um pacote de papel A5;
• caneta ou lápis;
• folhas pegajosas (~8 x 8 cm);
• clipes de papel;
• prendedores de roupa para grandes resmas de papel;
• agrafador;
• uísque;
• apagador;
• máquina para colar etiquetas;
• pastas para papéis;
• diário;
• lixeira.

Sistema de armazenamento de informações de referência

Todo mundo precisa de tal sistema. Um armário para guardar correspondência, muitas pastas, uma máquina para colar etiquetas - enfim, tudo que ajuda a estruturar a informação recebida para facilitar o acesso posterior. O autor está confiante de que o processo de postagem de uma carta ou documento em tal sistema não deve levar mais de 60 segundos. Portanto, é melhor organizar algo como um catálogo alfabético que permitirá acessar as informações de forma rápida e prática.

Listas

Além de usar um planejador de calendário, todos precisam ter 4 listas:

1. “Próximas ações.” Nesta lista, você anota as coisas que precisa fazer no futuro próximo. Não importa o formato - um bloco de notas de papel ou um documento de texto na área de trabalho de um computador pessoal, é importante que esteja sempre com você. Dessa forma, você terá um lembrete constante das coisas que ainda precisam ser feitas. Você precisa editar essa lista e fazer novas entradas nela todos os dias.

2. Projetos. Sob este título, Allen entende empreendimentos que possuem diversas subações relacionadas e, portanto, requerem mais de uma ação para serem concluídos. Os projetos precisam ser monitorados para poder avaliar o progresso da sua implementação (semanalmente).

3. Adiado. Esta lista armazena projetos cuja implementação é delegada a alguém ou requer a influência de fatores externos. Eles também precisam ser verificados sistematicamente (pelo menos uma vez por semana).

4. Algum dia/talvez. Pelo nome da lista fica claro que se trata de uma lista de coisas incertas para fazer no futuro, como correr uma maratona ou começar um blog.

A manutenção destas listas está intimamente relacionada com os principais princípios GTD: coleta, processamento, organização, revisão e ação.

Coleção. David Allen usa o termo “lixeira” para se referir à captura de informações em qualquer meio com o propósito de libertar a mente. Pode ser um organizador, um diário, um laptop. Você precisa tirar tudo da cabeça (neste caso, mova) e passar para a próxima etapa.

Tratamento. Ao processar informações, elas devem ser divididas em dois tipos: aquelas que exigem ação e aquelas que não exigem. Ao trabalhar com o primeiro tipo, ou fazemos nós mesmos, ou delegamos, ou adiamos. Ao trabalhar com o segundo, deixamos de lado nas informações de referência, nos livramos dele e adicionamos à lista “algum dia”.

Regra dos dois minutos – se demorar menos de 2 a 5 minutos para concluir um trabalho, ele deverá ser feito imediatamente.

Análise A lista de tarefas deve ser feita diariamente ou com a maior freqüência possível. O GTD exige pelo menos uma revisão semanal de todas as atividades, projetos e itens do backlog.

Ação. Desempenho físico de tarefas.

Além do que já foi dito, gostaríamos de chamar a atenção para o fato de que o GTD não é uma ferramenta única, mas sim um conjunto de técnicas. Você pode tomá-los como base, ajustar, alterar de acordo com seu tipo de atividade e necessidades.

Controle sobre conquistas

Para que as pequenas coisas em que dividimos as grandes cheguem à conclusão, é importante compreender qual o objetivo que perseguimos, que resultados queremos alcançar. Conforme já mencionado, de acordo com isso, é planejada uma série de ações e lembretes sequenciais, combinados em um único sistema sistemático. Quanto mais complexa a tarefa, menores serão os “tijolos” em que ela deverá ser dividida e mais detalhado o sistema precisará ser desenvolvido. Vamos dar uma olhada mais de perto nos estágios de conquista:

