Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

Говоря о понятии современного тайм-менеджмента, люди чаще всего имеют в виду систему и методики личностно-деловой организации, пришедшие к нам с Запада. И это вполне понятно, поскольку именно там зародилась вся теоретическая и практическая база знаний, позволяющая эффективно управлять своим личным временем.

И только лишь небольшая часть специалистов знает о том, что и на Востоке есть свои, не менее успешные (а в некоторых смыслах и превосходящие западные) техники тайм-менеджмента. Под Востоком подразумевается, конечно же, Япония, славящаяся уникальностью своих бизнес-технологий.

Именно благодаря японцам мы и знаем о системе 5S.

Что такое система 5S

Японская система 5Sпредставляет собой чётко структурированную систему, которая позволяет создать оптимальные условия работы на производстве или в офисе. Путь к достижению идеальных условий лежит через создание на рабочем месте порядка, соблюдении чистоты и аккуратности, выработке мер, позволяющих экономить время и энергию.

Иными словами, система 5S направлена на упорядочивание того хаоса, который творится порой на производстве, в фирме или любой другой отрасли, представляющей собой коллективный рабочий процесс множества людей.

Составляющие методики системы 5S

Методика 5S основана на пяти базовых принципах построения работы, или, как их называют сами японцы, 5 шагах. Рассмотрим их вкратце.

1-й шаг – «Сэири» , в переводе с японского означает сортировку, удаление всего ненужного.

В практическом плане этот пункт системы 5S подразумевает разделение всех окружающих на работе вещей по двум группам: нужные и ненужные. Люди рассортировывают предметы по трём номинальным категориям:

Ненужные вещи, то есть такие, которые подлежат утилизации;

Потенциально нужные – такие, которые могут использоваться время от времени, – их переносят в отдельное место хранения;

Нужные вещи – предметы, необходимые в работе ежедневно, те, без которых в производстве не обойтись.

Считается, что этот шаг повышает уровень культуры и безопасности труда.

2-й шаг – «Сэйтон» , который можно перевести как «аккуратность, соблюдение должного порядка».

Этот шаг направлен на упорядочивание тех предметов, которые необходимы в ежедневной работе. Вещи расставляют по таким местам, откуда можно было бы с лёгкостью достать их в нужный момент. Для быстрого поиска все предметы рекомендуется промаркировать.

3-й шаг – «Сэисо» – переводится как «упорядочивание, содержание в чистоте».

Этот шаг направлен на внедрениев производстве чистоты. Рабочее место необходимо визуально разделить на несколько функциональных зон, в пределах которых будут находиться соответствующие вещи. Содержание всех приборов в чистоте, их периодическая проверка позволит избежать поломок и недееспособности, которые могут помешать эффективной работе.

4-й шаг – «Сэикэцу» – слово, которое буквально переводится как «стандартиризация».

На данном этапе анализируются первые итоги внедрения в жизнь первых трёх шагов, результаты записываются в специальный блокнот (или фиксируются в электронном виде). Наиболее эффективные решения закрепляются в стандартиризации и автоматизации рабочего процесса.

5-й шаг – «Сицуке» – это понятие в переводе означает «совершенствования, формирование дисциплины».

Заключительный шаг, направленный на осознание 5S как философии. Система бережливого производства,созданная в ходе реализации предыдущих шагов, позволяет существенным образом улучшить эффективность всей работы в целом, что, в конечном счёте, и является главной целью тайм-менеджмента.

Система 5с – концепция рационализации рабочего пространства, которая пришла к нам из Японии. Она подразумевает, что каждый сотрудник должен максимально оптимизировать свою деятельность, выполняя всего пять правил. Причем новых или специальных навыков от сотрудников не потребуется. Читайте о принципах подхода и о том, как их внедрить.

В послевоенный период, когда японский автопром жестко конкурировал с американским, инженер завода «Тойота» Тайити Оно сумел внедрить принципы порядка, дисциплины и рационализации на предприятии, которые позволили увеличить производительность без существенных затрат.

Система 5с на производстве стала продолжением научных трудов и экспериментов Фредерика Тейлора по внедрению нормирования и рационализации труда на производстве, которые он проводил в США в конце 19-ого века. Однако система 5S основана на Японских традициях и культуре бережливого производства .

Принципы бережливости - основа большинства производств по всему миру, поскольку борьба с потерями ведется уже более 50 лет. А вот компании, работающие, например, в сфере выпуска потребительских товаров, опирались в основном на систему продаж и маркетинг, эффективность производства не входила в число приоритетов - и только в последнее время ситуация изменилась. С развитием новых технологий принципы бережливого производства эволюционировали в новую фазу трансформации бизнеса.

Система 5s: пять принципов

1. Сэири (整理) – Сортировка

Сортировка предполагает, что все вещи и предметы, лежащие на рабочем месте, разделяются на 4 вида по частоте использования: постоянно, часто, редко и никогда. Соответственно, те которые не используются убираются на склад, те которые постоянно – лежат «прямо под рукой», часто используемые – поблизости в ящике и редко нужные – где-нибудь подальше в тумбе.

Вроде все просто и понятно. Наверное, каждый по себе знает, как сложно найти вещь, когда все свалено в кучу. Или когда, скажем, кухня на первом этаже, а накрывают на третьем - бегать туда-сюда очень утомительно. Поэтому принцип, чтобы «все нужное лежало под рукой» экономит время и производительность ().

