Трудовата книжка е основен документ, който потвърждава трудова дейностчовек. В този случай вписванията в него трябва да се извършват съгласно определени правиларегулирани руското законодателство. По-специално, при първоначално наемане и освобождаване на служител трябва да се постави подходящ печат трудова книжка.

Мястото, където поставят печат в трудовата книжка

При първоначална и последваща регистрация за работа, преместване от една позиция на друга в рамките на едно и също предприятие или преместване от такава структурна единицав други случаи, при уволнение и в други случаи, работодателят е изправен пред важния въпрос къде да постави печата в трудовата книжка.

При въвеждане на данни

На първо място, печатът на организацията или печатът на отдела по човешки ресурси се поставя върху заглавната страница на трудовата книжка при първоначалната й регистрация. Преди това личната информация за служителя е посочена в заглавието:

• неговото фамилно име, име, бащино име;
• ден, месец и година на раждане;
• информация за получаването на подходящо образование;
• наименованието на придобитата професия или специалност.

След като посочените данни бъдат въведени на първата страница на трудовата книжка, служителят подписва, потвърждавайки верността на предоставените данни. Накрая всички попълнени вписвания се подписват от лицето, отговорно за издаването на трудовите книжки, и се заверяват с печат.

Трябва да се отбележи, че цялата лична информация за служителя се попълва от упълномощено лице въз основа на съответните документи (например диплома висше образование, паспорти, шофьорски книжки и други).

Когато данните се променят

Второ, печатът на организацията се поставя, ако служителят е променил своето фамилно име, име, бащино име или други данни. В този случай предишният запис се зачертава с един ред и внимателно се вписва нов, като се посочват съответните документи, въз основа на които са направени тези промени. На корицата на трудовата книжка с обратна странаупълномощеното лице полага своя подпис и печат.

При дозиране на вложката

Трето, има случаи, в които се попълват всички налични страници от всеки раздел на трудовата книжка. В такива ситуации лицето, което участва в издаването и поддържането на съответните документи, е длъжно да издаде вписване, което е валидно само във връзка с трудовата книжка. Тази процедура се вписва в трудовата книжка и се заверява с печат (печат) с надпис „Издадено вписване“, посочващо неговия сериен и сериен номер.

При уволнение

Четвърто, когато служител е уволнен поради по желаниеили по други причини трудовата книжка е подписана от ръководителя на организацията, в която е работил служителят, или друго лице, изпълняващо функционални отговорностиза издаване на трудови книжки и тяхното поддържане, както и директно за самия служител. След това служителят на отдела за персонал е длъжен да постави печат в трудовата книжка.

Печати в трудови книжки: специални случаи

Освен това понякога възникват ситуации, когато в трудовата книжка е записано уволнение, но липсва конкретна информация, указваща преместването на служителя на друга длъжност или преместването му в друго структурно звено, и служителят настоява съответните записи да бъдат записани. Повечето служители на отдела за човешки ресурси смятат, че е необходимо да отмените направения запис за уволнение и да въведете липсващата информация, след което да въведете отново „Уволнен (посочвайки причината за уволнението)“.

Въпреки това, от гледна точка на регулаторните правни актове, това действие не е напълно правилно, тъй като не са намерени съществени основания за анулиране на надписа. В този случай е препоръчително да се действа по следния начин: упълномощеното лице трябва допълнително да въведе липсващата информация след записване на уволнението със задължителното посочване на всички подробности за организацията. След това направените вписвания се потвърждават със съответния печат.

Моля, платете Специално вниманиече печатите в трудовата книжка, в допълнение към горните случаи, се поставят само в случай на уволнение на служителя. Във всяка друга ситуация, по-специално печатите, потвърждаващи трудовите досиета, преместването на друга длъжност в същата организация, удостоверяването на информация за наградата на служител и т.н., са пряко нарушение на действащото законодателство за поддържане на трудови досиета.

Какъв печат трябва да се използва при вписване в трудовата книжка?

В разпоредбите, установени от действащото законодателство Руска федерациясе споменават два вида уплътнения, а именно:

• печат на организацията;
• тюлен кадрово обслужване.

Печатът на отдел "Човешки ресурси" не е задължителен и може да бъде положен само върху подпис, направен от служител на отдел "Човешки ресурси". В този случай не се допуска използването на печат в трудовата книжка за документи за персонала. Ако изпълнението на която и да е процедура е удостоверено с подписа на ръководителя, тогава в такъв случай трябва да се постави печатът на организацията. Въпреки това е абсолютно законно, ако такъв печат е положен върху подписа на служител на персонала.

В същото време, за да се предотвратят всякакви грешки или неточности, най-добре е да използвате един вид печат - печатът на организацията-работодател. Именно тя има по-голяма юридическа сила от печата на служителите по персонала. Препоръчително е да го поставите върху документи като копия на трудови книжки, документи за образование, удостоверения, издадени от отдела по персонала, извлечения от трудови книжки и др.

Правилна позиция за печат

За да се избегнат всякакви въпроси относно валидността на представения документ, печатът трябва частично да покрива длъжността на служителя. В същото време подписът на служителя и неговият препис трябва да са лесни за четене и да не предизвикват съмнения. Освен това отпечатъкът от печата трябва да бъде ясен, четим и ясно видим.

Какво да направите, ако печатът върху трудовата книжка е неправилен?

