Majikan wajib mencatat kedatangan dan keberangkatan pekerja, di samping itu harus mencatat alasan ketidakhadiran mereka. Masing-masing memiliki simbolnya sendiri, yang memungkinkan Anda menyingkat informasi di sel yang sesuai.

Timesheet yang lengkap merupakan dasar perhitungan gaji atau pembayaran lainnya, oleh karena itu pemeliharaannya harus benar dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Perhitungan waktu kerja adalah wajib, aturan ini dijabarkan dalam pasal 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Tanggung jawab untuk menyimpan catatan ada di tangan majikan. Jam kerja dihitung untuk menentukan apakah karyawan telah bekerja di luar norma. Dalam hal pemrosesan, ia harus menerima kompensasi uang atau cuti, dan dalam hal kurang kerja, ia tidak akan dapat mengandalkan menerima upah yang ditetapkan secara penuh.

Jam kerja dihitung dengan beberapa cara utama:

1. Pada hari itu.
2. mingguan.
3. Diringkas.

Pembukuan harian dilakukan jika karyawan memiliki jadwal tetap yang ketat, bekerja penuh waktu dan pergi bekerja pada jam yang ditentukan, dengan durasi shift yang sama. Seminggu dianggap waktu jika seseorang bekerja paruh waktu dan memiliki jadwal kerja yang bergilir. Syarat untuk perhitungan ini adalah jumlah jam kerja yang sama per minggu. Penghitungan yang dijumlahkan memungkinkan Anda untuk menerapkan satu dan metode lainnya secara bersamaan, tergantung pada kebutuhan, dan memperhitungkan jam kerja yang tidak sinkron.

Lembar waktu

Untuk mensistematisasikan akuntansi dalam organisasi, lembar waktu khusus dipertahankan. Mereka dimaksudkan untuk mencerminkan situasi aktual dari ada atau tidak adanya karyawan. Lembar waktu adalah formulir kosong di mana informasi dimasukkan setiap hari pada jam kerja, hari libur, hari libur, liburan, cuti sakit dan momen lainnya, untuk setiap karyawan secara individual.

Di Rusia, Kode Perburuhan menetapkan bahwa seseorang harus bekerja 40 jam seminggu, asalkan dia bekerja lima hari seminggu atau 36 jam dengan periode enam hari. Norma-norma ini harus dipatuhi dengan ketat, meskipun majikan tidak selalu memiliki kesempatan untuk memenuhi norma setiap minggu, tetapi secara total jumlah jam yang diperlukan harus dilepaskan per bulan atau kuartal.

Tabel memungkinkan Anda untuk memecahkan sejumlah pertanyaan:

1. Mengontrol disiplin kerja.
2. Tetapkan panjang minggu kerja.
3. Hitung total durasi kerja lembur dan tepat waktu, dan yang terpenting, kompensasi penuh untuk mereka.
4. Akun untuk akhir pekan dan hari libur.

Masing-masing indikator keuangan dihitung menurut formula dan skema yang terpisah, dan oleh karena itu memerlukan tanda yang berbeda dalam formulir.

Tujuan utama dari dokumen

Lembar waktu adalah dokumen multifungsi, terlepas dari kesederhanaan bentuk itu sendiri dan cara pemeliharaannya.

Tujuan utama dari makalah ini adalah untuk memastikan bahwa jumlah jam yang ditetapkan menurut undang-undang dan jadwal dikerjakan oleh karyawan. Namun, selain tujuan penting ini, dokumen melakukan fungsi lain.

Tabel memiliki tujuan tambahan berikut:

1. Memungkinkan Anda menerima dan memproses data tentang berapa jam seorang karyawan telah bekerja.
2. Ini memungkinkan untuk menghitung berapa banyak waktu sebenarnya yang dihabiskan untuk bekerja, hari libur, waktu henti, kecacatan, masa liburan, dan banyak lagi.
3. Memungkinkan Anda memantau kepatuhan terhadap rezim perburuhan yang mapan.
4. Mengizinkan pendaftaran ketidakhadiran tanpa alasan dan karena kesalahan majikan.
5. Memberikan kesempatan untuk dengan mudah menghitung remunerasi karena jam kerja.

Selain semua fungsi di atas, dokumen ini memungkinkan tidak hanya untuk segera menilai situasi tenaga kerja, tetapi juga untuk menyusun laporan statistik tenaga kerja.

Aturan umum perilaku

Lembar waktu yang sudah selesai, pada pandangan pertama, tidak menimbulkan pertanyaan apa pun, namun, saat memasukkan informasi ke dalamnya untuk pertama kalinya, pengisi mungkin mengalami masalah. Dokumen memerlukan pertimbangan banyak nuansa.

Mari kita mulai dengan fakta bahwa setiap karyawan harus diberi nomor personel tanpa gagal. Nomor ini diberikan tidak hanya untuk orang itu sendiri, tetapi juga untuk tempat kerja yang dia tempati. Artinya, jika seorang karyawan bekerja di tempat kerja utama dan sekaligus menggabungkan posisi lain, maka ia harus terdaftar sebagai pekerja paruh waktu dan menerima nomor personel lain. Ini akan memungkinkan dia untuk dihitung dua kali dalam formulir dan membayarnya gaji untuk dua posisi, dan bukan untuk satu posisi.

Tanda ketidakhadiran awalnya hanya dibuat berdasarkan informasi yang tersedia, tetapi kemudian data yang ditunjukkan harus didokumentasikan. Jika tidak ada dokumen konfirmasi, maka data tersebut dikoreksi untuk data yang sebenarnya.

Setelah pemecatan, karyawan dikeluarkan dari jumlah yang diperhitungkan untuk bulan setelah pemutusan kontrak. Ketika mempekerjakan orang baru, ia harus dimasukkan dalam formulir di bulan di mana ia benar-benar mulai melakukan fungsi kerjanya.

Bentuk seragam

Komite Statistik Negara telah mengembangkan formulir terpadu yang memungkinkan Anda memasukkan informasi tentang jam kerja dengan mudah dan cepat. Hanya ada dua bentuk seperti itu:

1. T-12.
2. T-13.

Mereka memiliki tujuan yang berbeda, meskipun mereka identik dalam hal keinformatifan. Formulir terpadu T-12 memungkinkan Anda untuk mengisi formulir itu sendiri secara manual. Untuk melakukan ini, dokumen hanya dicetak atau dibeli, dan kemudian diisi setiap bulan. Formulir t-13 dikembangkan dan diimplementasikan untuk akuntansi elektronik khusus. Ini menyiratkan adanya pos pemeriksaan otomatis yang membaca informasi tentang masuk dan keluar dan mencantumkan waktu dan tanggal kunjungan tersebut. Selain itu, informasi tentang ketidakhadiran dimasukkan ke dalam program.

Formulir terpadu yang disajikan tidak cocok untuk semua pemberi kerja. Mereka memungkinkan Anda untuk memperhitungkan jam kerja di organisasi-organisasi yang memiliki upah waktu. Jika ada sistem borongan untuk memperoleh penghasilan, maka Anda harus mengembangkan formulir Anda sendiri. Saat mengembangkannya, Anda dapat fokus pada sampel yang ada, yang jika perlu dilengkapi dengan kolom dan sel lain.

Aturan pengisian

Mengisi dokumen tunduk pada aturan khusus. Formulir selalu disimpan dalam satu salinan, dan data yang dimasukkan benar-benar tanggal pada tanggal.

Pertimbangkan masuknya informasi secara bertahap ke dalam formulir:

1. Nama organisasi.
2. Unit struktural, jika perusahaan memelihara lebih dari satu bentuk pada waktu yang sama.
3. Nomor dokumen. Penomoran dimulai pada awal tahun kalender dan disetel ulang ke nol pada akhir tahun.
4. Tanggal kompilasi adalah hari terakhir periode pelaporan.
5. bulan akuntansi.
6. Nomor urut garis.
7. Nama lengkap karyawan.
8. Nomor Personil.
9. Pada kolom 4, 5, 6, dan 7, penampilan dan ketidakhadiran yang sebenarnya harus dicatat.
10. Kolom ke-8 berisi jumlah hari kerja.
11. Berikutnya adalah perincian berdasarkan jam - berapa banyak yang dikerjakan, malam apa, lembur, akhir pekan dan hari libur.
12. Kolom ke-14 menunjukkan jumlah total ketidakhadiran untuk periode pelaporan.

