كتاب العمل هو الوثيقة الأساسية التي تؤكد نشاط العملشخص. وفي هذه الحالة، يجب إجراء الإدخالات فيه وفقًا لـ قواعد معينةينظم التشريع الروسي. على وجه الخصوص، عند التعيين الأولي للموظف وفصله، يجب وضع ختم مناسب دفتر العمل.

المكان الذي وضعوا فيه ختمًا في دفتر العمل

أثناء التسجيل الأولي واللاحق لوظيفة ما، يتم النقل من منصب إلى آخر داخل نفس المؤسسة، أو النقل من أحدها الوحدة الهيكليةوفي أحيان أخرى، عند الفصل وفي حالات أخرى، يواجه صاحب العمل سؤالاً مهمًا حول مكان وضع الختم في دفتر العمل.

عند إدخال البيانات

بادئ ذي بدء، يتم وضع ختم المنظمة أو ختم قسم الموارد البشرية على صفحة عنوان كتاب العمل أثناء تسجيله الأولي. قبل ذلك يتم الإشارة إلى المعلومات الشخصية عن الموظف في العنوان:

• اسمه الأخير، اسمه الأول، اسم العائلة؛
• يوم وشهر وسنة الميلاد؛
• معلومات حول حصوله على التعليم المناسب؛
• اسم المهنة أو التخصص المكتسب.

بعد إدخال البيانات المحددة في الصفحة الأولى من دفتر العمل، يقوم الموظف بالتوقيع مؤكدا صحة البيانات المقدمة. وأخيراً، يتم توقيع جميع الإدخالات المكتملة من قبل الشخص المسؤول عن إصدار كتب العمل وتصديقها بالختم.

تجدر الإشارة إلى أن جميع المعلومات الشخصية عن الموظف يتم ملؤها من قبل شخص مخول على أساس الوثائق ذات الصلة (على سبيل المثال، الدبلوم تعليم عالىوجوازات السفر ورخص القيادة وغيرها).

عندما تتغير البيانات

ثانيا، يتم وضع ختم المنظمة إذا قام الموظف بتغيير اسمه الأخير أو اسمه الأول أو اسم عائلته أو بيانات أخرى. في هذه الحالة، يتم شطب الإدخال السابق بسطر واحد ويتم إدخال إدخال جديد بعناية، مع الإشارة إلى المستندات ذات الصلة، والتي يتم على أساسها إجراء هذه التغييرات. على غلاف كتاب العمل مع الجانب المعاكسويضع الشخص المخول توقيعه وختمه.

عند الاستغناء عن الإدراج

ثالثا، هناك حالات يتم فيها ملء جميع الصفحات المتاحة لأي قسم من كتاب العمل. في مثل هذه الحالات، يكون الشخص المشارك في إصدار المستندات ذات الصلة والحفاظ عليها ملزمًا بإصدار ملحق صالح فقط مع كتاب العمل. يتم إدخال هذا الإجراء في دفتر العمل ويتم التصديق عليه بختم (ختم) مع نقش "إدراج صادر" يشير إلى رقمه التسلسلي والتسلسلي.

عند الإقالة

رابعاً: عندما يتم فصل الموظف بسبب في الإرادةأو لأسباب أخرى، يتم توقيع كتاب العمل من قبل رئيس المنظمة التي عمل فيها الموظف، أو شخص آخر يقوم بذلك المسؤوليات الوظيفيةلإصدار دفاتر العمل وصيانتها، وبشكل مباشر للموظف نفسه. بعد ذلك يطلب من موظف قسم شؤون الموظفين وضع ختم في دفتر العمل.

الطوابع في كتب العمل: حالات خاصة

بالإضافة إلى ذلك، تحدث أحيانًا مواقف عندما يتم تسجيل الفصل في دفتر العمل، ولكن المعلومات المحددة التي تشير إلى نقل الموظف إلى منصب آخر أو نقله إلى وحدة هيكلية أخرى مفقودة، ويصر الموظف على تسجيل الإدخالات ذات الصلة. يعتقد معظم موظفي الموارد البشرية أنه من الضروري إلغاء قيد الفصل الذي تم إجراؤه وإدخال المعلومات المفقودة، ثم إعادة إدخال "مرفوض (مع الإشارة إلى سبب الفصل)".

ومع ذلك، من وجهة نظر الإجراءات القانونية التنظيمية، فإن هذا الإجراء ليس صحيحا تماما، حيث لم يتم العثور على أسباب هامة لإلغاء النقش. في هذه الحالة، يُنصح بالتصرف على النحو التالي: يجب على الشخص المرخص له أيضًا إدخال المعلومات المفقودة بعد تسجيل الفصل مع الإشارة الإلزامية إلى جميع تفاصيل المنظمة. بعد ذلك، يتم تأكيد الإدخالات التي تم إجراؤها بواسطة الختم المناسب.

يرجى الدفع انتباه خاصأن الطوابع في دفتر العمل، إضافة إلى الحالات المذكورة أعلاه، لا توضع إلا في حالة فصل الموظف. في أي حالة أخرى، على وجه الخصوص، تعتبر الطوابع التي تؤكد سجلات التوظيف، والنقل إلى منصب آخر داخل نفس المنظمة، وشهادة المعلومات حول منح الموظف، وما إلى ذلك، انتهاكًا مباشرًا للتشريعات الحالية بشأن الاحتفاظ بسجلات العمل.

ما هو الختم الذي يجب استخدامه عند إدخال الإدخالات في كتاب العمل؟

في الأحكام التي ينص عليها التشريع الحالي الاتحاد الروسيوقد ذكر نوعين من الأختام وهما:

• ختم المنظمة
• ختم خدمة الموظفين.

إن ختم قسم الموارد البشرية ليس إلزامياً ولا يمكن لصقه إلا على التوقيع الذي يقوم به موظف قسم الموارد البشرية. في هذه الحالة، لا يسمح باستخدام الختم في كتاب العمل لوثائق الموظفين. إذا تم التصديق على تنفيذ أي إجراء من خلال توقيع المدير، ففي هذه الحالة يجب وضع ختم المنظمة. ومع ذلك، فمن القانوني تمامًا أن يتم وضع هذا الختم على توقيع موظف شؤون الموظفين.

في الوقت نفسه، من أجل منع أي أخطاء أو عدم دقة، من الأفضل استخدام نوع واحد من الختم - ختم المنظمة المستخدمة. هي التي تتمتع بقوة قانونية أكبر من ختم ضباط الأركان. يُنصح بوضعها على المستندات مثل نسخ دفاتر العمل والوثائق التعليمية والشهادات الصادرة عن قسم شؤون الموظفين ومقتطفات من دفاتر العمل وما إلى ذلك.

موضع الطباعة الصحيح

لتجنب أي أسئلة حول صحة الوثيقة المقدمة، يجب أن يغطي الختم المسمى الوظيفي للموظف جزئيا. وفي الوقت نفسه، يجب أن يكون توقيع الموظف ونصه سهل القراءة ولا يثير الشكوك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون طبعة الختم واضحة وقابلة للقراءة ومرئية بوضوح.

