Getting Things Done е техника за управление на времето, основана от Дейвид Алън и описана в книгата му със същото име.

Основната идея на метода е, че човек трябва да разтовари главата си от ненужна рутинна информация, като я прехвърли на външен носител, било то тави с документи, дневник или.

Дейвид предлага алгоритъм, който може да се използва за ефективна обработка на големи количества информация и организиране на вашето време.

Според метода GTD е по-добре да работите с входящата информация на няколко етапа:

2. Обработка.

3. Организация.

5. Действия.

Нека разгледаме тези етапи по-подробно.

Колекция

Основната идея е всяка получена от вас задача, идея, информация и т.н. трябва да бъдат записани на някакъв носител: на хартия, по пощата, в лаптоп или джобен компютър. Може би ще използвате различни инструменти за запис на различна входяща информация. Това не е важното. Основните идеи са следните:

Няма да забравиш нищо

Ще разтоварите главата си от голямо количество рутинна информация.

Информацията, записана на хартия, може да се събира в тави, файлове или имейли, изпратени до определени папки и т.н., в зависимост от инструментите за събиране.

За да работи тази схема, входящите информационни табла трябва да се обработват на определен период от време, например веднъж седмично. Обработвайки тавите, вие всъщност ги изпразвате.

Например, можете да записвате всички задачи, идеи, бележки в секцията „Задачи“ на онлайн органайзера с едно кликване.

Организация

Обработката на събраната информация (кошница, тава, контейнер за входящи) протича стриктно съгласно следния алгоритъм:

Вземете следващия горен елемент от кошницата „Входящи“.

Ако даден елемент изисква действие и отнема малко време (до 5 минути), тогава го изпълняваме незабавно.

Ако една задача изисква много време, тогава я делегираме на някого или я отлагаме.

Ако даден елемент в кошницата „Входящи“ не изисква действие, тогава ние изхвърляме този елемент, поставяме го в тавата (списък) „Някой ден Може би“ или оставяме този елемент някъде в архива като справочна информация.

За да организирате работата по онези задачи, които изискват допълнителни действия, Дейвид Алън предлага да разделите такива задачи на няколко списъка:

Следващи стъпки

Трябва да имате списък с допълнителни конкретни действия, които трябва да бъдат предприети. Само в този случай ще можете да работите възможно най-ефективно, „смилайки“ голям брой случаи.

В онлайн органайзера TimeMaster подобен списък е представен от лист със задачи

проекти

Задачи, които изискват повече от едно действие за постигане на целите си, по същество са проекти. Например, за да се подготвите за презентация, трябва да се обадите на организаторите, да платите сметката за помещенията и т.н. За всеки проект трябва да се определят по-нататъшни действия.

С онлайн организатора TimeMaster можете да разделяте задачите на подзадачи за секунди.

Отложено

Ако дадена задача е била делегирана или може да бъде изпълнена малко по-късно по някаква причина, тогава такива задачи трябва да бъдат поставени в отделен списък.

Онлайн органайзерът TimeMaster има контакти, чрез които можете да поддържате списъци със задачи.

Някой ден може би

Има задачи, които не са актуални в момента, не е ясно дали ще бъдат актуални в бъдеще, но има възможност. Такива задачи са поставени в отделен списък.

В онлайн органайзера TimeMaster можете да организирате такива списъци за секунди, като използвате контексти.

Дейвид Алън препоръчва да се изостави класическото строго планиране на деня, когато целият ден е планиран минута по минута. Такова планиране рядко е приложимо на практика, тъй като можете да бъдете разсеяни по всяко време и плановете могат да се променят.

Дейвид вярва, че задачите са разделени на твърди и меки.

Гъвкави задачиотидете в прост списък. Това са задачи, които могат да бъдат изпълнени по всяко време, така че могат да бъдат изпълнени по ред. Повечето задачи за обикновения човек попадат в тази категория.

Тежки задачи– това са задачи, които са обвързани с определено време. Например среща, конференция, насрочено обаждане, задача е на път да изтече.

Логично е да запазите само трудни задачи в календара си. В началото на деня вие преглеждате своя календарен списък и списък със задачи. Най-удобно е, когато списъкът със задачи и календарът са разположени на една и съща страница. По-лесно е да планирате по този начин. Ако няма планирани трудни задачи в началото на деня, тогава можете да изпълнявате гъвкави задачи по ред: в зависимост от наличността на време, енергия и ресурси, изпълнявате задачи от най-висок до най-нисък приоритет. Веднага щом дойде време за трудна задача, вие си правите почивка, изпълнявате трудната задача и след това се връщате към изпълнението на задачите от списъка. Това е най-гъвкавият, лесен и удобен начин за планиране при работа с голям брой случаи.

