از دستش ندهمشترک شوید و لینک مقاله را در ایمیل خود دریافت کنید.

وقتی صحبت از مفهوم مدیریت زمان مدرن می شود، بیشتر منظور مردم سیستم و روش های سازماندهی شخصی و تجاری است که از غرب به ما رسیده است. و این کاملاً قابل درک است ، زیرا در آنجا بود که کل پایگاه دانش نظری و عملی متولد شد که به شما امکان می دهد زمان شخصی خود را به طور مؤثر مدیریت کنید.

و تنها بخش کوچکی از متخصصان می‌دانند که شرق نیز تکنیک‌های مدیریت زمان خود را دارد که کمتر موفق (و از برخی جهات برتر از غربی) است. البته منظور ما از شرق، ژاپن است که به دلیل منحصر به فرد بودن فناوری های تجاری خود مشهور است.

به لطف ژاپنی ها است که ما سیستم 5S را می شناسیم.

سیستم 5S چیست؟

سیستم ژاپنی 5S یک سیستم کاملاً ساختار یافته است که به شما امکان می دهد شرایط کاری بهینه را در تولید یا در دفتر ایجاد کنید. مسیر دستیابی به شرایط ایده آل از طریق ایجاد نظم در محیط کار، حفظ نظافت و آراستگی و توسعه اقداماتی برای صرفه جویی در زمان و انرژی است.

به عبارت دیگر، هدف سیستم 5S ساده کردن هرج و مرجی است که گاهی اوقات در تولید، در یک شرکت یا هر صنعت دیگری که نشان دهنده روند کار جمعی بسیاری از افراد است، اتفاق می افتد.

اجزای متدولوژی سیستم 5S

متدولوژی 5S بر اساس پنج اصل اساسی طراحی کار یا به قول خود ژاپنی ها 5 مرحله است. بیایید به طور خلاصه به آنها نگاه کنیم.

گام اول – «سیری»ترجمه شده از ژاپنی به معنای مرتب کردن، حذف هر چیزی غیر ضروری است.

از نظر عملی، این نقطه از سیستم 5S به معنای تقسیم همه چیزهای اطراف شما در محل کار به دو گروه ضروری و غیر ضروری است. افراد اشیاء را به سه دسته اسمی مرتب می کنند:

چیزهای غیر ضروری، یعنی آنهایی که باید دفع شوند;

موارد بالقوه مورد نیاز - آنهایی که می توانند گهگاهی مورد استفاده قرار گیرند - به مکان ذخیره سازی جداگانه منتقل می شوند.

چیزهای ضروری مواردی هستند که هر روز در کار ضروری هستند، آنهایی که بدون آنها در تولید نمی توان انجام داد.

اعتقاد بر این است که این مرحله سطح فرهنگ و ایمنی کار را بهبود می بخشد.

گام دوم – سیتون، که می تواند به عنوان "نظافت، حفظ نظم مناسب" ترجمه شود.

این مرحله با هدف سازماندهی مواردی است که در کار روزانه ضروری است. اشیا در مکان هایی قرار می گیرند که می توان آنها را به راحتی در زمان مناسب بازیابی کرد. برای جستجوی سریع، توصیه می شود همه موارد را برچسب گذاری کنید.

مرحله 3 - "Seiso"- ترجمه شده به عنوان "سفارش کردن، تمیز نگه داشتن."

این مرحله با هدف وارد کردن پاکیزگی به تولید است. محل کار باید از نظر بصری به چندین منطقه عملکردی تقسیم شود که در آن موارد مربوطه قرار خواهد گرفت. تمیز نگه داشتن همه دستگاه ها و بررسی دوره ای آنها از خرابی و عدم کارکردی که می تواند در عملکرد کارآمد اختلال ایجاد کند، جلوگیری می کند.

مرحله 4 - "Seiketsu"- کلمه ای که به معنای واقعی کلمه "استانداردسازی" ترجمه می شود.

در این مرحله، اولین نتایج اجرای سه مرحله اول تجزیه و تحلیل می شود، نتایج در یک دفترچه مخصوص (یا ثبت الکترونیکی) ثبت می شود. موثرترین راه حل ها در استانداردسازی و اتوماسیون گردش کار لنگر انداخته اند.

مرحله 5 - "شیتسوکه"- ترجمه این مفهوم به معنای "بهبود، شکل گیری نظم و انضباط" است.

مرحله نهایی با هدف درک 5S به عنوان یک فلسفه بود. سیستم تولید ناب که در طول اجرای مراحل قبلی ایجاد شده است، می تواند کارایی کل کار را به طور قابل توجهی بهبود بخشد که در نهایت هدف اصلی مدیریت زمان است.

سیستم 5c مفهومی برای منطقی کردن فضای کاری است که از ژاپن به ما رسیده است. این بدان معناست که هر کارمند باید فعالیت های خود را تا حد امکان با پیروی از پنج قانون بهینه کند. علاوه بر این، هیچ مهارت جدید یا خاصی از کارکنان مورد نیاز نخواهد بود. در مورد اصول رویکرد و نحوه اجرای آنها بخوانید.

در دوره پس از جنگ، زمانی که صنعت خودروسازی ژاپن به شدت با آمریکایی رقابت می کرد، مهندس کارخانه تویوتا تایچی اوهنو توانست اصول نظم، انضباط و منطقی سازی را به شرکت وارد کند که افزایش بهره وری را بدون هزینه های قابل توجه امکان پذیر کرد.

سیستم 5c در تولید ادامه کارها و آزمایشات علمی فردریک تیلور در زمینه معرفی سهمیه بندی و عقلانی کردن نیروی کار در تولید شد که او در پایان قرن نوزدهم در ایالات متحده آمریکا انجام داد. با این حال، سیستم 5S بر اساس سنت های ژاپنی و فرهنگ تولید ناب.

اصول ناب اساس اکثر صنایع در سراسر جهان است، زیرا بیش از 50 سال است که مبارزه با زباله ادامه دارد. اما شرکت‌هایی که به عنوان مثال در زمینه کالاهای مصرفی فعالیت می‌کنند، عمدتاً به سیستم‌های فروش و بازاریابی متکی بودند، کارایی تولید در اولویت‌ها نبود - و فقط اخیراً وضعیت تغییر کرده است. با توسعه فن آوری های جدید، اصول تولید ناب به مرحله جدیدی از تحول کسب و کار تبدیل شده است.

سیستم 5s: پنج اصل

1. سری (整理) – مرتب سازی

مرتب سازی فرض می کند که همه چیزها و اشیاء موجود در محل کار بر اساس دفعات استفاده به 4 نوع تقسیم می شوند: دائماً، اغلب، به ندرت و هرگز. بر این اساس، مواردی که استفاده نمی‌شوند در انبار قرار می‌گیرند، آن‌هایی که دائماً «در دست» هستند، آن‌هایی که اغلب استفاده می‌شوند در نزدیکی کشو هستند و آن‌هایی که به ندرت مورد نیاز هستند در جایی دورتر در کابینت هستند.

همه چیز ساده و واضح به نظر می رسد. احتمالاً همه می دانند که وقتی همه چیز انباشته است، پیدا کردن چیزی چقدر دشوار است. یا وقتی مثلاً آشپزخانه در طبقه اول است و آنها در طبقه سوم سرو می کنند - دویدن به این طرف و آن طرف بسیار خسته کننده است. بنابراین، این اصل که "هر چیزی که نیاز دارید در دسترس است" باعث صرفه جویی در زمان و بهره وری می شود ().

2. سیتون (整頓) - حفظ نظم

این روش 5S است که طبق آن "همه چیز جای خود را دارد" ، یعنی ادامه مستقیم سیری است. هنگامی که چیزها مرتب شدند، به هر مورد باید مکان خاصی اختصاص داده شود. این مکان باید امضا و علامت گذاری شود و خود مورد باید با یک برچسب قرمز با ورودی مناسب مشخص شود. در ژاپنی، چنین برچسب هایی "Kanban" () نامیده می شود. گاهی اوقات اجسام برای دانستن محل دقیق آنها دایره می شوند.