Lembar waktu ditandatangani terlebih dahulu oleh penanggung jawab yang menyusunnya, kemudian oleh kepala unit struktural, tanda tangan terakhir adalah tanda tangan kepala bagian personalia.

Sebutan dalam rapor

Jumlah kesalahan terbesar dalam pemeliharaan lembar waktu dicatat saat mengisi kolom jam kerja.

Ini karena banyak yang bingung tentang kode mana yang harus dimasukkan ke dalam kasus tertentu, meskipun formulir itu sendiri berisi informasi tentang singkatan yang paling umum. Selain nilai-nilai yang diterima secara umum, diperbolehkan memasukkan simbol pribadi Anda sendiri, yang utama adalah menerapkannya secara sistematis dan, sebagai hasilnya, tidak bingung dengan akun.

Jam kerja aktual ditampilkan di lembar waktu sebagai berikut (kode huruf/kode angka):

1. Siang hari - I/01.
2. Shift malam - H / 02.
3. Pada hari libur kalender dan hari libur resmi - RP/03.
4. Jam kerja lembur - /04.
5. Tonton - VM / 05.
6. Hari perjalanan bisnis - K/06.

Tabel konvensi yang diberikan memberikan dua nilai untuk setiap kasus, numerik dan alfabet. Yang mana yang akan digunakan terserah majikan.

Liburan

Penunjukan liburan di rapor melibatkan penggunaan kode khusus yang berubah tergantung pada jenis liburan yang dikeluarkan.

Begini cara liburan ditulis di rapor:

1. Setiap tahun disediakan istirahat teratur - PL / 09.
2. Periode liburan tambahan - OD / 10.
3. Tunjangan yang dialokasikan untuk pelatihan dengan mempertahankan gaji rata-rata - U / 11.
4. Hari tambahan untuk studi yang tidak dibayar - UD / 13.
5. Cuti hamil - /14.
6. Bersalin untuk perawatan bayi baru lahir - OJ / 15.
7. Istirahat administratif sesuai kesepakatan dengan majikan - DO / 16.
8. Hari tanpa bayaran, diatur oleh hukum - OZ / 17.
9. Tunjangan tahunan, yang dikeluarkan tanpa pembayaran - DB / 18.

Berbagai periode liburan harus ditunjukkan dengan benar pada formulir, karena masing-masing dibayar secara berbeda.

Ketidakhadiran

Tidak mungkin bolos kerja, tindakan seperti itu menimbulkan konsekuensi negatif dalam bentuk teguran atau bahkan pemecatan. Namun, ini tidak meniadakan kemungkinan fenomena seperti itu. Ketidakhadiran dalam rapor harus diperhatikan sebagai berikut - PR / 24.

Tetapi ada juga ketidakhadiran lain, yang, meskipun bukan akhir pekan atau hari libur, tidak berarti ketidakhadiran tanpa izin. Mereka harus ditentukan seperti ini:

1. Ketidakhadiran paksa karena pengakuan pemecatan atau pemindahan ke tempat kerja lain sebagai tindakan ilegal - PV / 22.
2. Tidak masuk kerja karena pelaksanaan tugas publik - G / 23.
3. Penangguhan dari pekerjaan dengan pembayaran tunjangan - NO / 34.
4. Tidak diperbolehkan bekerja tanpa bayaran - NB / 35.
5. Penangguhan kinerja tugas mereka karena penundaan gaji - NZ / 36.
6. Pukul - ZB/29.

Pembolosan dapat dimasukkan dalam lembar waktu hanya jika ada bukti fakta ini, biasanya ini dilakukan setelah akta komisi ditandatangani atau catatan penjelasan diberikan oleh pembolos. Dan sampai situasinya diklarifikasi, Anda harus meluangkan waktu dan menuliskan HH atau 30, yang berarti alasan ketidakhadiran yang tidak diketahui.

cuti sakit

Cuti sakit di rapor diletakkan terlebih dahulu. Biasanya, ketika seorang karyawan jatuh sakit, ia memberi tahu majikan tentang hal ini, meskipun aturan seperti itu tidak ditetapkan oleh hukum, tetapi dipraktikkan dalam jumlah kasus yang berlaku. Majikan, mengetahui bahwa karyawan sakit, membubuhkan huruf B atau angka 19. Kode seperti itu berarti bahwa waktu cacat adalah surat suara yang dikonfirmasi dan akan dibayar. Anda dapat menyatakan fakta ini hanya setelah transfer sertifikat kecacatan ke departemen akuntansi. Dimungkinkan untuk memberikan cuti sakit hanya setelah ditutup, oleh karena itu, tidak peduli seberapa sakit seseorang, selama ini B atau 19 dimasukkan.

Ketika seseorang meninggalkan rumah sakit, ia menyerahkan surat suara dan setelah diverifikasi keasliannya, sandi dikonfirmasi atau kode yang berbeda ditempelkan. Jika surat suara salah, maka absensi diberlakukan. Tapi bisa juga bentuk itu nyata, tapi tidak dikenakan pembayaran. Ini terjadi jika pasien melanggar aturan rumah sakit dan menerima nilai yang sesuai. Dalam hal ini, T atau 20 ditetapkan, dan pembayaran tidak dikenakan biaya.

Siapa yang bertanggung jawab atas pencatatan?

Tanggung jawab untuk timesheets dapat diberikan kepada karyawan yang berbeda, itu semua tergantung pada jumlah karyawan yang bekerja di organisasi. Di perusahaan besar, struktur tanggung jawab berikut diamati:

1. Setiap divisi memiliki spesialis yang ditunjuk sendiri yang menyimpan catatan selama periode pelaporan.
2. Semua lembar waktu berbondong-bondong ke satu orang yang bertanggung jawab yang memeriksa informasi dan kebenaran pengisian. Ini bisa menjadi petugas personalia, ekonom, insinyur akuntansi.
3. Data yang diverifikasi ditransfer ke departemen akuntansi untuk penggajian.

Dalam organisasi format kecil, timesheets dilakukan segera oleh petugas personalia, sekretaris atau bahkan seorang akuntan.

Tanggung jawab atas kurangnya akuntansi

Tanggung jawab untuk mempertahankan lembar waktu khusus dibebankan secara resmi dengan resep mereka dalam deskripsi pekerjaan atau bahkan dalam kontrak kerja.

Bertanggung jawab atas pengenalan informasi yang salah atau bahkan ketidakhadiran mereka sepenuhnya akan menjadi karyawan yang bertanggung jawab. Undang-undang mengatur tentang sanksi administratif.

Saat mengklasifikasikan pelanggaran yang diidentifikasi sebagai pelanggaran undang-undang tentang perburuhan dan perlindungan tenaga kerja, Kode Pelanggaran Administratif dalam Pasal 5.27 menetapkan denda:

1. Dari satu hingga lima ribu rubel hingga pejabat yang bersalah.
2. Jumlah denda yang sama atau penangguhan kegiatan hingga 90 hari untuk pengusaha perorangan.
3. Dari tiga puluh hingga lima puluh ribu badan hukum.

Pelanggaran yang awalnya diidentifikasi hanya dapat menghasilkan peringatan, tetapi yang kedua sudah mengancam dengan denda yang ditunjukkan.

Contoh Dokumen

Anda akan tertarik

Petugas personalia perlu mengetahui bagaimana liburan ditunjukkan dalam lembar waktu untuk membuat pendaftaran yang benar jika karyawan tersebut menjalani cuti reguler, pendidikan, administrasi, cuti hamil. Pertama-tama perlu untuk mengklarifikasi formulir mana yang akan diisi, berdasarkan perintah untuk melakukan penunjukan yang sesuai.