Дейвид също споменава планиране отгоре надолу в своята книга. Той използва аналогията на прегледа на целите, проектите и задачите „отгоре“:

1. текущи дела;

2. текущи проекти;

3. техническо задание;

4. следващите години (1-2 години);

5. петгодишна перспектива (3-5 години);

Въпреки това, както самият Дейвид признава, в книгата му основният акцент е върху описанието на методите за обработка на текущи дела и проекти, а стратегическото планиране трябва да бъде отделено в отделни книги. Между другото, методите за стратегическо планиране са описани от Стив Кови, също толкова известен световен експерт в областта на управлението на времето. Това се обсъжда в статията за стратегическото планиране.

Можете да прочетете повече за техниката GTD в едноименната книга Getting Things Done от Дейвид Алън или да научите как да прилагате тази и други техники на практика с помощта на онлайн органайзер и други инструменти в нашия видео курс.

Не го губете.Абонирайте се и получете линк към статията в имейла си.

Предговорът към руското издание на книгата на Дейвид Алън „Поставяне на нещата в ред: Изкуството на производителност без стрес“ започва така: „На всеки съвременен човек му липсва време и всеки се оплаква от собствената си дезорганизация - понякога забравяте за важна среща, понякога закъсняваш, понякога не идваш навреме.” Поради това отношенията с колеги и приятели се влошават, работните планове се сриват и благосъстоянието се влошава. Колкото по-организиран е човек, толкова по-лесно се справя с работата, домакинските задължения и живота като цяло, толкова по-добри са отношенията му с другите.”

Такива ситуации са познати на мнозина. И обещанието на автора на книгата да помогне на хората да станат по-организирани до голяма степен обяснява нейния успех. Това се доказва не само от над 600 хиляди продадени копия от 2001 г. само в Америка, но и от по-нататъшното развитие на концепцията на Алън от много автори, създаването на специален софтуер, включително мобилни приложения, където методът Getting Things Done (GTD) се взема за основа. Днес цели онлайн ресурси са посветени на отделни техники на Алън (например „43 папки“). Това ясно показва, че разработките на автора са повлияли значително на такава област като лична. Ето защо в тази статия ще говорим за концепцията на GTD, принципите на нейното функциониране, както и някои практически аспекти, които всеки може да приложи в своята дейност.

Как да доведем нещата докрай

Да свършим нещата– техника за повишаване на личната ефективност, разработена и описана в едноименната книга на Дейвид Алън. Съкращението GTD е по-често срещано. Уикипедия казва, че при превода на фразата от английски на руски е погрешно използвана формулировката „подреждане на нещата“ (книга е публикувана с това заглавие в руския превод), докато това, което е необходимо, е „довеждане на нещата докрай“. Интересен факт е, че руската и английската Wikipedia се различават в тълкуванията на самото разбиране на техниката GTD: първата я нарича независима и ограничено свързана с управлението на времето, докато втората твърди, че GTD е метод в рамките на управлението на времето .

Много експерти отбелязват специфичния стил на представяне, присъщ на Алън. Неговите идеи, за разлика от идеите, изложени от Стивън Кови в "", не са вдъхновяващи, но предоставят строго и подробно описание на алгоритъма. За разлика от Кови, който не е лишен от философски размисли и изисква ясна мисия, покриваща основната цел на живота, Алън, напротив, изгражда система „отдолу нагоре“. Той е убеден: за да промените живота си, трябва да започнете не с глобални задачи, а с подреждането на нещата в най-незначителните околни детайли.

„Препоръчвам ви да действате според принципа „от самото начало“ - така авторът описва използването на собствения си метод. Според Алън не е нужно просто да четете и да си отбелязвате, трябва наистина да започнете да го използвате, защото не изисква специални умения и резултатите няма да закъснеят.

И така, въоръжени със съветите на автора, стигаме до най-важното: въпросът за същността на метода за постигане на нещата. Мнозина критикуват концепцията GTD за нейната сложност и неразбираемост, което в същото време не пречи на всеки да разработи своя собствена система, възприемайки само някои постулати. По-долу са дадени точно такива препоръки от книгата „Да свършим нещата“:

Организация на пространството

Една от първите препоръки, направени в книгата. Според Алън работното място е нещо като контролен пункт, от който започва пътуването на всеки ден. Въпросът тук е много абстрактен – въпросът не е толкова работното място да не е затрупано с книжа и разпилени офис консумативи (това изискване е характерно за всички, които прибягват до управление на времето), а че трябва да го организирате максимално добре “за себе си”, според вашия вид дейност и нужди. Има и специфики: GTD техниката предполага наличието, в допълнение към бюрото, разбира се, на следните атрибути:

• тави за хартия (поне три);
• пакет хартия А5;
• писалка или молив;
• лепкави листа (~8 х 8 см);
• кламери;
• Щипки за големи купчини хартия;
• телбод;
• скоч;
• гумичка;
• машина за лепене на етикети;
• папки за хартия;
• дневник;
• кофа за боклук

Система за съхранение на справочна информация

Всеки има нужда от такава система. Шкаф за съхранение на кореспонденция, много папки, машина за лепене на етикети - с една дума всичко, което помага да се структурира всяка входяща информация за лесен достъп по-късно. Авторът е убеден, че процесът на публикуване на писмо или документ в такава система трябва да отнеме не повече от 60 секунди. Затова е по-добре да организирате нещо като азбучен каталог, който ще ви позволи бърз и удобен достъп до информация.

