إنجاز الأمور هو أسلوب لإدارة الوقت أسسه ديفيد ألين ووصفه في كتابه الذي يحمل نفس الاسم.

الفكرة الرئيسية لهذه الطريقة هي أن الشخص يحتاج إلى تفريغ رأسه من المعلومات الروتينية غير الضرورية عن طريق نقلها إلى وسيلة خارجية، سواء كانت صواني بها أوراق، أو دفتر مذكرات، أو.

يقدم ديفيد خوارزمية يمكن استخدامها لمعالجة كميات كبيرة من المعلومات بكفاءة وتنظيم وقتك.

وفقا لطريقة GTD، من الأفضل العمل مع المعلومات الواردة على عدة مراحل:

2. المعالجة.

3. التنظيم.

5. الإجراءات.

دعونا ننظر إلى هذه المراحل بمزيد من التفصيل.

مجموعة

الفكرة الرئيسية هي أن أي مهمة أو فكرة أو معلومات وما إلى ذلك تتلقاها. يجب أن يتم تسجيلها على وسيلة ما: على الورق، أو في البريد، أو في جهاز كمبيوتر محمول أو كمبيوتر الجيب. ربما ستستخدم أدوات مختلفة لتسجيل معلومات واردة مختلفة. ليست هذه النقطة. الأفكار الرئيسية هي كما يلي:

لن تنسى أي شيء

سوف تقوم بتفريغ رأسك من كمية كبيرة من المعلومات الروتينية.

يمكن جمع المعلومات المسجلة على الورق في الأدراج أو الملفات أو رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى مجلدات معينة، وما إلى ذلك، اعتمادًا على أدوات التجميع.

لكي يعمل هذا المخطط، يجب معالجة أدراج المعلومات الواردة في فترة معينة، على سبيل المثال، مرة واحدة في الأسبوع. ومن خلال معالجة الأدراج، فإنك تقوم بالفعل بإفراغها.

على سبيل المثال، يمكنك تسجيل جميع المهام والأفكار والملاحظات في قسم "المهام" في المنظم عبر الإنترنت بنقرة واحدة.

منظمة

تتم معالجة المعلومات المجمعة (سلة، صينية، حاوية البريد الوارد) بدقة وفقًا للخوارزمية التالية:

خذ العنصر العلوي التالي في سلة "البريد الوارد".

إذا كان العنصر يتطلب إجراءً ويستغرق بعض الوقت (حتى 5 دقائق)، فإننا نقوم بتنفيذه على الفور.

إذا كانت المهمة تتطلب الكثير من الوقت، فإننا نفوضها لشخص ما أو نؤجلها.

إذا كان أحد العناصر الموجودة في سلة "البريد الوارد" لا يتطلب إجراءً، فإننا نتجاهل هذا العنصر، ونضعه في صينية (قائمة "ربما يومًا ما")، أو نترك هذا العنصر في مكان ما في الأرشيف كمعلومات مرجعية.

لتنظيم العمل على تلك المهام التي تتطلب المزيد من الإجراءات، يقترح ديفيد ألين تقسيم هذه المهام إلى عدة قوائم:

الإجراءات التالية

يجب أن يكون لديك قائمة بالإجراءات المحددة الإضافية التي يجب اتخاذها. فقط في هذه الحالة، يمكنك العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، "طحن" عدد كبير من الحالات.

في منظم TimeMaster عبر الإنترنت، يتم تمثيل قائمة مماثلة بورقة المهام

المشاريع

المهام التي تتطلب أكثر من إجراء لتحقيق أهدافها هي في الأساس مشاريع. على سبيل المثال، للتحضير لعرض تقديمي، تحتاج إلى الاتصال بالمنظمين، ودفع فاتورة المبنى، وما إلى ذلك. يجب تحديد المزيد من الإجراءات لكل مشروع.

باستخدام منظم TimeMaster عبر الإنترنت، يمكنك تقسيم المهام إلى مهام فرعية في ثوانٍ.

مؤجل

إذا تم تفويض مهمة ما أو كان من الممكن إكمالها في وقت لاحق لسبب ما، فيجب وضع هذه المهام في قائمة منفصلة.

يحتوي منظم TimeMaster عبر الإنترنت على جهات اتصال يمكنك من خلالها الاحتفاظ بقوائم المهام.

ربما يوما ما

هناك مهام ليست ذات صلة في الوقت الحالي، ومن غير الواضح ما إذا كانت ستكون ذات صلة في المستقبل، ولكن هناك احتمال. يتم وضع هذه المهام في قائمة منفصلة.

في منظم TimeMaster عبر الإنترنت، يمكنك تنظيم مثل هذه القوائم في ثوانٍ باستخدام السياقات.

يوصي ديفيد ألين بالتخلي عن التخطيط الكلاسيكي الصارم لليوم، حيث يتم التخطيط لليوم بأكمله دقيقة بدقيقة. نادرا ما ينطبق هذا التخطيط في الممارسة العملية، حيث يمكن تشتيت انتباهك في أي وقت، ويمكن أن تتغير الخطط.

يعتقد ديفيد أن المهام مقسمة إلى صعبة ولينة.

مهام مرنةاذهب في قائمة بسيطة. هذه هي المهام التي يمكن إكمالها في أي وقت، بحيث يمكن إكمالها بالترتيب. تقع معظم المهام للشخص العادي ضمن هذه الفئة.

مهام صعبة– هذه هي المهام المرتبطة بوقت محدد. على سبيل المثال، اجتماع أو مؤتمر أو مكالمة مجدولة أو مهمة على وشك الانتهاء.

من المنطقي الاحتفاظ بالمهام الصعبة فقط في التقويم الخاص بك. في بداية اليوم، تقوم بمراجعة قائمة التقويم وقائمة المهام. يكون الأمر أكثر ملاءمة عندما تكون قائمة المهام والتقويم موجودين في نفس الصفحة. من الأسهل التخطيط بهذه الطريقة. إذا لم تكن هناك مهام صعبة مخطط لها في بداية اليوم، فيمكنك تنفيذ مهام مرنة بالترتيب: اعتمادًا على توفر الوقت والطاقة والموارد، يمكنك إكمال المهام من الأولوية الأعلى إلى الأقل أولوية. بمجرد أن يحين وقت القيام بمهمة صعبة، تأخذ قسطًا من الراحة، وتكمل المهمة الصعبة، ثم تعود إلى استكمال المهام الموجودة في القائمة. هذه هي الطريقة الأكثر مرونة وبساطة وملاءمة للتخطيط عند العمل مع عدد كبير من الحالات.

يذكر ديفيد أيضًا التخطيط من أعلى إلى أسفل في كتابه. يستخدم تشبيه مراجعة الأهداف والمشاريع والمهام من الأعلى:

1. الشؤون الجارية؛

2. المشاريع الحالية.