نحوه پیاده سازی سیستم 5s: تجربه یک شرکت روسی

ما به شما خواهیم گفت که چگونه یک شرکت روسی توانست بر مقاومت کارکنان غلبه کند و اصول ناب را معرفی کند - ممکن است تجربه منحصر به فرد آن را مفید بدانید.

3. Seiso (清掃) - تمیز نگه داشتن محل کار

اغلب این سوال پیش می آید: چه کسی باید تمیز کند: خود کارگر یا نظافتچی. تصور کنید که یک خانم نظافتچی شروع به پاک کردن رایانه باز یک کارمند بخش فناوری اطلاعات با یک پارچه مرطوب می کند، که ممکن است در حالت خواب باشد - اتصال کوتاه تضمین شده است. بنابراین، قانون Seiso می گوید که کارمند باید محل کار خود را تمیز کند.

4. سیکتسو (清潔) - استانداردسازی

استانداردسازی شامل قوانین، دستورالعمل‌های انجام کارهای خاص، استانداردهای اجرای آنها، وسایل مورد استفاده و غیره است. نکته اینجاست که برای مثال استانداردسازها قبلاً محاسبه کرده‌اند که یک کارگر چند قطعه باید در یک ماشین خاص در یک دوره معین تولید کند. اگر به روش خود کار می کند، پس:

• یا او این کار را سریعتر از حد لازم انجام می دهد (در ژاپن، سیستم Just-in-Time این کار را تشویق نمی کند)، و "سرد می شود" و با دیگران تداخل می کند.
• یا این کار را سریعتر به بهای کیفیت انجام می دهد (بالاخره، کیفیت و سرعت مفاهیم متضاد یکدیگر هستند).
• یا آن را کندتر می کند و کار دیگران را کندتر می کند یا با هزینه های زیاد و غیره.

سیستم 5S سازماندهی و منطقی کردن محل کار شامل توصیف و نظارت بر اجرای سه نقطه اول است: مرتب سازی، نظم و تمیزی. هر از گاهی، مدیریت یک کنترل را انجام می دهد و تمام داده های محل کار را در یک برگه کنترل وارد می کند:

فهرست بازرسی (قطعه)

(نام بخش)

برای __________ ماه 20__

	معیار	تاریخ بازرسی
1. مرتب سازیو حذف چیزهای غیر ضروری (تعیین کنید چه چیزی وجود دارد، چه چیزی لازم است، از شر بقیه خلاص شوید)	در محل کار وسایل، ابزار، ظروف غیر ضروری و به مقدار لازم وجود ندارد. خ.
کل مشکلات برای 1C
2. حفظ نظم،ایجاد فضا برای آنچه مورد نیاز است (تعیین مکان برای آنچه باقی می ماند)	مکان های دائمی برای اشیا در بار اول مشخص نیستند (علامت گذاری ها گم شده اند یا قابل مشاهده نیستند)
تعداد کل مشکلات شناسایی شده توسط اسکن قبلی
درصد مشکلات فعلی نسبت به موارد قبلی
نام کامل بازرس
امضای بازرس

5. شیتسوکه (躾) - خود انضباطی و بهبود

کاملاً بدیهی است که کل سیستم 5c اگر خود کارمندان شرکت نخواهند از آن استفاده کنند کار نخواهد کرد. برای متقاعد کردن کارمندان در ژاپن، آنها در درجه اول از تابلوهای افتخار کارکنان، عکس های مقایسه ای و سایر تبلیغات بصری استفاده می کنند.

علاوه بر این، استفاده از سیستم 5s برای ساده کردن محیط کار و فرآیندها نیاز به خلاقیت دارد. کارکنان باید بهبودهای مناسب را پیشنهاد دهند. و مدیریت در کل باید دائماً فرآیند را بهینه کند. بنابراین، ژاپنی‌ها اغلب بعد از کار دور هم جمع می‌شوند و درباره اینکه چگونه می‌توانند چیزی را بهبود بخشند، بحث می‌کنند.

به عنوان مثال، برای بهینه سازی فضای کاری، اغلب از نمودار "اسپاگتی" (که به دلیل شباهت آن به ماکارونی نامگذاری شده است) استفاده می شود. شکل مسیرهای طی شده توسط کارمندان یا مشتریان یا ابزارها یا اسناد و غیره را مشخص می کند. و ببینید که چگونه ایستگاه های کاری را می توان به طور متفاوت ترتیب داد تا زمان اجرای غیر ضروری را کاهش دهد.

طراحی. نمودار اسپاگتی

نمودار نشان می دهد که کالا قبل از تغییرات مسیر طولانی تری را نسبت به بعد از استقرار ادارات و انبار در طول مسیر کالا از کارگاه طی کرده است. بر این اساس، این باعث کاهش زمان لجستیک می شود.

مشکلات اجرای سیستم 5 C (تولید ناب) در روسیه

یک روز، مدیر انتشاراتی که من به عنوان رئیس بخش فروش در آن کار می کردم، هشدار داد که فردا همه چیزهای غیر ضروری را از همه کارمندان گرفته و تا اطلاع ثانوی در انبار می گذارند. هیچ کس به این اهمیت زیادی نمی داد ، زیرا با کلمه "غیر ضروری" همه چیز متفاوتی را فهمیدند.

روز بعد، مدیر و دو دستیار بخش امنیتی شروع به گشتن در بخش ها کردند و هر آنچه را که روی میزها، کشوها و قفسه ها بود از کارمندان بردند. مردم خشمگین بودند، اما نیروهای امنیتی سرسختانه بودند. پس از این، مدیر اعلام کرد که اگر واقعاً کسی به چیزی نیاز دارد، باید یک درخواست کتبی بنویسد، به انبار برود و در آنجا دنبال وسایلش بگردد.

بدشانس ترین آنها کارمندان پشتیبان بودند. اگر مدیر بخش حسابداری را دور می زد، "کارمندان" مجبور می شدند برای چند روز کیف ها و پوشه های موجود در انبار کتاب را جستجو کنند تا اسناد کاری خود را پیدا کنند. در مورد دفتر، مردم برای تهیه آن به انبار نرفتند، بلکه همه چیز را به منشی جدید سفارش دادند. چند نفر طاقت نیاوردند و ترک کردند.

نتیجه: چندین ماه کارمندان همه چیز را با دقت از چشم مدیر پنهان می کردند و او از میزهای تمیز خوشحال بود. با این حال، بهره وری نیروی کار افزایش نیافته است.

سختی پیاده سازی سیستم 5c در تولید و دفاتر روسیه چیست؟

1) ذهنیت روسی. در کتاب‌های درسی مدیریت بین‌المللی، سه نوع فرهنگ از ویژگی‌های ملل مختلف متمایز می‌شود: تک‌فعال، چند فعال و واکنش‌گرا. فرهنگ‌های تک‌فعال و واکنش‌گرا، که شامل ژاپنی‌ها، آلمانی‌ها، آمریکایی‌ها و دیگران می‌شود، کاملاً طبق برنامه‌ها، قوانین و دستورالعمل‌ها زندگی می‌کنند و تمام ضرب‌الاجل‌ها و برنامه‌های کاری را رعایت می‌کنند. در یک زمان، آنها معمولا فقط یک کار را انجام می دهند.

حاملان یک فرهنگ چند فعال، بسیاری از کارها را همزمان انجام می دهند، بدون اینکه قوانین، برنامه ها و برنامه های مشخصی را رعایت کنند و آنها را با لحظه فعلی تطبیق دهند. آنها آنچه را که باید انجام نمی دهند، بلکه آنچه را که دوست دارند انجام می دهند. این فرهنگ ها عبارتند از: ایتالیایی ها، عرب ها، مکزیکی ها، آفریقایی ها، روس ها و غیره.