Dari artikel Anda akan belajar:

Bagaimana liburan ditunjukkan dalam rapor pada tahun 2019

Untuk mengisinya dengan benar, Anda tidak hanya perlu mengetahui bagaimana cuti ditunjukkan di lembar waktu, tetapi juga mempertimbangkan:

• lembar waktu apa yang harus diisi: formulir No. T-12, No. T-13 atau formulir dalam formulir yang disetujui oleh organisasi;
• jenis cuti yang diberikan;
• kode abjad atau numerik dimaksudkan untuk penunjukan standar;
• jumlah hari libur yang ditentukan dalam perintah atau perintah kepala perusahaan.

Catatan! Penghitungan waktu kerja, refleksi liburan dilakukan oleh pencatat waktu atau petugas personalia, akuntan, karyawan perorangan yang dipercayakan untuk menjaga lembar waktu. Majikan mengeluarkan perintah yang menginstruksikan orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen akuntansi.

Unduh dokumen terkait:

Contoh

Karyawan Maximenko Alexander Igorevich, yang memegang posisi spesialis pemasaran, diberikan cuti berbayar tahunan lainnya, yang durasinya adalah 14 hari kalender dari 7 November hingga 20 November 2018. Pada lembar waktu formulir terpadu No. T-13, kolom-kolom tersebut diisi dengan metode registrasi berkelanjutan. Tanggal liburan harus mencantumkan kode huruf "FROM". Jumlah jam tidak ditentukan. Pada akhir seluruh periode akuntansi, jumlah jam kerja dihitung untuk paruh pertama dan kedua bulan itu, untuk seluruh periode:

1. jumlah pemilih ditunjukkan dengan kode huruf "I", 4 hari 8 jam kerja pada paruh pertama bulan, total 32 jam;
2. 8 jam sehari selama 8 hari di paruh kedua bulan, dengan total 64 jam;
3. akhir pekan ditandai dengan kode huruf "B", 4 hari;
4. liburan berbayar tahunan utama ditunjukkan dengan kode huruf "OT", total 14 hari.

Cara menandai liburan dalam formulir rapor No. T-13 (fragmen, sampel)

Dalam buku ini Anda akan menemukan instruksi tentang manajemen catatan personel, yang akan memudahkan pekerjaan; rincian dokumen.

Anda juga akan belajar bagaimana memulihkan manajemen catatan personel setelah pendahulunya; pelajari segala sesuatu tentang arsip dokumen kepegawaian: mulai dari pembentukan kasus hingga pemusnahan dokumen.

Pertimbangkan pemeriksaan nilai dokumen, beri tahu Anda apa yang harus dilakukan dengan dokumen lama dan cara cepat membuat catatan personel, atau 20 peraturan yang harus diketahui setiap petugas personalia.

Istirahat tambahan dengan pelestarian upah dapat diperoleh oleh karyawan yang menggabungkan pekerjaan dengan studi, kejuruan menengah, pendidikan tinggi melalui korespondensi, paruh waktu, di tempat kerja.

Dasar pemberian cuti belajar adalah Pasal 173 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, dokumen yang relevan yang diberikan oleh karyawan:

untuk sesi perantara, majikan menyediakan 20 hingga 50 hari kalender setiap tahun;

untuk lulus sertifikasi akhir negara diberikan dari dua sampai empat bulan.

Bagaimana pembayaran cuti pendidikan yang ditunjukkan dalam rapor jika karyawan mempertahankan gaji rata-rata:

dibubuhi kode huruf "U";

atau kode numerik "11" ditunjukkan.

Jenis pendidikan dan bentuk pendidikan	Tujuan pemberian dan durasi cuti
Pendidikan profesional yang lebih tinggi (gelar sarjana, gelar spesialis, gelar master); Korespondensi, pendidikan paruh waktu	Sertifikasi menengah, istirahat diberikan berdasarkan Pasal 173 Kode Perburuhan Federasi Rusia; Pada tahun pertama dan kedua 40 hari kalender di tahun akademik, dan ketika menguasai program dalam kerangka waktu yang dikurangi hingga 50 hari kalender di tahun kedua; pada setiap kursus berikutnya selama 50 hari kalender; untuk lulus sertifikasi akhir negara hingga 4 bulan, dengan mempertimbangkan kurikulum program pendidikan
Pendidikan kejuruan menengah melalui korespondensi, formulir paruh waktu	Sertifikasi menengah, cuti diberikan berdasarkan Pasal 174 Kode Perburuhan Federasi Rusia; pada tahun pertama dan kedua - 30 hari kalender setahun; pada setiap kursus berikutnya - 40 hari kalender; untuk sertifikasi akhir negara - hingga 2 bulan, dengan mempertimbangkan kurikulum program pendidikan
Pendidikan umum dasar atau menengah dalam bentuk paruh waktu	Sertifikasi akhir negara untuk program pendidikan, cuti diberikan berdasarkan Pasal 176 Kode Perburuhan Federasi Rusia; pendidikan dasar umum sampai dengan 9 hari kalender; pendidikan menengah umum hingga 22 hari kalender
Profesional yang lebih tinggi - pendidikan pascasarjana: studi pascasarjana, tambahan, residensi, asisten-magang	Selama tahun kalender - 30 hari kalender, serta hari-hari yang dihabiskan untuk perjalanan ke lokasi organisasi pendidikan dan kembali: pembayaran dilakukan berdasarkan Pasal 173.1 Kode Perburuhan Federasi Rusia, mereka membayar untuk semua hari libur, waktu yang dihabiskan di jalan menuju lembaga pendidikan; persiapan untuk pembelaan disertasi untuk pemberian gelar kandidat sains diberikan hingga tiga bulan; Doctor of Sciences - hingga enam bulan; cuti diberikan jika ada dokumen yang mengkonfirmasi penerimaan perlindungan

Catatan! Majikan berkewajiban untuk memberikan cuti belajar yang tidak dibayar kepada karyawan yang belajar penuh waktu untuk lulus ujian masuk, sesi. Di lembar waktu, jenis istirahat ini tercermin dalam kode huruf "UD" atau digital - "13".

Bagaimana cuti hamil ditunjukkan dalam rapor?

Cuti hamil diberikan atas dasar: cuti sakit. Seorang wanita meninggalkan 70 atau 84 hari sebelum kelahiran yang diharapkan. Total waktu istirahat sebelum melahirkan dan pemulihan setelahnya adalah dari 140 hingga 194 hari jika terjadi komplikasi kelahiran atau kehamilan ganda. Dasarnya adalah Pasal 255 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Bagaimana cuti hamil ditunjukkan dalam lembar waktu:

1. di rapor tulis kode huruf "P";
2. atau digital "14".

Catatan! Seorang karyawan yang mengadopsi anak yang baru lahir juga diberikan cuti hamil. Catatan yang sesuai dibuat dalam rapor, seperti ketika seorang karyawan sedang cuti hamil.

Setelah berakhirnya cuti tersebut, salah satu orang tua, kerabat dekat memiliki kesempatan untuk menerima yang lain, yang dirancang untuk merawat anak sampai ia mencapai usia tiga tahun. Pada rapor tulis kode sebutan “I”, “OJ”

Contoh absen dengan penunjukan cuti hamil

Unduh di.xls

Merekomendasikan bahan

Akuntansi yang akurat dari jumlah waktu yang bekerja oleh karyawan sangat penting untuk akuntansi penggajian yang tepat. Untuk melakukan ini, organisasi menggunakan lembar waktu khusus. Tetapi banyak pengusaha, terutama dalam organisasi kecil, mengabaikan dokumen ini, yang merupakan pelanggaran undang-undang perburuhan dan dapat mengakibatkan denda yang dikenakan oleh otoritas pengatur. Dalam artikel tersebut kami akan memberi tahu Anda waktu apa yang dipahami sebagai waktu kerja, siapa yang dipercayakan untuk menjaga lembar waktu, apakah mungkin untuk menyimpan dokumen ini dalam bentuk elektronik dan bagaimana cara mengisinya dengan benar.