ماذا تفعل إذا كان الختم الموجود على كتاب العمل غير صحيح؟

عند استخدام ختم للتصديق على الإدخالات المقابلة في دفتر العمل، تنشأ مواقف عندما يتم وضع الختم الخطأ أو يكون في المكان الخطأ. ماذا تفعل في مثل هذه الحالات؟

ختم المنظمة غير مثبت

أسهل طريقة لتصحيح مثل هذا الخلل هي الاتصال بمكان عملك السابق لختمه. ومع ذلك، لا ينبغي تأخير هذا القرار، لأن المنظمة قد تعاني التغييرات الهيكليةوفي هذه الحالة سيكون من الضروري الحصول على شهادة إضافية من موظف سابقأو في حالة إعادة تنظيمها - من الخلف القانوني.

تفاصيل المنظمة غير صحيحة

يمكن أن تحدث مثل هذه الحالات إذا كان الشخص موظفًا في شركة قابضة كبيرة، أو إذا خضعت الشركة لعملية إعادة تنظيم وغيرت اسمها.

هناك عدة خيارات لحل هذه المشكلة. في الحالة الأولى، يقترح ببساطة وضع الختم المطلوب بجانب الختم الخاطئ؛ في الثانية - قم بإجراء إدخال تصحيحي ووضع الختم الصحيح بجانبه. ومع ذلك، فإن أي نتيجة للأحداث قد تثير الشكوك بين سلطات التقاعد أو أصحاب العمل في المستقبل. لذلك، من أجل حماية نفسك من الأسئلة غير الضرورية، يتم إصدار شهادة تفيد بأن الموظف كان عضوًا في منظمة معينة لفترة زمنية محددة.

المراقبة الدقيقة لصحة الإدخالات في دفتر العمل وتفاصيل الأختام ووجود جميع التوقيعات اللازمة، حتى لا نواجه مشاكل في المستقبل.

إجراءات الفصل وإنهاء عقد العمل معقدة ومتعددة الأوجه. وفي الوقت نفسه، من الضروري الإشارة بشكل صحيح في كتاب العمل - الوثيقة الرئيسية التي تسجل التغيير في حالة الموظف.

يحدث عدد كبير من النزاعات بسبب الختم الذي يتم وضعه عند فصل الموظف. يهتم الكثيرون بنوعه وضرورته وقواعد وضعه وإجراءات العمل إذا لم يكن موجودًا في الوثيقة الصادرة. سنتحدث عن هذه المواضيع في مقالتنا.

يُلزم الموظفين المسؤولين في إدارة صاحب العمل والمتخصصين في قسم الموارد البشرية بوضع ختم على كل إشعار بالفصل. وهذا ضروري لسبب واحد بسيط - فبدون الختم المناسب لن يكون هناك ضمان بأن إشعار الفصل حقيقي. وعلى هذا الأساس، قد يرفض صاحب العمل الجديد توظيفك.

لذا ضع في اعتبارك - إذا لم تجد ختمًا عندما تتلقى كتاب العمل الخاص بك، فيجب عليك إعادته إلى قسم الموارد البشرية وتقديم مطالبة مناسبة. يعد الحصول على تصريح عمل بدون ختم خطأ كبيرا، وإذا قمت بالتوقيع على المستندات التي تفيد بأنه ليس لديك أي مطالبات ضد المنظمة، فمن غير المرجح أن تعطيك ختما في المستقبل.

أين يتم وضع الختم؟

كافٍ اسأل الفائدةوهو ما يطلبه كل من المتخصصين والعاملين. النقطة المهمة هي أن الختم لا ينبغي أن يحجب المعلومات المهمة وفي نفس الوقت لا ينبغي أن يكون منفصلاً عن السجل نفسه. ولذلك فإن معظم الموقع الصحيحختم مباشرة تحت إشعار الفصل في الزاوية اليسرى. في الوقت نفسه، من المرغوب فيه أن يلتقط نصًا صغيرًا، لكنه لا يتداخل معه - وبهذه الطريقة لن يثير في نفس الوقت قضايا مثيرة للجدل ولن يضر بالنص. في هذه الحالة، يجب أن يكون هناك مساحة كافية على يمين الختم للسماح بتوقيعين.

هل أحتاج إلى التصديق على الختم؟

نعم، هذه الحاجة منصوص عليها في قانون العمل في الاتحاد الروسي.ويجب تأكيد كل ختم بتوقيعين. الأول يتم وضعه من قبل الموظف المسؤول الذي قام بملء معلومات الفصل. التوقيع الثاني يتم وضعه من قبل صاحب دفتر العمل بنفسه بعد التدقيق فيه والتأكد من أن كل شيء على ما يرام مع المستندات.

بالإضافة إلى ذلك، يتمتع الموظف المسؤول بكل الحق في حماية الختم بشكل أكبر عن طريق لصق ملصق عليه - صورة ثلاثية الأبعاد من إنتاج شركة Gossznak. إن وجوده ليس ضروريًا، ولكنه غالبًا ما يستخدم لحماية الأختام والتوقيعات وغيرها من المعلومات المهمة من التحرير.

ماذا تفعل إذا تم وضع الختم بشكل غير صحيح؟

يحدث أحيانًا أن يتم وضع الختم عن طريق الخطأ. يمكن أن يحدث هذا في عدة حالات:

• تم استخدام الختم الخاطئ؛
• الختم يشهد على السجل الخاطئ؛
• سجل الفصل نفسه خاطئ.

يمكن أن يتسبب هذا الخطأ في حدوث مشكلات كبيرة في المستقبل ويجب تصحيحه على الفور. ولكن هذا ليس من السهل القيام به. د للبدء، تحتاج إلى إعداد قانون يجب تقديمه إلى الإدارة للمراجعة.بعد ذلك، بناءً على القانون، سوف تحتاج إلى إصدار أمر لإدخاله في سجل العمل.

الخطوة التالية ستكون إضافة سطر منفصل إلى وثيقة العمل، وإلغاء البند المصدق بالختم.هذه هي الطريقة الوحيدة التي ستفقد بها قوتها. سيكون الشيء الرئيسي في مثل هذا السجل هو الإشارة إلى الأمر الحالي، والذي يعطي الحق في إلغاء شرط الفصل المقدم مسبقًا.

ستكون الخطوة الأخيرة إجراء تعديل جديد كفقرة منفصلة تحتوي على المعلومات الحالية والختم الصحيح للمنظمة.

موقعة من قبل صاحب العمل

تنتهي علاقة العمل مع الموظف بصدور أمر الفصل والإشعار بذلك إدخالات في كتاب العمل. سامو إشعار بالفصلمن السهل جدًا القيام بذلك، لأنه في التعليمات الخاصة بذلك ملء كتب العمل(فيما يلي - التعليمات) هناك نماذج من الصياغة المتعلقة تقريبًا بجميع الأسباب الأكثر شيوعًا لإنهاء (إنهاء) عقد العمل.