При използване на печат за удостоверяване на съответните записи в трудовата книжка възникват ситуации, когато е поставен грешен печат или е на грешното място. Какво да правим в такива случаи?

Не е поставен печат на организацията

Най-лесният начин да коригирате такъв дефект е да се свържете с предишното си работно място, за да го подпечатате. Не бива обаче да отлагате това решение, тъй като организацията може да пострада структурни промении в този случай ще е необходимо да получите допълнително удостоверение от бивш работодател, или при реорганизацията му - от правоприемника.

Неправилни данни за организацията

Такива случаи могат да възникнат, ако дадено лице е служител на голяма холдингова компания или ако компанията е претърпяла реорганизация и е променила името си.

Има няколко варианта за решаване на този проблем. В първия случай се предлага просто да поставите необходимия печат до грешния; във втория - направете коригиращ запис и поставете правилния печат до него. Всеки изход от събитията обаче може да предизвика подозрение сред пенсионните органи или бъдещите работодатели. Ето защо, за да се предпазите от ненужни въпроси, се издава удостоверение, че служителят е бил член на определена организация за определен период от време.

Внимателно следете правилността на вписванията в трудовата книжка, подробностите за печатите и наличието на всички необходими подписи, за да не срещнете проблеми в бъдеще.

Процедурата по уволнение и прекратяване на трудов договор е сложна и многостранна. В същото време трябва да бъде правилно отбелязано в трудовата книжка - основният документ, записващ промяната в статута на служителя.

Голям брой спорове са причинени от печата, който се поставя при уволнение на служител. Мнозина се интересуват от неговия вид, необходимост, правила за поставяне и процедура за действие, ако не е в издадения документ. Ще говорим за тези теми в нашата статия.

Задължава отговорните служители на ръководството на работодателя и специалистите от отдела за човешки ресурси да поставят печат върху всяко предизвестие за уволнение. Това е необходимо поради една проста причина - без съответния печат няма да има гаранция, че известието за уволнение е истинско. Въз основа на това новият работодател може да откаже да ви наеме.

Така че имайте предвид - ако при получаване на трудовата си книжка не намерите печат, тогава трябва да я върнете в отдел "Човешки ресурси" и да подадете съответна рекламация. Вземането на разрешително за работа без печат е голяма грешка и ако подпишете документи, че нямате претенции към организацията, тогава в бъдеще е малко вероятно да ви дадат печат.

Къде е поставен печатът?

Достатъчно интерес Питай, което се задава както от специалисти, така и от работници. Факт е, че печатът не трябва да покрива важна информация и в същото време да не е отделен от самия запис. Следователно повечето правилно местоположениепечат директно под известието за уволнение в левия ъгъл. В същото време е желателно той да улавя малко текст, но да не го припокрива - по този начин няма едновременно да повдига спорни въпроси и няма да навреди на текста. В този случай отдясно на печата трябва да има достатъчно място, за да могат да се поставят два подписа.

Трябва ли да заверя печата?

Да, такава необходимост е посочена в Кодекса на труда на Руската федерация.Всеки печат трябва да бъде потвърден с два подписа. Първият се поставя от отговорния служител, който е попълнил информацията за уволнение. Вторият подпис се полага от самия собственик на трудовата книжка, след като я провери и се увери, че всичко с документите е наред.

В допълнение, отговорният служител има пълното право да защити допълнително печата, като залепи върху него стикер - холограма, произведена от Gossznak. Неговото присъствие не е необходимо, но често се използва за защита на печати, подписи и друга важна информация от редактиране.

Какво да направите, ако уплътнението е поставено неправилно?

Понякога се случва печатът да бъде поставен по погрешка. Това може да се случи в няколко случая:

• Използван е грешен печат;
• Печатът удостоверява грешния запис;
• Самият протокол за уволнение е сгрешен.

Тази грешка може да причини значителни проблеми в бъдеще и трябва да бъде коригирана незабавно. Но това не е толкова лесно да се направи. д Първо, трябва да съставите акт, който трябва да бъде представен на ръководството за преглед.След това, въз основа на акта, ще трябва да съставите заповед за вписване в трудовата книжка.

Следващата стъпка ще бъде да добавяне на отделен ред към трудовия документ, анулиране на артикула, заверен с печат.Само така тя ще загуби силата си. Основното нещо в такъв запис ще бъде препратка към текущата заповед, която дава право да се отмени въведената по-рано клауза за уволнение.

Последната стъпка ще бъде извършване на ново изменение като отделен параграф, съдържащ актуална информация и правилния печат на организацията.

Подписан от работодателя

Трудовото правоотношение с работника или служителя се прекратява с издаване на заповед за уволнение и предизвестие за това вписвания в трудовата книжка. Саму предизвестие за уволнениетова е доста лесно да се направи, защото в инструкциите за попълване на трудови книжки(наричани по-нататък Инструкциите) има примерни формулировки, отнасящи се до почти всички най-често срещани основания за прекратяване (прекратяване) на трудов договор.