3. الاختصاصات؛

4. السنوات القادمة (1-2 سنة)؛

5. منظور خمسي (3-5 سنوات)؛

ومع ذلك، كما يعترف ديفيد نفسه، فإن التركيز الرئيسي في كتابه هو وصف طرق معالجة الشؤون والمشاريع الجارية، ويجب إعطاء التخطيط الاستراتيجي كتبًا منفصلة. بالمناسبة، تم وصف أساليب التخطيط الاستراتيجي من قبل ستيف كوفي، وهو خبير عالمي مشهور في مجال إدارة الوقت. تمت مناقشة ذلك في مقالة التخطيط الاستراتيجي.

يمكنك قراءة المزيد عن تقنية GTD في الكتاب الذي يحمل نفس الاسم، Getting Things Done بقلم David Allen، أو تعلم كيفية تطبيق هذه التقنيات وغيرها عمليًا باستخدام منظم عبر الإنترنت وأدوات أخرى في دورة الفيديو الخاصة بنا.

لا تفقده.اشترك واحصل على رابط المقال على بريدك الإلكتروني.

تبدأ مقدمة الطبعة الروسية لكتاب ديفيد ألين "ترتيب الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر" على النحو التالي: "يعاني أي شخص معاصر من ضيق شديد في الوقت، ويشكو الجميع من عدم تنظيمهم - أحيانًا تنسى الأمر" اجتماع مهم، أحيانًا تتأخر، وأحيانًا لا تصل في الوقت المحدد على الهاتف. ولهذا السبب، تتدهور العلاقات مع الزملاء والأصدقاء، وتنهار خطط العمل، وتتدهور الرفاهية. كلما كان الإنسان أكثر تنظيماً، كلما كان من الأسهل عليه إدارة العمل والأعمال المنزلية والحياة بشكل عام، وكانت علاقاته مع الآخرين أفضل.

مثل هذه المواقف مألوفة لدى الكثيرين. والوعد الذي قطعه مؤلف الكتاب بمساعدة الناس على أن يصبحوا أكثر تنظيما يفسر إلى حد كبير نجاحه. ويتجلى ذلك ليس فقط من خلال بيع أكثر من 600 ألف نسخة منذ عام 2001 في أمريكا وحدها، ولكن أيضًا من خلال التطوير الإضافي لمفهوم ألين من قبل العديد من المؤلفين، وإنشاء برامج خاصة، بما في ذلك تطبيقات الهاتف المحمول، حيث يتم تنفيذ طريقة إنجاز الأمور (GTD) يؤخذ كأساس. اليوم، يتم تخصيص الموارد عبر الإنترنت بالكامل لتقنيات ألين الفردية (على سبيل المثال، "43 مجلدًا"). يوضح هذا بوضوح أن تطورات المؤلف أثرت بشكل كبير على مجال شخصي. لذلك سنتحدث في هذا المقال عن مفهوم GTD ومبادئ عمله بالإضافة إلى بعض الجوانب العملية التي يمكن للجميع تطبيقها في أنشطتهم.

كيفية جلب الأشياء إلى الاكتمال

إنجاز الأمور- تقنية لزيادة الفعالية الشخصية، تم تطويرها ووصفها في كتاب يحمل نفس الاسم من تأليف ديفيد ألين. يعد الاختصار GTD أكثر شيوعًا. تقول ويكيبيديا إنه عند ترجمة العبارة من الإنجليزية إلى الروسية، يتم استخدام عبارة "ترتيب الأمور" بشكل خاطئ (تم نشر كتاب بهذا العنوان في الترجمة الروسية)، في حين أن المطلوب هو "إتمام الأمور". هناك حقيقة مثيرة للاهتمام وهي أن ويكيبيديا الروسية والإنجليزية تختلفان في تفسيراتهما لفهم تقنية GTD: الأولى تسميها مستقلة ومرتبطة بشكل محدود بإدارة الوقت، بينما تدعي الثانية أن GTD هي طريقة ضمن إطار إدارة الوقت.

يلاحظ العديد من الخبراء أسلوب العرض المحدد المتأصل في ألين. أفكاره، على عكس تلك التي طرحها ستيفن كوفي في ""، ليست ملهمة، ولكنها تقدم وصفًا صارمًا ومفصلاً للخوارزمية. على عكس كوفي، الذي لا يخلو من التفكير الفلسفي ويتطلب صياغة واضحة للمهمة التي تغطي الهدف الرئيسي للحياة، فإن ألين، على العكس من ذلك، يقوم ببناء نظام "من الأسفل إلى الأعلى". إنه مقتنع بأنه من أجل تغيير حياتك، عليك أن تبدأ ليس بالمهام العالمية، ولكن بترتيب الأمور في التفاصيل المحيطة الأكثر أهمية.

"أوصي بالتصرف وفقًا لمبدأ "فورًا" - هكذا يصف المؤلف استخدام طريقته الخاصة. وفقًا لـ Allen، لا تحتاج فقط إلى القراءة وتدوين الملاحظات، بل تحتاج إلى البدء فعليًا في استخدامها، لأنها لا تتطلب مهارات خاصة، ولن تستغرق النتائج وقتًا طويلاً في المستقبل.

لذا، متسلحين بنصيحة المؤلف، نصل إلى الأمر الأكثر أهمية: مسألة جوهر طريقة إنجاز الأمور. ينتقد الكثيرون مفهوم GTD بسبب تعقيده وعدم فهمه، والذي، في الوقت نفسه، لا يمنع الجميع من تطوير نظامهم الخاص، واعتماد بعض الافتراضات فقط. فيما يلي هذه التوصيات من كتاب "إنجاز الأمور":

تنظيم الفضاء

من أولى التوصيات التي وردت في الكتاب. ووفقا لألين، فإن مكان العمل يشبه نقطة التفتيش التي تبدأ منها رحلة كل يوم. النقطة هنا مجردة للغاية - النقطة ليست أن مكان العمل ليس مليئًا بالأوراق واللوازم المكتبية المتناثرة (هذا المطلب شائع لدى كل من يلجأ إلى إدارة الوقت)، بل أنك بحاجة إلى تنظيمه قدر الإمكان "لنفسك" حسب نوع نشاطك واحتياجاتك. هناك أيضًا تفاصيل: تتضمن تقنية GTD وجود السمات التالية بالإضافة إلى المكتب بالطبع:

• صواني الورق (ثلاثة على الأقل)؛
• حزمة من ورق A5؛
• قلم أو قلم رصاص
• أوراق لزجة (~ 8 × 8 سم)؛
• مقاطع الورق؛
• مشابك الغسيل للرزم الكبيرة من الورق؛
• كابسة ورق؛
• سكوتش؛
• ممحاة؛
• آلة لصق الملصقات؛
• مجلدات للأوراق.
• مذكرة؛
• سلة المهملات.