Apa waktu kerja?

Konsep waktu kerja diungkapkan dalam Art. 91 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia adalah waktu di mana karyawan, sesuai dengan peraturan perburuhan internal dan ketentuan kontrak kerja, harus melakukan tugas perburuhan, serta periode waktu lain yang, sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia, undang-undang federal lainnya, dan tindakan hukum pengaturan lainnya dari Federasi Rusia, terkait dengan waktu kerja. Pasal yang sama mengatur kewajiban pemberi kerja untuk mencatat waktu yang sebenarnya dikerjakan oleh setiap karyawan.

Berikut beberapa periode lain yang mungkin termasuk dalam jam kerja:

- istirahat untuk pemanasan dan istirahat (disediakan untuk karyawan yang bekerja di musim dingin di udara terbuka atau di tempat tertutup yang tidak dipanaskan, serta pemuat yang terlibat dalam operasi bongkar muat, dan karyawan lain berdasarkan Pasal 109 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- istirahat untuk memberi makan seorang anak (disediakan untuk wanita yang bekerja dengan anak-anak di bawah usia satu setengah tahun, dibayar dalam jumlah pendapatan rata-rata berdasarkan Pasal 258 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- periode waktu henti karena kesalahan pemberi kerja dan karena alasan di luar kendali pemberi kerja dan karyawan (penangguhan sementara kerja karena alasan ekonomi, teknologi, teknis atau organisasi, yang dibayarkan dalam jumlah minimal 2 /3 dari tarif, gaji (gaji resmi), dihitung secara proporsional dengan waktu henti (Pasal 157 Kode Perburuhan Federasi Rusia)).

Batas maksimum jam kerja ditetapkan oleh undang-undang. Jadi, berdasarkan Bagian 2 Seni. 91 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, waktu kerja normal tidak boleh melebihi 40 jam per minggu. Pembatasan semacam itu memastikan perlindungan kesehatan karyawan dari kerja berlebihan yang berlebihan dan pelestarian kemampuan profesionalnya untuk bekerja.

Selain jam kerja normal, Kode Tenaga Kerja mengatur:

- pengurangan jam kerja (ditetapkan untuk kategori personel tertentu yang ditentukan dalam Pasal 92 Kode Perburuhan Federasi Rusia);

- pekerjaan paruh waktu (dapat dibuat dengan kesepakatan antara karyawan dan majikan baik saat mempekerjakan dan selama itu (Pasal 93 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Ada paruh waktu, shift atau minggu).

Catatan!Jika majikan melibatkan seorang karyawan tertentu untuk melakukan pekerjaan di luar jam kerja yang ditetapkan untuknya, ini adalah kerja lembur dan harus diperhitungkan dan dibayar sesuai dengan itu.

Pasal 94 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia mengatur durasi shift kerja: untuk berbagai kategori pekerja berkisar antara 2,5 hingga 8 jam Pengecualian dibuat untuk pekerja kreatif di media, organisasi sinematografi, kru televisi dan video, teater, organisasi teater dan konser, sirkus dan orang lain yang terlibat dalam penciptaan dan (atau) pertunjukan (pameran) karya, sesuai dengan daftar karya, profesi, posisi karyawan ini. Bagi mereka, durasi shift kerja dapat ditentukan melalui kesepakatan bersama, peraturan daerah atau kontrak kerja.

Durasi hari kerja atau shift tepat sebelum hari libur non-kerja dikurangi satu jam (Pasal 95 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Lembar waktu: siapa yang mengisi?

Jadi, waktu kerja setiap karyawan harus diperhitungkan. Untuk tujuan ini, Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia tertanggal 05.01.2004 N 1 "Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya" menyetujui bentuk lembar waktu - T-12 dan T-13. Formulir ini digunakan untuk mencatat waktu benar-benar bekerja dan (atau) tidak bekerja oleh setiap karyawan organisasi, memantau kepatuhan terhadap jam kerja yang ditetapkan, memperoleh data jam kerja untuk menghitung upah dan menyusun laporan statistik tenaga kerja.

Catatan.Ini adalah lembar waktu yang diisi oleh petugas personalia atau orang yang berwenang lainnya dan dipindahkan ke departemen akuntansi yang merupakan dasar untuk menghitung upah untuk karyawan organisasi.

Seperti yang Anda perhatikan, Komite Statistik Negara mengusulkan dua bentuk lembar waktu yang seragam. Mana yang harus dipertanggungjawabkan? Jika organisasi Anda menyimpan catatan otomatis waktu kerja (sistem akses untuk masuk dan keluar menggunakan kartu plastik), lebih baik menggunakan formulir T-13 "Lembar waktu" (walaupun dengan catatan ini Anda juga dapat menyimpan bagian 1 "Catatan waktu" ” dari formulir T -12 sebagai dokumen mandiri). Jika organisasi menyediakan pencatatan jam kerja secara manual, Anda perlu menyimpan lembar waktu dalam formulir T-12.

Seseorang yang bertanggung jawab ditunjuk untuk menjaga lembar waktu dalam organisasi. Sebagai aturan, ini adalah akuntan penggajian atau petugas personalia. Jika organisasi memiliki beberapa unit struktural, dan satu karyawan tidak dapat membuat catatan, Anda dapat menunjuk orang yang bertanggung jawab di setiap unit struktural. Setelah timesheets diserahkan oleh divisi struktural, data akan dikonsolidasikan menjadi satu dokumen dan ditransfer ke departemen akuntansi. Bagaimanapun, jika tugas untuk menjaga lembar waktu tidak ditetapkan dalam uraian tugas, perintah harus dikeluarkan.

Aturan pengisian lembar waktu

Banyak yang cukup formal dalam mengisi lembar waktu, tetapi ada beberapa nuansa di sini.

Pertama-tama, setiap karyawan yang dipekerjakan untuk pekerjaan permanen, sementara atau musiman diberi nomor personel, yang diberikan dalam semua dokumen tentang akuntansi tenaga kerja dan upah. Dan inilah pertanyaan pertama. Bagaimana dengan kolaborator? Satu karyawan, tetapi dua nomor personel? Ya, begitulah cara kerjanya. Karena dokumen pekerjaan standar dikeluarkan untuk pekerjaan paruh waktu (kontrak kerja, pesanan, kartu pribadi, dll.) dan pekerjaan paruh waktu adalah unit staf yang terpisah, ia akan memiliki dua nomor personel dan masing-masing akan mencatat secara terpisah waktu kerja.

Pada akhir bulan kalender, lembar waktu yang disusun oleh orang yang bertanggung jawab dipindahkan ke kepala departemen personalia atau orang lain yang berwenang untuk melakukan manajemen catatan personalia, yang memeriksa data lembar waktu dengan data yang tersedia di departemen personalia. Misalnya, petugas personalia memeriksa hari-hari ketika karyawan tersebut menerima pembayaran tahunan atau liburan atau perjalanan bisnis lainnya, mengoreksi hari-hari ketidakhadiran karena alasan yang tidak diketahui ketika memberikan dokumen yang mengkonfirmasi keabsahan alasan ketidakhadiran (misalnya, karyawan menyerahkan sertifikat ketidakmampuan untuk bekerja), atau jika tidak ada, menyebabkan ketidakhadiran.

Jika organisasi diberhentikan, karyawan tersebut dikeluarkan dari lembar waktu di bulan kalender setelah pemecatan. Jika karyawan baru dipekerjakan, mereka dimasukkan dalam lembar waktu untuk bulan di mana perekrutan dikeluarkan.

Catatan dalam rapor tentang alasan ketidakhadiran di tempat kerja, pekerjaan paruh waktu atau di luar jam kerja normal atas inisiatif karyawan atau majikan, pengurangan jam kerja, dll. tugas negara atau publik, peringatan tertulis tentang waktu henti, persetujuan tertulis dari karyawan untuk bekerja lembur dalam kasus-kasus yang ditetapkan oleh hukum, dll.).