2. Сэитон (整頓) – Соблюдение порядка

Это метод 5S, согласно которому «все имеет свое место», то есть это прямое продолжение Сэири. Когда вещи отсортированы, каждому предмету должно быть назначено конкретное место. Это место должно быть подписано и обозначено, а сам предмет маркируется красной биркой с соответствующей записью. По-японски такие бирки называются «Канбан» (). Иногда, предметы обводят, чтобы точно знать их расположение.

Как внедрить систему 5s: опыт российской компании

Расскажем, как одной российской компании удалось преодолеть сопротивление персонала и внедрить принципы бережливости - вам может быть полезен ее уникальный опыт.

3. Сэисо (清掃) – Содержание в чистоте рабочего места

Часто возникает вопрос, кто должен убирать: сам работник или уборщица. Представьте себе, что уборщица начинает влажной тряпкой протирать открытый компьютер у сотрудника IT-отдела, который может находиться в спящем режиме - короткое замыкание гарантировано. Поэтому правило Сэисо гласит, что сотрудник сам должен убирать за собой рабочее место.

4. Сэикэцу (清潔) – Стандартизация

Стандартизация включает в себя правила, инструкции по выполнению тех или иных работ, нормативы по их выполнению, используемые средства и т. д. Суть в том, что нормировщики, например, уже высчитали, сколько деталей на определенном станке за определенный период должен изготовить рабочий. Если он будет работать по-своему, то:

• либо сделает быстрее, чем нужно (в Японии система «Точно в срок» этого не поощряет), и будет «прохлаждаться», мешая остальным;
• либо сделает быстрее за счет качества (ведь качество и скорость взаимопротивоположные понятия);
• либо сделает медленнее и затормозит работу остальных, либо с большими издержками и т. д.

Система организации и рационализации рабочего места 5S предполагает описание и контроль за исполнением первых трех пунктов: сортировка, порядок и чистота. Периодически начальство делает контрольный обход, и все данные по рабочим местам заносит в контрольный лист:

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ ПРОВЕРКИ (фрагмент)

(наименование подразделения)

за __________ месяц 20__ г.

	Критерий	Дата проведения проверки
1. Сортировка и удаление лишнего (определить, что есть, что из этого необходимо, от остального избавиться)	На рабочем месте имеется ненужный и не в требуемом количестве инвентарь, инструмент, тара. пр.
Итого проблем по 1C
2. Соблюдение порядка, создание места для того, что необходимо (определить места для того, что осталось)	Постоянные места для вещей не очевидны с первого раза (нет или не просматривается разметка)
Общее количество проблем выявленных предыдущей проверкой
% текущих проблем к предыдущим
ФИО проверяющего
Подпись проверяющего

5. Сицукэ (躾) – Самодисциплина и совершенствование

Совершенно очевидно, что вся система 5с не будет работать, если сами сотрудники предприятия не желают ею пользоваться. Для убеждения работников в Японии, прежде всего, используют доски почета персонала, сравнительные фотографии и другую наглядную агитацию.

Кроме того, для использование системы 5s для рационализации рабочего места и процессов, необходим творческий подход. Сотрудники должны предлагать соответствующие улучшения. И руководство в целом должно постоянно оптимизировать процесс. Поэтому японцы часто собираются после работы и обсуждают, как им что-нибудь улучшить.

Например, для оптимизации рабочего пространства часто используют диаграмму «Спагетти» (название из-за схожести с макаронами). На рисунке отмечают маршруты, которые проходят сотрудники или клиенты, или инструменты, или документы и т.д. и видят, как можно по-другому расположить рабочие места, чтобы сократить рабочее время на ненужную беготню.

Рисунок . Диаграмма «Спагетти»

На диаграмме видно, что до изменений товар проходил более длинный путь, чем после расположения отделов и склада по пути следования товара из цеха. Соответственно, это сокращает время на логистику.

Проблемы внедрения системы 5 с (бережливое производство) в России

Однажды директор издательства, где я работал руководителем отдела продаж, предупредил, что завтра у всех сотрудников заберут все ненужные вещи и положат на склад до особого распоряжения. Никто не придал этому особого значения, так как под словом «ненужные» каждый понимал что-то свое.

На следующий день директор с двумя помощниками из отдела охраны стал проходить по отделам и забирать у сотрудников все, что находилось на столах, в ящиках и на полках. Народ возмущался, но бойцы из службы безопасности были непреклонны. После этого директор объявил, что если кому действительно что-то очень нужно, то он должен написать письменную заявку, пойти на склад и там поискать свои вещи.

Больше всех не повезло сотрудникам бэк-офиса. Если бухгалтерию директор обошел стороной, то «делопроизводители» были вынуждены несколько дней ковыряться в мешках и папках на складе с книгами, чтобы найти свои рабочие документы. Что касается канцелярии, то народ не пошел за ней на склад, а заказал все по новой секретарю. Несколько человек не выдержали и уволились.

Результат: несколько месяцев сотрудники все старательно прятали от глаз директора, а он радовался чистым столам. Производительность труда при том не выросла.

В чем же сложность внедрения системы 5с на производстве и в офисах в России?