نظام تخزين المعلومات المرجعية

الجميع يحتاج إلى مثل هذا النظام. خزانة لتخزين المراسلات والعديد من المجلدات وآلة لصق الملصقات - باختصار، كل ما يساعد في تنظيم أي معلومات واردة ليسهل الوصول إليها لاحقًا. المؤلف واثق من أن عملية نشر خطاب أو مستند في مثل هذا النظام يجب ألا تستغرق أكثر من 60 ثانية. لذلك، من الأفضل تنظيم شيء مثل الكتالوج الأبجدي الذي سيسمح لك بالوصول إلى المعلومات بسرعة وسهولة.

القوائم

بالإضافة إلى استخدام مخطط التقويم، يحتاج كل شخص إلى 4 قوائم:

1. "الإجراءات التالية." في هذه القائمة، تكتب الأشياء التي عليك القيام بها في المستقبل القريب. لا يهم شكلها - مفكرة ورقية أو مستند نصي على سطح مكتب جهاز كمبيوتر شخصي، فمن المهم أن تكون معك دائمًا. بهذه الطريقة، سيكون لديك تذكير دائم بالأشياء التي لا يزال يتعين عليك القيام بها. تحتاج إلى تعديل هذه القائمة وإدخال إدخالات جديدة فيها كل يوم.

2. المشاريع. تحت هذا العنوان، يفهم Allen المؤسسات التي هي عبارة عن عدة إجراءات فرعية مترابطة، وبالتالي تتطلب أكثر من إجراء واحد لإكمالها. تحتاج المشاريع إلى المراقبة حتى تتمكن من الحكم على التقدم المحرز في تنفيذها (أسبوعيًا).

3. مؤجل. تقوم هذه القائمة بتخزين المشاريع التي يتم تفويض تنفيذها لشخص ما أو التي تتطلب تأثير عوامل خارجية. كما يجب فحصها بشكل منهجي (مرة واحدة على الأقل في الأسبوع).

4. يوما ما/ربما. يتضح من اسم القائمة أن هذه قائمة بالأشياء غير المؤكدة التي يجب القيام بها للمستقبل، مثل المشاركة في سباق الماراثون أو بدء مدونة.

يرتبط الحفاظ على هذه القوائم ارتباطًا وثيقًا بالقوائم الرئيسية مبادئ GTD: الجمع والمعالجة والتنظيم والمراجعة والعمل.

مجموعة.يستخدم David Allen مصطلح "سلة المحذوفات" للإشارة إلى التقاط المعلومات في أي وسيلة بغرض تحرير العقل. يمكن أن يكون هذا منظمًا أو مذكرات أو جهاز كمبيوتر محمول. تحتاج إلى إخراج كل شيء من رأسك (في هذه الحالة، حركه) وانتقل إلى المرحلة التالية.

علاج.عند معالجة المعلومات يجب تقسيمها إلى نوعين: ما يتطلب إجراءً، وما لا يتطلب ذلك. عند العمل مع النوع الأول، إما أن نفعل ذلك بأنفسنا، أو نفوضه، أو نؤجله. عند العمل مع الثاني، نضعه جانبًا في المعلومات المرجعية، ونتخلص منه، ونضيفه إلى قائمة "يومًا ما".

قاعدة دقيقتين – إذا استغرق إنجاز المهمة أقل من 2-5 دقائق، فيجب إنجازها على الفور.

مراجعةيجب أن يتم تنفيذ قائمة المهام يوميًا أو كلما أمكن ذلك. يتطلب GTD مراجعة أسبوعية على الأقل لجميع الأنشطة والمشاريع والعناصر المتراكمة.

فعل.الأداء البدني للمهام.

بالإضافة إلى ما سبق، نود أن نلفت انتباهكم إلى حقيقة أن GTD ليست أداة فريدة من نوعها، ولكنها مجموعة من التقنيات. يمكنك أخذها كأساس وتعديلها وتغييرها وفقًا لنوع نشاطك واحتياجاتك.

السيطرة على الإنجاز

لكي تتجه الأشياء الصغيرة التي قسمنا إليها الأشياء الكبيرة نحو الاكتمال، من المهم أن نفهم الهدف الذي نسعى إليه، وما هي النتائج التي نريد تحقيقها. كما ذكرنا سابقًا، وفقًا لهذا، يتم التخطيط لسلسلة من الإجراءات والتذكيرات المتسلسلة، مدمجة في نظام منهجي واحد. كلما كانت المهمة أكثر تعقيدًا، كلما كانت "الطوب" التي ينبغي تقسيمها إليها أصغر وكلما كانت الحاجة إلى تطوير النظام أكثر تفصيلاً. دعونا نلقي نظرة فاحصة على مراحل الإنجاز:

• الجواب على سؤال ما نريد تحقيقه. نحن بحاجة إلى أن نفهم بوضوح سبب قيامنا بإجراءات معينة. إنه مثل رامي السهام الذي يستهدف عين الهدف. يمكنه تنفيذ العديد من الإجراءات بدءًا من سحب الوتر وحتى إطلاق النار، ولكن سيتم التحقق من النتيجة عن طريق ضرب السهم في منتصف الهدف. دون الإجابة على السؤال، يمكنه إرسال سهم إلى الجمهور.
• الجواب على السؤال هو كيف نريد أن نحقق. هنا، بالنسبة لمعظم الناس، يبدأ مولد الأفكار في العمل بنشاط، وينتج أفكارًا مناسبة ومجنونة تمامًا. من خلال تسجيل كل شيء أولاً دون انتقاد ثم اختيار الأنسب، يمكنك تحقيق هدفك بسهولة أكبر.
• اختيار المسار الأفضل واتباعه مباشرة. لذلك، بعد الإجابة على الأسئلة، يمكننا وضع خطة واضحة، يمكننا من خلالها تحقيق هدفنا.

تتكون حياتك من أهداف محددة وسلسلة من أفعالك والنتائج التي تم الحصول عليها. كلما تمكنت من تنظيم المعلومات على مستويات مختلفة بشكل أفضل، وبناء سلاسل من الإجراءات ومتابعتها، كلما تمكنت من ترتيب شؤونك بشكل أفضل.

قليلا عن المؤلف

وأخيرا، قليلا عن المؤلف نفسه. ديفيد ألين (من مواليد 28 ديسمبر 1945، شريفيبورت، الولايات المتحدة الأمريكية) هو خبير ومستشار في إدارة الوقت والإنتاجية الشخصية. عندما كان مراهقًا، أصبح مهتمًا بالمناظرة وفاز ببطولة ولاية لويزيانا للمناظرات. في الجامعة تخصص في دراسة التاريخ الأمريكي. بعد التخرج من الكلية، قضى D. Allen وقتا طويلا يبحث عن مكانه في الحياة. ووفقا لتأكيداته الخاصة، فقد قام بتغيير 35 مهنة على الأقل قبل سن 35 عاما. إن قائمة المناصب التي يشغلها مثيرة للإعجاب حقًا، وفي بعض الأحيان غريبة. عمل مدرب المستقبل كنادل، وطباخًا في مطعم، ومدرس كاراتيه، وساحر، وخراطة، وبائع فيتامينات ودراجات، ووكيل سفريات، ومدير سياحة، ومصمم مناظر طبيعية. وفي الثمانينيات، بدأ في تطوير برامج تدريبية للمديرين والمديرين التنفيذيين في شركة لوكهيد.