لذا، إشعار بالفصلدخلت. الآن الموظف المسؤول عن إجراء سجلات العمل، يجب "إغلاق"، التصديق على جميع الإدخالات التي تم إجراؤها دفتر العملمن قبل صاحب العمل هذا. كيف افعلها؟ يمكن العثور على إجابة هذا السؤال في قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل وإنتاج النماذج دفتر العملوتوفيرها لأصحاب العمل (المشار إليها فيما بعد بالقواعد). وفقًا للفقرة 10 من القواعد، عند فصل الموظف (إنهاء عقد العمل)، جميع الإدخالات التي تم إجراؤها في حسابه دفتر العملأثناء العمل في هذه المنظمة، مصدقة بتوقيع صاحب العمل أو الشخص المسؤول عنه الحفاظ على سجلات العملوختم المؤسسة (قسم الموارد البشرية) وتوقيع الموظف نفسه.

لأول وهلة، هذه القاعدةيحتوي على تعليمات واضحة للغاية. وعلى الرغم من ذلك، يواجه المتخصصون في الممارسة العملية بعض الصعوبات. بداية، السؤال الذي يطرح نفسه: أي من مسؤولي المنظمة يجب أن يوقع نيابة عن صاحب العمل في هذه الحالة؟ وفقا للمادة 45 من القواعد، المسؤولية عن العمل مع كتاب العمل(الصيانة والتخزين والمحاسبة والإصدار وغيرها) يتحملها صاحب العمل. لكن صاحب العمل للموظف هو كيان قانوني أو رجل أعمال فردي(أصحاب العمل الآخرين - فرادىلا يحتفظون بدفاتر العمل لموظفيهم). مع رجل الأعمال الفردي، كل شيء واضح - هو نفسه يمكنه المساهمة إدخالات في كتاب العمل. ماذا لو كان صاحب العمل كيانًا قانونيًا؟ وفي هذه الحالة يكون المدير (أي الهيئة التنفيذية الوحيدة) مسؤولاً عن كل شيء. يمكن أن يطلق عليه المدير، المدير العاموحتى الرئيس. وهذا لا يغير الجوهر - فالمسؤولية الكاملة تقع على عاتقه كممثل لصاحب العمل. وهذا يعني أن المدير نفسه يمكنه التصديق على السجلات عند الفصل.

تفويض الصلاحيات

ومع ذلك، فمن النادر أن يشارك القائد شخصيًا كتب العمل(ربما باستثناء مديري الأعمال الصغيرة). في أغلب الأحيان، مسؤولية الصيانة والتخزين والتسجيل والإصدار سجلات العمليتحملها شخص مفوض خصيصًا يتم تعيينه بأمر (تعليمات) من صاحب العمل. يمكن أن يكون هذا ضابط شؤون الموظفين أو محاسبًا أو سكرتيرًا تم تكليفه بمسؤوليات إضافية الحفاظ على سجلات العملفي إطار إدارة سجلات الموظفين. يرجى ملاحظة أن مجرد ذكر هذه المسؤوليات في عقد التوظيفأو المسمى الوظيفيليس كافي. في كل مرة يتم تعيين شخص مسؤولا عن كتب العمليتعين على الموظف إصدار أمر مناسب (انظر المثال 1).

يمكن لرجل الأعمال الفردي أيضًا تعيين المسؤولية عن ذلك العمل مع كتب العملأي من موظفيها، كما يحدث غالبًا في الممارسة العملية.

الاستبدال المؤقت للشخص المسؤول

يحدث أحيانًا أن الموظف المعين مسؤولاً عن هذا العمل (في مثالنا، هذا هو السكرتير) يذهب في إجازة مرضية، وبالتالي لا يمكنه ذلك إصدار كتاب عملالى الموظف المستقيل ماذا تفعل في هذه الحالة؟ من الأفضل أن يكون القائد مستقلاً سوف يصدر كتاب عملموظف. إذا كان المدير لسبب ما لا يريد أو لا يستطيع القيام بذلك، فيجب عليه إصدار أمر بالمحتوى التالي (انظر المثال 2).

وبالتالي، يتم إغلاق كتلة من السجلات في دفتر العمليجب أن يتم التوقيع من قبل شخص مفوض بشكل خاص. إذا كنت مثل هذا الشخص، فقد يكون لديك عدد من الأسئلة الأخرى المتعلقة بطريقة التسجيل.

كيف ينبغي أن يبدو توقيعك؟

لا تحتوي الأفعال القانونية المعيارية (القواعد والتعليمات) على أي تعليمات في هذا الصدد ولا تقدم أي عينات. ومن الناحية العملية، من المعتاد التوقيع على النحو التالي:

في بعض الأحيان، لا تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى في نص التوقيع، ولكن تتم كتابة لقب المسؤول فقط. وهذا بالطبع عيب، رغم أنه ليس ذا طبيعة أساسية. ربما يعتمد العديد من ضباط شؤون الموظفين على صفحة عنوان كتاب العمل، حيث من المعتاد كتابة لقب الشخص الذي أصدر كتاب العمل بخط اليد. في الواقع، في الزاوية اليمنى السفلى من صفحة العنوان دفتر العملمعلن:

"توقيع الشخص،

مسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل

____________________________________»

(واضح)

وفقا للممارسة المعمول بها، يتم إدخال اللقب هناك دون الإشارة إلى الأحرف الأولى. ومع ذلك، فإن نسخ اللقب "بشكل مقروء" ليس توقيعا بمعناه الفعلي.

وفقًا للفقرة 3.22 من GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. "متطلبات إعداد المستندات" يتضمن شرط "التوقيع" ما يلي:

المسمى الوظيفي للشخص الذي وقع الوثيقة؛

توقيع شخصي؛

فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب) (انظر المثال 4).

بالطبع، سيكون من المناسب الإشارة إلى صفحة العنوان دفتر العملالصياغة التالية:

"الاسم الأخير للشخص
مسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل
____________________________________»
(واضح)

لكن نموذج سجل العملتمت الموافقة عليه في هذا النموذج وليس في نموذج آخر، لذلك يتعين على الكتبة المبتدئين معرفة كيفية إدخال "توقيع مقروء".

لذلك، اكتشفنا ما هي سمة "التوقيع". بالإضافة إلى الإشارة إلى المنصب، فهو يتضمن توقيعًا شخصيًا على شكل خط مكتوب بخط اليد ونصه يشير إلى اللقب والأحرف الأولى.

بالطبع، لا تشير القواعد والتعليمات بشكل مباشر إلى الحاجة إلى الاسترشاد بـ GOST عند العمل مع كتاب العمل، و تاريخ التوظيفبالمعنى الدقيق للكلمة، لا ينطبق على الوثائق التنظيمية والإدارية. ومع ذلك، من المقبول تمامًا الاسترشاد بالمعيار المحدد، لأن هذا لا يتعارض مع الإجراء العام لصيانة وملء دفاتر العمل ويتوافق مع الممارسة المعمول بها.

توقيع رجل الأعمال الفردي

التغييرات التي تم إدخالها على قانون العمل في الاتحاد الروسي القانون الاتحاديرقم 90-FZ، يُلزم صاحب العمل الفردي بالحفاظ على دفاتر العمل لموظفيه (المادة 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). ولذلك، تنطبق الفقرة 35 من القواعد الآن أيضًا على "الأفراد".

إذا قام رجل أعمال فردي بتعيين شخص مسؤول عن الصيانة سجلات العمل، فلا توجد مشاكل في التصديق على السجلات من قبل صاحب العمل. سيقوم السكرتير أو المحاسب أو مفتش شؤون الموظفين بإضافة توقيعه إلى دفتر العمل كالمعتاد.