• A resposta à pergunta sobre o que queremos alcançar. Precisamos entender claramente por que realizamos determinadas ações. É como um arqueiro mirando no alvo de um alvo. Ele pode realizar muitas ações, desde puxar a corda do arco até atirar, mas o resultado ainda será verificado pela flecha atingindo o centro do alvo. Sem responder à pergunta, ele pode atirar uma flecha no público.
• A resposta à pergunta é como queremos alcançar. Aqui, para a maioria das pessoas, o gerador de ideias começa a trabalhar ativamente, produzindo ideias adequadas e totalmente malucas. Registrando primeiro tudo sem críticas e depois selecionando os mais adequados, você poderá atingir seu objetivo com mais facilidade.
• Escolher a melhor trajetória e segui-la diretamente. Assim, depois de responder às perguntas, podemos criar um plano claro, a partir do qual poderemos atingir o nosso objetivo.

Sua vida consiste em metas traçadas, uma série de suas ações e nos resultados obtidos. Quanto melhor você estruturar as informações em diferentes níveis, construir cadeias de ações e segui-las, melhor poderá colocar seus negócios em ordem.

Um pouco sobre o autor

Por fim, um pouco sobre o próprio autor. David Allen (nascido em 28 de dezembro de 1945, Shreveport, EUA) é especialista e consultor em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal. Quando adolescente, ele se interessou pelo debate e venceu o Campeonato Estadual de Debate da Louisiana. Na universidade especializou-se no estudo da história americana. Depois de se formar na faculdade, D. Allen passou muito tempo procurando seu lugar na vida. Segundo ele mesmo, ele mudou pelo menos 35 profissões antes dos 35 anos. A lista de cargos que ocupa é verdadeiramente impressionante e às vezes até exótica. O futuro treinador trabalhou como garçom, cozinheiro de restaurante, professor de caratê, mágico, torneiro, vendedor de vitaminas e ciclomotores, agente de viagens, gerente de turismo e paisagista. Na década de 1980, começou a desenvolver programas de treinamento para gerentes e executivos da Lockheed Corporation.

Hoje, D. Allen dirige sua própria empresa que oferece coaching nas áreas de gestão eficaz e produtividade. O próprio Allen raramente conduz seminários públicos. Ele também é um dos fundadores da Actioneer Inc, empresa especializada na produção de materiais de escritório.

Allen escreveu três livros - o já famoso Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity e Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, bem como Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Vida".

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O próprio Allen raramente conduz seminários públicos; isso é feito por seus alunos certificados. Assim, na Rússia, Bielorrússia e Cazaquistão, o seu parceiro certificado é a Everconsult, que realiza formação em GTD.

A empresa Everconsult contactou-nos e ofereceu a todos os utilizadores do nosso site um desconto de 15% nos seus eventos (para os interessados). . Para receber um desconto ao se cadastrar, basta inserir um código promocional.

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Uma pequena folha de dicas sobre como resolver as coisas e começar a viver de forma eficaz!

David Allen convida você pessoalmente para treinar em Moscou. Devo dizer que seus livros venderam mais de 2 milhões de exemplares!
E o sistema dele realmente funciona!

Sua vida não será a mesma se você conhecer o sistema GTD!
Lembro-me de ter ficado muito impressionado com o desempenho de David Allen!

Agarramo-nos a mil coisas, tentando não esquecer as pequenas coisas do dia a dia; muitas vezes esquecemos o objetivo, mas nos lembramos dos prazos que inevitavelmente se aproximam;

Às vezes, o medo de uma avalanche de tarefas paralisa literalmente o cérebro e instalam-se a apatia, a procrastinação e a depressão. O trabalho nesses momentos é lento, parece que até o cursor do mouse mal rasteja pelo monitor.

Esta situação é tanto mais perigosa quanto mais uma pessoa trabalha em equipe, principalmente se estamos falando de uma equipe de desenvolvimento.

A ideia de convidar para a nossa conferênciaDavid Allen, embora inesperado, não foi acidental. Pessoal, à primeira vista, o conceito de GTD dá boas recomendações para cada desenvolvedor individualmente e para o processo de desenvolvimento como um todo. É claro que o método GTD não é tão adaptado ao processo de desenvolvimento de software como o ágil, mas mesmo assim pode complementá-lo ou se tornar o primeiro passo na transição de uma equipe para uma metodologia de desenvolvimento ágil. Como é GTD para um programador?