Така, предизвестие за уволнениевъведени. Сега служителят, отговорен за провеждане трудови досиета, трябва да „затвори“, да удостовери всички направени записи в трудова книжкаот този работодател. Как да го направим? Отговорът на този въпрос може да се намери в Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки и изготвяне на формуляри трудова книжкаи предоставянето им на работодателите (наричани по-долу Правилата). Съгласно клауза 10 от Правилата, при уволнение на служител (прекратяване на трудов договор), всички записи, направени в неговия трудова книжкапо време на работа в тази организация, се удостоверяват с подписа на работодателя или отговорното лице поддържане на трудови досиета, печат на организацията (човешки отдел) и подпис на самия служител.

На пръв поглед, тази нормасъдържа изключително ясни инструкции. Въпреки това на практика специалистите срещат някои трудности. На първо място възниква въпросът: кой от длъжностните лица на организацията трябва да подпише за работодателя в този случай? Съгласно клауза 45 от Правилата отговорност за работа с трудова книжка(поддръжка, съхранение, осчетоводяване, издаване и др.) се поемат от работодателя. Но работодателят за служителя е юридическо лице или индивидуален предприемач(други работодатели - лицане водят трудови книжки на служителите си). Всичко е ясно с индивидуален предприемач - той самият може да допринесе вписвания в трудовата книжка. А ако работодателят е юридическо лице? В този случай управителят (т.е. единственият изпълнителен орган) е отговорен за всичко. Може да се нарече директор, Генералният директори дори президента. Това не променя същността - цялата отговорност се носи от него като представител на работодателя. Това означава, че самият управител може да завери записите при уволнение.

Делегиране на правомощия

Въпреки това рядко се случва лидерът да участва лично трудови книжки(може би с изключение на мениджърите на малък бизнес). Най-често отговорност за поддържане, съхраняване, записване и издаване трудови досиетасе поема от специално упълномощено лице, определено със заповед (инструкция) на работодателя. Това може да бъде служител по персонала, счетоводител или секретар, на когото са възложени допълнителни отговорности за поддържане на трудови досиетав рамките на управлението на досиета на персонала. Моля, имайте предвид, че самото споменаване на тези отговорности в трудов договорили описание на работатане достатъчно. Всеки път се назначава отговорник за трудови книжкислужителят е длъжен да издаде подходяща заповед (виж Пример 1).

Индивидуален предприемач може също да възложи отговорност за работа с трудови книжкинякой от нейните служители, както най-често се случва на практика.

Временно заместване на отговорника

Понякога се случва служителят, назначен отговорен за тази работа (в нашия пример това е секретарят), да излезе в отпуск по болест и следователно не може издаване на трудова книжкана напускащ служител. Какво да направите в този случай? Най-добре е, ако лидерът е независим ще издаде трудова книжкаслужител. Ако управителят по някаква причина не желае или не може да направи това, той следва да издаде заповед със следното съдържание (виж Пример 2).

По този начин затварянето на блок от записи в трудова книжкатрябва да бъде подписан от специално упълномощено лице. Ако сте такъв човек, тогава може да имате редица други въпроси относно начина на регистрация.

Как трябва да изглежда вашият подпис?

Нормативните правни актове (правила, инструкции) не съдържат инструкции в това отношение и не предоставят образци. На практика е обичайно да се подписва, както следва:

Понякога в преписа от подписа не се посочват инициали, а се изписва само фамилията на длъжностното лице. Разбира се, това е недостатък, но не е от принципно естество. Вероятно много служители по персонала разчитат на заглавната страница на трудовата книжка, където е обичайно да се изписва на ръка фамилията на лицето, което е подготвило трудовата книжка. Наистина в долния десен ъгъл на заглавната страница трудова книжказаяви:

„Подпис на лицето,

отговаря за поддържането на трудовите досиета

____________________________________»

(ясно)

По установена практика там се вписва фамилията без да се посочват инициалите. Възпроизвеждането на фамилията „четливо“ обаче не е подпис в действителния му смисъл.

Съгласно параграф 3.22 от GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за оформяне на документи” Реквизитът “подпис” включва:

длъжност на лицето, подписало документа;

личен подпис;

декриптиране на подписа (инициали, фамилия) (виж Пример 4).

Разбира се, би било по-подходящо да се посочи на заглавната страница трудова книжкаследната формулировка:

„Фамилията на лицето
отговарящ за поддържането на трудовите досиета
____________________________________»
(ясно)

Но формуляр за трудова книжкаодобрен в този формуляр, а не в друг, така че начинаещите чиновници трябва да разберат как да въведат „четлив подпис“.

И така, разбрахме какво е атрибутът "подпис". В допълнение към посочване на длъжността, той включва личен подпис под формата на ръкописен удар и неговия препис, посочващ фамилията и инициалите.

Разбира се, Правилата и инструкциите не посочват директно необходимостта да се ръководят от GOST при работа с работна книга, а История на заетостта, строго погледнато, не се отнася за организационно-административна документация. Въпреки това е напълно приемливо да се ръководите от посочения стандарт, тъй като това не противоречи на общата процедура за поддържане и попълване на трудови книжки и е в съответствие с установената практика.

Подпис на индивидуален предприемач

Промени в Кодекса на труда на Руската федерация Федерален закон№ 90-FZ, задължава работодателя индивидуален предприемач да поддържа трудови книжки за своите служители (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация). Следователно параграф 35 от Правилата сега се прилага и за „физически лица“.

Ако индивидуален предприемач е назначил лице, отговорно за поддръжката трудови досиета, тогава няма проблеми със заверката на записите от работодателя. Секретарят, счетоводителят или инспекторът по персонала ще добави своя подпис в трудовата книжка, както обикновено.