Списъци

В допълнение към използването на календар за планиране, всеки трябва да има 4 списъка:

1. „Следващи действия.“ В този списък записвате нещата, които трябва да направите в близко бъдеще. Няма значение в каква форма е - хартиен бележник или текстов документ на работния плот на персонален компютър, важно е винаги да е с вас. По този начин ще имате постоянно напомняне за нещата, които все още трябва да се направят. Трябва да редактирате такъв списък и да правите нови записи в него всеки ден.

2. проекти. Под това заглавие Алън разбира предприятия, които са няколко свързани поддействия и следователно изискват повече от едно действие за изпълнение. Проектите трябва да бъдат наблюдавани, за да може да се прецени напредъкът на тяхното изпълнение (ежеседмично).

3. Отложено. Този списък съхранява проекти, чието изпълнение е делегирано на някого или изисква влиянието на външни фактори. Те също трябва да се проверяват систематично (поне веднъж седмично).

4. Някой ден/може би. От името на списъка става ясно, че това е списък с несигурни неща, които трябва да направите за бъдещето, като бягане на маратон или създаване на блог.

Поддържането на тези списъци е тясно свързано с осн принципиГДД: събиране, обработка, организация, преглед и действие.

Колекция.Дейвид Алън използва термина "кошче", за да обозначи улавянето на информация във всеки носител с цел освобождаване на ума. Това може да е органайзер, дневник, лаптоп. Трябва да извадите всичко от главата си (в този случай да го преместите) и да продължите към следващия етап.

Обработка.Когато се обработва информацията, тя трябва да бъде разделена на два вида: тази, която изисква действие, и тази, която не изисква. Когато работим с първия тип, или го правим сами, или делегираме, или го отлагаме. Когато работим с втория, ние го оставяме настрана в референтната информация, отърваваме се от него и го добавяме към списъка „някой ден“.

Правило за две минути – ако завършването на дадена работа отнема по-малко от 2-5 минути, тя трябва да бъде направена незабавно.

Прегледсписъкът със задачи трябва да се изпълнява ежедневно или възможно най-често. GTD изисква поне седмичен преглед на всички дейности, проекти и неизпълнени елементи.

Действие.Физическо изпълнение на задачите.

В допълнение към вече казаното, бихме искали да обърнем внимание на факта, че GTD не е уникален инструмент, а набор от техники. Можете да ги вземете като основа, да коригирате, променяте според вашия вид дейност и нужди.

Контрол върху постиженията

За да могат малките неща, на които сме разделили нашите големи, да вървят към завършване, важно е да разберем каква цел преследваме, какви резултати искаме да постигнем. Както вече беше споменато, в съответствие с това се планират поредица от последователни действия и напомняния, комбинирани в единна систематична система. Колкото по-сложен е проблемът, толкова по-малки „тухлички” трябва да бъде разделен и толкова по-детайлно трябва да се разработи системата. Нека разгледаме по-отблизо етапите на постигане:

• Отговорът на въпроса какво искаме да постигнем. Трябва ясно да разберем защо извършваме определени действия. Това е като стрелец, който се цели в окото на мишена. Той може да извършва много действия от теглене на тетивата до стрелба, но резултатът все пак ще бъде проверен от стрелата, удряща центъра на мишената. Без да отговаря на въпроса, той може да изпрати стрела към публиката.
• Отговорът на въпроса е как искаме да постигнем. Тук за повечето хора генераторът на идеи започва активно да работи, произвеждайки както подходящи, така и направо луди. Като първо запишете всичко без критики и след това изберете най-подходящите, можете по-лесно да постигнете целта си.
• Избор на най-добрата траектория и директно следване по нея. Така, след като отговорим на въпросите, можем да създадем ясен план, следвайки който да постигнем целта си.

Вашият живот се състои от поставени цели, поредица от вашите действия и получените резултати. Колкото по-добре можете да структурирате информацията на различни нива, да изграждате вериги от действия и да ги следвате, толкова по-добре можете да подредите делата си.

Малко за автора

И накрая, малко за самия автор. Дейвид Алън (роден на 28 декември 1945 г., Шривпорт, САЩ) е експерт и консултант по управление на времето и лична продуктивност. Като тийнейджър той започва да се интересува от дебат и печели Щатския шампионат по дебат на Луизиана. В университета той специализира в изучаването на американската история. След като завършва колеж, Д. Алън прекарва доста дълго време в търсене на своето място в живота. Според собственото му уверение той е сменил поне 35 професии преди да навърши 35 години. Списъкът с длъжности, които заема, е наистина впечатляващ, а на моменти дори екзотичен. Бъдещият треньор е работил като сервитьор, готвач в ресторант, учител по карате, магьосник, стругар, продавач на витамини и мотопеди, туристически агент, мениджър по туризъм и ландшафтен дизайнер. През 80-те години той започва да разработва програми за обучение на мениджъри и ръководители в Lockheed Corporation.