Vamos dividir a aplicação dos princípios do GTD no desenvolvimento em dois blocos: pessoal, quando falamos de um indivíduo, e de equipe, quando falamos de uma empresa ou grupo de desenvolvedores. Em geral, os princípios são os mesmos, mas é muito mais difícil implementá-los em equipe, pois é garantido que haverá sabotagem e resistência por parte dos colaboradores ou do líder da equipe.

Nenhum homem é uma ilha

Um dos fundamentos do método GTD é o princípio de mover tarefas da memória humana para uma fonte externa. Assim, o cérebro humano deixa de se preocupar em ter em mente todos os planos, dos menores aos globais, e passa a se concentrar nas tarefas que são realmente importantes no momento e na sua implementação. Alguns dizem que o método GTD é eficaz para liberar espaço pessoal e encontrar um equilíbrio entre trabalho e, por exemplo, hobbies ou família. Porém, do ponto de vista de um desenvolvedor prático, o GTD é necessário, antes de tudo, para manter um equilíbrio entre trabalho e... trabalho.

Programadores, arquitetos de sistemas e gerentes de projetos estão constantemente lidando com diversas prioridades, tarefas ou projetos. Freqüentemente, as circunstâncias impedem a implementação de uma tarefa, então você precisa ser capaz de se adaptar rapidamente. Essa pressa de projeto em projeto muitas vezes dá origem ao estresse, mas não do tipo que surge do trabalho não amado, mas do estresse como fenômeno fisiológico e emocional. Quanto maior o nível de ansiedade, mais difícil será lidar com as tarefas atribuídas. É aqui que o GTD vem ao resgate.

Instalando filtros na lista de tarefas

Em primeiro lugar, é necessário definir limites, escolhendo a principal entre todas as tarefas. Ao deixar o principal, você libera tempo e energia e cria impulso para a ação com muito menos esforço do que quando mantém todas as pequenas coisas na cabeça. Existe uma rotina, existem projetos importantes, existem planos para o futuro. Ao mesmo tempo, em todas essas categorias há algo importante. Para selecioná-lo, você precisa realizar várias etapas:

• selecione tarefas iniciadas, mas não concluídas;


• escolher os casos que mais preocupam;


• escolha coisas que você não quer fazer e que são constantemente adiadas;


• escolha tarefas rotineiras, inclusive domésticas.

Via de regra, o principal está nos três primeiros grupos. Dessa forma, atenção prioritária deve ser dada a assuntos perturbadores e inacabados – afinal, não é à toa que a tradução exata de Getting Things Done é “levar as coisas à conclusão”.

Simplificando a comunicação

Não importa se é freelancer ou programador, trabalha remotamente ou em equipe, ele está constantemente no campo da comunicação: ligações de clientes, dúvidas da administração, solicitações de usuários e colegas, mensagens informativas de fornecedores de SDK, etc. Essas comunicações não podem ser chamadas de insignificantes, mas você precisa ser capaz de lidar com elas com competência.

• Pare de verificar seu e-mail a cada 5 minutos - defina alertas pop-up que você pode ver com o canto do olho. Coloque seus e-mails em pastas e leia-os à medida que são atualizados em um determinado momento.


• Divida todas as comunicações por contexto: Skype, chamadas móveis, telefone fixo, comunicação via email, etc... Reserve um determinado tempo para comunicação dentro de cada canal.


• Verifique bate-papos profissionais e pessoais. Talvez, se o seu novo funcionário lhe escreve sem parar ou um antigo colega lhe faz as mesmas perguntas de trabalho, você deva pedir-lhe que prepare perguntas, reserve um tempo para a comunicação e esclareça todos os pontos difíceis.