كيفية ملء تفاصيل "التوقيع" إذا الحفاظ على كتاب سجل العملهل يقوم رجل الأعمال الفردي بذلك بشكل مستقل؟ كما تعلم، فإن اسم "رائد أعمال فردي" ليس مسمى وظيفي. ولكن لا يمكن أن تكون سمة "التوقيع" غير مكتملة، لذا فإن التوقيع بهذا النموذج مقبول:

هل من الممكن اختصار اسم "رجل الأعمال الفردي" إلى الاختصار "IP"؟ ومن ناحية، أنظمةأنها تتطلب عدم وجود اختصارات في كتاب العمل. من ناحية أخرى، وبحسب المؤلف، لن يفرض المفتشون غرامات حتى لو كان هذا المطلب يتضمن مثل هذا التخفيض، إذ لم تقم القواعد والتعليمات حتى الآن (قبل إجراء تغييرات وإضافات عليها تجعلها متوافقة مع النظام الجديد) أحكام قانون العمل RF فيما يتعلق بأصحاب المشاريع الفردية) لا تحتوي على أي تفسيرات في هذا الصدد.

يمكن أن يكون التصميم التالي أيضًا حلاً:

بالطبع، هذا لا يتوافق تمامًا مع تكوين "التوقيع" المطلوب بموجب GOST R 6.30-2003، ولكن يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن رجل الأعمال الفردي ليس لديه منصب على الإطلاق. بالإضافة إلى ذلك، تنص المادة 35 من القواعد على ما يلي: "... جميع الإدخالات التي تم إدخالها في دفتر عمله أثناء عمله في هذه المنظمة معتمدة توقيع صاحب العملأو الشخص المسؤول عنه الحفاظ على سجلات العمل…».

سيتم حل جميع هذه المشكلات إذا قام رجل الأعمال الفردي بتعيين شخص مفوض خصيصًا بأمره مسؤولاً عن صيانة وتخزين وتسجيل وإصدار سجلات العمل
(البند 45 من القواعد).

انتبه لتوقيع الموظف!

هل قرأت السجلات؟

بعد توقيع الشخص المسؤول الحفاظ على سجلات العمل، من الضروري أن يقوم الموظف بالتوقيع. هنا إبداع زملائنا لا يعرف حدودا. في أغلب الأحيان، يضع الموظف توقيعه تحت التوجيه الصارم للسكرتير (مسؤول شؤون الموظفين أو المحاسب)، ونتيجة لذلك قد يظهر التوقيع التالي:

لقد سبق أن ذكرنا عدم وجود الأحرف الأولى في نسخة التوقيع وهذا عيب.

العيب الثاني هو وجود عبارة "لقد قرأت السجلات" والتي لا ينص عليها أي قانون. أين تظهر في كتب عمل العمال؟ وكما يوضح بعض الممارسين في المؤسسات، فقد أخذوا مثالاً على هذا السجل من زميل ذي خبرة أو من دليل مرجعي وعملي أو مقالة وما إلى ذلك. ويشير البعض إلى البند 35 من القواعد، الذي ينص على أن "جميع السجلات ... معتمدة توقيع صاحب العمل أو الشخص المسؤول عن حفظ سجلات العمل، ختم... وتوقيع الموظف نفسه." في رأيهم، يجب أن يبدو الضمان هكذا.

ومع ذلك، إذا قرأت البند 35 من القواعد بعناية، فستجد أن الشهادة يجب أن يتم إجراؤها بالتساوي من قبل كل من صاحب العمل والموظف. فلماذا، على سبيل المثال، لا يكتب ضابط شؤون الموظفين: "السجلات صحيحة. مفتش الموارد البشرية أ.أ. سامويلوف"؟

الحقيقة انه العاملين في مجال شؤون الموظفينوالمحاسبين، على عكس المتخصصين في إدارة المكاتب، في في هذه الحالةكلمة "الضمان" ليست مفهومة تماما. وينبغي أن تفهم عبارة "مصدق بالتوقيع" حرفيا. "التصديق بالتوقيع" يعني ببساطة إعادة إنتاج التوقيع على الوثيقة ذات الصلة.

لفك التشفير أم لا؟

خطأ شائع آخر هو أنه بعد الشخص المسؤول عن التوقيع الحفاظ على سجلات العمل(أو حتى بجانبه) من غير المفهوم تمامًا من يظهر توقيعه الشخصي دون أي فك تشفير.

والحقيقة أن بعض الخبراء يعتبرون أنه يكفي، بدلاً من “التوقيع” الكامل المطلوب، إدخال جزء منه فقط على شكل توقيع شخصي. في رأيهم، التوقيع والتوقيع الشخصي هما شيئان متطابقان. بطبيعة الحال، الأمر ليس كذلك.

التوقيع الشخصي دون فك التشفير يفقد معناه، لأنه لا يسمح بتجسيد الشخص الذي قام بإنتاجه. في بعض الأحيان يكون من الصعب أن نفهم أن بعض رمز رسومي، المكتوب بخط اليد، هو التوقيع الشخصي لشخص ما، نظرًا لأن بعض الأشخاص لديهم ضربات غريبة جدًا تمثل التوقيع، على سبيل المثال، هذه: . والتوقيعات الأصلية بشكل خاص هي توقيعات العمال من بلدان أخرى، حيث يختلف نظام الكتابة تمامًا عن النظام الذي اعتدنا عليه.

لهذه الأسباب، فك التشفير ضروري. ومع ذلك، هناك اعتراضات هنا أيضا.

يُعتقد أن فك تشفير التوقيع (التوقيع الشخصي) للموظف عند إغلاق مجموعة من السجلات ليس ضروريًا، حيث قام الموظف بالتوقيع على صفحة العنوان دفتر العملومن الممكن دائمًا مقارنة توقيع شخصي بآخر. للوهلة الأولى يبدو هذا معقولا. لكن لنتخيل أن الموظفة المستقيلة امرأة تزوجت وغيرت اسمها الأخير. على صفحة العنوان دفتر العملتم إجراء التغييرات المناسبة. على سبيل المثال، كان لدى العامل لقب فولكوفا، ولكن بعد زوجها أصبحت زايتسيفا. على هذا الأساس، وفقًا لجميع القواعد، تم شطب اللقب السابق "Volkova" بعناية، وتم إدخال اللقب الجديد "Zaitseva" بدلاً من اللقب القديم. ومع ذلك، على صفحة عنوان دفتر العمل، لم تضع هذه العاملة توقيعًا آخر يتوافق معها اسم جديدلأن هذا غير منصوص عليه في القواعد. مرة أخرى، اتضح أن التوقيع دون فك التشفير، الذي يشهد على مجموعة من السجلات عند الفصل، هو "بلا مالك".

مع أو بدون منصب؟

خيار آخر هو عندما لا يتم توقيع الموظف بالكامل وفقًا للقواعد: هناك توقيع شخصي، وهناك نسخة، ولكن لا يوجد ما يشير إلى منصب الموظف، على سبيل المثال، "I. I. ". إيفانوف."