Как да попълните данните за „подпис“, ако поддържане на трудова книжкаиндивидуален предприемач извършва ли го самостоятелно? Както знаете, наименованието „индивидуален предприемач“ не е длъжност. Но атрибутът „подпис“ не може да бъде непълен, така че подписът в тази форма е приемлив:

Възможно ли е името „индивидуален предприемач“ да се съкрати до съкращението „IP“? от една страна, регламентиТе изискват в трудовата книжка да няма съкращения. От друга страна, според автора, инспекторите няма да налагат глоби, дори ако това изискване включва такова намаление, тъй като нито Правилата, нито Инструкциите все още не са (преди да направят промени и допълнения в тях, които да ги приведат в съответствие с новите провизии Кодекс на труда RF по отношение на индивидуалните предприемачи) не съдържат никакви обяснения в това отношение.

Следният дизайн също може да бъде решение:

Разбира се, това не съответства напълно на състава на реквизита „подпис“, установен от GOST R 6.30-2003, но трябва да се има предвид, че индивидуалният предприемач изобщо няма длъжност. В допълнение, клауза 35 от Правилата гласи следното: „... всички записи, направени в трудовата му книжка по време на работата му в тази организация, са заверени подпис на работодателяили отговорното лице за поддържане на трудови досиета…».

Всички тези въпроси ще бъдат разрешени, ако индивидуалният предприемач назначи със своя заповед специално упълномощено лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването трудови досиета
(Клауза 45 от Правилата).

Обърнете внимание на подписа на служителя!

Чел ли си записите?

След подпис на отговорното лице поддържане на трудови досиета, е необходимо служителят да се подпише. Тук креативността на нашите колеги наистина няма граници. Най-често служителят поставя своя подпис под строгото ръководство на секретаря (служител по персонала или счетоводител) и в резултат на това може да се появи следният подпис:

Липсата на инициали в преписа на подписа вече беше спомената по-рано; това е недостатък.

Вторият недостатък е наличието на формулировката „Прочетох записите“, която не е предвидена в нито един правен акт. Къде се появява в трудовите книжки на работниците? Както обясняват някои практици в предприятията, те са взели пример за такъв запис от опитен колега или от някакво справочно и практическо ръководство, статия и др. Някои се позовават на клауза 35 от Правилата, която гласи, че „всички записи ... са заверени подпис на работодателя или лицето, отговорно за поддържането на трудовите досиета, печат ... и подпис на самия служител.“ Според тях уверението трябва да изглежда така.

Въпреки това, ако внимателно прочетете клауза 35 от Правилата, ще откриете, че сертифицирането трябва да се извършва еднакво както от работодателя, така и от служителя. Тогава защо например кадровикът не напише: „Записите са верни. инспектор ЧР А.А. Самойлов"?

Факт е, че работници по персоналаи счетоводители, за разлика от специалистите по управление на офиси, в в такъв случайДумата „уверение“ не е напълно разбрана. Фразата „заверено с подпис“ трябва да се разбира буквално, дословно. „Удостоверяване с подпис“ означава просто възпроизвеждане на подписа върху съответния документ.

Да дешифрирам или не?

Друга често срещана грешка е, че след лицето, отговорно за подписването поддържане на трудови досиета(или дори до него) е напълно неразбираемо чий личен подпис се появява без никакво декодиране.

Факт е, че някои експерти смятат, че е достатъчно вместо пълния реквизит „подпис“ да се въведе само част от него под формата на личен подпис. Според тях подпис и личен подпис са идентични неща. Естествено, това не е така.

Личен подпис без декодиране губи значението си, тъй като не позволява персонификация на лицето, което го е направило. Понякога дори е трудно да се разбере, че определен графичен символ, написан на ръка, е нечий личен подпис, тъй като някои хора имат много особени щрихи, които представляват подпис, например тези: . Особено оригинални са подписите на работници от други страни, където писмеността е доста различна от тази, с която сме свикнали.

Поради тези причини е необходимо декриптиране. И тук обаче има възражения.

Смята се, че декодирането на подписа (личен подпис) на служителя при затваряне на блок от записи не е необходимо, тъй като служителят е подписал на заглавната страница трудова книжкаи винаги е възможно да се сравни един личен подпис с друг. На пръв поглед това изглежда разумно. Но нека си представим, че напускащият служител е жена, която се е омъжила и е променила фамилията си. На заглавната страница трудова книжкаса направени съответните промени. Например една работничка носеше фамилията Волкова, но след съпруга си тя стана Зайцева. На тази основа, според всички правила, предишното фамилно име „Волкова“ беше внимателно зачеркнато и новото фамилно име „Зайцева“ беше въведено на мястото на старото. На заглавната страница на трудовата книжка обаче тази работничка не е поставила друг подпис, съответстващ на нея ново име, защото това не е предвидено в правилника. Отново се оказва, че подписът без декодиране, който удостоверява блок от записи при уволнение, е „без собственик“.

Със или без позиция?

Друг вариант е, когато подписът на служителя не е направен изцяло според правилата: има личен подпис, има препис, но няма указание за длъжността на служителя, например „I.I. Иванов“.