Untuk mencerminkan biaya harian waktu kerja per bulan untuk setiap karyawan dalam lembar waktu, berikut ini dialokasikan:

- dalam bentuk T-12 (kolom 4, 6) - dua garis;

- dalam bentuk T-13 (kolom 4) - empat baris (dua untuk setiap paruh bulan) dan jumlah kolom yang sesuai (15 dan 16).

Dalam formulir T-12 dan T-13 (pada kolom 4, 6), simbol (kode) jam kerja diletakkan di baris atas, dan lamanya jam bekerja atau tidak bekerja (dalam jam, menit) dicatat dalam intinya sesuai dengan kode jam kerja yang sesuai untuk setiap tanggal.

Jika perlu, diperbolehkan menambah jumlah kolom untuk pembubuhan rincian tambahan pada jam kerja, misalnya, waktu mulai dan waktu akhir pekerjaan dalam kondisi lain dari biasanya. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan Prosedur untuk penggunaan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama, yang disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia 24 Maret 1999 N 20.

Saat mengisi kolom 5 dan 7 dari lembar waktu dalam formulir T-12, jumlah hari kerja dimasukkan di baris atas, dan jumlah jam kerja oleh setiap karyawan selama periode akuntansi dimasukkan di baris bawah.

Jam kerja dapat diperhitungkan:

- metode pendaftaran kehadiran dan ketidakhadiran yang berkelanjutan;

- dengan hanya mencatat penyimpangan (absen, keterlambatan, jam lembur, dll.).

Ketika mencerminkan ketidakhadiran dari pekerjaan, yang dicatat dalam hari (cuti tahunan, hari cacat sementara, perjalanan bisnis, cuti sehubungan dengan pelatihan, periode pelaksanaan tugas negara atau publik, dll.), hanya kode konvensi, dan intinya dibiarkan kosong. Kami menyajikan legenda di tabel.

Periode yang ditentukan	Kode
Surat	Digital
Jam kerja di siang hari	Saya	01
Jam kerja di malam hari	H	02
Jam kerja di akhir pekan dan hari libur tidak bekerja	RV	03
Lama lembur	Dengan	04
Durasi kerja shift	VM	05
Perjalanan bisnis	Ke	06
Pengembangan profesional dengan istirahat dari pekerjaan	komputer	07
Pelatihan lanjutan dengan pemisahan dari pekerjaan di area lain	PM	08
Cuti dasar tahunan yang dibayar	DARI	09
Cuti berbayar tambahan tahunan	OD	10
Cuti tambahan sehubungan dengan pelatihan sambil mempertahankan pendapatan rata-rata untuk karyawan yang menggabungkan pekerjaan dengan pelatihan	Pada	11
Pengurangan jam kerja bagi siswa yang bekerja dengan pembayaran sebagian	HC	12
Cuti tambahan sehubungan dengan studi tanpa bayaran	UD	13
Cuti hamil (cuti sehubungan dengan adopsi anak yang baru lahir)	R	14
Cuti orang tua sampai anak mencapai usia tiga tahun	pendingin	15
Cuti tanpa bayaran yang diberikan kepada karyawan dengan izin majikan	SEBELUM	16
Cuti tanpa bayaran dalam kondisi yang ditentukan oleh hukum yang berlaku	ONS	17
Cuti tahunan tambahan tanpa bayaran	DB	18
Ketidakmampuan sementara untuk bekerja (kecuali sebagaimana ditentukan oleh kode "T") dengan penunjukan tunjangan sesuai dengan hukum	B	19
Ketidakmampuan sementara untuk bekerja tanpa penunjukan tunjangan dalam kasus-kasus yang ditentukan oleh hukum	T	20
Pengurangan jam kerja terhadap jam kerja normal dalam kasus-kasus yang diatur oleh undang-undang	Liga Champions	21
Waktu absen paksa dalam kasus pengakuan pemecatan, transfer ke pekerjaan lain atau penangguhan dari pekerjaan sebagai ilegal dengan pemulihan di pekerjaan sebelumnya	PV	22
Ketidakhadiran selama pelaksanaan tugas negara atau publik sesuai dengan hukum	G	23
Ketidakhadiran (absen dari tempat kerja tanpa alasan yang baik selama waktu yang ditentukan oleh undang-undang)	DLL	24
Durasi kerja paruh waktu atas inisiatif majikan dalam kasus-kasus yang ditentukan oleh hukum	NS	25
Hari libur (liburan mingguan) dan hari libur non-kerja	PADA	26
Tambahan hari libur (berbayar)	OV	27
Tambahan hari libur (tanpa bayaran)	HB	28
Pemogokan (di bawah kondisi dan dengan cara yang ditentukan oleh hukum)	ZB	29
Absen karena alasan yang tidak dapat dijelaskan (sampai keadaan diklarifikasi)	HH	30
Downtime karena kesalahan majikan	Rp	31
Waktu henti karena alasan di luar kendali pemberi kerja dan karyawan	NP	32
Downtime karena kesalahan karyawan	wakil presiden	33
Waktu penangguhan dari pekerjaan (tidak masuk kerja) dengan pembayaran (tunjangan) sesuai dengan hukum	TETAPI	34
Waktu penangguhan dari pekerjaan (tidak masuk kerja) karena alasan yang ditentukan oleh hukum, tanpa gaji	catatan	35
Penangguhan kerja jika pembayaran upah tertunda	NZ	36

Dalam kebanyakan kasus, organisasi mengisi lembar waktu dengan surat. Meskipun sebutan ini hanya diberikan pada formulir T-12, mereka juga harus digunakan saat mengisi formulir T-13.

Saat menyusun lembar waktu dalam bentuk T-12 dalam detik. 2 "Penyelesaian dengan personel untuk upah" untuk satu jenis pembayaran untuk semua karyawan dan akun yang sesuai, kolom 18-22 diisi, saat menghitung berbagai jenis pembayaran dan akun yang sesuai untuk setiap karyawan - kolom 18-34.

Saat menyusun lembar waktu dalam formulir T-13, hal-hal berikut harus dipertimbangkan. Saat merekam kredensial penggajian:

- hanya untuk satu jenis pembayaran dan akun yang sesuai yang umum untuk semua karyawan yang termasuk dalam lembar waktu - rincian "Jenis kode pembayaran", "Akun yang sesuai" diisi di atas tabel dengan kolom 7-9 dan kolom 9 tanpa mengisi di kolom 7 dan 8;

- untuk beberapa (dari dua hingga empat) jenis pembayaran dan akun yang sesuai - kolom 7-9 diisi. Blok tambahan dengan nomor kolom identik disediakan untuk mengisi data jenis pembayaran, jika jumlahnya lebih dari empat.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang mengisi lembar waktu

Kapan Anda perlu membuat tanda di lembar waktu? Kami percaya bahwa tanda harus dibuat setiap hari. Namun, tidak semua organisasi dalam praktiknya mengikuti aturan ini dan menetapkan hari kerja "secara default". Akibatnya, situasi dapat muncul ketika:

- tidak mungkin membawa karyawan ke tanggung jawab disipliner atas pelanggaran disiplin kerja (misalnya, karyawan mengambil absen pada hari-hari pertama bulan itu, mereka tidak mencatatnya di lembar waktu, dan pada akhir bulan, menyerahkan rapor, mereka memutuskan untuk "mencela" - Anda tidak dapat memecat "mebolos", atau bahkan menjatuhkan sanksi disiplin, karena selama majikan mematuhi tenggat waktu yang ditentukan dalam Pasal 193 Kode Perburuhan Federasi Rusia, tenggat waktu untuk menerapkan tindakan disipliner akan berakhir);

- Anda harus menyesuaikan lembar waktu dan menghitung ulang upah (misalnya, ketika karyawan diberikan hari kerja selama sebulan penuh, pencatat waktu tidak menerima informasi tentang penyimpangan, lembar waktu diserahkan, gaji bertambah dan dibayarkan . Tetapi pada hari-hari pertama bulan berikutnya, karyawan tersebut membawa cuti sakit, dari mana jelas bahwa tiga hari ketidakmampuan sementara untuk bekerja jatuh pada periode tertutup).