اليوم، يدير D. Allen شركته الخاصة التي توفر التدريب في مجالات الإدارة الفعالة والإنتاجية. نادرًا ما يعقد ألين نفسه ندوات عامة. وهو أيضًا أحد مؤسسي شركة Actioneer Inc، وهي شركة متخصصة في إنتاج اللوازم المكتبية.

ألف ألين ثلاثة كتب - الكتاب الشهير "إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر والاستعداد لأي شيء: 52 مبدأً إنتاجيًا للعمل والحياة، بالإضافة إلى إنجاح كل شيء: الفوز في لعبة العمل والأعمال التجارية" حياة".

خصم لمستخدمي 4brain

نادرًا ما يقوم ألين بإجراء ندوات عامة، ويتم ذلك من قبل طلابه المعتمدين. وهكذا، في روسيا وبيلاروسيا وكازاخستان، شريكها المعتمد هو Everconsult، الذي يجري التدريب على GTD.

تواصلت معنا شركة Everconsult وعرضت على جميع مستخدمي موقعنا خصم 15% على فعالياتهم (للمهتمين). . للحصول على خصم عند التسجيل، ما عليك سوى إدخال رمز ترويجي.

سأكشف لك بعض أسرار الكفاءة في الحياة والعمل..

ورقة غش صغيرة حول كيفية ترتيب الأمور والبدء في العيش بفعالية!

يدعوك David Allen شخصيًا للتدريب في موسكو. ويجب أن أقول أن كتبه بيعت أكثر من 2 مليون نسخة!
ونظامه يعمل حقا!

حياتك لن تكون كما كانت إذا تعرفت على نظام GTD!
أتذكر أنني كنت معجبًا جدًا بأداء ديفيد ألين!

نحن نتمسك بآلاف الأشياء، ونحاول ألا ننسى الأشياء الصغيرة اليومية على طول الطريق؛ وغالبًا ما ننسى الهدف، لكننا نتذكر المواعيد النهائية التي تقترب حتماً.

في بعض الأحيان، يؤدي الخوف من سيل المهام إلى شل الدماغ حرفيًا، مما يؤدي إلى اللامبالاة والمماطلة والاكتئاب. في مثل هذه اللحظات، يتحرك العمل ببطء، ويبدو أنه حتى مؤشر الماوس بالكاد يزحف عبر الشاشة.

ويزداد هذا الوضع خطورة كلما عمل الشخص في فريق، خاصة إذا كنا نتحدث عن فريق تطوير.

فكرة الدعوة إلى مؤتمرناديفيد ألين، على الرغم من أنه غير متوقع، لم يكن من قبيل الصدفة. شخصيًا، للوهلة الأولى، يقدم مفهوم GTD توصيات جيدة لكل مطور على حدة ولعملية التطوير ككل. بالطبع، طريقة GTD ليست مصممة خصيصًا لعملية تطوير البرمجيات مثل Agile، ولكنها مع ذلك يمكن أن تكملها أو تصبح الخطوة الأولى نحو انتقال الفريق إلى منهجية تطوير Agile. كيف يبدو الأمر، GTD للمبرمج؟

دعونا نقسم تطبيق مبادئ GTD في التطوير إلى كتلتين: شخصي عندما نتحدث عن فرد، وفريق عندما نتحدث عن شركة أو مجموعة من المطورين. بشكل عام، المبادئ هي نفسها، لكن تنفيذها في الفريق أصعب بكثير، حيث أنه من المؤكد أن يكون هناك تخريب ومقاومة من الموظفين أو قائد الفريق.

لا رجل جزيرة

أحد أسس طريقة GTD هو مبدأ نقل المهام من الذاكرة البشرية إلى مصدر خارجي. وهكذا، يتوقف العقل البشري عن القلق بشأن وضع جميع الخطط في الاعتبار، من الصغيرة إلى العالمية، ويبدأ في التركيز على المهام المهمة حقًا في الوقت الحالي وتنفيذها. يقول البعض أن طريقة GTD فعالة في تحرير المساحة الشخصية وإيجاد التوازن بين العمل والهوايات أو الأسرة على سبيل المثال. ومع ذلك، من وجهة نظر المطور العملي، هناك حاجة إلى GTD، أولاً وقبل كل شيء، للحفاظ على التوازن بين العمل و... العمل.

يعمل المبرمجون ومهندسو الأنظمة ومديرو المشاريع باستمرار على التوفيق بين الأولويات أو المهام أو المشاريع المتعددة. في كثير من الأحيان، تمنع الظروف تنفيذ مهمة واحدة، لذلك يجب أن تكون قادرًا على التكيف بسرعة. مثل هذا الاندفاع من مشروع إلى آخر يؤدي في كثير من الأحيان إلى التوتر، ولكن ليس من النوع الذي ينشأ من عمل غير محبب، ولكن التوتر كظاهرة فسيولوجية وعاطفية. كلما ارتفع مستوى القلق، كلما أصبح من الصعب التعامل مع المهام المعينة. هذا هو المكان الذي يأتي فيه GTD للإنقاذ.

تثبيت المرشحات في قائمة المهام

بادئ ذي بدء، تحتاج إلى وضع حدود عن طريق اختيار المهمة الرئيسية من بين جميع المهام. من خلال ترك الشيء الرئيسي، فإنك تحرر الوقت والطاقة وتخلق زخمًا للعمل بجهد أقل بكثير مما لو كنت تحتفظ بكل الأشياء الصغيرة في رأسك. هناك روتين، وهناك مشاريع مهمة، وهناك خطط للمستقبل. وفي الوقت نفسه، في كل هذه الفئات هناك شيء مهم. لتحديده، تحتاج إلى تنفيذ عدة خطوات:

• حدد المهام التي بدأت ولكن لم تكتمل؛


• اختر الحالات التي تسبب أكبر قدر من القلق؛


• اختر الأشياء التي لا تريد القيام بها والتي يتم تأجيلها باستمرار؛


• اختيار المهام الروتينية، بما في ذلك المهام المنزلية.

كقاعدة عامة، تم العثور على الشيء الرئيسي في المجموعات الثلاث الأولى. وبناء على ذلك، ينبغي إيلاء الأولوية للأمور المزعجة وغير المكتملة - فليس من قبيل الصدفة أن الترجمة الدقيقة لإنجاز الأمور هي "إكمال الأمور".

تبسيط الاتصالات

لا يهم ما إذا كان مستقلاً أو مبرمجًا، يعمل عن بعد أو ضمن فريق، فهو دائمًا في مجال الاتصال: مكالمات من العملاء، أسئلة من الإدارة، طلبات من المستخدمين والزملاء، رسائل معلومات من موردي SDK، إلخ. لا يمكن وصف هذه الاتصالات بأنها غير ذات أهمية، ولكن يجب أن تكون قادرًا على التعامل معها بكفاءة.