Днес Д. Алън управлява собствена компания, която предоставя коучинг в областите на ефективно управление и продуктивност. Самият Алън много рядко провежда публични семинари. Той е и един от основателите на Actioneer Inc, компания, специализирана в производството на офис консумативи.

Алън е написал три книги – вече известната Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, както и „Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of живот".

Отстъпка за потребители на 4brain

Самият Алън много рядко провежда публични семинари; това се прави от негови сертифицирани студенти. Така в Русия, Беларус и Казахстан нейният сертифициран партньор е Everconsult, който провежда обучение по GTD.

Фирма Евърконсулт се свърза с нас и предложи на всички потребители на сайта ни 15% отстъпка от техните събития (при интерес). . За да получите отстъпка при регистрация, трябва само да въведете промоционален код.

Ще разкрия някои тайни за ефективност в живота и бизнеса...

Малък измамен лист за това как да подредите нещата и да започнете да живеете ефективно!

Дейвид Алън лично ви кани на обучение в Москва. Трябва да кажа, че книгите му са продадени в повече от 2 милиона копия!
И системата му наистина работи!

Животът ви няма да е същият, ако се запознаете със системата GTD!
Спомням си, че бях много впечатлен от изпълнението на Дейвид Алън!

Хващаме се за хиляди неща, опитвайки се да не забравяме за ежедневните дребни неща по пътя, често забравяме за целта, но помним неизбежно наближаващите срокове.

Понякога страхът от лавина от задачи буквално парализира мозъка и настъпва апатия, отлагане и депресия. В такива моменти работата се движи бавно, изглежда, че дори курсорът на мишката едва пълзи по монитора.

Тази ситуация е толкова по-опасна, колкото повече човек работи в екип, особено ако говорим за екип за разработка.

Идеята да поканим на нашата конференцияДейвид Алън, макар и неочакван, не беше случаен. Личната, на пръв поглед, концепцията на GTD дава добри препоръки за всеки разработчик поотделно и процеса на разработка като цяло. Разбира се, методът GTD не е толкова съобразен с процеса на разработка на софтуер, колкото гъвкав, но въпреки това може да го допълни или да стане първата стъпка към прехода на екипа към гъвкава методология за разработка. Какво е GTD за програмист?

Нека разделим прилагането на принципите на GTD в разработката на два блока: личен, когато говорим за индивид и екип, когато говорим за компания или група разработчици. Като цяло принципите са едни и същи, но е много по-трудно да се прилагат в екип, тъй като е гарантирано, че има саботаж и съпротива от страна на служителите или ръководителя на екипа.

Един воин на полето

Една от основите на метода GTD е принципът на преместване на задачи от човешката памет към външен източник. По този начин човешкият мозък престава да се тревожи за поддържането на всички планове, от незначителни до глобални, и започва да се концентрира върху задачите, които са наистина важни в момента и тяхното изпълнение. Някои казват, че методът GTD е ефективен за освобождаване на лично пространство и намиране на баланс между работа и, например, хоби или семейство. Въпреки това, от гледна точка на практичен разработчик, GTD е необходим преди всичко за поддържане на баланс между работа и... работа.

Програмисти, системни архитекти и ръководители на проекти постоянно жонглират с множество приоритети, задачи или проекти. Често обстоятелствата не позволяват изпълнението на една задача, така че трябва да можете бързо да се адаптирате. Подобно бързане от проект на проект често поражда стрес, но не този, който възниква от нелюбимата работа, а стресът като физиологичен и емоционален феномен. Колкото по-високо е нивото на тревожност, толкова по-трудно е да се справите с възложените задачи. Тук GTD идва на помощ.

Инсталиране на филтри в списъка със задачи

На първо място, трябва да зададете граници, като изберете основната сред всички задачи. Оставяйки основното, вие освобождавате време и енергия и създавате импулс за действие с много по-малко усилия, отколкото когато държите всички малки неща в главата си. Има рутина, има важни проекти, има планове за бъдещето. В същото време във всички тези категории има важно нещо. За да го изберете, трябва да изпълните няколко стъпки:

• изберете започнати, но незавършени задачи;


• изберете случаите, които предизвикват най-голямо безпокойство;


• изберете неща, които не искате да правите и които постоянно отлагате;


• изберете рутинни задачи, включително домакински.

По правило основното се намира в първите три групи. Съответно трябва да се обърне приоритетно внимание на смущаващите и недовършени неща - в крайна сметка не напразно точният превод на Getting Things Done е „да доведеш нещата докрай“.

Рационализиране на комуникацията

Без значение дали е на свободна практика или програмист, работи дистанционно или в екип, той постоянно е в полето на комуникация: обаждания от клиенти, въпроси от ръководството, заявки от потребители и колеги, информационни съобщения от доставчици на SDK, и т.н. Тези комуникации не могат да се нарекат незначителни, но трябва да можете да ги управлявате компетентно.