1) Российский менталитет. В учебниках по международному менеджменту различают три типа культуры свойственные разным народам: моноактивные, полиактивные и реактивные. Моноактивные и реактивные культуры, к которым относятся японцы, немцы, американцы и другие, живут строго по планам, правилам и инструкциям, четко соблюдая все сроки и графики работ. В один промежуток времени они, как правило, делают только одно дело.

Носители полиактивной культуры делают множество дел одновременно, не придерживаясь четких правил, планов и графиков, адаптируя их под текущий момент. Делают не то, что должно, а то, что нравится. К этим культурам относятся: итальянцы, арабы, мексиканцы, африканцы, русские и т. д.

Для представителей этих культур понятия порядок, дисциплина, инструкция, технология и т. д. являются весьма относительными. Они могут поддерживаться на высоком уровне только в авторитарной иерархической структуре, например, армии.

Поскольку для представителей западных культур главным стимулом является вознаграждение, для восточных – наслаждение процессом, а для русских – зуботычина и грозный окрик начальства, то система внедрения «порядка и дисциплины» на рабочем месте на российском предприятии возможно только через силовое давление начальства: ругань, штрафы и т. д.

Смотрите, как действовать, если предстоит перестроить работу. Решение поможет руководителю финансовой службы избежать обратного эффекта реформ - роста текучести кадров и саботажа со стороны сотрудников.

Большинство сотрудников офисов, предпринимателей, бизнесменов и огромное количество других специалистов сегодня проводят большую часть дня за рабочим столом. Его организация очень важна для продуктивности сотрудника, потому что беспорядок или неправильная расстановка канцелярского оборудования помогает повысить функционал и эффективность работы. В этом вам поможет японская система организации рабочего места 5S.

Что такое система 5S и как ее используют?

Япония сегодня считается одной из самых развитых стран, которая имеет уникальную систему управления внутри компании, а также высокоэффективные производства. Но только по окончанию Второй мировой войны экономика Японии была в ужасном состоянии, потому что множество государств перестали с ней сотрудничать, промышленное производство было уничтожено, рабочих кадров очень мало, а сама страна была в долгах. Кроме того, существовали проблемы безработицы и дефицита товаров, поэтому жители страны начали требовать реформ и перемен.

Одним из таких предприятий, который уже находились на грани разорения, была компания Toyota. В этот период объемы сборки товаров упали до минимума, а количество сотрудников сократилось почти вдвое. И все изменилось практически за несколько лет, когда фирма начала зарабатывать несколько миллионов в год. Сегодня историю успеха Toyota ставят в пример другим корпорациям, которые начинают терять прибыль.

Первое, что сделали руководители и владельцы Toyota – изменили систему работы и разработали совершенно новые принципы. Именно благодаря им предприятие стало одним из самых успешных и крупных производителей автотехники в мире.

Один из новых механизмов, которые используются в Toyota, является методика организации рабочего процесса – это философия бережливого производства. Менеджеры этой компании выдали несколько книг и провели крупное исследование, после чего огромное количество других компаний тоже начали запускать такую же систему на своей фирме. В Toyota даже открыли специальный отдел, который занимался консалтинговыми услугами, чтобы помочь правильно организовать работу в других предприятиях. Кроме того, руководители отделов могут самостоятельно ознакомится с функционалом прямо в Toyota.

Владельцы компании утверждают, что они не создавали намеренно определенные принципы. Просто тогдашние руководители пытались срочно поменять систему производства, в результате чего появилась такая система. Из-за этого многие фирмы, которые пытаются наследовать механизм, не достигают таких успехов.

5 правил организации рабочего пространства

Основной сутью японской системы 5S является пять правил, которые используются владельцами рабочего стола. Весь механизм работы бережливого производства зависит от того, что каждый сотрудник прикладывает усилия для работы, при этом он реализует свои способности на полную и может сосредоточится именно на рабочем процессе.

5S состоит из пяти этапов.

Сортировка.

На рабочем столе размещается огромное количество предметов. Часто они могут быть незначительными или слишком маленькими и владельцу может казаться, что на самом деле со столом все в порядке. По сути предметы можно разделить на три категории:

• Необходимые – это те предметы, которые обязательно должны быть на вашем столе. Их нужно размещать под руками, чтобы быстро дотянуться.
• Нужны периодически – время от времени они могут понадобиться, но большую часть дня вам не нужно пользоваться этими вещами.
• Ненужные предметы – это те вещи, которыми вы вообще не пользуетесь, и они неизвестно как попали на ваш стол. Естественно, эту категорию нужно убрать из рабочего стола.

Соблюдение порядка.

После того, как вы убрали лишнее, нужно рассортировать то, что осталось. Более важные предметы должны располагаться так, чтобы вы не тратили время на поиск и могли на уровне рефлексов достать изделие.

Можете воспользоваться такими правилами, которые предлагают в Японии:

1. Необходимые предметы лежат на видном месте.
2. Нужные вещи лежат так, чтобы вы могли достать их рукой, при этом не поднимаясь с места.
3. Предметы, которые используются постоянно, не берутся в руки тоже должны быть размещены так, чтобы в естественном положении их можно применять. Имеется в виду, например, клавиатура и мышка компьютера. Вы садитесь за стол и кладете руки так, чтобы они сразу легли на мышку и клавиатуру.
4. В течение дня после использования нужные предметы должны ставиться обратно на свое место.

Содержание в чистоте.