• Observe seu navegador. Os desenvolvedores costumam consultar tópicos especializados em fóruns ou sites especializados. Lá eles se deparam com temas e discussões interessantes que nada têm a ver com a tarefa atual. É melhor adiar a leitura de um tópico realmente interessante usando marcadores no navegador ou utilitários especiais para armazenar links (por exemplo, o complemento Pocket, que também pode ser instalado como um aplicativo em um dispositivo móvel e sincronizar marcadores).


• Mantenha um caderno e/ou aplicativo onde você anota todas as tarefas com etiquetas de urgência e importância. GTD para gestão empresarial apresenta os conceitos de tempo, contexto (lugar) e ação. Para priorizar tarefas corretamente, imagine um filtro simples, como no Excel, por exemplo. Atribua a cada tarefa um parâmetro de tempo (por hora ou hora do dia), local (casa, trabalho, rua, academia, loja, etc.). E depois divida as tarefas aproximadamente assim: “solicitar comentários sobre as especificações técnicas - obra - 14h” ou “ligar para a borracharia - rua - noite”. Existem muitos aplicativos para essas notas: desde o agendador de tarefas do Windows, que você pode usar para seus propósitos, até Evernote, Rainlendar e lembretes cuidadosamente escritos em seu smartphone.

A confiança de que você tem essa lista certamente reduzirá a ansiedade e ajudará você a se concentrar na resolução de cada uma das tarefas.

Há um problema mais global que também afecta os promotores de qualquer tipo de emprego. Hoje, quase toda semana novas ferramentas, guias e utilitários para desenvolvedores são lançados, e de vez em quando surgem mensagens sobre novas versões de frameworks, novas bibliotecas e até novas linguagens de programação. Toda esta informação desperta extremo interesse entre os profissionais, e por vezes até cativa-os e obriga-os a experimentar algo novo (criar uma simples aplicação móvel, escrever “Olá, mundo!” no Brainfuck, ou montar um novo projeto open source). Só há uma saída: distribuir os interesses de acordo com a sua importância em relação aos projetos atuais, aos objetivos de curto e longo prazo. O foco em uma tarefa permite aumentar a produtividade pessoal, liberar tempo e começar a aprender novas informações.

5 etapas de otimização

O método GTD identifica cinco estágios de trabalho em uma lista de tarefas.

Levantamento de informações.Você precisa coletar todas as tarefas - basta pegar e anotar em uma caneta ou em um arquivo de texto todos os seus assuntos globais rotineiros e inacabados. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que, por exemplo, por trás da tarefa “Escrever um relatório no Fast Report para Snowman LLC” existem várias subtarefas importantes e que requerem atenção: coletar requisitos do cliente, elaborar e aprovar especificações técnicas , solicitando uma matriz de dados para testar o relatório, etc. ... É necessário anotar absolutamente todas as tarefas - um pouco mais tarde você irá agrupá-las.
Preste atenção não apenas aos projetos que estão na memória, mas também aos que estão no computador - muitas vezes não há menos caos ali do que nos pensamentos. Vale dividir os arquivos em pastas correspondentes a cada projeto, separando os documentos pessoais dos de trabalho.

Processo de processamento.Processe as informações de acordo com o esquema proposto pelo GTD: se algo já está sendo feito, é preciso continuar até o fim, se conseguir fazer em menos de dois minutos, faça na hora.

Algoritmo clássico de processamento GTD

Do ponto de vista de trabalhar em um projeto fundamental para você, é importante levar em consideração diversas nuances.

• Adie tarefas não urgentes, por exemplo, estudar materiais não essenciais que não tenham nenhuma relação com o trabalho atual.


• Se possível, delegue tarefas, por exemplo, a colegas ou freelancers. Se você escreve código de forma rápida e eficiente, mas não é muito bom em criar um site, publicidade ou design, recorra a profissionais. Mesmo que seja seu próprio projeto, investir no trabalho de qualidade de outra pessoa terá retorno rápido.