Untuk menghindari situasi seperti itu, perlu untuk mengatur penerimaan segera informasi tentang penyimpangan dari jadwal kerja - pada hari yang sama, bahkan melalui telepon, bahkan melalui faks atau email.

Catatan.Saat menentukan jumlah uang muka, perhatikan persyaratan Seni. 136 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, waktu atau pekerjaan yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan harus diperhitungkan (Surat Rostrud tertanggal 08.09.2006 N 1557-6).

Berapa kali dalam sebulan Anda perlu menyelesaikan lembar waktu? Gaji diakumulasikan dan dibayarkan dua kali sebulan, apakah ini berarti lembar waktu harus diserahkan pada frekuensi yang sama? Memang, menurut Seni. 136 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, upah harus dibayarkan setidaknya dua kali sebulan. Tetapi dalam kebanyakan kasus, penggajian dilakukan sekali, dan pembayaran kedua ke organisasi dilakukan dalam bentuk pembayaran tetap, yang disebut uang muka. Dan untuk perhitungan yang terakhir, departemen akuntansi, sebagai suatu peraturan, tidak memerlukan penyediaan lembar waktu.

Tentu saja, baik inspektorat tenaga kerja maupun pajak tidak akan menemukan kesalahan dengan perintah seperti itu, tetapi jika Anda mengikuti aturan hukum, rapor harus diserahkan dua kali sebulan.

Bagaimana cara mencatat waktu jaga di rapor jika berlangsung selama 15 hari pada pukul 11? Untuk memperhitungkan durasi pekerjaan secara bergilir, kode huruf "VM" dan kode digital "05" diatur dalam tabel simbol lembar waktu. Karena hari istirahat antara shift diberikan kepada karyawan selain hari libur (istirahat mingguan tanpa gangguan) dan dibayar dalam jumlah tarif harian (bagian 3 pasal 301 Kode Perburuhan Federasi Rusia), mereka harus ditandai dalam lembar waktu sebagai hari libur tambahan (dibayar) dengan kode huruf "OB" atau kode digital "27". Instruksi untuk mengisi lembar waktu menyatakan bahwa ketika mencerminkan ketidakhadiran dari pekerjaan, yang dicatat dalam hari (cuti tahunan, hari cacat sementara, perjalanan bisnis, cuti sehubungan dengan pelatihan, periode pelaksanaan tugas negara atau publik, dll.) , pada kolom 4 dan 6 hanya dibubuhi kode-kode simbol. Garis bawah grafik tetap kosong. Karyawan tidak bekerja pada hari-hari istirahat antar shift, oleh karena itu hari-hari tersebut tidak dimasukkan pada kolom 5 dan 6 (form T-13).

Bagaimana cara mencerminkan dalam lembar waktu durasi shift kerja selama transisi dari musim panas ke musim dingin dan sebaliknya? Dalam hal ini, waktu kerja yang sebenarnya harus dimasukkan dalam lembar waktu. Misalnya, jika seorang karyawan memiliki shift malam 7 jam, dan pada malam transisi ke waktu musim panas, jadwal menyediakan 6 jam, lembar waktu juga harus mencerminkan 6 jam kerja di malam hari. Dengan demikian, ketika beralih ke waktu musim dingin, jam kerja tambahan juga harus tercermin dalam lembar waktu, yaitu, jika durasi shift malam untuk seorang karyawan adalah 7 jam, dan pada malam transisi ke waktu musim dingin, jadwal menyediakan 8 jam, tepatnya 8 jam harus tercermin dalam lembar waktu kerja. Pada saat yang sama, jangan lupa untuk melakukan pembayaran tambahan untuk pekerjaan di malam hari, karena itu berarti satu jam kerja tambahan.

Apakah perlu untuk mencerminkan jam kerja yang tidak lengkap oleh karyawan? Jika waktu kerja adalah jam penuh, menit dapat dihilangkan, dengan hanya mencantumkan jumlah jam, misalnya 6 atau 8. Jika hari kerja adalah jam dan menit, jam kerja penuh dan paruh waktu harus dicantumkan. Dalam lembar waktu, hari kerja yang berlangsung selama 8 jam dan 12 menit di lembar waktu dapat ditandai dengan “8,12” (8 jam 12 menit) dan “8,2” (8 dan dua persepuluh jam). Tak jarang, pengusaha mengurangi durasi kerja di hari Jumat dengan mengurangi istirahat makan siang. Dalam hal ini, perlu untuk meletakkan "8,15" pada rapor dari Senin hingga Kamis, dan "7" pada hari Jumat.

Apakah perlu membuat time sheet jika waktu kerja dicatat menggunakan pintu putar dengan program khusus? Catatan dalam rapor tentang alasan ketidakhadiran di tempat kerja, pekerjaan paruh waktu atau di luar jam kerja normal atas inisiatif karyawan atau majikan, pengurangan jam kerja, dll. tugas negara atau publik, peringatan tertulis tentang waktu henti , pernyataan pekerjaan paruh waktu, persetujuan tertulis dari karyawan untuk bekerja lembur dalam kasus-kasus yang ditetapkan oleh hukum, dll.), mesin tidak akan dapat membubuhkannya.

Selain itu, formulir lembar waktu berisi "Tanda Tangan Pribadi" yang diperlukan, yang berarti bahwa menyimpannya dalam bentuk elektronik adalah ilegal.

Oleh karena itu, penggunaan sistem pelacakan waktu elektronik tidak membebaskan organisasi dari kewajiban untuk menyimpan lembar waktu.

Lembar waktu - penunjukan 2017-2018 tahun, sebagian besar perusahaan terus mengambil dari bentuk terpadu, meskipun sekarang hanya memiliki karakter rekomendasi. Menurut prinsip apa lembar waktu melacak waktu kerja dan sebutan apa yang digunakan untuk ini, akan dijelaskan dalam artikel di bawah ini.

Mengapa perlu time sheet, bentuk apa yang paling sering digunakan?

Kebutuhan akan time sheet (selanjutnya disebut time sheet) adalah karena:

1. Persyaratan Seni. 13 Undang-Undang "Tentang Akuntansi" No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011, yang menyatakan bahwa semua badan usaha diwajibkan untuk mencatat setiap fakta kehidupan ekonomi mereka.
2. Kemudahan penggunaan untuk penggajian.

Karena lembar waktu milik dokumen utama, dengan berlakunya ketentuan tertentu Undang-Undang "Tentang Akuntansi" mulai 1 Januari 2013, tidak perlu menggunakan formulir terpadu T-12 dan T-13, yang disetujui oleh Keputusan Badan Statistik Negara No. 1 tanggal 5 Januari 2004. Artinya, organisasi memiliki hak untuk mengembangkan dan menggunakan bentuknya sendiri.

Namun, formulir T-12 (untuk pengisian manual) dan T-13 (dapat diisi secara otomatis) telah berhasil menempatkan diri mereka di sisi positif sebagai yang paling nyaman digunakan. Dalam hal ini, sebagian besar perusahaan terus menggunakannya, terkadang membuat penyesuaian terpisah.

Apa aturan untuk menempatkan surat pada lembar waktu?

Selain formulir-formulir terpadu yang telah disetujui, Keputusan Badan Statistik Negara No. 1 juga memuat penjelasan-penjelasan pengisiannya, yang dapat digunakan jika timbul masalah dalam pelaksanaan suatu formulir tertentu. Menurut klarifikasi tersebut, lembar waktu menunjukkan waktu benar-benar bekerja / tidak bekerja oleh setiap karyawan organisasi. Untuk melakukan ini, di seberang nama keluarga masing-masing karyawan, sebutan surat tertentu ditempelkan untuk setiap hari dalam sebulan (termasuk akhir pekan dan hari libur), di mana jumlah jam ditempatkan (jika mungkin atau perlu untuk menghitung waktu yang dihabiskan oleh karyawan di tempat kerja).