• Спрете да проверявате имейла си на всеки 5 минути - задайте изскачащи предупреждения, които можете да погледнете с крайчеца на окото си. Поставете пощата си в папки и я четете, докато се актуализира в определен момент.


• Разделете всички комуникации по контекст: Skype, мобилни разговори, стационарен телефон, комуникация по имейл и т.н.. Отделете определено време за комуникация във всеки канал.


• Проверете служебните и личните чатове. Може би, ако вашият нов служител ви пише безкрайно или стар колега ви задава същите работни въпроси, трябва да ги помолите да подготвят въпроси, да отделят време за комуникация и да изяснят всички трудни моменти.


• Гледайте уеб браузъра си. Разработчиците често разглеждат специализирани теми във форуми или специализирани сайтове. Там те се сблъскват с интересни теми и дискусии, които нямат нищо общо с текущата задача. По-добре е да отложите четенето на наистина интересна тема, като използвате отметки в браузъра или специални помощни програми за съхраняване на връзки (например добавката Pocket, която също може да се инсталира като приложение на мобилно устройство и да синхронизира отметките).


• Съхранявайте тетрадка и/или приложение, където записвате всички задачи с етикети за спешност и важност. GTD за управление на бизнеса въвежда концепциите за време, контекст (място) и действие. За да приоритизирате правилно задачите, представете си прост филтър, като в Excel, например. Задайте на всяка задача времеви параметър (по час или време на деня), местоположение (дом, работа, улица, фитнес зала, магазин и т.н.). И след това разпределете задачите приблизително по следния начин: „поискайте коментари относно техническите спецификации - работа - 14:00“ или „обадете се в магазина за гуми - улица - вечер“. Има много приложения за такива бележки: от планировчика на задачи в Windows, който можете да използвате за вашите цели, до Evernote, Rainlendar и внимателно написани напомняния на вашия смартфон.

Увереността, че имате такъв списък, гарантирано ще намали тревожността и ще ви помогне да се съсредоточите върху решаването на всяка от задачите.

Има по-глобален проблем, който също засяга разработчиците на всякакъв вид заетост. Днес почти всяка седмица се пускат нови инструменти, ръководства и помощни програми за разработчици и от време на време има съобщения за нови версии на рамки, нови библиотеки и дори нови езици за програмиране. Цялата тази информация предизвиква изключителен интерес сред професионалистите, а понякога дори ги пленява и ги принуждава да опитат нещо ново (да създадат просто мобилно приложение, да напишат „Hello, world!“ в Brainfuck или да съставят нов проект с отворен код). Има само един изход: разпределете интересите според тяхната значимост спрямо текущи проекти, краткосрочни и дългосрочни цели. Фокусирането върху една задача прави възможно повишаване на личната производителност, освобождаване на време и започване на научаване на нова информация.

5 стъпки за оптимизация

Методът GTD идентифицира пет етапа на работа върху списък със задачи.

Събиране на информация.Трябва да съберете всички задачи - просто вземете и запишете в химикал или в текстов файл всичките си рутинни, недовършени, глобални дела. Важно е да запомните, че например зад задачата „Напишете отчет в Fast Report for Snowman LLC“ има няколко важни и изискващи внимание подзадачи: събиране на изисквания от клиента, изготвяне и одобряване на технически спецификации, заявка на масив от данни за тестване на отчета и т.н. ... Необходимо е да запишете абсолютно всички задачи - малко по-късно ще ги групирате.
Обърнете внимание не само на онези проекти, които са в паметта, но и на тези, които са на компютъра - често там няма по-малко хаос, отколкото в мислите. Струва си да разделите файловете в папки, съответстващи на всеки проект, като разделите личните документи от работните.

Процес на обработка.Обработете информацията според схемата, предложена от GTD: ако нещо вече се прави, трябва да го продължите до края, ако можете да го направите за по-малко от две минути, направете го веднага.

Класически алгоритъм за обработка на GTD

От гледна точка на работата по ключов за вас проект е важно да вземете предвид няколко нюанса.

• Отложете неспешни задачи, например изучаване на неосновни материали, които по никакъв начин не са свързани с текущата работа.


• Ако е възможно, делегирайте задачи, например на колеги или хора на свободна практика. Ако пишете код бързо и ефективно, но не сте много добри в създаването на уебсайт, реклама или дизайн, обърнете се към професионалистите. Дори ако това е ваш собствен проект, инвестицията в качествена работа на някой друг бързо ще ви се отплати.


• Научете се да казвате не. Това е може би едно от най-трудните умения: винаги ще има десетки приятели, чийто Windows се е сринал, грешка се е промъкнала в кода, изисква фърмуер на Android и моли за джейлбрейк на iPhone. Тези малки задачи отнемат много време. Ако не искате да разваляте връзката си, намерете няколко налични ръководства в интернет и изпратете връзки на нуждаещите се.