Японцы советуют разбить рабочее место на несколько зон, каждая из которых будет отвечать за определенные изделия. Например, центр стола – для ноутбука или компьютера; левая часть – для канцелярии; правая – для документов.

Стандартизация.

Чтобы такие принципы производства были действительно полезными и эффективными для всего предприятия, нужно ввести их как стандарт. Абсолютно все сотрудники должны этого придерживаться, как и того, что на работу нужно приходить в 9 часов утра.

Лучшим вариантом будет сделать специальный документ, с которым ознакомятся все сотрудники. После этого периодически можно проверять результаты. Кроме того, нужно прояснить причину такого строгого контроля.

Совершенствование.

Любое действие и особенности поведения человека можно сделать привычкой. Конечным этапом 5S является доведение всех правил до того, чтобы они выполнялись на автоматизме.

Если раздумывать над правилами поведения и организации рабочего места, то по сути Toyota не придумала ничего нового. Но если их придерживаться, то можно заметить этот результат. Кроме того, самодисциплина на рабочем столе повышает производительность и в обычной работе.

Система 5S

В Японии системный подход к организации, наведению порядка и уборке рабочего места возник в послевоенный период, точнее, к середине 50-х годов ХХ века. В то время японские предприятия были вынуждены работать в условиях дефицита ресурсов. Поэтому они разработали для своего производства метод, при котором учитывалось все и не было места никаким потерям. Таким образом, была создана система 5S. 5S - система рационализации рабочего места. Была разработана в послевоенной Японии в компании Toyota.

• 5S - это система организации рабочего места, которая позволяет значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, улучшить корпоративную культуру, повысить производительность труда и сохранить время. Это первый шаг на пути к созданию бережливого предприятия и применению других инструментов системы менеджмента компании Toyota.
• 5S - это пять японских слов:
  • · Сэири (ХыАн) "сортировка" - чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
  • · Сэитон (ХыоD) "соблюдение порядка" (аккуратность) - организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
  • · Сэисо (Зе’Я) "содержание в чистоте" (уборка) - соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности.
  • · Сэикэцу (ЗеќЌ) "стандартизация" (поддержание порядка) - необходимое условие для выполнения первых трёх правил.
  • · Сицукэ (Ьz) "совершенствование" (формирование привычки) - воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Первоначально в японской системе было только 4 действия. Слова, обозначающие эти действия, в японском языке начинаются с буквы "S": Сортировка, Рациональное расположение, Уборка (содержание в чистоте), Стандартизация. Позже добавилось пятое действие - поддержание достигнутого и совершенствование, и оно завершило цепочку элементов, которые теперь известны как 5S.

Сейчас система 5S обладает фундаментальной мощью для того, чтобы изменять рабочие места и вовлекать в процесс улучшений всех работников. 1) Сортировка - означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций. Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости "на всякий пожарный случай". Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок). Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:

• · должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• · должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• · должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Необходимо чётко обозначить "зону красных ярлыков" предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению. 2) Рациональное расположение - означает определить и обозначить "дом" для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

3) Уборка (содержание в чистоте) - значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её.

Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.

• 4) Стандартизация - это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S - значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.
• 5) Совершенствование - означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

Цели 5S:

• 1. Снижение числа несчастных случаев .
• 2. Повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.
• 3. Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать.
• 4. Повышение производительности труда (что в свою очередь ведёт к повышению прибыли предприятия и соответственно повышению уровня дохода рабочих).

Шаги системы:

Сортировка. Все материалы делят на:

• · нужные - материалы, которые используются в работе в данный момент;
• · неиспользуемые - материалы, которые могут использоваться в работе, но в данный момент не востребованы;
• · ненужные/непригодные - брак, который необходимо вернуть поставщикам, либо уничтожить.
• · уничтожить.

Соблюдение порядка . Расположение предметов отвечает требованиям:

• · безопасности;
• · качества;
• · эффективности работы.
• 4 правила расположения вещей:
  • · на видном месте;
  • · легко взять;
  • · легко использовать;
  • · легко вернуть на место.

Порядок действий:

• 1. Разбить линию на зоны, создать схемы и карты с обозначением рабочих мест, мест расположения оборудования и т. п.
• 2. Определить специальную группу, за которыми будет закреплена зона для уборки.
• 3. Определить время проведения уборки:
  • · утренняя: 5-10 мин. до начала рабочего дня;
  • · обеденная: 5-10 мин. после обеда;
  • · по окончании работы: после прекращения работы, во время простоев.

Стандартизация. Этот шаг подразумевает поддержание состояния после выполнения первых трёх шагов.

Необходимо создать рабочие инструкции, которые включат в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка. А также вести разработки новых методов контроля и вознаграждения отличившихся сотрудников.

Совершенствование/Формирование привычки. Выработка привычки ухода за рабочим местом в соответствии с уже существующими процедурами.

Важные моменты:

• · Вовлечение всех работников. Работа в команде.
• · Наблюдение за работой оборудования, за рабочим местом, чтобы облегчить их обслуживание.
• · Использование фотографий ДО/ПОСЛЕ для сравнения того, что было и какой конечный результат.
• · Организация аудитов, чтобы оценить эффективность внедрения программы 5S.