• توقف عن التحقق من بريدك الإلكتروني كل 5 دقائق - قم بتعيين التنبيهات المنبثقة التي يمكنك إلقاء نظرة عليها بطرف عينك. ضع بريدك في مجلدات واقرأه عندما يتم تحديثه في لحظة معينة.


• قسّم جميع الاتصالات حسب السياق: سكايب، مكالمات الهاتف المحمول، الهاتف الأرضي، التواصل عبر البريد الإلكتروني، إلخ... خصص وقتًا معينًا للتواصل داخل كل قناة.


• التحقق من العمل والمحادثات الشخصية. ربما، إذا كان موظفك الجديد يكتب لك إلى ما لا نهاية أو يسألك زميل قديم نفس أسئلة العمل، فيجب عليك أن تطلب منه إعداد الأسئلة وتخصيص وقت للتواصل وتوضيح جميع النقاط الصعبة.


• مشاهدة متصفح الويب الخاص بك. غالبًا ما ينظر المطورون إلى مواضيع متخصصة في المنتديات أو المواقع المتخصصة. هناك يواجهون مواضيع ومناقشات مثيرة للاهتمام لا علاقة لها بالمهمة الحالية. من الأفضل تأجيل قراءة موضوع مثير للاهتمام حقًا باستخدام الإشارات المرجعية في المتصفح أو الأدوات المساعدة الخاصة لتخزين الروابط (على سبيل المثال، وظيفة Pocket الإضافية، والتي يمكن أيضًا تثبيتها كتطبيق على جهاز محمول ومزامنة الإشارات المرجعية).


• احتفظ بدفتر ملاحظات و/أو تطبيق حيث يمكنك تدوين جميع المهام مع علامات الاستعجال والأهمية. يقدم GTD لإدارة الأعمال مفاهيم الوقت والسياق (المكان) والعمل. لتحديد أولويات المهام بشكل صحيح، تخيل مرشحًا بسيطًا، كما هو الحال في Excel، على سبيل المثال. قم بتعيين معلمة زمنية لكل مهمة (حسب الساعة أو الوقت من اليوم)، والموقع (المنزل، العمل، الشارع، صالة الألعاب الرياضية، المتجر، وما إلى ذلك). ثم قم بتقسيم المهام تقريبًا على النحو التالي: "اطلب تعليقات على المواصفات الفنية - العمل - الساعة 14:00" أو "اتصل بمحل الإطارات - الشارع - المساء". هناك العديد من التطبيقات لمثل هذه الملاحظات: بدءًا من برنامج جدولة المهام في Windows، والذي يمكنك استخدامه لأغراضك، إلى Evernote وRainlendar والتذكيرات المكتوبة بعناية على هاتفك الذكي.

إن الثقة في أن لديك مثل هذه القائمة مضمونة لتقليل القلق وتساعدك على التركيز على حل كل مهمة من المهام.

هناك مشكلة عالمية أكثر تؤثر أيضًا على مطوري أي نوع من العمالة. اليوم، يتم إصدار أدوات وأدلة وأدوات مساعدة جديدة للمطورين كل أسبوع تقريبًا، وبين الحين والآخر هناك رسائل حول الإصدارات الجديدة من أطر العمل والمكتبات الجديدة وحتى لغات البرمجة الجديدة. تثير كل هذه المعلومات اهتمامًا كبيرًا بين المحترفين، وأحيانًا تأسرهم وتجبرهم على تجربة شيء جديد (إنشاء تطبيق هاتف محمول بسيط، أو كتابة "Hello, World!" على Brainfuck، أو إنشاء مشروع جديد مفتوح المصدر). لا يوجد سوى مخرج واحد: توزيع الاهتمامات حسب أهميتها فيما يتعلق بالمشاريع الحالية والأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى. يتيح التركيز على مهمة واحدة زيادة الإنتاجية الشخصية وتوفير الوقت والبدء في تعلم معلومات جديدة.

5 خطوات التحسين

تحدد طريقة GTD خمس مراحل للعمل على قائمة المهام.

جمع المعلومات.أنت بحاجة إلى جمع كل المهام - فقط خذ واكتب بالقلم أو في ملف نصي جميع شؤونك العالمية الروتينية وغير المكتملة. في الوقت نفسه، من المهم أن نتذكر أنه، على سبيل المثال، وراء مهمة "كتابة تقرير في Fast Report for Snowman LLC" هناك العديد من المهام الفرعية المهمة والتي تتطلب الاهتمام: جمع المتطلبات من العميل، ووضع المواصفات الفنية والموافقة عليها ، طلب مجموعة من البيانات لاختبار التقرير، وما إلى ذلك ... من الضروري تدوين جميع المهام تمامًا - وبعد ذلك بقليل ستقوم بتجميعها.
انتبه ليس فقط لتلك المشاريع الموجودة في الذاكرة، ولكن أيضًا لتلك المشاريع الموجودة على الكمبيوتر - فغالبًا ما لا تكون هناك فوضى أقل من الأفكار. يجدر تقسيم الملفات إلى مجلدات تتوافق مع كل مشروع، وفصل المستندات الشخصية عن وثائق العمل.

عملية المعالجة.قم بمعالجة المعلومات وفقًا للمخطط الذي اقترحته GTD: إذا تم تنفيذ شيء ما بالفعل، فأنت بحاجة إلى الاستمرار فيه حتى النهاية، وإذا كنت تستطيع القيام بذلك في أقل من دقيقتين، فافعله على الفور.

خوارزمية معالجة GTD الكلاسيكية

من وجهة نظر العمل على مشروع رئيسي بالنسبة لك، من المهم أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة.

• قم بتأجيل المهام غير العاجلة، على سبيل المثال، دراسة المواد غير الأساسية التي لا علاقة لها بأي حال من الأحوال بالعمل الحالي.


• إذا أمكن، قم بتفويض المهام، على سبيل المثال، إلى الزملاء أو العاملين لحسابهم الخاص. إذا كنت تكتب التعليمات البرمجية بسرعة وكفاءة، ولكنك لا تجيد إنشاء موقع ويب أو إعلان أو تصميم، فانتقل إلى المحترفين. حتى لو كان مشروعك الخاص، فإن الاستثمار في عمل شخص آخر عالي الجودة سيؤتي ثماره بسرعة.


• تعلم أن أقول لا. ربما تكون هذه واحدة من أصعب المهارات: سيكون هناك دائمًا العشرات من الأصدقاء الذين تعطل نظام Windows الخاص بهم، وتسلل خطأ إلى التعليمات البرمجية، ويتطلب برنامجًا ثابتًا لنظام Android ويطلبون كسر حماية iPhone. هذه المهام الصغيرة تستغرق الكثير من الوقت. إذا كنت لا تريد إفساد علاقتك، ابحث عن العديد من الأدلة المتاحة على الإنترنت وأرسل الروابط إلى المحتاجين.