• Aprenda a dizer não. Esta é talvez uma das habilidades mais difíceis: sempre haverá dezenas de amigos cujo Windows travou, um erro apareceu no código, requer firmware Android e está implorando por um jailbreak do iPhone. Essas pequenas tarefas ocupam muito tempo. Se você não quer estragar o seu relacionamento, encontre vários manuais disponíveis na internet e envie links para quem precisa.

Organização da lista.Depois de concluídas as duas primeiras e mais difíceis etapas, é necessário organizar o trabalho com tarefas. Aqui você pode usar uma regra simples: dividir seu tempo em semanas, revisar a lista no final da semana e criar uma nova. Todas as tarefas devem ser divididas de acordo com prazos e prioridade. Para gerenciar tarefas, você pode usar qualquer um dos aplicativos que desejar: OneNote e Evernote móvel, Asana, Redmine, Google Calendar, e assim por diante...

Nesta fase, o principal é prestar muita atenção ao trabalhar com os projetos atuais ou diversos. Para fazer isso, você pode usar mapas mentais, que refletirão todas as etapas do trabalho na forma de uma estrutura de mapa visual, de acordo com a qual você avançará no projeto. Existem muitos aplicativos pagos e gratuitos com recursos interessantes para a criação de mapas mentais. Gostamos de conveniente, gratuito e russificado , no qual criamos uma visão aproximada de um mapa inacabado que não pretende ser verdadeiro:

Parte 1

Parte 2

Não se deve dividir as tarefas em simples e complexas, é preciso fazer tudo em ordem, assim o tempo será distribuído de forma racional.

Revisão do que foi feito.Nesta fase, é necessário anotar o que foi feito, analisar os motivos das falhas e criar um plano para a próxima etapa (por exemplo, uma semana).

A ação real.As tarefas devem ser concluídas com base nos recursos disponíveis: esforço, tempo, local de execução, bem como na prioridade estabelecida. Caso falte algum recurso que aparecerá posteriormente para resolver rapidamente um problema, tente reprogramar a tarefa até que um meio de melhor execução esteja disponível. Por exemplo, se você está refinando um aplicativo de desktop e para fazer algumas alterações precisa de um SDK atualizado que sua empresa ainda não comprou, mas planeja comprar em um futuro próximo, faça as alterações que podem ser feitas na versão atual, e adicione a tarefa para as alterações restantes à pasta ou arquivo com tarefas para o futuro. É claro que encontrar formas de resolver um problema através dos meios disponíveis revela-o como profissional, mas exige um grande e nem sempre justificado investimento de tempo e esforço.

Aqui estão algumas dicas sobre como usar os princípios do GTD, seja você um desenvolvedor em equipe ou trabalhando de forma independente.

• Planeje seu projeto desde o início e não enquanto você trabalha, divida-o em subtarefas solucionáveis.


• Destaque etapas individuais do trabalho no projeto e marque a importância e urgência do trabalho.


• Conclua todas as tarefas sem deixar para depois. Mesmo que você conheça apenas o longo caminho para resolver um problema, resolva-o. Com mais refatoração, será possível eliminar a solução subótima.


• Revise periodicamente as listas de tarefas para revisar o que foi realizado e alterar os planos.


• Concentre-se em uma tarefa de cada vez – dessa forma você economizará tempo e esforço.


• Aloque tempo para cada etapa e dê o máximo de atenção a ela: levantamento de requisitos, desenvolvimento, testes unitários, etc.

O GTD não pode ser implementado em um dia - primeiro aparecem alguns elementos individuais, depois as regras são formadas e, finalmente, aparecem um hábito e resultados tangíveis. O principal é não parar. A propósito, é uma boa ideia você poder transferir algumas de suas habilidades em GTD para a equipe com a qual trabalha - isso pode otimizar significativamente o trabalho dentro da empresa.