Заключение

5S - это не просто "стандартизация уборки". 5S - это философия малозатратного, успешного, бережливого производства. Данная философия/концепция производства подразумевает, что каждый сотрудник предприятия от уборщицы до директора выполняют эти пять простых правил. Основной плюс - эти действия не требуют применения новых управленческих технологий и теорий.

Когда я прихожу на новое рабочее место я сразу же устанавливаю себе несколько ускоряющих работу программ (всегда один и тот же мой стандартный набор), переделываю пуск, прошу другую клавиатуру, и делаю серию других улучшений. Давайте же посмотрим как взять и прокачать офисное рабочее место и собственные методы.

1. Прокачка офисного пространства

1.1. Стоячее рабочее место

Устаю от сидения, поэтому поставил дома самодельную стойку для работы стоя.

Разместил всё таким образом чтобы делать трансформацию в обычное рабочее место в 4 движения.

Стоячее рабочее место не для постоянного использования, его нужно чередовать с работой сидя. Но в целом, это делает очень мобильным. Когда работаешь стоя - ничего не стоит сорваться куда-нибудь в цех чтобы быстро что-то проверить. Полезно для здоровья и не позволяет раскисать.

1.2. Коленный стул и прочие заменители стульев

Если денег совсем много, то можно закупить вот такие чудесные штуки

1.3. Освещение

Плохая освещенность очень плохо сказывается на работе, а светодиоды почти не тратят энергию.

1.4. Турник

От напряженной работы головой очень устаешь, и голова как-то должна остывать. Для этого есть разные методики: налить себе чайку, сходить покурить или залезть в социальные сети. Если уж отдыхать всё равно надо, то почему бы не предоставить и такую альтернативу? Этим вы вовсе не повысите количество безделья в офисе. Оно просто перераспределится с соцсетей на турник, а сотрудники почувствуют заботу о себе, а кроме того занятия физкультурой повышают интеллект и настроение.

У меня около компа есть турник и я пользуюсь им регулярно.

1.5. Устранить жару и духоту

Кондиционер, окно, перемещение в другое место. Это сильно повысит производительность

Чего делать не надо

1.6. Офис открытого типа, без стен

Откуда-то пошло заблуждение, что "сломать барьеры между отделами" означает буквально сломать стены между кабинетами и поселить 100 человек в одном офисе. Якобы, они начнут эффективно между собой общаться, делиться информацией.

Нет, галдеж будет стоять такой, что эффективность работы снизится на 66%, в Википедии ссылка на исследование .

"Сломали стены между отделами" на Тойоте при разработке модели Prius. Там менеджер проекта посадил в одной комнате всех сотрудников, которые участвовали в разработке нового автомобиля. Он не объединил в одной большой комнате все эти отделы. Он выдернул несколько людей из этих отделов и посадил в отдельной комнате.

Подробнее:

Да, повышение обмена информацией между отделами - задача очень нужная, НО НЕ МЕТОДОМ СНОСА СТЕН! Онлайн-планировщик! Облачное хранение данных! Чаты! Совещания!

2. Прокачка компьютерного стола (Система 5S)

Вот есть захламленное неэффективное рабочее место. Я видел главного технолога с таким огромным и беспорядочным слоев бумаги на столе, что он не мог найти в нем документы, которые сам же туда и положил. И просил распечатать их заново.

А есть крутые чуваки, которым не надо мешать быть крутыми!

Пусть сидят в своем креативе, ничем вы им или фирме не поможете, если отберете с их стола сувениры и подпишете каждую ручку. Ваши действия только испортят настроение и убьют креативность. Если у них ничего не продалбывается, то всё ок. Вдохновите их своим примером и примером других сотрудников, и, возможно, они сами захотят что-то улучшить самостоятельно или обратятся к вам.

Знаете, от чего у вашего инженера-конструктора упадет производительность? Если он заскучает, его всё достанет и он заболеет синдромом серого человека. Производительность обвалится. Я знаю, о чем говорю.

Только не думайте, что крутой - это вы, и можете выстраивать вокруг себя целые баррикады, лишь бы к вам не подобрались.

Сам у себя 5S я делаю всегда, вот один из моих:

У этого есть свои преимущества:

• минимизация потерь;


• настраивание на более дисциплинированный лад;


• формирование стремления к совершенствованию процессов (бытие определяет сознание);


• сведение к минимуму «эффекта разбитого окна»;


• мотивация производственного персонала к 5S;


• маркетинг, приличие. Это когда не стыдно показать партнерам и клиентам красивый офис, а не позориться с бардаком.

Система 5S по шагам:

1. Сортировка (избавиться от хлама)

Разделить предметы на 3 категории:

1. Используемые часто;


2. Используемые редко / или с неопределенным статусом;


3. Ненужные.

• Ненужную документацию в макулатуру;


• Канцтовары в избыточном количестве сдать на склад АХО;


• Редко-используемые каталоги, архивные данные переместить в места общего доступа (шкафы);


• Всё ненужное постараться распределить исходя из соображений рациональности: передать туда, где это нужно, переместить в место общего доступа, сдать на склад;


• Собственные неиспользуемые личные вещи забрать домой. Сувениры можно оставить;


• Выбросите все совершенно ненужные вещи.

2. Рацрасположение

• Легко найти!


• Легко использовать!


• Легко вернуть на место!

Руководствуйтесь эргономичностью: располагайте вещи с той стороны, которой рукой вы их берете;

Располагайте предметы в зависимости от частоты использования;
Очень редко-используемые предметы можно перенести в зону общего пользования (шкаф, стеллаж);
Пересмотрите свои привычки.