لكن عدم وجود إشارة إلى الموقف يجعل صفة "التوقيع" غير مكتملة. وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم توقيع المسؤول عن حفظ سجلات العمل وتوقيع الموظف المفصول وفقاً لنفس القواعد، حيث أن البند 35 من القواعد لا يميز بينهما. وبالتالي، فإن توقيع الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات العمل لا يمكن تصوره دون الإشارة إلى المنصب (انظر المثال 3). فلماذا يتم تجاهل هذه التعليمات عندما يوقع الموظف؟ ويرى المؤلف أنه ينبغي إعادة إنتاج كلا التوقيعين وفقا لقواعد مماثلة.

في بعض الأحيان يتم تقديم حجة غير عادية إلى حد ما ضد الإشارة إلى المنصب في توقيع الموظف في دفتر العمل. ويعتقد أن الموظف المستقيل هو بالفعل "قطعة مقطوعة"، أي أنه لم يعد موظفا، وبالتالي ليست هناك حاجة للإشارة إلى منصبه، لأنه ليس لديه.

لكن مثل هذه الحجة تتعارض مع قواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي. وفقا للفن. 84.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يوم الفصل (يوم إنهاء عقد العمل) هو آخر يوم عمل. في هذا اليوم يجب عمل محضر بالفصل (البند 10 من القواعد) وإصداره أيضًا تاريخ التوظيففي يد الموظف. يُشار إلى هذا اليوم في الجدول الزمني على أنه يوم عمل. أي أنه في آخر يوم عمل لا يزال الشخص يعمل وفقًا لوظيفة العمل المنصوص عليها في عقد العمل، مما يعني أنه يؤدي العمل وفقًا لوظيفته وفقًا لجدول التوظيف (المادة 15 من قانون العمل) الاتحاد الروسي). وبالتالي فإن موقف الموظف المفصول لا يختفي.

تشير كل هذه الحجج إلى ضرورة الإشارة إلى المنصب في توقيع الموظف.

وفي الوقت نفسه، هناك تحذير واحد. لنتخيل أن الموظف المغادر يشغل منصب المستشار القانوني. سيكون توقيعه هكذا:

الآن دعونا نتخيل أن المهندس استقال الأنظمة الآليةإدارة العمليات التكنولوجيةقسم الدعم الفني (هكذا يبدو هذا الاسم حسب جدول التوظيف وعقد العمل مع الموظف وسجل التوظيف دفتر العمل). قد يستغرق إعادة إنتاج هذه المسميات الوظيفية نصف صفحة دفتر العمل(حسب خط يد الموظف). ومن الواضح أن هذا يمكن أن يكون غير مريح للغاية. قد تنشأ حالة أخرى مثيرة للاهتمام عندما الحفاظ على سجلات العمليتم تنفيذه، على سبيل المثال، من قبل مفتش الموظفين، والموظف المفصول لديه موقف مماثل. ماذا تفعل في هذه الحالات؟ وبحسب المؤلف، يمكن استبدال المسمى الوظيفي بكلمة "موظف":

الحقيقة هي أن الفقرة 35 من القواعد تنص على أن "جميع السجلات ... معتمدة ... وموقعة من الموظف نفسه". في الوقت نفسه، سيتم الالتزام رسميًا بـ GOST R 6.30-2003، وكلا التوقيعين (للشخص الذي يقوم بإدخال الإدخالات) دفتر العمل، والموظف المستقيل) سيتم تنفيذه بشكل موحد.

ينصح المؤلف أصحاب العمل بعدم الانجراف في المسميات الوظيفية الطويلة و"المزهرة". وهذا ليس مناسبًا دائمًا لإدارة سجلات الموظفين، وبالإضافة إلى ذلك، قد تنشأ مشاكل تتعلق بتغييرات الموظفين.

مكان للتوقيعات والختم

من المقبول أن يكون توقيع الشخص المسؤول عن الحفاظ على دفاتر العمل والموظف موجودًا في العمود 3، واحدًا تحت واحد، دون تخطي الأسطر.

كما ذكرنا سابقًا، في بعض الأحيان يكون التوقيع الشخصي للموظف المستقيل على نفس خط توقيع السكرتير أو مفتش شؤون الموظفين. وهذا أمر غير مقبول على الإطلاق. أولاً، قد يبدو أن التوقيع الثاني تم إجراؤه مرة أخرى من قبل السكرتير (أو مفتش الموارد البشرية)، خاصة إذا كان توقيعه "الحقيقي" مغطى بالكامل (مخفي) بطبعة الختم. ثانيًا، إذا تم عمل هذين التوقيعين وفقًا لجميع القواعد، فلا يمكن أن يتناسبا مع سطر واحد. ثالثا، يحدد البند 35 من القواعد تسلسل التوقيعات - أولا توقيع الشخص المسؤول، ثم الموظف.

بالمعنى الدقيق للكلمة، بعد توقيع الشخص المسؤول، يجب عليه وضع ختم على الفور. ولكن من الناحية العملية، غالبًا ما يتم وضع الختم بعد توقيع الموظف. ربما يتم ذلك من أجل وضع انطباع الختم على النحو الأمثل.

وفقا للقواعد المعمول بها في الممارسة العملية، يجب ألا يخفي طبعة الختم التوقيعات الشخصية، وكذلك التفاصيل المهمة للوثيقة أو النص نفسه. يجب أن يغطي الختم قليلاً اسم الوظيفة فقط. لكن تاريخ التوظيفلديه تنسيق صغير (الحجم تاريخ التوظيفمثل جواز السفر العام)، وليس من الممكن دائمًا وضع ختم الختم بنجاح. بعض الناس يضعون ختمًا على اليمين، ومن ثم يصعب قراءة تفاصيل أمر الفصل. من الممكن تمامًا أنه عند التقدم بطلب للحصول على معاش تقاعدي، سيحتاج موظفو صندوق المعاشات التقاعدية الروسي إلى شهادة أرشيفية لتأكيد هذه الفترة من الخبرة العملية، والتي قد تكون صعبة للغاية بمرور الوقت. كما أنه من المستحيل أن يخفي بصمة الختم تاريخ الفصل، لأن تاريخ الفصل المشار إليه في العمود رقم 2 مهم جداً لحساب مدة الخدمة.

ينصح المؤلف بعدم الخوف من وضع الختم بحيث يحتل الأسطر الفارغة السفلية. وهذا أمر مقبول تماما. ستقوم المنظمة التالية بفتح مجموعة السجلات الخاصة بها، متخطية الأسطر التي يشغلها ختم المنظمة السابقة. هذه السطور ليست فارغة، كما يعتقد بعض الخبراء بشكل خاطئ. وهي مشغولة بالسمة المقدمة، حتى لو كانت هذه السمة لا تشغل هذه الخطوط عبر عرضها بالكامل.

ما الختم؟

وفق الوثائق التنظيميةالخامس دفتر العمليمكن لصقه بختم المنظمة نفسها وختم قسم الموارد البشرية.