Dalam hal ini, majikan, atas kebijakannya sendiri, dapat memilih salah satu metode untuk memberi tanda di rapor:

• atau dengan cara pendaftaran terus-menerus, bila kehadiran/ketidakhadiran dan semua penyimpangan lainnya dicatat;
• atau hanya dengan mencatat penyimpangan (absen, keterlambatan, lembur, perjalanan bisnis, dll.).

Nilai yang tertera di rapor tidak cukup untuk menghitung gaji jika ada penyimpangan dari jumlah pemilih di dalamnya. Misalnya, keberangkatan seorang karyawan yang sedang berlibur dilakukan berdasarkan pesanan yang sesuai, dan dalam hal ini, lembar waktu menunjukkan dengan tepat hari-hari yang ditunjukkan dalam pesanan. Hal yang sama berlaku untuk perjalanan bisnis, hari sakit, dan ketidakhadiran. Di departemen akuntansi, mereka memeriksa dokumen tambahan yang membenarkan tanda di kartu laporan, dan hanya jika data di dalamnya cocok, mereka membuat penggajian yang sesuai.

Menguraikan simbol yang umum digunakan

Dalam bentuk terpadu dari lembar T-12, simbol yang digunakan baik di dalamnya maupun dalam bentuk T-13 diberikan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• "Saya" - karyawan akan bekerja pada siang hari sesuai dengan jam kerja yang ditetapkan dalam organisasi;
• "N" - karyawan akan bekerja di malam hari (sesuai dengan norma-norma Pasal 96 Kode Perburuhan Federasi Rusia, ini dianggap akan bekerja dari pukul 22:00 hingga 6:00);
• "RV" - bekerja pada akhir pekan dan hari libur (secara resmi, akhir pekan dan hari libur ditetapkan oleh norma-norma Pasal 111-112 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia);
• "C" - kerja lembur, yang menurut Art. 99 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, karyawan ditarik atas inisiatif majikan dan dengan persetujuan karyawan (dasar untuk memberi tanda ini adalah dokumen tambahan, yang darinya karyawan telah memberikan persetujuannya );
• "FROM" dan "OD" - liburan berbayar dasar dan tambahan tahunan, masing-masing (dasar untuk memberi tanda seperti itu adalah perintah untuk memberikan liburan);
• "K" - perjalanan bisnis ke mana karyawan dikirim berdasarkan pesanan yang relevan;
• "B" - cacat sementara, untuk memastikan karyawan mana yang harus menyerahkan cuti sakit yang dikeluarkan sesuai dengan semua aturan;
• "PR" - ketidakhadiran, yang dianggap sesuai dengan norma Seni. 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia sebagai ketidakhadiran dari tempat kerja tanpa alasan yang baik;
• "B" - hari libur - ini adalah bagaimana hari-hari ditandai ketika karyawan tidak pergi (dan seharusnya tidak pergi) bekerja (karena semua angka ditunjukkan dalam lembar waktu, akhir pekan juga ditandai agar tidak bingung di masa depan saat menghitung).

Menguraikan arti huruf yang terkait dengan situasi darurat (HH, OZ, HB, OV, OZH)

Sebutan yang sering digunakan yang tercantum dalam paragraf sebelumnya sudah dikenal baik oleh personel dan pekerja akuntansi. Namun, dalam organisasi ada juga situasi darurat terkait dengan keluar / ketidakhadiran karyawan ke tempat kerja mereka - dan mereka juga perlu ditandai di rapor untuk menghindari kebingungan.

Berikut adalah beberapa kasus:

1. "NN" - ketidakhadiran karena alasan yang tidak diketahui. Ditulis dalam rapor jika majikan tidak mengetahui alasan mengapa karyawan tidak masuk kerja. Penunjukan ini menunjukkan bahwa setelah mengetahui alasannya, dapat diperbaiki. Misalnya, seorang karyawan tidak pergi bekerja selama seminggu, tidak menjawab panggilan telepon, dan tidak mungkin menghubunginya dengan cara lain. Di rapor saat ini, "NN" ditempelkan. Jika seminggu kemudian karyawan tersebut muncul dan membawa cuti sakit, maka “HN” dapat dikoreksi menjadi “B” (cacat sementara dengan penunjukan tunjangan).
2. "OZ" - pergi tanpa bayaran, diatur oleh hukum. Misalnya, menurut Seni. 128 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, warga negara, atas permintaan mereka, diharuskan menyediakan hingga 5 hari kerja sehubungan dengan pendaftaran pernikahan atau kematian kerabat dekat. Jika kita berbicara tentang cuti tanpa bayaran, yang ditentukan oleh keputusan majikan, "OD" (cuti tambahan berbayar) ditempel.
3. "NV" - hari libur tambahan tanpa bayaran. Dipahami bahwa hari libur dalam hal ini diberikan kepada karyawan dengan keputusan majikan melebihi hari libur, yang diabadikan dalam undang-undang perburuhan (dengan kata lain, ini adalah hari libur). Jika gaji juga disimpan untuk hari libur tambahan tersebut, maka "OB" (hari libur tambahan berbayar) ditempelkan.
4. "OJ" - cuti untuk merawat anak hingga 3 tahun. Sepanjang waktu keputusan, karyawan mempertahankan tempat kerja - yang berarti bahwa nama belakangnya ditempelkan pada kartu laporan, dan tanda yang sesuai ditempatkan di seberangnya.

Jadi, berbagai penunjukan surat, dengan bantuan yang menampilkan kasus kehadiran / ketidakhadiran karyawan di tempat kerja dan fitur-fiturnya, digunakan dalam lembar waktu untuk kenyamanan pencatatan waktu kerja. Untuk meletakkan sejumlah penunjukan, orang yang memimpin lembar waktu membutuhkan dokumen yang mengkonfirmasi kata-kata karyawan. Daftar sebutan yang digunakan dalam hal ini di sebagian besar perusahaan, serta bentuk lembar waktu itu sendiri, diambil dari keputusan Komite Statistik Negara No. 1.

Waktu kerja dan akuntansinya adalah komponen penting dari organisasi mana pun, memungkinkan Anda untuk mengontrol aktivitas perusahaan dan mendisiplinkan karyawan. Untuk menyederhanakan prosedur ini, formulir khusus dikembangkan - lembar waktu. Itu ada dalam versi kertas dan elektronik. Dan setiap jenis memiliki nuansa tersendiri dalam pengisiannya.

Siapa yang melengkapi lembar?

Setiap organisasi menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk menjaga lembar waktu, dengan fokus pada kekhususan kegiatan dan jumlah staf. Jika organisasi kecil dan semua pekerjaan dilakukan di kantor, maka inspektur personalia, akuntan, atau orang yang berwenang lainnya akan melaporkan karyawan tersebut.

Jika suatu perusahaan memiliki beberapa fasilitas, akan lebih mudah untuk menjadwalkan karyawan secara langsung di tempat kerja mereka. Dalam hal ini, kewajiban ini diberikan kepada mandor atau kepala unit dengan perintah terpisah atau ditentukan dalam kontrak kerja.

Algoritma untuk bekerja dengan lembar waktu

Pertama-tama, Anda perlu tahu bahwa setiap perusahaan harus memiliki lembar waktu reguler (yaitu, dalam versi kertas). Formulir dapat dicetak sendiri atau dipesan dari toko percetakan.

Ada dua bentuk yang disetujui: T-12 dan T-13. Perbedaannya adalah yang pertama tidak hanya memperhitungkan waktu kerja, tetapi juga memiliki kolom untuk menghitung bulanan, diisi dengan skema yang sama, yaitu setiap bulan pada hari pertama mereka membuka lembar waktu baru. Kolom yang harus diisi adalah:

• Nama perusahaan (berdasarkan nomor seri dan tanggal penyelesaian.
• Periode di mana lembar waktu dibuka.
• Nomor urut personel dan datanya dari kartu pribadi.

Sisa data dimasukkan dalam waktu satu bulan, dan mengisi bagian yang berhubungan dengan upah tetap dengan pekerja akuntansi.