Лайфхаков в этом вашем интернете на эту тему миллион. Гуглящий да найдет.

3. Систематическая уборка

Я не верю в систематическую чистку по графику. Или же мне это просто не нравится, однако, хотя бы в стихийном порядке проводить ее все же стоит.

Проводите чистку системы специализированными программами, иначе медленно и незаметно ПК будет заполняться лишними записями в реестре, отчетами об ошибках, кусками некорректно удаленных программ, и прочим, что может заполнить значительную часть жесткого диска.

Процесс очистки клавиатуры с помощью салфеток может быть очень длительным и трудоемким. Мой метод: с помощью отвертки снять верхнюю панель клавиатуры, поместить ее под струю воды из под крана, почистить щеткой для одежды с хозяйственным мылом, стряхнуть воду, дать немного просохнуть и собрать клавиатуру. Чистота - идеальная, а также вы избавляетесь от всего, что накопилось не только на клавишах, но и под ними.

Внутри вашего системного блока может быть обнаружено около килограмма пыли, а это ведет к перегреву вследствие замедления вращения вентиляторов, «эффекта одеяла», задерживающего тепло элементов, покрытых толстым слоем пыли. С этой проблемой лучше справляться с помощью пылесоса.

4. Стандартизация

Зачем мне идентифицировать, если я и так знаю свое рабочее место?

1. на случай отпуска или болезни вас кто-то должен замещать. Он должен найти любой документ или предмет;


2. рабочее место очень быстро ухудшается, если его не стандартизировать.

Сделайте инструкцию в картинках к каждой технике, про которую надо что-то кому-то объяснять. Именно сделайте, а не отксерокопируйте заводскую инструкцию. На лотках подпишите, какой стороной класть черновики листов А4 (на разных принтерах по-разному).

Также, подпишите ящики тумбочек, места хранения предметов. Особенно тщательно нужно подписать все общие места - шкафы с документами, места хранения канцелярских принадлежностей, места общих чайных принадлежностей.

Выполните стандартизацию таким образом, чтобы:

1. Минимизировать необходимость обучения;

У каждого рабочего места (хотябы только около общих мест) обычно делают стандарт в виде фотографии: как всё должно быть.

5. Совершенствование

• 5S никогда не может быть признан «завершенным», т.к. этот процесс ежедневный и непрерывный.


• Полюбите процесс оптимизации, постарайтесь искать возможности с азартом и вдохновением.


• Оказавшись у чужого рабочего места - осмотрите, что полезного вы можете использовать. Понаблюдайте за работой.

Чего делать не надо

Подробнейшим образом разобрано здесь:

Ни в коем случае не кладите клавиатуру на выдвижную панель для клавиатур! Эту панель придумал враг человечества. Это архи-неудобно и долго. Эту панель лучше или снять или класть на нее канцелярские принадлежности.

3. Прокачка компьютера

3.1. Два монитора

Два монитора в работе инженера или программиста - это очень удобно. На одном открыт справочник, а на другом чертежная программа. Не нужно переключаться между окнами, что погружает ваше сознание в состояние потока. Повышает производительность труда на 35%, так еще и чувствуешь себя крутым хакером.

Важный аспект этой темы заключается в том, что органолептические свойства мониторов должны быть схожими: размер зерна, высота, наклон. В противном случае вы будете терять энергию на перестройку хрусталика глаза, который должен адаптироваться к новому формату.

3.2. Пятикнопочная мышь

Компьютерную мышь рекомендую использовать с дополнительными клавишами по бокам, и дополнительную клавишу под большой палец запрограммировать, например, под действие «Назад», значительно ускорив ваш серфинг по папкам. Зашли в папку - не то. Не надо тянуться к кнопке проводника «Назад», просто мгновенно нажимаете большим пальцем дополнительную клавишу мыши и смотрите следующую папку.

Также очень удобно пользоваться на мыши кнопкой "Свернуть окно".

3.3. Клавиатура

Очень неудобно выполнен дизайн клавиатур для программистов. Всё было бы ничего, если бы такие раскладки не были бы так распространены. Они продаются везде и кругом. Так вот, покупать их не надо.

Проклятые новаторы дотянулись до клавиатуры и поместили эту кнопку туда, где ее быть не должно.

Здесь должен быть Enter! Потому что его нужно нажимать мизинцем! Получив такую клавиатуру, я иду ее менять.

Эти несовершенные промышленные дизайнеры не знают, куда деть эту злосчастную кнопку! Она может оказаться и здесь!

Это сильно затрудняет набор текста слепым 10-пальцевым методом! Гораздо лучше было бы разместить ее вместо двойного Backspace или вместо второго этажа Enter.

Также она может оказаться и здесь. И тут ей тоже не место, т.к. это делает невозможной комбинацию клавиш Ctrl + Insert, Shift + Insert (аналог Ctrl + C, Ctrl + V, который видится мне намного удобнее).

Если на вашей клавиатуре клавиши «Sleep», «Wake» и «Power» расположены как на фото - возьмите отвертку, разберите клавиатуру, удалите эти клавиши, соберите клавиатуру. Они расположены в крайне неудачном месте, и случайное на них нажатие приводит к выключению или переводу ПК в спящий режим, сопровождаемому, ко всему прочему, всплеском раздражения пользователя.