تنظيم القائمة.بعد الانتهاء من المرحلتين الأوليين والأكثر صعوبة، من الضروري تنظيم العمل بالمهام. هنا يمكنك استخدام قاعدة بسيطة: قسم وقتك إلى أسابيع، وراجع القائمة في نهاية الأسبوع وأنشئ قائمة جديدة. يجب تقسيم جميع المهام حسب المواعيد النهائية والأولوية. لإدارة المهام، يمكنك استخدام أي من التطبيقات التي تفضلها: Mobile OneNote وEvernote وAsana وRedmine وGoogle Calendar وما إلى ذلك...

في هذه المرحلة، الشيء الرئيسي هو إيلاء الكثير من الاهتمام للعمل مع المشاريع الحالية أو العديد من المشاريع. للقيام بذلك، يمكنك استخدام الخرائط الذهنية، والتي ستعكس جميع مراحل العمل في شكل بنية خريطة مرئية، والتي ستتحرك بموجبها خلال المشروع. هناك العديد من التطبيقات المدفوعة والمجانية التي تحتوي على ميزات مثيرة للاهتمام لإنشاء الخرائط الذهنية. نحن نحب الراحة والحرية والسكان الذين ينالون الجنسية الروسية ، حيث قمنا بإنشاء عرض تقريبي لخريطة غير مكتملة لا تتظاهر بأنها صحيحة:

الجزء 1

الجزء 2

لا تقسم المهام إلى بسيطة ومعقدة، عليك أن تفعل كل شيء بالترتيب، ثم سيتم توزيع الوقت بعقلانية.

مراجعة ما تم إنجازه.في هذه المرحلة لا بد من ملاحظة ما تم إنجازه، وتحليل أسباب الإخفاقات، ووضع خطة للمرحلة القادمة (أسبوع مثلاً).

الفعل الفعلي.يجب إكمال المهام بناءً على الموارد المتاحة: الجهد، والوقت، ومكان التنفيذ، بالإضافة إلى الأولوية المحددة. إذا كنت تفتقر إلى بعض الموارد التي ستظهر لاحقًا لحل مشكلة ما بسرعة، فحاول إعادة جدولة المهمة حتى تتوفر وسيلة للتنفيذ الأفضل. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتحسين أحد تطبيقات سطح المكتب وإجراء بعض التغييرات، فأنت بحاجة إلى حزمة SDK محدثة لم تشترها شركتك بعد، ولكنها تخطط لشرائها في المستقبل القريب، فقم بإجراء تلك التغييرات التي يمكن إجراؤها في الإصدار الحالي، وأضف مهمة التغييرات المتبقية إلى المجلد أو الملف الذي يحتوي على مهام للمستقبل. بالطبع، إيجاد طرق لحل مشكلة ما باستخدام الوسائل المتاحة يكشف عنك كمحترف، لكنه يتطلب استثمارًا كبيرًا وغير مبرر دائمًا لوقتك وجهدك.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية استخدام مبادئ GTD سواء كنت مطورًا ضمن فريق أو تعمل بشكل مستقل.

• خطط لمشروعك من البداية، وليس أثناء عملك، قم بتقسيمه إلى مهام فرعية قابلة للحل.


• قم بتسليط الضوء على المراحل الفردية للعمل في المشروع وحدد أهمية العمل وإلحاحه.


• أكمل كل مهمة دون تركها لوقت لاحق. حتى لو كنت تعرف فقط الطريق الطويل لحل المشكلة، قم بحلها. مع مزيد من إعادة الهيكلة، سيكون من الممكن التخلص من الحل دون الأمثل.


• - مراجعة قوائم المهام بشكل دوري لمراجعة ما تم إنجازه وتغيير الخطط.


• ركز على مهمة واحدة في كل مرة، وبهذه الطريقة ستوفر الوقت والجهد.


• تخصيص وقت لكل مرحلة والاهتمام بها قدر الإمكان: جمع المتطلبات، التطوير، اختبار الوحدة، إلخ.

لا يمكن تنفيذ GTD في يوم واحد - أولاً تظهر بعض العناصر الفردية، ثم يتم تشكيل القواعد، وأخيراً تظهر العادة والنتائج الملموسة. الشيء الرئيسي هو عدم التوقف. بالمناسبة، من الجيد أن تتمكن من نقل بعض مهارات GTD الخاصة بك إلى الفريق الذي تعمل معه - وهذا يمكن أن يؤدي إلى تحسين العمل داخل الشركة بشكل كبير.

هناك السلامة في الأرقام

على الرغم من أن GTD يستهدف عادةً فردًا، إلا أنه ينطبق أيضًا على الفريق، حيث من المهم أن تكون قادرًا على تحديد رؤية المشروع وأهدافه وتحديد المشاريع وتوزيع مجالات المسؤولية. علاوة على ذلك، في العديد من المؤسسات، ربما يكون الكيان الأقرب إلى منطق GTD موجودًا بالفعل ويتم استخدامه بنجاح - مخطط جانت. يعكس مخطط جانت بدقة شديدة حاجة المشروع للموارد والمهام والمهام الفرعية، والوقت التقريبي لإنجاز كل مهمة، وتاريخي بدء وانتهاء العمل على المهمة، ومراحل المشروع التي لا يمكن أن تبدأ إلا بعد الانتهاء من المهمة. المرحلة السابقة وتحرير الموارد المطلوبة.

ومع ذلك، غالبًا ما يكون كل العمل المتعلق بإعداد مخطط الموارد والتوظيف بلا جدوى. من خلال ربط GTD بتطوير البرمجيات، كتب روبرت بيك، وهو مبشر GTD ومدير التكنولوجيا في شركة David Allen الاستشارية، والذي قاد المشاريع التقنية ويفهم الموضوع بشكل أفضل تقريبًا من الرئيس التنفيذي نفسه، مقالًا ممتازًا حول مخطط جانت:

"لقد رأيت الكثير من الوقت والطاقة والمال يُهدر على مخططات جانت المعقدة فقط ليتم تدميرها بأول نقرة من أصابع المدير. أي شركة تعتمد على رموز الأولوية ABC والقيود الصارمة للمبرمجين من أجل البقاء في مؤخرة تطوير البرمجيات ستصاب بخيبة أمل مريرة.

كما أنه يكشف عن جوهر المفهوم. والحقيقة هي أنها لا تهدف إلى التخطيط بقدر ما تهدف إلى القدرة على العودة إلى نقطة الفشل. دعونا نشرح بمزيد من التفصيل. هناك لحظات في حياة أي شخص وأي فريق ينحرفون فيها عن أهدافهم المقصودة وتغرق جميع الأنشطة في الفوضى. يمكن أن يحدث هذا لأسباب خارجية ولأسباب تتعلق بالتأثيرات الداخلية الفردية: تغيير مؤقت في مسار تطوير المشروع، وظهور مستثمر جديد برؤية جديدة، واستراحة للعمل العاجل (على سبيل المثال، التحضير لمعرض ). تتمثل مهمة GTD في الفريق في العودة بسهولة إلى النقطة التي كان من الضروري عندها الانحراف عن خطة العمل والاستمرار في التصرف كما كان من قبل.