برای نمایندگان این فرهنگ ها، مفاهیم نظم، انضباط، آموزش، فناوری و غیره بسیار نسبی است. آنها را فقط در یک ساختار سلسله مراتبی اقتدارگرا مانند ارتش می توان در سطح بالایی حفظ کرد.

از آنجایی که برای نمایندگان فرهنگ‌های غربی انگیزه اصلی پاداش است، برای فرهنگ‌های شرقی لذت بردن از این فرآیند، و برای روس‌ها تندخو و فریاد تهدیدآمیز مافوق‌ها است، سیستم برقراری «نظم و انضباط» در محل کار در سرمایه گذاری روسی تنها از طریق فشار زور از سوی مافوق امکان پذیر است: فحش دادن، جریمه و غیره.

ببینید اگر نیاز به تغییر ساختار کار خود دارید چه کاری انجام دهید. این راه حل به رئیس خدمات مالی کمک می کند تا از اثر معکوس اصلاحات جلوگیری کند - افزایش جابجایی کارکنان و خرابکاری از جانب کارمندان.

اکثر کارمندان اداری، کارآفرینان، تجار و تعداد زیادی از متخصصان دیگر امروزه بیشتر روز را پشت میز خود می گذرانند. سازمان برای بهره وری کارکنان بسیار مهم است زیرا درهم ریختگی یا چیدمان نامناسب تجهیزات اداری به بهبود عملکرد و کارایی کمک می کند. سیستم سازماندهی محل کار ژاپنی 5S در این امر به شما کمک می کند.

سیستم 5S چیست و چگونه از آن استفاده می شود؟

ژاپن امروزه یکی از پیشرفته ترین کشورها محسوب می شود که دارای سیستم مدیریتی منحصر به فرد در داخل شرکت و همچنین تولید بسیار کارآمد است. اما تنها در پایان جنگ جهانی دوم، اقتصاد ژاپن در وضعیت وحشتناکی قرار داشت، زیرا بسیاری از کشورها همکاری با آن را متوقف کردند، تولید صنعتی از بین رفت، کارگران بسیار کمی وجود داشت و خود کشور نیز بدهکار بود. علاوه بر این، مشکلات بیکاری و کمبود کالا وجود داشت، بنابراین مردم کشور خواستار اصلاحات و تغییرات شدند.

یکی از این شرکت ها که پیش از این در آستانه ورشکستگی قرار داشت، تویوتا بود. در این مدت، حجم مونتاژ کالا به حداقل رسید و تعداد کارکنان تقریباً به نصف کاهش یافت. و همه چیز تقریباً در چند سال تغییر کرد، زمانی که شرکت شروع به درآمد چند میلیون در سال کرد. امروزه، داستان موفقیت تویوتا به عنوان نمونه ای برای شرکت های دیگر که شروع به از دست دادن سود کرده اند، استفاده می شود.

اولین کاری که مدیران و مالکان تویوتا انجام دادند، تغییر سیستم کار و توسعه اصول کاملاً جدید بود. به لطف آنها است که این شرکت به یکی از موفق ترین و بزرگترین تولید کنندگان تجهیزات خودرو در جهان تبدیل شده است.

یکی از مکانیسم های جدیدی که در تویوتا استفاده می شود، روش سازماندهی فرآیند کار است - این فلسفه تولید ناب است. مدیران این شرکت چندین کتاب منتشر کردند و تحقیقات عمده ای انجام دادند که پس از آن تعداد زیادی از شرکت های دیگر نیز شروع به راه اندازی همین سیستم در شرکت خود کردند. تویوتا حتی یک بخش ویژه افتتاح کرد که خدمات مشاوره ای را برای کمک به سازماندهی صحیح کار در سایر شرکت ها ارائه می کرد. علاوه بر این، روسای بخش می توانند به طور مستقل مستقیماً از تویوتا با عملکردها آشنا شوند.

صاحبان این شرکت ادعا می کنند که اصول خاصی را عمدا ایجاد نکرده اند. فقط این است که مدیران آن زمان سعی کردند فوراً سیستم تولید را تغییر دهند که در نتیجه چنین سیستمی ظاهر شد. به همین دلیل، بسیاری از شرکت هایی که سعی می کنند مکانیسم را به ارث ببرند چندان موفق نیستند.

5 قانون برای سازماندهی فضای کاری

ماهیت اصلی سیستم ژاپنی 5S پنج قانون است که توسط صاحبان دسکتاپ استفاده می شود. کل مکانیسم تولید ناب به این بستگی دارد که هر کارمند تلاش می کند تا کار کند، در حالی که توانایی های خود را به طور کامل درک می کند و می تواند به طور خاص بر روی فرآیند کار تمرکز کند.

5S از پنج مرحله تشکیل شده است.

مرتب سازی.

تعداد زیادی از اشیاء روی دسکتاپ قرار می گیرند. اغلب آنها می توانند ناچیز یا خیلی کوچک باشند و مالک ممکن است فکر کند که در واقع هیچ مشکلی در جدول وجود ندارد. در اصل، اقلام را می توان به سه دسته تقسیم کرد:

• مورد نیاز- اینها مواردی هستند که باید روی میز شما باشند. آنها باید زیر بغل شما قرار گیرند تا بتوانید سریع به آنها برسید.
• به صورت دوره ای مورد نیاز است- ممکن است هر از گاهی به آنها نیاز داشته باشید، اما در بیشتر ساعات روز نیازی به استفاده از این موارد ندارید.
• موارد غیر ضروری- اینها چیزهایی هستند که اصلاً از آنها استفاده نمی کنید و معلوم نیست چگونه روی میز شما آمده اند. طبیعتاً این دسته باید از دسکتاپ حذف شود.

حفظ نظم.

پس از حذف اضافی، باید آنچه را که باقی مانده است مرتب کنید. موارد مهمتر باید به گونه ای قرار گیرند که زمان را برای جستجو تلف نکنید و بتوانید در سطح رفلکس به آیتم برسید.

می توانید از قوانین زیر در ژاپن استفاده کنید:

1. اقلام مورد نیاز در جای قابل مشاهده است.
2. وسایلی که نیاز دارید طوری چیده شده اند که بتوانید بدون بلند شدن از روی صندلی با دست به آنها برسید.
3. وسایلی که مدام مورد استفاده قرار می گیرند و برداشته نمی شوند نیز باید طوری قرار داده شوند که بتوان از آنها در حالت طبیعی استفاده کرد. این یعنی مثلاً صفحه کلید و ماوس کامپیوتر. پشت میز می نشینید و دست هایتان را طوری قرار می دهید که بلافاصله روی ماوس و کیبورد قرار گیرند.
4. ظرف یک روز پس از استفاده، وسایل مورد نیاز باید در جای خود قرار داده شوند.

آن را تمیز نگه دارید.

ژاپنی ها توصیه می کنند محل کار را به چندین منطقه تقسیم کنید که هر یک از آنها مسئول محصولات خاصی هستند. به عنوان مثال، مرکز میز برای لپ تاپ یا کامپیوتر است. سمت چپ برای دفتر است. مناسب برای اسناد است.

استانداردسازی

برای اینکه چنین اصول تولیدی واقعاً برای کل شرکت مفید و مؤثر باشد، باید به عنوان یک استاندارد معرفی شوند. کاملاً همه کارمندان باید این را رعایت کنند و همچنین باید ساعت 9 صبح سر کار بیایند.

بهترین گزینه ایجاد یک سند خاص است که همه کارمندان آن را بخوانند. پس از این، می توانید به طور دوره ای نتایج را بررسی کنید. علاوه بر این، دلیل چنین کنترل دقیقی باید روشن شود.

بهبود.

هر عمل و رفتاری را می توان به یک عادت تبدیل کرد. مرحله نهایی 5S این است که تمام قوانین را به نقطه ای برساند که به طور خودکار اجرا شوند.