Há segurança nos números

Embora o GTD seja normalmente dirigido a um indivíduo, também é aplicável a uma equipa, onde é importante ser capaz de definir uma visão de projecto, objectivos, identificar projectos e distribuir áreas de responsabilidade. Além disso, em muitas organizações, talvez a entidade mais próxima da lógica GTD já exista e seja utilizada com sucesso – o gráfico de Gantt. O gráfico de Gantt reflete com muita precisão a necessidade de recursos, tarefas e subtarefas do projeto, o tempo aproximado para conclusão de cada tarefa, as datas de início e término do trabalho na tarefa, etapas do projeto, que só podem ser iniciadas após a conclusão do etapa anterior e a liberação dos recursos necessários.

No entanto, muitas vezes todo o trabalho de elaboração de um diagrama de recursos e emprego é em vão. Vinculando GTD ao desenvolvimento de software, Robert Pick, evangelista de GTD e CTO da empresa de consultoria de David Allen, que liderou projetos técnicos e entende o assunto quase melhor que o próprio CEO, escreveu um excelente artigo sobre o gráfico de Gantt:

“Já vi tanto tempo, energia e dinheiro desperdiçados em gráficos de Gantt complexos apenas para serem destruídos com o primeiro estalar de dedos de um gerente. Qualquer empresa que confie nos códigos de prioridade ABC e nas rédeas apertadas dos programadores para permanecer na retaguarda do desenvolvimento de software ficará amargamente desapontada."

Também revela a essência do conceito. O fato é que não visa tanto o planejamento, mas a capacidade de retornar ao ponto do fracasso. Vamos explicar com mais detalhes. Há momentos na vida de qualquer pessoa e de qualquer equipe em que elas se desviam dos objetivos pretendidos e todas as atividades mergulham no caos. Isto pode acontecer tanto por razões externas como por razões relacionadas com influências internas individuais: uma mudança temporária no curso de desenvolvimento do projeto, o surgimento de um novo investidor com uma nova visão, uma pausa para trabalhos urgentes (por exemplo, preparação para uma exposição ). A tarefa do GTD em equipe é retornar facilmente ao ponto em que foi necessário desviar-se do plano de trabalho e continuar agindo como antes.

“O componente de varredura mental do GTD é bastante simples, David (Allen) frequentemente se refere a ele como uma espécie de despejo de memória para “RAM mental”. É como se você verificasse periodicamente seu próprio cérebro para ver o que está prendendo sua atenção e puxasse para fora e olhasse para ele. É como se você coletasse essas listas de possibilidades (projetos e próximos passos) que servem como uma rede de segurança para você ter certeza de que tudo o que você fizer, você fará certo e aliado à regra dos dois minutos (se você pode fazer algo em menos de em menos de 2 minutos, faça isso - aprox. lane) e pensando na próxima ação, fornece um instantâneo estático do seu estado de trabalho, com o qual você pode facilmente retornar ao momento em que foi interrompido.

Existem quatro atividades principais em uma equipe de desenvolvimento, que atuam como elementos da equipe GTD.

1. Teste de regressão - são testadas seções já corrigidas do código-fonte, bem como a funcionalidade da funcionalidade associada ao código alterado. Como parte da Extreme Programming, exemplifica o GTD em termos de repetibilidade, revisão e inequívoca.


2. Trabalhar com documentação - criar e testar documentação permite transferir conhecimentos e tarefas importantes para o papel. Nem os usuários, nem os testadores, nem os desenvolvedores precisam mantê-los em mente - se necessário, você pode consultar a documentação e esclarecer um ponto pouco claro ou encontrar uma resposta para uma pergunta sobre o funcionamento do programa.


3. A refatoração de código é o processo de melhorar o código sem alterar a funcionalidade. Os adeptos da programação extrema realizam refatorações periódicas para melhorar o desempenho do programa, sua compreensão e legibilidade do código. Existem empresas e equipes que evitam a refatoração. Na maioria dos casos, isso se deve ao medo de que alterações no código causem uma falha no sistema. Via de regra, essa abordagem leva à estagnação e obsolescência do programa.


4. Chuva de ideias. Um processo que ocorre de uma forma ou de outra em qualquer equipe. Esta é apenas uma coleção de informações e ideias. Durante o brainstorming e como resultado dele, mapas mentais também podem ser criados.