إن ختم قسم الموارد البشرية ليس إلزامياً في أغلب الأحيان، حيث يكتفي أصحاب العمل بختم واحد فقط في جميع الحالات. علاوة على ذلك، إذا كان لا يزال هناك ختم قسم الموارد البشرية، فيجب أن تضع في اعتبارك أنه يتم لصقه فقط على توقيع موظف الموارد البشرية. إذا قام المدير نفسه، لسبب ما، بوضع سجل الفصل (على سبيل المثال، في حالة عدم وجود مفتش شؤون الموظفين في العمل)، فيمكن التصديق على توقيعه حصريًا بختم المنظمة. وفي الوقت نفسه، فإن الوضع المعاكس (ختم المنظمة بتوقيع موظف الموارد البشرية) يعد قانونيًا تمامًا حتى لو كانت المنظمة تحمل ختم إدارة الموارد البشرية.

إذا لم يكن لدى المنظمة قسم شؤون الموظفين، فإن طلب ختم لقسم شؤون الموظفين غير عملي على الإطلاق. في مثل هذه الحالات، يستخدم العديد من الأشخاص الأختام التي تقول "للمستندات" أو "للوثائق الشخصية". ومع ذلك، تشير القواعد والتعليمات على وجه التحديد إلى ختم قسم شؤون الموظفين (أي ختم الوحدة الهيكلية المقابلة)، وليس أي ختم بسيط آخر. أي استخدم الختم "للمستندات" أو "للمستندات الشخصية" في دفتر العملغير صحيح. ومع ذلك، نادرا ما يهتم المفتشون بهذا. ولكن إذا اتبعت هذه اللوائح بدقة، فيجب على السكرتير التصديق على توقيعه في كتاب العمل فقط بختم المنظمة.

وبذلك تم تحرير محضر الفصل وتصديقه بالتوقيع والختم وتسليمه للموظف. وفي الوقت نفسه، يجب أن تتذكر إعطاء الموظف بطاقة شخصية في نموذج T-2 ودفتر سجل مروري للتوقيع سجلات العمل. بعد ذلك، يمكن اعتبار التعاون مع الموظف مكتملاً.

* * *

وبالتالي إجراءات التسجيل دفتر العملعند فصل الموظف، فإنه يتطلب الحذر الشديد ومعرفة بعض الفروق الدقيقة، والتي لم يتم ذكرها في القواعد أو في التعليمات. مما لا شك فيه، بعض هذه الفروق الدقيقة ذات طبيعة رسمية فقط، ولن تستلزم الأخطاء الصغيرة عقوبة إدارية في شكل غرامة (على الرغم من أنه يمكن الإشارة إليها في تقرير تفتيش مفتشية العمل). ولكن يجب أن نتذكر إدخالات في كتاب العملإثبات للمنظمات الأخرى مدى الجدية والمسؤولية التي يتعامل بها صاحب العمل مع إجراءات الموارد البشرية وموظفيه. بالإضافة إلى ذلك، في بلدنا، لا تعرف أبدًا كيف سينتهي الإصلاح التالي وما هي عواقب الأخطاء البسيطة التي نرتكبها اليوم. حسنا، وربما، الشيء الأكثر أهمية هو الفخر المهني للمتخصص، الذي لا ينبغي أن يسمح له بإهمال حتى أدنى القواعد في مجاله المهني.

تغير قواعد الحفاظ على كتب العمل؟ نعم!

كل شيء كان بسيطا من قبل. جديد دفتر العمللقد بدأناها فقط للموظف الذي كان يتقدم لوظيفته الأولى. في حالة فقدان أو تلف دفتر العمل السابق، يتم إصدار نسخة مكررة بدلاً منه. الآن في كلتا الحالتين يجب علينا إصدار جديد دفتر العمل! ما هي الفرص التي تتيحها الأحكام الجديدة لقانون العمل للعمال عديمي الضمير؟ كل التفاصيل موجودة في مقال "بدلاً من التكرار نصدر كتاب عمل جديد" المنشور فيعدد أغسطس من المجلة"إدارة المكاتب وتدفق المستندات في المؤسسة" لعام 2007.

3 يرجى ملاحظة أن الإدخالات في كتاب العمل تتم بدون أي اختصارات. في الوقت نفسه، فإن الأحرف الأولى في سمة "التوقيع" ليست اختصارًا بهذا المعنى، لذلك ليس من الضروري كتابة الاسم الكامل والعائلي.

4 وفي نفس الوقت تم ذكر دفتر الاستلام والنفقات للنماذج المحاسبية لدفاتر العمل والمدخلات المصنف الروسي بالكاملوثائق الإدارة وتخضع لـ GOST R 6.30-2003. يتضمن هذا المصنف أيضًا وثيقة مثل كتاب الراعي (الراعي، الراعي، إلخ).

5 لاحظ أنه تمت إزالة توقيع الموظف دفتر العملإذا كان حاضراً بشكل مباشر عند تسجيل الفصل في آخر يوم عمل. الاستثناءات من هذه القاعدة هي الحالات التي يتغيب فيها الموظف عن العمل في ذلك اليوم أو يرفض لسبب ما التوقيع على دفتر العمل (البند 39 من القواعد).

6 على سبيل المثال، إذا تمت الإشارة إلى وحدة هيكلية في عقد العمل مع اسم الوظيفة، فيمكن "نقل" الموظف إلى قسم (متجر) آخر لنفس الوظيفة فقط من خلال النقل، وليس من خلال نقل أكثر ملاءمة في هذه الحالة.

نتحدث في هذه المقالة عن قواعد وضع الختم على وثيقة العمل - أين وأي واحد ومتى بالضبط. وأيضًا حول ما يجب فعله إذا قمت بلصق الختم عن طريق الخطأ وحالات المشكلات الشائعة الأخرى

اقرأ مقالتنا:

أين وما هو الختم الذي يجب وضعه في كتاب العمل عند الفصل

نظرًا لأن كتاب العمل هو أهم مستند لتسجيل المعاش التقاعدي، وعادة ما يقوم صندوق التقاعد بفحص جميع المعلومات الواردة فيه بدقة، فإن متطلبات ملء المستند صارمة للغاية. إذا تجاهلتها، فقد تؤدي ببساطة إلى إتلاف المستند وسيتعين عليك استعادته.

على وجه الخصوص، هناك قواعد معينة لوضع الختم. يتم لصق الختم فقط على:

• على صفحة العنوان عند ملء كتاب أو نسخة مكررة لأول مرة؛
• على داخلالتغطية عند التصديق على المعلومات الأساسية المتغيرة؛
• بشأن إشعار الفصل.

في السنوات الاخيرةيطرح السؤال بشكل متزايد - ما هو الطابع الذي يجب وضعه في دفتر العمل عند المغادرة في عام 2019. ترجع هذه الصعوبة إلى التغييرات في الفقرة 35 من "قواعد الاحتفاظ بدفاتر العمل" بتاريخ 01/03/2008 إذا تم اقتراح قبل هذا الوقت وضع "ختم المنظمة (خدمة الموارد البشرية)" ، فبعد ذلك كان بالفعل "ختم صاحب العمل". وهنا تكمن الصعوبة - ما إذا كان ختم إدارة الموارد البشرية يشير إلى مفهوم "ختم صاحب العمل" وما إذا كان من الممكن استخدامه في وثيقة العمل.

نظرًا لعدم توضيح هذا الفارق الدقيق بموجب القانون، ينصح ضباط شؤون الموظفين ذوي الخبرة باستخدام الختم الرسمي للشركة - وسيكون هذا صحيحًا على أي حال، ولن تنشأ أي مشاكل.