اگر به قوانین رفتار و سازماندهی محل کار فکر می کنید، در اصل تویوتا چیز جدیدی ارائه نکرده است. اما اگر به آنها پایبند باشید، می توانید متوجه این نتیجه شوید. علاوه بر این، خود انضباطی پشت میز کار باعث بهبود بهره وری شما در محل کار نیز می شود.

سیستم 5S

در ژاپن، یک رویکرد سیستماتیک برای سازماندهی، نظم دادن به کارها و تمیز کردن محل کار در دوره پس از جنگ، به طور دقیق تر، در اواسط دهه 50 قرن بیستم به وجود آمد. در آن زمان، شرکت های ژاپنی مجبور شدند در شرایط کمبود منابع کار کنند. بنابراین روشی را برای تولید خود ابداع کردند که در آن همه چیز در نظر گرفته شده بود و جایی برای ضایعات نبود. بنابراین، سیستم 5S ایجاد شد. 5S- سیستم منطقی سازی محل کار این در ژاپن پس از جنگ توسط تویوتا توسعه یافت.

• 5S یک سیستم سازماندهی محل کار است که می تواند کارایی و کنترل پذیری منطقه عملیاتی را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، فرهنگ سازمانی را بهبود بخشد، بهره وری را افزایش دهد و در زمان صرفه جویی کند. این اولین قدم برای ایجاد یک شرکت ناب و به کارگیری سایر ابزارهای سیستم مدیریت تویوتا است.
• 5S پنج کلمه ژاپنی است:
  • · سری (خیان) «مرتب سازی» - تقسیم روشن چیزها به ضروری و غیر ضروری و خلاص شدن از دومی.
  • · Seiton (HyoD) "حفظ نظم" (نظافت) - سازماندهی ذخیره سازی چیزهای ضروری، که به شما امکان می دهد به سرعت و به راحتی آنها را پیدا کنید و از آنها استفاده کنید.
  • · Seiso (Ze'Ya) "پاک نگه داشتن" (تمیز کردن) - تمیز و مرتب نگه داشتن محل کار.
  • · استانداردسازی (حفظ نظم) سیکتسو (ZeќЌ) شرط لازم برای تحقق سه قاعده اول است.
  • · شیتسوکه (bz) "بهبود" (تشکیل عادت) - پرورش عادت پیروی دقیق از قوانین، رویه ها و عملیات تکنولوژیکی تعیین شده.

در اصل فقط 4 عمل در سیستم ژاپنی وجود داشت. کلمات مربوط به این اقدامات در ژاپن با حرف "S" شروع می شود: مرتب سازی، سازماندهی، تمیز کردن (تمیز نگه داشتن)، استانداردسازی. بعداً اقدام پنجم - حفظ و بهبود - اضافه شد و زنجیره عناصری را که اکنون با نام 5S شناخته می شوند تکمیل کرد.

5S اکنون قدرت اساسی برای تغییر محل کار و مشارکت همه کارگران در فرآیند بهبود را دارد. 1) مرتب سازی- به این معنی است که هنگام انجام عملیات تولید فعلی، محل کار خود را از هر چیزی که مورد نیاز نیست آزاد می کنید. کارگران و مدیران معمولاً عادت ندارند از شر وسایلی که دیگر برای کار مورد نیاز نیستند خلاص شوند و آنها را "در صورت آتش سوزی" در نزدیکی خود نگه دارند. این معمولا منجر به درهم ریختگی یا انسداد غیرقابل قبول در محل کار می شود. حذف اقلام غیر ضروری و ایجاد نظم در محیط کار، فرهنگ و ایمنی محیط کار را بهبود می بخشد. برای اینکه واضح تر نشان دهید که چه مقدار اضافی در محل کار انباشته شده است، می توانید یک برچسب قرمز (پرچم) روی هر مورد کاندید برای حذف از محل کار آویزان کنید. همه کارکنان در مرتب سازی و شناسایی مواردی که:

• · باید فوراً برداشته شود، دور انداخته شود یا دور ریخته شود.
• · باید به محل نگهداری مناسب تری منتقل شود.
• · باید رها شوند و مکانهای آنها ایجاد و برای آنها تعیین شود.

لازم است که "منطقه برچسب قرمز" اقلام با پرچم قرمز را به وضوح مشخص کنید و آن را به دقت کنترل کنید. اقلامی که بیش از 30 روز دست نخورده باقی مانده اند ممکن است بازیافت، فروخته یا دور ریخته شوند. 2) مکان منطقی- به معنای شناسایی و تعیین یک "خانه" برای هر مورد مورد نیاز در منطقه کار است. در غیر این صورت، اگر مثلاً تولید به صورت شیفتی سازماندهی شود، کارگران در شیفت های مختلف، ابزار، اسناد و قطعات را در مکان های مختلف قرار می دهند. به منظور ساده سازی فرآیندها و کوتاه کردن چرخه های تولید، بسیار مهم است که همیشه اقلام مورد نیاز را در همان مکان های تعیین شده رها کنید. این یک شرط کلیدی برای به حداقل رساندن زمان صرف شده برای جستجوهای غیرمولد است.

3) تمیز کردن (تمیز نگه داشتن آن)- به معنای اطمینان از مرتب بودن تجهیزات و محل کار برای بازرسی و نگهداری مداوم آن است.

نظافت در ابتدا و/یا پایان هر شیفت، شناسایی فوری مشکلات احتمالی را تضمین می کند که می تواند عملیات را مختل کند یا حتی کل یک منطقه، مغازه یا کارخانه را تعطیل کند.

• 4) استانداردسازی- این روشی است که از طریق آن می توانید به یکپارچگی در رویه های سه مرحله اول 5S دست یابید - به معنای ایجاد یک چک لیست است که برای همه قابل درک و آسان باشد. استانداردهای لازم برای تمیزی تجهیزات و محل کار را در نظر بگیرید و همه افراد سازمان باید بدانند که این موضوع چقدر برای موفقیت کلی اهمیت دارد.
• 5) بهبود- به این معنی است که پیروی از رویه های تعیین شده تبدیل به یک عادت می شود.

فعالیت‌های زیربنایی 5S (مرتب‌سازی، سازمان‌دهی، تمیز کردن، استانداردسازی و بهبود) کاملاً منطقی هستند. آنها بیانگر قوانین اساسی برای مدیریت هر بخش تولیدی هستند. با این حال، این رویکرد سیستماتیکی است که سیستم 5S برای این فعالیت ها اتخاذ می کند که آن را منحصر به فرد می کند.

اهداف 5S:

• 1. کاهش تعداد تصادفات.
• 2. افزایش سطح کیفیت محصول، کاهش تعداد عیوب.
• 3. ایجاد جو روانی راحت، تحریک میل به کار.
• 4. افزایش بهره وری نیروی کار (که به نوبه خود منجر به افزایش سود بنگاه و به تبع آن افزایش سطح درآمد کارگران می شود).

مراحل سیستم:

مرتب سازی.تمام مواد به دو دسته تقسیم می شوند:

• · لازم - موادی که در حال حاضر در کار استفاده می شود.
• · استفاده نشده - موادی که می توانند در کار استفاده شوند، اما در حال حاضر مورد تقاضا نیستند.
• · غیر ضروری/غیر قابل استفاده - کالاهای معیوب که باید به تامین کنندگان بازگردانده شوند یا از بین بروند.
• · نابود کردن

حفظ نظم. چیدمان اشیاء الزامات را برآورده می کند:

• · امنیت؛
• · کیفیت؛
• · راندمان کاری
• 4 قانون برای چیدمان چیزها:
  • · در یک مکان قابل مشاهده؛
  • · آسان برای گرفتن.
  • · آسان برای استفاده.
  • · بازگشت آسان به محل.

رویه:

• 1. خط را به مناطق تقسیم کنید، نمودارها و نقشه هایی ایجاد کنید که محل کار، مکان تجهیزات و غیره را نشان می دهد.
• 2. گروه خاصی را تعیین کنید که منطقه نظافت به آن اختصاص داده شود.
• 3. زمان تمیز کردن را تعیین کنید:
  • · صبح: 5-10 دقیقه. قبل از شروع روز کاری؛
  • · ناهار: 5-10 دقیقه. بعد از ناهار؛
  • · در پایان کار: پس از توقف کار، در زمان توقف.