Na maioria dos casos, um programador no trabalho executa muito mais tarefas do que simplesmente escrever código. Além disso, quanto mais experiência e qualificações ele possui, mais diversas tarefas lhe são atribuídas. Em algum momento, ocorre uma crise quando responsabilidades e obrigações começam a sobrecarregar o funcionário e a reduzir significativamente sua produtividade. Obviamente, isto pode e deve ser resolvido, e não com métodos diretivos e medidas repressivas, mas com a ajuda do GTD, que visa uma mudança evolutiva na abordagem do trabalho. Numerosas análises daqueles que experimentaram este método falam de dificuldades significativas no início e de sucessos não menos significativos no final do processo. Afinal, dizem que são necessários 21 dias para formar um hábito. Por que não tentar?

P.S.: Você pode ouvir uma apresentação online gratuita do autor do método GTD, David Allen, e fazer perguntas durante a conferência17 de novembro (terça-feira) às 19h15, horário de Moscou. Ele falará sobre a abordagem GTD para resolver o problema da sobrecarga de informação e compartilhará as pesquisas mais recentes na área de produtividade humana.

De acordo com o último Productivity Scan conduzido pela Life Architect, a aplicação da metodologia GTD pode aumentar a produtividade e eficiência pessoal em pelo menos 20%.

GTD® provou sua eficácia tanto para uso pessoal quanto para organizações que operam em uma ampla variedade de campos. É utilizado com sucesso tanto pela alta administração quanto por novos funcionários de empresas incluídas no TOP 50 da lista Fortune.

Releio o livro “Getting Things Done” de David Allen todos os anos e sempre encontro algo novo para mim. Algo que eu não tinha notado antes. Para mim este é o livro principal do GTD. Um tratado sobre eficácia pessoal!

Isso não significa que não li com atenção da última vez. À medida que nos desenvolvemos, subimos para novos níveis, e a partir desses níveis a visão se abre de forma completamente diferente.

Não é fato que no ano que vem, quando eu reler o mesmo livro, não encontrarei outro...

1. Com a sua consciência. O que entendi durante a leitura ou que conclusões tirei para mim mesmo?
2. Que novidades implementei em meu sistema de planejamento no MyLifeOrganized.

A constatação que veio depois de reler o livro “Colocando as coisas em ordem”

GTD é um hábito!

Mesmo que você tenha lido o livro e entendido tudo na primeira vez, levará muito mais tempo para que os princípios de Como Fazer as Coisas sejam implementados no nível subconsciente.

Não há outro atalho senão a prática diária.

Mesmo se você concluir o treinamento, você receberá apenas

1. Conhecimento
2. Habilidades
3. Casos

E em uma semana ou duas você terá

• um sistema criado só para você, levando em consideração seus valores e prioridades
• todas as tarefas atuais foram resolvidas e estruturadas
• casos prontos e modelos para trabalho produtivo em MLO
• respostas para todas as suas perguntas sobre MyLifeOrganizado, planejamento, ordem, produtividade máxima

Escreva para mim qual é a sua maior dificuldade de planejamento e estruturação, e eu te direi a melhor saída para essa situação!

GTD (Getting Things Done) é um sistema de produtividade e livro de mesmo nome do coach de negócios David Allen. O objetivo principal é ter tempo para fazer o que é necessário, mas dedicar mais tempo ao que te dá prazer.

Getting Things Done é frequentemente traduzido para o russo como “colocar as coisas em ordem”, embora fosse mais correto “levar as coisas até o fim”. Concordo, é mais importante não colocar tarefas em listas, mas completá-las. É exatamente por isso que você precisa fazer listas, determinar prioridades e definir um cronograma.

E por que isso é necessário?

Trabalhando de acordo com os princípios do GTD, será mais fácil para você administrar seus negócios. Afinal, a principal vantagem dessa técnica é que as informações sobre todas as suas tarefas ficam concentradas em um só lugar para que você possa passar de uma tarefa para outra sem hesitação.

Qual é a diferença entre um GTD e uma lista de tarefas?