"إن عنصر مسح العقل في GTD بسيط للغاية، وغالبًا ما يشير إليه ديفيد (ألين) على أنه نوع من تفريغ الذاكرة لـ "ذاكرة الوصول العشوائي العقلية". يبدو الأمر كما لو كنت تقوم بفحص دماغك بشكل دوري لمعرفة ما يلفت انتباهك وتسحبه وتنظر إليه. يبدو الأمر كما لو أنك تقوم بجمع قوائم الاحتمالات (المشاريع والخطوات التالية) التي تكون بمثابة شبكة أمان لك للتأكد من أن كل ما تفعله، فأنت تفعله بشكل صحيح مقترنًا بقاعدة الدقيقتين (إذا كان بإمكانك القيام بشيء ما في أقل من في أقل من دقيقتين، قم بذلك - حارة تقريبًا) والتفكير الذي يهدف إلى الإجراء التالي، يمنحك لقطة ثابتة لحالة عملك، والتي يمكنك من خلالها العودة بسهولة إلى اللحظة التي توقفت فيها.

هناك أربعة أنشطة رئيسية في فريق التطوير، والتي تعمل في حد ذاتها كعناصر من فريق GTD.

1. اختبار الانحدار - يتم اختبار الأقسام التي تم تصحيحها بالفعل من كود المصدر، بالإضافة إلى وظيفة الوظيفة المرتبطة بالكود الذي تم تغييره. كجزء من البرمجة المتطرفة، فهو يجسد GTD من حيث التكرار والمراجعة وعدم الغموض.


2. العمل مع الوثائق - يتيح لك إنشاء الوثائق واختبارها نقل المعرفة والمهام المهمة إلى الورق. لا يحتاج المستخدمون ولا المختبرون ولا المطورون إلى أخذها في الاعتبار - إذا لزم الأمر، يمكنك الرجوع إلى الوثائق وتوضيح نقطة غير واضحة أو العثور على إجابة لسؤال حول تشغيل البرنامج.


3. إعادة هيكلة التعليمات البرمجية هي عملية تحسين التعليمات البرمجية دون تغيير الوظيفة. يقوم أتباع البرمجة المتطرفة بإجراء عمليات إعادة هيكلة دورية من أجل تحسين أداء البرنامج وفهمه وإمكانية قراءة التعليمات البرمجية. هناك شركات وفرق تتجنب إعادة البناء. في معظم الحالات، يرجع ذلك إلى المخاوف من أن التغييرات في التعليمات البرمجية ستؤدي إلى تعطل النظام. وكقاعدة عامة، يؤدي هذا النهج إلى ركود البرنامج وتقادمه.


4. العصف الذهني. عملية تحدث بشكل أو بآخر في أي فريق. هذه مجرد مجموعة من المعلومات والأفكار. أثناء العصف الذهني ونتيجة لذلك، يمكن أيضًا إنشاء خرائط ذهنية.

في معظم الحالات، يقوم المبرمج في العمل بمهام أكثر بكثير من مجرد كتابة التعليمات البرمجية. علاوة على ذلك، كلما زادت خبرته ومؤهلاته، كلما تنوعت المهام الموكلة إليه. في مرحلة ما، تحدث الأزمة عندما تبدأ المسؤوليات والالتزامات في تحميل الموظف وتقليل إنتاجيته بشكل كبير. من الواضح أنه يمكن ويجب التعامل مع هذا الأمر، ليس من خلال الأساليب التوجيهية والتدابير القمعية، ولكن بمساعدة GTD، الذي يهدف إلى تغيير تطوري في نهج العمل. تتحدث المراجعات العديدة لأولئك الذين جربوا هذه الطريقة عن صعوبات كبيرة في البداية ونجاحات لا تقل أهمية في نهاية العملية. بعد كل شيء، يقولون إن الأمر يستغرق 21 يومًا لتكوين عادة. لماذا لا تحاول ذلك؟

ملاحظة.: يمكنك الاستماع إلى عرض تقديمي مجاني عبر الإنترنت لمؤلف طريقة GTD ديفيد ألين وطرح الأسئلة عليه خلال المؤتمر17 نوفمبر (الثلاثاء) الساعة 19:15 بتوقيت موسكو. سيتحدث عن نهج GTD لحل مشكلة الحمل الزائد للمعلومات ويشارك أحدث الأبحاث في مجال الإنتاجية البشرية.

وفقًا لأحدث فحص للإنتاجية أجرته شركة Life Architect، فإن تطبيق منهجية GTD يمكن أن يزيد من الإنتاجية والكفاءة الشخصية بنسبة 20% على الأقل.

لقد أثبت GTD® فعاليته للاستخدام الشخصي وللمؤسسات العاملة في مجموعة واسعة من المجالات. يتم استخدامه بنجاح من قبل كل من الإدارة العليا والموظفين الجدد في الشركات المدرجة في قائمة أفضل 50 شركة في قائمة Fortune.

أعيد قراءة كتاب ديفيد ألين "Getting Things Done" كل عام، وفي كل مرة أجد شيئًا جديدًا لنفسي. شيء لم ألاحظه من قبل. بالنسبة لي هذا هو كتاب GTD الرئيسي. اطروحه عن الفعالية الشخصية!

هذا لا يعني أنني لم أقرأ بعناية في المرة السابقة. مع تطورنا، نرتفع إلى مستويات جديدة، ومن هذه المستويات ينفتح منظر مختلف تمامًا.

ليست حقيقة أنه في العام المقبل، عندما أعيد قراءة نفس الكتاب، لن أجد شيئًا آخر ...

1. بوعيك. ماذا فهمت أثناء القراءة أو ما هي الاستنتاجات التي استخلصتها لنفسي؟
2. ما هي الأشياء الجديدة التي قمت بتنفيذها في نظام التخطيط الخاص بي في MyLifeOrganized؟

الإدراك الذي جاء بعد إعادة قراءة كتاب "ترتيب الأمور"

GTD هي العادة!

حتى لو قرأت الكتاب وفهمت كل شيء في المرة الأولى، فسيستغرق الأمر وقتًا أطول بكثير لتطبيق مبادئ إنجاز الأمور على مستوى اللاوعي.

لا يوجد اختصار آخر غير الممارسة اليومية.

وحتى لو أكملت التدريب فلن تحصل إلا على

1. معرفة
2. مهارات
3. حالات

وفي غضون أسبوع أو أسبوعين سيكون لديك

• نظام تم إنشاؤه خصيصًا لك، مع مراعاة قيمك وأولوياتك
• تم فرز جميع المهام الحالية وتنظيمها
• حالات وقوالب جاهزة للعمل الإنتاجي في MLO
• إجابات على جميع أسئلتك حول MyLifeOrganized والتخطيط وترتيب الأمور وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية

اكتب لي ما هي أكبر صعوبة تواجهك في التخطيط والهيكلة، وسأخبرك بأفضل طريقة للخروج من هذا الموقف!