استانداردسازیاین مرحله شامل حفظ وضعیت پس از تکمیل سه مرحله اول است.

ایجاد دستورالعمل های کاری که شامل شرح اقدامات گام به گام برای حفظ نظم باشد، ضروری است. و همچنین برای توسعه روش های جدید نظارت و پاداش دادن به کارکنان برجسته.

بهبود/تشکیل عادت.عادت به حفظ محل کار مطابق با رویه های موجود را در خود ایجاد کنید.

نکات مهم:

• · مشارکت همه کارکنان. کار تیمی
• · نظارت بر عملکرد تجهیزات و محل کار برای تسهیل نگهداری آنها.
• · استفاده از عکس های قبل و بعد برای مقایسه آنچه اتفاق افتاده و نتیجه نهایی چه بوده است.
• · سازماندهی ممیزی برای ارزیابی اثربخشی اجرای برنامه 5S.

نتیجه گیری

5S فقط «استاندارد کردن تمیز کردن» نیست. 5S فلسفه تولید کم هزینه، موفق و ناب است. این مفهوم/فلسفه تولید دلالت بر این دارد که هر کارمند شرکت، از نظافتچی گرفته تا مدیر، از این پنج قانون ساده پیروی می کند. مزیت اصلی این است که این اقدامات نیازی به استفاده از فناوری ها و تئوری های مدیریتی جدید ندارد.

وقتی به یک محل کار جدید می‌رسم، فوراً چندین برنامه را نصب می‌کنم که سرعت کار من را افزایش می‌دهند (همیشه همان مجموعه استاندارد)، شروع به کار را دوباره انجام می‌دهم، صفحه‌کلید دیگری را درخواست می‌کنم و یک سری پیشرفت‌های دیگر را انجام می‌دهم. بیایید ببینیم که چگونه می توان محل کار اداری و روش های خود را ارتقا داد.

1. ارتقاء فضای اداری

1.1. ایستگاه کاری ایستاده

من از نشستن خسته می شوم، بنابراین یک پایه خانگی برای کار ایستاده در خانه نصب کردم.

من همه چیز را به گونه ای قرار دادم که در 4 حرکت تبدیل به یک محل کار معمولی شود.

محل کار ایستاده برای استفاده مداوم نیست. اما به طور کلی، آن را بسیار متحرک می کند. وقتی ایستاده کار می‌کنید، عجله کردن به جایی به کارگاه برای بررسی سریع چیزی هزینه‌ای ندارد. برای سلامتی مفید است و به شما اجازه نمی دهد که سست شوید.

1.2. صندلی زانو زده و سایر جایگزین های صندلی

اگر پول زیادی دارید، می توانید چنین چیزهای شگفت انگیزی بخرید

1.3. نورپردازی

نور ضعیف تاثیر بسیار بدی روی کار می گذارد و ال ای دی ها تقریبا هیچ انرژی هدر نمی دهند.

1.4. نوار افقی

شما از کار سخت با سرتان بسیار خسته می شوید و باید به نوعی سرتان خنک شود. روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد: برای خود چای بریزید، سیگار بکشید یا وارد شبکه‌های اجتماعی شوید. اگر هنوز نیاز به استراحت دارید، پس چرا چنین جایگزینی ارائه نمی کنید؟ این به هیچ وجه باعث افزایش بیکاری در دفتر نمی شود. به سادگی از شبکه های اجتماعی به نوار افقی توزیع می شود و کارکنان احساس می کنند که از آنها مراقبت می شود و علاوه بر این، تربیت بدنی باعث بهبود هوش و خلق و خو می شود.

من یک نوار افقی نزدیک کامپیوترم دارم و مرتب از آن استفاده می کنم.

1.5. گرما و گرفتگی را از بین ببرید

تهویه مطبوع، پنجره، انتقال به جای دیگر. این کار عملکرد را تا حد زیادی بهبود می بخشد

چه کاری را نباید انجام داد

1.6. دفتر باز، بدون دیوار

جایی در طول خط این تصور غلط وجود دارد که "شکستن موانع بین بخش ها" به معنای واقعی کلمه شکستن دیوارهای بین دفاتر و قرار دادن 100 نفر در یک دفتر است. ظاهراً آنها شروع به برقراری ارتباط مؤثر با یکدیگر و به اشتراک گذاری اطلاعات خواهند کرد.

خیر، هاب به گونه ای خواهد بود که راندمان کار 66% کاهش می یابد. پیوند ویکی پدیا به مطالعه.

"آنها دیوارهای بین بخش ها را در تویوتا در هنگام توسعه مدل پریوس شکستند." در آنجا مدیر پروژه همه کارمندانی را که در توسعه ماشین جدید شرکت داشتند در یک اتاق قرار داد. او همه این بخش ها را در یک اتاق بزرگ ترکیب نکرد. او چند نفر را از این بخش ها بیرون کشید و در اتاقی جداگانه گذاشت.

جزئیات بیشتر:

بله، افزایش تبادل اطلاعات بین بخش ها یک کار بسیار ضروری است، اما نه با روش تخریب دیوارها! برنامه ریز آنلاین! ذخیره سازی داده های ابری! چت ها! جلسات!

2. ارتقاء میز کامپیوتر (5S System)

در اینجا شما یک محل کار به هم ریخته و بی اثر دارید. تکنسین ارشد را دیدم که آنقدر کاغذ عظیم و نامنظم روی میزش داشت که نتوانست اسنادی را که خودش آنجا گذاشته بود در آن پیدا کند. و درخواست کرد که دوباره آنها را چاپ کند.

و آدم های باحالی هستند که نیازی نیست جلوی باحال بودنشان گرفته شود!

بگذارید در خلاقیت خود بنشینند، اگر از روی میزشان سوغاتی بردارید و هر قلمی را امضا کنید، به هیچ وجه به آنها یا شرکت کمک نخواهید کرد. اعمال شما فقط روحیه شما را خراب می کند و خلاقیت شما را از بین می برد. اگر چیزی نمی فروشند، پس همه چیز اوکی است. با مثال خود و سایر کارمندان به آنها الهام بخشید و شاید آنها خودشان بخواهند چیزی را به تنهایی بهبود بخشند یا به شما مراجعه کنند.

آیا می دانید چه چیزی باعث می شود مهندس طراح شما بازدهی کمتری داشته باشد؟ اگر حوصله اش سر برود از همه چیز خسته می شود و به سندرم مرد خاکستری مبتلا می شود. بهره وری سقوط خواهد کرد. من می دانم در مورد چه چیزی صحبت می کنم.

فقط فکر نکنید که شما آدم باحالی هستید و می توانید تمام موانع را در اطراف خود بسازید تا به شما نزدیک نشوند.

من همیشه خودم 5S انجام می دهم، این یکی از کارهای من است:

این مزیت های خود را دارد:

• به حداقل رساندن تلفات؛


• قرار دادن خود در خلق و خوی منضبط تر؛


• شکل گیری میل به بهبود فرآیندها (هستی تعیین کننده آگاهی است).


• به حداقل رساندن "اثر پنجره شکسته"؛


• انگیزه پرسنل تولید برای 5S؛


• بازاریابی، نجابت این زمانی است که از اینکه به شرکا و مشتریان خود یک دفتر کار زیبا نشان دهید خجالت نمی‌کشید و خود را با یک آشفتگی خجالت نمی‌کشید.

سیستم 5S در مراحل:

1. مرتب سازی (خلاص شدن از شر زباله)

موارد را به 3 دسته تقسیم کنید:

1. اغلب استفاده می شود؛


2. به ندرت/یا با وضعیت نامشخص استفاده می شود.


3. غیر ضروری.