Если у вас ноутбук, и на нем ваша скорость набора текста падает из-за неудобной клавиатуры - не стесняйтесь и подключите внешнюю клавиатуру через USB.

3.4. USB-удлинитель

Безусловно, прошли те времена, когда для установки флешки необходимо было добраться до задней части системного блока, который стоит под столом, однако… не для всех. Если ваш системник настолько древний, то просто купите удлинитель, чтобы вставлять флешку удобно, а не залезая под стол.

3.5. Жесткий диск SSD

Купил жесткий диск SSD, и поставил на него операционную систему. А файлы оставил на своем старом жестком диске (HDD). Включение, выключение, и оперативная работа компьютера ощутимо ускорились. Комп стал значительно меньше тормозить, т.к. скорость обмена данными у SSD выше.

4. Прокачка программного обеспечения

Когда я говорю людям о каких-то новых удобных программах я прямо физически ощущаю отторжение их мозга.

"Блиииин, какие-то програаааммы, зачеееем??((В них надо разбирааааться...!!!(("

Пожалуйста, сделайте над собой усилие. Они простые дальше некуда.

4.1. Punto Switcher

Для устранения эффекта набора текста на противоположной раскладке клавиатуры ghbvthyj nfrbv j,hfpjv, удаления всего, что написал, и набора этого текста заново, могу порекомендовать установить бесплатную программу Punto Switcher, автоматизирующую данную операцию.

Однако, я сразу же отключаю у нее автоматическое переключение раскладки, и каждый раз переключаю его комбинацией клавиш, а программа только страхует. Например, когда вы уже написали половину слова не на том языке, то не удаляете его, чтобы написать заново, а просто нажимаете клавишу Pause и слово меняет свою раскладку.
Всё потому что в автоматическом режиме при наборе паролей или аббревиатур происходят ложные срабатывания.

4.2. NumLock Calculator

Для ускорения расчетов, производимых на калькуляторе, могу порекомендовать установить бесплатную программу NumLock Calculator. Это обычная (или расширенная) программа-калькулятор, с тем лишь отличием, что мгновенно вызывается на экран нажатием клавиши NumLock, ей же и скрывается. Выглядит это следующим образом - вы заносите руку над дополнительной клавиатурой, нажимаете NumLock, с этой же дополнительной клавиатуры вводите цифры и знаки, и закрываете калькулятор той же клавишей.

Дополнительная клавиатура - это вот. И кнопка, на которую нажимать, обведена.

4.3. Записки Windows

Постоянно использую. Очень удобно.

Есть какой-то текст, который постоянно нужно копировать, и куда-то вставлять. Его удобно держать в записках, а не в каких-то там блокнотах, которые надо открывать.

4.4. Скриншотер

Я постоянно что-то скриню, и эта программа хороша тем, что можно сразу же выделить какой-то фрагмент экрана, чтобы потом не подрезать. И эти куски не надо никуда сохранять, они сами валятся в нужную папку. Очень ускоряет.

4.5. Двухстрочный пуск и отсутствие группировки свернутых окон

Двухстрочный пуск мне очень нравится тем, что всегда виден день недели! Потрясающе!

Отсутствие группировки свернутых окон тоже ускоряет работу. Сокращает ненужные клики мышкой.

4.6. Минимализм. Избавиться от ненужного

Лишних элементов на ПК присутствует великое множество, и обычно не приходит в голову их устранять, потому что каждый из них в отдельности отнимает очень мало времени, но если умножить это время на количество этих небольших камушков, об которые постоянно спотыкаешься, то общая сумма потерь может оказаться весьма весомой.

4.6.1. Первое и очевидное, от чего следует избавиться - это лишние файлы .

Удручающе часто я видел картину, когда у человека на рабочем столе и в папках можно увидеть около 8 «Новых папок», папок с названиями «Разобрать», «вдпововд» и т.п. При этом человек клятвенно заверяет, что ему доподлинно известно, что и в какой папке размещено. Наблюдение за работой данного сотрудника показывает, что это не так. Подобное именование объектов делает бессильным даже функцию «Поиск». Поэтому: решительнейшим образом уничтожайте все, что хранится «на всякий случай», все, назначение чего не определено, все, что давным-давно устарело. Я знаю самый популярный ответ сотрудников, любящих создавать девятую по счету «Новую папку» - некогда! Не потому ли некогда, что время уходит на поиски необходимых файлов?

Что с этим делать:

Если по поводу каких-то файлов есть сомнения, что они могут все же понадобиться, то прямо в этой папке создайте папку «Хлам » и положите эти файлы туда. Это лучше, чем удалять в корзину, т.к. корзина иногда чистится просто так от скуки, и найти в ней что-то довольно сложно, а если вы ищете то, что относится к этому проекту, но никак не находится, то в папке «Хлам» этого проекта как раз и логично будет посмотреть. P.S. если честно, все, что там оказывается, не пригождается потом никогда. Это скорее для успокоения нервов.

4.6.2. Отпишитесь от 80% рассылок на свою почту.