Но липсата на указание за позицията прави атрибута „подпис“ непълен. Освен това подписът на лицето, отговорно за поддържането на трудовите досиета, и подписът на уволнения служител трябва да бъдат направени по същите правила, тъй като клауза 35 от Правилата не прави разлика между тях. По този начин подписът на лицето, отговорно за поддържането на трудовите досиета, е просто немислим без посочване на длъжността (виж Пример 3). Тогава защо се пренебрегва такава инструкция, когато служителят се подписва? Според автора и двата подписа трябва да се възпроизвеждат по подобни правила.

Понякога се дава доста необичаен аргумент срещу посочването на длъжността в подписа на служителя в трудовата книжка. Смята се, че напускащият служител вече е „отрязано парче“, тоест вече не е служител и следователно не е необходимо да посочва длъжността си, тъй като той няма такава.

Но такъв аргумент противоречи на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация. Съгласно чл. 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, денят на уволнението (денят на прекратяване на трудовия договор) е последният работен ден. На този ден трябва да се направи запис за уволнение (клауза 10 от Правилата), а също и да се издаде История на заетосттав ръцете на служителя. Този ден е посочен в графика като отработен. Тоест, в последния работен ден лицето все още работи според трудовата функция, предвидена в трудовия договор, което означава, че той изпълнява работа според длъжността си в съответствие с разписанието на персонала (чл. 15 от Кодекса на труда на Руската федерация). По този начин позицията на уволняващия служител не изчезва.

Всички тези аргументи показват необходимостта от посочване на длъжността в подписа на служителя.

В същото време има едно предупреждение. Да си представим, че напускащият служител е заемал длъжността юрисконсулт. Подписът му ще изглежда така:

Сега нека си представим, че инженер напуска автоматизирани системиуправление технологични процесиотдел за техническа поддръжка (така изглежда това име според таблицата с персонала, трудовия договор със служителя и трудовата книжка трудова книжка). Възпроизвеждането на такива длъжности може да отнеме половин страница трудова книжка(в зависимост от почерка на служителя). Ясно е, че това може да бъде изключително неудобно. Друга интересна ситуация може да възникне, когато поддържане на трудови досиетасе извършва например от инспектор по персонала, а уволненият служител има подобна позиция. Какво да правим в тези случаи? Според автора можете да замените длъжността с думата „служител“:

Факт е, че параграф 35 от Правилата казва, че „всички записи ... са заверени ... и подписани от самия служител“. В същото време формално ще се спазва GOST R 6.30-2003 и двата подписа (на този, който прави записи в трудова книжка, и на напускащия служител) ще се извършват еднакво.

Авторът съветва работодателите да не се увличат по дългите и „кичести“ длъжности. Това не винаги е удобно за управление на досиета на персонала и освен това могат да възникнат проблеми с промени в персонала.

Място за подписи и печат

Приема се, че подписите на лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки и служителя, са разположени в колона 3, един под един, без пропускане на редове.

Както вече споменахме, понякога личният подпис на напускащия служител е на същия ред като подписа на секретаря или инспектора по персонала. Това е напълно недопустимо. Първо, може да изглежда, че вторият подпис е направен отново от секретаря (или инспектора по човешки ресурси), особено ако неговият „истински“ подпис е напълно покрит (скрит) от отпечатъка на печата. Второ, ако тези два подписа са направени по всички правила, тогава те не могат да се поберат на един ред. Трето, клауза 35 от Правилата установява последователността на подписите - първо подписът на отговорното лице, след това на служителя.

Строго погледнато, след като отговорното лице се е подписало, то трябва незабавно да постави печат. Но на практика печатът често се поставя след подпис на служителя. Това вероятно се прави с цел най-оптималното поставяне на отпечатъка от печата.

Според правилата, установени в практиката, печатът не трябва да крие лични подписи, както и важни подробности от документа или самия текст. Печатът трябва да покрива малко само името на длъжността. Но История на заетосттаима малък формат (размер История на заетосттасъщото като общия паспорт) и не винаги е възможно успешно да се постави отпечатъкът от печат. Някои хора поставят печат отдясно и след това затрудняват четенето на подробностите в заповедта за уволнение. Напълно възможно е, когато кандидатстват за пенсия, служителите на Руския пенсионен фонд да изискват архивно удостоверение, за да потвърдят този период на трудов стаж, което може да бъде доста трудно с времето. Също така е невъзможно отпечатъкът на печата да скрие датата на уволнение, тъй като датата на уволнение, посочена в колона 2, е много важна за изчисляване на трудовия стаж.

Авторът съветва да не се страхувате да поставите печат, така че да заема долните празни редове. Това е напълно приемливо. Следващата организация ще отвори своя блок със записи, като прескочи редовете, заети от печата на предишната организация. Тези редове не са празни, както неправилно смятат някои експерти. Те са заети от предоставения атрибут, дори ако този атрибут не заема тези линии по цялата им ширина.

Какъв печат?

Според нормативни документи V трудова книжкаМоже да бъде подпечатан както с печата на самата организация, така и с печата на отдела по човешки ресурси.

Печатът на отдел „Човешки ресурси“ най-често не е задължителен, работодателите се задоволяват само с един печат за всички случаи. Освен това, ако все още има печат на отдел „Човешки ресурси“, трябва да имате предвид, че той се поставя само върху подписа на служителя по човешки ресурси. Ако по някаква причина протоколът за уволнение е съставен от самия ръководител (например при отсъствие на инспектор по персонала на работа), тогава неговият подпис може да бъде удостоверен изключително с печата на организацията. В същото време обратната ситуация (печатът на организацията е положен върху подписа на служителя по човешки ресурси) е абсолютно законна, дори ако организацията има печата на отдела по човешки ресурси.