• اسناد غیر ضروری در کاغذ باطله؛


• لوازم اداری را به مقدار زیاد به انبار ACS تحویل دهید.


• کاتالوگ ها و داده های بایگانی شده که به ندرت استفاده می شوند را به مکان های عمومی (کابینت) منتقل کنید.


• سعی کنید همه چیز غیرضروری را بر اساس ملاحظات عقلانیت توزیع کنید: آن را به جایی که لازم است منتقل کنید، آن را به مکان دسترسی عمومی منتقل کنید، آن را در یک انبار قرار دهید.


• وسایل شخصی بدون استفاده خود را به خانه ببرید. می توانید سوغاتی بگذارید؛


• همه چیزهای کاملا غیر ضروری را دور بریزید.

2. مکان

• آسان برای پیدا کردن!


• آسان برای استفاده!


• به راحتی در جای خود قرار می گیرد!

با ارگونومی هدایت شوید: چیزها را در سمتی قرار دهید که آنها را با دست خود می گیرید.

اقلام را بسته به دفعات استفاده مرتب کنید.
موارد بسیار نادر مورد استفاده را می توان به یک منطقه مشترک (کابینت، قفسه بندی) منتقل کرد.
عادات خود را مرور کنید

میلیون ها هک زندگی در مورد این موضوع در اینترنت شما وجود دارد. هر کسی که در گوگل سرچ کند آن را پیدا خواهد کرد.

3. نظافت سیستماتیک

من به نظافت منظم طبق برنامه اعتقادی ندارم. یا شاید من آن را دوست ندارم، با این حال، هنوز هم ارزش دارد که آن را حداقل خود به خود انجام دهم.

سیستم را با برنامه های تخصصی تمیز کنید، در غیر این صورت کامپیوتر شما به آرامی و به طور نامحسوس با ورودی های غیر ضروری رجیستری، گزارش های خطا، قطعات برنامه های حذف شده نادرست و موارد دیگری که می تواند قسمت قابل توجهی از هارد دیسک را پر کند پر می شود.

فرآیند تمیز کردن صفحه کلید با استفاده از دستمال مرطوب می تواند بسیار زمان بر و کار فشرده باشد. روش من: از یک پیچ گوشتی برای برداشتن پانل بالای صفحه کلید استفاده کنید، آن را زیر آب جاری شیر قرار دهید، آن را با برس لباس و صابون لباسشویی تمیز کنید، آب را تکان دهید، بگذارید کمی خشک شود و صفحه کلید را دوباره جمع کنید. تمیزی کامل است و شما همچنین از شر هر چیزی که نه تنها روی کلیدها، بلکه در زیر آنها انباشته شده است خلاص می شوید.

حدود یک کیلوگرم گرد و غبار را می توان در داخل واحد سیستم شما یافت، و این منجر به گرم شدن بیش از حد به دلیل کند شدن فن ها می شود، "اثر پتو"، که گرمای عناصر پوشیده شده با لایه ضخیم گرد و غبار را به دام می اندازد. این مشکل بهتر است با استفاده از جاروبرقی حل شود.

4. استانداردسازی

چرا باید شناسایی کنم که آیا از قبل محل کار خود را می شناسم؟

1. در صورت مرخصی یا بیماری، شخصی باید جایگزین شما شود. او باید هر سند یا شیئی را بیابد.


2. محل کار اگر استاندارد نباشد خیلی سریع خراب می شود.

برای هر تکنیکی که باید در مورد آن چیزی را به کسی توضیح دهید، دستورالعمل هایی را در تصاویر تهیه کنید. دستورالعمل های کارخانه را دقیقا بسازید و کپی نکنید. روی سینی‌ها علامت بزنید که برگه‌های A4 پیش‌نویس را روی کدام طرف قرار دهید (در چاپگرهای مختلف متفاوت است).

همچنین کشوهای میزهای کنار تخت و مکان های نگهداری وسایل را برچسب بزنید. برای امضای همه مکان‌های مشترک - کمدهای بایگانی، مکان‌های ذخیره‌سازی لوازم اداری، مکان‌هایی برای لوازم چای مشترک باید دقت ویژه‌ای داشت.

استانداردسازی کنید تا:

1. به حداقل رساندن نیاز به آموزش؛

در هر محل کار (حداقل فقط در نزدیکی مکان های معمولی) آنها معمولاً استانداردی را در قالب یک عکس تهیه می کنند: همه چیز چگونه باید باشد.

5. بهبود

• 5S هرگز نمی تواند "کامل" در نظر گرفته شود زیرا ... این روند روزانه و مستمر است.


• عاشق فرآیند بهینه سازی باشید، سعی کنید با اشتیاق و الهام به دنبال فرصت ها باشید.


• وقتی خود را در محل کار شخص دیگری می بینید، به موارد مفیدی که می توانید استفاده کنید نگاه کنید. کار را رعایت کنید.

چه کاری را نباید انجام داد

در اینجا با جزئیات بیشتر بحث شده است:

هرگز صفحه کلید را روی کشوی کیبورد قرار ندهید! این تابلو توسط دشمن بشریت اختراع شده است. این بسیار ناخوشایند و طولانی است. بهتر است یا این پنل را بردارید یا لوازم اداری را روی آن قرار دهید.

3. کامپیوتر خود را ارتقا دهید

3.1. دو مانیتور

دو مانیتور هنگام کار به عنوان مهندس یا برنامه نویس بسیار راحت هستند. یک کتاب مرجع روی یکی باز است و یک برنامه نقاشی روی دیگری. نیازی به جابجایی بین پنجره ها نیست، که ذهن شما را در حالت جریان قرار می دهد. بهره وری را تا 35 درصد افزایش می دهد و همچنین احساس می کنید که یک هکر باحال هستید.

یکی از جنبه های مهم این موضوع این است که خواص ارگانولپتیکی مانیتورها باید مشابه باشد: اندازه دانه، ارتفاع، شیب. در غیر این صورت، انرژی را برای بازسازی عدسی چشم هدر خواهید داد، که باید با فرمت جدید سازگار شود.

3.2. موس پنج دکمه

توصیه می‌کنم از ماوس کامپیوتری با کلیدهای اضافی در کناره‌ها و برنامه‌ریزی یک کلید انگشت شست اضافی، به عنوان مثال، برای عمل "بازگشت" استفاده کنید که به طور قابل توجهی سرعت مرور شما را در پوشه‌ها افزایش می‌دهد. ما وارد پوشه شدیم - این نیست. لازم نیست دکمه «بازگشت» اکسپلورر را دراز کنید، فقط فوراً دکمه اضافی ماوس را با انگشت شست خود فشار دهید و به پوشه بعدی نگاه کنید.

همچنین استفاده از دکمه "Minimize window" روی ماوس بسیار راحت است.

3.3. صفحه کلید

طراحی صفحه کلید برای برنامه نویسان بسیار ناخوشایند است. اگر چنین طرح‌بندی‌هایی چندان رایج نبود، همه چیز خوب بود. آنها در همه جا و در اطراف فروخته می شوند. بنابراین، نیازی به خرید آنها نیست.

مبتکران لعنتی دست به کیبورد بردند و این دکمه را در جایی که نباید بود قرار دادند.

اینجا باید Enter وجود داشته باشد! زیرا باید آن را با انگشت کوچک خود فشار دهید! با دریافت چنین صفحه کلید، من می روم تا آن را تغییر دهم.

این طراحان صنعتی ناقص نمی دانند این دکمه تاسف بار را کجا بگذارند! او نیز ممکن است به اینجا برسد!

این امر تایپ با استفاده از روش تایپ لمسی 10 انگشتی را بسیار دشوار می کند! خیلی بهتر است که آن را به جای Backspace دوتایی یا به جای Enter طبقه دوم قرار دهید.

او همچنین ممکن است به اینجا برسد. و اینجا هم جایی برای او نیست، زیرا... این ترکیب کلیدهای Ctrl + Insert، Shift + Insert را غیرممکن می‌کند (مشابه Ctrl + C، Ctrl + V، که برای من بسیار راحت‌تر به نظر می‌رسد).