Каждое письмо отнимает всего ничего. Вы видите очередное письмо по какой-то ежедневной рассылке, которую вы никогда не читаете, мгновенно его удаляете, потеряв секунду, а отписаться «некогда», потому что нужно потратить 18 секунд. Так вот: вы теряете не секунду: вы видите, что пришло новое письмо - внимание уже отвлеклось; интерес гложет, что же там? Открываете в почту - очередная рассылка. Удалить. Если засечь время на все действия, связанные с приходом этого письма, то получится не секунда, а намного больше.

4.6.3. Уберите хлам из автозагрузки, из трея. Это может сильно занимать оперативную память. То, что вы убрали из автозагрузки, вполне вероятно, стоит удалить с ПК полностью.

4.6.4. Разберитесь на рабочем столе компьютера. Если он на 90% занят ярлыками и файлами - что-то не в порядке.

4.7. При частом обращении к папкам - ярлыки на папки разместить на рабочем столе, поменять у них значок на заметный

4.8. Добавьте в автозагрузку те программы, которые сразу запускаете в начале каждого рабочего дня.

То, что сразу же прокликиваете на своем рабочем столе когда утром включаете комп.

4.9. Облачное хранение данных

Создайте хранилище файлов в облаке, вырвав файлы с компьютеров сотрудников, и перенеся их в эту базу. Пусть все живут в этой базе - актуализируют в ней файлы, которыми пользуются все остальные, ничего не утаивая для себя, передав всё в коллективное пользование (за исключением ряда секретных папок). Это сильно повысит удобство в работе, защиту от непреднамеренных ошибок, и всеобщую информированность. Вот оно - истинное разрушение барьеров между отделами! Гораздо лучше, чем когда каждый сидит в своих личных файлах, пользуется своими собственными шаблонами, когда у людей разные версии одного и того же документа.

Все эти действия позволят вам если не исключить, то значительно снизить такие лишние операции, как «отправка последней версии», и прочие пересылки, загромождая почту. Главное - отлаженная дисциплина. Единая система именования файлов. Все должны работать в системе по ее правилам.

А облачные файлы плохи тремя вещами - скоростью работы, недоступностью при аварии сети и возможной утечкой к конкурентам.

Чтобы минимизировать риски, лучше в общем доступе размещать только файлы, над которыми действительно совместно работают. Должны они быть на местном файлохранилище, но синхронизироваться с облаком для возможного удаленного доступа из дома или из любой точки земного шара. Ваш системный администратор сможет это сделать.

4.10. Облачный планировщик

Выберите тот, что вам по вкусу. Они нужны, чтобы каждый сотрудник видел единый план задач.

4.11. Обновление электронной почты не чаще, чем раз в 30 минут

Чтобы увеличить интервалы работы в режиме погруженности в процесс

5. Прокачка сотрудника

Специфика работы офисного сотрудника такова, что максимум его результативности достигается в период, который можно назвать «поток», то есть максимальная сосредоточенность на задаче, погруженность в процесс. Если данного сотрудника отвлечь каким-нибудь вопросом, он растеряет огромный массив информации, которая находилась в обработке в его голове, и ему снова понадобится много времени, чтобы настроиться на работу. Это можно сравнить с тем, чтобы спросить у человека, несущего огромное количество дров, который час. Он сбросит дрова на землю, посмотрит на часы на своем запястье, ответит на вопрос, и будет долго, по одному бревнышку, собирать все, что нес.

5.1. Научиться пользоваться горячими клавишами

Это просто надо загуглить и выучить, натренироваться. Не всё за раз. Не спеша, по одной комбинации в день. Если пользоваться только мышью - ваша работа сильно замедлится.

Распечатайте листочек с горячими клавишами и подвесьте перед собой.

5.2. Научиться правильно переписываться в электронной почте и задействовать правило пустого инбокса

5.3. Научиться бороться с истощением системы коммуникации

Это когда мы звоним по каждому чиху, и отвлекаем, хотя по несрочным вопросам можно писать на электронную почту.

Вот таким образом:

5.4. Изучить слепой 10-пальцевый набор текста

Эта штука под сомнением. Я научился, но лучше бы не учился. Опечаток стало больше. Кому-то поможет, но мне не помогло.

5.5. Научиться правильно сообщать информацию

Сотрудники компании не телепаты, и должны договориться о единых правилах взаимодействия, чтобы четко понимать что должны ожидать друг от друга. В инструкции есть единая система правил, простая и надежная как автомат Калашникова. Это намного лучше, чем обрывки правил и пожеланий, озвученных когда-то кем-то на словах.

Всем в компании станет жить намного лучше и проще, если каждый будет соблюдать данные правила. Все мы порядком устали от бардака.

5.6. Использовать строительные шумопоглощающие наушники

Лично я часто их использую чтобы сконцентироваться на работе и не отвлекаться.

Вывод:

После всего этого постарайтесь распространить культуру содержания ПК на свой отдел, и дальше. Добиться этого можно личным примером и через обучения. Спаситесь сами и возле вас спасутся другие! Не бойтесь пробовать. Испытали, не понравилось, вернули как было. Понравилось - оставили. Обменивайтесь с коллегами новыми наработками, сразу запускайте их в жизнь. Это приведет к цепной реакции - у ваших сотрудников идеи будут появляться в голове сами по себе. С таким подходом и работать приятно. Главное - не сдаваться в самом начале, неизбежно встретившись с сопротивлением «инерции покоя» в головах людей, с которой неизбежно встречается всякий, кто решил вступить на тропу инициации изменений.

Бомбовская статья! Репост!