Ако организацията няма отдел за персонала, тогава поръчването на печат за отдела за персонал е напълно непрактично. В такива случаи много хора използват печати с надпис „за документи“ или „за лични документи“. Правилата и инструкциите обаче посочват конкретно печата на отдела по персонала (т.е. печата на съответното структурно звено), а не някакъв друг обикновен печат. Тоест използвайте печата „за документи“ или „за документи за персонала“ в трудова книжканеправилно. Инспекторите обаче много рядко обръщат внимание на това. Но ако стриктно спазвате тези правила, секретарят трябва да удостовери подписа си в трудовата книжка само с печата на организацията.

И така, протоколът за уволнение е съставен и заверен с подписи и печат и връчен на служителя. В същото време не забравяйте да дадете на служителя лична карта във формуляра T-2 и дневник за трафик за подпис трудови досиета. След това сътрудничеството със служителя може да се счита за завършено.

* * *

По този начин процедурата за регистрация трудова книжкапри уволнението на служител е необходимо изключително внимание и познаване на определени нюанси, които не са споменати нито в Правилата, нито в Инструкциите. Несъмнено някои от тези нюанси са само от формален характер и малките грешки няма да доведат до административно наказание под формата на глоба (въпреки че могат да бъдат отбелязани в доклада за проверка на инспекцията по труда). Но трябва да помним вписвания в трудовата книжкадемонстрирайте на други организации колко сериозно и отговорно работодателят подхожда към процедурите за човешки ресурси и своя персонал. Освен това у нас никога не се знае как ще се развие следващата реформа и какви ще са последствията от днешните дребни грешки. Е, и може би най-важното е професионалната гордост на специалист, който не трябва да му позволява да пренебрегва дори най-малките правила в своята професионална област.

Променен правила за поддържане на трудови книжки? да

Преди всичко беше просто. Нов трудова книжкаЗапочнахме го само за служител, който кандидатстваше за първа работа. Ако предишната трудова книжка е била изгубена или повредена, вместо това е издаден дубликат. Сега и в двата случая трябва да издадем нов трудова книжка! Какви възможности откриват новите разпоредби на Кодекса на труда пред недобросъвестните работници? Всички подробности са в статията „Вместо дубликат, издаваме нова трудова книжка“, публикувана вАвгустовски брой на списанието„Офис управление и документооборот в предприятието” за 2007г.

3 Моля, имайте предвид, че записите в трудовата книжка се правят без съкращения. В същото време инициалите в атрибута „подпис“ не са съкращение в този смисъл, така че не е необходимо да пишете пълното име и бащино име.

4 В същото време приходно-разходната книга за счетоводни форми на трудови книжки и вложки е посочена в Всеруски класификаторуправленска документация и е предмет на GOST R 6.30-2003. В този класификатор е включен и документ като книга на овчар (пастир, пастир и др.).

5 Имайте предвид, че подписът на служителя е премахнат трудова книжка, ако е присъствал директно при регистриране на уволнението в последния работен ден. Изключение от това правило са случаите, когато служителят отсъства от работа в този ден или по някаква причина откаже да подпише трудовата книжка (клауза 39 от Правилата).

6 Например, ако структурна единица е посочена в трудовия договор заедно с името на длъжността, служителят може да бъде „преместен“ в друг отдел (цех) за същата позиция само чрез прехвърляне, а не чрез по-удобно преместване в такъв случай.

В тази статия говорим за правилата за поставяне на печат върху трудовия документ - къде, кой и кога точно. А също и какво да направите, ако сте поставили печата по погрешка и други често срещани проблемни ситуации

Прочетете нашата статия:

Къде и какъв печат да поставите в трудовата книжка при уволнение

Тъй като трудовата книжка е най-важният документ за регистриране на пенсия и пенсионният фонд обикновено проверява щателно цялата информация, съдържаща се в нея, изискванията за попълване на документа са доста строги. Ако ги пренебрегнете, може просто да съсипете документа и да се наложи да го възстановите.

По-специално, има определени правила за поставяне на печат. Печатът се поставя само върху:

• на заглавната страница при попълване на книга или дубликат за първи път;
• На вътрепокритие при удостоверяване на променена основна информация;
• на предизвестието за уволнение.

IN последните годиниВсе по-често възниква въпросът - какъв печат да поставите в трудовата книжка при напускане през 2019 г. Тази трудност е причинена от промени в параграф 35 от „Правилата за поддържане на трудови книжки“ от 01.03.2008 г. Ако преди това беше предложено да се постави „печата на организацията (HR служба)“, то след това вече беше „печатът на работодателя“. Тук възниква трудността - дали печатът на отдел "Човешки ресурси" се отнася до понятието "печат на работодателя" и дали може да се използва в трудовия документ.

Тъй като този нюанс не е изяснен от закона, опитни служители по персонала съветват да използвате официалния печат на компанията - това ще бъде правилно във всеки случай и няма да възникнат проблеми.