Na lista, costumamos registrar apenas as coisas mais importantes e não anotar tarefas pequenas e menos significativas. E em vão. Eles passam pela sua cabeça, distraem você do trabalho e sua eficácia diminui. Um dos princípios básicos do GTD é capturar absolutamente tudo. Desta forma você pode descarregar seu cérebro e usar todos os seus recursos para trabalhar.

Este sistema é realmente adequado para mim?

O GTD é relevante para pessoas de diferentes profissões, idades e classes sociais. David Allen, que formulou os princípios do sistema, ministrou cursos para astronautas da ISS, músicos de rock e executivos de grandes empresas.

Como David Allen disse ao Lifehacker, o sistema pode ser igualmente eficaz ou igualmente inútil tanto para um adolescente quanto para o CEO de uma grande empresa. Você precisa ter uma certa mentalidade, adorar organizar e planejar.

Ok, então o que exatamente você deve fazer?

Não existem regras rígidas no sistema GTD. Mas existem princípios operacionais básicos:

1. Colete informações e registre tudo. Anote tarefas, ideias e tarefas recorrentes em um bloco de notas ou aplicativo. Ao mesmo tempo, a lista deve estar sempre ao seu alcance para que você não possa dizer: “Vou adicionar isso mais tarde”. Mesmo a menor e mais insignificante tarefa deve ser anotada, se você não a estiver realizando agora.
2. Escreva explicações. Não deve haver tarefas como “Preparar-se para as férias”. Divida grandes tarefas em ações específicas e gerenciáveis ​​(envie tais e tais documentos ao centro de vistos, compre uma toalha e óculos de sol, baixe mapas para o seu telefone). Com uma lista de tarefas típica, gastamos mais tempo decifrando do que completando. E sim, se você pode delegar, delegue.
3. Defina suas prioridades. Para cada item da lista, forneça uma data e prazo específicos. Adicione lembretes, se necessário. Essencialmente, isso funciona tanto com uma lista quanto com um calendário. Nesta fase, você deve ter certeza de que definitivamente não esquecerá nada.
4. Atualize suas listas. As listas de tarefas ficam rapidamente desatualizadas: algo perde relevância, algo é adiado para o futuro. O sistema deve funcionar para você. Portanto, certifique-se de ter sempre uma lista de ações específicas para poder começar sem demora.
5. Tome uma atitude. Quando tudo estiver organizado, você poderá começar a implementar seus planos. Selecione um caso da categoria desejada, veja quais ações específicas são exigidas de você e trabalhe. Desta forma você pode implementar grandes projetos.

Tudo deveria ser escrito em uma lista?

Não, é melhor fazer vários, mas guarde-os num só lugar. Por exemplo, guarde diversas listas para cada projeto de trabalho, listas de tarefas domésticas, listas para estudar, listas de ideias e possíveis projetos no futuro – o que sua imaginação permitir.

Existem ferramentas especiais?

Aplicativos e serviços da web incluem Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, qualquer anotador ou um arquivo normal no Google Docs. Se você está acostumado a fazer anotações no papel, pode usá-lo.

Existem fãs do sistema de arquivos. No desktop é criada uma pasta comum, nela existem várias temáticas, e cada uma armazena as listas correspondentes e os materiais necessários.

Em geral, escolha o que for mais conveniente para você.

O principal requisito: a ferramenta deve estar sempre ao seu alcance para que você possa transferir a tarefa da sua cabeça para o papel ou para um aplicativo. Por exemplo, quando seu chefe vem até você e lhe atribui uma nova tarefa, e nesse momento você está trabalhando em outra coisa.

Como obter mais valor do GTD?

Qualquer sistema de produtividade não funcionará se for aplicado cegamente. Para aproveitar ao máximo, personalize-o para você e tudo dará certo.

E sim, nenhum sistema pode fazer tudo por você, então não se empolgue muito em fazer listas, não se esqueça de agir. GTD é uma ferramenta que ajuda você a se livrar do estresse e não esquecer de nada. Mas como você gerencia seu tempo depende de você.