إذا لم يكن من الممكن وضع ختم، فيسمح بالتصديق بختم قسم الموارد البشرية (إذا كان يحتوي على جميع تفاصيل المنظمة)، ولكن عليك أن تكون مستعدًا لحقيقة ذلك. على الأرجح، سيتم حل هذه المشكلات لصالح مشروعية استخدام طباعة الإطار، ولكنها ستستلزم مضيعة للوقت.

هناك حجة أخرى لصالح التصديق على سجل الفصل في سجل التوظيف لعام 2019 بختم صاحب العمل وهي القدرة على استخدامه فيما يتعلق بأي توقيع - سواء المدير أو موظف شؤون الموظفين. حيث أنه لا يمكن وضع بصمة خدمة شؤون الموظفين بعد توقيع المدير، ولكن فقط بعد توقيع موظف شؤون الموظفين.

لا يمكن وضع ختم "للمستندات" في دفتر العمل، بل يتم استخدامه في المؤسسة لأغراض مختلفة تمامًا.

عادة، ليس لدى من يملأ النموذج أي أسئلة حول مكان وضع الختم عليه عند الفصل. ومع ذلك، فهو تماما نقطة مهمةلأنه إذا كانت الشهادة غير صحيحة، فقد تنشأ شكوك حول صحتها، حتى موعد فحص الختم. قواعد عامةنكون:

• يتم وضع الختم بشكل مستقيم، وليس مقلوبًا أو جانبيًا؛
• يتم لصق الختم أخيرًا، عند جميع المكونات المكتوبة بخط اليد
• تم بالفعل إجراء الإدخالات، بما في ذلك كلا التوقيعين؛
• يلتقط جزءًا من المعلومات حول الموظف الذي قام بالإدخال؛
• لا يتداخل مع توقيع الموظف المفصول؛
• طباعة واضحة وخالية من اللطخات.

أما تصديق سجل الفصل بالختم في القوى العاملة لعام 2019 فهو إلزامي لجميع أصحاب العمل الذين لديهم ختم. يتم الاستثناء من قبل بعض الشركات ذات المسؤولية المحدودة وشركات المساهمة المشتركة التي تعمل بدون ختم على أساس القانون الاتحادي رقم 82 لسنة 2015. فهي معنية بـ "شرح بعض المسائل المتعلقة بتطبيق قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها..." وزارة العمل لسنة 2016 والتي بموجبها "وضع الختم على الصفحة الأولى من كتاب العمل والمدخل وكذلك في البعض الآخر يتم بالختم". كما يشترط أنه لا يجوز التصديق على محضر الفصل إلا بتوقيع المدير إذا لم يكن لدى المنظمة ختم.

هل يتم وضع ختم على دفتر العمل عند التقدم للوظيفة؟

ليست هناك حاجة لوضع ختم على الإدخالات في كتاب العمل حول التوظيف، لأن الشهادة النهائية لمجموعة المعلومات الكاملة المتعلقة بالعمل في مؤسسة معينة تحدث عند الفصل. ومع ذلك، إذا تم التصديق على سجل التوظيف أو النقل إلى منصب آخر بختم، فلن يصبح هذا خطأً فادحًا، حيث لا يوجد حظر مباشر على ذلك في التشريع.

ومع ذلك، فإن كتاب العمل ليس مستندًا كبيرًا بحيث تحتاج إلى وضع الطوابع على كل سطر تقريبًا؛ حيث يمكن أن تلامس الطوابع بعضها البعض والسجلات، مما يجعلها غير مقروءة.

حالات المشكلة

يجب على كل موظف مكلف بملء دفاتر العمل أن يتم إرشاده مسبقًا حول كيفية إعداده بشكل صحيح. غالبا ما تنشأ مشاكل مع الاستخدام غير الصحيح للطباعة. في السابق، بالتزامن مع تصحيح هذه الأخطاء، تم منح الموظف، فقط في حالة، شهادة تؤكد مدة خدمته. في عام 2019، هذا غير مطلوب، منذ الفصل.

ملحوظة

ماذا تفعل إذا قام ضابط شؤون الموظفين بوضع ختم خاطئ

بعد خلط الأختام، ارتكب ضابط شؤون الموظفين خطأً، مما يجعل الإدخال غير صالح، مما يعني أنك بحاجة إلى التصرف وفقًا لـ "قواعد الحفاظ على قانون العمل" العامة:

• في السطر أدناه في العمود الأول نضع الرقم التالي، في الثاني - تاريخ التصحيح.
• في العمود الثالث نكتب "رقم القيد (الرقم السابق) غير صالح".
• ننزل إلى سطر آخر أدناه، ولم نعد نرقمه، ونعيد إدخال الإدخال.
• نقوم بتصديق السجل بتوقيعات ضابط شؤون الموظفين والشخص المغادر ونضع الختم اللازم.

إن شطب طبعة غير صحيحة أو وضع المطبوعة الصحيحة فوقها أمر غير مقبول.

إذا تم وضع الختم في المكان الخطأ

إنها حالة نادرة جدًا أن يتم وضع ختم على الصفحة الخطأ. فإذا حدث ذلك فالأفضل تركه ووضع الختم في المكان الذي يجب أن يكون فيه.

ملحوظة

يجب تصحيح جميع الأخطاء في كتب العمل. ومنهم من يهددك بالإجراءات القانونية. لماذا من مصلحتك تصحيح كافة الأخطاء في دفاتر العمل وأي منها قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية مع الموظفين؟

إذا كان كتاب العمل مختومًا بشكل سيء

بالطبع، يُنصح بالتحقق أولاً مما إذا كان هناك ما يكفي من الحبر في الختم قبل وضعه في نموذج الإبلاغ الصارم. إذا تبين أن الطباعة شاحبة أو يصعب قراءتها أو ملطخة، فأنت بحاجة إلى إعادة ملء الختم، وبعد التحقق منه على مسودة، ضعه بجوار الأول.

إذا لم يكن هناك ختم في دفتر العمل عند الفصل

يعد هذا انتهاكًا خطيرًا لقواعد سجلات الموظفين، مما يخلق الكثير من المشاكل للعامل وأصحاب العمل السابقين والمستقبليين. وفي هذه الحالة يجب عليك الاتصال بالشركة التي قامت بفصل الموظف وطلب ختم.

سجل العمل جدا وثيقة مهمة، وهو أمر ضروري للجميع لتسجيل خبراتهم في العمل. ولذلك، يجب ملؤها وفقا للمتطلبات القانونية. يهتم موظفو شؤون الموظفين الذين ليس لديهم الكثير من الخبرة العملية بما إذا كان من الضروري وضع ختم في كتاب العمل عند التقدم للحصول على وظيفة.

متى يتم وضع الختم؟

ربما واجه أي صاحب عمل هذا السؤال ذات مرة عند تعيين موظف أو فصله أو نقله من وحدة هيكلية إلى أخرى. يحتوي الختم على موقع واضح خاص به، والذي لا يمكن تغييره - يتم وضعه إما على صفحة العنوان، دائمًا في الزاوية اليمنى العليا، أو داخل الكتاب.