Untuk pengisian lembar waktu yang lebih cepat dan nyaman, sistem notasi dikembangkan dan disetujui. Mereka juga mencerminkan nuansa lain. 36 sebutan disediakan. Namun terkadang angka ini tidak cukup untuk menampilkan semua informasi tentang karyawan secara akurat.

Simbol di lembar waktu

	Nama	Penunjukan surat	Penunjukan numerik
1	Jam siang dan malam	Saya	01
2	Kerja malam	H	02
3	Bekerja di akhir pekan dan hari libur	Rp	03
4	Kerja lembur	dengan	05
5	Perjalanan bisnis	Ke	10
6	Liburan dasar	dari	14
7	Cuti tambahan	satu	15
8	cuti belajar	Pada	16
9	Mengurangi waktu kerja bagi siswa	HC	17
10	Cuti studi tambahan tanpa bayaran	UD	18
11	dan melahirkan	R	19
12	Cuti orang tua (dibayar sebagian)	ok	20
13	Cuti orang tua (tidak dibayar)	oh	21
14	Cuti tidak dibayar	sebelum	22
15	Cuti yang tidak dibayar untuk alasan yang ditentukan oleh hukum	ONS	24
16	cuti sakit	B	25
17	Cacat yang tidak dibayar	t	26
18	Pengurangan jam kerja	lc	27
19	Downtime (untuk alasan yang tidak terkait dengan karyawan)	vp	28
20	Tidak adanya alasan yang ditetapkan oleh hukum (dengan pelestarian upah)	G	29
21	Berjalan tanpa alasan yang baik	DLL	31
22	Jam tidak bekerja (jika majikan telah menetapkan pekerjaan paruh waktu)	NS	32
23	Akhir pekan	di	33
24	pemogokan	ZB	34
25	Absen karena alasan yang tidak diketahui	HH	35

Tabel tersebut membahas simbol yang paling umum digunakan dalam lembar waktu. Deskripsi yang lebih rinci dan daftar lengkap biasanya terletak di halaman pertama formulir. Ini membuatnya lebih mudah untuk menavigasi simbol dan menentukan dalam situasi apa apa yang harus dimasukkan ke dalam sel.

Pengisian formulir normal

Mengisi lembar waktu adalah pekerjaan melelahkan yang membutuhkan perhatian. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan, misalnya, metode kehadiran dan ketidakhadiran terus menerus.

Dalam hal ini, data dimasukkan di setiap kolom. Simbol menunjukkan kehadiran karyawan dan ketidakhadiran mereka, menunjukkan alasannya. Jumlah jam yang dihabiskan di tempat kerja juga ditunjukkan.

Di lembar waktu itu sendiri, akan terlihat seperti ini: pada hari libur, letakkan huruf "B", di bawahnya 0, pada hari kerja, masing-masing, "I" dan jumlah jam, misalnya 8. Mirip dengan akhir pekan, berbagai alasan ketidakhadiran dicatat, dimulai dengan perjalanan bisnis dan diakhiri dengan ketidakhadiran karena alasan yang tidak diketahui.

Perhitungan lembar waktu dalam hal ini sedikit lebih mudah dilakukan, karena semua angka dan simbol yang diperlukan ada di depan mata Anda. Hal ini terutama berlaku untuk spesialis dengan sedikit pengalaman kerja - sehingga mereka cenderung tidak bingung dan membuat kesalahan.

Isi lembar waktu dengan pikiran

Ada juga metode untuk mendaftarkan penyimpangan. Ini diterapkan ketika hari kerja memiliki durasi yang sama sepanjang periode. Dalam hal ini, hanya situasi non-standar yang dicatat, yaitu, ketidakhadiran, perjalanan bisnis, dll. Saat menggunakan metode ini, lebih sedikit waktu yang dihabiskan, dan hasil akhirnya sama dalam kedua kasus.

Pada lembar itu terlihat seperti ini: di baris atas, informasi tentang ketidakhadiran karyawan di tempat kerja dimasukkan - V, K, FROM, HH, PR, B dan lainnya. Garis bawah dibiarkan kosong. Memang, dalam perhitungan akhir jam kerja, nol tidak masalah, dan dengan panjang hari kerja yang sama, tetap hanya melakukan tindakan paling sederhana: hitung jumlah sel kosong di baris teratas (ini adalah jumlah pemilih) dan kalikan dengan jumlah jam.

Metode ini lebih nyaman bagi petugas personalia dan akuntan yang berpengalaman. Ini juga cocok untuk organisasi kecil di mana jumlah karyawannya kecil. Jika manajemen Anda tidak tahu tentang sistem pelacakan waktu yang lebih sederhana, maka inilah saatnya untuk menyarankannya kepada mereka.

Memelihara lembar waktu di komputer

Selain versi kertas, ada juga beberapa versi elektronik. Seperti disebutkan di atas, timesheets harus diduplikasi tanpa gagal. Ini diperlukan agar data tentang pekerjaan karyawan tidak hilang dan keandalannya dikonfirmasi (bagaimanapun, tidak mungkin menggunakan komputer di mana-mana).

Salah satu opsi yang lebih terjangkau adalah lembar waktu yang dibuat dalam program perkantoran. Excel sangat cocok untuk tujuan ini. Spreadsheet memungkinkan Anda membuat semua jenis dan ukuran dokumen. Juga, berkat kemampuan untuk mengatur formula, menjumlahkan dan menghitung data perantara menjadi jauh lebih mudah.

Menggunakan perangkat lunak khusus

Dengan keterampilan yang tidak memadai dalam bekerja dengan spreadsheet, program serupa lainnya dapat dipilih oleh karyawan atau manajemen. Lembar waktu dalam hal ini akan terlihat mirip dengan versi kertas. Ini akan membantu mengurangi waktu bekerja dengan dokumen.

Juga harus diingat bahwa setiap program melibatkan penggunaan versi berlisensi. Di pemasok yang berbeda, mereka, tentu saja, memiliki biaya sendiri. Misalnya, program "Lembar Waktu" akan membebani pengguna dari 1000 rubel. dan di atas - tergantung pada jumlah karyawan.

Keuntungan lain dari utilitas tersebut adalah Anda tidak dapat mengisi lembar waktu kertas. Formulir dengan semua tanda mudah dicetak kapan saja. Fungsi ini pasti ada di setiap program serupa.

Tentang penyimpanan dokumen

Untuk apa meja itu digunakan? Ini adalah dasar untuk menghitung satu jumlah atau lainnya, serta bukti utama bahwa karyawan tersebut berada di tempat kerja dan melakukan tugasnya. Tanpa ragu, dokumen ini sangat penting bagi setiap organisasi.

Lalu berapa lama formulir ini disimpan? Lembar waktu harus disimpan selama satu tahun. Itu ditetapkan oleh hukum, dan aturan semacam itu harus dipatuhi.

Jika Anda kehilangan lembar waktu yang sudah ditutup, Anda tidak perlu panik. Itu selalu dapat dipulihkan menggunakan dokumen lain. Untuk ini digunakan penjelasan, cuti sakit, informasi tentang perjalanan bisnis, jadwal liburan, dll. Segala sesuatu yang mengkonfirmasi dan menjelaskan ketidakhadiran seseorang di tempat kerjanya dapat digunakan untuk memulihkan data.

Siapa yang mungkin membutuhkan timesheet?

Dokumen ini sering diperlukan untuk berbagai pemeriksaan. Misalnya, layanan pajak memeriksa keberadaannya di organisasi dan kebenaran pengisian.

Tidak adanya lembar waktu, bahkan di perusahaan terkecil sekalipun, bisa menjadi alasan denda yang cukup besar. Hal yang sama terjadi ketika melakukan kesalahan dalam mengisi formulir. Ini berlaku untuk perhitungan dan penyalahgunaan simbol.

Kehadiran tabel adalah wajib. Mereka dibutuhkan baik untuk perusahaan itu sendiri (akuntansi, mendisiplinkan karyawan), dan untuk organisasi inspeksi. Dan yang paling penting - terapkan simbol di lembar waktu dengan benar. Kemudian Anda dapat menghindari sejumlah masalah dengan karyawan dan otoritas pengatur.