Ако не е възможно да поставите печат, тогава е разрешено удостоверяване с печата на отдела по човешки ресурси (ако съдържа всички подробности за организацията), но трябва да сте подготвени за това. Най-вероятно тези проблеми ще бъдат решени в полза на законността на използването на рамката, но ще доведат до загуба на време.

Друг аргумент в полза на удостоверяването на записа за уволнение в трудовата книжка през 2019 г. с печата на работодателя е възможността да го използвате по отношение на всеки подпис - както на ръководителя, така и на служителя по персонала. Докато отпечатъкът на службата за персонал не може да бъде поставен след автографа на директора, а само след подписа на служителя по персонала.

Печат „за документи“ не може да бъде поставен в трудова книжка, той се използва в предприятието за съвсем други цели.

Обикновено тези, които попълват формуляра, нямат въпроси къде да поставят печат върху него при уволнение. Въпреки това е доста важен момент, тъй като при некоректна заверка може да възникнат съмнения в автентичността, до назначаване на експертиза на печата. Общи правиласа:

• печатът е поставен прав, а не наопаки или настрани;
• печатът се поставя последен, когато всички ръкописни компоненти
• вече са направени записи, включително и двата автографа;
• улавя част от информацията за служителя, извършил въвеждането;
• не застъпва подписа на уволнения служител;
• ясен печат без петна.

Що се отнася до заверката на записа за уволнение с печат в трудовия колектив през 2019 г., тя е задължителна за всички работодатели, които имат печат. Изключение правят някои LLC и JSC, работещи без печат въз основа на Федерален закон-82 от 2015 г. Те са загрижени за „Разяснение по някои въпроси на прилагането на Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки ...“ на Министерството на труда от 2016 г., според което „поставянето на печат върху първата страница на трудовата книжка, вложката, както и в някои други, се извършва с печат“. Освен това е посочено, че е допустимо да се удостоверява протоколът за уволнение само с подписа на ръководителя, ако организацията няма печат.

Поставя ли се печат върху трудовата книжка при кандидатстване за работа?

Не е необходимо да поставяте печат върху вписванията в трудовата книжка за наемане, тъй като окончателното удостоверяване на целия блок информация, свързана с работата в дадено предприятие, се извършва при уволнение. Ако въпреки това записът за работа или преместване на друга длъжност е бил заверен с печат, това няма да се превърне в критична грешка, тъй като в законодателството няма пряка забрана за това.

Въпреки това, трудовата книжка не е толкова голям документ, че трябва да поставите печати на почти всеки ред; печатите могат да се допират един до друг и до записите, което ги прави нечетливи.

Проблемни ситуации

Всеки служител, на когото е поверено попълването на трудови книжки, трябва предварително да бъде инструктиран как правилно да ги подготви. Често възникват проблеми с неправилното използване на печата. Преди това, едновременно с коригирането на такива грешки, на служителя, за всеки случай, беше даден сертификат, потвърждаващ трудовия му стаж. През 2019 г. това не се изисква, тъй като при уволнение.

Забележка

Какво да направите, ако служителят на персонала постави грешен печат

След като обърка печатите, служителят по персонала направи грешка, което прави вписването невалидно, което означава, че трябва да действате съгласно общите „Правила за поддържане на Кодекса на труда“:

• В реда по-долу в първата колона поставяме следващото число, във втората - датата на корекцията.
• В третата колона пишем „Номер на запис (предишен номер) е невалиден.“
• Слизаме още един ред по-долу, без вече да го номерираме, и въвеждаме отново записа.
• Заверяваме протокола с подписите на служителя по персонала и напускащия и поставяме необходимия печат.

Зачеркването на неправилен печат или поставянето на правилния над него е неприемливо.

Ако печатът е поставен на грешното място

Изключително рядко се случва печат да бъде поставен на грешна страница. Ако това се случи, по-добре го оставете и поставете уплътнението на мястото, където трябва.

Забележка

Всички грешки в трудовите книжки трябва да бъдат коригирани. Някои от тях ви заплашват със съдебни процедури. Защо е във ваш интерес да коригирате всички грешки в трудовите книжки и кои от тях могат да доведат до съдебни производства със служители?

Ако трудовата книжка е лошо подпечатана

Разбира се, препоръчително е първо да проверите дали има достатъчно мастило в печата, преди да го поставите върху формуляра за строг отчет. Ако отпечатъкът се окаже блед, труден за четене или размазан, трябва да напълните отново печата и след като го проверите на чернова, го поставете до първия.

Ако няма печат в трудовата книжка при уволнение

Това е сериозно нарушение на правилата за кадрови досиета, което създава много проблеми както на работника, така и на неговите предишни и бъдещи работодатели. В този случай трябва да се свържете с фирмата, която е уволнила служителя, и да поискате печат.

Работното досие е много важен документ, което е необходимо на всеки за записване на трудов стаж. Следователно той трябва да бъде попълнен в съответствие със законовите изисквания. Служителите по персонала, които нямат много трудов стаж, се интересуват дали е необходимо да се постави печат в трудовата книжка при кандидатстване за работа.

Кога се поставя печатът?

Вероятно всеки работодател веднъж се е сблъсквал с този въпрос при наемане, освобождаване или преместване на служител от едно структурно звено в друго. Печатът има свое ясно място, което не може да се променя - поставя се или на заглавната страница, винаги в горния десен ъгъл, или вътре в книгата.