Организация на списъка.След приключване на първите два и най-трудни етапа е необходимо да се организира работа със задачи. Тук можете да използвате просто правило: разделете времето си на седмици, прегледайте списъка в края на седмицата и създайте нов. Всички задачи трябва да бъдат разделени според сроковете и приоритета. За да управлявате задачи, можете да използвате всяко от приложенията, които харесвате: мобилни OneNote и Evernote, Asana, Redmine, Google Calendar и т.н.

На този етап основното е да се обърне много внимание на работата с текущия или няколко проекта. За да направите това, можете да използвате мисловни карти, които ще отразяват всички етапи на работа под формата на визуална структура на карта, според която ще се движите през проекта. Има много платени и безплатни приложения с интересни функции за създаване на мисловни карти. Харесваме удобно, безплатно и русифицирано , в който създадохме приблизителен изглед на незавършена карта, който не претендира за истина:

част 1

Част 2

Не трябва да разделяте задачите на прости и сложни, трябва да правите всичко в ред, тогава времето ще бъде разпределено рационално.

Преглед на свършеното.На този етап е необходимо да се отбележи какво е направено, да се анализират причините за неуспехите и да се създаде план за следващия етап (например седмица).

Действителното действие.Задачите трябва да се изпълняват въз основа на наличните ресурси: усилия, време, място на изпълнение, както и установения приоритет. Ако ви липсва някакъв ресурс, който ще се появи по-късно, за бързо разрешаване на проблем, опитайте се да пренасрочите задачата, докато стане налично средство за по-добро изпълнение. Например, ако усъвършенствате настолно приложение и за да направите някои промени, имате нужда от актуализиран SDK, който вашата компания все още не е закупила, но планира да закупи в близко бъдеще, направете тези промени, които могат да бъдат направени в текущата версия, и добавете задачата за оставащите промени в папката или файл със задачи за бъдещето. Разбира се, намирането на начини за решаване на проблем с налични средства ви разкрива като професионалист, но това изисква голяма и не винаги оправдана инвестиция на вашето време и усилия.

Ето няколко съвета как да използвате принципите на GTD, независимо дали сте разработчик в екип или работите самостоятелно.

• Планирайте проекта си от самото начало, а не докато работите, разбивайте го на разрешими подзадачи.


• Маркирайте отделните етапи от работата по проекта и отбележете важността и спешността на работата.


• Изпълнете всяка задача, без да я оставяте за по-късно. Дори ако знаете само дългия път за решаване на проблем, решете го. С по-нататъшен рефакторинг ще бъде възможно да се отървете от неоптималното решение.


• Периодично преглеждайте списъците със задачи, за да прегледате какво е постигнато и да промените плановете.


• Фокусирайте се върху една задача в даден момент – така ще спестите време и усилия.


• Отделете време за всеки етап и му отделете максимално внимание: събиране на изисквания, разработка, тестване на единици и др.

GTD не може да се реализира за един ден - първо се появяват отделни елементи, след това се формират правила и накрая се появява навик и осезаеми резултати. Основното нещо е да не спирате. Между другото, добра идея е, ако можете да прехвърлите някои от вашите GTD умения на екипа, с който работите - това може значително да оптимизира работата в компанията.

В числата има безопасност

Въпреки че GTD обикновено е насочен към индивид, той е приложим и към екип, където е важно да можете да дефинирате визия на проекта, цели, да идентифицирате проекти и да разпределите областите на отговорност. Нещо повече, в много организации може би най-близкият субект до GTD логиката вече съществува и се използва успешно - диаграмата на Гант. Диаграмата на Гант много точно отразява нуждата на проекта от ресурси, задачи и подзадачи, приблизително време за изпълнение на всяка задача, начална и крайна дата на работа по задачата, етапи на проекта, които могат да започнат едва след края на предходен етап и освобождаване на необходимите ресурси.

Често обаче цялата работа по изготвянето на диаграма на ресурсите и заетостта е напразна. Свързвайки GTD с разработката на софтуер, Робърт Пик, евангелист на GTD и технически директор в консултантската компания на Дейвид Алън, който е ръководил технически проекти и разбира темата почти по-добре от самия главен изпълнителен директор, е написал отлична статия за диаграмата на Гант:

„Виждал съм толкова много време, енергия и пари да се губят за сложни диаграми на Гант, само за да бъдат унищожени с щракането на пръстите на мениджъра. Всяка компания, която разчита на приоритетни кодове ABC и стегнати юзди за програмистите, за да остане в ариергарда на разработката на софтуер, ще бъде горчиво разочарована."

Разкрива и същността на концепцията. Факт е, че той е насочен не толкова към планирането, колкото към способността да се върнете към точката на провала. Нека обясним по-подробно. В живота на всеки човек и всеки екип има моменти, когато се отклоняват от набелязаните цели и всички дейности потъват в хаос. Това може да се случи както по външни причини, така и по причини, свързани с индивидуални вътрешни влияния: временна промяна в хода на развитие на проекта, поява на нов инвеститор с нова визия, прекъсване за спешна работа (например подготовка за изложба). ). Задачата на GTD в екип е лесно да се върне до точката, в която е било необходимо да се отклони от работния план и да продължи да работи както преди.