اگر کلیدهای "Sleep"، "Wake" و "Power" روی صفحه کلید شما مانند عکس قرار دارند - یک پیچ گوشتی بردارید، صفحه کلید را جدا کنید، این کلیدها را بردارید، صفحه کلید را دوباره جمع کنید. آنها در یک مکان بسیار ناگوار قرار دارند و فشار دادن تصادفی آنها منجر به خاموش شدن یا قرار دادن رایانه شخصی در حالت خواب می شود که از جمله موارد دیگر، با افزایش عصبانیت کاربر همراه است.

اگر لپ‌تاپ دارید و سرعت تایپ شما به دلیل وجود صفحه‌کلید ناراحت‌کننده کاهش می‌یابد، خجالتی نباشید و یک صفحه کلید خارجی را از طریق USB وصل کنید.

3.4. کابل فرمت USB

البته، روزهایی که برای نصب فلش مموری باید به پشت واحد سیستمی که زیر میز قرار دارد می رسید، گذشته است، اما... نه برای همه. اگر واحد سیستم شما خیلی قدیمی است، پس فقط یک سیم داخلی بخرید تا بتوانید به جای خزیدن زیر میز، فلش مموری را به راحتی وارد کنید.

3.5. هارد SSD

من یک هارد SSD خریدم و سیستم عامل را روی آن نصب کردم. و فایل ها را روی هارد دیسک قدیمی خود (HDD) گذاشتم. روشن، خاموش کردن و عملکرد رایانه به طرز محسوسی تسریع شده است. سرعت کامپیوتر به میزان قابل توجهی کمتر شد، زیرا... سرعت انتقال اطلاعات SSD بالاتر است.

4. ارتقاء نرم افزار

وقتی به مردم درباره برخی برنامه‌های راحت جدید می‌گویم، مستقیماً از نظر فیزیکی رد مغز آنها را احساس می‌کنم.

"لعنتی بعضی برنامه ها چرا؟؟((باید درکشون کنیم...!!!(("

لطفا تلاش کن آنها نمی توانند ساده تر باشند.

4.1. پونتو سوییچر

برای از بین بردن اثر تایپ روی صفحه کلید مقابل ghbvthyj nfrbv j,hfpjv، پاک کردن همه چیزهایی که نوشتید و دوباره تایپ کردن این متن، می توانم نصب برنامه رایگان Punto Switcher را توصیه کنم که این عملیات را خودکار می کند.

با این حال، من بلافاصله سوئیچینگ طرح خودکار آن را غیرفعال می کنم و هر بار با یک کلید ترکیبی آن را تغییر می دهم و برنامه فقط بیمه می کند. به عنوان مثال، وقتی نیمی از کلمه را قبلا به زبان اشتباه نوشته اید، آن را حذف نمی کنید تا دوباره بنویسید، بلکه فقط کلید Pause را فشار دهید و کلمه طرح خود را تغییر می دهد.
این به این دلیل است که در حالت خودکار، هنگام تایپ رمزهای عبور یا اختصارات، موارد مثبت کاذب رخ می دهد.

4.2. ماشین حساب NumLock

برای سرعت بخشیدن به محاسبات انجام شده روی ماشین حساب، می توانم نصب برنامه رایگان NumLock Calculator را توصیه کنم. این یک برنامه ماشین حساب معمولی (یا پیشرفته) است، تنها با این تفاوت که با فشار دادن کلید NumLock بلافاصله روی صفحه نمایش داده می شود و همچنین توسط آن پنهان می شود. به نظر می رسد - شما دست خود را روی صفحه کلید اضافی بالا می برید، NumLock را فشار می دهید، اعداد و علائم را از همان صفحه کلید اضافی وارد می کنید و ماشین حساب را با همان کلید می بندید.

یک صفحه کلید اضافی اینجاست. و دکمه ای که باید فشار دهید دایره می شود.

4.3. یادداشت های ویندوز

من همیشه از آن استفاده می کنم. خیلی راحته

متنی وجود دارد که مدام باید در جایی کپی و پیست شود. نگهداری آن در یادداشت ها راحت است، نه در برخی از نوت بوک هایی که باید باز شوند.

4.4. اسکرین شات

من همیشه در حال نوشتن چیزی هستم و این برنامه خوب است زیرا می توانید بلافاصله بخشی از صفحه را انتخاب کنید تا بعداً مجبور نباشید آن را برش دهید. و این قطعات نیازی به ذخیره شدن در جایی ندارند، خودشان در پوشه مورد نظر می افتند. سرعتش خیلی زیاد میشه

4.5. شروع دو خطی و بدون گروه بندی پنجره های کوچک شده

من شروع دو خطی را خیلی دوست دارم زیرا روز هفته همیشه قابل مشاهده است! شگفت انگیز!

عدم گروه بندی پنجره های کوچک شده نیز کار را سرعت می بخشد. کلیک های غیر ضروری ماوس را کاهش می دهد.

4.6. مینیمالیسم. از شر چیزهای غیر ضروری خلاص شوید

تعداد زیادی عناصر غیر ضروری در رایانه شخصی وجود دارد و معمولاً به ذهنتان خطور نمی کند که آنها را حذف کنید، زیرا هر یک از آنها به تنهایی زمان بسیار کمی را می گیرد، اما اگر این زمان را در تعداد این سنگریزه های کوچک ضرب کنید. به طور مداوم در حال تلو تلو خوردن، سپس مقدار کل ضرر و زیان می تواند بسیار قابل توجه باشد.

4.6.1. اولین و واضح ترین چیزی که باید از شر آن خلاص شوید فایل های غیر ضروری است..

اغلب اوقات به طرز افسرده‌ای تصویری را دیده‌ام که در آن شخصی حدود 8 "پوشه جدید"، پوشه‌هایی با نام‌های "Disassemble"، "vdpovd" و غیره را روی دسکتاپ و در پوشه‌ها دارد. در همان زمان، شخص سوگند یاد می کند که مطمئناً می داند چه چیزی در کدام پوشه قرار دارد. مشاهده کار این کارمند نشان می دهد که اینطور نیست. چنین نامگذاری اشیا حتی عملکرد "جستجو" را نیز بی قدرت می کند. بنابراین: مطلقاً هر چیزی را که ذخیره شده است، "در صورت لزوم"، هر چیزی که هدف آن تعریف نشده است، هر چیزی که مدتها است کهنه شده است، نابود کنید. من محبوب ترین پاسخ را از کارمندانی که دوست دارند نهمین "پوشه جدید" را ایجاد کنند می دانم - هیچ زمانی وجود ندارد! آیا به این دلیل است که زمان وجود ندارد، زیرا زمان صرف جستجوی فایل های ضروری می شود؟

در مورد آن چه باید کرد:

اگر در مورد فایل‌هایی که ممکن است هنوز به آن‌ها نیاز دارید شک دارید، یک پوشه ایجاد کنید. سطل زبالهو این فایل ها را در آنجا قرار دهید. این بهتر از حذف آن در سطل زباله است، زیرا ... گاهی اوقات سطل زباله فقط از روی بی حوصلگی خالی می شود و یافتن چیزی در آن بسیار دشوار است، اما اگر به دنبال چیزی هستید که مربوط به این پروژه باشد، اما پیدا نشد، منطقی است که به دنبال آن باشید. Junk” پوشه این پروژه. P.S. صادقانه بگویم، هر چیزی که به آنجا ختم می شود بعداً هرگز مفید نیست. این بیشتر برای آرام کردن اعصاب است.

4.6.2. لغو اشتراک 80 درصد از نامه های ایمیلی خود.