Записване на данни

При въвеждане на данни на служителя работодателят трябва да постави печат на заглавната страница, но преди отпечатване трябва да посочи личните данни на служителя:

• Дата на раждане)
• указание за образование)
• наименование на професията или специалността на служителя.

След като данните бъдат въведени, служителят се подписва на заглавната страница, потвърждавайки верността на информацията. Едва след това се поставя пломбата. Струва си да се отбележи, че всички тези данни се попълват само въз основа на определени документи - паспорт, диплома и др. Без документ, потвърждаващ информацията за служителя, служителят по персонала няма право да го вписва в трудовата книжка. Ето защо, за тези, които не знаят дали се поставя печат в трудовата книжка при кандидатстване за работа, трябва да се каже, че се подпечатва, ако трудовата книжка се издава за първи път. Местоположението му е заглавната страница.

Промяна на данни

Къде се поставя печатът при промяна на данните на служителя? Необходимостта от промяна на данни обикновено възниква, когато служител промени своето фамилно име, име, държава или други данни. В този случай предишният запис се зачертава внимателно с една плътна линия, след което се въвеждат нови данни въз основа на документите, предоставени от служителя. В същото време упълномощеният служител поставя своя печат и подпис на гърба на корицата.

По време на дозиране на вложката

Има ситуации, когато необходимите страници от трудовата книжка вече са попълнени. В този случай на служителя се дава вложка. В този случай на заглавната страница се поставя печат, който показва, че вложката е издадена. Без трудова книжка тази вложка е невалидна.

Уволнение

По време на уволнение по собствено желание или по други причини ръководителят (или лицето, изпълняващо неговите задължения) подписва и подпечатва трудовата книжка.

Последователността на въвеждане на данни в трудовата книжка при кандидатстване за работа:

• заглавие (име на организацията, написано в средата на третата колона),
• номер,
• дата на,
• информация за работа,
• заповедта, въз основа на която са извършени вписванията.

Според законодателството на Руската федерация, юридически лицатрябва да имат свои официални печати, които се поставят върху почти всички документи.

Такива документи включват:

• трудови книжки,
• заповеди, инструкции,
• заповеди от лидера.

Ако трябва да решите дали се поставя печат в трудовата книжка при кандидатстване за работа, трябва да се обърнете към законодателството. Сред основните моменти при поставяне на печат са само първоначалното попълване на трудовата книжка и уволнението. Следователно не се поставя печат при приемане.

Ако печатът не е поставен на предишното място на работа

Ако служител реши да смени работата си по някаква причина, той трябва да вземе трудовата си книжка от отдел Човешки ресурси (или директно от шефа си). След това собственикът на произведението го предава в ръцете на новото ръководство. Ако се окаже, че печатът липсва, трудовата книжка може да се счита за невалидна на новото място на работа. В този случай служителят има две възможности:

• вземете нова книга (ако няма притеснения за загуба на опит))
• възстановяване на печата на предишното работно място.

Първият вариант често е неприемлив за служителя, тъй като в този случай се губят данни за осигуряване и трудов стаж, което в бъдеще ще се отрази негативно на размера на пенсията. Вторият вариант е най-предпочитан - ако можете лесно да се свържете с предишното си място на работа. След това служителят подава искане за възстановяване на необходимия печат на заглавната страница. Ако бившият шеф откаже да удовлетвори искането, служителят има право да заведе дело. Основното нещо е да не отлагате, тъй като организацията може да претърпи определени промени и тогава ще бъде невъзможно да се възстанови трудовото досие.

Ако всичко е ясно дали трябва да се постави печат в трудовата книжка при кандидатстване за работа, трябва да обърнете внимание на такъв често срещан проблем като грешки в записите.

Грешки в трудовата книжка: печат на организацията

Една организация няма един печат, а няколко. Случва се служител по персонала или друго отговорно лице по погрешка да постави печат, а не печат на организацията. Естествено е невъзможно да се коригира уплътнението. Затова те прибягват до този метод: поставят правилния печат в реда по-долу, без да правят допълнения.

Коригиране на лични данни

Служителите на отдела за човешки ресурси често правят грешки при попълване на трудова книжка. И въпреки че тези грешки може да са съвсем незначителни (Наталия - Наталия), те играят значителна роля и могат да причинят много проблеми. Ако има грешка в трудовата книжка, тя трябва да бъде коригирана, в противен случай документът може да се счита за невалиден.

За да коригирате грешка в името, трябва да зачеркнете невярната информация на заглавната страница с тънка, единична, но забележима линия и да напишете правилната информация най-отгоре (или вдясно). Трябва да посочите и документа, послужил като потвърждение за промяната на данните.

Когато данните, които са коригирани, се проверяват от собственика на този документ, служителят по персонала трябва да посочи своята длъжност, пълно име, дата на корекция и печат на организацията, в която работи. Сега записите, направени в трудовата книжка, са автентични и имат юридическа сила. Печатът, който вече се намира вътре в трудовата книжка, обикновено се поставя по такъв начин, че да не покрива част от написаното (например да скрие част от фамилното име или точната година на раждане).

Този нюанс всъщност е много важен, тъй като такова трудово досие може да се счита за фалшифицирано. Ето защо е много важно за всеки служител по персонала да разбере дали е поставен печат в трудовата книжка при наемане.