تسجيل البيانات

عند إدخال بيانات الموظف يجب على صاحب العمل وضع ختم على صفحة العنوان، ولكن قبل الطباعة يجب الإشارة إلى البيانات الشخصية للموظف:

• تاريخ الميلاد)
• إشارة التعليم)
• اسم مهنة الموظف أو تخصصه.

بعد إدخال البيانات يقوم الموظف بالتوقيع على صفحة العنوان مؤكدا دقة المعلومات. فقط بعد هذا يتم وضع الختم. ومن الجدير بالذكر أن كل هذه البيانات يتم ملؤها فقط على أساس وثائق معينة - جواز السفر، الدبلوم، وما إلى ذلك. بدون أي وثيقة تؤكد معلومات الموظف، لا يحق لضابط شؤون الموظفين إدخالها في دفتر العمل. لذلك، بالنسبة لمن لا يعرف هل يتم وضع ختم في دفتر العمل عند التقدم لوظيفة، فلا بد من القول أنه يتم ختمه إذا تم إصدار سجل العمل لأول مرة. موقعه هو صفحة العنوان.

تغيير البيانات

أين يتم وضع الختم عند تغيير بيانات الموظف؟ تنشأ الحاجة إلى تغيير البيانات عادةً عندما يقوم الموظف بتغيير اسمه الأخير أو اسمه الأول أو بلده أو بيانات أخرى. وفي هذه الحالة يتم شطب القيد السابق بعناية بخط متصل واحد، وبعد ذلك يتم إدخال بيانات جديدة بناء على المستندات المقدمة من الموظف. وفي نفس الوقت يقوم الموظف المفوض بوضع ختمه وتوقيعه على ظهر الغلاف.

أثناء صرف الإدخال

هناك مواقف تم فيها ملء الصفحات الضرورية من كتاب العمل بالفعل. في هذه الحالة، يتم إعطاء الموظف إدراج. في هذه الحالة، يتم وضع ختم على صفحة العنوان يشير إلى أنه قد تم إصدار الإدخال. بدون كتاب عمل، هذا الإدراج غير صالح.

الفصل

أثناء الفصل بمحض إرادته أو لأسباب أخرى، يقوم المدير (أو الشخص الذي يقوم بواجباته) بالتوقيع على كتاب العمل وختمه.

تسلسل إدخال البيانات في دفتر العمل عند التقدم للوظيفة:

• العنوان (اسم المنظمة، مكتوب في منتصف العمود الثالث)،
• رقم،
• تاريخ،
• معلومات مهمة،
• الترتيب الذي تم على أساسه الإدخالات.

وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، الكيانات القانونيةيجب أن يكون لها أختام رسمية خاصة بها، والتي يتم وضعها على جميع المستندات تقريبًا.

وتشمل هذه الوثائق ما يلي:

• كتب العمل،
• أوامر، تعليمات،
• أوامر من القائد .

إذا كنت بحاجة إلى تحديد ما إذا كان سيتم وضع ختم في دفتر العمل عند التقدم للحصول على وظيفة، فيجب عليك الرجوع إلى التشريع. من بين النقاط الرئيسية عند وضع الختم هي فقط التعبئة الأولية لسجل التوظيف والفصل. ولذلك، لا يتم وضع أي ختم عند القبول.

إذا لم يكن الختم مثبتاً في مكان العمل السابق

إذا قرر الموظف تغيير وظيفته لأي سبب من الأسباب، فيجب عليه استلام دفتر سجل عمله من قسم الموارد البشرية (أو مباشرة من رئيسه). وبعد ذلك يقوم صاحب العمل بتسليمه إلى الإدارة الجديدة. إذا تبين أن الختم مفقود، فقد يعتبر دفتر العمل غير صالح في مكان العمل الجديد. وفي هذه الحالة يكون أمام الموظف خياران:

• احصل على كتاب جديد (إذا لم تكن هناك مخاوف بشأن فقدان الخبرة))
• استعادة الختم إلى مكان العمل السابق.

غالبًا ما يكون الخيار الأول غير مقبول بالنسبة للموظف، لأنه في هذه الحالة يتم فقدان البيانات المتعلقة بالتأمين وخبرة العمل، الأمر الذي سيؤثر سلبًا في المستقبل على مبلغ المعاش التقاعدي. الخيار الثاني هو الأفضل - إذا كان بإمكانك الاتصال بمكان عملك السابق بسهولة. ثم يقوم الموظف بتقديم طلب لاستعادة الختم المطلوب على صفحة العنوان. إذا رفض الرئيس السابق تلبية الطلب، يحق للموظف رفع دعوى قضائية. الشيء الرئيسي هو عدم التأخير، لأن المنظمة قد تخضع لتغييرات معينة، ومن ثم سيكون من المستحيل استعادة سجل العمل.

إذا كان كل شيء واضحًا حول ما إذا كان يجب وضع ختم في دفتر العمل عند التقدم للحصول على وظيفة، فأنت بحاجة إلى الانتباه إلى مشكلة شائعة مثل الأخطاء في الإدخالات.

أخطاء في دفتر العمل: ختم المنظمة

المنظمة ليس لها ختم واحد، بل عدة. يحدث أن يقوم ضابط شؤون الموظفين أو أي شخص مسؤول آخر بوضع ختم عن طريق الخطأ بدلاً من ختم المنظمة. وبطبيعة الحال، من المستحيل تصحيح الختم. ولذلك يلجأون إلى هذا الأسلوب: فيضعون الختم الصحيح في السطر أدناه، دون إجراء أي إضافات.

تصحيح البيانات الشخصية

غالبًا ما يرتكب موظفو قسم الموارد البشرية أخطاء عند ملء كتاب العمل. وعلى الرغم من أن هذه الأخطاء قد تكون بسيطة جدًا (ناتاليا - ناتاليا)، إلا أنها تلعب دورًا كبيرًا ويمكن أن تسبب الكثير من المشاكل. إذا كان هناك خطأ في دفتر العمل، فيجب تصحيحه، وإلا فقد تعتبر الوثيقة غير صالحة.

لتصحيح خطأ في الاسم، تحتاج إلى شطب المعلومات غير الصحيحة في صفحة العنوان بخط رفيع ومفرد ولكن ملحوظ وكتابة المعلومات الصحيحة في الأعلى (أو على اليمين). يجب عليك أيضًا الإشارة إلى المستند الذي كان بمثابة تأكيد للتغيير في البيانات.

عندما يقوم صاحب هذه الوثيقة بفحص البيانات التي تم تصحيحها، يجب على ضابط شؤون الموظفين الإشارة إلى منصبه واسمه الكامل وتاريخ التصحيح وختم المنظمة التي يعمل فيها. الآن أصبحت الإدخالات الواردة في كتاب العمل أصلية ولها قوة قانونية. عادةً ما يتم وضع الختم الموجود بالفعل داخل كتاب العمل بطريقة لا تغطي جزءًا مما هو مكتوب (على سبيل المثال، لإخفاء جزء من اللقب أو سنة الميلاد بالضبط).

هذا الفارق الدقيق مهم جدًا في الواقع، حيث يمكن اعتبار سجل العمل هذا مزورًا. لذلك، من المهم جدًا لأي ضابط شؤون موظفين معرفة ما إذا كان يتم وضع ختم في كتاب العمل عند التوظيف.