GTD (Getting Things Done) هو نظام إنتاجي وكتاب يحمل نفس الاسم من تأليف مدرب الأعمال ديفيد ألين. الهدف الرئيسي هو أن يكون لديك الوقت للقيام بما هو ضروري، ولكن قضاء المزيد من الوقت فيما يمنحك المتعة.

غالبًا ما تُترجم كلمة "إنجاز الأمور" إلى اللغة الروسية على أنها "ترتيب الأمور"، على الرغم من أن عبارة "إنهاء الأمور حتى النهاية" ستكون أكثر دقة. أوافق، من المهم عدم إدراج المهام في القوائم، ولكن إكمالها. وهذا هو بالضبط سبب حاجتك إلى إعداد القوائم وتحديد الأولويات والتوصل إلى جدول زمني.

ولماذا هذا ضروري؟

من خلال العمل وفقًا لمبادئ GTD، سيكون من الأسهل عليك إدارة شؤونك. بعد كل شيء، الميزة الرئيسية لهذه التقنية هي أن المعلومات المتعلقة بجميع مهامك تتركز في مكان واحد بحيث يمكنك الانتقال من مهمة إلى أخرى دون تردد.

ما الفرق بين GTD وقائمة المهام؟

في القائمة، نسجل عادة الأشياء الأكثر أهمية فقط، ولا نكتب المهام الصغيرة الأقل أهمية. وعبثا. إنها تمر عبر رأسك، وتشتت انتباهك عن عملك، وتنخفض فعاليتك. أحد المبادئ الأساسية لـ GTD هو التقاط كل شيء على الإطلاق. بهذه الطريقة يمكنك تفريغ عقلك واستخدام جميع موارده في العمل.

هل هذا النظام مناسب لي حقًا؟

GTD مناسب للأشخاص من مختلف المهن والأعمار والحالة الاجتماعية. أجرى ديفيد ألين، الذي صاغ مبادئ النظام، دورات تدريبية لرواد الفضاء في محطة الفضاء الدولية وموسيقيي الروك والمديرين التنفيذيين للشركات الكبرى.

كما قال ديفيد ألين لموقع Lifehacker، يمكن أن يكون النظام فعالاً بنفس القدر أو عديم الفائدة بنفس القدر لكل من المراهق والرئيس التنفيذي لشركة كبيرة. يجب أن يكون لديك عقلية معينة، وأن تحب التنظيم والتخطيط.

حسنًا، ما الذي يجب عليك فعله بالضبط؟

لا توجد قواعد صارمة في نظام GTD. ولكن هناك مبادئ التشغيل الأساسية:

1. جمع المعلومات وتسجيل كل شيء.قم بتدوين المهام والأفكار والمهام المتكررة في المفكرة أو التطبيق. وفي الوقت نفسه، يجب أن تكون القائمة دائمًا في متناول يدك حتى لا تتمكن من القول: "سأضيف هذا لاحقًا". حتى أصغر المهام وأقلها أهمية يجب تدوينها إذا كنت لا تقوم بها الآن.
2. اكتب التفسيرات.لا ينبغي أن تكون هناك مهام مثل "الاستعداد للإجازة". قم بتقسيم المهام الكبيرة إلى إجراءات محددة يمكن التحكم فيها (أرسل وثائق كذا وكذا إلى مركز التأشيرات، واشترِ منشفة ونظارات شمسية، وقم بتنزيل الخرائط على هاتفك). مع قائمة المهام النموذجية، نقضي وقتًا أطول في فك الرموز بدلاً من إكمالها. ونعم، إذا كنت تستطيع التفويض، تفويض.
3. حدد أولوياتك.لكل عنصر في القائمة، قم بتوفير تاريخ وموعد نهائي محددين. أضف تذكيرات إذا لزم الأمر. بشكل أساسي، يعمل هذا مع كل من القائمة والتقويم. في هذه المرحلة، يجب أن يكون لديك ثقة بأنك بالتأكيد لن تنسى أي شيء.
4. تحديث القوائم الخاصة بك.سرعان ما تصبح قوائم المهام قديمة: يفقد شيء ما أهميته، ويتم تأجيل شيء ما إلى المستقبل. يجب أن يعمل النظام من أجلك. لذا تأكد من أن لديك دائمًا قائمة بالإجراءات المحددة حتى تتمكن من البدء دون تأخير.
5. أبدي فعل.عندما يتم تنظيم كل شيء، يمكنك البدء في تنفيذ خططك. حدد حالة من الفئة المطلوبة، واطلع على الإجراءات المحددة المطلوبة منك، ثم ابدأ العمل. بهذه الطريقة يمكنك تنفيذ المشاريع الكبيرة.

هل يجب كتابة كل شيء في قائمة واحدة؟

لا، من الأفضل عمل عدة قطع، لكن تخزينها في مكان واحد. على سبيل المثال، احتفظ بعدة قوائم لكل مشروع عمل، وقوائم الأعمال المنزلية، وقوائم الدراسة، وقوائم الأفكار والمشاريع المحتملة في المستقبل - مهما كان ما يسمح به خيالك.

هل هناك أي أدوات خاصة؟

تتضمن التطبيقات وخدمات الويب Wunderlist، وTrello، وAny.do، وMyLifeOrganized، وأي أداة تدوين ملاحظات أو ملف عادي في Google Docs. إذا كنت معتادًا على تدوين الملاحظات على الورق، فيمكنك استخدامه.

هناك معجبين بنظام الملفات. يتم إنشاء مجلد مشترك واحد على سطح المكتب، حيث يوجد العديد من المجلدات المواضيعية، ويقوم كل منها بتخزين القوائم المقابلة والمواد الضرورية.

بشكل عام، اختر ما يناسبك.

الشرط الرئيسي: يجب أن تكون الأداة دائمًا في متناول يدك حتى تتمكن من نقل المهمة من رأسك إلى الورق أو إلى التطبيق. على سبيل المثال، عندما يأتي إليك مديرك ويكلفك بمهمة جديدة، وأنت في ذلك الوقت تعمل على شيء آخر.

كيف تحصل على قيمة أكبر من GTD؟

لن ينجح أي نظام إنتاجي إذا تم تطبيقه بشكل أعمى. للحصول على أقصى استفادة منه، قم بتخصيصه لنفسك، وبعد ذلك سوف ينجح كل شيء.

ونعم، لا يوجد نظام يمكنه أن يفعل كل شيء نيابةً عنك، لذا لا تنجرف في إنشاء القوائم، ولا تنس اتخاذ الإجراءات اللازمة. GTD هي أداة تساعدك على التخلص من التوتر وعدم نسيان أي شيء. لكن كيفية إدارة وقتك أمر متروك لك.