هر حرف هیچ چیزی را از بین نمی برد. نامه دیگری از یک خبرنامه روزانه را می بینید که هرگز آن را نخوانده اید، فوراً آن را حذف می کنید، یک ثانیه را تلف می کنید و "زمانی" برای لغو اشتراک ندارید، زیرا باید 18 ثانیه وقت بگذارید. بنابراین: شما یک ثانیه را تلف نمی کنید: می بینید که نامه جدیدی وارد شده است - توجه شما قبلاً منحرف شده است. علاقه خراشیده است، چه چیزی وجود دارد؟ شما آن را از طریق نامه باز می کنید - خبرنامه دیگری. حذف کنید. اگر تمام اقدامات مربوط به رسیدن این نامه را زمان بندی کنید، نه یک ثانیه، بلکه خیلی بیشتر دریافت خواهید کرد.

4.6.3. آشغال ها را از راه اندازی و سینی حذف کنید.این می تواند مقدار زیادی رم را اشغال کند. چیزی که از راه اندازی حذف کردید احتمالاً ارزش حذف کامل را از رایانه شخصی خود دارد.

4.6.4. دسکتاپ کامپیوتر خود را کاوش کنید.اگر 90% توسط میانبرها و فایل ها اشغال شده باشد، مشکلی وجود دارد.

4.7. اگر اغلب به پوشه‌ها دسترسی دارید، میانبرهایی را برای پوشه‌ها روی دسک‌تاپ قرار دهید، نماد آن‌ها را به یک نماد قابل توجه تغییر دهید.

4.8. برنامه هایی را که در ابتدای هر روز کاری بلافاصله راه اندازی می کنید به راه اندازی اضافه کنید.

چیزی که صبح هنگام روشن کردن رایانه خود بلافاصله روی دسکتاپ خود کلیک می کنید.

4.9. ذخیره سازی داده های ابری

با جدا کردن فایل‌ها از رایانه‌های کارمندان و انتقال آنها به این پایگاه داده، یک ذخیره‌سازی فایل در فضای ابری ایجاد کنید. اجازه دهید همه در این پایگاه داده زندگی کنند - فایل های موجود در آن را به روز کنید که دیگران از آن استفاده می کنند، بدون اینکه چیزی برای خود پنهان کنند، همه چیز را به استفاده جمعی منتقل کنید (به استثنای تعدادی از پوشه های مخفی). این امر سهولت استفاده، محافظت در برابر خطاهای ناخواسته و آگاهی کلی را تا حد زیادی بهبود می بخشد. این شکست واقعی موانع بین بخش هاست! زمانی که افراد نسخه های متفاوتی از یک سند دارند، بسیار بهتر از این است که هرکسی در پرونده های شخصی خود با استفاده از الگوهای خود استفاده کند.

همه این اقدامات به شما این امکان را می دهد که اگر حذف نشود، به طور قابل توجهی از عملیات غیر ضروری مانند "ارسال آخرین نسخه" و سایر انتقال هایی که نامه های شما را به هم می ریزد، کاهش دهید. نکته اصلی نظم و انضباط مستقر است. سیستم نامگذاری فایل یکپارچه همه باید در سیستم طبق قوانین آن کار کنند.

و فایل های ابری از سه جهت بد هستند - سرعت عملکرد، عدم دسترسی در صورت خرابی شبکه و نشت احتمالی به رقبا.

برای به حداقل رساندن خطرات، بهتر است فقط فایل هایی را به اشتراک بگذارید که در واقع روی آنها کار می شود. آنها باید در یک ذخیره سازی فایل محلی باشند، اما برای دسترسی از راه دور احتمالی از خانه یا هر جای دنیا، با ابر همگام شده باشند. مدیر سیستم شما قادر به انجام این کار خواهد بود.

4.10. Cloud Scheduler

یکی را که دوست دارید انتخاب کنید. آنها مورد نیاز هستند تا هر کارمند یک برنامه کاری واحد را ببیند.

4.11. به روز رسانی ایمیل حداکثر هر 30 دقیقه یک بار

برای افزایش فواصل کار در حالت غوطه وری در فرآیند

5. ارتقاء سطح یک کارمند

ویژگی کار یک کارمند اداری به گونه ای است که حداکثر بهره وری او در دوره ای حاصل می شود که می توان آن را "جریان" نامید، یعنی حداکثر تمرکز روی کار، غوطه ور شدن در فرآیند. اگر این کارمند با سؤالی پرت شود، حجم عظیمی از اطلاعاتی را که در سرش پردازش می شد از دست می دهد و دوباره برای آماده شدن برای کار به زمان زیادی نیاز دارد. این را می توان با پرسیدن از شخصی که مقدار زیادی هیزم حمل می کند مقایسه کرد. او هیزم ها را روی زمین می اندازد، به ساعت مچ دستش نگاه می کند، به این سوال پاسخ می دهد و برای مدت طولانی، تکه تکه، هر چیزی را که حمل می کند جمع می کند.

5.1. آموزش استفاده از کلیدهای میانبر

فقط باید آن را در گوگل جستجو کنید و یاد بگیرید، تمرین کنید. نه همه چیز یکدفعه به آرامی، یک ترکیب در روز. اگر فقط از ماوس استفاده کنید، سرعت کار شما بسیار کاهش می یابد.

یک برگه از کلیدهای میانبر را چاپ کنید و آن را در مقابل خود آویزان کنید.

5.2. نحوه مکاتبه صحیح در ایمیل و استفاده از قانون صندوق ورودی خالی را بیاموزید

5.3. یاد بگیرید که با فرسودگی سیستم ارتباطی مقابله کنید

این زمانی است که ما برای هر عطسه و حواس پرتی تماس می گیریم، اگرچه برای مسائل غیر فوری می توانید از طریق ایمیل بنویسید.

مثل این:

5.4. تایپ لمسی با 10 انگشت را بیاموزید

این موضوع جای تردید دارد. من یاد گرفتم، اما بهتر است درس نخوانم. غلط املایی بیشتر است. این به کسی کمک خواهد کرد، اما به من کمک نکرد.

5.5. نحوه برقراری ارتباط صحیح اطلاعات را یاد بگیرید

کارمندان شرکت تله پات نیستند و باید روی قوانین مشترک تعامل توافق کنند تا به وضوح بفهمند که چه چیزی باید از یکدیگر انتظار داشته باشند. دستورالعمل ها شامل یک سیستم یکپارچه از قوانین، ساده و قابل اعتماد مانند یک تفنگ تهاجمی کلاشینکف است. این خیلی بهتر از تکه‌هایی از قوانین و آرزوهایی است که زمانی توسط کسی در کلمات بیان می‌شد.

اگر همه از این قوانین پیروی کنند، زندگی برای همه افراد شرکت بسیار بهتر و راحت تر خواهد بود. همه ما از هرج و مرج خسته شده ایم.

5.6. از هدفون های جاذب نویز ساختمانی استفاده کنید

من شخصاً اغلب از آنها برای تمرکز روی کار و پرت نشدن استفاده می کنم.

نتیجه گیری:

پس از همه اینها، سعی کنید فرهنگ رایانه شخصی را به بخش خود و فراتر از آن گسترش دهید. این را می توان با مثال شخصی و از طریق آموزش به دست آورد. خودتان را نجات دهید و دیگران در اطراف شما نجات خواهند یافت! از تلاش نترسید. ما آن را امتحان کردیم، آن را دوست نداشتیم، آن را همانطور که بود برگرداندیم. اگه دوست داشتی گذاشتی تحولات جدید را با همکاران مبادله کنید و فوراً آنها را عملی کنید. این منجر به یک واکنش زنجیره ای می شود - ایده ها به تنهایی در سر کارمندان شما ظاهر می شوند. کار کردن با این رویکرد باعث خوشحالی است. نکته اصلی این است که در همان ابتدا تسلیم نشویم، به ناچار با مقاومتی از "سکون استراحت" در سر مردم مواجه می شویم، که ناگزیر هرکسی که تصمیم می گیرد مسیر شروع تغییر را در پیش بگیرد، با آن مواجه می شود.

مقاله بمب! بازنشر کن