„Компонентът за почистване на съзнанието на GTD е доста прост, Дейвид (Алън) често го нарича като вид дъмп на паметта за „умствена RAM“. Сякаш периодично проверявате собствения си мозък, за да видите какво задържа вниманието ви и го издърпвате и го разглеждате. Сякаш събирате тези списъци с възможности (проекти и следващи действия), които ви служат като предпазна мрежа, за да сте сигурни, че каквото и да правите, го правите правилно и в съчетание с правилото за две минути (ако можете да направите нещо за по-малко от за по-малко от 2 минути, направете го - прибл.) и мисленето, насочено към следващото действие, ви дава статична снимка на вашето работно състояние, с която можете лесно да се върнете към момента, в който сте прекъснали.

Има четири основни дейности в екипа за разработка, които сами по себе си действат като елементи на GTD на екипа.

1. Регресионно тестване - тестват се вече коригирани участъци от изходния код, както и функционалността на функционалността, свързана с променения код. Като част от екстремното програмиране, той илюстрира GTD по отношение на повторяемост, преразглеждане и недвусмисленост на действията.


2. Работа с документация - създаването и тестването на документация ви позволява да прехвърлите важни знания и задачи на хартия. Нито потребителите, нито тестерите, нито разработчиците трябва да ги имат предвид - ако е необходимо, можете да се обърнете към документацията и да изясните неясна точка или да намерите отговор на въпрос относно работата на програмата.


3. Рефакторингът на кода е процес на подобряване на кода без промяна на функционалността. Привържениците на екстремното програмиране извършват периодични преработки, за да подобрят производителността на програмата, нейната разбираемост и четимост на кода. Има компании и екипи, които избягват рефакторинга. В повечето случаи това се дължи на опасения, че промените в кода ще доведат до срив в системата. По правило този подход води до стагнация и остаряване на програмата.


4. Мозъчна атака. Процес, който протича под една или друга форма във всеки екип. Това е просто колекция от информация и идеи. По време на мозъчната атака и в резултат на нея могат да се създават и мисловни карти.

В повечето случаи програмистът на работа изпълнява много повече задачи, отколкото просто да пише код. Освен това, колкото повече опит и квалификация има, толкова по-разнообразни задачи му се възлагат. В един момент настъпва криза, когато отговорностите и задълженията започват да натоварват служителя и значително да намаляват продуктивността му. Очевидно с това може и трябва да се работи, и то не с директивни методи и репресивни мерки, а с помощта на ГДД, което е насочено към еволюционна промяна в подхода към работата. Многобройни отзиви от онези, които са опитали този метод, говорят за значителни трудности в началото и не по-малко значителни успехи в края на процеса. В края на краищата те казват, че са необходими 21 дни, за да се създаде навик. Защо не опитате?

P.S.: Можете да слушате безплатна онлайн презентация на автора на GTD метода Дейвид Алън и да му задавате въпроси по време на конференцията17 ноември (вторник) в 19:15 московско време. Той ще говори за GTD подхода за решаване на проблема с информационното претоварване и ще сподели най-новите изследвания в областта на човешката продуктивност.

Според последното сканиране на продуктивността, проведено от Life Architect, прилагането на методологията GTD може да увеличи личната продуктивност и ефективност с най-малко 20%.

GTD® е доказала своята ефективност както за лична употреба, така и за организации, работещи в голямо разнообразие от области. Успешно се използва както от топ мениджмънта, така и от нови служители на компании, включени в ТОП 50 на списъка Fortune.

Всяка година препрочитам книгата на Дейвид Алън „Getting Things Done“ и всеки път намирам нещо ново за себе си. Нещо, което не бях забелязал преди. За мен това е основната книга за GTD. Трактат за личната ефективност!

Това не означава, че последния път не съм чел внимателно. Докато се развиваме, ние се издигаме на нови нива и от тези нива гледката се отваря напълно различна.

Не е факт, че следващата година, когато препрочитам същата книга, няма да намеря нещо друго...

1. С вашето съзнание. Какво разбрах, докато четях или какви изводи направих за себе си?
2. Какви нови неща внедрих в моята система за планиране в MyLifeOrganized.

Осъзнаването, което дойде след препрочитане на книгата „Поставяне на нещата в ред“

GTD е навик!

Дори ако сте прочели книгата и сте разбрали всичко от първия път, ще ви отнеме много повече време, докато принципите на Getting Things Done бъдат внедрени на подсъзнателно ниво.

Няма друг пряк път освен ежедневната практика.

Дори да завършите обучението, ще получите само

1. знание
2. Умения
3. Случаи

И след седмица-две ще имате

• система, създадена специално за вас, като вземе предвид вашите ценности и приоритети
• всички текущи задачи бяха подредени и структурирани
• готови казуси и шаблони за продуктивна работа в MLO
• отговори на всички ваши въпроси относно MyLifeOrganized, планиране, подреждане на нещата, максимална продуктивност

Напишете ми коя е най-голямата ви трудност при планиране и структуриране и аз ще ви кажа най-добрия изход от тази ситуация!

GTD (Getting Things Done) е система за продуктивност и книга със същото име от бизнес треньора Дейвид Алън. Основната цел е да имате време да направите необходимото, но да отделите повече време за това, което ви доставя удоволствие.

Getting Things Done често се превежда на руски като „поставяне на нещата в ред“, въпреки че би било по-точно „довеждане на нещата до края“. Съгласете се, по-важно е да не напълвате задачите в списъци, а да ги изпълнявате. Точно затова трябва да си направите списъци, да определите приоритети и да измислите график.

И защо е необходимо това?

Работейки според принципите на GTD, ще ви бъде по-лесно да управлявате делата си. В крайна сметка, основното предимство на тази техника е, че информацията за всички ваши задачи е концентрирана на едно място, така че можете да преминавате от една задача към друга без колебание.

Каква е разликата между GTD и списък със задачи?

В списъка обикновено записваме само най-важните неща и не записваме по-малко значими, малки задачи. И напразно. Те се въртят из главата ви, разсейват ви от работата и ефективността ви пада. Един от основните принципи на GTD е да улавя абсолютно всичко. Така можете да разтоварите мозъка си и да използвате всичките му ресурси за работа.

Тази система наистина ли е подходяща за мен?

GTD е подходящ за хора от различни професии, възрасти и социален статус. Дейвид Алън, който формулира принципите на системата, проведе курсове за астронавти на МКС, рок музиканти и ръководители на големи компании.

Както Дейвид Алън каза пред Lifehacker, системата може да бъде еднакво ефективна или еднакво безполезна както за тийнейджър, така и за главен изпълнителен директор на голяма компания. Трябва да имате определено мислене, да обичате да организирате и планирате.

Добре, какво точно трябва да направите?

В системата GTD няма строги правила. Но има основни принципи на работа:

1. Събирайте информация и записвайте всичко.Записвайте задачи, идеи и повтарящи се задачи в бележник или приложение. В същото време списъкът винаги трябва да е на една ръка разстояние, за да не можете да кажете: „Ще добавя това по-късно“. Дори най-малката и незначителна задача трябва да бъде записана, ако не я вършите в момента.
2. Пишете обяснения.Не трябва да има задачи като „Подготовка за ваканция“. Разбийте големите задачи на конкретни, управляеми действия (подайте такива и такива документи във визовия център, купете кърпа и слънчеви очила, изтеглете карти на телефона си). С типичен списък със задачи прекарваме повече време в дешифриране, отколкото в изпълнение. И да, ако можете да делегирате, делегирайте.
3. Определете приоритетите си.За всеки елемент от списъка посочете конкретна дата и краен срок. Добавете напомняния, ако е необходимо. По същество това работи както със списък, така и с календар. На този етап трябва да имате увереност, че определено няма да забравите нищо.
4. Актуализирайте списъците си.Списъците със задачи бързо остаряват: нещо губи своята актуалност, нещо се отлага за бъдещето. Системата трябва да работи за вас. Затова се уверете, че винаги имате списък с конкретни действия, за да можете да започнете без забавяне.
5. Вземете мерки.Когато всичко е организирано, можете да започнете да изпълнявате плановете си. Изберете случай от желаната категория, вижте какви конкретни действия се изискват от вас и работете. По този начин можете да реализирате големи проекти.

Трябва ли всички неща да бъдат записани в един списък?

Не, по-добре е да направите няколко, но да ги съхранявате на едно място. Например, пазете няколко списъка за всеки работен проект, списъци с домакински задължения, списъци за учене, списъци с идеи и възможни проекти в бъдеще - каквото въображението ви позволява.

Има ли специални инструменти?

Приложенията и уеб услугите включват Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, всяка програма за водене на бележки или обикновен файл в Google Документи. Ако сте свикнали да си водите бележки на хартия, можете да го използвате.

Има фенове на файловата система. На работния плот се създава една обща папка, в която има няколко тематични и всяка съхранява съответните списъци и необходими материали.

Като цяло изберете това, което ви е удобно.

Основното изискване: инструментът винаги трябва да е на една ръка разстояние, за да можете да прехвърлите задачата от главата си на хартия или в приложение. Например, когато вашият шеф дойде при вас и ви възложи нова задача, а в това време вие ​​работите върху нещо друго.

Как да получите повече стойност от GTD?

Всяка система за продуктивност няма да работи, ако се прилага сляпо. За да извлечете максимума от него, персонализирайте го за себе си и тогава всичко ще се получи.

И да, никоя система не може да направи всичко вместо вас, така че не се увличайте твърде много с правенето на списъци, не забравяйте да предприемете действия. GTD е инструмент, който ви помага да се отървете от стреса и да не забравяте нищо. Но как ще управлявате времето си зависи от вас.